HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 6: Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác. Báo cáo kết quả đợt thực tập 6: Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác. MỞ ĐẦU Trong thực tiễn hành nghề công chứng các giao dịch liên quan đến ủy quyền ngày càng phổ biến nhưng cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Theo quy định tại điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó, bên được ủy quyền có quyền thực hiện công việc nhân dân bên ủy quyền. Bên ủy quyền phải trả thù lao nếu các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định”. Tuy nhiên, việc soạn thảo, công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền cũng như việc thực hiện hợp đồng uỷ quyền đã phát sinh một số vấn đề bất cập như căn cứ uỷ quyền, hình thức uỷ quyền, quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia giao kết hợp đồng ủy quyền. Đây là những nguyên nhân, dẫn đến việc tranh chấp hợp đồng ủy quyền, gây khó khăn trong việc áp dụng pháp luật cũng như việc giải quyết tranh chấp. Do đó, khi tiếp nhận các hồ sơ công chứng liên quan đến ủy quyền đòi hỏi công chứng viên phải có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng hành nghề và am hiểu về pháp luật. Nhận thấy tầm quan trọng việc tìm hiểu, học hỏi các kiến thức, kỹ năng về công chứng văn bản ủy quyền, học viên đã lựa chọn đánh giá hồ sơ công chứng Hợp đồng ủy quyền để làm báo cáo đợt thực tập 6: “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác”. NỘI DUNG I. Tóm tắt nội dung việc công chứng “Hợp đồng ủy quyền” Tên hồ sơ: Hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền Số công chứng: …., quyển số: 012023 TPCCSCCHĐGD Hồ sơ công chứng Hợp đồng ủy quyền này là hồ sơ đã hoàn thành thủ tục công chứng, học viên sưu tầm tại Văn phòng Công chứng Trần Văn V, tỉnh …… do Công chứng viên Trần Văn V chứng nhận ngày 31 tháng 05 năm 2023 tại Trụ sở Văn phòng Công chứng Trần Văn V, địa chỉ …………………………….. Học viên tóm tắt nội dung việc công chứng như sau: Bên uỷ quyền: Ông Trần Công A, sinh năm 1986, căn cước công dân số 038088012345 do Cục cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 05082020. Có vợ là bà Đoàn Thị K, sinh năm 1990, căn cước công dân số 035189013221 do Cục cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 07112021. Hai ông bà có cùng địa chỉ thường trú tại …………………….. (Sau đây gọi là Bên A). Ông Trần Công A đứng tên và là chủ sở hữu chiếc xe ô tô theo giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số: 36 000576, do Công An …………… cấp ngày 07062022, thông tin xe cụ thể như sau: + Tên chủ xe: TRẦN CÔNG A; + Địa chỉ: ……………….. + Biển số đăng ký: 3…A508.35; + Nhãn hiệu: HYUNDAI; Số loại: GRANDI10; + Màu sơn: Trắng; + Số máy: G4LAGM23…….; + Số khung: MALA741CAHM22……..; + Số chỗ ngồi: 5; Bên được uỷ quyền: Ông Vũ Văn T, sinh năm 1990, căn cước công dân số: 038090123450, do Cục cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 18112021. Địa chỉ thường trú tại ……………………. (Sau đây gọi là Bên B). Ngày 31052023, Bên A và Bên B đã cùng nhau đến Văn phòng Công chứng Trần Văn V để yêu cầu công chứng. Do Bên A có bận việc trong một thời gian nên không thể tự mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ xe nên muốn ủy quyền cho Bên B đại diện và nhân danh mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ này trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khi nắm được mong muốn của bên A và bên B, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã xác định loại việc công chứng phù hợp nhất với yêu cầu công chứng cũng như quy định của pháp luật đó là Hợp đồng ủy quyền. Qua khai khác thông tin ông Trần Công A cung cấp thì ông với bà Đoàn Thị K là vợ chồng có Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, chiếc xe ô tô này là tài sản chung của vợ chồng ông. Bên A và Bên B cung cấp các loại giấy tờ sau: + Bản chính Phiếu yêu cầu công chứng của ông Trần Công A. + Bản chính Căn cước công dân ông Trần Công A; + Bản chính Căn cước công dân bà Đoàn Thị K; + Bản chính Căn cước công dân ông Vũ Văn T; + Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số: 36 000576 do ông Trần Công A đứng tên chủ xe; + Bản chính Giấy chứng nhận kiểm định số: DA 47252351 còn hiệu lực; Lưu ý: Bước đầu trong quá trình nghiên cứu hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng: ….., quyển số 012023 TPCCSCCHĐGD, học viên nhận thấy thiếu giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân giữa ông Trần Công A và bà Đoàn Thị K (là giấy chứng nhận đăng ký kết hôn) nên đã trao đổi lại thắc mắc với công chứng viên Trần Văn V. Và thông tin trả lời từ công chứng viên Trần Văn V như sau: Ngày 31052023 khi Bên A và bên B cùng đến văn phòng để yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền, Bên A đã xuất trình đầy dủ bản chính giấy chứng nhận kết hôn, tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin trên giấy chứng nhận kết hôn đã hợp lệ, hợp pháp, trùng khớp với các giấy tờ khác. Giấy tờ bên A đã xuất trình đầy đủ theo đúng quy định tại khoản 1 điều 40 Luật Công chứng năm 2014, tuy nhiên, hiện tại hồ sơ lưu không có do đang bị thất lạc. Ngoài tất cả các giấy tờ trên, hai bên không có bản dự thảo hợp đồng được soạn thảo trước nên đã đề nghị công chứng viên soạn thảo Hợp đồng ủy quyền với những nội dung cơ bản như sau: + Bên A ủy quyền cho bên B được toàn quyền quản lý, sử dụng các giấy tờ bản chính và chiếc xe ô tô trên; + Được bán, thế chấp, cho thuê chiếc xe ô tô đó theo quy định của pháp luật. Việc tìm người mua, người nhận thế chấp, người thuê, thỏa thuận giá cả và phương thức thanh toán Bên B được toàn quyền quyết định; + Được quyền ký các giấy tờ với công ty bảo hiểm, được toàn quyền thụ hưởng bảo hiểm vật chất và bảo hiểm thân vỏ xe (nếu có) phát sinh từ chiếc ô tô trên. + Bên B phải hoàn toàn tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lưu hành xe trên đường; phải nộp tất cả các loại bảo hiểm bắt buộc đối với chiếc xe nêu trên theo quy định của pháp luật và được hưởng tiền bảo hiểm phát sinh (nếu có); + Được lập và ký các giấy tờ cần thiết, giải quyết các thủ tục pháp lý tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến chiếc xe ô tô trên; + Bên B được ủy quyền lại cho người thứ ba thực hiện các nội dung đã được Bên A ủy quyền. Thời hạn ủy quyền là 10 năm; Thù lao ủy quyền: Không; Phí công chứng do Bên A chịu trách nhiệm nộp. Sau khi soạn thảo xong dự thảo Hợp đồng ủy quyền, những người yêu cầu công chứng đã đọc lại và đồng ý toàn bộ nội dung của dự thảo Hợp đồng ủy quyền; Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã thực hiện trình tự, thủ tục công chứng theo đúng quy định tại Điều 41 Luật Công chứng năm 2014. Phí công chứng Hợp đồng được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 1112017TTBTC sửa đổi Thông tư 2572016TTBTC về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực của Bộ Tài chính. Thù lao công chứng được thu theo bảng thù lao được niêm yết tại Văn phòng công chứng Trần Văn V, tỉnh ……. Công chứng viên sau khi thực hiện xong các thủ tục công chứng thì bàn giao Văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng và chuyển 01 bản chính văn bản công chứng cho bộ phận lưu trữ theo quy định. II. Bản ghi chép kết quả hoạt động, nghiên cứu hồ sơ và kết quả thực hiện các hoạt động liên quan khác đến quá trình tham gia giải quyết việc công chứng 2.1 Bản ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ Qua quá trình nghiên cứu hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng …., quyển số 012023 TPCCSCCHĐGD ngày 31052023, học viên có một số phân tích, đánh giá như sau: 2.1.1 Về thẩm quyền công chứng hợp đồng ủy quyền Theo quy định tại Luật công chứng năm 2014 thì việc ủy quyền không bị hạn chế bởi thẩm quyền theo địa hạt; Công chứng viên tiến hành chứng nhận hợp đồng cũng không thuộc một trong các trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng năm 2014, đó là: “Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi”. Công chứng viên tiến hành chứng nhận hợp đồng cũng không thuộc trường hợp quy định tại khoản 7 Điều 9 bản Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, ban hành kèm theo Thông tư số 112012TTBTP ngày 30102012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, đó là: “7. Công chứng các hợp đồng, giao dịch có liên quan về mặt lợi ích giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng”. Do