Nghiên ứu nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh nam định

Tuy nhiên, đề tài này liên quan lĩnh vực kế toán và nghiên cứu khảo sát nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán, vì vậy về kế toán nghiên cứu về vai trò của kế toán, phần mềm kế toán, đặc trƣng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

ĐỖ THỊ THANH QUẾ

NGHIÊN CỨU NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM

KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: KẾ TOÁN, HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 4

1.1 KHÁI NIỆM VỀ KẾ TOÁN, HỆ THỐNG KẾ TOÁN 4

1.1.1 Khái niệm về kế toán 4

1.1.2 Hệ thống kế toán doanh nghiệp 4

1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8

1.2.1 Khái niệm 9

1.2.2 Vai trò, chức năng của hệ thống thông tin kế toán 10

1.2.3 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán 12

1.3 PHẦN MỀM KẾ TOÁN ( KẾ TOÁN MÁY) 17

1.3.1 Khái niệm phần mềm kế toán 17

1.3.2 Vai trò của phần mềm kế toán 19

1.3.3 Cơ chế vận hành của phần mềm kế toán kết nối với hệ thống thông tin kế toán 20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 22

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VÀ TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM 23

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 23

2.1.1 Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa 23

2.1.2 Các tiêu chí phân loại của doanh nghiệp nhỏ và vừa 24

2.1.3 Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa 27

2.2 TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM 28

2.2.1 Ngành công nghiệp phần mềm kế toán ở Việt Nam 28

2.2.3 Đánh giá phần mềm kế toán hiện có trên thị trường Việt Nam hiện nay 50

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 54

Chương 3: NGHIÊN CỨU NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH 55

3.1 ĐẶC ĐIỂM DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TỈNH NAM ĐỊNH 55

3.1.1 Về cơ cấu, phân bố doanh nghiệp 55

3.1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của các doanh nghiệp tỉnh Nam Định trong thời gian qua 56

3.1.3 Đóng góp của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong kinh tế tỉnh Nam Định 57

3.1.4 Xu thế phát triển của các doanh nghiệp nhỏ và vừa của tỉnh Nam Định trong thời gian tới 60

3.2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH 61

3.2.1 Thiết kế khảo sát 61

3.2.2 Tổ chức tiến hành 62

3.3 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KHẢO SÁT 62

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 76

Chương 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THÖC ĐẨY NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH 77

4.1 CÁC QUAN ĐIỂM CĂN CỨ CHO GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 77

4.2 CÁC GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH 78

4.2.1 Giải pháp thứ nhất tăng cường công tác thiết kế phần mềm kế toán 78

4.2.2 Giải pháp thứ hai bảo hành, bảo trì phần mềm kế toán cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng 81

4.3 KIẾN NGHỊ HỖ TRỢ NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 82

4.3.2 Đối với công tác đào tạo các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định 83

KẾT LUẬN 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

7 GTGT Giá trị gia tăng

8 KCN Khu công nghiệp

9 HTKK Hỗ trợ kê khai

10 TSCĐ Tài sản cố định

11 TNDN Thu nhập doanh nghiệp

12 TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh

Bảng 2.1.Tiêu chí quy định doanh nghiệp nhỏ và vừa 24

Bảng 2.2 Tham khảo về tiêu chí doanh nghiệp nhỏ và vừa ở một số nước 26

Bảng 3.1 Cơ cấu kinh tế của địa bàn tỉnh Nam Định theo ngành nghề 2011 55

Bảng 3.2 Kết quả số phiếu khảo sát 63

Bảng 3.3 Đối tượng trả lời phiếu hỏi : 63

Bảng 3.4 Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Nam Định 64

Bảng 3.5 Phần mềm kế toán đang được sử dụng trên địa bàn tỉnh Nam Định 65

Bảng 3.6 Mức độ thỏa mãn tổ chức sử dụng của phần mềm kế toán 66

Bảng 3.7 Mức độ quan tâm cần thiết của phần mềm kế toán 70

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1 Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động hóa 9

Hình 1.2 Chức năng của kế toán 11

Hình 1.3 Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán 12

Hình 1.4 Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán thủ công 15

Hình 1.5 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 18

MỞ ĐẦU

1 SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngay từ những năm 1990, khi nền kinh tế hội nhập và công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế thì rất cần cho việc cơ giới hóa công tác

kế toán tại các doanh nghiệp Một trong những thành phần căn bản để cơ giới hóa công tác kế toán chính là phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là một sản phẩm cụ thể nhưng về mặt lý luận nó là phần giao thoa của nhiều lĩnh vực nghiên cứu, mỗi một lĩnh vực thì nó đóng vai trò quan trọng khác nhau như là đứng dưới góc độ công nghệ thông tin, phần mềm kế toán là một phần mềm ứng dụng tin học nhằm

xử lý các công việc kế toán từ đó đưa ra các báo cáo kế toán cần thiết phục vụ cho nhà quản lý Đứng ở góc độ nhà sản xuất phần mềm là những công việc như khảo sát phân tích, thiết kế, lập trình, cài đặt, bảo trì và phát triển, Còn đứng dưới góc

độ kế toán giải quyết về phương pháp kế toán và hàng loạt vấn đề như thu thập, xử

lý, kiểm soát, bảo mật tuân thủ các quy định của nhà nước, xây dựng doanh nghiệp điện tử Đứng dưới góc độ kinh tế, phần mềm kế toán là một sản phẩm cụ thể chịu sự tác động của các quy luật thị trường

Thử thách lớn đối với phần mềm kế toán là tất cả các lĩnh vực trên không tách rời được mà tương tác lẫn nhau Có những vấn đề không phải là khó về mặt kỹ thuật nhưng không thể thực hiện được khi công việc chưa hoàn thành Ngược lại, có những vấn đề đã xuất hiện trên thị trường nhưng do thiếu định hướng nên các nhà sản xuất phần mềm lúng túng không chọn lựa được chiến lược phát triển phù hợp, doanh nghiệp sử dụng phần mềm không tìm được phần mềm thích hợp phục vụ cho nhu cầu thông tin quản lý Có thể lấy một phần mềm danh tiếng của nước ngoài nhưng lại không hữu ích lắm khi nó không phù hợp với các quy định của hệ thống

kế toán Việt Nam Do đó, một nghiên cứu về nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán để làm rõ và định hướng về mối quan hệ đa lĩnh vực nói trên, đồng thời cung cấp cơ sở

lý luận cơ bản, thực tiễn quan trọng cho sự phát triển và tổ chức sử dụng phần mềm

kế toán, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình phát triển nền kinh tế

của Việt Nam nói chung và trên địa bàn của tỉnh Nam Định nói riêng là vấn đề cần thiết

Sự phát triển của internet (email, web, ) và đường truyền tốc độ cao ADSL, tốc độ xử lý nhanh chóng của máy tính (Chíp của Intel, ) làm thay đổi các quan điểm về tổ công tác kế toán sao cho nhanh, chính xác, kịp thời để đưa ra những quyết định kinh doanh khi doanh nghiệp tiếp cận với công nghệ hiện đại Vì vậy, tác giả đã tổng kết những vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến hệ thống thông tin

kế toán, phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

2 MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN

Mục đích của luận văn là nghiên cứu xác định được nhu cầu sử sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa nhằm đưa ra một số giải pháp tổ chức

sử dụng phần mềm kế toán trên địa bàn tỉnh Nam Định

Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu luận văn tập trung vào những vấn đề : tổng quan về kế toán, hệ thống kế toán doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán, nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán trên địa bàn tỉnh Nam Định

Tuy nhiên, đề tài này liên quan lĩnh vực kế toán và nghiên cứu khảo sát nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán, vì vậy về kế toán nghiên cứu về vai trò của kế toán, phần mềm kế toán, đặc trưng của doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, phương pháp

tổ chức khảo sát nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán, đánh giá quá trình khảo sát phần mềm kế toán trên địa bàn tỉnh Nam Định, thiết kế phần mềm kế toán phù hợp với công việc kế toán Luận văn không đề cập đến giải thuật, thuật toán, lập trình, các công nghệ liên quan đến công nghệ thông tin

