TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÍCH HỢP ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS) VÀ PHẦM MỀM MISA AMIS
Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý tích hợp ERP
1.1.1 Khái niệm về hệ thống ERP
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được thiết kế để tích hợp và quản lý các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức ERP giúp tổ chức quản lý hiệu quả các quy trình kinh doanh, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý vật liệu và quản lý sản xuất Hệ thống ERP cung cấp một cơ sở dữ liệu chung và các công cụ phân tích để giúp tổ chức ra quyết định thông minh và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Hệ thống ERP tích hợp nhiều phân hệ để quản lý các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức Các phân hệ được tích hợp trong hệ thống bao gồm:
- Quản lý tài chính: Phân hệ này giúp quản lý các hoạt động tài chính của tổ chức, bao gồm quản lý tài sản, quản lý kế toán, quản lý ngân sách và quản lý thu chi.
- Quản lý nguồn nhân lực: Phân hệ này giúp quản lý thông tin về nhân viên, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, quản lý chấm công và quản lý đào tạo.
- Quản lý vật liệu: Phân hệ này giúp quản lý quá trình mua hàng, quản lý kho hàng, quản lý vận chuyển và quản lý cung ứng.
- Quản lý sản xuất: Phân hệ này giúp quản lý quá trình sản xuất, bao gồm quản lý lịch trình sản xuất, quản lý vật liệu sản xuất, quản lý công đoạn sản xuất và quản lý chất lượng.
- Quản lý bán hàng: Phân hệ này giúp quản lý quá trình bán hàng, bao gồm quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng, quản lý giá cả và quản lý dịch vụ sau bán hàng.
Các phân hệ này được tích hợp lại với nhau trong hệ thống ERP để tạo ra một cơ sở dữ liệu chung và đồng bộ thông tin giữa các phân hệ, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
1.1.2 Tính năng của hệ thống ERP
Hệ thống ERP là một hệ thống tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức Các tính năng chính của hệ thống ERP bao gồm:
- Quản lý tài chính: Theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính, bao gồm hạch toán, ngân sách, thanh toán và báo cáo tài chính.
- Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho: Theo dõi quá trình nhập khẩu, xuất khẩu, tồn kho và luồng hàng hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
- Quản lý quy trình sản xuất: Hỗ trợ việc quản lý sản xuất từ việc đặt hàng nguyên liệu đến sản xuất thành phẩm.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Theo dõi thông tin và tương tác với khách hàng, từ việc quản lý thông tin liên hệ đến quản lý chiến lược tương tác và marketing.
- Quản lý nhân sự và tài nguyên: Bao gồm quản lý thông tin nhân viên, quá trình tuyển dụng, quản lý lương và các chính sách nhân sự khác.
- Quản lý dự án: Hỗ trợ việc quản lý dự án từ lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ và nguồn lực.
- Phân tích và báo cáo: Cung cấp công cụ để phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh và tạo ra báo cáo thông tin chi tiết và tổng quan.
- Tích hợp và linh hoạt: Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức để chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả và linh hoạt.
Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quản lý toàn diện và cung cấp cái nhìn tổng thể về mọi khía cạnh của một doanh nghiệp, từ tài chính đến vận hành hàng ngày và quản lý tài nguyên con người.
1.1.3 Phân loại hệ thống ERP
Hệ thống ERP có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, dựa trên các tiêu chí như quy mô, chức năng, cấu trúc triển khai và ngành công nghiệp Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến:
- Theo quy mô doanh nghiệp:
+ ERP cho doanh nghiệp lớn: Được thiết kế để phục vụ cho các tổ chức có quy mô lớn, với nhiều chi nhánh, đòi hỏi tính mở rộng và linh hoạt cao.
+ ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường có giải pháp linh hoạt, giá cả phù hợp và dễ dàng triển khai.
+ ERP cơ bản: Tập trung vào quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý nhân sự.
+ ERP mở rộng: Bao gồm nhiều tính năng hơn như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM), quản lý sản xuất (MES),…
- Theo cấu trúc triển khai:
+ On-premises ERP: Triển khai trên cơ sở hạ tầng và máy chủ của tổ chức, yêu cầu quản lý và bảo trì từ doanh nghiệp.
