Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng Đợt thực tập lần 1 với nội dung tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng là học phần có ý nghĩa quan trọng trong Khóa đào tạo nghề Công chứng của Học viện Tư pháp, giúp học viên có cách nhìn tổng quan hơn về nghề công chứng. Trong quá trình thực tập, học viên đã được các công chứng viên của văn phòng hỗ trợ và được tiếp cận thực tế đối với một số loại giấy tờ, hồ sơ hợp đồng giao dịch, trao đổi, hướng dẫn các kỹ năng cơ bản và tìm hiểu về cơ cấu, tổ chức về hoạt động của văn phòng công chứng, quá trình hoạt động của văn phòng để hoàn thành đợt báo cáo thực tập này. Báo cáo thực tập trình bày những nội dung cơ bản như sau: - Lời mở đầu - Nội dung I. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và cơ chế quản lý hoạt động của văn phòng công chứng ……………………. II. Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng …………………….. III. Bài học kinh nghiệm sau thực tập. - Kết luận.

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Lĩnh vực: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức

hành nghề công chứng

Họ và tên:

Sinh ngày… tháng… năm…

SBD: … Lớp: …

Công chứng khóa: … Tại: …

Hà Nội, ngày … tháng … năm …

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

……… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP

Tên tổ chức hành nghề công chứng: ……….

Giấy đăng ký hoạt động: ……….

Địa chỉ trụ sở: ……….

Điện thoại: ……….

Fax:

XÁC NHẬN Học viên: ……….

được nhận thực tập nghề công chứng tại VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ………

kể từ ngày … tháng ……năm … đến ngày … tháng … năm …

Họ tên công chứng viên là người hướng dẫn: ……….

Số Thẻ công chứng viên: ……….

Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn, người thực tập cam kết tuân thủ các quy định tại hướng dẫn thực tập nghề công chứng của Học viện Tư pháp …… , ngày tháng năm

Đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng

(Ký tên, đóng dấu)

Người hướng dẫn thực tập

(Ký tên) Người thực tập (Ký tên)

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN

VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

NHẬT KÝ THỰC TẬP

Họ và tên: ……….

Số báo danh: ……….

Lớp: ……… Khóa: ……….

Thời

gian

chú

Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, nội quy hoặc quy chế, cách thức quản trị của tổ chức

hành nghề công chứng

Trụ sở VPCC

……….

Quan sát việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề

công chứng Sưu tầm và nhận xét về các quyết định thành lập đối với tổ chức hành nghề công chứng, quyết định bổ nhiệm công chứng viên, các mẫu hợp đồng lao động hoặc mẫu văn bản hợp danh của các công chứng viên

hợp danh (nếu có) Ghi chép, nhận xét về hoạt động cung cấp dịch vụ của tổ chức hành nghề công chứng Quan sát các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ của công chứng viên trong quá trình làm

việc

Xác nhận của người hướng dẫn thực tập

(Ký và ghi rõ họ tên)

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN

VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP

Đợt thực tập 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ

chức hành nghề công chứng

LỜI MỞ ĐẦU

Đợt thực tập lần 1 với nội dung tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng là học phần có ý nghĩa quan trọng trong Khóa đào tạo nghề Công chứng của Học viện Tư pháp, giúp học viên có cách nhìn tổng quan hơn về nghề công chứng Trong quá trình thực tập, học viên đã được các công chứng viên của văn phòng hỗ trợ và được tiếp cận thực tế đối với một số loại giấy tờ, hồ

sơ hợp đồng giao dịch, trao đổi, hướng dẫn các kỹ năng cơ bản và tìm hiểu về cơ cấu, tổ chức về hoạt động của văn phòng công chứng, quá trình hoạt động của văn phòng để hoàn thành đợt báo cáo thực tập này

Báo cáo thực tập trình bày những nội dung cơ bản như sau:

- Lời mở đầu

- Nội dung

I Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và cơ chế quản lý hoạt động của văn phòng công chứng ………

II Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng

………

III Bài học kinh nghiệm sau thực tập

- Kết luận

NỘI DUNG

I CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CHẾ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ………

1 Giới thiệu về VPCC ……….

Văn phòng công chứng ……….được thành lập theo Quyết định số

……….do UBND ……….cấp ngày ………., Giấy đăng ký hoạt động số ………

Trụ sở văn phòng tại: ………

Với hơn 10 năm kinh nghiệm và phương châm phục vụ “Nhanh gọn – Chính xác – An toàn”, trên nền tảng là đội ngũ cán bộ, nhân viên được tuyển chọn kỹ càng, đào tạo bài bản, có đạo đức nghề nghiệp tốt, trình độ chuyên sâu, tác phong chuyên nghiệp, Văn phòng công chứng ……….đã và đang mang đến cho Quý khách hàng những dịch vụ có chất lượng cao, bảo đảm an toàn, hiệu quả

