Đang tải... (xem toàn văn)
Dođó nó có khả năng hoạt động một cách khái quát, tổng thể mà không cần sử dụng đến quánhiều hệ thống máy tính riêng lẻ trong các bộ phận nói chung và doanh nghiệp nói riêng.Mặt khác, ER
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Tìm hiểu hệ thống thơng tin quản lý tích hợp ERP ( Enterprise Resource Planning Systems ) doanh nghiệp Giáo viên hướng dẫn: Hàn Minh Phương Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm Lớp học phần: 2165eCIT0311 MỤC LỤC Contents Lời mở đầu .3 Phần 1: Lý thuyết .4 1.1 Khái niệm hệ thống tích hợp ERP .4 1.2 Đặc điểm hệ thống 1.3 Điều kiện triển khai hệ thống .5 1.4 Quy trình bước triển khai Bước 1: Nhận chấp thuận từ ban quản lý cấp cao .8 Bước 2: Thiết lập đội ngũ quản lý dự án ERP tinh nhuệ Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp tư vấn giải pháp ERP Bước 4: Chọn phần mềm ERP dựng sẵn hay tùy chỉnh? Bước 5: Quản lý thay đổi Bước 6: Làm liệu Bước 7: Kiểm tra hệ thống .10 Thử nghiệm hệ thống 10 Thử nghiệm người dùng 10 Bước 8: Kiểm sốt chi phí 11 Bước 9: Định nghĩa thành công 11 Phần 2: Phân tích khó khăn thuận lợi, thách thức hội triển khai hệ thống doanh nghiệp Việt Nam 12 2.1 Thuận lợi 12 2.2 Khó khăn 12 2.3 Thách thức 13 2.4 Cơ hội 14 2.5 Liên hệ thực trạng áp dụng hệ thống ERP công ty cổ phần Thế Giới Di Động ………………………………………………………………………………… 15 [1] Giới thiệu công ty cổ phần Thế Giới Di Động .15 [2] Thuận lợi thành công 17 [3] Khó khăn thách thức 20 Kết luận 21 Lời mở đầu Cùng với phát triển mạnh mẽ kinh tế, doanh nghiệp mọc lên ngày nhiều Điều tạo cho doanh nghiệp áp lực cạnh tranh lớn Chính vậy, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt xác kịp thời xu hướng, dịng chảy xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thơng tin đóng vai trò lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển tạo vị thị trường Trong hoạt động doanh nghiệp hệ thống thơng tin có vai trò quan trọng, giúp thực mục tiêu cung cấp thơng tin hữu ích, có chất lượng để kiểm soát hoạt động, sử dụng tối ưu nguồn lực giúp quản lí việc hoạch định, kiểm sốt định quản trị góp phần nâng cao hiệu cơng việc Ngồi tham gia đóng góp trực tiếp phục vụ hoạt động chun mơn hệ thống thơng tin ngày khẳng định vai trị tích cực, có tính định, hoạt động quản lí điều hành, đặc biệt hệ thống hoạch định nguồn doanh nghiệp ERP có vai trị quan trọng việc hỗ trợ doanh nghiệp xử lí quy trình cách tự động Vì vậy, nhóm tìm hiểu hệ thống ERP, đặc điểm, quy trình, điều kiện triển khai hội, thách thức doanh nghiệp Việt Nam triển khai hệ thống Từ đó, đưa đánh giá thực trạng áp dụng ERP công ty cổ phần Thế Giới Di Động Phần 1: Lý thuyết 1.1 Khái niệm hệ thống tích hợp ERP Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý phân tích liệu từ hoạt động kinh doanh mình, bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, chi phí, sản xuất cung cấp dịch vụ, tiếp thị bán hàng, giao hàng tốn Chúng ta nhìn lại sơ lịch sử hệ thống ERP chút Có thể nói ERP đời nhờ phát triển từ ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) sản xuất tích hợp máy tính (CIM) phát triển cách tồn diện thành hệ thống ERP; Từ ERP xuất lần vào năm 1990 tập đồn Gartner dùng để mở rộng cho MRP 1.2 Đặc điểm hệ thống ERP biết đến với vai trò hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Do có khả hoạt động cách khái quát, tổng thể mà không cần sử dụng đến nhiều hệ thống máy tính riêng lẻ phận nói chung doanh nghiệp nói riêng Mặt khác, ERP hoạt động linh hoạt, mở rộng phát triển theo thời gian tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà không làm thay đổi cấu trúc chương trình khơng cần phải lập trình lại sử dụng cho công ty Một đặc điểm khiến ERP ý quản lý nhiều hạng mục, nhiều lĩnh vực khác mà không cần đến quản lý nhiều người Trước đây, cấu tổ chức công ty, doanh nghiệp, phòng ban lại gồm nhiều nhân viên, người quản lý phần nhỏ số lớn bao gồm nhiều lĩnh vực tiền tệ, marketing, giao diện đa ngôn ngữ ERP loại bỏ hệ thống máy tính riêng lẻ phận doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP thay chúng chương trình phần mềm hợp phân chia