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Để đảm bảo tính khả thi, đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Điều tra, khảo sát thực tiễn, thu thập và xử lý những thông tin liên quan đến thực trạng và nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định

- Thống kê, phân tích, so sánh và tổng hợp

4 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA NGHIÊN CỨU

+ Hệ thống hóa lý luận về kế toán, hệ thống thông tin kế toán

+ Cơ sở lý luận doanh nghiệp nhỏ và vừa và tình hình các phần mềm kế toán ở

Việt Nam

+ Khảo sát thực trạng và nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán địa bàn tỉnh Nam

Định

+ Đề xuất một số giải pháp tổ chức sử dụng hiệu quả phần mềm kế toán

5 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN :

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm 3 chương sau:

Chương 1: Kế toán, hệ thống thông tin kế toán và phần mềm kế toán

Chương 2: Cơ sở lý luận doanh nghiệp nhỏ và vừa và tình hình sử dụng phần mềm

kế toán ở Việt Nam

Chương 3: Nghiên cứu nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh nghiệp

nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định

Chương 4: Đề xuất giải pháp thúc đẩy sử dụng phần mềm kế toán

Chương 1

KẾ TOÁN, HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

1.1 KHÁI NIỆM VỀ KẾ TOÁN, HỆ THỐNG KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm về kế toán

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

Bản chất của kế toán là hoạt động ghi chép, phân loại tổng hợp thông tin theo một số nguyên tắc nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng và các bên

có liên quan thông qua các phương pháp kế toán và báo cáo kế toán

Việc ghi chép và lập báo cáo kế toán về các hoạt động kinh tế bằng ngôn ngữ

kế toán thông qua các ký hiệu riêng của kế toán như ghi „„Nợ ‟‟, ghi „„Có‟‟ và vận hành các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp kế toán để lập các báo cáo kế toán thông qua các con số mà người làm kế toán thường cho rằng „„những con số biết nói‟‟ đã phản ánh bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thông tin

1.1.2 Hệ thống kế toán doanh nghiệp

Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị

kế toán áp dụng để tổ chức công tác kế toán thông qua việc thực hiện ghi chép kế

toán và lập báo cáo kế toán

Tại Việt Nam hệ thống kế toán doanh nghiệp bao gồm : Hệ thống chứng từ

kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính

1.1.2.1 Chứng từ kế toán

- Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán

- Ý nghĩa và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán

+ Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của toàn bộ công tác kế toán của đơn

vị, là phương tiện để kế toán thu nhận được đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh nhằm phản ánh được thực tế khách quan của các nghiệp vụ này

+ Chứng từ là căn cứ để kế toán ghi sổ nhằm hệ thống hóa được thông tin và

kiểm tra, giám sát được các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh

+ Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý của số liệu kế toán Giúp cho việc kiểm

tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

+ Kiểm tra chứng từ kế toán là phương pháp chủ yếu trong công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị nhằm phát hiện những hành vi, vi phạm pháp luật hoặc những hành vi phi kinh tế như tham ô, lãng phí

+ Chứng từ kế toán là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ, là cơ sở để kiểm tra ý thức chấp hành mệnh lệnh, chỉ thị của cấp dưới đối với cấp trên trong hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra, chứng từ còn là căn cứ để cơ quan pháp luật giải quyết các tranh chấp, khiếu tố, khiếu nại nếu có

- Hệ thống chứng từ kế toán :

Theo quy định hiện hành thì hệ thống chứng từ bao gồm 2 loại :

+ Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc : Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kế toán giữ các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với các loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhât cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể

+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là những chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định, ngoài các nội dung đã được quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế biểu mẫu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

Nội dung của hệ thống chứng từ bản kế toán bao gồm 5 chỉ tiêu cơ bản sau : ( 1) Chỉ tiêu lao động và tiền lương

(2) Chỉ tiêu hàng tồn kho

1.1.2.2 Tài khoản kế toán

- Khái niệm :

+ Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng đơn vị đo lường tiền tệ để

quy loại, phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên tình hình và sự vận động của

từng loại tài sản, từng nguồn vốn và từng quá trình, kết quả kinh doanh

+ Tài khoản là phương pháp phân loại các đối tượng kế toán thành một hệ

thống sổ kế toán, trong đó mỗi tài khoản được theo dõi riêng trên các trang sổ khác nhau

- Hệ thống tài khoản kế toán :

Theo quyết định 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 sau đó được bổ sung, sửa đổi bởi các văn bản bổ sung Hệ thống tài khoản thống nhất gồm 9 loại, từ loại 1 đến loại 9 và được sắp xếp theo thứ tự sau :

Loại 1 : Tài sản lưu động

Loại 9 : Xác định kết quả kinh doanh

Ngoài ra còn có 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán (Loại 0)

1.1.2.3 Sổ kế toán

- Khái niệm: Sổ kế toán là những tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi

chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở

số liệu của chứng từ gốc

- Sổ kế toán: là công cụ ghi chép tổng hợp thông tin kế toán một cách có hệ

thống trên cơ sở chứng từ gốc Sổ kế toán có nhiều loại sổ để thuận tiện trong việc

sử dụng các loại sổ, cần thiết phải phân loại sổ

- Căn cứ vào nội dung phản ánh sổ:

+ Sổ tài sản cố định

+ Sổ chi tiết vật tư (Hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ)

+ Sổ chi phí sản xuất kinh doanh

+ Sổ bán hàng

+ Sổ tiền mặt

- Căn cứ vào công dụng và trình tự ghi sổ:

+ Số nhật ký: là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

theo thứ tự thời gian như : Sổ nhật chung, nhật ký sổ cái

+ Sổ phân loại: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế được phân loại theo nội dung

của nghiệp vụ kinh tế nhằm cung cấp các chỉ tiêu về tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh Loại sổ này gồm hai loại:

Sổ phân loại chung: Ghi chép tổng quát nghiệp vụ kinh tế vào từng tài khoản

của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh( sổ cái)

Sổ phân loại chi tiết: Phản ánh chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc từng

loại tài sản, từng nguồn vốn và từng quá trình kinh doanh

+ Sổ liên hợp: Kết hợp đặc biệt của hai loại sổ trên, phản ánh nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian như : Sổ nhật ký- Sổ cái ; sổ nhật ký chứng từ)

- Căn cứ theo nội dung ghi chép trên sổ sách( theo mức độ phản ánh) :

+ Sổ kế toán tổng hợp : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo

các tài khoản kế toán như sổ cái

+ Sổ kế toán chi tiết : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.1.2.4 Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

- Báo cáo tài chính: là những bảng tổng hợp được lập cho các đối tượng bên

ngoài và các nhà quản lý đơn vị Đó là các báo cáo kế toán phản ánh tổng quát về các đối tượng của kế toán như:

+ Báo cáo cân đối giữa tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu như : Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo giữa doanh thu, chi phí, lợi nhuận như: Báo cáo kết quả kinh doanh + Cân đối giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra như: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Những thông tin kế toán cung cấp từ những báo cáo này phản ánh các mặt thuộc hoạt động tài chính của đơn vị Báo cáo tài chính được quy định thống nhất

về biểu mẫu, nội dung các chỉ tiêu phản ánh trong bảng, thời gian lập và nộp là sản

phẩm của phân hệ kế toán tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị: Là những bảng tổng hợp được lập cho các nhà

quản lý các cấp trong đơn vị

Đó là các báo cáo phản ánh chi tiết hơn đối tượng của kế toán, như: báo cáo chi tiết về tình hình tài sản cố định, tình hình hàng tồn kho, công nợ, doanh thu- chi phí – lợi nhuận theo yêu cầu riêng của nhà quản trị trong tổ chức

Thông tin từ các báo cáo kế toán bộ phận phục vụ chủ yếu cho công tác quản

lý của đơn vị và thường được xem là đầu ra của phân hệ kế toán quản trị Các đơn

vị căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể để xây dựng mẫu biểu, các chỉ tiêu phản ánh thích hợp và thời gian nộp cho phù hợp với đơn vị của mình

