L Ý DO CHỌN ĐỀ TÀI
Công tác Hành chính Văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác Hành chính Văn phòng bởi Hành chính Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu công tác Hành chính Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản trị và điều hành công việc của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ phận Hành chính Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại Đồng thời các hoạt động tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc, công tác. tổng hợp, hậu cần cũng như quan hệ trực tiếp với các phòng ban trong công ty Với vị thế đó, công tác Hành chính Văn phòng được coi là công tác không thể thiếu trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp.
Phòng Hành chính của Công ty SM là phòng tham mưu cho Giám đốc về công việc quản trị hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin Phòng có nhiệm vụ quản trị văn phòng công ty, lập kế hoạch mua sắm hợp lý các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, nhà cửa, lập kế hoạch và thực hiện xây dựng, sửa chữa văn phòng công ty và chi nhánh Ngoài ra, phòng còn quản lý và phục vụ đầy đủ cho yêu cầu làm việc hội họp, đi lại, lưu trú, đón tiếp khách; theo dõi, tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động, cấp phát thuốc cho các tàu đầy đủ đúng chế độ và tổ chức bữa ăn giữa ca cho các bộ văn phòng trụ sở chính.
Bản thân tôi, với vai trò là TT Hành chính nhân sự của công ty, nhằm thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của người hướng dẫn giao phó Vì vậy luôn mong muốn làm thế nào để nâng cao hiệu quả của công tác Hành chính Văn phòng mà mình tham gia Xuất phát từ những lý do trên nên tôi quyết định lựa chọn đề tài “ giải pháp hoàn thiện công tác quản trị Hành chính Văn phòng tại Công ty Cổ phần Đào tạo SM ” với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Hành chính Văn phòng tại công ty.
M ỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác Quản trị Hành chính Văn phòng tại doanh nghiệp.
- nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác Hành chính Văn phòng.
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng hoàn thiện công tác quản trị Hành chính Văn phòng Công ty SM.
P HƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài sự dụng các phương pháp chủ yếu là:
- Phương pháp thông kê so sánh
- Phương pháp phân tích tổng hợp.
Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình nghiên cứu
Đ ỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác Quản trị Hành chính Văn phòng Công ty
- Phạm vi nghiên cứu: Phòng Hành chính Công ty SM từ năm 2020 – 2022.
Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI
- Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ lãnh đạo là trưởng Phòng Hành chính của Công ty SM.
- Vận dụng luận cứ khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, Hành chính Văn phòng của Phòng Hành chính Cômg ty SM.
- Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, Hành chính Văn phòng của phòng hành chínhCông ty SM.
K ẾT CẤU ĐỀ TÀI
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu của đề tài thể hiện bằng ba chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về về giải pháp hoàn thiện công tác Quản trị Hành chính Văn phòng.
Chương II: Thực trạng tình hình công tác Quản trị Hành chính Văn phòng của Công ty Cổ phần Đào tạo SM.
Chương III: Phương pháp hoàn thiện công tác Quản trị Hành chính Văn phòng tại Công ty Cổ phần Đào tạo SM.
Nội dung đề cương chi tiết của các chương như sau:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
T ỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ H ÀNH CHÍNH V ĂN PHÒNG
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Văn phòng là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức Trong một thời gian dài văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là một bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có Phòng Hành chính Chính vì thế quản trị Hành chính Văn phòng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này.
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có Phòng Hành chính.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2 Các yếu tố cơ bản về văn phòng
Con người: mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố con người Sự hiểu biết và tinh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng.
Hệ thống trang thiết bị: là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
Hệ thống nguyên tắc thủ tục: là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng.
Hệ thống nghiệp vụ Hành chính Văn phòng: Các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc Hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa.
Hiệu quả hoạt động Hành chính Văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên.
T ỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ H ÀNH CHÍNH V ĂN PHÒNG
1.2.1 Khái niệm về công tác quản trị Hành chính Văn phòng
Quản trị Hành chính Văn phòng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức các hồ sơ, kiểm soát công văn, giấy tờ, xử lý thông tin và phối hợp làm các hoạt độngHành chính Văn phòng Với mục đích thông tin có hiệu quả, nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Đồng thời bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định điều hành doanh nghiệp.
Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, được tổ chứcphức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng, nhiệmvụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn thể cơ quan, doanh nghiệp đó.
Thông qua khái niệm trên có thể thấy đối tượng phải quản trị ở đây là thủ tục quy trình công việc, văn bản giấy tờ, xử lý thông tin dữ liệu Đồng thời, cơ cấu tổ chức hành chínhvăn phòng là tập hợp các phòng ban, bộ phận hành chính văn phòng có mối quan hệtương tác với nhau để thực hiện các công việc hành chính văn phòng.
Vì thế, cần phảicông việc phối hợp, tiêu chuẩn hóa để vận hành các hoạt động của doanh nghiệp mộtcách trôi chảy. Đây là công việc của người phụ trách văn phòng, với các hoạt động để quản lý và điềuhành bộ máy văn phòng Hoạt động này bao gồm các công việc cụ thể, với nhiều bộ phậnkhác nhau nên cần có sự phối hợp lẫn nhau.
1.2.2 Vị trí của công tác quản trị Hành chính Văn phòng
Quản trị Hành chính Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo đi công tác Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan tổ chức.
1.2.3 Vai trò của công tác quản trị Hành chính Văn phòng
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ có những lợi ích sau:
Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị.
Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị.
Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị.
Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị.
Tóm lại, hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thể cơ quan Do đó, quản trị Hành chính Văn phòng sẽ góp phần quan trọng để cơ quan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.
1.2.4 Chức năng của công tác quản trị Hành chính Văn phòng
1.2.4.1 Hoạch định công việc Hành chính Văn phòng
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng Hoạch định là căn cứ triển khai đồng bộ và có trong tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thời gian nhất định Hoạch định tăng tính chủ động trong công tác của văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung.
Nội dung hoạch định trong quản trị Hành chính Văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kì của cơ quan và chính bản thân văn phòng.
Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan
Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan.
Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng: trên cơ sở chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn phạm vi hoạt động của văn phòng, thủ trưởng văn phòng sẽ xây dựng phương án nhu cầu về nhân sự đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định.
1.2.4.2 Tổ chức công việc Hành chính Văn phòng
Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan đơn vị.
Phân công bố trí công việc cụ thể cho trong bộ phận từng người căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người.
Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực
Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng.
1.2.4.3 Lãnh đạo công việc Hành chính Văn phòng
Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt được những mục tiêu đã đề ra Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện được vai trò này, chánh văn phòng phải có những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả.
1.2.4.4 Kiểm soát công việc Hành chính Văn phòng
Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác
Kiểm tra công việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng có thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đã đề ra hay không.
Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng.
1.2.4.5 Hậu cần công việc Hành chính Văn phòng
Một văn phòng muốn hoạt động bình thường thì những điều kiện về cơ sở vật chất cần được đảm bảo Ví dụ như văn phòng đủ chỗ ngồi, thiết bị máy tính, máy in, dụng cụ đồ dùng văn phòng phẩm Đây là những vật dụng mà người làm quản trị phải quan tâm và cung cấp đầy đủ cho các phòng ban và từng vị trí công việc liên quan Đồng thời đảm bảo những vật dụng đó được sử dụng có hiệu quả.
T ỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ H ÀNH CHÍNH V ĂN PHÒNG
1.3.1 Lập kế hoạch Hành chính Văn phòng
1.3.1.1 Xác định mục đích, yêu cầu
Khi phải thực hiện một công việc, điều đầu tiên mà chúng ta phải quan tâm là tìm hiểu lý do, yêu cầu của việc hoạch định Cần xác định rõ chúng ta cần đạt được điều gì Việc xác định được mục tiêu, yêu cầu giúp chúng ta luôn hướng các công việc vào trọng tâm và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
Mục tiêu là gì sẽ phụ thuộc vào công việc của mỗi doanh nghiệp và của mỗi nhân viên Mục tiêu có thể của doanh nghiệp, của nhóm hay cá nhân Mục tiêu có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn Để lập kế hoạch tốt phải có mục tiêu rõ ràng, phải biết được mình muốn đạt điều gì và ai là khách hàng Khách hàng là trung tâm mọi hoạt động, gồm khách hàng bên ngoài và khách hàng trong nội bộ công ty.
1.3.1.2 Xác định nội dung công việc
Cần xác định rõ nội dung công việc đó là gì? Muốn vậy, cần phải phân tích hiện trạng thực tế đang diễn ra: chúng ta đang ở tình trạng nào (phải thực hiện từ đầu hay có chút ít kinh nghiệm; hay đang thực hiện nhưng kém hiệu quả…) Trên cơ sở đó đề ra một kế hoạch hành động củ thể.
1.3.1.3 Xác định người thực hiện công việc
Liên quan đến các vấn đề: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm?
1.3.1.4 Xác định thời gian thực hiện
Liên quan đến các vấn đề: xác định tiến độ thời gian, phân bổ nguồn lực cũng như phân tích chi phí và lợi ích. Để xác định được thời hạn phải làm công việc, cần xác định rõ mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc Nhìn chung có thể xếp loại các công việc như sau:
Công việc quan trọng và khẩn cấp
Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
1.3.1.5 Xác định địa điểm thực hiện công việc
Liên quan đến các vấn đề: công việc đó thực hiện tại đâu, giao hàng tại điểm nào, kiểm tra tại bộ phận nào, công đoạn nào.
1.3.1.6 Xác định phương pháp thực hiện công việc
Tài liệu hướng dẫn là gì? Cách thức thực hiện từng công việc như thế nào? Tiêu chuẩn là gì? Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
1.3.1.7 Xác định phương pháp kiểm soát
Theo dõi, kiểm soát và có kế hoạch điều chỉnh và dự phòng: công việc đó có đặc tính gì, làm thế nào để đo lường đặc tính đó, cần đặt ra các chuẩn mực rõ ràng và chính xác để kiểm soát chất lượng của công việc.
1.3.1.8 Xác định phương pháp kiểm tra
Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra (chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu thường tuân theo nguyên tắc Pareto 20/80: những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót), tần suất kiểm tra như thế nào, ai kiểm tra.
Nguồn lực đây là yêu cầu để đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Con người: Xác định công việc cần con người như thế nào? Doanh nghiệp đã có những con người như thế chưa? Lập kế hoạch sử dụng bổ sung nguồn lực này.
Tài chính: Cần bao nhiêu tiền để thực hiện kế hoạch? Khả năng tài chính của doanh nghiệp có đủ thực hiện kế hoạch? Trường hợp nếu không đủ doanh nghiệp có kế hoạch huy động vốn từ nguồn nào?
Vật liệu: Cần các yếu tố đầu vào gì? Hiện doanh nghiệp đã có những yếu tố nào, yếu tố nào cần phải bổ sung, số lượng?
Thiết bị: Để thực hiện kế hoạch cần những trang thiết bị gì? Trang thiết bị hiện có trong doanh nghiệp có đủ đáp ứng cho kế hoạch? Kế hoạch bổ sung như thế nào?
Phương pháp: Phương pháp sử dụng thực hiện kế hoạch? Có cần đào tạo thực hiện kế hoạch?
1.3.2 Tổ chức hoạt động Hành chính Văn phòng
Trong bối cảnh công việc Hành chính Văn phòng nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc Hành chính Văn phòng: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị.
- Cấp bậc nhân viên văn phòng Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ Hành chính Văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác Họ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân và nhân viên Hành chính Văn phòng tổng quát.
Họ thực hiện các công việc thường lệ hằng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được lãnh đạo giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.
Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên Hành chính Văn phòng, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn.
Nhà quản trị Hành chính Văn phòng là người điều khiển, giám sát công việc của người khác, đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong văn phòng.
Sơ đồ 2: Sơ đồ nấc thang các chức vụ Hành chính Văn phòng
1.3.3 Kiểm Tra công việc Hành chính Văn phòng
- Kiểm tra hành chính : kiểm tra các công văn, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO SM
T ỔNG QUAN VỀ C ÔNG TY
2.1.1 Lịch sử hoạt động của Công ty a Vài nét về lịch sử hình thành phát triển Công ty
Công ty Cổ phần Đào tạo SM được thành lập vào năm 2012 Tự hòa là công ty đầu tiên mang Tiếng Anh đến với trẻ em Hòa xuân, Cẩm lệ.
TT Ngoại Ngữ SM tự hào là đơn vị đào tạo Anh ngữ đầu tiên mang tiếng anh đến khu vực Hòa Xuân, Cẩm Lệ Chúng tôi là lực lượng tiên phong trong mảng đào tạo chuyên sâu về từ vựng, ngữ pháp tiếng Anh, mở các khóa học Tiếng Anh toàn diện cho học sinh từ 3 đến 14 tuổi Bên cạnh đó, có những khóa nâng cao đặc biệt dành cho các học sinh luyện thi chuyển cấp, thi đại học.
Với 11 năm kinh nghiệm Tính đến hiện nay, chúng tôi đã đào tạo và đồng hành cùng hàng ngàn học viên Khơi dậy niềm yêu thích học Tiếng Anh, tạo cho các em sự tự tin, năng động phát triển trình độ Tiếng Anh khu vực mà TT đi đến Không những giúp tạo kiến thức ngoại ngữ nền tảng vững chắc, mà còn kích thích sự hứng thú, lòng đam mê và sáng tạo, để các em thêm yêu môn học này từ lúc nào không hay SM đã chắp cánh ước mơ cho học viên để tiến tới mục tiêu trong nghề nghiệp tốt hơn, tương lai rộng mở hơn.
Từ khi thành lập đến nay công ty không ngừng phát triển để hoàn thiện. Nhằm mang đến cho khách hàng sự an tâm và tin tưởng nhất khi đồng hành cùng công ty b Trụ sở của Công ty SM
Trụ sở: 153 Văn Tiến Dũng, Hoà Xuân, Cẩm lệ, Tp Đà Nẵng. Điện thoại: 0935 563 727
Gmail: anhngusm vp @gmail.com
Hình 2.1: Công Ty Cổ Phần Đào Tạo SM
Công ty Cổ phần Đào tạo SM được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH đã được Quốc hội Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005 Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty và các văn bản khác có liên quan.