đó, khi áp dụng pháp luật vào việc công chứng hợp đồng ủy quyền trong trường hợp này có thể thấy công chứng viên Văn phòng công chứng Trần Văn V, tỉnh …… hoàn toàn có thẩm quyền công chứng; 2.1.2 Về các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ công chứng hiện có: Phiếu yêu cầu công chứng của ông Trần Công A: Phiếu yêu cầu công chứng do Ông Trần Công A yêu cầu và ký trên phiếu. Trên phiếu này, bà Đoàn Thị K và ông Vũ Văn T cùng ký tên. Các thông tin về danh mục giấy tờ gửi kèm theo, thời điểm tiếp nhận hồ sơ chưa ghi đầy đủ hoàn chỉnh ở thời điểm tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại điểm a, khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014. Kết quả tra cứu Uchi đối với biển số xe đăng ký: 3…A508.35 do ông Trần Công A đứng tên chủ xe để biết được tài sản này có bị ngăn chặn không. Theo Điều 62 Luật công chứng năm 2014 thì Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản tại thời điểm công chứng hợp đồng. Trang tra cứu tình trạng tài sản không phải là một giấy tờ bắt buộc phải lưu trữ theo quy định của Luật Công chứng năm 2014. Phần mềm này là cơ sở dữ liệu thông tin mà Sở Tư pháp tỉnh …..xây dựng nhằm giúp Công chứng viên có thể tra cứu thông tin về các biện pháp ngăn chặn. Kết quả là hồ sơ có phiếu yêu cầu cung cấp thông tin ngày 31052023 tài sản trên không bị ngăn chặn (Điều 106 Bộ luật Dân sự năm 2015, Thông tư số 582020TT– BCA ngày 16 tháng 06 năm 2020 của Bộ Công an quy định quy trình cấp, thu hồi đăng ký, biển số phương tiện cơ giới đường bộ). Căn cước công dân gắn chip của ông Trần Công A còn hạn, nguyên vẹn: thông tin họ tên, địa chỉ đều trùng khớp với thông tin chủ xe trên giấy chứng nhận đăng ký xe. Căn cước công dân gắn chip của bà Đoàn Thị K còn hạn, nguyên vẹn; Căn cước công dân gắn chip của ông Vũ Văn T còn hạn, nguyên vẹn; Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số: 36 000576 do ông Trần Công A đứng tên chủ xe: thông tin họ tên, địa chỉ đều trùng khớp với Căn cước công dân gắn chip của ông Trần Công A, không có sai lệch; xem xét kỹ càng về hình thức, nội dung của giấy tờ; kiểm tra chữ ký và con dấu là hợp lệ, hợp pháp. Giấy chứng nhận kiểm định số: DA 47252351 còn hiệu lực: các thông tin về biển đăng ký, loại phương tiện, nhãn hiệu, số loại, số máy, số khung đều trùng khớp với thông tin xe trên giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô; xem xét kỹ càng về hình thức, nội dung của giấy tờ; kiểm tra chữ ký và con dấu là hợp lệ, hợp pháp. => Học viên đánh giá về thành phần hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng …., quyển số 012023 TPCCSCCHĐGD ngày 31052023: Tại văn phòng công chứng Trần Văn V, tỉnh ….., theo quy trình khi người yêu cầu công chứng đến, công chứng viên là người tiếp nhận yêu cầu công chứng và tiến hành kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng theo đúng quy định tại khoản 3 điều 40 Luật công chứng năm 2014. Tuy nhiên, căn cứ các quy định tại: điểm đ khoản 1 Điều 40 Luật công chứng năm 2014, điều 33 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng Hợp đồng ủy quyền này còn thiếu “Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có”, cụ thể giấy tờ khác quan trọng trong hợp đồng này là giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của ông Trần Công A và bà Đoàn Thị K, đây là giấy tờ về quan hệ hôn nhân của bên ủy quyền: chứng minh được quan hệ vợ chồng giữa ông Trần Công A và bà Đoàn Thị K, chứng minh chiếc xe ô tô thuộc sở hữu chung của vợ chồng được tạo lập trong thời kỳ hôn nhân. Sau khi công chứng viên rà soát kiểm tra lại, giấy tờ, tính hợp pháp, tính xác thực, hợp lệ của hồ sơ Công chứng viên tiến hành nghiên cứu hồ sơ. Công chứng viên sẽ trao đổi kiểm tra qua thân nhân và năng lực hành vi của các bên bằng những câu hỏi qua lại Công chứng viên đã làm rõ các yếu tố, cơ sở sở pháp lý cho việc chứng nhận ủy quyền trong văn bản ủy quyền; làm rõ được yếu tố nhân danh và đại diện của bên được ủy quyền trong văn bản ủy quyền. 2.1.3 Về văn bản công chứng Hợp đồng ủy quyền số công chứng …, quyển số 012023 TPCCSCCHĐGD ngày 31052023 do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Về chủ thể của Hợp đồng ủy quyền: hồ sơ do người yêu cầu công chứng cung cấp thì công chứng viên sẽ xác định được bên ủy quyền bao gồm: ông Trần Công A và bà Đoàn Thị K, bên được ủy quyền là ông Vũ Văn T. Như vậy, cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền đều được xác định là cá nhân. Công chứng viên thực hiện các việc quy định tại các khoản 3, 4, 5 điều 40 Luật Công chứng năm 2014. + Tại khoản 1 Điều 47 Luật Công chứng năm 2014 quy định như sau: “Người yêu cầu công chứng là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự”. Do đó, Công chứng viên xem xét giấy tờ tùy thân là căn cước công dân do Bên A cung cấp theo quy định tại điều 20 Luật Căn cước công dân năm 2014: “Thẻ Căn cước công dân là giấy tờ tùy thân của công dân Việt Nam có giá trị chứng minh về căn cước công dân của người được cấp thẻ để thực hiện các giao dịch trên lãnh thổ Việt Nam” xác định là người thành niên và thông qua giao tiếp, khai thác các thông tin để xác định được người yêu cầu công chứng có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật. Tài sản liên quan đến công việc ủy quyền là chiếc xe ô tô mang biển số đăng ký 3…A508.35 (Số máy: G4LAGM23…….; Số khung: MALA741CAHM22), tên chủ xe là ông Trần Công A theo giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số 36 000576, do Công An …………… cấp ngày 07062022. Quá trình trao đổi, khai thác thông tin và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ từ người yêu cầu công chứng xác định Ông Trần Công K và bà Đoàn Thị K là vợ chồng, tài sản liên quan đến công việc ủy quyền nói trên là tài sản chung của vợ chồng ông hình thành trong thời kỳ hôn nhân căn cứ theo khoản 1 điều 33 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014. Từ những thông tin nêu trên, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ đã xác định: Ông Trần Công A, Bà Đoàn Thị K có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, vợ chồng ông cùng là chủ sở hữu và có quyền đối với tài sản liên quan đến các công việc được ủy quyền. + Đối với bên được ủy quyền: Tại khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: “Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”. Như vậy, có thể thấy theo quy định của pháp luật, người đại diện là cá nhân sẽ nhân danh và vì lợi ích của người được đại diện xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Tiếp đó, tại khoản 3 Điều 138 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: “Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.” Áp dụng các quy định của pháp luật, thông tin trên căn cước công dân của ông Vũ Văn T, có thể thấy ông Vũ Văn T có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật và đủ điều kiện làm người được ủy quyền theo quy định. + Về sự tự nguyện của các chủ thể: Thông qua giao tiếp, công chứng viên cũng xác định được những người yêu cầu công chứng tự nguyện tham gia vào giao dịch, không có sự ép buộc hay đe dọa nào giữa các chủ thể. Đây là giao dịch hoàn toàn tự nguyện căn cứ vào nhu cầu của các bên chủ thể. Các bên tự nguyện thực hiện việc ủy quyền và nhận ủy quyền, các nội dung của hợp đồng ủy quyền do các bên tự nguyện thỏa thuận. Do đó, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ khẳng định đây các chủ thể tham gia vào giao dịch này hoàn toàn tự nguyện. Về đối tượng của hợp đồng ủy quyền: Đối tượng của hợp đồng là công việc cụ thể Bên A ủy quyền cho bên B: được toàn quyền quản lý, sử dụng các giấy tờ bản chính và chiếc xe ô tô trên; Được bán, thế chấp, cho thuê chiếc xe ô tô đó theo quy định của pháp luật. Việc tìm người mua, người nhận thế chấp, người thuê, thỏa thuận giá cả và phương thức thanh toán Bên B được toàn quyền quyết định; Được quyền ký các giấy tờ với công ty bảo hiểm, được toàn quyền thụ hưởng bảo hiểm vật chất và bảo hiểm thân vỏ xe (nếu có) phát sinh từ chiếc ô tô trên; Bên B phải hoàn toàn tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lưu hành xe trên đường; phải nộp tất cả các loại bảo hiểm bắt buộc đối với chiếc xe nêu trên theo quy định của pháp luật và được hưởng tiền bảo hiểm phát sinh (nếu có); Được lập và ký các giấy tờ cần thiết, giải quyết các thủ tục pháp lý tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến chiếc xe ô tô trên; Bên B được ủy quyền lại