1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Để có thể cạnh tranh được, các tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin Thông tin được đánh giá như một nguồn tài nguyên quan trọng nhất, là dữ liệu có ích được tổ chức có thể ra quyết định đứng đắn Nó có giá trị về mặt kinh tế cho quá trình ra quyết định phân phối, điều hòa nguồn nhân lực, trợ giúp cho doanh nghiệp trong việc thực hiện mục đích kinh doanh của mình Hệ thống các thông tin sử dụng làm cơ sở ra quyết định quản lý được tập hợp nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin do hệ thống thông tin kế toán cung cấp vai trò

hết sức quan trọng và không thể thiếu được

1.2.1 Khái niệm

Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất tiêu thụ và tài chính

Thông tin là hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình : nguồn và vốn, tăng

và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Thông tin

kế toán cũng mang lại đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra

Thông tin kế toán mang nhiều ý nghĩa cơ bản gồm nhiều giá trị dữ liệu, việc biến dữ liệu kế toán thành thông tin kế toán bằng cách tổng hợp, sắp xếp và tổng hợp chính là vai trò chủ đạo của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn dữ liệu và thủ tục xử lý

dữ liệu để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng, thiết bị máy móc được

thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin

Hình 1.1 Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động hóa

Con người

Các thủ tục

Cơ sở

dữ liệu

Phần cứng

Phần mềm

Để giải thích chi tiết hơn về khái niệm đã đề cập, chúng ta sẽ xem xét từng cụm từ trong thuật ngữ hệ thống (System), thông tin (Information) và kế toán (Accounting) ba cụm từ hợp thành khái niệm mới hệ thông thông tin kế toán

- Kế toán: như đã đề cập ở trên đã đề cập đến kế toán là gì, các lĩnh vực

chuyên ngành kế toán như kế toán tài chính, kế toán quản trị, kiểm toán và hệ thống thông tin kế toán

- Thông tin: là một tập hợp nhiều nguồn dữ liệu đã xử lý Dữ liệu chưa được

xử lý gọi là dữ liệu thô Thông tin được thu thập từ bên trong và bên ngoài sau đó lưu trữ, xử lý và cung cấp cho những nơi có nhu cầu sử dụng thông tin

- Hệ thống: là một nhóm các phần tử, tác động qua lại lẫn nhau, được tổ chức

nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định Trong kế toán thuật ngữ hệ thống thường được xem là hệ thống máy vi tính bởi các phần tử cấu thành nên một hệ thống máy

vi tính, phần mềm vi tính, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, được phối hợp xử lý theo một chu trình nhất nào đó để tạo ra thông tin

Như vậy hệ thống thông tin kế toán là sự hòa hợp của nhiều nhân tố: kế toán- thông tin- hệ thống để thực hiện vai trò cung cấp thông tin thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểm soát bên trong tổ chức doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa để quản trị có hiệu quả một tổ chức Nhiều thông tin cần cho các nhà quản trị để kiểm soát tài chính và hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đều do

hệ thống thông tin cung cấp Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự nhau

ở các góc độ sau:

Phương pháp xử lý thông tin : thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính Phương pháp kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp bảng cân đối Mục đích: cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài tổ chức

1.2.2 Vai trò, chức năng của hệ thống thông tin kế toán

1.2.2.1 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Kế toán thu thập, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có liên quan Thông tin kế toán hiện nay gồm hai loại:

Thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị, phục vụ cho hai nhóm đối tượng khác nhau:

Thông tin kế toán tài chính được cung cấp phục vụ cho các đối tượng bên

trong và bên ngoài của đơn vị kế toán, giúp cho nhà quản trị của đơn vị kế toán có thể đánh giá tổng quát tình hình tài chính của đơn vị, kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và nghĩa vụ của đơn vị đối với bên ngoài, đồng thời giúp cho các đối tượng bên ngoài, những người, những cơ quan có quan hệ lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp đến đơn vị có sơ sở đánh giá kết quả hoạt động của đơn vị, tình hình tài chính của đơn vị, tình hình thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với các đối tượng liên quan qua đó có kết luận và quyết định phù hợp

Thông tin kế toán quản trị được cung cấp phục vụ chủ yếu cho nhà quản trị

đơn vị, tạo cơ sở để nhà quản trị có thể ra quyết định kịp thời, đúng đắn góp phần quan trọng cho công tác quản lý đơn vị đạt hiệu quả tốt nhất

1.2.2.2 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

Cung cấp các thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan, để đạt được mục tiêu đó, kế toán cần phải ghi chép, phân loại, sắp xếp, tổng hợp thông tin bằng

các phương pháp, công cụ riêng của mình:

Ghi chép, xử lý và tổng hợp thông tin kế toán

Cung cấp thông tin kế toán

Hoạt động

Dữ liệu

Hình 1.2 Chức năng của kế toán

Bên cạnh đó, kế toán còn tạo lập cơ sở phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nhiệm vụ, tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh, tình hình tài

NGƯỜI RA QUYẾT ĐỊNH

THÔNG TIN BÁO CÁO

KẾ TOÁN

XỬ LÝ PHÂN LOẠI, SẮP XẾP

chính, tình hình thực hiện nghĩa vụ với các bên liên quan và tình hình chấp hành pháp luật Nhà nước

1.2.3 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán

Các thành phần này chính là cấu trúc của một hệ thống thông tin được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn

vị, có thể khái quát quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán qua sơ đồ sau :

Hình 1.3 Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán

Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán được bắt đầu khi ghi nhận thông tin đầu vào, sau đó lưu trữ - xử lý- lưu trữ và điểm kết thúc một quy trình là cung cấp thông tin (thông tin đầu ra) cho việc xây dựng kế hoạch, ra quyết định và kiểm soát mục đích của nhà quản lý, sau đó lập lại quy trình trên

1.2.3.1 Hệ thống thông tin đầu vào

Cấu trúc cơ bản của hệ thống thông tin đầu vào có hai thành phần cơ bản, một

hệ thống chứng từ gốc và hệ thống thu nhận chứng từ gốc

- Hệ thống chứng từ gốc, là một cơ sở quan trọng để tạo lập hệ thống thông

tin đầu vào với các lý do như sau:

+ Chứng từ mô tả hệ thống công việc được thể hiện như thế nào: quan sát thực

tế phần lớn hệ thống thông tin kế toán chúng ta dễ dàng nhận ra những thông tin trên chứng từ mô tả chi tiết một nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ là đầu mối cung cấp thông tin chi tiết cho hệ thống thông tin đầu vào ngay cả khi thực hiện công việc bằng thủ công Trong môi trường hiện nay được xử lý bởi điện tử đã tự động hóa

+ Chứng từ là bản thông tin hướng dẫn người sử dụng: Các chỉ tiêu trên chứng

từ là các hướng dẫn để người lập điền thông tin vào, từ đó tạo lập dữ liệu cho hệ thống thông tin đầu vào

+ Chứng từ làm cơ sở cho việc thiết kế những hệ thống mới: Khi thiết kế một

hệ thống thiết kế mới, chứng từ là cơ sở để phân loại thông tin đối với người thiết

kế Người triển khai hệ thống mới, thiết kế thông tin đầu vào dựa trên chứng từ, nếu thiết kế đúng thì hệ thống thông tin đầu vào thu thập đúng, ngược lại thì hệ thống sẽ hỏng do thu thập thông tin không chính xác

+ Chứng từ là cơ sở để kiểm soát chi phí triển khai và bảo trì hệ thống thông

tin kế toán: Dựa vào hệ thống chứng từ nhà quản lý kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt

động kinh tế tài chính trong đơn vị

+ Chứng từ là bản thông tin đã tiêu chuẩn hóa vấn đề giao tiếp: thông tin thể

hiện trên chứng từ đã được chắt lọc kỹ về từ ngữ, vì vậy dùng những thuật ngữ ấy

để chuẩn hóa thông tin đầu vào của hệ thống với mục đích cho người sử dụng đều

có thế đọc, hiểu được

+ Chứng từ là bằng chứng kiểm toán hệ thống thông tin kế toán: Cơ sở đưa ra

ý kiến về mục đích của báo cáo kiểm toán một loại hình nào đó, các kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng kiểm toán, chứng từ là một trong những đối tượng mà kế toán viên thường thu thập