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty SM a Giám đốc Điều hành
Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân và tổ chức điều hành trong mọi hoạt động của công ty Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động công ty.
- Phát triển kế hoạch kinh doanh phù hợp với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty.
- Điều hành và quản lý đội nhóm đạt hiệu quả tốt nhất cho công ty.
- Đưa ra quyết định đầu tư, kinh doanh phù hợp với chiến lược và đem lại lợi nhuận cho công ty.
- Khích lệ và đốc thúc hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong đội nhóm. Cải thiện năng lực của từng thành viên để đem lại hiệu quả làm việc.
Hành chính Nhân sự Nhân sự
Là phòng tạo ra giá trị, phân phối những giá trị mà công ty mang lại nhắm đến mục tiêu khách hàng mang lại cho công ty những khách hàng mong muốn Phòng có chức năng nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức các chương trình tăng sức hút của công ty đến với khách hàng.
- Lên kế hoạch quảng cáo mang thương hiệu công ty đến với khách hàng.
- Phát triển nhắm đến các khách hàng tiềm năng giúp công ty đạt được mục tiêu hướng đến. c Phòng Hành chính Nhân sự Đây là phòng quan trọng của công ty nơi sử lý các công việc về giấy tờ của công ty, cũng là nơi để quản lý tất cả những việc liên quan đến nhân sự công ty. Phòng có chức năng nhiệm vụ như sau:
- Tuyển dụng nhân sự mà công ty cần, đảm bảo nguồn lực nhân sự.
- Quản lý giấy tờ chứng từ đảm bảo thông tin cấp bách cho công ty.
- Tính lương nhân viên của công ty.
- Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ công tác lễ tân.
Là một nơi đào tạo tổ chức xây dựng, quản lý chương trình đào tạo và tài liệu giảng dạy, học tập tại TT Phòng có chức năng nhiệm vụ như sau:
- Phòng đào tạo có chức năng xây dựng và quản lý kế hoạch giảng dạy và học tập.
- Phòng đào tạo nghiên cứu xây dựng sáng tạo chương trình đào tạo mới.
- Phòng đào tạo có nhiệm vụ báo cáo về hiệu quả đào tạo, lộ trình đào tạo và phát triển của nhân viên.
- Phòng đào tạo xây dựng chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
2.1.3 Tình hình sử dụng các yếu tố nguồn lực tại Công ty
2.1.3.1 Tình hình sử dụng cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến năng suất lao động, số lượng và chất lượng hàng hóa sản xuất ra Vì vậy, để ngày càng phát triển và đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng không ngừng đổi mới, đầu tư trang thiết bị máy móc có công nghệ hiện đại Việc phân tích tình hình sử dụng tài sản cố định thường xuyên để từ đó có các giải pháp sử dụng tối đa công suất tài sản cố định cũng có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Đào tạo SM là một công ty nhỏ nên vấn đề cơ sở vật chất còn hạn chế chưa đầu tư mạnh mẽ Đặt biệt về công nghệ phần mền công ty còn chưa chú trọng đến Nhưng công ty lại có hướng sử dụng tối ưu các cơ sở vật chất mà công ty đang có.
2.1.3.2 Tình hình sử dụng nguồn nhân lực
Về Nhân sự của công ty do đây là một công ty nhỏ nên về số nhân viên ít Sau đây là bảng tình hình sử dụng nhân sự của công ty:
Phòng Loại cán bộ Số lượng hiện tại
Phòng Hành chính Nhân sự
(Nguồn: Phòng Hành chính) Bảng 2.1: Tình hình sử dụng nguồn nhân lực
Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy được cách phân công lao động của công ty Vì đây là một công ty về mảng giáo dục và đào tạo nên nguồn lực chủ yếu của công ty là Giảng viên với số lượng là 10 nhân viên trong đó có 3 nhân viên chính thức và 9 nhân viên hợp đồng.Với 10 giảng viên trong đó có 8 giảng viên người Việt và 2 là người Nước Ngoài Trong khi nhu cầu của công ty là 3 giảng viên Nước Ngoài, nên công ty đang triển khai bổ sung thêm nhân sự Còn về Phòng Hành chính Nhân sự với số lượng là 4 nhân viên đã đạt được như cầu công ty cần đến Phòng Marketing với số lượng 2 nhân viên đạt được chỉ tiêu cấp trên.
2.1.3.3 Tình hình kinh doanh Công ty
Công ty là doanh nghiệp kinh doanh về mảng giáo dục Từ năm 2012 đến nay hoạt động kinh doanh cốt lỗi của công ty là TT Anh ngữ với hình thức giảng dạy giao tiếp và theo sách trên trường, kết hợp với việc bán giáo trình cho các bạn học sinh Đây là mảng kinh doanh mang lại nguồn thu chính, ổn định, lâu dài và tăng trưởng đều mỗi năm cho công ty Hiện nay công ty đang tiến hành đẩy mạnh mở thêm các lớp giao tiếp do giảng viên nước ngoài giảng dạy
Doanh thu bình quân mỗi quý năm 2022/2023 của các lớp giảng dạy đạt khoảng 980 triệu/quý tương đương khoảng 3,9 tỷ/năm.
Doanh thu bình quân mỗi quý năm 2022/2023 bán sách và dịch vụ khác 26 triệu/quý tương đương khoảng 104 triệu/năm.
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh ĐVT: VNĐ
Chi tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 2020/2021 2021/2022
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ 3.060.520.000 3.562.050.000 3.912.560.000 501.530.000 16,39 350.510.000 9,84
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 75.500.000 86.235.000 104.520.000 10.735.000 14,22 18.285.000 21,20
6 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 39.540.000 49.730.000 61.410.000 10.190.000 25,77 11.680.000 23,49
7 Chi phí hoạt động doanh nghiệp
Tổng lợi nhuận trước thuế 3.080.497.970 3.588.274.980 3.929.756.950 507.777.010 16,48 341.481.970 9,52
Chi phí thuế phải nộp
Tổng lợi nhuận sau thuế 2.464.398.376 2.870.619.984 3.143.805.560 406.221.608 16,48 273.185.576 9,52
(Nguồn: Phòng Hành chính)Bảng 2.2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020-2022
Qua bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (bảng 2) ta nhận thấy rằng tổng doanh thu của công ty tăng từ 3,136,020,000 đồng năm 2020 lên 3,648,285,000 đồng năm 2021, tức là tăng 512,265,000 đồng, tương đương 16,34% Sang năm 2022, tổng doanh thu tăng lên 4,017,080 ,000 đồng, tăng lên năm 2021 là 10,11% Có thể nói từ năm 2020 -2022, tổng doanh thu của công ty tăng trưởng mạnh là do công ty mở rộng qui mô kinh doanh, thu hút đuợc nhiều khách hàng, đồng thời công ty cũng áp dụng nhiều biện pháp nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận như : tăng cường quảng cáo, chăm sóc khách hàng.Tuy tổng doanh thu tăng cao nhưng kéo theo đó tình hình chi phí của công ty cũng có chiều hướng tăng cao
T HỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ H ÀNH CHÍNH V ĂN PHÒNG CỦA C ÔNG
2.2.1 Kế hoạch Hành chính Văn phòng của Công ty
Về kế hoạch Hành chính Văn phòng của công ty năm 2023
Thời gian Nội dung Ghi chú
- Tuyển dụng nhân sự và thực sinh cho công ty.