+ Cloud-based ERP: Triển khai dưới dạng dịch vụ qua internet, cho phép truy cập từ xa, được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ.
+ ERP ngành sản xuất: Tập trung vào quản lý sản xuất, quản lý tồn kho, dự đoán nhu cầu và các quy trình sản xuất.
+ ERP ngành dịch vụ: Tập trung vào quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý dự án và quản lý nguồn nhân lực.
Mỗi loại ERP có những ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với các yêu cầu, mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp trong từng ngành công nghiệp và quy mô khác nhau Sự lựa chọn đúng loại ERP phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất làm việc.
1.1.4 Vai trò của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp
Hệ thống ERP đóng một vai trò quan trọng và đa chiều đối với doanh nghiệp:
Tìm hiểu về phần mềm MISA AMIS
1.2.1 Tên phần mềm, nhà cung cấp
MISA AMIS (Application Management Information System) là một phần mềm quản trị toàn diện dành cho doanh nghiệp do công ty MISA phát triển, được Bộ Thông tin & Truyền thông bảo trợ Ra đời nhằm giúp đơn giản hóa công tác quản trị doanh nghiệp, MISA AMIS có tới 4 mảng cốt lõi: tài chính, kinh doanh, nhân sự và điều hành Các nghiệp vụ này được tích hợp với nhau thành một hệ thống hợp nhất.
1.2.2 Phạm vi áp dụng phần mềm
AMIS là một hệ thống phần mềm quản lý thông tin ứng dụng, thường được sử dụng trong nhiều loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực khác nhau Phạm vi áp dụng của AMIS có thể bao gồm:
- Doanh nghiệp đa ngành: AMIS có thể được triển khai trong các công ty hoạt động trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau như sản xuất, dịch vụ, bán lẻ, tài chính, y tế, giáo dục và nhiều lĩnh vực khác.
- Lĩnh vực công nghệ thông tin: AMIS thường được sử dụng bởi các chuyên gia và nhà quản lý IT để quản lý hệ thống thông tin và các ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức.
- Quản lý thông tin ứng dụng: Hệ thống AMIS thường được sử dụng để quản lý thông tin về ứng dụng, từ việc triển khai, quản lý vận hành, đến bảo trì và cập nhật các ứng dụng trong doanh nghiệp.
- Quản lý hệ thống và dữ liệu: AMIS có thể hỗ trợ quản lý hệ thống và dữ liệu, bao gồm quản lý người dùng, quản lý quyền truy cập, sao lưu dữ liệu, và bảo mật thông tin.
- Tối ưu hóa quy trình và hiệu suất: Hệ thống này có thể được áp dụng để tối ưu hóa các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí.
Tóm lại, AMIS có thể áp dụng rộng rãi trong nhiều loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực khác nhau để quản lý thông tin ứng dụng và tối ưu hóa quy trình làm việc
1.2.3 Điều kiện triển khai phần mềm AMIS cho doanh nghiệp Điều kiện triển khai phần mềm AMIS cho doanh nghiệp có thể bao gồm:
- Thiết bị hạ tầng: Để triển khai AMIS, doanh nghiệp cần có hạ tầng công nghệ tương đối mạnh mẽ, bao gồm máy chủ, mạng lưới và thiết bị kỹ thuật khác Cần đảm bảo rằng các thiết bị này đủ mạnh để hỗ trợ việc triển khai và hoạt động ổn định của phần mềm.
- Kinh phí: Triển khai phần mềm thường đòi hỏi nguồn lực tài chính khá lớn, bao gồm chi phí giấy phép, triển khai, tùy chỉnh, huấn luyện nhân viên và duy trì hệ thống sau khi triển khai Việc xác định nguồn kinh phí phù hợp rất quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.
- Quy trình triển khai: Để triển khai thành công, cần phải có kế hoạch chi tiết và quy trình rõ ràng Bao gồm từ việc phân tích nhu cầu, lập kế hoạch triển khai, cấu hình phần mềm, huấn luyện người dùng và hỗ trợ sau triển khai.
