MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 I. Quy định pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng 2 1.1. Khái quát về Văn phòng công chứng 2 1.2. Thành lập Văn phòng công chứng 3 1.2.1 Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng 3 1.2.2 Thủ tục thành lập 5 1.3. Chế độ tài chính 7 1.4. Chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng 7 1.5. Tổ chức lại 9 II. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng 10 2.1. Những mặt đạt được 10 2.2. Những mặt hạn chế 11 2.3. Tình huống minh họa 15 III. Nguyên nhân 17 IV. Giải pháp hoàn thiện pháp luật 17 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 I Quy định pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng 2 1.1 Khái quát về Văn phòng công chứng 2 1.2 Thành lập Văn phòng công chứng 3 1.2.1 Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng 3 1.2.2 Thủ tục thành lập 5 1.3 Chế độ tài chính 7 1.4 Chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng 7 1.5 Tổ chức lại 9 II Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng 10 2.1 Những mặt đạt được 10 2.2 Những mặt hạn chế 11 2.3 Tình huống minh họa 15 III Nguyên nhân 17 IV Giải pháp hoàn thiện pháp luật 17 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 MỞ ĐẦU Với vai trò là hoạt động bổ trợ tư pháp, công chứng là một hoạt động quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động Nhà nước Thông qua hoạt động công chứng và các quy định xung quanh nó, pháp luật trở nên gần với hiện thực hơn, dần trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội Theo đánh giá của Sở Tư pháp, kết quả xã hội hóa hoạt động công chứng đã mang lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao sự an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng Góp phần phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn đảm bảo tính chính xác, đúng luật, hồ sơ văn bản công chứng được lưu giữ đầy đủ, lâu dài và có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch, giúp ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã hội Hiện nay, có hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng Trước thời điểm Luật Công chứng 2006 được ban hành và có hiệu lực, cả nước chỉ có hệ thống các Phòng công chứng Bắt đầu từ ngày 1/7/2007, Luật Công chứng 2006 có hiệu lực, bên cạnh hệ thống các Phòng Công chứng Nhà nước là hệ thống các Văn phòng công chứng Đây cũng chính là thời điểm lần đầu tiên các văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động với các điều kiện cụ thể, rõ ràng Việc ra đời của các văn phòng công chứng là một tất yếu nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của xã hội, trong điều kiện Phòng công chứng nhà nước thời điểm đó rơi vào quá tải do còn phải kiêm cả chứng thực bản sao Tuy nhiên, từ Luật Công chứng 2006 cho tới Luật Công chứng 2014, việc tổ chức hoạt động của các Văn phòng công chứng vẫn tồn tại nhiều bất cập xuất phát từ hạn chế của quy định pháp luật như: Tiêu chuẩn thành lập Văn phòng công chứng chưa chặt chẽ; quy hoạch ban hành chậm và thiếu cơ sở pháp lý; thiếu sự kiểm tra, thanh tra sau khi cho phép thành lập tổ chức hành nghề công chứng; chưa có quy định về việc chuyển đổi mô hình Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập sang mô hình văn phòng công chứng do 2 công chứng viên trở lên thành lập và ngược lại; nghĩa vụ của các tổ chức hành nghề công chứng chưa chặt chẽ, đặc biệt về việc thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho 1 công chứng viên, chưa quy định việc chia sẻ và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan liên quan Với thực trạng trên, việc đi sâu vào nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đề ra những giải pháp hoàn thiện pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng là hết sức cần thiết Do đó trong chuyên đề này, học viên đã lựa chọn đề tài “Quy định pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện pháp luật” nhằm kiến nghị những giải pháp khắc phục những hạn chế trong quy định pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng, nâng cao hơn nữa vai trò, hiệu quả hoạt động của Văn phòng công chứng NỘI DUNG I Quy định pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng I.1 Khái quát về Văn phòng công chứng Từ quy định của pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt động công chứng: Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng… cũng như xuất phát từ thực tế cuộc sống, chúng ta thấy tổ chức hành nghề công chứng có một vị trí, vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động bổ trợ tư pháp này Tham khảo toàn văn Luật Công chứng năm 2014, chúng ta thấy các nhà làm luật đã sử dụng toàn văn Chương III, bao gồm 16 (mười sáu) điều luật, trong đó Điều 22 đến Điều 31 để quy định về tổ chức, hoạt động của Văn phòng công chứng Tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn” Theo đó, văn phòng công chứng là một trong những đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức hành chính dịch vụ công và được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014, Luật Doanh nghiệp 2020 và 2 những văn bản pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh Tại khoản 4 Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng với thù lao công chứng và các nguồn thu khác theo quy định Hoạt động của Văn phòng công chứng vừa mang tính công quyền (nhân danh nhà nước vì lợi ích Nhà nước), vừa mang tính chất dịch vụ công (nhằm mục đích phục vụ ngày càng tốt hơn cho lợi ích của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu công chứng, trên cơ sở phù hợp với lợi ích của toàn xã hội) Văn phòng công chứng có chức năng thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật, cụ thể là nhân danh quyền lực nhà nước chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch Với chức năng này, văn phòng công chứng ra đời đã giúp giảm bớt số lượng công việc của các cơ quan Nhà nước liên quan đến vấn đề này Đồng thời văn phòng công chứng còn đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong xã hội Đối với các bên tham gia giao dịch, hoạt động của văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức được thuận lợi, đúng pháp luật, từ đó đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp, an toàn pháp lý cho các bên Theo quy định tại Điều 5 của Luật Công chứng năm 2014 văn bản công chứng mà chính xác hơn là “hợp đồng, giao dịch được công chứng” có hai giá trị pháp lý cơ bản là giá trị thi hành và giá trị chứng cứ Còn giá trị sử dụng của bản dịch được công chứng sẽ được xác định theo giá trị sử dụng của “giấy tờ, văn bản được dịch” Tuy nhiên, để có thể có được giá trị pháp lý như đã nêu ở trên, “hợp đồng, giao dịch được công chứng” và “bản dịch được công chứng” phải được công chứng viên ký và đóng dấu văn phòng công chứng nơi công chứng viên đó đăng ký hành nghề (khoản 1 Điều 5 của Luật Công chứng năm 2014) Nói theo một cách khác, nếu thiếu một trong hai yếu tố theo quy định của luật (chữ ký của công chứng viên và con dấu của Văn phòng công chứng) thì giá trị pháp lý của “hợp đồng, giao dịch được công chứng” và “bản dịch được công chứng” sẽ không được công nhận cho dù trên thực tế, các bên tham gia xác lập giao dịch, bên yêu cầu công chứng bản dịch cũng như công chứng viên đã tuân thủ toàn bộ các quy định của pháp luật có liên quan 3 Bên cạnh đó, không chỉ là nơi diễn ra cũng như gắn liền với hoạt động nghề nghiệp của công chứng viên, Văn phòng công chứng còn đảm trách nhiệm vụ lưu trữ và cung cấp bản sao hồ sơ công chứng và văn bản công chứng Quy trình lưu trữ và cấp bản sao hồ sơ yêu cầu công chứng và văn bản công chứng chính là cách thức tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ và cung cấp không chỉ chứng cứ phục vụ cho hoạt động chuyên môn của cơ quan tài phán và một số cơ quan khác mà còn nhằm phục vụ cho các nhu cầu có liên quan đến giá trị thi hành của “hợp đồng, giao dịch được công chứng” của người yêu cầu công chứng cũng như của cá nhân, cơ quan hữu quan Về hình thức tổ chức, theo quy định tại Khoản 14, Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: “Tổ chức kinh tế quy định tại Nghị định này là doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.” Theo đó, Văn phòng công chứng bình đẳng với các tổ chức kinh tế khác về mặt địa vị pháp lý trong một số quy định chung áp dụng cho các tổ chức kinh tế, ví dụ như có thể có nhiều hơn một con dấu để phục vụ cho nhu cầu hoạt động, cách thức hạch toán và nộp thuế, các chính sách với người lao động hoặc các chính sách ưu đãi áp dụng cho tổ chức kinh tế khi thành lập và hoạt động ở địa bàn kinh tế khó khăn1 I.2 Thành lập Văn phòng công chứng 1.2.1 Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng (1) Điều kiện về loại hình doanh nghiệp Theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì: “Văn phòng công chứng được thành lập dưới loại hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn” Đây là sự khác biệt so với Luật Công chứng 2006 về loại hình doanh nghiệp hoạt động của Văn phòng công chứng (Luật Công chứng năm 2006 cho phép tồn tại song song hai loại hình doanh nghiệp đó là: Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp 1 Công chứng viên Đào Duy Anh, Bản chất của hoạt động công chứng và tổ chức hành nghề công chứng, Theo http://congchungkimcuc.vn/ban-chat-cua-hoat-dong-cong-chung-va-chuc-hanh-nghe-cong-chung.htm 4 tư nhân và Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) Công ty hợp danh là hình thức pháp lý duy nhất được áp dụng đối với Văn phòng công chứng, đây là loại hình công ty đối nhân, được xây dựng dựa trên nền tảng sự quen biết, tin tưởng giữa các thành viên trong