Dođó nó có khả năng hoạt động một cách khái quát, tổng thể mà không cần sử dụng đến quánhiều hệ thống máy tính riêng lẻ trong các bộ phận nói chung và doanh nghiệp nói riêng.Mặt khác, ER
Trang 1KHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Trang 2MỤC LỤC
Contents
Lời mở đầu 3
Phần 1: Lý thuyết 4
1.1 Khái niệm hệ thống tích hợp ERP 4
1.2 Đặc điểm của hệ thống 4
1.3 Điều kiện triển khai hệ thống 5
1.4 Quy trình các bước triển khai 8
Bước 1: Nhận được sự chấp thuận từ ban quản lý cấp cao 8
Bước 2: Thiết lập đội ngũ quản lý dự án ERP tinh nhuệ 8
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp và tư vấn giải pháp ERP 8
Bước 4: Chọn phần mềm ERP dựng sẵn hay tùy chỉnh? 8
Bước 5: Quản lý thay đổi 9
Bước 6: Làm sạch dữ liệu 9
Bước 7: Kiểm tra hệ thống 10
Thử nghiệm hệ thống 10
Thử nghiệm người dùng 10
Bước 8: Kiểm soát chi phí 11
Bước 9: Định nghĩa thành công 11
Phần 2: Phân tích những khó khăn thuận lợi, thách thức và cơ hội khi triển khai hệ thống tại doanh nghiệp Việt Nam 12
2.1 Thuận lợi 12
2.2 Khó khăn 12
2.3 Thách thức 13
2.4 Cơ hội 14
2.5 Liên hệ về thực trạng áp dụng hệ thống ERP của công ty cổ phần Thế Giới Di Động ……… 15
[1] Giới thiệu về công ty cổ phần Thế Giới Di Động 15
[2] Thuận lợi và thành công 17
[3] Khó khăn và thách thức 20
Kết luận 21
2
Trang 3Lời mở đầu
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lên ngày càng nhiều Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh cực kỳ lớn Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời xu hướng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thông tin đóng một vai tròrất lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và tạo được vị thế trên thị trường Trong hoạt động của các doanh nghiệp hệ thống thông tin có vai trò rất quan trọng, giúp thực hiện các mục tiêu cung cấp thông tin hữu ích, có chất lượng để kiểm soát hoạt động, sử dụng tối ưu các nguồn lực và giúp quản lí trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định quản trị góp phần nâng cao hiệu quả công việc Ngoài những tham gia đóng góp trựctiếp phục vụ hoạt động chuyên môn hệ thống thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết định, đối với các hoạt động quản lí và điều hành, đặc biệt là hệ thống hoạch định nguồn doanh nghiệp ERP có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp
xử lí các quy trình một cách tự động
Vì vậy, nhóm 2 đã tìm hiểu về hệ thống ERP, các đặc điểm, quy trình, điều kiện triển khai
và những cơ hội, thách thức của doanh nghiệp Việt Nam khi triển khai hệ thống Từ đó, đưa ra đánh giá về thực trạng áp dụng ERP của công ty cổ phần Thế Giới Di Động
3
Trang 4Phần 1: Lý thuyết.
1.1 Khái niệm hệ thống tích hợp ERP
Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) là một loại giải pháp phần
mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán
Chúng ta cùng nhìn lại sơ về lịch sử của hệ thống ERP một chút Có thể nói ERP được
ra đời nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM) và phát triển một cách toàn diện thành hệ thống ERP; Từ ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP
1.2 Đặc điểm của hệ thống
ERP được biết đến với vai trò là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Do
đó nó có khả năng hoạt động một cách khái quát, tổng thể mà không cần sử dụng đến quánhiều hệ thống máy tính riêng lẻ trong các bộ phận nói chung và doanh nghiệp nói riêng.Mặt khác, ERP hoạt động rất linh hoạt, có thể mở rộng và phát triển theo thời gian tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà không làm thay đổi cấu trúc của chương trình
và không cần phải lập trình lại khi sử dụng cho từng công ty
Một đặc điểm khiến ERP được chú ý là có thể quản lý nhiều hạng mục, nhiều lĩnh vực khác nhau mà không cần đến sự quản lý của quá nhiều người Trước đây, trong cơ cấu tổ chức của một công ty, doanh nghiệp, mỗi một phòng ban lại gồm rất nhiều nhân viên, mỗingười quản lý một phần nhỏ trong số những cái lớn hơn và bao gồm rất nhiều lĩnh vực như tiền tệ, marketing, giao diện đa ngôn ngữ
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tàichính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên mộtmối quan hệ thống nhất với nhau Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp
Thiết kế theo từng module chức năng: Thiết kế module của hệ thống erp tích hợp các module có chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm chức năng: tài chính, kế toán, sản xuất, bán hàng, Mỗi module đảm nhiệm một chức năng chuyên biệt của một phòng ban, bộ phận trong một tổ chức Các module này có khả năng xử lý các nghiệp vụ theo từng chuyên môn, đáp ứng nhu cầu riêng của từng phòng ban
4
Trang 5Tích hợp chặt chẽ giữa các chức năng: Mặc dù mỗi module đảm nhiệm những chức năng, nghiệp vụ chuyên biệt nhưng lại có sự tích hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kếthừa thông tin, dữ liệu giữa các phòng ban Việc này cho phép nguồn dữ liệu trong toàn doanh nghiệp được đồng bộ, xuyên suốt, giảm tải thời gian, công sức cập nhật và xử lý dữliệu rải rác giữa các bộ phận.