- Tổ chức và nguồn lực: Cần có sự hỗ trợ và cam kết từ phía tổ chức để đảm bảo rằng quá trình triển khai diễn ra thuận lợi Điều này có thể bao gồm sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, sự tham gia chủ động từ nhân viên và sự hỗ trợ từ các bộ phận IT hoặc nhà cung cấp dịch vụ ngoại vi.
Các bước triển khai phần mềm AMIS cho doanh nghiệp bao gồm:
Bước 1: Xác định yêu cầu và phân tích
- Thu thập thông tin từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp để hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu.
- Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống AMIS.
Bước 2: Lựa chọn phần mềm AMIS phù hợp
- Tìm kiếm, so sánh và lựa chọn phần mềm AMIS phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Đánh giá tính linh hoạt, khả năng tương thích và tùy chỉnh của phần mềm.
Bước 3: Thiết kế hệ thống
- Xác định kiến trúc hệ thống, các module và giao diện người dùng dựa trên yêu cầu đã xác định.
- Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết và lịch trình thực hiện.
Bước 4: Phát triển và tùy chỉnh
- Xây dựng hệ thống AMIS dựa trên thiết kế đã được phê duyệt.
- Tùy chỉnh các chức năng, cấu hình và tích hợp nếu cần thiết để đáp ứng yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Bước 5: Kiểm thử và đảm bảo chất lượng
- Thực hiện các bước kiểm thử chất lượng để đảm bảo tính ổn định, bảo mật và hiệu suất của hệ thống.
- Kiểm tra tính tương thích với các hệ thống khác nếu có.
- Chuyển hệ thống từ môi trường thử nghiệm sang môi trường sản xuất.
- Triển khai hệ thống AMIS vào môi trường hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 7: Đào tạo và hỗ trợ người dung
- Cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống AMIS.
- Đảm bảo có sẵn hỗ trợ kỹ thuật sau triển khai để giúp người dùng giải quyết vấn đề và tận dụng hệ thống.
Bước 8: Theo dõi, đánh giá và cải tiến
- Theo dõi hiệu suất của hệ thống sau khi triển khai để đảm bảo nó đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu ban đầu.
- Thu thập phản hồi từ người dùng và thực hiện các cải tiến để nâng cao hiệu suất và tính năng của hệ thống.
1.2.5 Khó khăn, thách thức khi triển khai phần mềm AMIS trong doanh nghiệp
- Triển khai không theo trình tự: Trình tự triển khai một hệ thống đã được nhà sản xuất và các chuyên gia thống nhất Nếu muốn thay đổi, phải có sự tham vấn từ phía nhà cung cấp Việc triển khai phần mềm theo trình tự các giai đoạn là vô cùng quan trọng Những nỗ lực thực hiện mọi thứ ngay lập tức và cùng lúc sẽ dẫn đến sự bối rối cho nhân viên và hỗn loạn trong hoạt động kinh doanh.
- Việc đào tạo và huấn luyện sử dụng phần mềm không được quan tâm đúng mức: Người dùng đóng vai trò quyết định trong sự thành công của dự án, vì vậy việc kế hoạch đào tạo và huấn luyện nhân viên sử dụng phần mềm AMIS trong và sau khi triển khai dự án là tối quan trọng Những khóa đào tạo thích hợp sẽ khiến nhân viên cảm thấy thoải mái với ứng dụng mới Nó sẽ ngăn chặn những rủi ro phản kháng, cắt được những nguồn lực dư thừa và hệ thống sẽ phát huy toàn bộ hiệu quả với các chức năng của mình.
- Phân tích chuẩn xác về nhu cầu của doanh nghiệp: Việc thiếu các phân tích đúng về nhu cầu trong chính doanh nghiệp sẽ dẫn đến việc phần mềm không cung cấp được các chức năng cần thiết Điều này có thể ảnh hưởng đến các hoạt động trong thời gian dài, làm giảm năng suất và lợi nhuận Đây là yếu tố tiên quyết trước khi chọn hệ thống nào Vì vậy công ty nên cân nhắc tư vấn các chuyên gia.