- Lên kế hoạch đi chơi cho nhân viên công ty.
- Chấm công hàng tháng cho nhân viên.
-Nhân sự chủ động liên hệ phỏng vấn ứng viên
- Liên hệ với giảng viên sắp xếp lịch.
- Lên kế hoạch tuyển sinh cho TT vào đầu năm học.
- Tổ chức hoạt động ngoại kháo cho các em học sinh
- Chấm công hàng tháng cho nhân viên.
- Kế hợp với phòng marketing tổ chức
- Liên hệ với các bên liên quan tổ chức
- Tổ chức khai giảng đầu năm học cho học sinh.
- Sắp xếp lịch các lớp cho học sinh và giảng viên
- Chấm công hàng tháng cho nhân viên.
- Liên hệ phụ huynh và học sinh
- Liên hệ với giảng viên sắp xếp lịch
- Sắp xếp giấy tờ hồ sơ tổng kết cuối năm.
- Tổ chức chương trình cuối năm cho học sinh tham gia.
- Chấm công hàng tháng cho nhân viên.
- Liên hệ với các phòng bang.
- Liên hệ với các bên liên quan phối hợp tổ chức
( Nguồn: Phòng Hành chính)Bảng 2.3: Kế hoạch Hành chính Văn phòng
Qua bảng kế hoạch hành chính văn phòng cho thấy phòng hành chính là bộ phận qua trọng của công ty Bộ phận hành chính văn phòng đảm nhận các việc lên kế hoạch đi ngoại khóa và đi chơi cho cả công ty và học viên Chịu trách nhiệm tuyển dụng và quản lý văn thư toàn bộ công ty Đồng thời thực hiện việc quản lý nhân viên trong công ty.
2.2.2 Tổ chức hoạt động Hành chính Văn phòng của Công ty
Về công tác tổ chức hoạt động văn phòng của công ty
1 Kiểm tra thông tin học sinh - Số buổi đi học, số buổi vắng
2 Đóng dấu giấy tờ - Đóng dấu giấy tờ cấp trên giao
3 Quản lý hoạt động lễ tân - Tiếp nhận phản ánh phụ huynh
- Tiếp nhận hồ sơ nhập học
4 Quản lý nhân sự - Trao đổi công việc với giao viên nước ngoài
- Chấm công nhân sự -Tiếp nhận đơn xin phép nhân viên
5 Quản lý hồ sơ giấy tờ - Gửi, nhận công văn giấy tờ công ty
- Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ
- Soạn thảo công văn giấy tờ cho công ty
6 Lập kế hoạt động tập thể - Kế hoạch hoạt động ngoại khóa
- Kế hoạch hoạt động du lịch nhân viên
7 Tổ chức cuộc họp - Tổ chức cuộc họp công ty
8 Quản lý cơ sở vật chất - Kiểm tra cơ sở vật chất công ty trước ra về
- Bảo quản cơ sở vật chất công ty
( Nguồn: Phòng Hành chính) Bảng 2.4: Hoạt động Hành chính Văn phòng của công ty
Qua bảng trên ta thấy hoạt động hành chính cho thấy bộ phận hành chính của công ty có khá nhiều hoạt động trong công ty,đảm bảo hệ thống hoạt động trơ tru cho công ty.
2.2.3 Thực trang công tác quản trị Hành chính Văn phòng của công ty SM
2.2.3.1 Khái quát về phòng hành chính công ty SM
Chức năng: Phòng Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo công ty cụ thể như sau:
- Tham mưu giúp lãnh đạo công ty trong công tác hành chính, văn thư lưu trữ.
- Giúp lãnh đạo công ty trong lĩnh vực đối ngoại.
Nhiệm vụ: Để thực hiện các chức năng trên Phòng Hành chính có những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức quản trị Hành chinh Văn phòng.
- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Quản lý toàn bộ tài sản, các trang thiết bị và dụng cụ văn phòng của cơ quan công ty.
- Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Thực hiện tốt các công tác quản lý hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan công ty hoạt động có hiệu quả cao.
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm.
- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan.
Quyền hạn: Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng Hành chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong công ty, các đơn vị trực thuộc công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và các lĩnh vực khác mà lãnh đạo công ty phân công. Được ủy quyền ký các văn bản như: các loại công văn đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty, ký các thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường
Trách nhiệm, phạm vi và cách giải quyết công việc của nhân viên phòng: Chấp hành sự chỉ đạo, phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng, thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về công chức, viên chức, công vụ Quy chế thực hiện dân chủ ở cơ sở và quy định của Phòng và công ty.
Nắm vững hệ thống văn bản pháp quy liên quan đến lĩnh vực công tác mình đã được Trưởng phòng phân công, đảm bảo vận dụng chính xác, kịp thời vào các tình huống cụ thể Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ của công ty khi đến giải quyết công việc trên cơ cở đảm bảo đúng nguyên tắc và theo quy định của pháp luật, không ngừng học tập để khai thác tốt hệ thống công nghệ thông tin - truyền thông hỗ trợ giải quyết công việc được giao, nâng cao trình độ tiếng Anh để có thể sử dụng được trong giao tiếp và trong công việc.
Trực phòng theo lịch trực được phân công Các công việc của người trực phòng gồm: vệ sinh phòng làm việc, chuẩn bị nước uống
2.2.3.2 Công tác Hành chính Văn phòng a Cách bố trí nơi làm việc
Văn phòng của bộ phận Hành chính là nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng thời cũng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo công ty Thông qua văn phòng các chủ trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phòng ban và các đơn vị đồng thời những thông tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp và gửi lên cấp trên giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, qua đó tìm ra những biện pháp cần thiết để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Phòng Hành chính được bố trí nơi làm việc tại tầng 1 nên rất thuận tiện cho việc giao nhận công văn, tài liệu và đón khách đến liên hệ công tác.
Sơ đồ 4: Sơ đồ bố trí phòng làm việc b Trang thiết bị văn phòng
Phòng được trang bị còn ít các thiết bị, phương tiện làm việc, cụ thể, 02 máy in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, 1 máy in màu , 01 máy plastic, 02 máy điện thoại bàn, 4 máy tính bàn, Ngoài ra phòng làm việc còn được trang bị máy điều hòa, bàn ghế, tủ hồ sơ tài liệu Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc vừa đủ, còn cần thêm vài thiết bị.
Lối đi Tủ tài liệu
Bàn làm việc Nhân Viên
Nhân Viên Trưởng Nhóm Trưởng
Cây y Cây yCửa ra vào
Máy in trắng đen Máy in màu
Máy ép plastic Điện thoại bàn Máy tính bàn
Hình 2.2: Hình ảnh trang thiết bị văn phòng c Cách tổ chức lao động
Hiện nay phòng Hành chính có 4 người, trong đó có 1 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về toàn bộ công tác của phòng, các bộ phận của phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được trưởng phòng giao. d Quản lý công tác văn thư
Công ty SM, lãnh đạo công ty phần nào xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan Trong thời gian qua hoạt động của công ty nói chung cũng như công tác văn thư nói riêng đã hoạt động dựa trên các văn bản quy định của Nhà nước và được thực hiện nghiêm túc, chưa có sai phạm nào lớn.
