Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch và
lOMoARcPSD|38842354 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ &TMĐT BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý nhân sự Xây dựng bài toán đặc tả các hoạt động nghiệp vụ của một hệ thống thông tin có trong doanh nghiệp và vẽ biểu đồ phân rã chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu Giáo viên hướng dẫn : Lê Việt Hà : 2315eCIT0311 Lớp : 01 Nhóm : Thành viên nhóm Hà Văn Biên Nguyễn Hoàng Duy Ngô Mai Anh Trần Thành Công Vũ Thị Lan Anh (NT) Nguyễn Ánh Dương Nguyễn Thị Vân Anh Nguyễn Việt Anh Nguyễn Khánh Chi Nguyễn Thùy An Hà Nội, 2023 Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 MỤC LỤC BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 3 Phần 1: Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý nhân sự .1 1.1 Tổng quan hệ thống thông tin quản lý nhân sự .1 1.1.1 Khái niệm .1 1.1.2 Chức năng 1 1.1.3 Vai trò .2 1.1.4 Thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống quản lý nhân sự .3 1.2 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự MISA AMIS HRM 5 1.2.1 Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý nhân sự MISA AMIS HRM 5 1.2.2 Chức năng 6 1.2.3 Lợi ích 8 Phần 2: Bài toán quản lý bán hàng 10 2.1 Bài toán 10 2.2 Mô hình phân rã chức năng .10 2.3 Mô hình luồng dữ liệu .11 2.3.1 Xác định các yếu tố 11 2.3.2 Sơ đồ ngữ cảnh 11 2.3.3 Sơ đồ mức đỉnh 12 2.3.4 Sơ đồ mức dưới đỉnh 13 Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Họ và tên Mã SV Nhiệm vụ Điểm Nguyễn Thùy An 21D190206 - Nội dung Phần 2 9 Ngô Mai Anh 21D190207 - Thuyết trình - Thư ký 8.75 - Nội dung 1.2.1 và 1.2.2 8.5 8.5 Nguyễn Thị Vân Anh 21D190208 Nội dung Phần 2 9 8.5 Nguyễn Việt Anh 21D190103 Nội dung Phần 2 8.5 Vũ Thị Lan Anh 21D190209 - Nhóm trưởng 8.5 Hà Văn Biên 20D140006 - Nội dung Phần 2 9 - Word và Thuyết trình 8.5 Nội dung 1.1.3 Nguyễn Khánh Chi 21D190211 Nội dung 1.1.4 (Khó khăn) Trần Thành Công 21D190161 Nội dung 1.1.4 (Thuận lợi) Nguyễn Ánh Dương 21D190214 - Nội dung 1.2.3 Nguyễn Hoàng Duy - PowerPoint 21D190213 Nội dung 1.1.1 và 1.1.2 Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 Phần 1: Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1.1 Tổng quan hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ quản lý nhân sự trong doanh nghiệp Một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan 1.1.2 Chức năng Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nguồn nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho doanh nghiệp Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch và chiến lược bằng cách cung cấp cho bộ phận quản lý công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân lực khác… Các quyết định, điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của hệ thống thông tin quản lý nhân sự bao gồm: 1 Quản lý thông tin cá nhân của nhân viên: Hệ thống giúp lưu trữ, quản lý và cập nhật thông tin hồ sơ cá nhân của nhân viên như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày sinh, quốc tịch, dân tộc, tôn giáo, hình ảnh và nhiều thông tin khác 2 Quản lý chức vụ và phòng ban: Hệ thống sắp xếp, tạo danh sách phòng ban và cung cấp thông tin về chức vụ của nhân viên, giúp cho quản lý nhân sự dễ dàng quản lý vị trí, lịch sử và báo cáo tình trạng nhân sự tại mỗi phòng ban 3 Quản lý lương và chế độ đãi ngộ: Hệ thống giúp quản lý lương, phụ cấp, thưởng và các khoản đãi ngộ khác cho các nhân viên tại các phòng ban, khu vực và mức lương tương ứng với chức vụ 4 Quản lý hợp đồng lao động: Hệ thống giúp phân loại và quản lý các hợp đồng lao động của nhân viên, bao gồm hợp đồng thử việc, hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn 5 Quản lý nghỉ phép và chấm công: Hệ thống giúp quản lý lịch nghỉ phép của nhân viên và chấm công thông qua các phương tiện khác nhau như máy chấm công hoặc phần mềm chấm công 6 Quản lý đào tạo và phát triển: Hệ thống giúp lên kế hoạch, tổ chức các khóa đào tạo, đánh giá hiệu quả sau khi đào tạo, theo dõi năng lực của nhân viên và hỗ trợ quản lý kiểm tra ký năng của nhân viên trong thời gian làm việc 7 Quản lý việc thăng tiến và đánh giá kết quả làm việc: Hệ thống giúp đánh giá kết quả làm việc của từng nhân viên, cung cấp phản hồi 360 độ và giúp quản lý nhân sự lên kế hoạch thăng tiến nhân viên Tất cả các chức năng trên giúp quản lý nhân sự hoạt động một cách hiệu quả và giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực nhân sự của mình Chức năng mà hệ thống thông tin 1 Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 quản lý nhân sự mang lại là thật sự cần thiết để các tổ chức, doanh nghiệp phát triển một cách toàn diện và bền vững theo thời gian 1.1.3 Vai trò - Hoàn thiện cơ sở hệ thống quản lý nhân sự Hoàn thiện cơ sở hệ thống công nghệ thông tin là một trong những vai trò chính của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Vai trò này nhằm mục đích giúp các tổ chức hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, từ phần mềm, phần cứng, mạng và cơ sở dữ liệu Để hoàn thiện cơ sở hệ thống công nghệ thông tin, các tổ chức cần có một kế hoạch đầu tư công nghệ thông tin rõ ràng và hiệu quả Kế hoạch này bao gồm các hoạt động như cập nhật phần mềm, nâng cấp phần cứng, tăng cường bảo mật mạng, tối ưu hóa cơ sở dữ liệu và xây dựng hệ thống lưu trữ hiệu quả Việc hoàn thiện cơ sở hệ thống công nghệ thông tin giúp cho các tổ chức có thể hoạt động một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn, đồng thời giảm thiểu tình trạng lỗi hệ thống và tăng cường độ tin cậy của hệ thống Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức quản lý nhân sự, bởi vì các hoạt động của họ phụ thuộc vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự, bao gồm các dữ liệu về nhân viên, thông tin liên quan đến lương và phúc lợi, đào tạo và phát triển, và nhiều hơn nữa Ngoài ra, việc hoàn thiện cơ sở hệ thống công nghệ thông tin cũng giúp cho các tổ chức có thể đáp ứng được các yêu cầu của các quy định và chính sách liên quan đến quản lý nhân sự, đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các tổ chức đang phải đối mặt với những yêu cầu ngày càng cao về bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu - Hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý và theo dõi các thông tin liên quan đến nhân sự, bao gồm thông tin về nhân viên, lương và phúc lợi, đào tạo và phát triển, quản lý hiệu suất, quản lý thời gian làm việc và nhiều hơn nữa Với vai trò này, hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp cho các tổ chức có thể tổ chức và quản lý các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn Chẳng hạn, hệ thống này có thể giúp cho các tổ chức quản lý thông tin về các đơn đăng ký nghỉ phép, giờ làm việc, phân công công việc và quản lý các thông tin liên quan đến lương và phúc lợi của nhân viên Hơn nữa, hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng giúp cho các tổ chức có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến nhân sự Chẳng hạn, hệ thống này có thể giúp cho các tổ chức quản lý hiệu suất của nhân viên, theo dõi quá trình đào tạo và phát triển, đánh giá chất lượng công việc, và nhiều hơn nữa Điều này giúp các tổ chức có thể đưa ra quyết định quản lý nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế và chính xác Cuối cùng, hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng giúp cho các tổ chức có thể tối ưu hóa các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến nhân sự Chẳng hạn, hệ thống này có thể tự động hóa quá trình đăng ký nghỉ phép, tạo lịch làm việc tự động, và cung cấp các công cụ hỗ trợ để quản lý và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến nhân sự Điều này giúp cho các tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu các sai sót trong quá trình quản lý nhân sự Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 - Hỗ trợ các hoạt động quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp các tổ chức quản lý và theo dõi các thông tin liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp các công cụ hỗ trợ để quản lý và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến nhân sự Với vai trò này, hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp các công cụ quản lý nhân sự để giúp các tổ chức quản lý và phát triển nhân viên một cách hiệu quả Chẳng hạn, hệ thống này có thể giúp cho các tổ chức quản lý thông tin về kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên, giúp các tổ chức đưa ra quyết định phát triển kỹ năng và đào tạo phù hợp với nhu cầu của từng nhân viên Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng cung cấp các công cụ quản lý lương và phúc lợi để giúp các tổ chức quản lý chi phí và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến lương và phúc lợi của nhân viên Các công cụ này có thể giúp cho các tổ chức theo dõi lương và phúc lợi của nhân viên, tạo các kế hoạch lương và phúc lợi phù hợp với từng nhân viên, đồng thời tạo ra các báo cáo về chi phí và hiệu quả của các chương trình lương và phúc lợi Ngoài ra, hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng cung cấp các công cụ quản lý hiệu suất để giúp các tổ chức đánh giá hiệu quả của nhân viên và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến quản lý hiệu suất Các công cụ này có thể giúp các tổ chức theo dõi hiệu suất của nhân viên, đưa ra đánh giá hiệu suất chính xác và đưa ra các kế hoạch để nâng cao hiệu suất của nhân viên Cuối cùng, hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng cung cấp các công cụ quản lý nhân sự tổng thể để giúp các tổ chức quản lý các thông tin liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả và tối ưu hóa các quy trình quản lý 1.1.4 Thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống quản lý nhân sự i) Thuận lợi - Xác định và quản lý lực lượng lao động hiệu quả Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hỗ trợ việc xác định, phân loại và quản lý nhân viên hiệu quả Nó cung cấp một cơ sở dữ liệu toàn diện về hồ sơ nhân viên có thể được sử dụng để sắp xếp đúng nhân viên cho đúng công việc và xác định những khoảng trống trong lực lượng lao động, cho phép các nhà quản lý nhân sự theo dõi và giám sát dữ liệu của nhân viên như chấm công, nghỉ phép, hiệu suất và phản hồi, giúp xác định các lĩnh vực cải tiến và nhu cầu đào tạo cho nhân viên, cung cấp khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu có giá trị cho phép các nhà quản lý nhân sự theo dõi và phân tích xu hướng dữ liệu của nhân viên và đưa ra dự đoán để cải thiện lực lượng lao động Hệ thống này cũng có thể tự động hóa các quy trình tuyển dụng và lựa chọn, cho phép các tổ chức thuê được nhân viên phù hợp nhanh hơn - Ra quyết định chính xác và nhanh hơn Với quyền truy cập vào dữ liệu chính xác, người quản lý có thể đưa ra các quyết định sáng suốt liên quan đến tuyển dụng, thăng chức, đào tạo, thuyên chuyển, bồi thường và giữ chân nhân viên Hệ thống có thể giúp xác định các lỗ hổng kỹ năng, các lĩnh vực cần phát triển và sự tham gia của nhân