theo phân hệ phần mềm khác tạo nên mối quan hệ thống với Phần mềm ERP linh động việc cài đặt phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp Thiết kế theo module chức năng: Thiết kế module hệ thống erp tích hợp module có chức kinh doanh khác nhau, bao gồm chức năng: tài chính, kế toán, sản xuất, bán hàng, Mỗi module đảm nhiệm chức chuyên biệt phòng ban, phận tổ chức Các module có khả xử lý nghiệp vụ theo chuyên môn, đáp ứng nhu cầu riêng phịng ban Tích hợp chặt chẽ chức năng: Mặc dù module đảm nhiệm chức năng, nghiệp vụ chun biệt lại có tích hợp với nhằm mục đích liên kết, kế thừa thơng tin, liệu phòng ban Việc cho phép nguồn liệu toàn doanh nghiệp đồng bộ, xuyên suốt, giảm tải thời gian, công sức cập nhật xử lý liệu rải rác phận Có khả phân tích đánh giá: Hệ thống erp đưa phân tích, đánh giá dựa báo cáo tổng hợp tự động, hỗ trợ tối đa người quản lý việc đánh giá hiệu hoạt động kinh doanh đưa chiến lược phù hợp Cơ sở liệu chung: Tất liệu bao gồm liệu tài chính, kế tốn, nhân sự, bán hàng, hàng hóa, nhập lưu trữ sở liệu chung cho toàn doanh nghiệp Các liệu cần nhập lần tất phòng ban sử dụng, lưu hành Và cuối ERP, điểm mạnh ERP giải pháp ERP bao gồm sản phẩm liên quan: Một “Ý tưởng quản trị”, hai “Chương trình phần mềm” ba “Phương tiện kết nối” Với hệ thống phần mềm lại quản lý nhiều lĩnh vực khác kế hoạch hóa, thống kê, kiểm tốn, phân tích, điều hành,… ERP đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng, thích ứng kịp thời trước thay đổi liên tục mơi trường bên ngồi 1.3 Điều kiện triển khai hệ thống a Xác định nhu cầu phạm vi nghiệp vụ cần triển khai Chủ doanh nghiệp nhà điều hành cần nhận định rõ khó khăn doanh nghiệp thời điểm thách thức phát triển cạnh tranh đến năm tới, từ xác định nhu cầu đầu tư hệ thống ERP xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển doanh nghiệp khả tiếp nhận vận hành đội ngũ nhân b Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp Doanh nghiệp nên tìm đối tác có kinh nghiệm triển khai ERP thành công doanh nghiệp lĩnh vực với quy mơ lớn cơng ty Đối tác cần hiểu rõ ngành nghề, quy định kế tốn Việt Nam văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp thảo luận trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối hỗ trợ hệ thống vận hành thức Doanh nghiệp yêu cầu thăm khách hàng triển khai thành công để học hỏi kinh nghiệm thẩm định khả triển khai thành công đơn vị triển khai c Lên kế hoạch thực dự án ERP cách cẩn thận Lập kế hoạch triển khai cách thực tế chi tiết nhất, đảm bảo doanh nghiệp ln kiểm sốt phải làm cá nhân đội dự án chịu trách nhiệm phần công việc Có ba mảng cơng việc mà Doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian: Xác định quy trình với yêu cầu kiểm soát cụ thể: chuỗi buổi họp với đơn vị tư vấn, để hai bên phác thảo hệ thống ERP tương lai Doanh nghiệp Chuẩn bị liệu tương ứng: liệu sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp Chuẩn bị số dư đầu kỳ: số dư tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, số dư đầu kỳ tài khoản kế toán d Nhân tham gia dự án Hãy lựa chọn nhân viên am hiểu nghiệp vụ nắm rõ vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải để tham gia vào đội dự án, cần đảm bảo người gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Việc triển khia ERP không nên dừng lại phận mà phải có liên minh tồn thể cơng ty, đặc biệt từ cấp lãnh đạo cấp thấp Doanh nghiệp cần có trưởng dự án am hiểu nhu cầu Doanh nghiệp, có khả định xác đặc biệt quy trình liên phận, có khả động viên đội ngũ quan trọng bám sát kế hoạch chung thống Lãnh đạo cao doanh nghiệp giám đốc khối chức tham gia dự án nhiều tỷ lệ thành công cao Giám đốc dự án: Thông thường tổng, phó tổng giám đốc chiến lược Đây người đưa định quan trọng giai đoạn dự án BPO (Business Process Owner): Thông thường giám đốc phận, người tham gia để xét duyệt quy trình vận hành hệ thống ERP phân công nguồn lực để triển khai quy trình thống nhất, đảm bảo vận hành hệ thống ERP quy trình bên ngồi thay đổi, chuyển đổi phù hợp với vận hành hệ thống ERP Quản trị dự án: Thông thường giám đốc tài chính, giám đốc cơng nghệ thơng tin quản trị dự án có kinh nghiệm triển khai ERP, người có khả kết nối phối hợp với phận để thực triển khai dự án Người dùng (Key – Users): Là người nắm rõ quy trình nghiệp vụ phân hệ phụ trách, chuẩn hóa chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối (End-Users) Document continues below Discover more from: Hệ thống thông tin quản lý MIS_22 Trường Đại học… 49 documents Go to course Bài thảo luận Htttql 39 e Tuân thủ quy trình triển khai quy trình chuẩn Bài thảo luận TÌM… Hệ thống 100% (1) thông tin…thiểu rủi ro Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu nguồn lực giảm triển khai ERP doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình của nhà cung cấp phần mềm ERP Quy trình triển khai nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp giới Vì vậy, Biên họp nhóm doanh nghiệp muốn triển khai thành cơng phải tuyệt đối tuân thủ quy trình Đây biên họp… điều kiện tiên để triển khai thành công mộthttt dự án-ERP Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP mua quy trìnhHệ tích hợp kinh nghiệm thống quản lý tiên tiến nhà cung cấp Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác ứng dụng cácNone thơng tin… quy trình chuẩn hệ thống Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh muốn mở rộng quy mơ phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống tiêu quản trị điều hành tồn cơng ty, nhà máy chi nhánh sản xuất Bkt2 Bàiquyết ktracác Giải pháp chuẩn hệ thống quy trình thiết kế tối ưu,- giải vấn đề Doanh nghiệp Lưu ý rằng, nhiều nhân viên quen làm theo cách cũ, ngại Hệ thống thay đổi nên khơng chấp nhận giải pháp chuẩn vì6làm chưa quen Trong trường None hợp vậy, người trưởng dự án cần tỉnh táo dùng kỹ đặt thông câu hỏi tin… để nhận định đắn f Đào tạo chuyển đổi hệ thống Htttkt final - Bài thảo Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa đối tác triển khai đào tạo cho đội ngũ Key Users doanh nghiệp để thực hiệnluận thành thạo hệ thống nhận bàn giao hệ thống, sau đội ngũ đào tạo 33 lại cho người dùng cuối (End Hệ thống Users) toàn nhân công ty None thông tin… Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng (Key Users) kiểm sốt tốt hệ thống làm chủ hệ thống đưa vào vận hành thức, người dùng đào tạo hướng dẫn cho người có thay đổi bổ sung nhân Baimục tapvàmau PTTK Việc chuyển đổi hệ thống quan trọng, liệu danh số dư đầu kỳ chuyển đổi vào hệ thống để vận hành thức hệ thống.Thu Để chuyển HTQL Vienđổi Sinh… liệu thành cơng đảm bảo tính xác, phải 12 có lần chuyển trước đưa hệ thống vào vận hành thức Hệ thống None tin… Sau hồn tất q trình chuyển đổi, vậnthông hành hệ thống Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu kiểm sốt hệ thống ERP, kiểm sốt cơng việc hàng ngày phần mềm ERP, tất chứng từ báo cáo in từ hệ thống ERP để kiểm sốt, ln chuyển lưu trữ chứng từ Phát triển hệ thống thông tin KT (hệ đặ… Hệ thống thông tin… None 1.4 Quy trình bước triển khai Việc triển khai ERP địi hỏi chủ doanh nghiệp đơn vị cung ứng phải hiểu biết tường tận quy trình nghiệp vụ đơn vị Việc phân tích kỹ yếu tố trước bắt tay vào thực điều vô quan trọng cần thiết Bước 1: Nhận chấp thuận từ ban quản lý cấp cao Có chấp thuận hợp tác từ thành viên công ty quan trọng quan trọng chấp thuận từ ban quản lý cấp cao Để thực thi dự án ERP cần nguồn lực khổng lồ, việc thuyết phục quản lý bạn thật không dễ dàng Để đảm bảo trình triển khai phần mềm ERP ln diễn sn sẻ, có đồng thuận từ ban quản lý cấp cao bước cấp thiết cần phải thực trước tiên Bước 2: Thiết lập đội ngũ quản lý dự án ERP tinh nhuệ Nhóm dự án ERP bạn người nhìn thấy tranh toàn cảnh, thấu hiểu việc thay đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp cần thiết, đồng thời họ người có uy tín tin tường hoạt động tổ chức Đội ngũ quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo dự án diễn dự định, thu kết tốt nhìn chung thành viên hài lịng với kết mà hệ thống ERP đem lại Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp tư vấn giải pháp ERP Nhà cung cấp phù hợp giúp trình chuyển đổi hệ thống doanh nghiệp diễn suôn sẻ Khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp tư vấn, việc