TÌM HIỂU VÀ MÔ HÌNH HÓA TRANG WEB THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
Giới thiệu về website Shopee
2.1.1 Giới thiệu chung về Shopee
Shopee là một ứng dụng mua sắm trực tuyến và sàn giao dịch thương mại điện tử có trụ sở tại Singapore, trực thuộc công ty Sea Shopee được thành lập từ năm 2015 và cho đến nay đã có mặt trên nhiều quốc gia trên thế giới: Singapore, Malaysia, Thái Lan, Đài Loan, Indonesia, Việt Nam, Philippines, Brazil, Ba Lan.
Shopee ra đời nhằm đem đến cho khách hàng trải nghiệm việc mua sắm trực tuyến một cách đơn giản, an toàn và tiện lợi bởi quá trình thanh toán và vận chuyển nhanh chóng Bên cạnh đó, Shopee sẽ tạo ra một môi người kinh doanh cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp muốn quảng bá, tiếp thị và phân phối sản phẩm của mình đến với khách hàng.
Mô hình hoạt động của Shopee là một mô hình hợp tác win-win-win, khi tham gia Shopee cả người bán, người mua và Shopee đều cùng có lợi Bán hàng trên Shopee đang dần phát triển lên một tầm cao mới Giờ đây, người bán có thể dùng Shopee như một kênh marketing giúp quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng hiệu quả hơn.
Những đặc điểm nổi bật của Shopee:
- Giao diện thân thiện, tương thích trên cả máy tính và thiết bị di động
- Tích hợp tính năng trò chuyện trực tiếp giúp người mua và người bán liên hệ với nhau dễ dàng hơn
- Đa dạng hình thức thanh toán để người dùng lựa chọn
- Hoàn toàn miễn phí với người mua hàng
- Cam kết đảm bảo đơn hàng cho người bán và quyền lợi cho người mua
- Dịch vụ vận chuyển đa dạng và nhanh chóng Đặc biệt, Shopee rất đa dạng hình thức vận chuyển cho người dùng lựa chọn
Có rất nhiều loại mặt hàng trên Shopee từ vật dụng gia đình, đời sống sức khỏe, làm đẹp, thời trang, thể thao, sản phẩm ăn uống đến các đồ điện tử, từ đồ bình dân đến những đồ xa xỉ Dường như tất mọi thứ bạn muốn đề có thể mua trên Shopee. Ở trên Shopee có phần phản hồi về sản phẩm nên nếu có bất kỳ phản hồi nào về hàng giả, hàng nhái thì các chủ shop bán hàng sẽ bị ngưng hợp tác vĩnh viễn Do đó, người mua có thể yên tâm hơn khi mua hàng trên sàn thương mại điện tử này Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo những phản hồi công khai trước khi quyết định mua một sản phẩm nào đó.
Shopee ngày càng được người dùng đánh giá cao bởi nền tảng thương mại điện tử này luôn cập nhật thêm nhiều tính năng mới Nhờ vậy mà người mua và người bán dễ dàng tiếp cận với nhau hơn.
2.1.2 Giới thiệu về website Shopee
- Giao diện trang chủ: Trang chủ của Shopee thường có giao diện sáng sủa và dễ sử dụng, với các banner quảng cáo chương trình khuyến mãi, ưu đãi nổi bật và sản phẩm hot.
- Danh mục sản phẩm: Trang web Shopee có các danh mục sản phẩm đa dạng, giúp người mua dễ dàng tìm kiếm và chọn lựa Các danh mục thường bao gồm thời trang, điện tử, đồ gia dụng, mỹ phẩm, đồ chơi, thực phẩm và nhiều hạng mục khác.
- Flash sale và Ưu đãi: Trang web thường hiển thị các ưu đãi, khuyến mãi và flash sale nổi bật để thu hút sự chú ý của người mua.
- Tìm kiếm và Bộ lọc: Shopee cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và bộ lọc để người mua có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm theo nhu cầu cụ thể.
- Trang sản phẩm: Mỗi sản phẩm thường có một trang riêng với thông tin chi tiết, giá cả, đánh giá từ người mua trước và các chi tiết khác.
- Giỏ Hàng và Thanh Toán: Người mua có thể thêm sản phẩm vào giỏ hàng và tiến hành thanh toán Shopee hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm thanh toán trực tuyến và thanh toán khi nhận hàng (Cash on delivery - COD).
- Đánh Giá và Phản Hồi: Mỗi sản phẩm thường có phần đánh giá và phản hồi từ người mua trước, giúp người mua đưa ra quyết định thông tin.