cho người thứ ba thực hiện các nội dung đã được Bên A ủy quyền. Sau khi xem xét các nội dung được ủy quyền học viên kết luận đối tượng của hợp đồng ủy quyền phù hợp với các quy định của pháp luật và được thực hiện việc ủy quyền. Về hình thức của văn bản: rõ ràng, dễ đọc, không bị xen dòng, đè dòng, không bị tẩy xóa, không để trống để những đối tượng làm giả có thể chèn vào nội dung khác theo quy định tại điều 45 Luật Công chứng năm 2014; Từng trang của hợp đồng được đánh số thứ tự, có dấu giáp lai giữa các tờ theo đúng quy định tại điều 49 Luật Công chứng năm 2014; Từng trang có đầy đủ chữ ký của công chứng viên và người yêu cầu công chứng đúng theo quy định tại khoản 3 điều 41 Luật Công chứng năm 2014; Về nội dung hợp đồng: + Thông tin người yêu cầu công chứng: Họ và tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân, nơi cư trú bên A và bên B hoàn toàn đầy đủ, trùng khớp tất cả các giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp. + Thời hạn ủy quyền: 10 năm thể hiện rõ ràng trong hợp đồng; + Quyền và nghĩa vụ của các bên: Các bên đã thống nhất về quyền và nghĩa vụ được nêu trong hợp đồng phù hợp quy định từ điều 562 đến điều 569 Bộ luật Dân sự năm 2015; + Thù lao ủy quyền: Không đưa vào trong nội dung văn bản công chứng. Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”. Và theo điều 567 Bộ luật này quy định nghĩa vụ của bên ủy quyền thì: “1. Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc. 2. Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền. 3. Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao”. Như vậy, theo quy định này việc ủy quyền có thể được trả thù lao hoặc không, trường hợp có thù lao thì các bên có thể thỏa thuận mức cụ thể và không bắt buộc phải ghi trong hợp đồng ủy quyền. Đối với hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền này, do các bên không thỏa thuận về thù lao ủy quyền nên trường hợp này là ủy quyền không có thù lao, công chứng viên không đưa nội dung về thù lao vào hợp đồng; + Các điều khoản cam kết và cam đoan được ghi rõ ràng, mạch lạc, cụ thể làm căn cứ để hai bên cùng thực hiện, tránh phát sinh tranh chấp sau này. Tất cả việc thoả thuận đều trên tinh thần tự nguyện, không ép buộc sẽ tránh được việc phát sinh kiện tụng về sau. 2.1.4 Về lời chứng của công chứng viên Lời chứng của Công chứng viên đã ghi rõ được thời điểm, địa điểm, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng, chứng nhận người tham gia hợp đồng tự nguyện có năng lực hành vi dân sự, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký và điểm chỉ đúng là của người tham gia hợp đồng giao dịch, có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của Văn phòng công chứng Trần Văn V, tỉnh ……… theo đúng quy định tại Điều 46 Luật Công chứng năm 2014. Lời chứng của Công chứng viên Trần Văn V phù hợp với mẫu lời chứng TPCC21 ban hành kèm theo Thông tư số 012021TTBTP ngày 03022021 của Bộ Tư Pháp. Vẫn còn tồn tại 1 số lỗi kỹ thuật do sai sót trong khi đánh máy phần lời chứng của công chứng viên như sau: + Lỗi kỹ thuật đánh máy thiếu từ trong nội dung: “Hợp đồng ủy quyền được giao kết giữa”. + Lỗi kỹ thuật đánh máy thiếu nội dung ghi nhận ký và điểm chỉ: “Tại thời điểm ký và điểm chỉ vào hợp đồng này”. 2.2 Kết quả thực hiện các hoạt động liên quan khác Sau khi kiểm tra giấy tờ, các bên thống nhất ý kiến thì công chứng viên soạn thảo “Hợp đồng ủy quyền”. Hai bên giao kết tự đọc lại hợp đồng và công chứng viên giải thích về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp, giải thích hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, các bên đồng ý toàn bộ nội dung thì tiến hành ký vào từng trang, đồng thời điểm chỉ vào trang 03 của hợp đồng ủy quyền trước mặt công chứng viên. Bên A nộp phí công chứng và thù lao công chứng hợp đồng ủy quyền theo quy định; Công chứng viên là soát lại và kiểm tra lần cuối rồi ký tên đóng dấu, phát hành văn bản. Công chứng viên đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện việc bàn giao các giấy tờ để thực hiện công việc ủy quyền cũng như thông báo đến các chủ thể liên quan để biết về việc ủy quyền này. Tại thời điểm công chứng, ông Trần Công A giao lại Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số: 36 000576 do ông Trần Công A đứng tên chủ xe và giấy chứng nhận kiểm định số: DA 47252351 cho ông Vũ Văn T. Hồ sơ lưu của văn bản công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng…quyển số 012023 TPCCSCCHĐGD ngày 31052023 lưu lại tại văn phòng công chứng Trần Văn V, tỉnh ….. III. Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng của công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng nơi Học viên thực tập 3.1. Ưu điểm Công chứng viên Trần Văn V đã tuân thủ theo quy định về trình tự, thủ tục công chứng Hợp đồng ủy quyền số công chứng ….., quyển số 012023 TPCCSCCHĐGD ngày 31052023 được quy định tại điều 40 và điều 41 Luật Công chứng năm 2014 qua các bước sau: Đối với bước tiếp nhận yêu cầu công chứng: công chứng viên đã trao đổi thông tin với người yêu cầu công chứng làm rõ được các vấn đề: Loại hợp đồng mà người yêu cầu công chứng muốn thực hiện là hợp đồng ủy quyền, xác định được ý chí tự nguyện giao kết của các bên; Xác định đươc việc yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền của Văn phòng công chứng Trần Văn V; Nội dung yêu cầu công chứng không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Đối với bước nghiên cứu, xử lý hồ sơ: + Công chứng viên kiểm tra, xem xét tính hợp lệ, hợp pháp các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng cung cấp: giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản; xem xét tính thống nhất về thông tin giữa các giấy tờ. Hồ sơ hợp lệ thì công chứng viên thụ lý hồ sơ. + Soạn thảo dự thảo hợp đồng ủy quyền: công chứng viên đã nghiên cứu rất cẩn thận nội dung của từng điều khoản, đối chiếu với các quy định pháp luật dẫn chiếu vấn đề liên quan để đánh giá tính chính xác và tính đúng pháp luật nội trong nội dung của từng điều khoản. Đối với việc ký công chứng của công chứng viên: Căn cứ tuân theo quy định tại khoản 7 và 8 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Điều 46 Luật công chứng năm 2014 và mẫu lời chứng TPCC21 ban hành kèm theo Thông tư số 012021TTBTP ngày 03022021 của Bộ Tư Pháp. Đối với bước hoàn tất thủ tục công chứng: + Thu phí, thù lao, chi phí khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68 Luật Công chứng năm 2014; + Đóng dấu, phát hành văn bản công chứng cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; + Tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng năm 2014. 3.2 Một số vấn đề cần xem xét thêm Thứ nhất, về các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ công chứng: + Phiếu yêu cầu công chứng: Tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định như sau: “Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ”. Khi đối chiếu với các thông tin trên phiếu yêu cầu công chứng trong hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng…., quyển số 012023 TPCCSCCHĐGD ngày 31052023 học viên nhận thấy có một số vấn đề như sau: Không thể hiện được danh mục giấy tờ gửi kèm theo; Thời gian nhận phiếu chưa có thông tin; Đây là những thông tin quan trọng nhưng lại bị bỏ qua. Cần hướng dẫn người yêu cầu công chứng điền đầy đủ các thông tin nêu trên nhằm mục đích kiểm tra khả năng đọc, hiểu, viết của người yêu cầu công chứng, xác định thời hạn công chứng và xác lập quan hệ pháp lý giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên kể từ khi công chứng viên tiếp nhận phiếu yêu cầu công chứng. Tại văn phòng công chứng Trần Văn V chỉ yêu cầu ghi nhận phiếu yêu cầu công chứng từ một phía là bên ủy quyền, còn phía bên được ủy quyền thì bỏ qua không yêu cầu ghi nhận. Về nguyên tắc thì rất rủi ro, nhưng cho đến hiện tại chưa có phát sinh vụ việc nào liên quan đến vấn đề này. Theo quy định tại điều 64 Luật Công chứng năm 2014 về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng, thì “Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; Trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp”. Từ đó cho thấy việc yêu cầu người yêu cầu công chứng hai bên chủ thể tham gia hợp đồng giao dịch là cần thiết để đảm bảo an toàn vững chắc căn cứ chứng minh bên còn lại tham gia hợp đồng giao dịch tại thời điểm biết đọc, biết viết và hiểu rõ Tiếng Việt. Riêng đối với các trường hợp không biết đọc biết viết tiếng Việt thì