Văn phòng công chứng ……….có tổng diện tích là

………., có khu vực để xe trước văn phòng, trang thiết bị văn phòng như bàn làm việc, máy tính, máy photo, máy in, máy lạnh, các thiết bị văn phòng phẩm hỗ trợ hoạt động của văn phòng và hỗ trợ khách hàng Văn phòng có kho lưu trữ hồ sơ công chứng, quầy photo, quầy thu tiền và trả hồ sơ, hàng ghế chờ lấy kết quả, các bàn làm việc để tiếp xúc khách hàng Văn phòng có niêm yết bảng giá thu phí và phí thù lao công chứng, nội quy làm việc của văn phòng, các quy định về phòng cháy chữa cháy… Trong nội quy của Văn phòng công chứng có quy định cụ thể về thời gian làm việc, tác phong làm việc của nhân viên trong văn phòng cũng như các cá nhân, tổ chức đến liên hệ công chứng hoặc công tác

Văn phòng hoạt động trong khuôn khổ, quy định của hiến pháp và pháp luật, luôn chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của các cơ quan quản lý như: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố ……… và Bộ Tư pháp cùng các cơ quan, hữu quan Các hoạt động của văn phòng bao gồm: chứng nhận các hợp đồng, giao dịch, bản dịch; chứng thực

bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký các giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền của văn phòng công chứng theo quy định của luật Công chứng

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng Văn phòng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

2 Cơ cấu tổ chức.

- Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng công chứng Trưởng Văn phòng công chứng là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có kinh nghiệm ………… năm hành nghề công chứng

Văn phòng công chứng có cơ cấu tổ chức như sau:

- Trưởng văn phòng: ………

- Công chứng viên hợp danh:

- Các công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng:

- Thư ký nghiệp vụ:

- Văn thư lưu trữ:

- Kế toán:

- Thủ quỹ:

Các công chứng viên của văn phòng đều là những công chứng viên có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực công chứng Đội ngũ nhân viên đều là những người tốt nghiệp chuyên ngành về luật hay về lĩnh vực chuyên môn theo đúng vị trí công việc như chuyên viên nghiệp vụ, kế toán, văn thư lưu trữ …

Như vậy, trên cơ sở các quy định của Luật Công chứng hiện hành về văn phòng công chứng, học viên nhận thấy Văn phòng công chứng được thành lập theo đúng quy định của pháp luật Cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động của văn phòng

công chứng hiện nay đã tuân thủ đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014 và Luật Doanh nghiệp năm 2020 về loại hình công ty hợp danh Văn phòng có 02 công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn Văn phòng có địa chỉ trụ sở cụ thể và đáp ứng đủ các điều kiện về trụ sở do Chính phủ quy định (Trụ sở của Văn phòng công chứng

có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng) Văn phòng cũng có con dấu và tài khoản riêng Trưởng Văn phòng công chứng là một trong số những công chứng viên hợp danh của văn phòng, đã hành nghề công chứng

……… năm, theo quy định tại Điều 22 Luật Công chứng năm 2014

3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ chế quản lý hoạt động.

Văn phòng công chứng có cơ chế quản lý và hoạt động thông qua điều lệ, nội quy, đảm bảo các hoạt động của Văn phòng tuân thủ theo quy định của pháp luật Cụ thể:

- Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật, trực tiếp giám sát, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng là người chịu trách nhiệm cao nhất và đưa ra những quyết định cuối cùng liên quan đến hoạt động của văn phòng như: đôn đốc, nhắc nhở các công chứng viên và nhân viên văn phòng làm việc theo đúng điều lệ, nội quy văn phòng, tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động của văn phòng; quyết định các vấn đề tăng lương, nghỉ phép của nhân viên văn phòng; quyết định áp dụng khen thưởng, các biện pháp kỷ luật, cho thôi việc đối với nhân viên văn phòng; quyết định vấn đề tuyển dụng nhân sự của văn phòng; giải quyết các khiếu nại, tố cáo (nếu có); giải quyết vấn đề từ chối yêu cầu công chứng của công chứng viên văn phòng Ngoài ra, Trưởng Văn phòng công chứng có các quyền và nghĩa vụ khác liên quan đến hoạt động quản lý của mình theo quy định của pháp luật về công chứng và loại hình công ty hợp danh

- Công chứng viên (trong đó có Trưởng Văn phòng công chứng) chịu trách nhiệm thực hiện các công việc: tiếp nhận hồ sơ công chứng; tư vấn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp

lý của việc công chứng; hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung, cung cấp các giấy

tờ liên quan đến yêu cầu công chứng; từ chối và giải thích rõ lý do từ chối yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng; thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch; thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản mà công chứng viên có thẩm quyền theo đúng quy định pháp luật Đối với những hồ sơ công chứng phức tạp, công chứng viên trình Trưởng Văn phòng công chứng xem xét, quyết định