Có khả năng phân tích và đánh giá: Hệ thống erp có thể đưa ra các phân tích, đánh giá dựa trên các báo cáo được tổng hợp tự động, hỗ trợ tối đa người quản lý trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra những chiến lược mới phù hợp
Cơ sở dữ liệu chung: Tất cả dữ liệu bao gồm các dữ liệu tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng, hàng hóa, đều được nhập và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp Các dữ liệu này chỉ cần được nhập một lần và được tất cả các phòng ban sửdụng, lưu hành
Và cuối cùng ERP, một điểm mạnh của ERP đó là một giải pháp ERP bao gồm 3 sản phẩm liên quan: Một là “Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là
“Phương tiện kết nối” Với hệ thống phần mềm duy nhất nhưng lại có thể quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau như kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành,… ERP
sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng, thích ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài
1.3 Điều kiện triển khai hệ thống
a Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và cạnh tranh trong
3 đến 5 năm tới, từ đó xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP và xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của đội ngũ nhân sự
b Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
Doanh nghiệp nên tìm đối tác đã có kinh nghiệm triển khai ERP thành công ở những doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô bằng hoặc lớn hơn công ty mình
Đối tác cũng cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức
Doanh nghiệp có thể yêu cầu được đi thăm những khách hàng đã triển khai thành công
để học hỏi kinh nghiệm cũng như thẩm định khả năng triển khai thành công của đơn vị triển khai
c Lên kế hoạch thực hiện dự án ERP một cách cẩn thận.
5
Trang 6Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn kiểm soát được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào.
Có ba mảng công việc chính mà Doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian:
Xác định quy trình với yêu cầu kiểm soát cụ thể: đây là một chuỗi những buổi họp cùng với đơn vị tư vấn, để hai bên cùng phác thảo ra hệ thống ERP tương lai của Doanh nghiệp
Chuẩn bị dữ liệu nền tương ứng: dữ liệu sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp
Chuẩn bị số dư đầu kỳ: số dư tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, số
dư đầu kỳ các tài khoản kế toán
d Nhân sự tham gia dự án
Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án, cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp
Việc triển khia ERP không nên dừng lại ở bất kỳ bộ phận nào mà phải có sự liên minh của toàn thể công ty, đặc biệt từ cấp lãnh đạo cho đến cấp thấp nhất
Doanh nghiệp cần có một trưởng dự án am hiểu nhu cầu Doanh nghiệp, có khả năng raquyết định chính xác đặc biệt những quy trình liên bộ phận, có khả năng động viên đội ngũ và quan trọng là bám sát được kế hoạch chung đã thống
Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công càng cao
Giám đốc dự án: Thông thường là tổng, phó tổng hoặc giám đốc chiến lược Đây là người đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn của dự án
BPO (Business Process Owner): Thông thường là giám đốc các bộ phận, những người này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống ERP và phân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất, đảm bảo khi vận hành hệ thống ERP thì các quy trình bên ngoài cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành hệthống ERP
Quản trị dự án: Thông thường là giám đốc tài chính, giám đốc công nghệ thông tin quản trị dự án đã có kinh nghiệm triển khai ERP, là người có khả năng kết nối và phối hợpvới các bộ phận để thực hiện triển khai dự án
Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng (End-Users)
6
Trang 8e Tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình của của nhà cung cấp phần mềm ERP Quy trình triển khai được các nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới Vì vậy, các doanh nghiệp muốn triển khai thành công thì phải tuyệt đối tuân thủ quy trình Đây cũng là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai thành công một dự án ERP
Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP là đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến của nhà cung cấp Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn của hệ thống Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh và muốn mở rộng quy mô thì phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy và chi nhánh sản xuất
Giải pháp chuẩn là hệ thống những quy trình đã được thiết kế tối ưu, giải quyết các vấn đề của Doanh nghiệp Lưu ý rằng, khá nhiều nhân viên quen làm theo cách cũ, ngại thay đổi nên có thể không chấp nhận giải pháp chuẩn chỉ vì làm chưa quen Trong trường hợp như vậy, người trưởng dự án cần tỉnh táo dùng kỹ năng đặt câu hỏi để nhận ra và ra quyết định đúng đắn
f Đào tạo và chuyển đổi hệ thống
Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa là đối tác triển khai
sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống
và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của công ty
Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự
Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống Để chuyển đổi
dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác, chúng ta phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức
Sau khi đã hoàn tất quá trình chuyển đổi, chúng ta sẽ chỉ vận hành duy nhất một hệ thống Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát trên hệ thống ERP, kiểm soát công việc hàng ngày trên phần mềm ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống ERP để có thể kiểm soát, luân chuyển và lưu trữ chứng từ
7
Bài thảo luận Htttql Bài thảo luận TÌM…
-Hệ thốngthông tin… 100% (1)
39
Biên bản họp nhóm httt - biên bản họp…
Hệ thốngthông tin… None
3
Bkt2 - Bài ktra
Hệ thốngthông tin… None
6
Htttkt nal - Bài thảo luận
Hệ thốngthông tin… None
33
Bai tap mau PTTK HTQL Thu Vien Sinh…
Hệ thốngthông tin… None
12
Phát triển hệ thống thông tin KT (hệ đặ…
Hệ thốngthông tin… None
9
Trang 91.4 Quy trình các bước triển khai
Việc triển khai ERP đòi hỏi chủ doanh nghiệp và đơn vị cung ứng phải hiểu biết tườngtận về các quy trình nghiệp vụ của đơn vị Việc phân tích kỹ càng các yếu tố trước khi bắttay vào thực hiện là điều vô cùng quan trọng và cần thiết
Bước 1: Nhận được sự chấp thuận từ ban quản lý cấp cao
Có được sự chấp thuận và hợp tác từ mọi thành viên trong công ty tuy quan trọngnhưng quan trọng nhất vẫn là sự chấp thuận từ ban quản lý cấp cao
Để thực thi một dự án ERP cần một nguồn lực khổng lồ do đó việc thuyết phục,
quản lý của bạn thật sự không dễ dàng Để đảm bảo quá trình triển khai phần mềm ERPluôn diễn ra suôn sẻ, có được sự đồng thuận từ ban quản lý cấp cao là một bước cấp thiếtcần phải thực hiện trước tiên
Bước 2: Thiết lập đội ngũ quản lý dự án ERP tinh nhuệ
Nhóm dự án ERP của bạn là những người nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh, thấuhiểu việc thay đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp là cần thiết, đồng thời họ là người có uytín và tin tường mọi hoạt động của tổ chức Đội ngũ quản lý sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo
dự án diễn ra đúng dự định, thu về kết quả tốt và nhìn chung mọi thành viên khá hài lòngvới kết quả mà hệ thống ERP mới đem lại
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp và tư vấn giải pháp ERP
Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệpdiễn ra suôn sẻ Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp giải pháp và tư vấn, việc đánh giá nênđược thực hiện dựa trên một loạt các tiêu chuẩn được định sẵn Bạn có thể cân nhắcnhững câu hỏi sau để thiết lập tiêu chuẩn đánh giá cho phù hợp:
Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
Giải pháp giúp xóa mờ khoảng cách khác biệt hiện tại trong doanh nghiệp, và giúpbạn vượt lên dẫn đầu thị trường?
Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Khâu lựa chọn quan trọng này nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộcnhóm dự án và ban quản lý, mọi ý kiến và thắc mắc từ mọi thành viên trong doanh nghiệpcũng phải được cất nhắc kỹ càng
Bước 4: Chọn phần mềm ERP dựng sẵn hay tùy chỉnh?