- Trang cá nhân và Đơn hàng: Người dùng có thể quản lý tài khoản cá nhân, xem đơn hàng đã đặt, theo dõi đơn hàng đang vận chuyển và quản lý thông tin cá nhân.
- Ứng dụng di động: Shopee cung cấp ứng dụng di động trên nền tảng iOS vàAndroid, mang lại trải nghiệm mua sắm thuận lợi trên điện thoại di động.
Mô tả quy trình xử lý đơn hàng trên website Shopee
2.2.1 Xác nhận đơn hàng (Chấp nhận hay hủy đơn mua)
Quy trình xác nhận đơn hàng trên website Shopee:
Trước khi người mua ấn nút “Đặt hàng” trên Shopee thì người mua phải cung cấp thông tin về họ tên, địa chỉ, số điện thoại, hình thức thanh toán.
Sau đó, trong 30 phút kể khi người mua đặt hàng và không hủy đơn trên Shopee, nhà bán hàng cần xác nhận rồi chuyển đơn vào mục “Chờ lấy hàng” Lúc này người bán có thể xác nhận trên điện thoại hoặc website:
- Truy cập website chọn mục “Quản lý vận chuyển”
- Chuyển sang mục “Chờ lấy hàng” để tiếp tục quy trình xử lý đơn hàng Shopee
- Nhấn vào nút “Chuẩn bị hàng”
- Chọn hình thức vận chuyển bao gồm “Tôi sẽ tự mang tới bưu cục” và “Đơn vị vận chuyển tới lấy hàng”.
Còn nếu sau 30 phút mà người mua thay đổi lựa chọn không mua hàng nữa thì người mua cần cung cấp thông tin về lý do hủy đơn hàng để người bán hàng vào mục “Quản lý đơn hàng” xem lý do mà người mua chọn hủy đơn hàng rồi nhấn vào nút phản hồi để đưa ra thông tin “Đồng ý” hay “Từ chối” ở mục “Yêu cầu hủy đơn hàng” Rồi hệ thống sẽ gửi lại phản hồi cho người mua.
2.2.2 Chuần bị hàng và đóng gói sản phẩm
Sau khi người bán xác nhận đơn hàng và người mua không hủy đơn, người bán tiến hành chuẩn bị hàng và đóng gói sản phẩm
- Người bán có trách nhiệm đóng gói theo đúng tiêu chuẩn:
+ Trường hợp hàng hóa không đóng gói đúng tiêu chuẩn, nhân viên giao nhận sẽ hướng dẫn đóng gói lại hoặc có quyền từ chối nhận hàng.
+ Trường hợp hàng hóa không đóng gói đúng tiêu chuẩn nhưng được bàn giao thành công cho đơn vị vận chuyển: Gói hàng sẽ được đơn vị vận chuyển chuyển hoàn hoặc tiêu hủy (trong trường hợp xấu nhất) nếu xảy ra hư hỏng hoặc bể vỡ và không thể tiếp tục giao đến cho người mua.
- Người bán đóng gói sản phẩm theo quy trình
+ Cố định nắp sản phẩm:
Sử dụng 2-3 lớp băng keo để cố định nắp sản phẩm
Quấn xốp bong bóng hoặc màng có đủ 6 mặt sản phẩm
+ Chèn kín các khe hở: Giữa các sản phẩm hoặc giữa sản phẩm và thùng carton, sử dụng mút xốp để chèn kín các khe hở
+ Dán kín thùng carton: Sử dụng băng keo để dán kín thùng carton
+ Đánh dấu vận đơn: Dán phiếu giao hàng hoặc viết tay mã vận đơn bên ngoài thùng carton (tuỳ yêu cầu của từng đơn vị vận chuyển).
+ Đối với các đơn hàng dễ vỡ, cần đóng gói cẩn thận theo quy định đóng gói và ghi chú thêm “Hàng dễ vỡ” bên ngoài gói hàng để nhân viên vận chuyển lưu ý cẩn thận trong quá trình giao hàng.
+ Đối với thực phẩm sấy khô, cần đóng bao bì chống thấm, hút chân không và quấn kỹ màng co quanh sản phẩm để tránh phát tán mùi.
