Chương 1: KẾ TOÁN, HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.3. PHẦN MỀM KẾ TOÁN ( KẾ TOÁN MÁY)
1.3.3. Cơ chế vận hành của phần mềm kế toán kết nối với hệ thống thông tin kế toán
1.3.3. Cơ chế vận hành của phần mềm kế toán kết nối với hệ thống thông tin kế toán
Phần mềm kế toán có thể xử lý tất cả các loại nghiệp vụ của kế toán. Cơ chế vận hành chung của phần mềm kế toán thông thường được thiết kế theo sự vận hành của các quy trình của kế toán nhƣ quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình tài chính, quy trình quản lý nguồn nhân lực.. căn cứ vào quy trình và căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, nhà sản xuất phần mềm sẽ thiết kế theo từng phân hệ (mô- đun) phù hợp với hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp.
- Quy trình bán hàng: là quy trình liên quan đến công việc bán hàng hóa, dịch vụ và theo dõi công nợ phải thu đồng thời thu tiền của khách hàng. Các mô-đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này nhƣ mô- đun bán hàng, mô- đun hàng tồn kho ( vật tƣ hàng hóa), mô- đun quản lý tiền, mô – đun công nợ phải thu....
- Quy trình mua hàng: là quá trình liên quan đến những công việc đặt hàng, mua hàng, nhập kho và theo dõi công nợ phải trả đồng thời thanh toán cho nhà cung cấp. Các mô đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này nhƣ mô- đun đơn hàng, mô- đun mua hàng, mô- đun hàng tồn kho, mô- đun quản lý tiền, mô – đun công nợ phải trả ...
- Quy trình sản xuất: là quy trình liên quan đến việc chuyển đổi tài nguyên (nguyên vật liệu, lao vụ, dịch vụ,...) thành thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Cho nên quy trình này có các mô – đun tâp hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm,...
- Quy trình tài chính: là quy trình liên quan đến hoạt động đầu tƣ tài chính, kinh doanh tiền tệ, hoạt động đi vay, cho vay, đi thuê, hay cho thuê,... của doanh nghiệp. Các mô- đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này nhƣ mô- đun quản lý tiền, mô- đun báo cáo tài chính,...
- Quy trình quản lý nguồn lực: là quy trình quản lý nguồn nhân lực chính trong đơn vị nhƣ nguồn nhân sự, nguồn tài sản cố định. Các mô- đun của phần mềm kế toán là mô- đun quản lý nhân sự- tiền lương, mô- đun tài sản cố định.
Các chứng từ gốc sau khi kế toán đã kiểm tra phân loại nhân viên kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dưới dạng các mẫu tin trong các tập tin hay hệ quản lý cơ sở dữ liệu. Từ các mẫu tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu này phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý, sau đó sẽ chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ cái thông qua hệ thống tài khoản sẵn có trong phần mềm. Phần mềm kế toán là sự phối hợp các thông tin nhƣ danh mục vật tƣ, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, danh mục nhân viên,.. tạo lập các bảng cân đối. Cuối cùng là khóa sổ và in ấn các báo cáo tài chính hay báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của Nhà nước hay nhà quản trị.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đề cập đến lý luận chung về thông tin kế toán, phần mềm kế toán.
Các lý luận chung về thông tin kế toán kế toán, vai trò chức năng của hệ thống thông tin kế toán từ đó làm rõ các đối tượng sử dụng thông tin đó là nhà quản lý doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu các thông tin kế toán.
Chương 1, luận văn cũng nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là phần mềm kế toán vào công tác kế toán. Phần mềm kế toán cung cấp các thông tin cho những đối tượng sử dụng khác nhau (nhà quản trị, nhà đầu tư, cơ quan thuế...) những đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng những thông tin của doanh nghiệp đó là các báo cáo mà phần mềm kế toán đã xử lý. Phần mềm kế toán chính là nơi thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế thay thế công tác kế toán thủ công mà nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh của mình chính xác, nhanh gọn, đáp ứng được nhu cầu của thị trường.