Chương 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THệC ĐẨY NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
4.2. CÁC GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
4.2.1. Giải pháp thứ nhất tăng cường công tác thiết kế phần mềm kế toán
Đối với tổ chức thiết kế phần mềm kế toán là tìm ra những giải pháp tối ƣu về kỹ thuật sao cho phải thiết kế thành một gói sao cho có đủ các mô đun cơ bản để
cho doanh nghiệp có thể thực hiện hầu hết công việc kế toán thông thường, từ việc nhập liệu tiền mặt, nhập liệu tiền gửi ngân hàng, nhập liệu hàng tồn kho, xuất bán hàng, quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả, tình hình tài chính, thời gian thực hiện để lập ra báo cáo chi tiết về các yêu cầu của từng đối tƣợng sử dụng. Trong đó, thực hiện các phần hành kế toán theo yêu cầu và xác định các nguồn thông tin của người sử dụng, các yêu cầu của doanh nghiệp. Qua phiếu khảo sát có 62 doanh nghiệp đã mua phần mềm kế toán thì có 34 doanh nghiệp chƣa thỏa mãn về phần mềm đó chính là hạn chế của phần mềm chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của doanh nghiệp.
- Giải pháp cho cập nhật chứng từ vào hệ thống hiện tại phần lớn các phần mềm kế toán đều thiết kế theo một dạng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến một giao dịch thì định khoản một bút toán. Để tiện dụng và giảm tải trong thao tác nhập liệu, cần thiết kế màn hình nhập liệu sao cho nhập liệu đƣợc nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại vào cùng một chứng từ, ví dụ: trong ngày bán hàng cho nhiều khách hàng lẻ khác nhau, các khách hàng này không yêu cầu lấy phiếu thu hoặc hóa đơn giá trị gia tăng thì cuối ngày hoặc một khoảng thời gian nào đó trong ngày, kế toán chỉ làm một phiếu thu, trong phiếu thu này sẽ thu tiền của nhiều hóa đơn giá trị gia tăng bán ra. Nhằm tránh lặp lại quá nhiều lần bút toán trong sổ kế toán chẳng hạn nhƣ bút toán sau:
Nợ TK 111- Tiền
Có TK511- Doanh thu bán hàng Có TK3331- Thuế GTGT phải nộp
Bút toán rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt hạch toán nhƣ sau Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Các nhân viên kế toán phải nhập liệu vào hai mô đun thu - chi và mô đun tiền - gửi. Vậy vấn đề này cần phải có giải pháp cho trường hợp trùng về cập nhật chứng từ. Tương tự ở mô đun hàng tồn kho, việc mua vật tư – hàng hóa thanh toán bằng tiền mặt hay bằng tiền gửi ngân hàng các phần mềm kế toán vẫn thiết kế theo yêu
cầu của người làm kế toán nhập liệu thông qua tài khoản 331 „Phải trả người bán‟, sau đó tại phân hệ tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng sẽ thực hiện bút toán chi thanh toán để bình toán tài khoản 331 và giải pháp giải quyết vấn đề này là các lập trình viên phải lập trình thêm công đoạn khử bút toán trùng khi tổng hợp số liệu.
- Giải pháp những thông tin đầu vào khi cập nhật giữa thủ kho và kế toán cần phải thiết kế sao cho lưu trữ mã nhân viên thủ kho và mã nhân viên kế toán kho để tiện cho việc kiểm soát dấu vết trách nhiệm của người lập, người kiểm tra. Như vậy công tác đối chiếu sẽ giảm đi rất nhiều, khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm ghi chép trùng lắp bởi vì khi sử dụng phần mềm kế toán thì thủ kho và kế toán cũng đƣợc sử dụng phần mềm này để tiện cho việc theo dõi và kiểm soát. Cuối kỳ kế toán và thủ kho sẽ đối chiếu số liệu về lƣợng với nhau.
Giải pháp cho hỗ trợ để lập bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào để lập tờ khai thuế GTGT nhằm mục đích cho việc lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng thiết kế nhập liệu ở mô- đun hàng tồn kho.
Giải pháp cho hàng tồn kho: Theo hóa đơn nhập liệu thì căn cứ vào chứng từ kế toán nhập hàng mua ngoài giá nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đƣợc hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng , các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại được trừ khỏi giá mua. Kế toán khi làm vẫn phải đi từng bước nhập liệu và phải tính toán theo các bước để phần mềm hiểu đƣợc.
Bước 1: Nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá mua.
Bước 2: Nhập các thông tin còn lại để tính đơn giá nhập kho như cộng các khoản thuế không đƣợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng.
Giải pháp cho các báo cáo kế toán chƣa đầy đủ để phân loại tổng hợp đƣợc các yêu cầu doanh nghiệp cần nhƣ thông tin về quản lý, bán hàng khá quan trọng đối với nhà quản trị thiết kế sao cho các báo cáo quản trị báo cáo doanh thu theo khách
hàng, theo khu vực, phân tích doanh thu cho sản phẩm, nhóm sản phẩm để có thể in ra đƣợc các báo cáo cơ bản mà nhà quản trị cần.
Xác định các mảng nghiệp vụ đòi hỏi cần đƣợc đáp ứng tốt hơn bởi chọn phần mềm kế toán là bước đầu tiên. Đồng thời, cần đánh giá mức độ cần thiết theo từng mảng nghiệp vụ. Điều này sẽ giúp bạn phân loại các nhu cầu về hệ thống phần mềmq ua đó giúp bạn đƣa ra tiêu chí để lựa chọn thiết kế và xây dựng một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh.
Trong rất nhiều trường hợp, chi phí để thực hiện thay đổi lớn hơn nhiều những vấn đề mà bạn đang gặp phải với phần mềm kế toán hiện tại. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, những vấn đề nhỏ bạn đang gặp hôm nay sẽ trở thành các vấn đề phức tạp hơn trong tương lai.
Muốn thiết kế đƣợc phần mềm kế toán đảm bảo đƣợc nhu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần phải khảo sát tình hình thực tế tại các doanh nghiệp – khách hàng để đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp thực tế đang có nhu cầu gì nhƣ thắc mắc về nghiệp vụ, quy trình, các vấn đề thực tiễn của doanh nghiệp, nhƣ khảo sát nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, thấu hiểu và thống nhất giải pháp cho các nhu cầu đó. Trong quá trình khảo sát có thể sẽ có những buổi giới thiệu chi tiết, đào tạo về chương trình cho những người sử dụng chủ chốt để khách hàng có thể hiểu rõ những gì đã có, những gì chương trình có thể và những gì chưa có và chưa thể. Các chuyên viên sẽ tiến hành tổng kết, lập thành hồ sơ, tài liệu khảo sát.