Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VÀ TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
2.2. TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
2.2.3. Đánh giá phần mềm kế toán hiện có trên thị trường Việt Nam hiện nay
2.2.3.1. Phần mềm kế toán Việt Nam sản xuất
Hầu hết các doanh nghiệp trong nước sản xuất đều sử dụng phần mềm kế toán do các tổ chức hay cá nhân của Việt Nam sản xuất, sau đây là các ƣu điểm và nhƣợc điểm của phần mềm kế toán.
+ Những ưu điểm:
- Giá cả phù hợp, các phần mềm kế toán trong nước có giá bán tương đối rẻ, dưới 10 triệu đồng (Unesco, AC soft, Vinet, Misa 2010,…) trên 10 triệu (Accnet, Effect, lemonTree, Fast,…).
- Các phần mềm sản xuất trong nước được xây dựng thông thường bằng Tiếng Việt (trừ khi có yêu cầu bằng Tiếng Anh), và tài liệu hướng dẫn sử dụng cũng vậy. Việc này tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc khai thác sử dụng chương trình phần mềm đối với nhân viên kế toán người Việt.
- Hệ thống kế toán xây dựng trong phần mềm phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam. Đây là các ƣu điểm lớn mà các phần mềm kế toán nước ngoài bán tại Việt Nam phải chật vật với có thể theo kịp.
Các thay đổi thường xuyên của Bộ Tài Chính về chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán trong nước được cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài. Đây là ưu điểm khách quan của phần mềm kế toán trong nước đối với phần mềm kế toán nước ngoài.
- Công việc bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời, thông thường các chuyên viên viết phần mềm kế toán và nhân viên chuyển giao phần mềm đều là người Việt Nam và ở Việt Nam nên khoảng cách địa lý không tạo ra chi phí lớn cho việc bảo hành, bảo trì. Mặt khác, giá nhân công ở Việt Nam rẻ hơn nhiều so với các chi phí nước ngoài mỗi khi cần các chuyên viên kinh nghiệm nên việc bảo hành, bảo trì cũng tốn ít chi phí hơn.
+ Những tồn tại :
- Tính chuyên nghiệp, các phần mềm trong nước phần lớn chưa có tính chuyên nghiệp cao, được xây dựng dựa trên các công cụ lập trình thông thường (sử dụng phần mềm không có bản quyền). Các công đoạn lập trình ( chuyên viên phân tích, lập trình, kiểm tra, quản lý dự án,..) thường không phân công, nhiệm vụ rõ ràng.
Mâu thuẫn này dẫn đến sản phẩm ra đời chậm, chi phí lớn, khi ra đến thị trường nhu cầu hầu như không còn nữa. Từ đó, dẫn đến chương trình hay mắc lỗi phần mềm, lỗi hệ thống, và lỗi đến đâu sửa đến đó.
- Phương pháp lập trình tất cả kiểu tự sản xuất tự tiêu dùng, cơ sở dữ liệu để xây dựng phần mềm kế toán đƣợc sử dụng chủ yếu là các tập tin (file) rời rạc, phục vụ riêng biệt cho từng phần mềm (tức phần mềm viết cho việc quản lý kinh doanh thì kinh doanh sử dụng, cho kế toán thì kế toán sử dụng… nhƣợc điểm của việc xây dựng cơ sở dữ liệu theo kiểu file này là không có khả năng tích hợp các phần mềm với nhau, không kế thừa dữ liệu của nhau gây ra sự trùng lắp thông tin, khó khăn trong vấn đề tổng hợp thông tin để hỗ trợ ra quyết định của lãnh đạo. Lãng phí công sức, dẫn đến chi phí của doanh nghiệp tăng.
- Các phần mềm kế toán vẫn sản xuất theo lối cũ (Foxpro, Access,…) mã hóa bằng ngôn ngữ thứ ba hay các tập lệnh của hệ quản lý tập tin. Đồng thời hệ quản trị cơ sở dữ liệu chưa được dùng nhiều để lưu trữ và khai thác thông tin. Do vậy, chi phí để phát triển các ứng dụng cao, thời gian thực hiện một ứng dụng khá dài, mặt khác không tận dụng tối đa khả năng của sự phát triển công nghệ.
- Về yêu cầu quản lý, các phần mềm kế toán Việt Nam thuần túy phục vụ cho kế toán tài chính, các tính năng về quản trị, đặc biệt là quản trị bán hàng, quản trị
sản xuất, quản trị nhân sự, lập dự toán, dự báo.. còn sơ sài. Các phần mềm kế toán được cung cấp dưới dạng các chương trình trọn gói (Các phân hệ được dồn vào một gói). Chúng ta biết rằng, phần mềm kế toán đƣợc xây dựng không những phục vụ cho công tác kế toán tài chính mà còn phục vụ cho công tác kế toán quản trị và các công việc quản lý khác của nhà quản trị. Đồng thời phục vụ cho công tác bán hàng, mua hàng, giao nhận hàng, tồn kho, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất.