đánh giá nên thực dựa loạt tiêu chuẩn định sẵn Bạn cân nhắc câu hỏi sau để thiết lập tiêu chuẩn đánh giá cho phù hợp: Liệu giải pháp có giúp làm bật thêm lợi cạnh tranh doanh nghiệp? Giải pháp giúp xóa mờ khoảng cách khác biệt doanh nghiệp, giúp bạn vượt lên dẫn đầu thị trường? Giải pháp có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp? Giải pháp có phù hợp với mơ hình hoạt động kinh doanh? Khâu lựa chọn quan trọng nên cân nhắc kỹ lưỡng thành viên thuộc nhóm dự án ban quản lý, ý kiến thắc mắc từ thành viên doanh nghiệp phải cất nhắc kỹ Bước 4: Chọn phần mềm ERP dựng sẵn hay tùy chỉnh? Về bản, phần mềm ERP phát triển nhờ vào quan sát áp dụng phương pháp thực hành tốt (best practices) Nếu quy trình hoạt động không phù hợp (non-conforming), doanh nghiệp bạn best practice Hãy thử tưởng tượng phần mềm ERP triển khai, chuyện xảy cho doanh nghệp bạn? Bạn thuộc trường hợp hai trường hợp bên dưới: (1) Quá trình hoạt động doanh nghiệp có cần thay đổi để phù hợp với giải pháp ERP hay không? (2) Doanh nghiệp bạn có lợi cạnh tranh đặc biệt, hệ thống không đáp ứng nhu cầu bạn đặt Trong trường hợp này, bạn cần phải tùy chỉnh giải pháp ERP để phù hợp với doanh nghiệp Với trường hợp 1, doanh nghiệp bạn khơng phải best practice, phải thiết lập kế hoạch nhằm thay đổi hoạt động doanh nghiệp để phù hợp với giải pháp Đây hội tốt để bạn điều chỉnh thói quen xấu, quy trình lỗi thời, khơng phù hợp diễn doanh nghiệp bạn Bước 5: Quản lý thay đổi Triển khai phần mềm ERP không chuyển đổi từ hệ thống IT lỗi thời sang hệ thống đại hơn, mà thay đổi quy trình hoạt động thường nhật doanh nghiệp Chắc chắn bạn phải đối diện với phận nhân viên phản đối việc thay đổi quy trình làm việc Khơng phải lúc giải cách ép buộc người thực theo thị, đơi nhân viên bạn chưa hiểu rõ lợi ích mà phần mềm ERP đem đến Hãy lập kế hoạch để chuẩn bị cho thay đổi, bao gồm yếu tố sau: Xác định mục tiêu – người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ dự án ERP Liên tục cập nhật thông tin – giải đáp thắc mắc, giải thích kỹ lưỡng thay đổi cần thiết cho phát triển bền vững doanh nghiệp, cho họ thấy lợi ích ví dụ cụ thể khả mà giải pháp ERP đem lại Thường xuyên báo cáo – cập nhật tiến trình dự án cho nhân viên, nhà đầu tư ban quản lý cấp cao Đồng thời, ý kiến thắc mắc họ có cứ, đáng cân nhắc Bước 6: Làm liệu Rất nhiều doanh nghiệp không lường trước tầm quan trọng khối lượng khổng lồ liệu bắt đầu công đoạn làm để chuẩn bị chuyển giao sang hệ thống Khối lượng liệu khổng lồ phận cá nhân thường lưu trữ liệu định dạng tên khác Bạn phải đảm bảo thành viên doanh nghiệp lưu liệu chủ hồn thiện xác Bước 7: Kiểm tra hệ thống Nhằm đảm bảo tiến độ cho dự án, hệ thống phải kiểm tra đánh giá vào cuối giai đoạn dự án Việc kiểm tra chi tiết thường xuyên giúp kịp thời phát lỗi sai quy trình dự đốn trước vấn đề xảy Thử nghiệm tảng (fundamental testing) – diễn sau bước cấu hình sơ cho hệ thống Tất giao dịch đặt sẵn kiểm tra sơ nhằm đánh giá mức độ tin cậy liệu, phải đảm bảo quy trình thử nghiệm diễn thành công trước cột mốc giai đoạn định Thử nghiệm tích hợp (integration testing) – kiểm tra tồn quy trình hoạt động doanh nghiệp Một quy trình thực tế cần 10-60 giao dịch liên tiếp để chạy Để thử nghiệm thành cơng, bạn phải 15-30 script giai đoạn thử nghiệm (đại diện cho 90% quy trình doanh nghiệp), từ cải thiện dần tồn quy trình diễn sn sẻ Những đợt thử nghiệm tích hợp áp dụng trực tiếp liệu thực nhằm đảm bảo xác định xác quy trình từ giai đoạn thử nghiệm đầu tiên, bao gồm việc đồng hóa hàng hóa kho, đơn đặt hàng, đơn mua hàng lệnh sản xuất, đồng thời chép 100% hoạt động kinh doanh diễn thường nhật thời điểm Trong giai đoạn thử nghiệm, liệu gốc doanh nghiệp phải thật đầy đủ xác cung cấp cho q trình đặt hàng thực tế Thử nghiệm trực tiếp số người dùng giúp bạn đánh giá xác tính giải pháp Giai đoạn cho phép bạn: (1) Đánh giá khả đáp ứng nhu cầu người dùng thời gian thực (2) Huấn luyện nhân viên làm quen với giải pháp Những người dùng thử nghiệm giúp truyền đạt lại thông tin cho nhân viên khác Sự đóng góp từ người dùng không đơn kiểm tra hệ thống mà cịn