Về cơ bản, phần mềm ERP được phát triển nhờ vào quan sát và áp dụng nhữngphương pháp thực hành tốt nhất (best practices) Nếu quy trình hoạt động không phù hợp(non-conforming), doanh nghiệp bạn không phải là best practice
8
Trang 10Hãy thử tưởng tượng nếu phần mềm ERP được triển khai, chuyện gì sẽ xảy ra chodoanh nghệp bạn? Bạn thuộc trường hợp nào trong hai trường hợp bên dưới:
(1) Quá trình hoạt động của doanh nghiệp có cần thay đổi để phù hợp với giải pháp ERPhay không?
(2) Doanh nghiệp của bạn có một lợi thế cạnh tranh đặc biệt, và hệ thống mới không đápứng được mọi nhu cầu bạn đặt ra Trong trường hợp này, bạn cần phải tùy chỉnh giải phápERP để phù hợp với doanh nghiệp
Với trường hợp 1, doanh nghiệp của bạn không phải best practice, vì vậy phải thiếtlập kế hoạch nhằm thay đổi hoạt động trong doanh nghiệp để phù hợp với giải pháp Đâycũng là cơ hội tốt để bạn điều chỉnh những thói quen xấu, những quy trình lỗi thời, khôngphù hợp đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn
Bước 5: Quản lý thay đổi
Triển khai phần mềm ERP không chỉ là chuyển đổi từ một hệ thống IT lỗithời sang một hệ thống hiện đại hơn, mà còn là sự thay đổi trong quy trình hoạt độngthường nhật của doanh nghiệp
Chắc chắn rằng bạn sẽ phải đối diện với một bộ phận nhân viên phản đối việc thayđổi quy trình làm việc Không phải lúc nào cũng giải quyết bằng cách ép buộc mọi ngườithực hiện theo chỉ thị, vì đôi khi nhân viên của bạn chưa hiểu rõ những lợi ích mà phầnmềm ERP có thể đem đến
Hãy lập một kế hoạch để chuẩn bị cho sự thay đổi, bao gồm 3 yếu tố chính sau:
Xác định mục tiêu – những người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ dự án ERPLiên tục cập nhật thông tin – giải đáp mọi thắc mắc, giải thích kỹ lưỡng sự thay đổi
là cần thiết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, cho họ thấy những lợi ích vànhững ví dụ cụ thể về khả năng mà giải pháp ERP sẽ đem lại
Thường xuyên báo cáo – cập nhật tiến trình dự án cho nhân viên, các nhà đầu tư vàban quản lý cấp cao Đồng thời, những ý kiến và thắc mắc của họ là có căn cứ, do đó rấtđáng được cân nhắc
Bước 6: Làm sạch dữ liệu
Rất nhiều doanh nghiệp không lường trước được tầm quan trọng và khối lượngkhổng lồ của dữ liệu cho đến khi bắt đầu công đoạn làm sạch để chuẩn bị chuyển giaosang hệ thống mới
Khối lượng dữ liệu khổng lồ là vì mỗi bộ phận hoặc cá nhân thường lưu trữ dữ liệudưới một định dạng hoặc tên khác nhau Bạn phải đảm bảo mọi thành viên trong doanhnghiệp chỉ lưu duy nhất một bộ dữ liệu chủ hoàn thiện và chính xác
9
Trang 11Bước 7: Kiểm tra hệ thống
Nhằm đảm bảo tiến độ cho dự án, hệ thống phải được kiểm tra và đánh giávào cuối mỗi giai đoạn của dự án Việc kiểm tra chi tiết và thường xuyên còn giúp kịpthời phát hiện những lỗi sai trong quy trình và dự đoán trước những vấn đề có thể xảy ra
1 Thử nghiệm nền tảng (fundamental testing) – diễn ra ngay sau bước cấu hình sơ
bộ cho hệ thống Tất cả giao dịch được sắp đặt sẵn đều được lần lượt kiểm tra sơ
bộ nhằm đánh giá mức độ tin cậy của dữ liệu, và phải đảm bảo quy trình thửnghiệm diễn ra thành công trước mỗi cột mốc giai đoạn nhất định
2 Thử nghiệm tích hợp (integration testing) – kiểm tra toàn bộ quy trình hoạt độngcủa doanh nghiệp Một quy trình thực tế cần 10-60 giao dịch liên tiếp để chạy Đểthử nghiệm thành công, bạn phải được ít nhất 15-30 script trong giai đoạn thửnghiệm (đại diện cho 90% quy trình hiện tại của doanh nghiệp), rồi từ đó cải thiệndần cho đến khi toàn bộ quy trình diễn ra suôn sẻ
Những đợt thử nghiệm tích hợp tiếp theo sẽ áp dụng trực tiếp dữ liệu thực nhằm đảmbảo xác định chính xác quy trình ngay từ giai đoạn thử nghiệm đầu tiên, bao gồm việcđồng bộ hóa hàng hóa trong kho, đơn đặt hàng, đơn mua hàng và lệnh sản xuất, đồng thờisao chép đúng 100% các hoạt động kinh doanh diễn ra thường nhật tại một thời điểm bấtkỳ
Trong giai đoạn thử nghiệm, bộ dữ liệu gốc của doanh nghiệp phải thật đầy đủ vàchính xác mới có thể cung cấp cho quá trình đặt hàng trong thực tế
Thử nghiệm trực tiếp trên một số người dùng giúp bạn đánh giá chính xác các tínhnăng của giải pháp Giai đoạn này cho phép bạn:
(1) Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng trong thời gian thực.