+ Chứng từ là cơ sở để thiết kế quy trình kinh doanh: Để phục vụ cho hệ thống

kiểm soát nội bộ đạt kết quả cao, việc thiết kế quy trình luân chuyển của chứng từ thể hiện một phần quy trình kinh doanh của một đơn vị

- Hệ thống thu nhận chứng từ gốc, được sắp xếp tùy theo tổ chức của hệ

thống thông tin kế toán của một đơn vị

+ Nếu hệ thống kế toán làm bằng thủ công, hệ thống chứng từ gốc được thu

nhận, sắp xếp và xử lý theo trật tự của người thực thi công việc Ví dụ khi tiếp nhận thông tin đầu vào là một đơn đặt hàng, kế toán bán hàng tiếp nhận thông tin, kiểm tra lại thông tin hàng tồn kho, giá bán sau đó ghi hóa đơn, trình ký, chuyển hóa đơn cho các bộ phận liên quan và ghi sổ kế toán

+ Nếu hệ thống kế toán được xử lý bằng máy, hệ thống chứng từ được thu nhận có thể trên máy (chứng từ điện tử), qua máy quét, qua tập tin email, trực tuyến (online qua internet) hay chứng từ bằng giấy Người thực thi công việc kích hoạt màn hình nhập liệu, điền hay quét các thông tin theo yêu cầu của màn hình và kết thúc bằng cách ấn nút lưu trữ

Tóm lại: Hệ thống thông tin đầu vào có thể thu nhận bằng thủ công hay bằng

máy thông qua cơ sở ghi nhận của thông tin là chứng từ Việc tổ chức ghi nhận thông tin đầu vào đòi hỏi phải phân tích kỹ để tránh trường hợp ghi nhận thông tin quá thừa hoặc quá thiếu, điều này dẫn đến cung cấp các thông tin đầu ra cho các đối tượng sử dụng không hữu ích Để giải quyết vấn đề này, việc lựa chọn thông tin như thế nào để đạt được mức yêu cầu cho nhà quản lý trong thời đại hiện nay là vấn đề cần thiết Tuy nhiên hệ thống thu nhận thông tin bằng thủ công là quá lỗi thời Vì vậy việc lựa chọn một phương tiện kỹ thuật thông qua các công cụ trợ giúp là phần cứng và phần mềm kế toán chuyên dùng để đáp ứng được nhu cầu của thông tin cho nhà quản lý có những chiến lược cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình

1.2.3.2 Hệ thống lưu trữ, xử lý

Hệ thống cơ sở dữ liệu giữ vai trò chính yếu trong một hệ thống thông tin kế toán, cơ sở dữ liệu giúp hệ thống thu thập, ghi nhận và lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính, sau đó chuyển đổi các dữ liệu đó thành thông tin có ý nghĩa cho người sử dụng thông tin ra quyết định

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên các vật mang tin, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng

Với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công, các tài liệu gốc được ghi chép lại trong các sổ nhật ký nhằm lưu giữ một cách có hệ thống các nghiệp vụ sau đó chúng được chuyển sang sổ cái để tổng hợp dữ liệu tài chính Các sổ cái sau đó được xử lý

để lên các báo cáo tài chính Như vậy trình tự xử lý nghiệp vụ được bắt đầu từ các tài liệu gốc, tiếp đến là sổ nhật ký, sau đó là sổ cái kết thúc bằng báo cáo tài chính

Dữ liệu được lưu trữ mang tin là giấy và cấu trúc của các dữ liệu là các mẫu chứng

từ, mẫu sổ kế toán

Lập chứng từ

Ghi sổ kế toán

Vào sổ

Lên báo cáo

Hình 1.4 Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán thủ công

Với hệ thống kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế toán, thì các tài liệu gốc được cập nhật vào máy tính thông qua thiết bị nhập liệu sau đó dữ liệu nghiệp

vụ được „„chuyển sổ‟‟ vào các tệp sổ cái bởi chính chương trình máy tính Định kỳ các sổ cái sẽ được xử lý để làm có sở báo cáo tài chính Dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang tin như đĩa, băng dưới dạng tập tin (file) hay một hệ thống quản trị cơ

sở dữ liệu

Tóm lại, hệ thống cơ sở dữ liệu là nơi dùng để lưu trữ, xử lý thông tin Việc tổ

chức và lựa chọn phương pháp lưu trữ như thế nào để tối ưu nhất, ít tốn kém nhất,

nhưng phải đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp là quan trọng Sự tiến bộ và thay đổi từng ngày của công nghệ thông tin đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn chiến lược đáp ứng nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định là cần thiết Để đưa ra một quyết định cần phải có thông tin, thông tin đưa ra cung cấp phải có chất lượng thể hiện được quá khứ, hiện tại và tương lai Muốn vậy

hệ thống cơ sở dữ liệu cung cấp các thông tin phải được tiêu chuẩn hóa, được tổ chức và lựa chọn một cách hợp lý, thiết thực nhất để cung cấp các thông tin dúng phục vụ cho nhà quản lý

1.2.3.3 Hệ thống thông tin đầu ra

Cung cấp các thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoài để ra quyết định là nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống thông tin đầu ra Như vậy, những thông tin đầu ra bao gồm có báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo mẫu biểu quy định của chế độ kế toán hiện hành

Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công thì các báo cáo được tập hợp từ các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp

Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính và phần mềm kế toán thì các báo cáo được phần mềm kế toán tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã

được xác lập (các tập tin- file hay hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu)

Thời đại ngày nay công nghệ thông tin càng phát triển thì các báo cáo bằng giấy giảm dần mà được thay thế bằng các báo cáo thông qua điện tử hoặc các báo cáo email đã được thiết lập thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu Dù ở bất cứ nơi đâu nhà quản lý cũng lắm bắt được các yêu cầu mà nhân viên của họ có thể đáp ứng thông qua internet họ có thể đọc được các báo cáo đó

Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra đòi hỏi tất yếu của bất cứ nhà quản lý nào Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng bên ngoài đơn vị như báo cáo tài chính chẳng hạn Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng nội bộ đơn vị như

hệ thống báo cáo quản trị, mẫu biểu có thể theo quy định cũng như do nhà quản lý thiết lập Hiện nay phần mềm kế toán làm được phần này Nhiệm vụ của nhà quản

lý là tổ chức, lựa chọn phần mềm kế toán nào để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin mà họ mong muốn

1.3 PHẦN MỀM KẾ TOÁN ( KẾ TOÁN MÁY)

1.3.1 Khái niệm phần mềm kế toán

Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực Trong đó lĩnh vực kế toán là một trong lĩnh vực thông thường được ưu tiên để tin học hóa nhiều nhất Từ đó xuất hiện phần mềm kế toán, sau đây là một số khái niệm về phần mềm kế toán

“ Phần mềm kế toán ” là một trong những phần mềm của máy tính thực hiện việc ghi nhận thông tin và xử lý thông tin của kế toán thông qua các phân hệ của kế toán từ đó tổng hợp và cung cấp các báo cáo kế toán theo yêu cầu của nhà quản lý “ Phần mềm kế toán ” là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động

xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị

và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác

Tóm lại:

+ Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,

tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

+ Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành + Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công

Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:

Hình 1.5 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

- Công đoạn1: Nhận dữ liệu đầu vào

+ Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể

- Báo cáo tài chính

+ Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

- Công đoạn2 : Xử lý

+ Công đoạn này cần thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau + Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng

từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản

- Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

+ Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu, phục vụ cho mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác

+ Tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị

Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được

nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình

ghi chép của kế toán thủ công

1.3.2 Vai trò của phần mềm kế toán

Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán nghĩa là cũng có vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, theo dõi đo lường kết quả hoạt động sản xuất kinh tế tài chính của đơn vị Ngoài ra vai trò của phần mềm còn thể hiện thêm qua các khía cạnh sau:

- Thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công: việc sử

dụng phần mềm kế toán thay thế toàn bộ hay một phần công việc của kế toán như ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người làm kế toán giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn Nhà quản lý có những quyết định nhanh hơn bằng cách (thay đổi số liệu trong phần dự toán) sẽ có những kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều lựa chọn

- Vai trò số hóa thông tin: phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp

thông tin được số hóa để hình thành nên một xã hội thông tin điện tử Thông tin kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin qua các báo cáo trên mạng nội bộ hay trên internet Chẳng hạn, các nhà đầu tư có thể tìm thông tin của doanh nghiệp thông qua trang web của doanh nghiệp như vậy thay vì gửi các thông tin kế toán thông qua bưu điện, fax, người sử dụng thông tin kế toán thông qua các công cụ trao tin điện tử như mail, internet, và các vật mang tin khác

1.3.3 Cơ chế vận hành của phần mềm kế toán kết nối với hệ thống thông tin kế toán

Phần mềm kế toán có thể xử lý tất cả các loại nghiệp vụ của kế toán Cơ chế vận hành chung của phần mềm kế toán thông thường được thiết kế theo sự vận hành của các quy trình của kế toán như quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình tài chính, quy trình quản lý nguồn nhân lực căn cứ vào quy trình và căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, nhà sản xuất phần mềm sẽ thiết kế theo từng phân hệ (mô- đun) phù hợp với hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp

- Quy trình bán hàng: là quy trình liên quan đến công việc bán hàng hóa, dịch

vụ và theo dõi công nợ phải thu đồng thời thu tiền của khách hàng Các mô-đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như mô- đun bán hàng, mô- đun hàng tồn kho ( vật tư hàng hóa), mô- đun quản lý tiền, mô – đun công nợ phải thu

- Quy trình mua hàng: là quá trình liên quan đến những công việc đặt hàng,

mua hàng, nhập kho và theo dõi công nợ phải trả đồng thời thanh toán cho nhà cung cấp Các mô đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như mô- đun đơn hàng, mô- đun mua hàng, mô- đun hàng tồn kho, mô- đun quản lý tiền, mô – đun công nợ phải trả

- Quy trình sản xuất: là quy trình liên quan đến việc chuyển đổi tài nguyên

(nguyên vật liệu, lao vụ, dịch vụ, ) thành thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ Cho nên quy trình này có các mô – đun tâp hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm,

- Quy trình tài chính: là quy trình liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính,

kinh doanh tiền tệ, hoạt động đi vay, cho vay, đi thuê, hay cho thuê, của doanh nghiệp Các mô- đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như mô- đun quản lý tiền, mô- đun báo cáo tài chính,

- Quy trình quản lý nguồn lực: là quy trình quản lý nguồn nhân lực chính trong

đơn vị như nguồn nhân sự, nguồn tài sản cố định Các mô- đun của phần mềm kế toán là mô- đun quản lý nhân sự- tiền lương, mô- đun tài sản cố định

Các chứng từ gốc sau khi kế toán đã kiểm tra phân loại nhân viên kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dưới dạng các mẫu tin trong các tập tin hay hệ quản lý cơ sở dữ liệu Từ các mẫu tin trên

hệ thống cơ sở dữ liệu này phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý, sau đó sẽ chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ cái thông qua hệ thống tài khoản sẵn có trong phần mềm Phần mềm kế toán là sự phối hợp các thông tin như danh mục vật tư, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, danh mục nhân viên, tạo lập các bảng cân đối Cuối cùng là khóa sổ và in ấn các báo cáo tài chính hay báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của Nhà nước hay nhà quản trị

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Các lý luận chung về thông tin kế toán kế toán, vai trò chức năng của hệ thống thông tin kế toán từ đó làm rõ các đối tượng sử dụng thông tin đó là nhà quản lý doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu

các thông tin kế toán

Chương 1, luận văn cũng nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là phần mềm kế toán vào công tác kế toán Phần mềm kế toán cung cấp các thông tin cho những đối tượng sử dụng khác nhau (nhà quản trị, nhà đầu tư, cơ quan thuế ) những đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng những thông tin của doanh nghiệp đó là các báo cáo mà phần mềm kế toán đã

xử lý Phần mềm kế toán chính là nơi thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế thay thế công tác kế toán thủ công mà nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh của mình chính xác, nhanh gọn, đáp ứng được nhu cầu của thị trường

Chương 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VÀ TÌNH HÌNH SỬ

DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

2.1.1 Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa

Doanh nghiệp nhỏ và vừa là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé về mặt

vốn, lao động hay doanh thu

Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể chia thành ba loại cũng căn cứ vào quy mô đó

là doanh nghiệp siêu nhỏ (micro), doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa

Theo tiêu chí của Nhóm Ngân hàng Thế giới, doanh nghiệp siêu nhỏ là doanh nghiệp có số lượng lao động dưới 10 người, doanh nghiệp nhỏ có số lượng lao động

từ 10 đến dưới 50 người, còn doanh nghiệp vừa có từ 50 đến 300 lao động Ở mỗi nước, người ta có tiêu chí riêng để xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước mình

Ở Việt Nam, c ăn cứ Khoản 1, Điều 3 Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ về định nghĩa Doanh nghiệp nhỏ và vừa:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:

Bảng 2.1.Tiêu chí quy định doanh nghiệp nhỏ và vừa

2.1.2 Các tiêu chí phân loại của doanh nghiệp nhỏ và vừa

Theo Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam (VINASME), có gần 97% doanh nghiệp đăng ký ở Việt Nam là doanh nghiệp nhỏ và vừa Khối này tạo ra đến 40% tổng sản phẩm quốc nội (GDP), tạo ra hơn 1 triệu việc làm mới mỗi năm, chủ yếu mang lại lợi ích đặc biệt cho nguồn lao động chưa qua đào tạo Trong nhiều năm tới, khối doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn là động cơ chạy chính cho nền kinh tế Việt Nam Nhưng cũng phải thừa nhận một thực tế, là khối này cũng chỉ phát triển mạnh trong những lĩnh vực có tỷ suất lợi nhuận khiêm tốn, công nghệ thấp do không có lợi thế về quy mô tiềm lực tài chính, địa bàn hoạt động, thị phần… mà thường tập trung vào các vấn đề như lựa chọn mục tiêu kinh doanh phù hợp với khả năng, ổn định, củng cố thị phần đã có hay phát triển thị trường từng bước và có chọn lọc khâu, điểm đột phá thuận lợi nhất Các doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn phải

tự vận động và liên kết để hợp tác kinh doanh mặc dù nhà nước đang hỗ trợ gián tiếp những khó khăn mà các doanh nghiệp đang gặp phải

Quy mô

Khu vực

Doanh nghiệp siêu nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa

Số lao động

Tổng nguồn vốn

Số lao động Tổng

nguồn vốn

Số lao động

I Nông, lâm

nghiệp và thủy

sản

10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống từ trên 10 người đến

200 người

từ trên 20

tỷ đồng đến 100

tỷ đồng

từ trên 200 người đến

200 người

từ trên 20

tỷ đồng đến 100

tỷ đồng

từ trên 200 người đến

từ trên 50 người đến

100 người

Trên thế giới, định nghĩa về doanh nghiệp nhỏ và vừa được hiểu và quy định khác nhau tuỳ theo từng nơi Các tiêu chí để phân loại doanh nghiệp có hai nhóm: tiêu chí định tính và tiêu chí định lượng

Nhóm tiêu chí định tính dựa trên những đặc trưng cơ bản của doanh nghiệp

như chuyên môn hoá thấp, số đầu mối quản lý ít, mức độ phức tạp của quản lý thấp Các tiêu chí này phản ánh đúng bản chất của vấn đề nhưng thường khó xác định trên thực tế Do đó, chúng thường được dùng làm cơ sở để tham khảo trong, kiểm chứng mà ít được sử dụng để phân loại trong thực tế

Nhóm tiêu chí định lượng có thể dựa vào các tiêu chí như số lao động, giá trị

tài sản hay vốn, doanh thu, lợi nhuận Trong đó:

Số lao động: có thể lao động trung bình trong danh sách, lao động thường xuyên, lao động thực tế