giúp phát sai sót cung cấp thông tin chuyên môn mà người quản lý nhóm dự án bỏ sót Bước 8: Kiểm sốt chi phí Chi phí thực tế dự án ERP chắn cao nhiều so với dự tính ban đầu Để kiểm sốt chi phí hiệu nhất, bạn cần phải hoạch định sẵn kế hoạch 10 chi tiết cho ngân sách toán thường xuyên Một điều đáng lưu ý bạn phải dự tính ngân sách từ bắt đầu hai tháng sau dự án kết thúc Một kế hoạch thực tiễn bao gồm tồn chi phí thực tế chi phí phát sinh, chi phí chiếm khoảng 75% dự tính ngân sách tháng 25% cịn lại dùng để ứng phó rủi ro phát sinh giai đoạn tuần cuối trước dự án “go live” tuần Bước 9: Định nghĩa thành cơng Khác với thành cơng mặt tài chính, khó để xác định độ thành cơng dự án ERP cịn bao gồm nhiều yếu tố vơ quản lý thay đổi kiểm soát mong muốn người Đó lý việc báo cáo thường xun đóng vai trị quan trọng hàng đầu Thêm vào đó, đặt tiêu chuẩn để xác định đo lường mức độ thành cơng dự án (ví dụ xác định cột mốc thời gian định) hữu ích Đối với doanh nghiệp có nhiều quy trình, quy tắc, liệu, phân cấp, nhiều tầng quản lý, việc phân tích liệu tốn nhiều thời gian Tuy nhiên, trình quan trọng khâu chuẩn bị, kết trình định hồn tồn hiệu triển khai ERP sau Nhiều doanh nghiệp không trọng đến q trình khơng tiền cho hệ thống quản trị doanh nghiệp mà chí chủ doanh nghiệp cấp quản lý khơng sử dụng đến khơng phù hợp với doanh nghiệp, phải thêm nhiều thời gian để thay đổi, sửa chữa chức Phần 2: Phân tích khó khăn thuận lợi, thách thức hội triển khai hệ thống doanh nghiệp Việt Nam 2.1 Thuận lợi – Dễ dàng truy cập thông tin – Hầu hết Khối doanh nghiệp SME từ 100 đến 1000 nhân viên Quy mô vừa phải, dễ áp dụng, dễ thay đổi, dễ tinh chỉnh đội ngũ 11 – Vì nhỏ vừa nên việc kết nối liệu mức đơn giản nhất, vịng trịn khép kín doanh nghiệp – Doanh nghiệp nhỏ, tinh gọn giúp công tác “Chuẩn hóa quy trình làm việc” trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí – Đội ngũ chủ doanh nghiệp trẻ hóa, cấp tiến, sẵn sàng cập nhật công nghệ, khoa học, kỹ thuật – Nhân chưa tiếp cận công nghệ nhiều, lại trẻ nên kiến thức học nắm bắt nhanh, triển khai Module nhanh 2.2 Khó khăn – Chi phí triển khai cao, doanh nghiệp cần xác định ngân sách rõ ràng trước bắt đầu – Quyết tâm triển khai ERP lãnh đạo chưa cao Với lợi ích từ ERP biết cần gặp khó chủ Doanh nghiệp dễ nản Dẫn tới dự án bị dừng lúc – Thời gian triển khai lâu – dài – Bất đồng ý kiến Doanh nghiệp triển khai đơn vị tư vấn Việc hay xảy bên Dù khảo sát, chốt vấn đề, uy nhiên đôi lúc bất đồng ý kiến ERP thế, lúc vận hành trơn tru – Nhân trẻ rào cản mặt ngôn ngữ tiếng anh …sẽ gặp phải khó khăn định – Doanh nghiệp Việt chưa có mơ hình chuẩn hóa, đơn vị lại có kiểu quản lý khác Đặc biệt thường xuyên thay đổi tiêu quản lý 2.3 Thách thức Những doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP hầu hết có quy trình sản xuất mơ hình tổ chức phức tạp, cần xác quản lý Trên thực tế, ERP dành cho tất người Dù nhìn nhận lợi ích, hiệu ứng dụng giải pháp ERP mang lại riêng mức giá không nhỏ cho dự án ERP khoản đầu tư đáng kể cần 12 cân nhắc Chỉ doanh nghiệp có quy mơ vừa lớn, kinh phí đầu tư khơng cịn vấn đề cản trở, thời gian “hồn vốn” xác định tương đối nhanh mạnh dạn với ERP Nguyên nhân lý giải trình độ nhân từ cấp quản lý đến cấp doanh nghiệp Việt Nam chưa đáp ứng được, lực nhân khơng đồng đều, quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa nhiều phải thay đổi để thích ứng với phát triển nóng Các giải pháp ERP phải “gò ép” hệ thống theo quy trình lạc hậu doanh nghiệp khơng mang lại hiệu mong muốn Với quy trình sản xuất nhiều cơng đoạn thủ cơng việc hiệu chỉnh giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp trở thành "cơn ác mộng" nhà cung cấp Thậm chí có doanh nghiệp triển khai không vận dụng hết lực hệ thống, nhiều nơi dừng lại mức độ kiểm soát Một nguyên nhân khác từ phía cơng ty triển khai ERP Việt Nam số lượng chuyên gia giỏi lĩnh vực cịn q khơng phải nhà cung cấp sở hữu chuyên gia giỏi Để triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp 80% khối lượng cơng việc tư vấn có 20% khối lượng công việc kỹ thuật Tuy nhiên, đa phần công ty triển khai ERP Việt