viên, cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có thể tự động hóa nhiều quy trình Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 nhân sự như tuyển dụng, giới thiệu, quản lý dữ liệu nhân viên và quản lý hiệu suất Điều này làm cho các quy trình hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian và nguồn lực - Cải thiện giao tiếp và cộng tác Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp một nền tảng tập trung cho giao tiếp và cộng tác của nhân viên, giúp nhân viên giao tiếp với đồng nghiệp và người quản lý dễ dàng hơn Hệ thống này cung cấp một cổng thông tin tự phục vụ cho phép nhân viên truy cập hồ sơ và cập nhật thông tin của họ, giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhân viên nhân sự - Tuân thủ các yêu cầu pháp lý Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có thể giúp các tổ chức tuân thủ các quy định và luật lao động Nó theo dõi các cập nhật quy định cần thiết, đảm bảo tài liệu phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho PTO và bảng lương, vì vậy việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý trở nên dễ dàng hơn - Cải thiện mức độ gắn kết và giữ chân nhân viên Một hệ thống hỗ trợ tuyển dụng, giới thiệu và phát triển chuyên môn hiệu quả sẽ thúc đẩy mức độ gắn kết và giữ chân nhân viên Hệ thống này có thể cung cấp trải nghiệm hấp dẫn cho nhân viên giúp mang lại sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên Nó cung cấp các đánh giá hiệu suất thường xuyên của nhân viên, giúp họ xác định các điểm mạnh và điểm yếu và cách họ có thể cải thiện trong vai trò công việc của mình ii) Khó khăn - Khó khăn khi đào tạo người quản lý và sử dụng hệ thống Tuy có nhiều ưu việt so với phương pháp quản lý thủ công nhưng không phải nguồn nhân sự nào trong doanh nghiệp cũng có thể biết cách sử dụng hệ thống Chính vì thế, doanh nghiệp sẽ cần đào tạo người quản trị biết cách siết chặt quản lý, giám sát, người nhân viên cần có sự linh hoạt, nhanh nhẹn và thông minh trong công việc Điều này đòi hỏi chất lượng nguồn nhân lực phải có trình độ cao, vì thế sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, chi phí hơn trong việc tuyển dụng và đãi ngộ - Nguy cơ mất mát dữ liệu nhân sự Nếu doanh nghiệp triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự có tính bảo mật dữ liệu không cao, khả năng rủi ro bị đánh cắp thông tin nhân sự là rất lớn Điều này gây ảnh hưởng đến đời sống của nhân viên cũng như uy tín của doanh nghiệp Bên cạnh rủi ro bảo mật, phần lớn hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện nay đều dùng những phần mềm online yêu cầu kết nối với mạng Internet Chính vì thế, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống mạng ổn định để tránh mất mát dữ liệu trên đường truyền và đảm bảo cập nhật phần mềm thường xuyên - Hạn chế trong việc lưu trữ thông tin Các phần mềm quản lý nhân sự bị hạn chế dung lượng lưu trữ là một trong số những bất cập lớn nhất đối với việc quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp hiện nay Vì đây là một ngành đặc thù cần phải lưu trữ lượng dữ liệu tương đối lớn, nếu dung lượng đầy thì việc xuất – nhập dữ liệu sẽ gặp khó khăn Do đó, các doanh nghiệp phải luôn cập nhật dung lượng để đảm bảo chất lượng thông tin nhân sự Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 - Phần mềm bị cố định tính năng Đa số phần mềm nhân sự cung cấp các tính năng cơ bản sẵn có theo từng gói khác nhau, nếu muốn sử dụng nhiều hoặc trải nghiệm tính năng nâng cao thì phải bỏ thêm một khoản chi phí Trên thực tế mỗi ngành nghề có mỗi đặc điểm, tính chất riêng nên cách quản lý cũng khác nhau Để một phần mềm có thể đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp là điều không hề dễ dàng Đặc biệt phần mềm quản lý nhân sự thường thiếu tính đồng bộ, không hỗ trợ tích hợp với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp Vì thế, mỗi doanh nghiệp thường phải mua thêm tính năng cho phù hợp - Khó khăn khi sửa chữa, nâng cấp hệ thống Một số nhà cung cấp sản phẩm chưa thực sự quan tâm đến trải nghiệm cũng như phản hồi của khách hàng Sau khi bán xong, họ “bỏ mặc” không quan tâm nhiều, không kịp thời tư vấn, bảo trì nâng cấp, khắc phục lỗi sự cố… cho khách hàng Việc này gây khó khăn cho doanh nghiệp khi liên hệ với nhà cung cấp khi muốn bảo trì, nâng cấp hệ thống 1.2 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự MISA AMIS HRM 1.2.1 Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý nhân sự MISA AMIS HRM MISA AMIS là nền tảng quản trị toàn diện dành cho doanh nghiệp mang tinh thần Made in VietNam Được công ty cổ phần MISA sáng tạo và thiết kế giúp giải quyết bài toán chuyển đổi số, góp phần thúc đẩy đưa Việt Nam thành quốc gia số, với 4 mảng cốt lõi: tài chính, kinh doanh, nhân sự và điều hành Ngoài ra Misa Amis còn được bộ TT&TT bảo trợ thông qua “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2023” Trong đó phần mềm AMIS HRM của MISA với nhiều tính năng hỗ trợ đắc lực cho quản trị nhân lực như: Tuyển dụng, lưu trữ thông tin nhân viên, chấm công, tiền lương, khai báo bảo hiểm xã hội (BHXH) nên được các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng và đánh giá cao AMIS HRM gồm nhiều phần mềm quản lý nhân sự nhỏ với các ưu điểm nổi bật: - Hỗ trợ giao diện đa ngôn ngữ - Tự động hóa các nghiệp vụ - Đồng bộ các dữ liệu giữa các ứng dụng, tiết kiệm thời gian nhập liệu - Sử dụng thuận tiện trên mọi thiết bị từ xa - Báo cáo trực quan với hơn 50 báo cáo, giúp CEO nắm bắt biến động nhân sự nhanh chóng, đánh giá nhân viên khách quan, có kế hoạch quy hoạch nhân sự hiệu quả - Công nghệ hiện đại: Ứng dụng AI, máy học giúp scan, gợi ý và nhập liệu hồ sơ ứng viên, trợ lý ảo báo cáo tình hình nhân sự - Dữ liệu được lưu trữ trên Cloud, cam kết dữ liệu luôn được bảo mật - Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung, hiệu quả, phân quyền sử dụng phù hợp, đảm bảo an toàn Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 1.2.2 Chức năng - AMIS quản lý tuyển dụng Phần mềm sẽ kết nối, sàng lọc lấy hồ sơ ứng viên tiềm năng từ đa kênh (toàn bộ mạng xã hội và website tuyển dụng phổ biến nhất), tạo sự chuyên nghiệp tối đa cho từng quy trình chiến dịch tuyển dụng của doanh nghiệp Phần mềm AMIS Tuyển dụng mang đến nhiều lợi ích trong công tác tìm kiếm nhân tài của tổ chức, cụ thể: Phần mềm hỗ trợ kết với Linkedin, Vietnamworks, Vieclam24h, Careerbuilder để dễ dàng lấy tin tuyển dụng, hồ sơ ứng viên trong 1 click Sau đó, CV từ các kênh sẽ được tổng hợp tự động về 1 hệ thống duy nhất để HR dễ theo dõi Với AMIS Tuyển dụng, HR sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức bởi toàn bộ quá trình tuyển dụng được tự động hóa: Tự động nhập thông tin ứng viên, gợi ý CV phù hợp, lọc và sắp xếp lịch thi tuyển online Phần mềm tích hợp nhiều mẫu website miễn phí, chỉ với 10 phút, doanh nghiệp của bạn sẽ sở hữu 1 website chuyên nghiệp, nâng cao thương hiệu và thu hút thêm nhiều ứng viên tiềm năng Với AMIS Tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình tuyển dụng ở các phòng ban, đo lường lượng ứng viên theo từng kênh, biết được hiệu quả, chi phí tuyển đụng để có những quyết định đúng nhất - AMIS thông tin nhân sự Đây là giải pháp giúp quản lý dữ liệu nhân viên đa chiều, số hóa mọi thủ tục nhân sự Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ nhân sự, loại bỏ thao tác thủ công, tránh tình trạng lưu trữ trong tủ hồ sơ gây thất lạc, rách hỏng Quản lý mọi lịch trình công tác, đào tạo của nhân viên trong công ty Thông tin về khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ mới cũng được cập nhật tức thời, tránh tình trạng thất lạc thông tin Tự động nhắc gia hạn với những nhân viên sắp hết hạn hợp đồng, tìm kiếm nhân sự với bộ lọc nâng cao AMIS Thông tin nhân sự giúp lãnh đạo đưa ra các định hướng phù hợp, xây dựng đội ngũ vững vàng với các báo cáo trực quan, chính xác, cập nhật theo thời gian cụ thể Như vậy, AMIS HRM đã giúp quản lý dữ liệu tập trung, số hóa tất cả thủ tục nhân sự nhằm thay thế hoàn toàn công tác giấy tờ Từ đó, giúp lãnh đạo sử dụng, quy hoạch nguồn nhân lực hiệu quả, tối đa hiệu suất làm việc của HR - AMIS chấm công Phần mềm chấm công của MISA giúp loại bỏ toàn bộ những khó khăn khi làm bảng chấm công bằng excel nhờ những tính năng như: Nhân viên từ nhiều chi nhánh có thể chấm công bằng mọi hình thức như: Vân tay, thẻ, GPS, khuôn mặt phù hợp với cả những doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 Công được tổng hợp và xử lý sau khi cập nhật đủ thông tin nghỉ phép, đi muộn, đi công tác Việc xin nghỉ phép, đi muộn giờ đây cũng đơn giản hơn ngay trên phần mềm, không cần làm đơn giấy Phần mềm gửi bảng công đến từng nhân viên, dễ dàng phản hồi và xác nhận AMIS Chấm công tự động tổng hợp và đối chiếu bảng công giúp tiết kiệm 50% thời gian, loại bỏ các thủ tục sai sót, cung cấp báo cáo trực quan sinh động cho quản lý.Từ đó giúp giải phóng thời gian làm việc của HR, tiết kiệm nhiều công sức và nguồn nhân lực, tăng hiệu quả trong công tác quản lý nhân viên Ngoài ra, phần mềm cũng giúp lãnh đạo theo dõi thời gian làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhanh chóng nắm bắt tình hình tuân thủ nội quy và có những biện pháp phù hợp nhất - AMIS tiền lương Hiểu được việc tính toán lương thưởng cho nhân viên khiến HR gặp nhiều khó khăn, vậy nên phần mềm MISA AMIS HRM có phát triển tính năng tiền lương giúp công việc làm lương trở nên đơn giản hơn Phần mềm sẽ tổng hợp dữ liệu chấm công, doanh số, KPIs… để tính lương, tự động khấu trừ thuế, thay đổi các khoản thu nhập một cách chính xác chỉ sau 2 phút Cụ thể: Tự động cập nhật bảng công để làm căn cứ tính lương, dễ dàng thay đổi thông tin, các khoản khấu trừ theo quy định Xác định lương theo KPI, OKR, lương theo doanh thu và tính toán chính xác, hạn chế sai sót HR có thể tự động tính lương theo công thức gợi ý hoặc được thiết lập trước, tự khấu trừ các khoản theo quy định Quản lý quỹ lương, tình hình chi trả lương thưởng của nhân viên theo từng giai đoạn HR dễ dàng khai báo tăng giảm BHXH, đóng bảo hiểm online, không cần đến tận cơ quan bảo hiểm, thuế Nhờ phần mềm, lãnh đạo sẽ biết được chính sách đãi ngộ của từng nhân viên và có những kỳ điều chỉnh sao cho phù hợp nhất, tăng sự hài lòng của nhân sự trong tổ chức - AMIS bảo hiểm xã hội Phần mềm BHXH AMIS kết nối trực tiếp với cơ quan BHXH, thực hiện đầy đủ nghiệp vụ kê khai, điều chỉnh BHXH điện tử theo đúng quy trình của cơ quan BHXH - Hỗ trợ đánh giá nhân sự Phân mềm xây dựng khung năng lực, đánh giá nhân sự khách quan làm căn cứ hoạch định, xây dựng chế độ đãi ngộ minh bạch - Hỗ trợ đào tạo và phát triển Phần mềm giúp lập kế hoạch, tổ chức đào tạo và quản lý công tác học – thi của nhân viên tập trung, khoa học Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 1.2.3 Lợi ích Hiện nay, việc sử dụng phần mềm ngày càng trở nên phổ biến hiện nay Từ đó đảm bảo mang lại rất nhiều lợi ích vượt trội khác nhau trong quá trình vận hành Điều này còn giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót và thất thoát một cách tốt nhất - MISA