Hình thức tổ chức công tác văn thư tại cơ quan được tiến hành chủ yếu thông qua các cuộc họp do lãnh đạo chủ trì, trong đó nêu rõ nội dung của công tác văn thư cũng như trách nhiệm của cán bộ văn thư Khi có sự điều chỉnh trong quản lý văn bản thì cán bộ công tác văn thư dựa trên các văn bản của cục văn thư - Lưu trữ nhà nước,của Chính phủ để thực hiện.
Bộ phận văn thư được bố trí ngay trong phòng Hành chính của công ty, ngay tại tầng 1 sảnh chính lối ra vào của cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến, trao đổi thông tin giữa cơ quan với các đơn khác một cách nhanh chóng,kịp thời và thuận lợi.
(Nguồn: Phòng hành chính)Hình 2.3: Tủ lưu giữ văn thư văn bản
2.2.3.3 Thủ tục soạn thoả văn bản, duyệt và trình ký văn bản
- Tiếp nhận, hiểu rõ mục đích, yêu cầu của văn bản sẽ ban hành.
- Xác định văn bản, hồ sơ, tài liệu và các đối tượng liên quan đến văn bản cần soạn thảo.
- Soạn thảo văn bản theo đúng quy cách Rà soát nội dung, hình thức, kiểm tra lỗi chính tả trước khi đi in bản nháp.
- Trình Trưởng phòng xem xét bản in nháp.
- Hoàn thiện văn bản, trình trưởng phòng xem xét lần cuối để ký duyệt.
- Trưởng phòng trình ký hoặc ủy quyền cho cán bộ trình văn bản.
(Nguồn: Phòng Hành chính)Hình 2.4: Văn bản quyết định công ty SM
Trưởng phòng là người triệu tập, tổ chức họp phòng Mỗi tháng tổ chức họp phòng một lần Tùy theo yêu cầu cụ thể Phòng hành chính họp đột xuất Cán bộ của phòng phải chuẩn bị báo cáo kết quả công tác trong tháng để trình bày trong cuộc họp khi có yêu cầu, chuẩn bị ý kiến phát biểu, kiến nghị, đề xuất để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của phòng và lĩnh vực mình phụ trách.
Trong trường hợp vắng họp, cán bộ phải xin phép và được sự đồng ý của trưởng phòng, phải cập nhật nội dung cuộc họp để triển khai thực hiện.
(Nguồn: Phòng họp)Hình 2.5: Phòng họp Công ty SM
2.2.4 Kiểm tra công việc Hành chính văn phòng công ty SM
Mục tiêu của kiểm tra là đảm bảo xem việc thực hiện các hoạt động có theo một kế hoạch định sẵn, phối hợp hoạt động để công việc được ăn khớp, giảm thiểu các trở ngại, lãng phí qua hành động thiếu hiệu quả hay không Kiểm tra xem các hoạt động có đáp ứng với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đề ra hay không.
K HOẢ SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC Q UẢN TRỊ H ÀNH CHÍNH V ĂN PHÒNG
Khóa luận thông qua việc tiềm hiểu và nguyên cứu về quá trình quản trị hành chính văn phòng bằng việc đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản trị hành chính tại Công ty SM Qua đó, đề xuất và đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng Quản trị Hành chính Công ty thời gian tới.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác Quản trị Hành chính Văn phòng tại doanh nghiệp.
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác Hành chính Văn phòng.
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng hoàn thiện công tác quản trị Hành chính Văn phòng Công ty SM.
2.3.2 Đối tượng và phạm vi khảo sát
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác Quản trị Hành chính Văn phòng Công ty SM.
- Phạm vi nghiên cứu: Phòng Hành chính Công ty SM cơ sở 153 Văn Tiến Dũng từ năm 2020 – 2022.
Phương pháp phỏng vấn được chọn để thực hiện cho việc nghiên cứu đề tài. Phương pháp phỏng vấn là cách thu thập thông tin thông qua cách thức hỏi – trả lời giữa người phỏng vấn và người cung cấp thông tin theo một bảng hỏi được chuẩn bị từ trước, người phỏng vấn sẽ nêu các câu hỏi cho đối tượng cần khải sát, sau đó sẽ ghi nhận câu trả lời vào phiếu điều tra.
2.3.3.2 Lý do chọn phương pháp
Với thực trạng tại Công ty SM, với số lượng nhân viên còn hạn chế nên phương pháp phỏng vấn là cách tối ưu nhất cho bài nghiên cứu.
2.3.4.1 Thành phần thang đo lãnh đạo và cấp trên
Dựa vào phiếu khảo sát ý kiến nhân viên Công ty SM đưa ra thang đo thành phần lãnh đạo và cấp trên gồm 5 biến như sau:
Chất lượng văn bản chỉ đạo, điều hành của cấp trên tại công ty
Công tác quản trị của cấp trên đối với cấp dưới
Lãnh đạo ghi nhận ý kiến đống góp của nhân viên
Lãnh đạo cấp trên quan tâm, động viên nhân viên
Công tác quản lý nhân viên
LÃNH ĐẠO VÀ CẤP TRÊN
LĐ1 Chất lượng văn bản chỉ đạo, điều hành của cấp trên tại công ty
LĐ2 Công tác quản trị của cấp trên đối với cấp dưới
LĐ3 Lãnh đạo ghi nhận ý kiến đống góp của nhân viên
LĐ4 Lãnh đạo cấp trên quan tâm, động viên nhân viên
LĐ5 Công tác quản lý nhân viên
Bảng 2.5 : Thang đo lãnh đạo và cấp trên
2.3.4.2 Thành phần thang đo môi trường làm việc
Dựa vào phiếu khảo sát ý kiến nhân viên Công ty SM đưa ra thang đo thành phần môi trường làm việc gồm 3 biến như sau:
Các sắp xếp và hoạt động của phòng hành chính công ty
Đánh giá môi trường làm việc tại công ty
Thái độ làm việc hợp tác với nhau của đồng nghiệp sung quanh với nhau
MT1 Đánh giá môi trường làm việc tại công ty
MT2 Các sắp xếp và hoạt động của phòng hành chính công ty
MT3 Thái độ làm việc hợp tác với nhau của đồng nghiệp sung quanh với nhau
Bảng 2.6 : Thang đo môi trường làm việc
2.3.4.3 Thành phần thang đo phần thưởng và sự công nhận
Dựa vào phiếu khảo sát ý kiến nhân viên Công ty SM đưa ra thang đo thành phần phần thưởng và sự công nhận gồm 3 biến như sau:
Lương thưởng của công ty đối với nhân viên
Chức hoạt động ngoại khóa cho nhân viên từ công ty
Mức độ công bằng trong khen thưởng của công ty
PHẦN THƯỞNG VÀ SỰ CÔNG NHẬN
PT1 Lương thưởng của công ty đối với nhân viên
PT2 Chức hoạt động ngoại khóa cho nhân viên từ công ty
PT3 Mức độ công bằng trong khen thưởng của công ty
Bảng 2.7 : Thang đo phần thưởng và sự công nhận
2.3.4.4 Thành phần thang đo công tác hành chính văn phòng
Dựa vào phiếu khảo sát ý kiến nhân viên Công ty SM đưa ra thang đo thành phần công tác hành chính văn phòng gồm 5 biến như sau:
Công tác hậu cần của công ty