Nam cịn “non” kinh nghiệm, trình độ nhân yếu, chưa đủ uy tín đội ngũ tư vấn viên họ dừng lại mức độ triển khai, thiếu khả tư vấn cho khách hàng quy trình nghiệp vụ Những khó khăn thách thức từ nhiều phía khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng trước ERP dù lợi ích việc ứng dụng CNTT quản lý rõ ràng, thị trường không thiếu đối thủ cạnh tranh trước bước lớn ứng dụng thành công ERP từ nhiều năm Bản thân doanh nghiệp cần tự trau dồi cho kiến thức ERP trình triển khai dự án ERP để thật mang lại lợi ích cao cho doanh nghiệp thay phụ thuộc vào nhà cung cấp 13 2.4 Cơ hội Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đem lại tác động sâu sắc đến tư nhận thức doanh nghiệp không Việt Nam, mà tồn giới Nó đặt nhiều hội thách thức cho doanh nghiệp, giới tiến vào kỷ nguyên số, công nghệ thông tin, thiết bị hỗ trợ quản lý ngày phát triển nhanh, mạnh tiện dụng Việc sử dụng công cụ quản lý đại cho doanh nghiệp thời đại điều vô cần thiết, ERP - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn cho doanh nghiệp Việt Nam Ngồi ra, khơng tác động cách mạng công nghiệp 4.0, việc giới Việt Nam phải đứng trước thách thức dịch bệnh Covid khiến ERP trở nên cần thiết nhiều so với thời điểm trước Để ứng phó với tình hình dịch bệnh Việt Nam ban bố tình trạng khẩn cấp, đóng cửa giao thương, hạn chế lại,…Vì muốn thích nghi với hồn cảnh đặc biệt, doanh nghiệp thực “online hóa” thứ; nhân viên làm việc nhà, họp hành thông qua mạng xã hội: Zalo, Skype, Facebook,… Những doanh nghiệp số hóa quy trình làm việc nhanh chóng thích nghi Dù trước hay sau Covid, liệu tập trung hệ thống; họ kết nối sử dụng chúng đâu để làm việc Ngược lại, vơ khó khăn cho cơng ty chưa tích hợp phần mềm quản lý tạo điều kiện cho giải pháp ERP ngày doang nghiệp lựa chọn Không vậy, việc tham gia Hiệp định đối tác kinh tế xuyên Thái Bình Dương (TPP), Hiệp định thương mại tự Việt Nam – EU, Cộng đồng Kinh tế ASEAN… khiến Việt Nam ngày hội nhập sâu, rộng vào kinh tế giới Luồng vốn đầu tư trực tiếp nước chảy vào Việt Nam để tận dụng ưu đãi hiệp định thương mại Để tồn tại, cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngồi vốn có trình độ quản trị tiên tiến, để cạnh tranh với đối thủ nước, doanh nghiệp khơng cịn đường khác phải nâng cao lực quản trị doanh nghiệp Và việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp giải pháp giúp doanh nghiệp Việt nâng cao mạnh thị trường Tình hình ứng dụng ERP ngày phát triển Việt Nam: ngày nhiều doanh nghiệp ngành nghề khác ứng dụng hệ thống vào công tác quản lý, đăc 14 biệt có cạnh tranh gay gắt giải pháp nước Ban đầu, số doanh nghiệp thường tập đồn lớn áp dụng ERP, sau cơng ty khác dần nhận lợi ích áp dụng Nhận thức ERP Việt Nam ngày nâng cao Xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày thể rõ nét Nhiều doanh nghiệp áp dụng ERP ngành đồ uống như: công ty bia Huế; ngành bánh kẹo Kinh Đô, Phạm Nguyên; ngành dệt may công ty May 10, công ty may Tiền Tiến; ngành bán lẻ công ty Thế giới di động, Viễn Thông A, Trần Anh, Số lượng doanh nghiệp ngành ứng dụng nhiều cạnh tranh lớn tạo điều kiện cho ERP phát triển Hiện lĩnh vực “cung” thấp nhiều so với “cầu” Tính đến nay, số lượng doanh nghiệp hoạt động mảng ERP cịn Chính vậy, thị trường nhiều chỗ trống để doanh nghiệp ERP nhảy vào cạnh tranh dự báo phát triển mạnh tương lai 2.5 Liên hệ thực trạng áp dụng hệ thống ERP công ty cổ phần Thế Giới Di Động [1] Giới thiệu công ty cổ phần Thế Giới Di Động a Thông tin Công ty TNHH Thế Giới Di Động (Mobile World Co Ltd) thành lập vào tháng 03/2004 thành viên đồng sáng lập Trần Lê Quân, Nguyễn Đức Tài, Đinh Anh Huân, Điêu Chính Hải Triều Trần Huy Thanh Tùng Lĩnh vực hoạt động cơng ty bao gồm: mua bán sửa chữa thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử Bằng trải nghiệm thị trường điện thoại di động từ đầu năm 1990, với việc nghiên cứu kỹ tập quán mua hàng khách hàng Việt Nam, thegioididong.com xây dựng phương thức kinh doanh chưa có Việt Nam trước Công ty nhà bán lẻ hàng đầu thị trường với 23% thị phần điện thoại di động 25% thị phần máy tính bảng hãng theo số liệu thống kê b