pháp luật công chứng cũng có qui định cụ thể tại khoản 2 và khoản 3 điều 47 Luật Công chứng năm 2014. Việc ghi nhận của Công chứng viên tiếp nhận phiếu yêu cầu công chứng nên để người yêu cầu công chứng tự ghi giấy tờ của mình, có như vậy công chứng viên có thể thông qua đó khẳng định chắc chắn rằng người yêu cầu công chứng có khả đọc hiểu được Tiếng Việt. + Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn: đây là giấy tờ khác rất quan trọng có liên quan đến hợp đồng ủy quyền này. Tuy nhiên, hồ sơ lưu lại đang thiếu giấy tờ này. Do đó, nên yêu cầu người yêu cầu công chứng cung cấp bổ sung để phù hợp với quy định của pháp luật. Pháp luật quy định rất rõ ở Điều 16 về Hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng trong Nghị định 822020NĐCP ngày 15072020 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, HNGĐ, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã đối với các trường hợp: lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định, không lưu hồ sơ công chứng hoặc làm mất hồ sơ công chứng. + Kết quả tra cứu Uchi đối với biển số xe đăng ký: Do các địa phương tự chủ động xây dựng cơ sở dữ liệu về công chứng dẫn đến thiếu sự thống nhất trong toàn quốc. Các cơ sở dữ liệu của địa phương chỉ có thông tin công chứng của địa phương đó, không có thông tin công chứng của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác. Đối với những giao dịch liên quan đến động sản, pháp luật không hạn chế phạm vi công chứng theo địa hạt thì công chứng viên không thể tra cứu được lịch sử giao dịch của tài sản ở các tỉnh, thành phố khác, tiềm ẩn rủi ro nếu tài sản được công chứng ở các tỉnh khác nhau. Thứ hai, về văn bản công chứng: Nội dung về thù lao ủy quyền pháp luật không bắt buộc phải ghi trong hợp đồng ủy quyền. Tuy nhiên, theo quan điểm của học viên thì khi soạn thảo hợp đồng ủy quyền nên có điều khoản về thù lao của hợp đồng ủy quyền. Nếu hai bên không có thỏa thuận về thù lao của hợp đồng ủy quyền thì khi soạn thảo vẫn cần ghi nhận rõ là hai bên thỏa thuận hợp đồng ủy quyền này là hợp đồng không có thù lao. Mục đích để cho người thực hiện hợp đồng sau này nhìn vào trong nội dung hợp đồng cũng sẽ xác định được hợp đồng ủy quyền này là có thù lao hay không có thù lao. Bởi vì dù là hợp đồng ủy quyền có thù lao hay không có thù lao thì cũng liên quan đến xử lý hậu quả trong trường hợp đơn phương chấm dứt hoặc chấm dứt hợp đồng. Nếu không ghi nhận thì cũng không khẳng định được hợp đồng ủy quyền đó là có thù lao hay không có thù lao do các bên có những thỏa thuận ghi nhận trong hợp đồng, nhưng có những nội dung thỏa thuận lại không ghi nhận trong hợp đồng. Pháp luật quy định tại điều 569 Bộ luật Dân sự năm 2015 về đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền có sự phân biệt trách nhiệm của các bên khi đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền đối với ủy quyền có thù lao và không có thù lao. Do đó, quan điểm của học viên là nội dung thù lao ủy quyền cần phải ghi rõ ràng trong hợp đồng ủy quyền. IV. Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút ra từ việc tham gia quá trình giải quyết việc công chứng Thứ nhất, học viên đã được hướng dẫn cũng như tiếp xúc cụ thể hơn về trình tự, thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch khác. Việc nắm rõ trình tự, thủ tục công chứng rất quan trọng, khi tuân theo các quy định này sẽ giúp cho thủ tục công chứng được thực hiện một cách chính xác nhất, đảm bảo được giá trị của văn bản công chứng; Thứ hai, cần phải chú trọng việc khai thác các thông tin và hướng dẫn người yêu cầu công chứng tự điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên phiếu yêu cầu công chứng. Thứ ba, xác định đầy đủ các giấy tờ quan trọng cần có trong hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền; Thứ tư, khi tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền, cần phải lưu ý đến các nội dung ủy quyền theo quy định của pháp luật có được ủy quyền hay không, có phù hợp với đạo đức xã hội hay không? Thứ năm, soạn thảo dự thảo văn bản công chứng cần đầy đủ, chính xác, rõ ràng; Thứ sáu, cần phải xác định đúng yêu cầu công chứng. Hiện nay, xảy ra tình trạng việc thực hiện giao dịch ủy quyền nhằm che giấu giao dịch khác. Do đó, công chứng viên cần phải thông qua giao tiếp để xác định đúng và chính xác yêu cầu công chứng, tránh xảy ra tranh chấp không đáng có; Thứ bảy, khi giao tiếp với người yêu cầu công chứng cần có sự khéo léo để có thể khai thác được các thông tin cần thiết. V. Kiến nghị đề xuất về việc hoàn thiện pháp luật đối với hệ thống pháp luật liên quan đến việc công chứng Thứ nhất, bổ sung quy định hướng dẫn cụ thể về công việc được ủy quyền. Trong một số trường hợp mặc dù pháp luật không cấm và không trái đạo đức xã hội nhưng do không có quy định hướng dẫn cụ thể về công việc được ủy quyền nên trong quá trình hành nghề các công chứng viên còn đắn đo, bối rối khi chứng nhận hợp đồng ủy quyền. Ngoài ra, có trường hợp phạm vi ủy quyền quá rộng và không xác định được cụ thể công việc được ủy quyền. Do pháp luật không có hướng dẫn đối với trường hợp này nên các công chứng viên thường bối rối do không có căn cứ pháp lý cụ thể và thường sẽ từ chối yêu cầu công chứng với nhiều lý do khác nhau. Việc không có căn cứ hướng dẫn cụ thể về công việc được ủy quyền dẫn đến ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân có nhu cầu ủy quyền, đồng thời cũng tạo sự bối rối, thực hiện không thống nhất giữa các tổ chức hành nghề công chứng nói chung và các công chứng viên nói riêng. Chính vì vậy, pháp luật cần bổ sung các quy định cụ thể hướng dẫn về công việc được ủy quyền để khắc phục tình trạng nêu trên, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động công chứng hợp đồng ủy quyền. Thứ hai, công chứng viên cần phải thường xuyên trau dồi, tham gia tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về các vấn đề liên quan đến ủy quyền. Phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền, các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hợp đồng ủy quyền. Hiện nay, các văn bản pháp luật có liên quan đến hợp đồng ủy quyền còn tồn tại một số hạn chế, bất cập, do đó, trong khi chứng nhận hợp đồng ủy quyền, công chứng viên cần phải phối hợp với phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để phát hiện, ngăn chặn các nội dung, công việc được ủy quyền không phù hợp và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Thứ ba, cần sớm xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng thống nhất trong toàn quốc, được liên thông, liên kết với hệ cơ sở dữ liệu quốc gia khác liên quan đến công chứng như: cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, đất đai, thuế, cho phép các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan nhà nước khai thác phục vụ công việc. Trên cơ sở đó, giải quyết cơ bản các vướng mắc hiện nay, như: Công khai, minh bạch thông tin công chứng động sản ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; thông tin công chứng, chứng thực giữa các tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân cấp xã; công tác quản lý nhà nước về công chứng, thuế, đất đai được thuận lợi và đầy đủ thông tin hơn, góp phần chống thất thu thuế hiệu quả hơn. KẾT LUẬN Hợp đồng ủy quyền là một trong những hợp đồng phổ biến và đã trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống hàng ngày. Chính vì vậy, đây là loại hợp đồng nhận được nhiều sự quan tâm, chú trọng của người dân và xã hội. Các công chứng viên với vai trò và trách nhiệm của mình có nghĩa vụ đảm bảo việc giao kết hợp đồng ủy quyền được tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, kịp thời phát hiện, ngăn chặn các nội dung, công việc được ủy quyền không phù hợp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi giao kết hợp đồng, góp phần nâng cao hiệu quả của hợp đồng ủy quyền trong đời sống. Nội dung bài báo cáo trên đây là đúc kết ý kiến của học viên sau quá trình nghiên cứu hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng …., quyển số 012023 TPCCSCCHĐGD. Đây là hồ sơ đã hoàn thành thủ tục công chứng, do Công chứng viên Trần Văn V chứng nhận ngày 31 tháng 05 năm 2023 tại Trụ sở Văn phòng Công chứng Trần Văn V, tỉnh ……, địa chỉ Số nhà ………………………. Trên đây là toàn bộ nhận xét, đánh giá và quan điểm cá nhân của học viên về hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền thực tế. Bài làm còn một số thiếu sót, học viên sẽ tiếp tục học hỏi, trau dồi thêm kỹ năng và kiến thức để hoàn thiện tốt hơn trong tương lai. Học viên xin chân thành cảm ơn
HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC -o0o - HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 6: Thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác Họ tên: Nguyễn Hoàng M Sinh ngày ….tháng … năm …… SBD: … Lớp: … Cơng chứng khóa: …… tại: ……… ……., ngày … tháng … năm 2023 VĂN PHÒNG CƠNG CHỨNG TRẦN VĂN V CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP Tên tổ chức hành nghề cơng chứng: Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V Giấy đăng ký hoạt động: …./TP-ĐKHĐ-CC Địa trụ sở: ……………………………………………………………… Điện thoại: …………………; Email: vpcongchungtranvanv@gmail.com XÁC NHẬN Học viên: Nguyễn Hoàng M nhận thực tập nghề cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V kể từ ngày … tháng … năm 2023, đến ngày … tháng …năm 2023 Họ tên công chứng viên người hướng dẫn: Trần Văn V Số thẻ công chứng viên: …./CCV Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn, người thực tập cam kết tuân thủ quy định hướng dẫn thực tập nghề công chứng Học viện Tư pháp ……, ngày … tháng …năm 2023 Đại diện theo pháp luật tổ chức hành nghề công chứng Người hướng dẫn thực tập Người thực tập HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NHẬT KÝ THỰC TẬP Họ tên: Nguyễn Hồng M Sớ báo danh: Lớp: Khóa: Thời gian Nội dung cơng việc Ngày - Đến tổ chức hành nghề công chứng nộp công …./…/2023 văn thực tập Học viện tư pháp (Thứ 2) - Được Văn phịng bố trí Cơng chứng viên hướng dẫn thực tập, trao đổi với Công chứng viên hướng dẫn nội dung đợt thực tập Địa điểm Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V - Quan sát cách tiếp đón, trả lời, hỗ trợ nắm bắt nguyện vọng người yêu cầu công chứng chuyên viên khác công chứng viên Thực hành tiếp đón người u cầu cơng chứng; Ngày - Trao đổi với công chứng viên hướng dẫn để …./…/2023 sưu tầm hồ sơ cơng chứng liên quan đến nhóm (Thứ 3) việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác - Nghiên cứu công việc thư ký nghiệp vụ hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch khác - Kết hợp đặt câu hỏi vướng mắc trao đổi với người hướng dẫn thực tập Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V Ghi Ngày - Tiếp cận hồ sơ công chứng Hợp đồng ủy Văn phịng …./…/2023 quyền cụ thể Cơng chứng (Thứ 4) - Xem cách viết Phiếu yêu cầu công chứng theo Trần Văn V sự hướng dẫn Công chứng viên hướng dẫn - Nghiên cứu: Nội dung văn công chứng, giấy tờ, tài liệu có hồ sơ cơng chứng hợp đồng ủy quyền - Kết hợp đặt câu hỏi vướng mắc trao đổi với người hướng dẫn thực tập Ngày - Tiếp tục tiếp cận hồ sơ công chứng hợp đồng …./…/2023 ủy quyền cụ thể: nghiên cứu, đối chiếu quy định pháp luật liên quan đến công chứng hợp (Thứ 5) đồng ủy quyền Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V - Trao đổi lại với công chứng viên hướng dẫn thực tập nội dung cịn vướng mắc Ngày - Hồn thiện báo cáo thực tập …./…/2023 - Xin nhận xét xác nhận Văn phịng Cơng chứng thời gian thực tập (Thứ 6) Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V Xác nhận người hướng dẫn thực tập HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 6: Thực tập tổ chức hành nghề công chứng nhóm việc Cơng chứng hợp đồng, giao dịch khác Báo cáo kết đợt thực tập 6: Thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác MỞ ĐẦU Trong thực tiễn hành nghề công chứng giao dịch liên quan đến ủy quyền ngày phổ biến tiềm ẩn nhiều rủi ro Theo quy định điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015: “Hợp đồng ủy quyền thỏa thuận bên, theo đó, bên ủy quyền có quyền thực công việc nhân dân bên ủy quyền Bên ủy quyền phải trả thù lao bên có thỏa thuận pháp luật quy định” Tuy nhiên, việc soạn thảo, công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền việc thực hợp đồng uỷ quyền phát sinh số vấn đề bất cập uỷ quyền, hình thức uỷ quyền, quyền nghĩa vụ bên tham gia giao kết hợp đồng ủy quyền Đây nguyên nhân, dẫn đến việc tranh chấp hợp đồng ủy quyền, gây khó khăn việc áp dụng pháp luật việc giải tranh chấp Do đó, tiếp nhận hồ sơ cơng chứng liên quan đến ủy quyền địi hỏi cơng chứng viên phải có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ hành nghề am hiểu pháp luật Nhận thấy tầm quan trọng việc tìm hiểu, học hỏi kiến thức, kỹ công chứng văn ủy quyền, học viên lựa chọn đánh giá hồ sơ công chứng Hợp đồng ủy quyền để làm báo cáo đợt thực tập 6: “Thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng nhóm việc Cơng chứng hợp đồng, giao dịch khác” NỘI DUNG I Tóm tắt nội dung việc công chứng “Hợp đồng ủy quyền” - Tên hồ sơ: Hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền - Số công chứng: …., số: 01/2023 TP/CC-SCC/HĐGD Hồ sơ công chứng Hợp đồng ủy quyền hồ sơ hồn thành thủ tục cơng chứng, học viên sưu tầm Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V, tỉnh …… Công chứng viên Trần Văn V chứng nhận ngày 31 tháng 05 năm 2023 Trụ sở Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V, địa …………………………… Học viên tóm tắt nội dung việc cơng chứng sau: - Bên uỷ quyền: Ơng Trần Cơng A, sinh năm 1986, cước công dân số 038088012345 Cục cảnh sát QLHC TTXH cấp ngày 05/08/2020 Có vợ bà Đồn Thị K, sinh năm 1990, cước cơng dân số 035189013221 Cục cảnh sát QLHC TTXH cấp ngày 07/11/2021 Hai ơng bà có địa thường trú …………………… (Sau gọi Bên A) Ông Trần Công A đứng tên chủ sở hữu xe ô tô theo giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số: 36 000576, Công An …………… cấp ngày 07/06/2022, thông tin xe cụ thể sau: + Tên chủ xe: TRẦN CÔNG A; + Địa chỉ: ……………… + Biển số đăng ký: 3…A-508.35; + Nhãn hiệu: HYUNDAI; Số loại: GRANDI10; + Màu sơn: Trắng; + Số máy: G4LAGM23…….; + Số khung: MALA741CAHM22…… ; + Số chỗ ngồi: 5; - Bên uỷ quyền: Ông Vũ Văn T, sinh năm 1990, cước công dân số: 038090123450, Cục cảnh sát QLHC TTXH cấp ngày 18/11/2021 Địa thường trú …………………… (Sau gọi Bên B) Ngày 31/05/2023, Bên A Bên B đến Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V để u cầu cơng chứng Do Bên A có bận việc thời gian nên tự thực quyền nghĩa vụ chủ xe nên muốn ủy quyền cho Bên B đại diện nhân danh thực quyền nghĩa vụ khoảng thời gian định Sau nắm mong muốn bên A bên B, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ xác định loại việc công chứng phù hợp với yêu cầu công chứng quy định pháp luật Hợp đồng ủy quyền Qua khai khác thơng tin ơng Trần Cơng A cung cấp ơng với bà Đồn Thị K vợ chồng có Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, xe ô tô tài sản chung vợ chồng ông Bên A Bên B cung cấp loại giấy tờ sau: + Bản Phiếu u cầu cơng chứng ông Trần Công A + Bản Căn cước công dân ơng Trần Cơng A; + Bản Căn cước cơng dân bà Đồn Thị K; + Bản Căn cước cơng dân ơng Vũ Văn T; + Bản Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số: 36 000576 ông Trần Công A đứng tên chủ xe; + Bản Giấy chứng nhận kiểm định số: DA 47252351 hiệu lực; Lưu ý: Bước đầu trình nghiên cứu hồ sơ cơng chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng: … , số 01/2023 TP/CC-SCC/HĐGD, học viên nhận thấy thiếu giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân ông Trần Công A bà Đoàn Thị K (là giấy chứng nhận đăng ký kết hôn) nên trao đổi lại thắc mắc với công chứng viên Trần Văn V Và thông tin trả lời từ công chứng viên Trần Văn V sau: Ngày 31/05/2023 Bên A bên B đến văn phịng để u cầu cơng chứng hợp đồng ủy quyền, Bên A xuất trình đầy dủ giấy chứng nhận kết hôn, tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin giấy chứng nhận kết hôn hợp lệ, hợp pháp, trùng khớp với giấy tờ khác Giấy tờ bên A xuất trình đầy đủ theo quy định khoản điều 40 Luật Công chứng năm 2014, nhiên, hồ sơ lưu khơng có bị thất lạc Ngồi tất giấy tờ trên, hai bên khơng có dự thảo hợp đồng soạn thảo trước nên đề nghị công chứng viên soạn thảo Hợp đồng ủy quyền với nội dung sau: + Bên A ủy quyền cho bên B toàn quyền quản lý, sử dụng giấy tờ xe ô tô trên; + Được bán, chấp, cho th xe tơ theo quy định pháp luật Việc tìm người mua, người nhận chấp, người thuê, thỏa thuận giá phương thức tốn Bên B tồn quyền định; + Được quyền ký giấy tờ với công ty bảo hiểm, toàn quyền thụ hưởng bảo hiểm vật chất bảo hiểm thân vỏ xe (nếu có) phát sinh từ tơ + Bên B phải hồn tồn tự chịu trách nhiệm trước pháp luật việc lưu hành xe đường; phải nộp tất loại bảo hiểm bắt buộc xe nêu theo quy định pháp luật hưởng tiền bảo hiểm phát sinh (nếu có); + Được lập