Độ hiệu quả từ hệ thống quản lý hành chính văn phòng của công ty
Độ hiệu quả của quy trình vận hành của công tác hành chính văn phòng của công ty
Công tác bảo quản hồ sơ văn bản tại công ty
Mức độ thuận tiện trong việc ban hành văn bản tại công ty
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CT1 Công tác hậu cần của công ty
CT2 Độ hiệu quả từ hệ thống quản lý hành chính văn phòng của công ty
CT3 Độ hiệu quả của quy trình vận hành của công tác hành chính văn phòng của công ty CT4 Công tác bảo quản hồ sơ văn bản tại công ty
CT5 Mức độ thuận tiện trong việc ban hành văn bản tại công ty
Bảng 2.8 : Thang đo công tác hành chính văn phòng
2.3.4.5 Thành phần thang đo nguồn lực của công ty
Dựa vào phiếu khảo sát ý kiến nhân viên Công ty SM đưa ra thang đo thành phần nguồn lực của công ty gồm 5 biến như sau:
Tình hình sử dụng công nghệ thông tin của công ty
Nguồn lực con người tại công ty
Nguồn lực tài chính tại công ty
Đào tạo nhân lực của công ty
Nguồn lực cơ sở vật chất tại công ty
NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY
NL1 Tình hình sử dụng công nghệ thông tin của công ty
NL2 Nguồn lực con người tại công ty
NL3 Nguồn lực tài chính tại công ty
NL4 Đào tạo nhân lực của công ty
NL5 Nguồn lực cơ sở vật chất tại công ty
Bảng 2.9 : Thang đo nguồn lực của công ty
2.3.4.6 Thành phần thang đo định hướng tương lai
Dựa vào phiếu khảo sát ý kiến nhân viên Công ty SM đưa ra thang đo thành phần định hướng tương lai gồm 5 biến như sau:
Định hướng kế hoạch của công ty
Chia sẻ thông tin kế hoạch mục tiêu của công ty
Mức độ xây dựng mục tiêu cụ thể để mọi người hướng đến ĐỊNH HƯỚNG TƯƠNG LAI ĐH1 Định hướng kế hoạch của công ty ĐH2 Chia sẻ thông tin kế hoạch mục tiêu của công ty ĐH3 Mức độ xây dựng mục tiêu cụ thể để mọi người hướng đến
Bảng 2.10 : Thang đo định hướng tương lai
Phiếu khảo sát phỏng vấn nhân viên Công Ty SM
Tôi là sinh viên khoa quản trị kinh doanh trường Đại học Duy Tân Đà Nẵng, hiện tôi đang nghiên cứu đề tài:” Hoàn thiện công tác Quản trị Hành chính Văn phòng tại Công ty Cổ phần Đào tạo SM” Kính mong các bạn dành thời gian để trả lời một số câu hỏi khảo sát dưới đây.
Tôi cam kết những thông tin mà bạn cung cấp chỉ dùng cho mục đích nghiên cứu Rất mong nhận được sự hợp tác từ các bạn! Trân trọng cảm ơn!
Tên người phỏng vấn: Đơn vị công tác:
Hướng dẫn điền thông tin:
- Phiếu phỏng vấn do điều tra viên điền thông tin.
- Đánh dấu (X) vào câu trả lời của người được phỏng vấn
I Thông tin chung của người trả lời phỏng vấn Độ Tuổi a Dưới 18 tuổi b Từ 18-24 tuổi c Từ 25-34 tuổi d Từ 35-45 tuổi e Trên 45 tuổi
Nghề nghiệp a Học sinh, Sinh viên b Nhân viên, viên chức c Kinh doanh d Lao động tự do phổ thông
Trình độ học vấn a Không đi học b Tiểu học c Trung học cơ sở d Trung học phổ thông e Trung cấp nghề f Cao đẳng, đại học
Chức vụ a Giám đốc b Trưởng phòng c Nhân viên
Thu nhập a Dưới 6 triệu/tháng b Từ 6–12 triệu/tháng c Trên 12 triệu/tháng
II Tình hình công tác Quản trị Hành chính Văn phòng Công ty
Nội dung câu hỏi Yếu, kém
I Lãnh đạo và cấp trên
1 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về chất lượng văn bản chỉ đạo, điều hành của cấp trên tại công ty
2 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về công tác quản trị của cấp trên đối với cấp dưới
3 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về việc lãnh đạo ghi nhận ý kiến đống góp của nhân viên
4 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về lãnh đạo cấp trên quan tâm, động viên nhân viên
5 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về công tác quản lý nhân viên
II Môi trường làm việc
1 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về môi trường làm việc tại công ty
2 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về các sắp xếp và hoạt động của phòng hành chính công ty
3 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về thái độ làm việc hợp tác với nhau của đồng nghiệp sung quanh với nhau
III Phần thưởng và sự công nhận
1 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về lương thưởng của công ty đối với nhân viên
2 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về tổ chức hoạt động ngoại khóa cho nhân viên từ công ty
3 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về mức độ công bằng trong khen thưởng của công ty
IV Công tác hành chính văn phòng
1 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về công tác hậu cần của công ty
2 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về độ hiệu quả từ hệ thống quản lý hành chính văn phòng của công ty
3 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về độ hiệu quả của quy trình vận hành của công tác hành chính văn phòng của công ty
4 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về công tác bảo quản hồ sơ văn bản tại công ty
5 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về mức độ thuận tiện trong việc ban hành văn bản tại công ty
V Nguồn lực của công ty
1 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về tình hình sử dụng công nghệ thông tin của công ty
2 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về nguồn lực con người tại công ty
3 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về nguồn lực tài chính tại công ty
4 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về đào tạo nhân lực của công ty
5 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về nguồn lực cơ sở vật chất tại công ty
VI Định hướng tương lai
1 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về định hướng kế hoạch của công ty
2 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về chia sẻ thông tin kế hoạch mục tiêu của công ty
3 Anh/ chị vui lòng cho biết đánh giá về mức độ xây dựng mục tiêu cụ thể để mọi người hướng đến
Cảm ơn Anh/chị đã tham gia khảo sát!
Chúc Anh/chị ngày tốt lành!