AMIS giúp tiết kiệm đến 25% chi phí MISA tiết kiệm đến 25% chi phí cực hiệu quả dành cho doanh nghiệp Phần mềm có khả năng kiểm soát chặt chẽ chi phí thực tế so với dự đoán Từ đó cắt giảm các khoản không cần thiết và tiết kiệm chi phí đầu tư hơn - Tăng đến 33% năng suất làm việc của nhân viên với MISA AMIS Phần mềm AMIS còn giúp tăng đến 33% năng suất làm việc của nhân viên Phần mềm này có khả năng tự động hóa nghiệp vụ, giảm bớt thời gian làm việc thủ công Từ đó quy định được đưa ra một cách chặt chẽ và rõ ràng giữa các phòng ban - MISA AMIS còn tăng đến 30% lợi nhuận Tăng đến 30% lợi nhuận với khả năng nắm bắt hoạt động của doanh nghiệp Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kịp thời và giảm chi phí vận hành Ngoài ra, phần mềm còn giúp nâng cao năng suất và tăng lợi nhuận hơn Ngoài ra, khi sử dụng bộ giải pháp toàn diện MISA AMIS HRM còn có những lợi ích dành riêng cho từng đối tượng: i) Đối với CEO - Nắm bắt biến động nhân sự nhanh chóng: Hệ thống hơn 50 báo cáo trực quan, sinh động giúp cập nhật mọi biến động nhân sự của doanh nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị - Tiết kiệm và tối ưu thời gian làm việc: Thông tin nhận được sự quản lý tập trung, dễ dàng giao tiếp với trợ lý ảo Đơn giản hóa thủ tục quản lý nhân sự - Quy hoạch nhân sự hiệu quả: Theo dõi và đánh giá năng lực nhân viên khách quan Qua đó lựa chọn nhân tài phù hợp cho vị trí lãnh đạo cấp cao ii) Đối với quản lý nhân sự - Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả: Quản lý thông tin nhân sự tập trung Phân quyền sử dụng cho đối tượng phù hợp Đảm bảo an toàn thông tin - Tự động hóa nhiều nghiệp vụ quản lý: Tự động sàng lọc ứng viên, nhập liệu hồ sơ, nhắc nhở hợp đồng hết hạn, ngày lễ quan trọng Tự tổng hợp báo cáo - Nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong công việc: Dữ liệu được liên thông với các ứng dụng Hỗ trợ phân tích, lập kế hoạch và đánh giá chất lượng nhân sự iii) Đối với IT - Đồng bộ toàn dữ liệu trên 1 nền tảng: Dễ dàng quản lý và kiểm soát tất cả các nghiệp vụ Nhân sự & mọi phòng ban trên 1 hệ thống phần mềm - Công nghệ tiên tiến vượt trội: Ứng dụng AI, Máy học giúp scan, gợi ý và nhập liệu hồ sơ ứng viên; Trợ lý ảo báo cáo tình hình nhân sự - Bảo mật theo tiêu chuẩn ISO: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên Cloud, phân quyền sử dụng tài nguyên Đạt tiêu chuẩn Tier 3, ISO 2700 và CSA STAR Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 iv) Đối với C&B - Đồng bộ dữ liệu tính lương giữa Kế toán - Nhân sự: Tự động chuyển bảng tổng hợp chi trả & Bảng phân bổ lương cho kế toán vào cuối tháng, không cần mất thời gian và tránh sai sót số liệu - Hạch toán lương ngay trên phần mềm AMIS Kế toán: Kế toán nhận được thông báo yêu cầu chi trả lương và dễ dàng hạch toán tiền lương ngay trên phần mềm AMIS Kế toán - Tính lương nhàn nhã sau 1 lần thiết lập: Tự động tính lương với công thức gợi ý sẵn Tự động tính các khoản khấu trừ theo quy định trên hồ sơ và quy định Nhà nước v) Đối với nhân viên - Chủ động trong giao tiếp với lãnh đạo: Chủ động cập nhật thông tin và gửi yêu cầu cá nhân lên cấp trên Tinh gọn quy trình, thủ tục nhân sự - Phúc lợi và đãi ngộ minh bạch: Hỗ trợ tra cứu thông tin lương, thuế TNCN, BHXH Đảm bảo an toàn thông tin cá nhân - Được đánh giá khách quan: Cống hiến được ghi nhận rõ ràng, nâng cao nghiệp vụ thông qua đào tạo trực tuyến Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 Phần 2: Bài toán quản lý bán hàng 2.1 Bài toán Bài toán quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa ABC - QUẢN LÝ KHO: Dựa vào báo cáo doanh thu và báo cáo nhập xuất tồn kho hằng tháng, chủ cửa hàng xác định được những