Tài sản hay vốn: có thể là tổng giá trị tài sản (hay vốn), tài sản (vốn) cố định, giá trị tài sản còn lại

Doanh thu: có thể là tổng doanh thu/năm, tổng giá trị gia tăng/năm (hiện nay

Trình độ phát triển kinh tế của một nước: trình độ phát triển càng cao thì trị số

các tiêu chí càng tăng lên Ví dụ như một doanh nghiệp có 400 lao động ở Việt Nam không được coi là doanh nghiệp nhỏ và vừa nhưng lại được tính là doanh nghiệp nhỏ và vừa ở cộng hòa liên bang Đức Ở một số nước có trình độ phát triển kinh tế thấp thì các chỉ số về lao động, vốn để phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ thấp hơn so với các nước phát triển

Tính chất ngành nghề: do đặc điểm của từng ngành, có ngành sử dụng nhiều

lao động như dệt, may; có ngành sử dụng ít lao động nhưng nhiều vốn như hoá chất, điện Do đó cần tính đến tính chất này để có sự so sánh đối chứng trong phân loại

giữa các ngành với nhau Trong thực tế, ở nhiều nước, người ta thường phân chia thành hai đến ba nhóm ngành với các tiêu chí phân loại khác nhau

Vùng lãnh thổ: do trình độ phát triển khác nhau nên số lượng và quy mô doanh

nghiệp cũng khác nhau Do đó cần tính đến cả hệ số vùng để đảm bảo tính tương thích trong việc so sánh quy mô doanh nghiệp giữa các vùng khác nhau

ÚC Sản xuất : dưới 100 LĐ

Phi sản xuất: dưới 20 LĐ

MỸ Doanh nghiệp nhỏ: dưới 100 LĐ

Doanh nghiệp vừa: 101-499 LĐ

NHẬT Sản xuất:dưới 300 LĐ hoặc dưới 100 triệu Yên

Bán lẻ, dịch vụ: dưới 50 LĐ hoặc dưới 10 triệu Yên CHLB ĐỨC Dưới 500 LĐ

ĐÀI LOAN

Công nghiệp, xây dựng: vốn góp dưới 40 triệu NT$, dưới 300

LĐ Khai khoáng: vốn góp dưới 40 triệu NT$, dưới 500 LĐ Thương mại, vận tải và dịch vụ khác: dưới 40 triệu NT$ doanh thu, dưới 50 LĐ

Bảng 2.2 Tham khảo về tiêu chí doanh nghiệp nhỏ và vừa ở một số nước

(Nguồn: tổng hợp từ dữ liệu sưu tầm được qua các trang web trên mạng)

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có vai trò quan trọng trong nền kinh tế một quốc gia, khu vực và toàn cầu Các ưu thế và nhược điểm của loại hình doanh nghiệp này sẽ được trình bày dưới đây nhằm đem lại một cái nhìn sâu vào bản chất của loại hình này, cho phép ta định ra hướng đi rõ ràng trong việc xác định hướng phát triển cho loại hình này

2.1.3 Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa

Ở mỗi nền kinh tế quốc gia hay lãnh thổ, các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể giữ những vai trò với mức độ khác nhau, song nhìn chung có một số vai trò tương đồng như sau:

- Giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế: các doanh nghiệp nhỏ và vừa

thường chiếm tỷ trọng lớn, thậm chí áp đảo trong tổng số doanh nghiệp (Ở Việt Nam chỉ xét các doanh nghiệp có đăng ký thì tỷ lệ này là trên 97%) Vì thế, đóng góp của doanh nghiệp nhỏ và vừa vào tổng sản lượng và tạo việc làm là rất đáng kể

- Giữ vai trò ổn định nền kinh tế: ở phần lớn các nền kinh tế, các doanh nghiệp

nhỏ và vừa là những nhà thầu phụ cho các doanh nghiệp lớn Sự điều chỉnh hợp đồng thầu phụ tại các thời điểm cho phép nền kinh tế có được sự ổn định Vì thế, doanh nghiệp nhỏ và vừa được ví là thanh giảm sóc cho nền kinh tế

- Làm cho nền kinh tế năng động: vì doanh nghiệp nhỏ và vừa có quy mô nhỏ,

nên dễ điều chỉnh (xét về mặt lý thuyết) hoạt động Các công ty lớn và các tập đoàn không có được tính năng động của các đơn vị kinh tế nhỏ hơn chúng vì một nguyên nhân đơn giản là quy mô của chúng quá lớn Quy luật của vật lý là khối lượng một vật càng lớn thì quán tính của nó càng lớn Cũng vậy, các đơn vị kinh tế càng to lớn thì càng thiếu tính linh hoạt, thiếu khả năng phản ứng nhanh, nói cách khác là sức ì càng lớn Một nền kinh tế đặt một tỷ lệ quá lớn nguồn lao động và tài nguyên vào tay các doanh nghiệp quy mô lớn sẽ trở nên chậm chạp, không bắt kịp và phản ứng kịp với các thay đổi trên thị trường Ngược lại, một nền kinh tế có một tỷ lệ thích hợp các doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ trở nên “nhanh nhẹn” hơn, phản ứng kịp thời hơn Tính hiệu quả của nền kinh tế sẽ được nâng cao

- Tạo nên ngành công nghiệp và dịch vụ phụ trợ quan trọng: doanh nghiệp nhỏ

và vừa thường chuyên môn hóa vào sản xuất một vài chi tiết được dùng để lắp ráp thành một sản phẩm hoàn chỉnh

- Là trụ cột của kinh tế địa phương: nếu như doanh nghiệp lớn thường đặt cơ

sở ở những trung tâm kinh tế của đất nước, thì doanh nghiệp nhỏ và vừa lại có mặt

ở khắp các địa phương và đóng góp quan trọng vào thu ngân sách, vào sản lượng và tạo công ăn việc làm ở địa phương

+ Do đặc tính phân bố rải rác của chúng: các doanh nghiệp loại này thường

phân tán nên chúng có thể đảm bảo cơ hội việc làm cho nhiều vùng địa lý và nhiều đối tượng lao động, đặc biệt là với các vùng sâu, vùng xa, vùng chưa phát triển kinh

tế, với các đối tượng lao động có trình độ tay nghề thấp Nhờ vậy chúng vừa giải quyết thất nghiệp vừa góp phần giảm dòng người chuyển về thành phố tìm việc làm Một nền kinh tế bao giờ cũng có “vùng biên giới”, “vùng sâu”, “vùng xa” Đó là các khu vực địa lý hoặc các thị trường có quy mô nhỏ, kém phát triển, hoặc là xa tuyến giao thông, thiếu tài nguyên Các công ty lớn thường bỏ qua các khu vực đó vì cho rằng nguồn lợi thu được từ đó không lớn bằng nguồn lợi thu được từ nơi khác với cùng một chi phí bỏ ra, nói cách khác là chi phí cơ hội của vùng đó cao Nếu một nền kinh tế chỉ có các doanh nghiệp lớn thì điều này sẽ dẫn đến một sự phát triển không đều giữa các vùng, không tận dụng hết tài nguyên và giảm hiệu quả hoạt động của nền kinh tế cũng như gây ra các thiệt hại tiềm tàng cho nền kinh tế Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì chi phí cơ hội của các vùng này là chấp nhận được, xứng đáng với nguồn lợi thu lại Vì vậy họ sẵn sàng hoạt động ở đây nếu có các chính sách ưu đãi thích hợp của chính quyền địa phương

+ Do tính linh hoạt, uyển chuyển dễ thích ứng với các thay đổi của thị trường:

Trong trường hợp có biến động xảy ra, các doanh nghiệp lớn sẽ đối phó khá chậm chạp, không phải vì cấp quản lý bất tài mà bởi vì doanh nghiệp lớn thì khó xoay trở nhanh Họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động, sau đó sẽ phải sa thải bớt lao động để cắt giảm chi phí đến mức có thể tồn tại và phát triển được trong điều kiện cung lớn hơn cầu Trong khi đó do khả năng linh hoạt, có thể thích ứng nhanh với thay đổi của thị trường, các doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể tồn tại được mà không phải sử dụng đến biện pháp cắt giảm lao động