ký giấy tờ cần thiết, giải thủ tục pháp lý quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến xe ô tô trên; + Bên B ủy quyền lại cho người thứ ba thực nội dung Bên A ủy quyền Thời hạn ủy quyền 10 năm; Thù lao ủy quyền: Khơng; Phí cơng chứng Bên A chịu trách nhiệm nộp Sau soạn thảo xong dự thảo Hợp đồng ủy quyền, người yêu cầu cơng chứng đọc lại đồng ý tồn nội dung dự thảo Hợp đồng ủy quyền; Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ thực trình tự, thủ tục công chứng theo quy định Điều 41 Luật Cơng chứng năm 2014 Phí cơng chứng Hợp đồng thực theo quy định Thông tư số 111/2017/TT-BTC sửa đổi Thông tư 257/2016/TT-BTC mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực Bộ Tài Thù lao công chứng thu theo bảng thù lao niêm yết Văn phịng cơng chứng Trần Văn V, tỉnh …… Công chứng viên sau thực xong thủ tục cơng chứng bàn giao Văn công chứng cho người yêu cầu công chứng chuyển 01 văn cơng chứng cho phận lưu trữ theo quy định II Bản ghi chép kết hoạt động, nghiên cứu hồ sơ kết thực hoạt động liên quan khác đến q trình tham gia giải việc cơng chứng 2.1 Bản ghi chép kết hoạt động nghiên cứu hồ sơ Qua q trình nghiên cứu hồ sơ cơng chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng …., số 01/2023 TP/CC-SCC/HĐGD ngày 31/05/2023, học viên có số phân tích, đánh sau: 2.1.1 Về thẩm quyền công chứng hợp đồng ủy quyền - Theo quy định Luật cơng chứng năm 2014 việc ủy quyền không bị hạn chế thẩm quyền theo địa hạt; - Công chứng viên tiến hành chứng nhận hợp đồng không thuộc trường hợp quy định điểm c khoản Điều Luật Công chứng năm 2014, là: “Cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích thân người thân thích vợ chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi vợ chồng; đẻ, nuôi, dâu, rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột vợ chồng; cháu đẻ, nuôi” - Công chứng viên tiến hành chứng nhận hợp đồng không thuộc trường hợp quy định khoản Điều Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, ban hành kèm theo Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 Bộ trưởng Bộ Tư pháp, là: “7 Cơng chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan mặt lợi ích cơng chứng viên người u cầu cơng chứng” Do đó, áp dụng pháp luật vào việc công chứng hợp đồng ủy quyền trường hợp thấy cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng Trần Văn V, tỉnh …… hồn tồn có thẩm quyền cơng chứng; 2.1.2 Về giấy tờ, tài liệu hồ sơ cơng chứng có: - Phiếu yêu cầu công chứng ông Trần Công A: Phiếu u cầu cơng chứng Ơng Trần Cơng A yêu cầu ký phiếu Trên phiếu này, bà Đồn Thị K ơng Vũ Văn T ký tên Các thông tin danh mục giấy tờ gửi kèm theo, thời điểm tiếp nhận hồ sơ chưa ghi đầy đủ hoàn chỉnh thời điểm tiếp nhận hồ sơ theo quy định điểm a, khoản Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 - Kết tra cứu Uchi biển số xe đăng ký: 3…A-508.35 ông Trần Công A đứng tên chủ xe để biết tài sản có bị ngăn chặn khơng Theo Điều 62 Luật cơng chứng năm 2014 Cơ sở liệu công chứng bao gồm thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản thời điểm cơng chứng hợp đồng Trang tra cứu tình trạng tài sản giấy tờ bắt buộc phải lưu trữ theo quy định Luật Công chứng năm 2014 Phần mềm sở liệu thông tin mà Sở Tư pháp tỉnh … xây dựng nhằm giúp Cơng chứng viên tra cứu thông tin biện pháp ngăn chặn Kết hồ sơ có phiếu u cầu cung cấp thơng tin ngày 31/05/2023 tài sản không bị ngăn chặn (Điều 106 Bộ luật Dân sự năm 2015, Thông tư số 58/2020/TT– BCA ngày 16 tháng 06 năm 2020 Bộ Cơng an quy định quy trình cấp, thu hồi đăng ký, biển số phương tiện giới đường bộ) - Căn cước công dân gắn chip ông Trần Cơng A cịn hạn, ngun vẹn: thơng tin họ tên, địa trùng khớp với thông tin chủ xe giấy chứng nhận đăng ký xe - Căn cước cơng dân gắn chip bà Đồn Thị K cịn hạn, nguyên vẹn; - Căn cước công dân gắn chip ơng Vũ Văn T cịn hạn, ngun vẹn; - Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số: 36 000576 ông Trần Công A đứng tên chủ xe: thông tin họ tên, địa trùng khớp với Căn cước công dân gắn chip ông Trần Công A, khơng có sai lệch; xem xét kỹ hình thức, nội dung giấy tờ; kiểm tra chữ ký dấu hợp lệ, hợp pháp - Giấy chứng nhận kiểm định số: DA 47252351 hiệu lực: thông tin biển đăng ký, loại phương tiện, nhãn hiệu, số loại, số máy, số khung trùng khớp với thông tin xe giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô; xem xét kỹ hình thức, nội dung giấy tờ; kiểm tra chữ ký dấu hợp lệ, hợp pháp 10 => Học viên đánh giá thành phần hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng …., sớ 01/2023 TP/CC-SCC/HĐGD ngày 31/05/2023: Tại văn phịng cơng chứng Trần Văn V, tỉnh … , theo quy trình người yêu cầu công chứng đến, công chứng viên người tiếp nhận yêu cầu công chứng tiến hành kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng theo quy định khoản điều 40 Luật công chứng năm 2014 Tuy nhiên, quy định tại: điểm đ khoản Điều 40 Luật công chứng năm 2014, điều 33 Luật Hôn nhân gia đình năm 2014 thành phần hồ sơ yêu cầu cơng chứng Hợp đồng ủy quyền cịn thiếu “Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có”, cụ thể giấy tờ khác quan trọng hợp đồng giấy chứng nhận đăng ký kết hôn ông Trần Công A bà Đoàn Thị K, giấy tờ quan hệ hôn nhân bên ủy quyền: chứng minh quan hệ vợ chồng ông Trần Công A bà Đoàn Thị K, chứng minh xe ô tô thuộc sở hữu chung vợ chồng tạo lập thời kỳ hôn nhân Sau cơng chứng viên rà sốt kiểm tra lại, giấy tờ, tính hợp pháp, tính xác thực, hợp lệ hồ sơ Công chứng viên tiến hành nghiên cứu hồ sơ Công chứng viên trao đổi kiểm tra qua thân nhân lực hành vi bên câu hỏi qua lại Công chứng viên làm rõ yếu tố, sở sở pháp lý cho việc chứng nhận ủy quyền văn ủy quyền; làm rõ yếu tố nhân danh đại diện bên ủy quyền văn ủy quyền 2.1.3 Về văn công chứng - Hợp đồng ủy quyền số công chứng …, số 01/2023 TP/CC-SCC/HĐGD ngày 31/05/2023 công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng - Về chủ thể Hợp đồng ủy quyền: hồ sơ người u cầu cơng chứng cung cấp cơng chứng viên xác định bên ủy quyền bao gồm: ông Trần Công A bà Đoàn Thị K, bên ủy quyền ông Vũ Văn T Như vậy, bên ủy quyền bên ủy quyền xác định cá nhân Công chứng viên thực việc quy định khoản 3, 4, điều 40 Luật Công chứng năm 2014 + Tại khoản Điều 47 Luật Công chứng năm 2014 quy định sau: “Người yêu cầu công chứng cá nhân phải có lực hành vi dân sự” Do đó, Cơng chứng viên xem xét giấy tờ tùy thân cước công dân Bên A cung cấp theo quy định điều 20 Luật Căn cước công dân năm 2014: “Thẻ Căn cước công dân giấy tờ tùy thân cơng dân Việt Nam có giá trị chứng minh cước công dân người cấp thẻ để thực giao dịch lãnh thổ Việt Nam” xác định người thành niên thông qua giao tiếp, khai thác thông tin để xác định người u cầu cơng chứng có đủ lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật Tài sản liên quan đến công việc ủy 11 quyền xe ô tô mang biển số đăng ký 3…A-508.35 (Số máy: G4LAGM23…….; Số khung: MALA741CAHM22), tên chủ xe ông Trần Công A theo giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số 36 000576, Cơng An …………… cấp ngày 07/06/2022 Q trình trao đổi, khai thác thơng tin kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ từ người yêu cầu cơng chứng xác định Ơng Trần Cơng K bà Đoàn Thị K vợ chồng, tài sản liên quan đến cơng việc ủy quyền nói tài sản chung vợ chồng ơng hình thành thời kỳ hôn nhân theo khoản điều 33 Luật Hơn nhân gia đình năm 2014 Từ thông tin nêu trên, công chứng viên tiếp nhận hồ sơ xác định: Ơng Trần Cơng A, Bà Đồn Thị K có đủ lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật, vợ chồng ông chủ sở hữu có quyền tài sản liên quan đến công việc ủy quyền + Đối với bên ủy quyền: Tại khoản Điều 134 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: “Đại diện việc cá nhân, pháp nhân (sau gọi chung người đại diện) nhân danh lợi ích cá nhân pháp nhân khác (sau gọi chung người đại diện) xác lập, thực giao dịch dân sự” Như vậy, thấy theo quy định pháp luật, người đại diện cá nhân nhân danh lợi ích người đại diện xác lập, thực giao dịch dân sự Tiếp đó, khoản Điều 138 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: “Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân phải người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.” Áp dụng quy định pháp luật, thông tin cước công dân ông Vũ Văn T, thấy ông Vũ Văn T có đủ lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật đủ điều kiện làm người ủy quyền theo quy định + Về sự tự nguyện