Các ứng dụng chức ERP Thế Giới Di Động - Quản lý bán hàng 15 Ở Thế Giới Di Động, nhân viên tư vấn dùng smartphone để biết thơng tin sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu Sau tư vấn xong nhân viên người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng, giảm nhiều thời gian quầy thu ngân Bên cạnh đó, điểm lợi hệ thống ERP giúp Thế Giới Di Động tính lương theo ngày Điều giúp nhân viên theo dõi thu nhập xem người xung quanh bán giỏi để học tập - Quản lý thông tin, điều hành doanh nghiệp Trên cửa vào cửa hàng Thế Giới Di Động gắn mắt thần để đếm số người qua Điều giúp lãnh đạo công ty biết số liệu chi tiết cửa hàng, có người vào cửa hàng số người mua hàng Từ Thế Giới Di Động hoạch định chiến lược kinh doanh tốt cho cửa hàng - Quản lý dịch vụ Ở Thế Giới Di Động, công nghệ giúp việc thay giá thực tự động Hệ thống làm giá, khuyến đến siêu thị hay đích danh điện thoại thay đổi giá giá chuyển đến hệ thống đèn LED hiển thị cửa hàng Nhờ đó, nhân viên cửa hàng hồn tồn chuyên tâm chăm sóc khách hàng - Bảo dưỡng máy móc, thiết bị Về bảo hành, hệ thống tiếp nhận qua ứng dụng smartphone, quản lý nhanh điện thoại dùng để bảo hành cho khách - Kế tốn tài Việc áp dụng ERP cung cấp cho Thế Giới Di Động đầy đủ tính cơng cụ để đáp ứng nhu cầu kế tốn, tài cách hiệu xác Việc nhập liệu, tìm kiếm, xuất báo cáo quản lí đơn hàng nhanh chóng dễ dàng cho nhân viên tài kế tốn Vì vậy, Nhà nước cho phép, Thế Giới Di Động ba công ty Việt Nam áp dụng hóa đơn điện tử - Quản lý nhân Thế Giới Di Động có hệ thống quản trị nhân lực online tuyển dụng vấn thông minh để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cho hàng chục siêu thị tháng Giao diện vấn online 18 phút vào trang online này, đăng ký ứng tuyển vị trí Thông qua câu hỏi, hệ thống giúp đánh giá 16 tính cách, kỹ năng, để chọn người phù hợp Sau đó, người nộp hồ sơ trực tuyến, gia nhập công ty Tất liệu nằm phần mềm công ty, để tuyển dụng vị trí tiếp theo, tiết kiệm nhiều chi phí quản trị nhân lực - Quản lý nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định Hệ thống Thế Giới Di Động bao quát tình hình tồn cửa hàng Từ đó, phần mềm kho biết siêu thị hàng để bán cho khách Nhà cung cấp đơn vị giao nhận vận hành theo phần mềm riêng, nhân viên kho mở hệ thống lên, kiểm tra có đơn hàng nhận, giao hàng Hệ thống theo dõi nhận hàng để hàng không thiếu, không thừa, tính tốn linh kiện điện thoại hay hết để nhập hàng vừa đủ [2] Thuận lợi thành cơng Vì hệ thống ERP xây dựng nhu cầu nên nhìn chung chúng giải nhiều u cầu đặc thù theo mơ hình kinh doanh TGDĐ Điều quan trọng mà hệ thống đem lại tạo môi trường online đa tương tác cho phép toàn nhân viên TGDĐ dùng phần mềm để phối hợp làm việc Hệ thống cho phép quản lý chặt chẽ hầu hết nghiệp vụ từ điều nhỏ nhặt đến việc giám sát hàng chục triệu sản phẩm đích danh (theo số imei), hàng chục ngàn nhân viên cách dễ dàng - Chuẩn hóa quy trình làm việc: Việc áp dụng hệ thống ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động TGDĐ, giúp cơng ty có quy trình tiếp cận hồn chỉnh nhất, hạn chế xảy sai xót khâu, liệu đồng chuẩn xác, số liệu kế tốn chuẩn hóa, … - Tiết kiệm chi phí Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp TGDĐ giảm thiểu chi phí, thời gian triển khai Bên cạnh việc sử dụng tập trung hệ thống giúp TGDĐ tiết kiệm thời gian nhập liệu người dùng, đồng thời xảy sai sót liệu có tính kế thừa liên kết lẫn nhau, kiểm soát chặt chẽ quy trình thuật tốn có sẵn tích hợp hệ thống ERP Do liệu ghi nhận cập nhật theo thời gian thực nên ERP giải tốt tốn bảo mật, tập trung độ xác, kịp thời liệu thời điểm xác định - Tăng hiệu suất làm việc: Hệ thống ERP giúp cho TGDĐ vận hành máy kinh doanh to lớn phức tạp cách hiệu sử dụng nhân lực Việc áp dụng hệ thống 17 giúp cho TGDĐ tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên thời gian TGDĐ gặp khó khăn giúp cho cơng ty khơi phục lại hoạt động Hiệu rõ rệt TGDĐ áp dụng hệ thống ERP việc giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Có hệ thống cửa hàng rộng khắp nước website bán hàng trực tuyến thu hút đông đảo người mua công ty 10% chi phí quản