2.2 TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM

2.2.1 Ngành công nghiệp phần mềm kế toán ở Việt Nam

Ngay từ những năm 1990 Chính phủ đã đề ra mục tiêu đưa ngành công nghiệp

phần mềm trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn và để thực hiện mục tiêu đó, Chính phủ đã có một số chính sách khuyến khích phát triển ngành công nghiệp này Song trên thực tế cho đến nay kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra đã đạt được những thành tựu đáng kể Nhìn toàn cảnh bức tranh của ngành công nghệ thông tin Việt Nam thì mảng sáng tập trung chủ yếu ở kinh doanh thiết bị phần cứng, cung cấp giải pháp, thiết kế mạng còn kinh doanh và thiết kế phần mềm cũng đạt kết quả đáng nể Doanh thu phần mềm của cả nước năm 2009 đạt đạt 850 triệu USD Tăng trưởng trung bình 25- 35%/ năm Có hơn 1.000 doanh nghiệp phần mềm, tăng gần sáu lần so với năm 2000, với tổng số lao động ngành công nghiệp phần mềm là 64.000 người (phân nửa là ở P.HCM) Một số doanh nghiệp có trên 1.000 lao động

Cả nước hiện có bảy khu công nghiệp phần mềm tập trung đang hoạt động với tổng quỹ đất gần 738.000m2, trong đó có 499 doanh nghiệp CNTT, 279 doanh nghiệp trong nước và 220 doanh nghiệp nước ngoài (Theo sách trắng CNTT 2010)

Theo số liệu thống kê mới đây nhất Việt Nam có hơn 1000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin có kinh doanh phần mềm và hơn 100 tổ chức gồm các trung tâm tin học, viện nghiên cứu có tham gia cung cấp phần mềm

Đa số các công ty có kinh doanh phần mềm có tuổi đời rất trẻ, công ty được thành lập từ năm 1996 trở lại đây

Thị trường ghi nhận nỗ lực của một số doanh nghiệp phát triển sản phẩm riêng và đã tìm được chỗ đứng nhất định ở thị trường trong nước như Lạc Việt, Diginet, Fast, Misa Nhiều năm qua, mảng doanh nghiệp này chịu sự sàng lọc lớn trên thị trường và gặp vô vàn khó khăn Nhiều phần mềm “made in VN” đã bị xóa

sổ vì nhiều lý do Những sản phẩm phát triển được tập trung là những chương trình đáp ứng cho khối doanh nghiệp nhỏ, chưa có được những sản phẩm quy mô lớn và chuyên ngành

“Phần mềm trong nước phát triển khi có sự quan tâm hơn nữa đến vấn đề bản quyền, chính sách quản lý và chế tài xử lý vi phạm” Một thập niên nay, nỗi ám ảnh của nạn vi phạm bản quyền - dù đã được kêu ca, lên án ra rả - vẫn chưa phút nào nguôi Cộng thêm những chật vật từ chính sách thuế, môi trường ứng dụng khập

khiễng, những doanh nghiệp phần mềm nhỏ bé, ra đời muộn, năng lực tài chính kém lại càng chật vật hơn khi cả công nghệ lẫn thị trường thay đổi từng ngày

Điều này cũng giải thích vì sao các sản phẩm phần mềm trong nước chưa đáp ứng chuẩn mực quản lý quốc tế, thiếu tính ổn định Các hệ thống ứng dụng CNTT lớn vẫn đang là đất của các sản phẩm nước ngoài

Khi phần mềm đóng gói không mấy thành công, rất nhiều doanh nghiệp lại tiếp tục thất bại với kỳ vọng phát triển các hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong giai đoạn đầu, kể cả những công ty phần mềm lớn như FPT Với kinh nghiệm

ấy lại đang giúp họ trong việc tái cấu trúc để đi vào lĩnh vực riêng như phần mềm cho ngành y tế, phần mềm SmartBank (đang ứng dụng tại 50% công ty chứng khoán trong nước), hệ thống quản lý thuế thu nhập cá nhân

CNTT không đơn thuần là công nghệ mà còn là tích hợp quy trình quản trị trong các ngành công nghiệp nhiều năm Vì vậy, “mua phần mềm suy cho cùng là mua quy trình quản trị hiện đại, mà phần mềm VN chưa thể đạt đến cấp độ này Chúng ta cần có thời gian để có kinh nghiệm chuyên sâu mới hi vọng ghi tên cho các giải pháp quy mô lớn và đặc thù”

Số liệu từ cuộc khảo sát của Hội tin học Tp.HCM cũng cho thấy, các doanh nghiệp không hoàn toàn chuyên môn hoá phần mềm mà thường kinh doanh cả phần cứng, cung cấp giải pháp, thiết kế mạng Vì vậy hoạt động kinh doanh phần mềm trong nội bộ mỗi doanh nghiệp cũng thường bị tranh chấp nguồn lực với các hoạt động khác Bên cạnh đó, sự tập trung sản xuất và cung ứng quá mức vào một số sản phẩm phần mềm đã dẫn đến tình trạng trùng lặp trong sản xuất và cung cấp các sản phẩm phần mềm giữa các doanh nghiệp, làm cho hiện tượng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt Hiện tại có khoảng hơn 100 loại sản phẩm phần mềm được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau chủ yếu là kế toán, xây dựng cơ bản, ngân hàng, tài chính, bưu chính viễn thông, quản lý nhân sự, quản trị văn phòng

Tuy nhiên, chất lượng sản phẩm phần mềm Việt Nam mới thực sự là điều đáng nói tới Tính tiện dụng và khả năng thích ứng với các điều kiện sử dụng thực

tế của các phần mềm trong nước còn nhiều hạn chế Khi sử dụng phần mềm phát sinh khá nhiều trục trặc, trong khi dịch vụ sau bán hàng trong cung ứng phần mềm còn rất yếu cả về số lượng và chất lượng Phần lớn phần mềm là các sản phẩm nhỏ,

lẻ, đơn giản chứ chưa có các phần mềm hệ thống lớn với các giải pháp tổng thể Trên thị trường phần mềm trong nước, chưa thực sự tồn tại một phần mềm nào đủ sức cạnh tranh về cả chất lượng và dịch vụ khách hàng với các phần mềm nhập khẩu Hơn thế nữa, vấn đề vi phạm bản quyền ở Việt Nam được thống kê là cao nhất thế giới Điều này cũng ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của công nghiệp phần mềm

Phát triển công nghiệp phần mềm vẫn có thể xem là một lợi thế so sánh của Việt Nam trên thị trường lao động thế giới, nhờ nguồn dân số trẻ rất lớn Nếu được đào tạo và sử dụng tốt thì một kỹ sư phần mềm VN không thua kém gì kỹ sư các nước ngoài Trên điều kiện mạng viễn thông phát triển, toàn cầu hóa, giá trị gia tăng của nhân lực ngành công nghiệp phần mềm lại càng lớn Tuy nhiên từ tiềm năng có thể biến thành khả năng hay không còn là một câu hỏi

Đòi hỏi lớn nhất là đột phá trong đào tạo để thực hiện có được 1 triệu kỹ sư CNTT vào năm 2020 Cần nhất là cải thiện chất lượng nguồn nhân lực thì bức tranh ngành công nghiệp phần mềm mới có thể khác, mới đủ nguồn lực nâng tỉ lệ xuất khẩu lên 50% (tức 10 tỉ USD) và VN mới trở thành một nước mạnh về CNTT trên thế giới

2.2.2 Phần mềm kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam

Theo Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), tính đến ngày 31-12-2011, VN có 543.963 doanh nghiệp , với số vốn khoảng 6 triệu tỷ đồng Trong tổng số doanh nghiệp có gần 97% quy mô nhỏ và vừa, chủ yếu là doanh nghiệp tư nhân Các doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng 51% lao động xã hội và đóng góp hơn 40% GDP cả nước Nếu tính cả 133.000 hợp tác xã, trang trại và khoảng 3 triệu hộ kinh doanh cá thể thì khu vực này đóng góp tới 60% vào cơ cấu GDP Không chỉ đóng góp đáng kể vào sự phát triển kinh tế của đất nước, doanh nghiệp

nhỏ và vừa còn tạo ra hơn một triệu việc làm mới mỗi năm cho số lao động phần lớn chưa qua đào tạo, góp phần xóa đói giảm nghèo, tăng cường an sinh xã hội