chủ thể: Thông qua giao tiếp, công chứng viên xác định người yêu cầu công chứng tự nguyện tham gia vào giao dịch, khơng có sự ép buộc hay đe dọa chủ thể Đây giao dịch hoàn toàn tự nguyện vào nhu cầu bên chủ thể Các bên tự nguyện thực việc ủy quyền nhận ủy quyền, nội dung hợp đồng ủy quyền bên tự nguyện thỏa thuận Do đó, cơng chứng viên tiếp nhận hồ sơ khẳng định chủ thể tham gia vào giao dịch hoàn toàn tự nguyện - Về đối tượng hợp đồng ủy quyền: Đối tượng hợp đồng công việc cụ thể Bên A ủy quyền cho bên B: toàn quyền quản lý, sử dụng giấy tờ xe tơ trên; Được bán, chấp, cho th xe tơ theo quy định pháp luật Việc tìm người mua, người nhận chấp, người thuê, thỏa thuận giá phương thức tốn Bên B tồn quyền định; Được quyền ký giấy tờ với công ty bảo hiểm, toàn quyền thụ hưởng bảo hiểm vật chất bảo hiểm thân vỏ xe (nếu 12 có) phát sinh từ ô tô trên; Bên B phải hoàn toàn tự chịu trách nhiệm trước pháp luật việc lưu hành xe đường; phải nộp tất loại bảo hiểm bắt buộc xe nêu theo quy định pháp luật hưởng tiền bảo hiểm phát sinh (nếu có); Được lập ký giấy tờ cần thiết, giải thủ tục pháp lý quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến xe tơ trên; Bên B ủy quyền lại cho người thứ ba thực nội dung Bên A ủy quyền Sau xem xét nội dung ủy quyền học viên kết luận đối tượng hợp đồng ủy quyền phù hợp với quy định pháp luật thực việc ủy quyền - Về hình thức văn bản: rõ ràng, dễ đọc, khơng bị xen dịng, đè dịng, khơng bị tẩy xóa, khơng để trống để đối tượng làm giả chèn vào nội dung khác theo quy định điều 45 Luật Công chứng năm 2014; Từng trang hợp đồng đánh số thứ tự, có dấu giáp lai tờ theo quy định điều 49 Luật Cơng chứng năm 2014; Từng trang có đầy đủ chữ ký công chứng viên người yêu cầu công chứng theo quy định khoản điều 41 Luật Công chứng năm 2014; - Về nội dung hợp đồng: + Thông tin người yêu cầu công chứng: Họ tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân, nơi cư trú bên A bên B hoàn toàn đầy đủ, trùng khớp tất giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp + Thời hạn ủy quyền: 10 năm thể rõ ràng hợp đồng; + Quyền nghĩa vụ bên: Các bên thống quyền nghĩa vụ nêu hợp đồng phù hợp quy định từ điều 562 đến điều 569 Bộ luật Dân sự năm 2015; + Thù lao ủy quyền: Không đưa vào nội dung văn công chứng Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì: “Hợp đồng ủy quyền thỏa thuận bên, theo bên ủy quyền có nghĩa vụ thực cơng việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền phải trả thù lao có thỏa thuận pháp luật có quy định” Và theo điều 567 Bộ luật quy định nghĩa vụ bên ủy quyền thì: “1 Cung cấp thông tin, tài liệu phương tiện cần thiết để bên ủy quyền thực công việc Chịu trách nhiệm cam kết bên ủy quyền thực phạm vi ủy quyền Thanh toán chi phí hợp lý mà bên ủy quyền bỏ để thực công việc ủy quyền; trả thù lao cho bên ủy quyền, có thỏa thuận việc trả thù lao” Như vậy, theo quy định việc ủy quyền trả thù lao khơng, trường hợp có thù lao bên thỏa thuận mức cụ thể không bắt buộc phải ghi hợp đồng ủy quyền Đối với hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền này, bên không thỏa thuận thù lao ủy quyền nên trường hợp ủy quyền thù lao, cơng chứng viên khơng đưa nội dung thù lao vào hợp đồng; 13 + Các điều khoản cam kết cam đoan ghi rõ ràng, mạch lạc, cụ thể làm để hai bên thực hiện, tránh phát sinh tranh chấp sau Tất việc thoả thuận tinh thần tự nguyện, không ép buộc tránh việc phát sinh kiện tụng sau 2.1.4 Về lời chứng công chứng viên - Lời chứng Công chứng viên ghi rõ thời điểm, địa điểm, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng, chứng nhận người tham gia hợp đồng tự nguyện có lực hành vi dân sự, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký điểm người tham gia hợp đồng giao dịch, có chữ ký cơng chứng viên đóng dấu Văn phịng cơng chứng Trần Văn V, tỉnh ……… theo quy định Điều 46 Luật Công chứng năm 2014 - Lời chứng Công chứng viên Trần Văn V phù hợp với mẫu lời chứng TP-CC-21 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 Bộ Tư Pháp - Vẫn tồn số lỗi kỹ thuật sai sót đánh máy phần lời chứng công chứng viên sau: + Lỗi kỹ thuật đánh máy thiếu từ nội dung: “Hợp đồng ủy quyền giao kết giữa” + Lỗi kỹ thuật đánh máy thiếu nội dung ghi nhận ký điểm chỉ: “Tại thời điểm ký điểm vào hợp đồng này” 2.2 Kết thực hoạt động liên quan khác - Sau kiểm tra giấy tờ, bên thống ý kiến công chứng viên soạn thảo “Hợp đồng ủy quyền” Hai bên giao kết tự đọc lại hợp đồng công chứng viên giải thích quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp, giải thích hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, bên đồng ý toàn nội dung tiến hành ký vào trang, đồng thời điểm vào trang 03 hợp đồng ủy quyền trước mặt công chứng viên Bên A nộp phí cơng chứng thù lao cơng chứng hợp đồng ủy quyền theo quy định; - Công chứng viên soát lại kiểm tra lần cuối ký tên đóng dấu, phát hành văn - Cơng chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực việc bàn giao giấy tờ để thực công việc ủy quyền thông báo đến chủ thể liên quan để biết việc ủy quyền Tại thời điểm công chứng, ông Trần Công A giao lại Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô số: 36 000576 ông Trần Công A đứng tên chủ xe giấy chứng nhận kiểm định số: DA 47252351 cho ông Vũ Văn T 14 - Hồ sơ lưu văn công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng…quyển số 01/2023 TP/CC-SCC/HĐGD ngày 31/05/2023 lưu lại văn phịng cơng chứng Trần Văn V, tỉnh … III Nhận xét q trình giải việc cơng chứng công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng nơi Học viên thực tập 3.1 Ưu điểm Công chứng viên Trần Văn V tuân thủ theo quy định trình tự, thủ tục cơng chứng Hợp đồng ủy quyền số công chứng … , số 01/2023 TP/CC-SCC/HĐGD ngày 31/05/2023 quy định điều 40 điều 41 Luật Công chứng năm 2014 qua bước sau: - Đối với bước tiếp nhận yêu cầu công chứng: công chứng viên trao đổi thông tin với người yêu cầu công chứng làm rõ vấn đề: Loại hợp đồng mà người yêu cầu công chứng muốn thực hợp đồng ủy quyền, xác định ý chí tự nguyện giao kết bên; Xác định đươc việc yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền Văn phịng cơng chứng Trần Văn V; Nội dung u cầu công chứng không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội - Đối với bước nghiên cứu, xử lý hồ sơ: + Công chứng viên kiểm tra, xem xét tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp: giấy tờ tùy thân, giấy tờ tài sản; xem xét tính thống thơng tin giấy tờ Hồ sơ hợp lệ cơng chứng viên thụ lý hồ sơ + Soạn thảo dự thảo hợp đồng ủy quyền: công chứng viên nghiên cứu cẩn thận nội dung điều khoản, đối chiếu với quy định pháp luật dẫn chiếu vấn đề liên quan để đánh giá tính xác tính pháp luật nội nội dung điều khoản - Đối với việc ký công chứng công chứng viên: Căn tuân theo quy định khoản Điều 40 Luật Công chứng năm 2014; Điều 46 Luật công chứng năm 2014 mẫu lời chứng TP-CC-21 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 Bộ Tư Pháp - Đối với bước hoàn tất thủ tục cơng chứng: + Thu phí, thù lao, chi phí khác theo quy định Điều 66, 67, 68 Luật Cơng chứng năm 2014; + Đóng dấu, phát hành văn công chứng cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch; 15 + Tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 3.2 Một số vấn đề cần xem xét thêm - Thứ nhất, giấy tờ, tài liệu hồ sơ công chứng: + Phiếu yêu cầu công chứng: Tại khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định sau: “Phiếu yêu cầu cơng chứng, có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ” Khi đối chiếu với thông tin phiếu yêu cầu công chứng hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng…., số 01/2023 TP/CC-SCC/HĐGD ngày 31/05/2023 học viên nhận thấy có số vấn đề sau: Không thể danh mục giấy tờ gửi kèm theo; Thời gian nhận phiếu chưa có thơng tin; Đây thơng tin quan trọng lại bị bỏ qua Cần hướng dẫn người yêu cầu công chứng điền đầy đủ thông tin nêu nhằm mục đích kiểm tra khả đọc, hiểu, viết người yêu cầu công chứng, xác định thời hạn công chứng xác lập quan hệ pháp lý người yêu cầu công chứng công chứng viên kể từ công chứng viên tiếp nhận phiếu u cầu cơng chứng Tại văn phịng cơng chứng Trần Văn V yêu cầu ghi nhận phiếu yêu cầu cơng chứng từ phía bên ủy quyền, cịn phía bên ủy quyền bỏ qua khơng u cầu ghi nhận Về nguyên tắc rủi ro, chưa có phát sinh vụ việc liên quan đến vấn đề Theo quy định điều 64 Luật Công chứng năm 2014 chế độ lưu trữ hồ sơ cơng chứng, “Bản văn cơng