2.2.3.2. Phần mềm kế toán do các doanh nghiệp nước ngoài sản xuất + Những ưu điểm :
- Các doanh nghiệp hay cá nhân nước ngoài đến đầu tư tại Việt Nam thông thường sử dụng các phần mềm kế toán nước ngoài. Vì vậy, đã có khá nhiều phần mềm kế toán chuyên nghiệp nước ngoài được đưa vào sử dụng và bán tại Việt Nam nhƣ Accpac, JD Edward, Solomon, Sun System, Exact, Quickbooks,…
- Các phần mềm này sau một thời gian có mặt tại thị trường Việt Nam cũng chỉ bán đƣợc số lƣợng rất hạn chế nhƣng ngƣợc lại có giá bán cao (từ 10.000 đến vài trăm ngàn đô la Mỹ), trừ Quickbooks, PeachTree,… khoảng vài trăm đô la Mỹ) chủ yếu là các công ty liên doanh, các công ty 100% vốn nước ngoài sử dụng. Đặc điểm của các phần mềm nước ngoài này dựa trên các công cụ phát triển hiện đại theo quy trình sản xuất công nghiệp, các tính năng về quản trị, đặc biệt là quản trị bán hàng, quản trị sản xuất,… rất tốt. Các phần mềm được cung cấp dưới dạng các mô- đun ( phân hệ) độc lập hoặc tổng thể chương trình.
+ Những tồn tại:
- Giá cao, các phần mềm nước ngoài chào bán ở Việt Nam có giá rất cao cho dù các nhà cung cấp cũng đã có những chính sách áp dụng riêng đối với thị trường Việt Nam. Các doanh nghiệp mua một loại Mô- đun nhƣ phần tổng hợp ( General Ledge- Sổ cái), phân hệ bán hàng thì mới có giá dưới 10.000 USD, còn mua bộ chọn gói giá rất cao.
- Giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng, các phần mềm nước ngoài, chào bán ở Việt Nam có giao diện 100% tiếng Anh. Đây là các cản trở đầu tiên và cũng tương đối cơ bản để các doanh nghiệp trong nước không mua phần mềm kế toán
nước ngoài. Tương tự như vậy thực đơn làm việc cũng sử dụng hoàn toàn bằng tiếng Anh nên việc khai thác các nhân viên kế toán là rất hạn chế, dẫn đến việc khai thác sử dụng chương trình không được như mong muốn. Các lỗ lực Việt hóa thường đạt đƣợc kết quả không tốt vì không thực hiện triệt để, cho nên không mang lại năng suất cao.
- Công tác bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật đƣợc tiến hành khó khăn : Hệ thống phần cứng (máy tính) được mua tại Việt Nam thường không đạt được „„tiêu chuẩn quốc tế ‟‟nên có thể hỏng hóc gây ách tắc phần mềm. Cho dù các phần mềm nước ngoài được kiểm nghiệm tốt và ít lỗi nhưng có rất nhiều lý do có thể ảnh hưởng đến chất lượng áo dụng của phần mềm kế toán như : Số liệu nhập không đúng, virus phá hủy hệ thống, đĩa cứng hƣ hại cần phải „„cứu‟‟ dữ liệu, hoặc thậm chí cần phải thay đổi phần mềm cho phù hợp với yêu cầu mới… Trong rất nhiều trường hợp thì cần phải có các chuyên gia kinh nghiệm (thường là người nước ngoài) xử lý. Khi đó việc bảo hành, bảo trì sẽ tốn chi phí cao và trở thành vấn đề khó khăn cho doanh nghiệp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Mỗi phần mềm kế toán có những ưu và nhược điểm riêng đáp ứng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp khác nhau. Vì vậy, phần mềm kế toán không ngừng hoàn thiện để đáp ứng với các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, nhưng phần nào cũng giúp được doanh nghiệp Việt Nam bước đầu trong việc cơ giới hóa công tác kế toán, số liệu và thông tin do bộ phận kế toán cung cấp chính xác, kịp thời hơn. Ở khía cạnh khác, cho dù các phần mềm kế toán nước ngoài có nhiều ưu điểm về chất lượng sản phẩm, tính chuyên nghiệp, tính quản trị,… nhưng đối với thị trường Việt Nam, phần mềm kế toán được bộc lộ nhiều nhược điểm so với phần mềm kế toán trong nước. Việc trang bị mua phần mềm kế toán của các doanh nghiệp phụ thuộc‘‘
Tính hiệu quả’’ của công tác đầu tư, đó là số tiền chi ra và kết quả thu lại được.
Trên thực tế cũng chưa có một hệ thống tiêu chuẩn nào trên thế giới được tiếp nhận rộng rãi để đánh giá chất lượng phần mềm kế toán. Khi đã không có chuẩn thì không thể đánh giá chất lượng, vì đó là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra, đánh giá chất lượng. Tuy nhiên, khi đã chấp nhận phần mềm kế toán là một sản phẩm thì phải tuân theo các yêu cầu chung để đánh giá về một sản phẩm như đã nêu ở trên.
Chương 3