2.2.2.1 Thiết kế phần mềm kế toán của doanh nghiệp Việt Nam

Nhà quản lý có thể tổ chức thiết kế phần mềm kế toán hay đặt hàng (thuê)

để đơn vị bên ngoài thiết kế hay mua phần mềm kế toán đóng gói đặc điểm của loại này như sau :

- Phần mềm đặt hàng (còn gọi là phần mềm „„may đo‟‟): Là loại phần mềm

do một tổ chức hoặc cá nhân thiết kế theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp Đặc điểm của phần mềm dựa trên sự khảo sát và phân tích thực trạng nhu cầu của doanh nghiệp, phần mềm này phù hợp với thực tiễn và yêu cầu của doanh nghiệp, nhưng

có nhược điểm là doanh nghiệp hầu như lệ thuộc hoàn toàn vào đơn vị cá nhân cung cấp dịch vụ Đối với phần mềm doanh nghiệp tự thiết kế, doanh nghiệp sẽ sử dụng chính nhân viên của mình để viết các phân hệ cho chương trình kế toán của họ, ưu điểm của phần mềm triển khai theo cách này là dễ theo dõi tiến độ thực hiện, dễ kiểm soát và khả năng phát triển thêm khi mở rộng khả năng sản xuất của đơn vị Loại phần mềm này thường có chi phí cao, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất bởi nhiều khả năng bị thay thế với phần mềm khác trong tương lai

- Phần mềm đóng gói (còn gọi là phần mềm thiết kế sẵn): Là loại phần mềm

do tổ chức hoặc cá nhân chuyên viết phần mềm thiết kế sẵn và bán cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp có yêu cầu Đặc điểm của phần mềm này là tính linh động không cao, các phân hệ được thiết kế theo ý kiến chủ quan của nhà cung cấp, người mua chỉ thực hiện theo ý muốn của nhà cung cấp Về giá cả tùy theo mức độ triển khai và đáp ứng yêu cầu của người sử dụng nên giá cả cũng có nhiều phần mềm kế toán khá rẻ ( như phần mềm kế toán Unesco, Acsoft, quickBooks, Peachtree ) nhưng cũng có phần mềm khá đắt ( như DigiNet, Lemon tree, Exact Globe 2000, Solomon, Accpac, SAP )

Trong số các phần mềm được sử dụng nhiều nhất và chiếm thị phần lớn nhất trong ngành công nghiệp phần mềm tại VN là phần mềm kế toán đóng gói bởi các tính năng của nó hầu như đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, đặc biệt là các

doanh nghiệp nhỏ và vừa còn phần mềm đóng gói ít doanh nghiệp sử dụng cũng tùy vào đặc điểm của doanh nghiệp nên mới đặt hàng phần mềm này

Hiện nay trên thị trường các phần mềm kế toán do các công ty chuyên viết

phần mềm của Việt Nam như Fast, 1-V, Misa, Bravo, Metadata, ANSI, BORO…

còn có một số phần mềm kế toán có nguồn gốc từ Mỹ như Solomon, Sun System, Exact Software, Peachtree Accounting… Tuy nhiên phần mềm kế toán VN vẫn được lựa chọn nhiều hơn các phần mềm nước ngoài

Do yêu cầu đặt ra đối với phần mềm kế toán thường là phải mang tính đặc thù,

ví dụ như tính đáp ứng chuẩn mực, quy định của nhà nước và phù hợp với kế toán

VN, nên phần mềm nội địa chiếm đa số bởi nhà sản xuất trong nước am hiểu về thị trường hơn Bên cạnh đó, phần mềm trong nước được bán với giá thấp nên sản

phẩm ngoại nhập khó cạnh tranh

Tuy nhiên, các phần mềm nước ngoài sản xuất thì phân loại rất rõ về quy mô doanh nghiệp sử dụng để đưa ra một mức giá phù hợp Họ chủ yếu dựa trên doanh thu, chẳng hạn doanh nghiệp có doanh thu dưới 5 triệu đô la Mỹ /năm thì có Accpac Advance Series, Quick books Pro, Peachtree, MYOB giá bán của phần mềm từ

100 đến 500 đô la; doanh thu từ 2 đến 250 triệu đô la Mỹ/năm có Accpac Pro Series, Dynamic GP, Solomon, giá bán của phần mềm này từ 500 đến 1.000 đô la; doanh thu từ 10 đến 1 tỷ đô la Mỹ/năm có Accpac Executive Seies, Dynamic

AX, Mas500, giá bán của phần mềm này từ 1000 đến 10.000 đô la Mỹ

Mỗi phần mềm kế toán thì có những tính năng riêng đáp ứng được các yêu cầu

và của kế toán cũng như quản trị doanh nghiệp về khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp sau đây là các đặc tính của phần mềm mà tác giả đã tổng hợp lại như sau:

Khả năng lập báo cáo kế toán

Hầu hết các phần mềm đều lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của chế độ kế toán, tuy nhiên khả năng lập báo cáo tài chính tổng hợp hay nhất chỉ có phần mềm

JD Edward, Oracle Finacial hay Sap Business Sui (đều của nước ngoài) thực hiện được Khả năng lập báo cáo liên quan đến quản trị thì hầu hết phần mềm thuộc các doanh nghiệp có vốn trong nước sản xuất còn khá đơn giản như, Fast, Bravo, Tuy

nhiên, các phần mềm sản xuất tại nước ngoài có giá khá thấp như Peachtree, QuickBooks, MYOB, nhưng vẫn có những báo cáo phục vụ cho kế toán quản trị ở tầm doanh nghiệp nhỏ như Báo cáo dự toán thu chi tiền mặt, dự toán hàng tồn kho ; các báo cáo về phân tích về các chỉ số tài chính cơ bản, so sánh kỳ này với kỳ trước

Khả năng vận dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định

Các phần mềm tính khấu hao tài sản cố định chủ yếu là phương pháp đường thẳng Rất ít phần mềm cho phép sử dụng nhiều phương pháp tính khấu hao trừ phần mềm Accpac, Sunstyem, JD Edward, của nước ngoài

Khả năng hạch toán đa tiền tệ: Phương pháp hạch toán ngoại tệ và xử lý ngoại

tệ, hầu như là các điểm yếu của các phần mềm Đa số sử dụng tỷ giá hạch toán hoặc

tỷ giá thực tế ( Accnet 2004, Fast Accounting , Advance, Vinet) nhưng không có khả năng tính tỷ giá xuất ngoại tệ theo nhiều phương pháp tính như chuẩn mực kế toán số 10 (Ảnh hưởng việc thay đổi tỷ giá hối đoái) qui định Các phần mềm kế toán nước ngoài hầu như cũng rơi vào tình huống này

Khả năng quản lý hàng tồn kho

Thuần túy quản lý nhập xuất tồn chi tiết, tổng hợp đối với các phần mềm kế toán trong nước như Fast, IAS, ACS Các phần mềm đa dạng hơn như Effect, Bravo, Advan, lemon tree có các báo cáo tổng hợp giữa các kho, báo cáo nay hay

dự báo lợi nhuận gộp từng mặt hàng tồn kho

Khả năng hoạch định sản xuất : Ở đây tác giả muốn đề cập đến vấn đề khả năng quản lý sản xuất, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Theo khảo sát nhận xét chung về phần mềm khảo sát thì hầu hết đều có khả năng tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất có thể tập hợp theo phân xưởng,theo nhóm mặt hàng, theo mặt hàng, theo công đoạn, việc chọn lựa tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung ( chi phí nguyên liệu, chi phí tiền lương, chi phí sản xuất chung) chỉ có ở các phần mềm như DAS, ASC, Effect, Advan, Accpac Navision, JD Edwards Hệ thống phương pháp tính giá thành, phần lớn các phần