công ty Các thành viên công ty hợp danh liên đới và chịu trách nhiệm vô hạn đối với mọi nghĩa vụ tài sản với người thứ ba Trường hợp tài sản của công ty không đủ để trả nợ thì các thành viên hợp danh phải mang tài sản thuộc sở hữu riêng của mình để thực hiện nghĩa vụ của công ty, các thành viên hợp danh được xem như là những người liên đới chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản của mình, được quy định tại điểm b khoản 1 Điều 177 Luật Doanh nghiệp 2020 Đồng thời theo quy định tại Điều 177 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, trong công ty hợp danh có thành viên hợp danh và thành viên góp vốn Tuy nhiên theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 không cho phép Văn phòng công chứng có thành viên góp vốn Theo đó Văn phòng Công Chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên, những công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng được gọi là công chứng viên hợp danh (2) Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên (3) Điều kiện về tên gọi của Văn phòng công chứng Quy định về tên gọi của Văn phòng công chứng được quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014, cụ thể tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc (4) Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng 5 Theo điều 17 Nghị định 29/2015 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014, trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau: ● Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng ● Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng ● Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng (5) Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng Trong hoạt động công chứng, con dấu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, bởi, văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng Theo quy định tại khoản 4, 5 Điều 22 Luật Công chứng 2014: - Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác - Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập - Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu Quy định này hoàn toàn phù hợp với pháp luật doanh nghiệp, cụ thể tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 về dấu của doanh nghiệp Hiện nay, việc đăng ký mẫu dấu Văn phòng công chứng sẽ áp dụng theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về 6 quản lý và sử dụng con dấu, theo đó Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu với tổ chức do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động Như vậy, cơ quan đăng ký mẫu dấu của Văn phòng công chứng thuộc thẩm quyền của Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Văn phòng công chứng có quyền có con dấu riêng Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập, tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của văn phòng Nội dung con dấu phải thể hiện được Tên Văn phòng công chứng, Mã số Văn phòng công chứng 1.2.2 Thủ tục thành lập Khác với việc thành lập một văn phòng luật sư hay một doanh nghiệp, do công chứng là một dịch vụ công mà ở đó tính an toàn pháp lý luôn được đặt ra như một yêu cầu tối thượng, nên đòi hỏi các tổ chức hành nghề công chứng phải hoạt động ổn định và bảo đảm sự phát triển bền vững để đáp ứng nhu cầu xã hội Do đó, để thành lập và đưa một Văn phòng công chứng đi vào hoạt động, các công chứng viên sáng lập một mặt phải đáp ứng đủ các điều kiện về nhân sự, cơ sở vật chất cho Văn phòng, đồng thời phải tiến hành một số thủ tục tương đối chặt chẽ bao gồm hai bước thành lập Văn phòng công chứng và Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 23, Luật công chứng 2014: Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng: Hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng: - Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; - Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; - Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Thời hạn giải quyết yêu cầu thành lập Văn phòng công chứng là 20 ngày 7 kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng Sau khi có quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng công chứng phải thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp trong thời hạn 90 ngày Thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng: - Đơn đăng ký hoạt động; - Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập - Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại Văn phòng công chứng (nếu có) Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng phải có nghĩa vụ thực hiện đăng báo trung ương hoặc địa phương nơi đăng ký hoạt động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động I.3 Chế độ tài chính Văn phòng công chứng được tự chủ hoàn toàn về mặt tài chính Theo quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Luật công chứng 2014, Văn phòng công chứng có tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác Việc quản lý phí công chứng được quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 257/2016/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT-BTC), đối với Văn phòng công chứng: Tiền phí thu được là doanh thu của Văn phòng công chứng Văn phòng công chứng được giữ lại 100% số tiền phí thu được để trang trải cho việc thu phí và phải khai, nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Văn phòng công chứng thực hiện lập và giao hóa đơn cho 8 đối tượng nộp phí theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn I.4 Chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng Chấm dứt doanh nghiệp được hiểu là việc đình chỉ mọi hoạt động, làm cho doanh nghiệp dừng hoạt động Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định chấm dứt doanh nghiệp được thực hiện theo thủ tục: Tổ chức lại, giải thể và phá sản doanh nghiệp Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh Điều 31 Luật Công chứng năm 2014 không quy định tổ chức lại, giải thể và phá sản văn phòng công chứng mà quy định chấm dứt hoạt động đối với văn phòng công chứng trong các trường hợp sau đây: - Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động; - Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 Luật Công chứng; ⮚ Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập Đối với trường hợp văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động thì thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng được thực hiện như sau: Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi đến Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng Văn phòng công chứng phải có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, đồng thời thực hiện thanh toán các khoản nợ khác theo quy định của pháp luật, phải làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận trước thời điểm chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng Trong trường hợp Văn phòng công chứng không thể thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận thì phải thực hiện thỏa thuận với người yêu cầu công chứng về việc thực hiện các yêu cầu đó theo quy định của pháp luật 9 - Hợp nhất Văn phòng công chứng: Hai hoặc một số Văn phòng công chứng có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể hợp nhất thành Văn phòng công chứng mới Thủ tục hợp nhất được thực hiện bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng được hợp nhất, đồng thời chấm dứt hoạt động của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất Văn phòng công chứng hợp nhất kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng được hợp nhất Trong thời gian làm thủ tục hợp nhất, các Văn phòng công chứng được hợp nhất tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng hợp nhất được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động - Sáp nhập Văn phòng công chứng: Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thể sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập Trong thời gian làm thủ tục sáp nhập, các Văn phòng công chứng bị sáp nhập tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng nhận sáp nhập được thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng nhận sáp nhập kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập (2) Chuyển nhượng Văn phòng công chứng Việc chuyển nhượng tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể là chuyển nhượng Văn phòng công chứng lần đầu tiên được pháp điển hóa Cụ thể tại Điều 29 Luật Công chứng năm 2014 cho phép được chuyển nhượng Văn phòng công chứng Theo quy định của Điều luật này, Phòng công chứng được thực hiện việc chuyển 12 nhượng khi công chứng viên nhận chuyển nhượng Văn phòng phải thỏa mãn các điều kiện sau: - Người dự kiến tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên; - Công chứng viên nhận chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng; - Công chứng viên nhận chuyển nhượng phải cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng Thủ tục chuyển nhượng Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP Có thể thấy cùng với việc duy trì sự tồn tại của Phòng Công chứng với tư cách là đơn vị sự nghiệp công lập, Luật Công chứng 2014 tiếp tục ghi nhận hoạt động của Văn phòng công chứng do các chủ thể là công chứng viên thuộc khu vực tư thành lập, tồn tại và hoạt động song song với phòng công chứng nhà nước Việc Luật Công chứng 2014 quy định một cách khá toàn diện về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng đã thể hiện việc tiếp tục thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động này phát triển, giải quyết công việc của nhân dân một cách tốt nhất II II.1 Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng Những mặt đạt được Sau hơn 7 năm triển khai thực hiện Luật Công chứng 2014, cùng với việc thực