2.3.6.1 Phân tích thống kê mô tả
Sau khi phỏng vấn 15 người trong công ty thu về 15 mẫu phỏng vấn, tỉ lệ hồi đáp là 100% Tiếp theo, sàn lọc và kiểm tra tính hợp lệ thì có 15 mẫu được sử dụng làm dữ liệu cho nghiên cứu Kết quả thống kê mô tả của người thực hiện khảo sát được thể hiện dưới những bảng sau: a Về độ tuổi
Bảng 2.11 : Thống kê mô tả về độ tuổi
Hình 2.6 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ độ tuổi Dựa vào biểu đồ trên trong tổng số 15 người thực hiện khảo sát thì độ tuổi dưới
18 không có chiếm tỉ lệ 0%, từ 18 – 24 tuổi là nhóm có số người thực hiện khảo sát nhiều nhất là 10 người chiếm tỉ lệ 66.67% Độ tuổi từ 25 – 34 tuổi có 4 người chiếm tỉ lệ 26.66% Độ tuổi 35 – 45 tuổi với tỉ lệ 6.67%, độ tuổi trên 45 tuổi thì có tỉ lệ 0% b Về giới tính
Bảng 2.12 : Thống kế mô tả về gới tính
Hình 2.7 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ giới tính
Qua bảng số liệu trên cho thấy tỉ lệ nam nữ tại công ty có độ chênh lệch rõ với số lượng người tại công ty giới tính Nam là 0 người với tỉ lệ 0%, đối với Nữ là 15 người tỉ lệ là 100% c Nghề nghiệp
Lao động tự do phổ thông
Bảng 2.13 : Thống kê mô tả về nghề nghiệp
Học sinh, sinh viên Nhân viên, viên chức Kinh doanh Lao động tự do phổ thông
Hình 2.8 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ nghề nghiệp
Dựa vào bảng số liệu trên cho thấy tất cả nhân viên tại Công ty SM hầu hết là nhân viên, viên chức với số lượng là 12 người chiếm tỉ lệ 87% Còn học sinh, sinh viên chiếm 13% với 2 người, còn lại các nghành nghề khác là 0%. d Về trình độ học vấn
Bảng 2.14 : Thống kê mô tả về trình độ học vấn
Biểu đồ trình độ học vấn
Tiểu học Trung học cơ sở Cao đẳng, đại học Trung cấp nghề Cao đẳng, đại học
Hình 2.9 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ trình độ học vấn
Dựa vào bảng số liệu trên cho thấy tất cả nhân viên tại Công ty SM đều là cao đẳng, đại học với số lượng là 15 người chiếm tỉ lệ 100%, còn lại các trình độ học vấn khác là 0%. e Về chức vụ
Bảng 2.15 : Thống kê mô tả về chức vụ
Giám đốc Trưởng phòng Nhân viên
Hình 2.10 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ chức vụ
Dựa vào bảng số liệu trên cho thấy tất cả người phỏng vấn tại Công ty SM đều là nhân viên với số lượng là 15 người chiếm tỉ lệ 100%, còn lại các chức vụ khác là 0%. f Về thu nhập
Bảng 2.16 :Thống kê mô tả về thu nhập
Dưới 6 triệu/ tháng Từ 6-12 triệu/tháng Trên 12 triệu/tháng
Hình 2.11 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ thu nhập
Dựa vào số liệu trên trong tổng số 15 người phỏng vẫn thì thu nhập dưới 6 triệu thì không có ai với tỉ lệ 0% Với thu nhập từ 6-12 triệu thì có 5 người với mức thu nhập trên chiếm tỉ lệ 33.33%, còn đối với thu nhập trên 12 triệu thì đây là mức thu nhập chiếm tỉ lệ cao nhất với 66.67% với 13 người.
2.3.6.2 Phân tích thang đo a Về lãnh đạo và cấp trên
LĐ1 LĐ2 LĐ3 LĐ4 LĐ5
Bảng 2.17 : Thống kê mô tả về lãnh đạo và cấp trên
LĐ1 LĐ2 LĐ3 LĐ4 LĐ5 0%
Biểu đồ lãnh đạo và cấp trên
Yếu, kém Trung bình Khá Tốt
Hình 2.12 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ về lãnh đạo và cấp trên Dựa vào bảng số liệu trên ta có thể nhìn thấy thang đo lãnh đạo và cấp trên cho thấy được đánh giá khá tốt, chỉ có LĐ 1 là đánh giá trung bình khác với trung bình là 26.67% tương đương 4 phiếu còn khác có tỉ lệ 73.33% tương đương 11 phiếu. LĐ2 với 60% đánh giá khá tương đương 9 phiếu, 40% đánh giá tốt với 6 phiếu đánh giá Với LĐ3 đây là thang đo được đánh giá cao nhất với 93.33% đánh giá tốt và 6.67% là đánh giá khá LĐ4 với tỉ lệ đánh giá tốt rất cao với 86.67% và 13.33% cho đánh giá khá Còn LĐ5 với tỉ lệ giữa đánh giá khá và tốt lần lượt là 33.33% và 66.67% tương đương 5 và 10. b Về môi trường làm việc
Bảng 2.18 : Thống kê mô tả về môi trường làm việc
Biểu đồ môi trường làm việc
Yếu, kém Trung bình Khá Tốt
Hình 2.13 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ về môi trường làm việc
Dựa vào bảng số liệu trên nhìn thấy đánh giá môi trường làm việc có độ chệnh lệch cao Với MT 1 được đánh giá rất thấp với trung bình chiếm 60% khá được đánh giá 40% Đối với MT2 thì tỉ lệ đánh giá vượt trội với 93.33% còn đánh giá trung bình 6.67% MT3 được đánh giá cao hơn 2 thang đo trước với đánh giá tốt 80% còn đánh giá khá là 20%. c Về phần thưởng sự công nhận
Bảng 2.19 : Thống kê mô tả về phần thưởng và sự công nhận
Biểu đồ phần thưởng và sự công nhận
Yếu, kém Trung bình Khá Tốt
Hình 2.14 : Biểu đồ thể hiện tỉ lệ về phần thưởng và sự công nhận
Đ ÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ H ÀNH CHÍNH V ĂN PHÒNG
2.4.1.1 Tổ chức nhân viên, phân công công việc
Với số lượng nhân viên còn hạn chế nên quá trình bố trí, sắp xếp quản lý nhân sự trở nên dễ dàng Phân công nhân viên đúng năng lực sở trường từng người Nhờ sự phân công hợp lý làm cho nhân viên cảm thái thoải mái trong công viên, làm việc hiệu quả và năng suất hơn Nhờ đó mà nhân viên phòng hành chính khỏa lấp được vấn đề chuyên môn của bản thân Công ty đã làm tốt được vấn đề tạo moi trường làm việc cho nhân viên, làm cho nhân viên thoải mái dẫn đến năng suất làm việc cao hơn.
Phòng Loại cán bộ Số lượng hiện tại
Phòng Hành chính Nhân sự
(Nguồn: Phòng Hành chính) Bảng 2.23: Tình hình sử dụng nguồn nhân lực
2.4.1.2 Công tác Hành chính Văn phòng Đối với công ty phòng hành chính phải bảo quản trang thiết bị của công ty một cách tối ưu nhất không làm mất hoạt hư hỏng Công ty do quy mô công ty còn nhỏ, số lượng trang thiết bị còn ít Cho nên việc quản lý cơ sở vật chất rất tốt Việc quản lý trang thiết bị nhẹ nhàng cho nhân viên.
Hoạt động làm việc với nhau của nhân viên chặc chẽ hỗ trợ lẫn, ban hành văn bản 1 cách thuận tiện Dẫn đến nhiệm vụ lãnh đạo giao thực hiện nhanh chóng.