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng

- Chuyên viên nghiệp vụ có nhiệm vụ hỗ trợ công chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng từ người yêu cầu công chứng; kiểm tra những giấy tờ cần thiết theo yêu cầu từng trường hợp của hợp đồng, giao dịch; soạn thảo hợp đồng giao dịch dưới sự hướng dẫn của công chứng viên; hỗ trợ công chứng viên và người yêu cầu công chứng trong quá trình thụ lý và công chứng hồ sơ công chứng; thực hiện các công việc khác theo sự phân công chính của Trưởng Văn phòng công chứng và công chứng viên trực tiếp làm việc

- Kế toán, thủ quỹ có nhiệm vụ tính phí và thu phí công chứng, thù lao công chứng, các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động công chứng và trả lương cho nhân viên, báo cáo thuế hàng quý, thống kê, lập báo cáo tài chính hàng năm

- Văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ quản lý, sử dụng con dấu của văn phòng, trực tiếp đóng dấu vào công văn đến và đi của văn phòng, đóng dấu vào hợp đồng, giao dịch, bản dịch, bản sao y và các văn bản chứng thực, thực hiện công việc liên quan đến lưu trữ hồ

sơ công chứng

II VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

1 Việc thực hiện các quyền của văn phòng công chứng.

Việc thực hiện các quyền của tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy

định tại Điều 32 Luật Công chứng 2014, cụ thể như sau:

“1 Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình

2 Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác

3 Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân

4 Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều

62 của Luật này

5 Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan”

Thông qua quá trình thực tập tại Văn phòng công chứng , học viên nhận thấy văn phòng đã thực hiện đầy đủ các quyền theo đúng quy định của pháp luật

- Trưởng văn phòng thay mặt ký hợp đồng lao động đối với các công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động, các nhân viên khác trong văn phòng theo quy định của Luật Công chứng 2014 và Bộ luật Lao động, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho họ

- Phí công chứng, thù lao công chứng, các chi phí khác được niêm yết công khai tại văn phòng

+ Phí công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 66 Luật Công chứng năm 2014 gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng

+ Thù lao công chứng là khoản tiền mà người yêu cầu công chứng phải trả cho tổ chức hành nghề công chứng khi sử dụng các dịch vụ của tổ chức hành nghề công chứng Các dịch vụ mà tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp cho người yêu cầu công chứng trong hoạt động công chứng và được thu thù lao công chứng đó là: soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng Mức thu thù lao công chứng do Văn phòng công chứng xác định, và không cao hơn mức trần thù lao công chứng do

Ủy ban nhân dân thành phố ………… ban hành

Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng của văn phòng được thực hiện dựa trên Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ Tài chính Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên Nguyên tắc của việc thu phí công chứng, thù lao công chứng được ghi nhận tại Thông tư

số 11/2012/TT-BTP, theo đó việc thu phí công chứng phải thu đúng, thu đủ theo quy định

và sự thỏa thuận

Văn phòng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác được lấy nguồn thu chi trả cho lương công chứng viên và nhân viên của Văn phòng, thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định, chi phí cho văn phòng phẩm và các khoản chi phí khác phục vụ cho hoạt động công chứng theo đúng quy định của pháp luật

- Nhu cầu công chứng của nhân dân ngày càng nhiều, vì vậy, để đáp ứng và hỗ trợ tốt nhất cho nhân dân, Văn phòng công chứng cũng cung cấp dịch

vụ công chứng ngoài trụ sở đối với những trường hợp theo quy định tại Khoản 2 Điều 44

Luật Công chứng: “2 Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có

lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”, theo yêu

cầu của người yêu cầu công chứng và được niêm yết thù lao công chứng theo quy định đối với từng loại hồ sơ

- Văn phòng công chứng cũng sử dụng cơ sở dữ liệu từ Phần mềm Quản lý Hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI Phần mềm UCHI kết nối các Tổ chức hành nghề công chứng với Sở Tư pháp cùng các Cơ quan phối hợp; cho phép chia sẻ tức thời các thông tin về tình trạng ngăn chặn của tài sản, lịch sử giao dịch của tài sản giúp giải thiểu tối đa rủi ro cho công chứng viên và tổ chức Từ cơ sở dữ liệu này, các công chứng viên của văn phòng sẽ có đầy đủ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng trong phạm vi hành chính thành phố Hà Nội, trên cơ sở đó hạn chế được tối đa rủi ro cho giao dịch, người yêu cầu công chứng cũng như công chứng viên khi thực hiện việc chứng nhận giao dịch đó

- Ngoài những quyền cơ bản được trình bày ở trên thì Văn phòng công chứng còn có các quyền khác theo quy định của pháp luật như: Ngoài phí công chứng, thù lao công chứng, văn phòng được quyền thu các chi phí khác như phí xác minh, phí giám định hoặc công chứng ngoài trụ sở; quyền được thay đổi tên gọi, thay đổi trụ sở; quyền được đề nghị công chứng viên, nhân viên, người phiên dịch là cộng tác viên bồi hoàn sau khi văn phòng đã bồi thường cho người yêu cầu công chứng vì lỗi của họ gây ra

2 Việc thực hiện nghĩa vụ của Văn phòng công chứng

Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như sau:

“1 Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp

luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

2 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê