Chương 3: NGHIÊN CỨU NHU CẦU SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
3.3. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KHẢO SÁT
Tác giả phát ra 200 phiếu khảo sát và thu nhận đƣợc 157 phiếu nhận thuộc lĩnh vực sản xuất, thương mại , dịch vụ trong đó chiếm chiếm tỷ lệ cao nhất là lĩnh vực sản xuất 52,23% doanh nghiệp đã và đang có nhu cầu về phần mềm kế toán để tính định mức giá thành của sản phẩm sản xuất mà mặt hàng sản xuất này chủ yếu xuất bán hàng ở thị trường nước ngoài. Lĩnh vực thương mại chiếm 27,39%, lĩnh vực dịch vụ chiếm 20,38% điều này thể hiện trên địa bàn tỉnh Nam Định các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang rất quan tâm về phần mềm kế toán trong lĩnh vực sản xuất, họ cũng chưa chắc chắn về các phần mềm kế toán đang có mặt trên thị trường và đang rất cần một phần mềm kế toán mang lại hiệu quả cho quá trình kinh doanh của mình.
Bảng 3.2. Kết quả số phiếu khảo sát Lĩnh vực
kinh doanh nghiệp
Số phiếu phát ra
Số phiếu nhận
về Chênh lệch số phiếu
phát ra và thu về Tỷ lệ (%)
1 2 3 4= 3-2 5
Thương mại 50 43 7 27.39
Sản xuất 100 82 18 52.23
Dịch vụ 50 32 18 20.38
Tổng 200 157 43 100
(Nguồn : Theo khảo sát và tổng hợp của tác giả) Đối tƣợng đã trả lời qua phiếu có kết quả nhƣ sau :
Bảng 3.3. Đối tƣợng trả lời phiếu hỏi : Đối tƣợng trả lời Phiếu khảo
sát
Qua internet
Trao đổi trực tiếp
Tổng Tỷ lệ(%)
Kế toán trưởng 14 18 3 35 22.29
Nhân viên kế toán 42 15 7 64 40.77
Lãnh đạo doanh nghiệp 11 22 4 37 23.57
Nhân viên văn phòng 8 7 6 21 13.37
Tổng 75 62 20 157 100
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Kế toán trưởng Nhân viên kế toán
Lãnh đạo doanh nghiệp
Nhân viên văn phòng
Phiếu khảo sát Qua internet Trao đổi trực tiếp
(Nguồn: Theo khảo sát và tổng hợp của tác giả)
Tác giả đã nhận đƣợc 157 phiếu trả lời còn 43 phiếu không trả lời phiếu, các doanh nghiệp tham gia trả lời chủ yếu là các doanh nghiệp tham gia trong lĩnh vực sản xuất, thương mại, còn các doanh nghiệp dịch vụ thì có trả lời nhưng ít hơn. Điều quan tâm của đối tƣợng trả lời nhiều nhất là các nhân viên kế toán trong doanh nghiệp, công việc kế toán đòi hỏi cẩn thận tỷ mỉ và độ chính xác cao vì vậy những nhân viên kế toán này đang rất đau đầu công việc kế toán thường dồn vào cuối tháng mong muốn của họ có phần mềm kế toán để giải quyết vấn đề cho chính họ và họ rất quan tâm đến phiếu khảo sát của tác giả đƣa ra chiếm 38,32%
(64/157phiếu trả lời), kế toán trưởng và ban giám đốc doanh nghiệp cũng rất quan tâm đến phần mềm trong đó giám đốc doanh nghiệp trả lời 37 phiếu trên tổng 157 phiếu chiếm 23,37%, kế toán trưởng trả lời 35/ 157 chiếm 22,29% và các nhân viên trong doanh nghiệp trả lời 13,37%.
Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán trên địa bàn tỉnh Nam Định thông qua phiếu hỏi đã có kết quả như sau :
Bảng 3.4. Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Nam Định
Sử dụng phần mềm Phiếu trả lời Tỷ lệ (%)
Đã 62 39.49
Chƣa 95 60.51
Tổng 157 100
Tổng
61%
39%
Phiếu trả lời 62 95 Tỷ lệ (%) 39,49 60,51
(Nguồn: Theo khảo sát và tổng hợp của tác giả)
Trong số các doanh nghiệp tham gia trả lời 95 doanh nghiệp trên 157 phiếu trả lời chiếm 61% doanh nghiệp vẫn chƣa sử dụng phần mềm kế toán đây cũng là thị trường tiềm năng để cho các công ty phần mềm phát triển thị trường ở đây. Doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán 65 trên 157 phiếu chiếm 39,49% .
Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán có những nhận xét về các phần mềm kế toán đã trả lời từ câu 4 đến câu 14 tác giả đã tổng hợp các ý kiến và rút ra nhận xét : có 62 doanh nghiệp đã mua phần mềm thì có 28 doanh nghiệp mua phần mềm kế toán Misa của công ty CP Misa, 18 doanh nghiệp mua phần mềm kế toán của công ty CP Fast, phần mềm Bravo có 4 doanh nghiệp đang sử dụng, phần mềm kế toán FTS Accounting có 5 doanh nghiệp đang sử dụng, 3 doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán SAS và 4 doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán ACSOFT.
Bảng 3.5. Phần mềm kế toán đang đƣợc sử dụng trên địa bàn tỉnh Nam Định Tên phần
mềm
Số doanh nghiệp sử dụng
Tỷ lệ (%)
Phần mềm đặt hàng
Tỷ lệ (%)
Phần mềm đóng gói
Tỷ lệ (%)
Misa SME.2010
28
45.16
28
45.16 Fast
Accounting
18
29.03
18
29.03 FTS
Accounting
5
8.06
5
8.06
SAS 3 4.84 1 1.61 2 3.23
ACSOFT 4 6.45 4 6.45
Bravo 4 6.45 2 3.23 2 3.23
Tổng 62 100 3 4.84 59 95.16
(Nguồn : Theo khảo sát và tổng hợp của tác giả) Qua phiếu khảo sát thấy rằng các doanh nghiệp nhỏ và vừa của tỉnh Nam Định đang sử dụng phần mềm kế toán trong nước sản xuất và đã có mặt rất lâu trên thị
trường trong đó phần mềm kế toán đóng gói chiếm 95,16% (59 doanh nghiệp/62 doanh nghiệp đang sử dụng) và chỉ có 3 doanh nghiệp đặt hàng phần mềm kế toán may đo theo yêu cầu của doanh nghiệp với chi phí cao hơn so với phần mềm đóng gói chiếm 4,84%. Các phần mềm này đều đƣợc cài đặt trên window XP.
Xét đến mức độ thỏa mãn khi các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm qua bảng tổng hợp của tác giả nhƣ sau :
Bảng 3.6. Mức độ thỏa mãn tổ chức sử dụng của phần mềm kế toán
Câu Nội dung Có Không Khác
7 Phần mềm bạn đang sử dụng phù hợp với các quy định pháp luật về kế toán ?
62 0 0
8 Đáp ứng đƣợc yêu cầu thông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp của bạn
47 10 5
9 Tính linh hoạt của phần mềm (có thể nâng cấp hoặc thay đổi theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp)
52 5 5
10 Có thể liên kết, giao tiếp với các ứng dụng khác nhƣ nhập và truy xuất dữ liệu từ Excel..
42 7 13
11 Độ tin cậy, tính chính xác của phần mềm 45 5 12
12 Tính bảo mật 35 10 17
13 Chế độ, dịch vụ bảo hành 15 35 12
14 Hạn chế của phần mềm kế toán doanh nghiệp đang gặp phải
34 3 25
Cộng 332 75 69
Tỷ lệ (%) 66.94 15.12 17.94
(Nguồn: Theo khảo sát và tổng hợp của tác giả) Theo kết quả khảo sát ở trên có 66,94% doanh nghiệp thỏa mãn, 15,12%
không thỏa mãn và 17,94 chƣa xác định là thỏa mãn hay không, điều này chứng tỏ về mặt cơ bản các phần mềm kế toán đang sử dụng hiện nay trên địa bàn tỉnh Nam Định đã đáp ứng phần lớn công việc kế toán mà họ yêu cầu đối với đại đa số doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh.