2.2.3 In phiếu gửi hàng/ đơn hàng và dán lên đơn hàng
Sau khi đóng gói sản phẩm, người bán cần in phiếu gửi hàng bao gồm những thông tin sau: tên cửa hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số lượng, đơn giá, thanh toán và mã phiếu Việc in phiếu gửi hàng và dán lên đơn hàng có thể thực hiện theo quy trình sau:
- Truy cập vào trang quản lý đơn hàng để xem danh sách các đơn hàng hiện có trên website shopee với tài khoản của cửa hàng.
- Tìm đơn hàng cần in phiếu gửi hàng và dán lên.
- Chọn đơn hàng đó và tìm kiếm nút "In phiếu gửi hàng" hoặc "In đơn hàng" (tên có thể khác nhau tùy vào giao diện của Shopee).
- Nhấp vào nút "In phiếu gửi hàng" hoặc "In đơn hàng" để tạo một trang mới hiển thị phiếu gửi hàng đã được tạo sẵn.
- Đảm bảo rằng máy in đã được kết nối và hoạt động bình thường.
- Nhấp vào nút "In" trên trang phiếu gửi hàng để in phiếu.
- Sau khi in xong, kiểm tra phiếu gửi hàng và cắt nếu cần thiết để tạo thành một phiếu riêng biệt.
- Dán phiếu gửi hàng lên bên ngoài gói hàng một cách rõ ràng và dễ nhìn thấy.
- Kiểm tra và đảm bảo rằng phiếu gửi hàng đã được dán đúng và chính xác trên gói hàng.
- Hoàn tất quá trình in và dán phiếu gửi hàng lên bao bì đóng gói sản phẩm. Lưu ý: Quy trình trên có thể có sự khác biệt nhỏ tùy thuộc vào phiên bản và giao diện của website Shopee.
- Sau khi người bán dán phiếu gửi hàng lên sản phẩm, sản phẩm được bàn giao cho đơn vị vận chuyển
- Đơn vị vận chuyển gửi sản phẩm đến kho phân loại, sau đó sản phẩm sẽ được nhân viên giao hàng gửi đến người mua và xác nhận đơn hàng đã giao thành công trên hệ thống
- Khi sản phẩm được giao đến, người mua kiểm tra và xác nhận sản đã được giao trên website Shopee
2.2.5 Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công
Quy trình xử lý đơn hàng giao không thành công trên Shopee:
- Nếu giao hàng không thành công thì bưu tá nên cập nhật lý do giao hàng không thành công cho người bán và hoàn hàng về cho người bán.
- Khi hoàn hàng về cho người bỏn thỡ: ã
Trong trường hợp nhận được bưu kiện giao không thành công, người bán cần kiểm tra tình trạng hàng hoá
+ Nếu sản phẩm bên trong vẫn trong tình trạng tốt, người bán có thể bổ sung vào kho
+ Nếu hàng hóa hư hỏng có thể khiếu nại đến Shopee để yêu cầu bồi thường thiệt hại, hoặc nếu đơn vị vận chuyển không thể giao hàng cho người bán, trạng thái của kiện hàng sẽ chuyển thành “Không thể giao đến Người bán”.
Phân tích, thiết kế quy trình xử lý đơn hàng trên website Shopee
Tác nhân của quy trình xử lý đơn hàng trên Shopee bao gồm: Người mua, Người bán và Nhân viên giao hàng.
- Đối với Xác nhận đơn hàng (Chấp nhận hay hủy đơn) Đối với người mua: Khi người mua sử dụng Shopee để mua hàng, người mua sẽ phải gửi thông tin cá nhân và nhu cầu của mình lên hệ thống Shopee Hệ thống sẽ tiếp nhận nhu cầu của người mua và sẽ gửi lại các thông tin mà người mua cần sau quá trình xử lý (như sản phẩm đơn hàng, hóa đơn, tài khoản/thẻ của khách hàng) Cuối cùng, người mua sẽ lựa chọn thanh toán hóa đơn bằng cách chuyển tiền vào hệ thống Shopee hoặc thanh toán khi nhận hàng trên “Hình thức thanh toán”
- Đối với Đóng gói sản phẩm: Người bán sẽ phải đóng gói đơn hàng đúng hàng khách đã đặt và theo đúng tiêu chuẩn để đảm bảo sản phẩm được giao đến khách an toàn và chất lượng.