chứng giấy tờ khác hồ sơ cơng chứng phải lưu trữ 20 năm trụ sở tổ chức hành nghề cơng chứng; Trường hợp lưu trữ ngồi trụ sở phải có đồng ý văn Sở Tư pháp” Từ cho thấy việc yêu cầu người yêu cầu công chứng hai bên chủ thể tham gia hợp đồng giao dịch cần thiết để đảm bảo an toàn vững chứng minh bên lại tham gia hợp đồng giao dịch thời điểm biết đọc, biết viết hiểu rõ Tiếng Việt Riêng trường hợp đọc biết viết tiếng Việt pháp luật cơng chứng có qui định cụ thể khoản khoản điều 47 Luật Công chứng năm 2014 Việc ghi nhận Công chứng viên tiếp nhận phiếu yêu cầu công chứng nên để người yêu cầu công chứng tự ghi giấy tờ mình, có cơng chứng viên thơng qua khẳng định chắn người u cầu cơng chứng có khả đọc hiểu Tiếng Việt + Giấy chứng nhận đăng ký kết hơn: giấy tờ khác quan trọng có liên quan đến hợp đồng ủy quyền Tuy nhiên, hồ sơ lưu lại thiếu giấy tờ Do đó, nên u cầu người u cầu cơng chứng cung cấp bổ sung để phù hợp với quy định pháp 16 luật Pháp luật quy định rõ Điều 16 Hành vi vi phạm quy định hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/07/2020 quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành tư pháp, HN&GĐ, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã trường hợp: lưu trữ hồ sơ công chứng không quy định, không lưu hồ sơ công chứng làm hồ sơ công chứng + Kết tra cứu Uchi biển số xe đăng ký: Do địa phương tự chủ động xây dựng sở liệu công chứng dẫn đến thiếu sự thống toàn quốc Các sở liệu địa phương có thơng tin cơng chứng địa phương đó, khơng có thơng tin cơng chứng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác Đối với giao dịch liên quan đến động sản, pháp luật không hạn chế phạm vi cơng chứng theo địa hạt công chứng viên tra cứu lịch sử giao dịch tài sản tỉnh, thành phố khác, tiềm ẩn rủi ro tài sản công chứng tỉnh khác - Thứ hai, văn công chứng: Nội dung thù lao ủy quyền pháp luật không bắt buộc phải ghi hợp đồng ủy quyền Tuy nhiên, theo quan điểm học viên soạn thảo hợp đồng ủy quyền nên có điều khoản thù lao hợp đồng ủy quyền Nếu hai bên khơng có thỏa thuận thù lao hợp đồng ủy quyền soạn thảo cần ghi nhận rõ hai bên thỏa thuận hợp đồng ủy quyền hợp đồng khơng có thù lao Mục đích người thực hợp đồng sau nhìn vào nội dung hợp đồng xác định hợp đồng ủy quyền có thù lao hay khơng có thù lao Bởi dù hợp đồng ủy quyền có thù lao hay khơng có thù lao liên quan đến xử lý hậu trường hợp đơn phương chấm dứt chấm dứt hợp đồng Nếu không ghi nhận khơng khẳng định hợp đồng ủy quyền có thù lao hay khơng có thù lao bên có thỏa thuận ghi nhận hợp đồng, có nội dung thỏa thuận lại không ghi nhận hợp đồng Pháp luật quy định điều 569 Bộ luật Dân sự năm 2015 đơn phương chấm dứt thực hợp đồng ủy quyền có sự phân biệt trách nhiệm bên đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền ủy quyền có thù lao khơng có thù lao Do đó, quan điểm học viên nội dung thù lao ủy quyền cần phải ghi rõ ràng hợp đồng ủy quyền IV Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút từ việc tham gia trình giải việc công chứng - Thứ nhất, học viên hướng dẫn tiếp xúc cụ thể trình tự, thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch khác Việc nắm rõ trình tự, thủ tục cơng chứng quan trọng, tuân theo quy định giúp cho thủ tục công chứng thực cách xác nhất, đảm bảo giá trị văn công chứng; 17 - Thứ hai, cần phải trọng việc khai thác thông tin hướng dẫn người yêu cầu công chứng tự điền đầy đủ, xác thơng tin phiếu u cầu công chứng - Thứ ba, xác định đầy đủ giấy tờ quan trọng cần có hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền; - Thứ tư, tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền, cần phải lưu ý đến nội dung ủy quyền theo quy định pháp luật có ủy quyền hay khơng, có phù hợp với đạo đức xã hội hay không? - Thứ năm, soạn thảo dự thảo văn cơng chứng cần đầy đủ, xác, rõ ràng; - Thứ sáu, cần phải xác định yêu cầu cơng chứng Hiện nay, xảy tình trạng việc thực giao dịch ủy quyền nhằm che giấu giao dịch khác Do đó, cơng chứng viên cần phải thơng qua giao tiếp để xác định xác yêu cầu công chứng, tránh xảy tranh chấp không đáng có; - Thứ bảy, giao tiếp với người yêu cầu cơng chứng cần có sự khéo léo để khai thác thông tin cần thiết V Kiến nghị đề xuất việc hoàn thiện pháp luật đối với hệ thống pháp luật liên quan đến việc công chứng - Thứ nhất, bổ sung quy định hướng dẫn cụ thể công việc ủy quyền Trong số trường hợp pháp luật không cấm không trái đạo đức xã hội quy định hướng dẫn cụ thể cơng việc ủy quyền nên trình hành nghề cơng chứng viên cịn đắn đo, bối rối chứng nhận hợp đồng ủy quyền Ngồi ra, có trường hợp phạm vi ủy quyền rộng không xác định cụ thể công việc ủy quyền Do pháp luật khơng có hướng dẫn trường hợp nên công chứng viên thường bối rối pháp lý cụ thể thường từ chối yêu cầu công chứng với nhiều lý khác Việc khơng có hướng dẫn cụ thể công việc ủy quyền dẫn đến ảnh hưởng đến quyền lợi ích hợp pháp cá nhân có nhu cầu ủy quyền, đồng thời tạo sự bối rối, thực không thống tổ chức hành nghề cơng chứng nói chung cơng chứng viên nói riêng Chính vậy, pháp luật cần bổ sung quy định cụ thể hướng dẫn cơng việc ủy quyền để khắc phục tình trạng nêu trên, góp phần nâng cao hiệu hoạt động công chứng hợp đồng ủy quyền - Thứ hai, công chứng viên cần phải thường xuyên trau dồi, tham gia tập huấn, bồi dưỡng kiến thức vấn đề liên quan đến ủy quyền Phối hợp với quan có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hợp đồng ủy quyền Hiện nay, văn pháp luật có liên quan đến hợp đồng ủy quyền tồn số hạn chế, bất cập, đó, 18 chứng nhận hợp đồng ủy quyền, công chứng viên cần phải phối hợp với phối hợp với quan có thẩm quyền, quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để phát hiện, ngăn chặn nội dung, công việc ủy quyền không phù hợp tuân thủ theo quy định pháp luật hành - Thứ ba, cần sớm xây dựng sở liệu quốc gia cơng chứng thống tồn quốc, liên thông, liên kết với hệ sở liệu quốc gia khác liên quan đến công chứng như: sở liệu dân cư, hộ tịch, đất đai, thuế, cho phép tổ chức hành nghề công chứng quan nhà nước khai thác phục vụ cơng việc Trên sở đó, giải vướng mắc nay, như: Công khai, minh bạch thông tin công chứng động sản tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; thông tin công chứng, chứng thực tổ chức hành nghề công chứng Ủy ban nhân dân cấp xã; công tác quản lý nhà nước công chứng, thuế, đất đai thuận lợi đầy đủ thơng tin hơn, góp phần chống thất thu thuế hiệu KẾT LUẬN Hợp đồng ủy quyền hợp đồng phổ biến trở thành phần thiếu đời sống hàng ngày Chính vậy, loại hợp đồng nhận nhiều sự quan tâm, trọng người dân xã hội Các công chứng viên với vai trị trách nhiệm có nghĩa vụ đảm bảo việc giao kết hợp đồng ủy quyền tuân thủ theo quy định pháp luật, kịp thời phát hiện, ngăn chặn nội dung, công việc ủy quyền không phù hợp, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên giao kết hợp đồng, góp phần nâng cao hiệu hợp đồng ủy quyền đời sống Nội dung báo cáo đúc kết ý kiến học viên sau trình nghiên cứu hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền số công chứng …., số 01/2023 TP/CC-SCC/ HĐGD Đây hồ sơ hồn thành thủ tục cơng chứng, Cơng chứng viên Trần Văn V chứng nhận ngày 31 tháng 05 năm 2023 Trụ sở Văn phịng Cơng chứng Trần Văn V, tỉnh ……, địa Số nhà ……………………… Trên toàn nhận xét, đánh giá quan điểm cá nhân học viên hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền thực tế Bài làm số thiếu sót, học viên tiếp tục học hỏi, trau dồi thêm kỹ kiến thức để hoàn thiện tốt tương lai Học viên xin chân thành cảm ơn! 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ luật Dân sự năm 2015; Luật công chứng năm 2014 văn hướng dẫn thi hành; Luật Hơn nhân gia đình năm 2014; Luật Căn cước công dân năm 2014; Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/07/2020 quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành tư pháp, HN&GĐ, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã; Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, ban hành kèm theo Thông tư số 11/2012/ TT-BTP ngày 30/10/2012 Bộ trưởng Bộ Tư pháp Thông tư số 111/2017/TT-BTC sửa đổi Thông tư 257/2016/TT-BTC mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực Bộ Tài chính; Thơng tư số 58/2020/TT– BCA ngày 16 tháng 06 năm 2020 Bộ Công an quy định quy trình cấp, thu hồi đăng ký, biển số phương tiện giới đường bộ; Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 Bộ Tư Pháp; 10 Học viện Tư pháp, Giáo trình kỹ hành nghề cơng chứng; 20