Đánh giá chi tiết
Với các quy định hiện nay của pháp luật về kế toán, đa số phần mềm đƣợc thiết kế đều tuân thủ (62/62) doanh nghiệp trả lời „„Có ‟‟ tuân thủ ( chiếm tỷ lệ 100 %). Điều này chứng tỏ việc chấp hành pháp luật về kế toán về điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin đƣợc tuân thủ tốt.
Đáp ứng đƣợc yêu cầu thông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp thì số lƣợng doanh nghiệp có đáp ứng theo yêu cầu của doanh nghiệp là 47/62 doanh nghiệp chiếm 75,8%, không đáp ứng 16,12%, tuy nhiên có 5 đối tƣợng doanh nghiệp còn đang cho rằng mức độ đáp ứng thông tin còn chƣa đƣợc tốt nhƣ với yêu cầu của họ đặt ra chƣa mang lại hiệu quả họ mong muốn chiếm 8%. Điều này, các nhà thiết kế phần mềm cần xem lại yếu tố này để nghiên cứu phát triển hơn trong thời gian tới.
Tính linh hoạt của phần mềm nhƣ phần mềm có thể nâng cấp đƣợc hoặc có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có chiếm 84% đánh giá là tốt, không nâng cấp chiếm 8%, khác chiếm 8%.
Có thể liên kết, giao tiếp với các ứng dụng khác nhƣ truy nhập và truy xuất dữ từ Exel, chiếm tỷ lệ 67,74% ( 42/62 doanh nghiệp). Độ tin cậy, tính chính xác của phần mềm chiếm 72,58% (45/62 doanh nghiệp), chứng tỏ sự thay thế của phần mềm cho công tác thủ công cũng nhƣ chƣa hoàn toàn chính xác tuyệt đối, phải có sự đối chiếu, kiểm tra lại của người sử dụng chứ không thể giao phó sự tính toán hết cho phần mềm .
Tính bảo mật của phần mềm (35/62 doanh nghiệp ) chiếm 56,45% trả lời „có‟
nói chung là bảo mật chƣa cao, chƣa tạo lòng tin đối với các doanh nghiệp sử dụng.
Chế độ dịch vụ bảo hành, bảo trì (15/62 doanh nghiệp) chiếm 24,19% trả lời có, không có dịch vụ bảo hành, bảo trì 56,45% trả lời không. Số còn lại cho là thỉnh thoảng doanh nghiệp gọi điện nhiều lần, thắc mắc thì mới có, nguyên nhân chính do phần mềm bán giá thấp, việc bảo trì, bảo hành thường ký hợp đồng riêng. Tuy nhiên, theo phần khảo sát đối với đơn vị thiết kế phần mềm, chúng tôi nhận thấy thấy thời gian bảo hành thông thường từ 3 tháng đến 1 năm, tùy theo yêu cầu và giá cả của hợp đồng.
Hạn chế của phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng có 34 trên 62 doanh nghiệp có sử dụng phần mềm đều trả lời có hạn chế chiếm 54,83% ví dụ điển hình mà tác giả đã thu thập đƣợc là phần mềm không tự cập nhật đƣợc thông tƣ của bộ tài chính, không tính được giá của hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, hoặc định mức của sản phẩm không được thể hiện trên chứng từ….chứng tỏ phần mềm đang sử dụng còn nhiều hạn chế, điều này có nghĩa là sự kỳ vọng vào việc cung cấp thông tin cho việc đƣa ra quyết định là chƣa đƣợc thỏa mãn. Theo thống kê thì tập trung vào thông tin cung cấp cho kế toán quản trị.