- Đối với In phiếu gửi hàng và dán lên đơn hàng: Đối với người bán: Người bán cung cấp cho hệ thống của Shopee các thông tin như: thông tin cửa hàng, thông tin sản phẩm để hệ thống lưu trữ và cung cấp thông tin cho khách hàng Hệ thống của Shopee sẽ cung cấp lại cho người bán thông tin về: tài khoản, thông tin đơn hàng.
- Đối với Giao hàng: Đối với nhân viên giao hàng: Nhân viên giao hàng là người thực hiện công việc vận chuyển sản phẩm từ bưu cục hoặc trung tâm phân phối đến địa chỉ nhận hàng của người mua Họ có trách nhiệm đảm bảo sản phẩm được giao đúng địa chỉ và trong tình trạng tốt.
- Đối với Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công:
+ Đối với bên đơn vị vận chuyển: Nếu không giao được hàng đến tay người mua cần cập nhật lý do và chuyển trạng thái đơn hàng thành giao hàng không thành công và hoàn về người bán
+ Đối với người mua: Khi nhận hàng mà có vấn đề gì với đơn hàng cần liên hệ ngay với người bán để giải quyết hoặc bấm “Hoàn hàng” trong mục “Chờ giao hàng” để hoàn hàng cho người bán Còn nếu không có vấn đề gì với đơn hàng cần bấm “Đã nhận được hàng” trong mục “Chờ giao hàng” sau đó hệ thống sẽ tự động chuyển qua mục
+ Đối với người bán: Cần giải quyết mọi vấn đề về đơn hàng cho người mua và cần kiểm tra lại hàng nếu bị hoàn về.
- Đối với Xác nhận đơn hàng (Chấp nhận hay hủy đơn)
+ Kho dữ liệu: Quản lý vận chuyển lưu trữ thông tin về cách thức vận chuyển đơn hàng của người bán: người bán có thể giao đơn hàng trực tiếp ra bưu cục hay yêu cầu nhân viên giao hàng đến nhà lấy Ngoài ra, kho dữ liệu này còn lưu thông tin của người mua, đơn hàng
+ Kho dữ liệu: Không thể giao đến người bán lưu trữ đơn hàng mà nhân viên giao hàng không thể giao thành công đến người bán trong quá trình vận chuyển đơn hàng.
- Đối với Đóng gói sản phẩm
Kho dữ liệu quản lý vận chuyển nhận dữ liệu từ nhân viên giao hàng, lưu trữ các dữ liệu về trạng thái đơn hàng, đơn hàng đang đi tới đâu hay các dữ liệu về thông tin đơn hàng, mã vận đơn và thông tin khách hàng
- Đối với In phiếu gửi hàng và dán lên đơn hàng
Kho dữ liệu quản lý thông tin cá nhân khách hàng lưu thông tin đơn sản phẩm và thông tin khách hàng, người bán tìm thông tin chính xác trên kho dữ liệu để dán lên sản phẩm
Kho dữ liệu quản lý đơn hàng, người bán nhập dữ liệu người dùng lên khó dữ liệu, nhân viên giao hàng dựa vào thông tin được cung cấp giao đến cho người mua
- Đối với Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công
Kho dữ liệu quản lý đơn hàng giao hàng không thành công nhân viên giao hàng nhập lý do không giao được hàng lên hệ thống rồi gửi trả lại hàng cho người bán
2.3.3 Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 1 Biểu đồ phân cấp chức năng
2.3.4 Biểu đồ ở mức ngữ cảnh
Hình 2 Biểu đồ ở mức ngữ cảnh
2.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
2.3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh
- Xác nhận đơn hàng (Chấp nhận hay hủy đơn)
Hình 4 Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh đối với chức năng Xác nhận đơn hàng
Hình 5 Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh đối với công đoạn Đóng gói sản phẩm
- In phiếu gửi hàng và dán lên đơn hàng
Hình 6 Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh đối với công đoạn In phiếu gửi hàng và dán lên đơn hàng
Hình 7 Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh đối với công đoạn Giao hàng
- Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công
Hình 8 Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh đối với công đoạn Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công