lý hệ thống tổng 100% chi phí doanh nghiệp Giống câu chuyện TGDĐ cần nhân viên để tính lương thưởng cho 31.000 nhân viên công ty - Quản trị thông tin hiệu quả: Áp dụng ERP hỗ trợ cơng tác quản trị TGDĐ, chức ERP tích hợp cơng việc, thơng tin tất phòng ban, chức cửa hàng, công ty hệ thống máy tính để dễ dàng theo dõi Từ đó, giúp nhà quản lý quản trị thông tin công ty cách hiệu Với loại hình mở rộng cửa hàng khơng khó, quản lý thách thức ERP giúp họ làm điều Nó cho phép TGDĐ quản lý việc kinh doanh cửa hàng nơi đâu mà không cần đến giám sát trực tiếp ban lãnh đạo Có cửa hàng hệ thống ban lãnh đạo chưa đặt chân đến biết nhân viên bán sản phẩm cụ thể thông qua hệ thống ERP - Quản lý bán hàng hiệu Hệ thống cho phép xem báo cáo lập tức, biết siêu thị bán bao nhiêu, tồn bao nhiêu, tối ưu hóa thông tin sản phẩm Tại siêu thị TGDĐ, thấy kệ trưng bày TGDĐ có hệ thống đèn LED hiển thị thông tin tên, giá sản phẩm, Những thông tin hiển thị hệ thống từ văn phịng tự động xếp sau chuyển đến siêu thị nhằm tối ưu hóa việc tìm kiếm sản phẩm cho khách hàng Nhân viên siêu thị theo thông tin hiển thị đèn LED để xếp sản phẩm tương ứng - Quản lý nhân rõ ràng tiết kiệm: Với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép nhân viên biết xác ngày họ làm, vào lúc giờ, bị trừ tiền Cuối tháng người quản lý tiền lương cần click chuột hệ thống tự động tính lương gửi bảng lương chi tiết đến người mà không nhận thắc mắc, khiếu nại từ nhân viên Về tuyển dụng đánh giá thử việc dùng chứng từ điện tử hệ thống, phận nhân dựa theo để định ký hợp đồng hay khơng Trung bình 100 nhân viên cần nhân sự, riêng TGDĐ, hệ thống làm việc thay người nên với gần 10.000 nhân viên nước phận nhân 10 người, phận tiền lương có người - Quản lý kho logistics hiệu tối ưu: 18 Quản lý kho bao gồm nhập hàng theo đơn, theo lệnh chuyển, có chức in bảng giá, cấu hình, xếp lại kệ Khi siêu thị khơng cịn, vào phần mềm kho biết siêu thị hàng để bán cho khách Nhà cung cấp đơn vị giao nhận vận hành theo phần mềm riêng, nhân viên kho mở hệ thống lên, check có đơn hàng nhận, giao hàng Nếu thứ khơng nằm cho phép trả lại nhà cung cấp Hệ thống theo dõi nhận hàng để khơng thiếu, khơng thừa, tính tốn linh kiện điện thoại hay hết để nhập hàng vừa đủ Việc hạn chế chi phí dư thừa đồng thời tiết kiệm thời gian cơng sức đáp ứng nhanh chóng u cầu khách hàng Logistics nhằm quản lý điều hành luồng di chuyển hàng hóa, tối ưu việc giao hàng thời hạn, giảm chi phí vận hành phục vụ cho kế hoạch bán hàng online, giao hàng tận nhà mà TGDĐ tập trung đẩy mạnh Ngoài phận IT bổ sung thêm phần phân tích, để Ban Giám Đốc nhận báo cáo phân tích tức thì, hàng ngày qua SMS email Vai trị quản lý IMEI: theo cách hiểu nhất, quản lý IMEI giúp định dạng hàng hóa dễ dàng Với số IMEI riêng cho điện thoại biết nguồn gốc xuất xứ sản phẩm Thơng qua quản lý IMEI ngồi nguồn gốc, xuất xứ, hàng hóa cịn biết tình trạng cũ mới, cịn hay khơng bảo hành Tạo chế ln chuyển hàng hóa siêu thị hay kiểm sốt tồn kho hiệu - Thực tốt dịch vụ chăm sóc khách hàng: Việc TGDĐ áp dụng hệ thống ERP việc cung cấp cho khách hàng dịch vụ chăm sóc tối ưu trở nên dễ dàng hết ERP giúp việc truy cập vào sở thông tin khách hàng lịch sử tư vấn dễ dàng, xác, nhờ đó, nhân viên kinh doanh chăm sóc khách hàng tương tác với khách hàng tốt điều giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng Khi khách hàng gọi đến call center, hệ thống nhận diện lịch sử mua hàng, khách hàng chào tên, chí nhớ chi tiết quan trọng Lưu trữ đặc điểm lần tiếp xúc với khách hàng, nhân viên tổng đài chăm sóc khách hàng biết nhân viên giao hàng hay nhân viên tư vấn bán hàng có đối thoại quan trọng với khách hàng, khách hàng có khiếu nại hay thắc mắc trước đây, việc khâu Đặc biệt trước diễn biến phức tạp dịch bệnh covid 19 hệ thống ERP TGDĐ khẳng định vai trị việc cung cấp cho khách hàng dịch vụ chăm sóc tối ưu Khi khách hàng chuyển sang đặt hàng online qua hệ thống, hệ thống đem lại tương tác tốt nhân viên TGDĐ khách hàng Từ nhân viên kịp thời giải đáp thắc mắc đem lại cho khách hàng trải nghiệm tốt tư việc lắng nghe họ [3] Khó khăn thách thức 19