Điều này là thực tế, vì các phần mềm hiện có trên thị trường Việt Nam hầu như tập trung chủ yếu phục vụ cho kế toán tài chính doanh nghiệp.
Nhu cầu mua phần mềm kế toán đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định.
Khi công nghệ thông tin phát triển thì luôn đòi hỏi chúng ta phải có những thông tin nhanh, chính xác, kịp thời phù hợp với thông tin kế toán trong doanh nghiệp nhƣ lập chứng từ, sổ sách, báo cáo, ….. dễ kiểm tra, dễ phân tích để đƣa ra những quyết định cho doanh nghiệp của mình đáp ứng đƣợc nhu cầu cạnh tranh và tồn tại trên thị trường và phải đối mặt với những khó khăn điều này rất cần cho bộ phận quản lý cũng nhƣ bộ phận kế toán trong doanh nghiệp nói riêng và địa bàn tỉnh Nam Định nói chung, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa đang từng bước cải thiện mình theo đà phát triển kinh tế. Thị trường phần mềm đang là nhu cầu của rất nhiều doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực sản xuất, thương mại, dịch vụ và xây lắp…. Thông qua phiếu khảo sát tác giả đã tổng hợp đƣợc nhu cầu của doanh nghiệp tỉnh Nam Định đang có ý định mua phần mềm kế toán. Số phiếu nhận về doanh nghiệp đang có ý định mua phần mềm kế toán trong số 95 phiếu trả lời chƣa mua phần mềm kế toán là 60 doanh nghiệp chiếm 63,15%, còn lại là 35 doanh nghiệp chiếm 36,85% doanh nghiệp trả lời không có ý định mua phần mềm bởi vì họ chƣa chắc chắn đầu tƣ vào phần mềm có hiệu quả không ? tính năng của phần mềm có đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng hay không ? họ sợ tốn nhiều thời gian và trình độ của nhân viên kế toán có đáp ứng đƣợc tốn thời gian đào tạo…..
Theo nhận xét của tác giả thì những phần mềm kế toán đang đƣợc các doanh nghiệp đang sử dụng là những phần mềm kế toán trong nước thiết kế cho nên giá thành của phần mềm đóng gói rất rẻ đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa thường nhỏ 10 triệu hoặc hơn 10 triệu không đáng kể trừ khi là doanh nghiệp muốn đặt hàng mua phần mềm kế toán thì giá thành đắt hơn. Qua kết quả thu thập đƣợc 60 doanh nghiệp đang có ý định mua phần mềm đóng gói với giá thành nhỏ hơn 10 triệu. Điều này cho thấy rất nhiều phần mềm kế toán đáp ứng đƣợc nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định nhƣ Misa, Fast, Esoft Financials ... hoặc có những phần mềm miễn phí đang có trên internet doanh nghiệp nào muốn sử dụng thử có thể đăng ký tải về dùng thử nhƣng xin khuyến cáo các phần mềm này miễn phí chắc cũng chỉ cập nhật đƣợc một vài chứng từ mà thôi, hoặc dùng có rất nhiều lỗi xảy ra. Vì vậy doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi dùng.