hiện Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức HNCC ở Việt Nam đến năm 2020” và Quyết định số 240/QĐ-TTg ngày 17/2/2011 của Thủ tướng Chính phủ ban hành “Tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020”, hoạt động công chứng ở nước ta đã có sự phát triển nhanh Quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng nói chung và văn phòng công chứng nói riêng được gia tăng, nhờ đó nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, hoàn thiện một bước thể chế công chứng theo định hướng xã hội hóa, góp phần 13 bảo vệ tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức tham gia các hợp đồng, giao dịch, góp phần tích cực vào sự phát triển ổn định của kinh tế – xã hội Hoạt động công chứng tiếp tục phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa, xã hội hóa, lấy người dân làm “trung tâm” phục vụ Các Văn phòng công chứng được thành lập, củng cố và tiếp tục phát triển, góp phần giảm áp lực cho các cơ quan hành chính nhà nước Các Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng hoặc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ về tài chính cũng đã góp phần giảm bớt gánh nặng biên chế và ngân sách nhà nước, qua đó góp phần thực hiện thành công mục tiêu xã hội hóa hoạt động công chứng Việc thành lập Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và 59 Hội công chứng viên địa phương góp phần hoàn thiện hệ thống tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên từ Trung ương đến địa phương, bước đầu nâng cao vai trò tự quản nghề nghiệp, chia sẻ, hỗ trợ công việc với cơ quan quản lý nhà nước 2 Các quy định về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng trong Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành được xem là tương đối cụ thể, toàn diện Tạo điều kiện thuận lợi để các Văn phòng công chứng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực của người dân, không để xảy ra tình trạng quá tải tại các tổ chức hành nghề công chứng Việc đầu tư cho cơ sở vật chất được các Văn phòng công chứng quan tâm, chất lượng dịch vụ được nâng cao, phục vụ thuận tiện, nhanh chóng cho người có yêu cầu công chứng Tại trụ sở niêm yết đầy đủ các thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, chứng thực; quy định thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực; công khai, minh bạch các mức thu phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng, thù lao dịch thuật để khách hàng thực hiện hợp đồng, giao dịch II.2 Những mặt hạn chế Bên cạnh những mặt đạt được, quy định pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng còn một số hạn chế, cụ thể: (1) Hạn chế trong quy định về loại hình doanh nghiệp đối với Văn phòng công chứng: 2 Luật Công chứng đã đảm bảo tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch dân sự, Cổng TTĐT tỉnh Nghệ An, đăng ngày 14/01/2022, Theo https://www.nghean.gov.vn/tin-hoat-dong-pbgdpl/luat-cong-chung-da-dambao-tinh-an-toan-phap-ly-cho-cac-hop-dong-giao-dich-dan-su-414109 14 Quy định tại 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng chỉ được hoạt động theo 1 loại hình duy nhất là công ty hợp danh, trong đó phải có ít nhất 2 thành viên hợp danh là công chứng viên bộc lộ hạn chế Dẫn tới việc miễn cưỡng hợp danh vì không còn sự lựa chọn nào khác làm phát sinh nhiều mâu thuẫn, tranh chấp nội bộ giữa các thành viên hợp danh Về danh nghĩa các Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh nhưng trên thực tế có không ít , Văn phòng công chứng chỉ có 01 công chứng viên hành nghề thực tế, công chứng viên hợp danh còn lại thực chất là “đi mượn”, “đi thuê”, “ghi danh”…; nhiều , Văn phòng công chứng hoạt động cầm cự do khả năng chỉ đáp ứng được cho 01 công chứng viên nhưng lại vẫn phải chi trả cho 02 công chứng viên hợp danh, thường xuyên thay đổi công chứng viên nên không bảo đảm tính ổn định, bền vững; việc các , Văn phòng công chứng thường xuyên thay đổi công chứng viên cũng gây không ít khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý nhà nước về công chứng ở địa phương.3 Mặt khác, theo Cục Bổ trợ tư pháp, qua thực tiễn thi hành Luật Công chứng năm 2014 cho thấy, do quy định hợp danh cộng với việc quy hoạch, thiếu kiểm soát trong phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã dẫn đến tình trạng hợp danh hình thức, “chuyển nhượng” công chứng viên để đủ điều kiện để thành lập Văn phòng công chứng Mô hình công ty hợp danh hiện nay không còn phù hợp với ý chí và nguyện vọng của đa số công chứng viên, hạn chế tính độc lập tự chủ của bản thân công chứng viên Thực tế hiện nay với quy định này đã tạo ra sự bất bình đẳng trong đầu tư, thành lập một tổ chức Văn phòng công chứng đó là chỉ có một công chứng viên làm chủ và các thành viên còn lại chỉ là công chứng viên làm thuê được huy động lấp chỗ cho phù hợp.4 (2) Hạn chế trong quy định về chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng: Theo quy định của Điều 27 Luật Công chứng 2014, “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp 3 Bộ Tư Pháp (2022), Báo cáo đánh giá tác động của chính sách trong đề nghị xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi), Trang 16 4 Đăng Tùng, Nhiều góp ý về mô hình văn phòng công chứng, Báo Đồng Nai, đăng ngày 06/06/2022, http://www.baodongnai.com.vn/phapluat/202206/nhieu-gop-y-ve-mo-hinh-van-phong-cong-chung-3119517/ index.htm 15 luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh” và “Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọng cá nhân hoặc trong các trường hợp khác do pháp luật quy định .Việc chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh và tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới được thực hiện theo quy định của Luật này và pháp luật về doanh nghiệp” Ngoài quy định của Điều 27, các điều khoản khác của Luật Công chứng không đề cập đến nội dung chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng Tuy nhiên, Luật Công chứng lại dẫn chiếu đến việc áp dụng pháp luật doanh nghiệp về chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh Về nội dung này, Điều 185 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định, tư cách thành viên hợp danh của công ty hợp danh bị chấm dứt trong những trường hợp sau: - Tự nguyện rút vốn khỏi công ty; - Chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; - Bị khai trừ khỏi công ty; - Chấp hành hình phạt tù hoặc bị Tòa án cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định theo quy định của pháp luật; - Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định Căn cứ vào quy định nêu trên, một giả thuyết đặt ra rằng, trường hợp một công chứng viên hợp danh vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của thành viên hợp danh Văn phòng công chứng và công chứng viên này không tự nguyện chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và tất nhiên cũng không thuộc trường hợp bị Tòa án tuyên bố mất tích, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì cơ sở nào để các công chứng viên hợp danh khác thực hiện khai trừ tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên này? Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, công ty hợp danh phải có điều lệ (Điều lệ này được nộp trong thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp danh) Tuy nhiên, trong thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng, Luật Công chứng 2014 không quy định Văn phòng công chứng phải có Điều lệ Thực tiễn cho thấy, các công chứng viên hợp danh tự nguyện xác lập văn bản thỏa thuận và xem 16 văn bản này là “Điều lệ” của Văn phòng công chứng Tuy nhiên, văn bản thỏa thuận mà được gọi là “Điều lệ” này của các công chứng viên hợp danh Văn phòng công chứng không được cơ quan nhà nước xem xét tính hợp pháp theo tiêu chí phải có của một Điều lệ (3) Hạn chế trong quy định về tên gọi của Văn phòng công chứng: Nếu xem Văn phòng công chứng hoạt động như công ty hợp danh và chịu sự điều chỉnh của Luật Công chứng 2014 và pháp luật về doanh nghiệp thì quy định về tên văn phòng công chứng này hoàn toàn không thống nhất với khoản 1, 2 Điều 38 Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Điều 38 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định về những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp Theo đó, Luật Doanh nghiệp năm 2020 không quy định tên công ty hợp danh phải gắn liền với tên của giám đốc hoặc thành viên hợp danh khác của công ty Do đó, đây là sự bất cập của Luật Công chứng Bên cạnh đó, trường hợp thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng Khoản 2 Điều 79 Luật Công chứng quy định “trường hợp thay đổi một trong các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 24 của Luật này thì phải thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng phù hợp với quy định tại khoản 3 Điều 22 của Luật này” Khoản 2 Điều 24 Luật Công chứng quy định “Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi, trụ sở hoặc Trưởng Văn phòng công chứng thì được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do” Trường hợp tên gọi của Văn phòng công chứng thay đổi do Văn phòng tự đề nghị thay đổi hoặc Văn phòng công chứng phải đổi tên khi thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng thì không cần phải bàn, nhưng trường hợp thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng thì phải thay đổi tên gọi là không hoàn toàn hợp lý Mỗi Văn phòng công chứng trong quá trình hoạt động của mình thì luôn gắn liền với thương hiệu, uy tín khi thực hiện công chứng các giao dịch dân sự cho các tổ chức, cá nhân Do đó, việc thay đổi tên sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Văn phòng công chứng, cụ thể số lượng hồ sơ giao dịch dân sự sẽ giảm do