mặt hàng tồn kho, những sản phẩm bán chạy, từ đó lập phiếu nhập gửi đến nhà cung cấp phiếu nhập gồm các thông tin: tên cửa hàng ABC, số điện thoại cửa hàng ABC, địa chỉ cửa hàng ABC tên nhà cung cấp, mã hàng, tên hàng, đơn vị, số lượng Khi hàng nhập về, nhân viên và bên cung cấp sẽ kiểm tra lại số lượng và chất lượng mặt hàng thông qua phiếu nhập, hóa đơn cung cấp nhà cung cấp gửi Nếu đạt yêu cầu, nhân viên lập phiếu xác nhận đơn hàng (ngày nhập kho, Mã NCC, mã HH, tên HH, số lượng, thành tiền) để NCC kí xác nhận và nhập thông tin mặt hàng được nhập vào kho gồm: mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, giá thành nhâp, giá thành bán - QUẢN LÝ BÁN HÀNG Khi khách hàng mang hàng ra quầy để tính tiền Nhân viên thu ngân sẽ nhập vào mã hàng hóa in trên mặt hàng và số lượng vào máy Máy tính sẽ tự động tính tổng tiền và in hóa đơn bán hàng cho khách Hóa đơn bán gồm các thông tin: mã hoá đơn, ngày lập, người bán, địa chỉ, số điện thoại, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền Sau khi lập hóa đơn, hệ thống sẽ cập nhập số lượng hàng tồn kho của mỗi mặt hàng vừa mua - LẬP BÁO CÁO Cuối mỗi tháng nhân viên cần lập báo cáo doanh thu tháng và báo cáo nhập xuất tồn kho cho chủ cửa hàng 2.2 Mô hình phân rã chức năng Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 2.3 Mô hình luồng dữ liệu 2.3.1 Xác định các yếu tố - Tác nhân ngoài: khách hàng, nhà cung cấp, chủ cửa hàng - Kho dữ liệu: hàng hóa, phiếu nhập, phiếu xác nhận hóa đơn, nhân viên, hóa đơn bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn kho 2.3.2 Sơ đồ ngữ cảnh Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 2.3.3 Sơ đồ mức đỉnh Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 2.3.4 Sơ đồ mức dưới đỉnh i) Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng “Quản lý kho” ii) Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng “Quản lý bán hàng” Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 iii) Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng “Quản lý bán hàng” Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN Nhóm: 01 Lớp 2315ECIT0311 Thời gian: 22h30, ngày 14 tháng 04 năm 2023 Địa điểm: Google meet Có mặt: 10/10 Nội dung cuộc họp: - Lên ý tưởng, nội dung chính cho bài thảo luận Kết luận: - Tất cả các bạn đều tham gia đầy đủ - Lên ý tưởng tích cực và sáng tạo - Buổi họp diễn ra thành công tốt đẹp Cuộc họp kết thúc vào lúc 23h45 cùng ngày Hà Nội, ngày 14 tháng 04 năm 2023 Nhóm trưởng Vũ Thị Lan Anh Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN Nhóm: 01 Lớp 2315ECIT0311 Thời gian: 8h00, ngày 16 tháng 04 năm 2023 Địa điểm: Google meet Có mặt: 10/10 Nội dung cuộc họp: - Phân công giao nhiệm vụ cho tất cả thành viên trong nhóm Kết luận: - Tất cả các bạn đều tham gia đầy đủ - Nhận nhiệm vụ nghiêm túc, chu đáo, tích cực - Buổi họp diễn ra thành công tốt đẹp Cuộc họp kết thúc vào lúc 9h cùng ngày Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2023 Nhóm trưởng Vũ Thị Lan Anh Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com) lOMoARcPSD|38842354 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN Nhóm: 01 Lớp 2315ECIT0311 Thời gian: 22h30, ngày 21 tháng 04 năm 2023 Địa điểm: Google meet Có mặt: 10/10 Nội dung cuộc họp: - Xem xét và nghiên cứu các câu hỏi phản biện - Nhận xét bài thảo luận và Powerpoint - Tập dượt thuyết trình - Lập biên bản nhóm, biên bản đánh giá thành viên Kết luận: - Tất cả các bạn đều tham gia đầy đủ - Các bạn tham gia, góp ý nhiệt tình - Buổi họp diễn ra thành công tốt đẹp Cuộc họp kết thúc vào lúc 23h30 cùng ngày Hà Nội, ngày 21 tháng 04 năm 2023 Nhóm trưởng Vũ Thị Lan Anh Downloaded by Yen Pham (nguyenyen.13@gmail.com)