Số doanh nghiệp có ý định mua phần mềm kế toán cho doanh nghiệp mình trước khi mua doanh nghiệp cũng phải tìm hiểu qua sách báo, internet, qua các cuộc hội thảo và các thông tin khuyến mại chiếm 71,67% ( 43/60) cũng tham khảo rất nhiều người có thể bạn bè, người thân, đối tác 46 doanh nghiệp trên 60 doanh nghiệp chiếm 76,67% bởi phần mềm kế toán phải đƣợc doanh nghiệp sử dụng mới rút ra đƣợc doanh nghiệp có nên đầu tƣ phần mềm hay không yếu tố rất chắc chắn, còn 23,33% tìm hiểu qua báo chí, truyền hình, internet…
Phần mềm kế toán nào muốn bán đƣợc thì phần mềm đó phải đáp ứng nhu cầu của thị trường cần. Thực tế trên thị trường mỗi phần mềm kế toán đều có ưu điểm riêng. Do vậy, khi bạn chọn mua bất cứ một sản phẩm nào thì bạn đều phải tìm hiểu tính năng tác dụng của sản phẩm đó, nhƣng việc tìm ra tính năng tác dụng của sản phẩm không phải chỉ dựa vào phần quảng cáo giới thiệu của người bán hàng mà bạn phải chủ động đƣa ra các câu hỏi đặc thù đối với nhu cầu của mình cũng nhƣ sản phẩm, hàng hoá mình sẽ mua. Qua đó, bạn có những quyết định đúng đắn và tránh cho bạn những sai lầm không đáng có. Cũng giống nhƣ các sản phẩm khác thì khi lựa chọn phần mềm kế toán cũng không nằm ngoài những mục đích đó vì thế
chúng tôi đúc kết đƣợc những vấn đề đƣợc hầu hết các khách hàng rất quan tâm.
Chính vì những lý do đó muốn mua phần mềm nào bạn cần tìm hiểu những kinh nghiệm mà những khách hàng đi trước đã để lại, có thể giúp cho các bạn lựa chọn bất một phần mềm nào kế toán nào trên thị trường.