không phải người yêu cầu công chứng nào cũng biết thông tin rằng Văn phòng công chứng với tên gọi mới cũng chính là Văn phòng công chứng cũ mà trước đây mình thường đến để yêu cầu công chứng Mặt khác, quy định này sẽ vô hình trung tạo thêm những thủ tục hành chính mới và gây khó khăn cho Văn phòng công chứng sau khi bị thay đổi tên 17 gọi như thủ tục đề nghị cấp con dấu cho tên gọi mới, thủ tục kê khai thuế; hoặc thủ tục thay đổi giấy đăng ký hoạt động (4) Hạn chế về điều kiện thành lập Văn phòng công chứng Luật công chứng hiện nay chỉ quy định điều kiện tối thiểu khá dễ dàng để có thể thành lập Văn phòng công chứng, nhưng toàn bộ thẩm quyền quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng lại được giao cho các địa phương Với các điều kiện thành lập Văn phòng công chứng càng khắt khe (theo quy định của các tỉnh) thì cơ hội để Công chứng viên thực sự thành lập được Văn phòng công chứng của mình càng nhỏ, thậm chí là không thể Qua tìm hiểu tiêu chí của một số tỉnh, thành phố như Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Đồng Nai… thì thấy rằng để đáp ứng được những tiêu chí đó, công chứng viên cần phải bỏ ra chi phí rất lớn mới có thể đáp ứng được Thậm chí, như tại Thành phố Hồ Chí Minh, hầu như chỉ có công chứng viên đang thuộc biên chế các phòng công chứng nhà nước và có thâm niên lâu năm mới đáp ứng tiêu chí trở thành công chứng viên Trưởng văn phòng để đủ điểm số thành lập Văn phòng công chứng5 (5) Hạn chế trong quy định về chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng Sự kiện một văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động tác động trực tiếp tới tâm lý xã hội, gây phiền toái cho người dân, tạo sự hoài nghi cho xã hội về tính ổn định, bền vững của mô hình văn phòng công chứng nói riêng cũng như chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng ở nước ta nói chung Tuy nhiên, Luật Công chứng năm 2014 dường như không có bất cứ quy định nào nhằm hạn chế việc văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động, hay tạo điều kiện để văn phòng công chứng hồi sinh, duy trì, kế thừa và phát triển, ngoại trừ quy định về quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng nhưng sẽ hết hiệu lực vào ngày 01/01/2019 Trái lại, một số quy định trong Luật Công chứng năm 2014 dường như có xu hướng gián tiếp “ép” văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thay vì được tổ chức lại dưới hình thức hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hoặc chuyển nhượng văn phòng công chứng Một trong số những nguyên nhân khiến văn phòng công chứng chấm dứt 5 Bộ Tư Pháp (2022), Báo cáo đánh giá tác động của chính sách trong đề nghị xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi), Trang 18 18 hoạt động mà không thể được tổ chức lại hoặc chuyển nhượng đó chính là quy định về hình thức pháp lý của văn phòng công chứng và cơ chế bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng Ngoài ra, Luật Công chứng năm 2014 còn thiếu vắng các chế tài, biện pháp nhằm hạn chế việc văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động II.3 Tình huống minh họa Để dẫn chứng cho những hạn chế trong quy định pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng và những vấn đề bất cập trên thực tiễn, xin dẫn chiếu một vụ việc thực tế: Ngày 15/11/2015 bà Bùi Thị Hạ đã có Đơn Đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tới UBND tỉnh Thái Nguyên theo loại hình Văn phòng công chứng do hai công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng Bùi Thị Hạ là Trưởng Văn phòng đồng thời là công chứng viên Sau khi nhận đơn và hồ sơ kèm theo gồm Đề án thành lập Văn phòng công chứng Bùi Thị Hạ, Điều lệ thành lập Văn phòng công chứng Bùi Thị Hạ, Quyết định Bổ nhiệm Công chứng viên của Bộ Tư pháp và các giấy tờ liên quan khác; ngày 23/11/2015 Phó chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Thái Nguyên đã ký Văn bản số 2402 gửi Sở Tư pháp, nêu rõ: UBND tỉnh Thái Nguyên “đồng ý về chủ trương cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo đề nghị của bà Bùi Thị Hạ, giao Sở Tư pháp căn cứ các quy định của pháp luật và quy hoạch lộ trình phát triển mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng của bà Bùi Thị Hạ, tham mưu cho UBND tỉnh giải quyết” Mặc dù đã giao cho Giám đốc Sở Tư pháp căn cứ nội dung công văn triển khai thực hiện, nhưng đến nay sau gần một năm nộp hồ sơ, cũng từng ấy thời gian chờ đợi Công chứng viên Bùi Thị Hạ và các cộng sự vẫn chưa được Sở Tư pháp Thái Nguyên thẩm định xong hồ sơ thành lập văn phòng công chứng Bà Bùi Thị Hạ cho biết: Trên cơ sở các quy định của pháp luật về hoạt động công chứng, căn cứ đề án quy hoạch phát triển mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh Thái Nguyên quy hoạch trên 9 đơn vị (2 thành phố, 1 thị xã) bảo đảm mỗi đơn 19