(2) Huấn luyện nhân viên làm quen với giải pháp mới Những người dùng thử nghiệm này
cũng sẽ giúp truyền đạt lại thông tin cho những nhân viên khác
Sự đóng góp từ những người dùng này không chỉ đơn thuần là kiểm tra hệ thống
mà còn giúp phát hiện sai sót và cung cấp thông tin chuyên môn mà ngay cả những ngườiquản lý và nhóm dự án cũng bỏ sót
Bước 8: Kiểm soát chi phí
Chi phí thực tế của dự án ERP chắc chắn sẽ cao hơn rất nhiều so với dự tính banđầu Để có thể kiểm soát chi phí hiệu quả nhất, bạn cần phải hoạch định sẵn một kế hoạch
10
Trang 12chi tiết cho ngân sách và quyết toán thường xuyên Một điều đáng lưu ý nữa là bạn phải
dự tính ngân sách ngay từ khi bắt đầu cho đến hai tháng sau khi dự án kết thúc
Một kế hoạch thực tiễn bao gồm toàn bộ chi phí thực tế và cả chi phí phát sinh,những chi phí này sẽ chiếm khoảng 75% dự tính ngân sách hằng tháng 25% còn lại sẽđược dùng để ứng phó những rủi ro phát sinh trong giai đoạn 6 tuần cuối cùng trước khi
dự án “go live” và 6 tuần tiếp theo đó
Bước 9: Định nghĩa thành công
Khác với thành công về mặt tài chính, rất khó để xác định độ thành công của một
dự án ERP vì nó còn bao gồm nhiều yếu tố vô hình như quản lý sự thay đổi và kiểm soátmong muốn của con người
Đó là lý do vì sao việc báo cáo thường xuyên đóng vai trò quan trọng hàng đầu.Thêm vào đó, đặt tiêu chuẩn để xác định và đo lường mức độ thành công của dự án (ví dụxác định cột mốc thời gian nhất định) cũng rất hữu ích
Đối với các doanh nghiệp có nhiều quy trình, quy tắc, dữ liệu, phân cấp, nhiều tầngquản lý, việc phân tích dữ liệu có thể tốn khá nhiều thời gian Tuy nhiên, đây là quá trìnhquan trọng của khâu chuẩn bị, kết quả của quá trình này sẽ quyết định hoàn toàn hiệu quảtriển khai ERP về sau Nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến quá trình này đã phải chikhông ít tiền cho một hệ thống quản trị doanh nghiệp mà thậm chí chủ doanh nghiệp vàcác cấp quản lý không sử dụng đến vì không phù hợp với doanh nghiệp, hoặc phải mấtthêm nhiều thời gian để thay đổi, sửa chữa các chức năng
Phần 2: Phân tích những khó khăn thuận lợi, thách thức và cơ hội khi triển khai hệ thống tại doanh nghiệp Việt Nam
2.1 Thuận lợi
– Dễ dàng truy cập thông tin
– Hầu hết Khối doanh nghiệp là SME từ 100 đến 1000 nhân viên Quy mô vừa phải, dễ áp dụng, dễ thay đổi, dễ tinh chỉnh đội ngũ
11