Bảng 3.7. Mức độ quan tâm cần thiết của phần mềm kế toán ST
T Tiêu chí đánh giá
Điểm đánh giá
1 2 3 4
1 Tính chính xác, phù hợp, an toàn 12 26 12 10
2 Dễ hiểu, dễ dàng sử dụng 35 21 2 2
3 Có phiên bản dùng thử trong thời gian đánh giá sản phẩm
42 15 2 1
4 Dịch vụ bảo hành, hỗ trợ khi xảy ra sự cố trong quá trình sử dụng phần mềm
48 12 0 0
5 Luôn cập nhật chế độ kế toán mới nhất 32 27 0 1
6 Khả năng quản lý quỹ, ngân hàng 18 37 0 5
7 Khả năng quản lý hàng tồn kho 24 35 0 1
8 Khả năng hoạch định sản xuất, tính giá thành sản phẩm
22 21 15 2
9 Khả năng quản lý TSCĐ, khấu hao TSCĐ, CCDC
23 35 0 2
10 Khả năng theo dõi tình hình các cổ đông góp vốn
12 13 31 4
11 Khả năng tìm kiếm dữ liệu nhanh, đơn giản, dễ dàng, chọn lọc, tổng hợp
23 36 0 1
12 Khả năng hạch toán chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại
13 41 5 1
13 Khả năng báo lập các các loại sổ kế toán, báo cáo kế toán quản trị và báo cáo tài chính
21 35 0 4
14 Khả năng quản lý khách hàng ,công nợ khách hàng
31 25 2 2
15 Khả năng lập báo cáo thuế GTGT 23 28 3 6
16 Khả năng lập báo cáo thuế khác ( Thu nhập cá nhân, tiêu thụ đặc biệt,...)
12 37 6 5
17 Khả năng quản lý nhân sự, tiền lương, các khoản liên quan đến lương
23 33 0 4
18 Khả năng phục hồi dữ liệu kế toán 32 27 0 1
19 Khả năng sửa chữa đƣợc sổ sau khi đã khóa sổ 10 22 18 10 20 Khả năng liên kết liên hoàn giữa các bộ phận
kế toán với bộ phận quản lý
23 27 7 3
Tổng 479 553 103 65
Tỷ lệ (%) 39.92 46.08 8.58 5.42 (Nguồn: Theo khảo sát và tổng hợp của tác giả) Đánh giá một cách tổng quát, đạt loại rất cần chiếm 39,92%, cần chiếm 46,08%, không cần chiếm 8,58%, khác chiếm 5,42%. Nhƣ vậy, qua khảo sát mức độ cần phần mềm và rất cần phần mềm kế toán chiếm đa số cụ thể nhƣ sau :
Đối với phần mềm kế toán thường phản ánh được tính chính xác là khả năng của phần mềm có thể cung cấp các kết quả hay hiệu quả đúng đắn hoặc chấp nhận đƣợc với độ chính xác cần thiết mang lại cho khách hàng, đồng thời là khả năng của một phần mềm có thể cung cấp một tập các chức năng thích hợp cho công việc cụ thể phục vụ mục đích của người sử dụng. Khả năng đảm bảo thông tin và dữ liệu của sản phẩm phần mềm sao cho hệ thống không đƣợc phép hoặc không cho sao cho người, hệ thống không được phép thì không thể truy cập, đọc hay chỉnh sửa chúng. Các doanh nghiệp cũng rất quan tâm chiếm đến 63,33% doanh nghiệp (38/60) đang cần phần mềm kế toán có phù hợp với nhu cầu của họ, 20% doanh nghiệp không quan tâm đến tính phù hợp của phần mềm, 10 doanh nghiệp còn đang phân vân có phù hợp hay chƣa chiếm 16,67% nhƣng về nguyên tắc, bất cứ phần
mềm kế toán nào cũng phụ thuộc vào các phần hành mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, quy mô quản lý và các thông số đặc thù của từng đơn vị.
Với phần mềm kế toán cần phải thật dễ hiểu, dễ dàng sử dụng với những thao tác nhập liệu tối ƣu để nhà quản lý dễ quản lý khi xem các báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được dữ liệu ngay khi ở màn hình báo cáo, có hướng dẫn sử dụng, việc tìm kiếm, truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng. Với bộ phận kế toán đễ dàng xử lý khi có sai sót xẩy ra cần và rất cần chiếm 93,33%
không cần và chƣa xác định chiếm 6,67%. Chúng ta biết rằng các doanh nghiệp nhỏ và vừa khi tuyển dụng nhân viên kế toán ít doanh nghiệp quan tâm đến nhân viên có trình độ cao vì không đủ chi phí để trả lương cho họ đó là điều rất dễ hiểu không xa lạ khi mà tác giả đã thu thập đƣợc số liệu này.
Đầu tƣ một phần mềm kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa với mức chi phí thấp nếu doanh nghiệp mua phần mềm đóng gói trong nước nhưng để đầu tư vào nó các doanh nghiệp rất đắn đo nếu nó không mang lại hiệu quả. Vì vậy các doanh nghiệp rất cần và cần dùng thử xem phần mềm có thích ứng với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình chiếm tỷ lệ 97% trong tổng số 60 doanh nghiệp. Tỷ lệ không cần và chƣa xác định chiếm 5%.
Hầu nhƣ doanh nghiệp nào cũng mong muốn phần mềm kế toán đã mua về tránh đƣợc tối thiểu sự cố xẩy ra có thể là những lỗi kế toán đã cập nhật rồi mà chƣa đƣa ra báo cáo, số liệu không khớp với dữ liệu cập nhật, cần thanh toán cho khách hàng nhƣng phần mềm báo lỗi cả hệ thống….lúc này cần có các chuyên gia tƣ vấn xử lý sự cố chiếm 100% doanh nghiệp cần bởi công việc bảo hành, bảo trì của phần mềm ít doanh nghiệp hỗ trợ sau quá trình bán hàng.
Chế độ kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa đã có rất nhiều thay đổi, thay đổi theo thông tư, thay đổi theo những quyết định của nhà nước nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và mở rộng thị trường thì có những thay đổi phần mềm kế toán cần và không cần nhƣng phải theo quy định của nhà nước. Khi nhắc đến vấn đề này các doanh nghiệp đồng tình với phần mềm kế toán