2.4.2.1 Tổ chức nhân viên, phân công công việc
Công ty có số lượng nhân viên còn ít và trình độ chuyên môn Hành chính còn yếu Dẫn đến quá trình làm việc của công ty còn gặp nhiều khó khăn, chậm tiến độ và còn gặp nhiều sai sót trong quá trình ban hành và sắp xếp văn bản Đối với công ty bộ máy hành chính là nơi cực kỳ quan trọng, nơi tiếp quản nhận chỉ thị từ cấp trên và triển khai cho các phòng ban khác Cho nên bộ phận phòng hành chính rất quản trọng đối với công ty Tuy nhiên công ty vẫn chưa chú trọng vào bộ phận hành chính
Hình 2.18 : Hình ảnh văn bản sai do nhân viên Phòng Hành chính Công ty
2.4.2.2 Công tác Hành chính Văn phòng
Văn bản ban hành ra đôi khi không đúng phải sửa lại mất thời gian, làm chậm việc giải quyết và ra quyết định của công ty. Đối mỗi công ty trang thiết bị là thứ tất yếu trong quá trình hoạt động, nhờ những trang thiết bị đó sẽ giúp cho công việc nhẹ nhàng và tiến độ làm việc sẽ nhanh hơn Còn với công ty SM thì kinh phí và trang thiết bị Hành chính Văn phòng còn rất hạn chế Vì vậy, công tác văn phòng còn gặp nhiều khó khăn.
Hiện nay thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã tiếp cận với công nghệ hiện đại giúp quá trình hoạt động và điều hành dễ dàng hơn Đối với công ty SM còn chưa áp dụng nhiều cộng nghệ vào công tác Hành chính Văn phòng Cho nên việc chuyển giao văn thư còn nhiều bất cập, chưa khoa học Một số khâu còn thực hiện chưa chính xác dẫn đến đôi khi văn bản chuyển giao bị nhầm lẫn hoặc bị hoàn lại.
Hình 2.19 : Hình ảnh Công ty lưu trữ hồ sơ
PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO SM
P HƯƠNG HƯỚNG , NHIỆM VỤ , HOẠT ĐỘNG VÀ PHẤN ĐẤU CỦA P HÒNG H ÀNH CHÍNH SM
3.1.1 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính
3.1.1.1 Công tác nhiệm vụ của văn phòng
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử lý thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình.
- Tổ chức hội nghị và các cuộc họp của công ty.
- Soạn thảo văn bản, trình lãnh đạo các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn
3.1.1.2 Công tác an toàn lao động, chống cháy nổ
- Quản lý công tác vệ sinh an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng và công cộng.
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì, việc thực hiện chế độ bảo hộ nhân viên trong toàn công ty theo quy chế.
- Thực hiện các kế hoạch tập huấn an toàn lao động cho nhân viên tại công ty và các phòng ban.
(Nguồn: Phòng Hành chính) Hình 3.1: Phòng cháy chữa cháy công ty SM
- Bảo vệ tài sản của công ty và tài sản của người lao động trong địa phận công ty
- Hướng dẫn, kiểm tra nhân viên khi ra vào công ty Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
- Làm công tác tạp cụ, vệ sinh văn phòng trong công ty.
- Đảm nhận việc cung cấp các tranng thiết bị phục vụ công tác văn phòng.
3.1.1.5 Thực hiện các công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của lãnh đạo công ty
3.1.2 Phương hướng hoạt động và phấn đấu của Phòng Hành chính SM
- Phát huy, nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản trị Hành chính Văn phòng, tạo điều kiện, môi trường ổn định cho các bộ phận khác trong công ty.
- Phấn đấu toàn bộ đội ngũ cán bộ nhân viên trong Phòng phải tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên, các chuyên viên phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ, sức khỏe và được cấp chứng chỉ chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định.
- Phát huy những thành tích đã đạt được, Phòng Hành chính phấn đấu trở thành đơn vị vững mạnh hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Xây dựng đội ngũ nhân viên,nhân viên có trình độ chuyên môn và tính chuyên nghiệp cao, tâm huyết với nghề,phục vụ tốt công tác được giao.
C ÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ H ÀNH CHÍNH V ĂN PHÒNG TẠI C ÔNG TY SM
3.2.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp
3.2.1.1 Cơ sở của giải pháp về công tác tham mưu
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị Nhưng hiểu như vậy là chưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô hình và có những văn phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác, hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.
3.2.1.2 Nội dung của giải pháp
Chương trình công tác là kế hoạch tác chiến giúp cho ban lãnh đạo cơ quan chỉ đạo điều hành công việc được toàn diện, vừa đảm bảo công việc thực hiện trước mắt, đồng thời quán xuyến được mọi công việc trọng tâm, lâu dài tạo ra được sự thích ứng hợp lý về mục tiêu và biện pháp thực hiện.
Việc xây dựng chương trình công tác có ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đảm bảo cho các hoạt động của Sở và các bộ phận trong Sở được tiến hành liên tục, hiệu quả Ngoài ra việc xây dựng chương trình công tác còn có chức năng điều chỉnh xử lý các tình huống khác nhau trong thực tế, đảm bảo hiệu quả Để hạn chế những khó khăn trong công tác tham mưu, tổng hợp cần có một số biện pháp sau:
- Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giữa các nhân viên trong văn phòng, từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốn hơn.
- Các nhân viên trong công ty chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với lãnh đạo Ban lãnh đạo công ty cũng cần kịp thời khen thưởng những nhân viên Phòng Hành chính có sự cố gắng, có tinh thần sáng tạo trong công việc Điều này thể hiện sự dân chủ, tình cảm mật thiết giữa ban lãnh đạo với các nhân viên phòng.
- Nhân viên phòng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của cơ quan để soạn thảo báo cáo tổng hợp, do đó cần nắm vững 3 nguyên tắc:
+ Thứ nhất là nguyên tắc hệ thống Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để cho hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên và cấp dưới.
+ Thứ hai là nguyên tắc ưu tiên Sự ưu tiên thể hiện ở chỗ nhân viên văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết.
+ Cuối cùng là nguyên tắc dự phòng Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi nhân viên văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp.
Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp nhân viên văn phòng có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các nhân viên trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động của công ty, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo tính khả thi.
3.2.2 Giải pháp về công tác hậu cần
3.2.2.1 Cơ sở giải pháp về công tác hậu cần
Xây dựng các văn bản, kế hoạch đảm bảo liên quan đến công tác quản lý, sử dụng con người, quản lý cơ sở vật chất của công ty, kiểm tra, giám sát chỉ đạo các phòng, các bộ phận quản lý sử dụng tốt, bền, an toàn, tiết kiệm, hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất khác của công ty.
Tham mưu, đề xuất và chỉ đạo thực hiện chỉ lệnh công tác hậu cần trong công ty và bảo đảm hậu cần (ăn, ở, mặc, chăm sóc sức khỏe, phòng chống dịch bệnh ) cho nhân viên trong công ty.
3.2.2.2 Nội dung của giải pháp
- Chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo Đối với công tác này, hiện nay Phòng Hành chính thực hiện tương đối tốt, đảm bảo theo yêu cầu và những nguyên tắc nhất định Tuy nhiên để công tác được đảm bảo và chặt chẽ hơn nữa, Phòng Hành chính có một bản quy định về việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo Trưởng Phòng Hành chính nên giao cho một nhân viên trong phòng chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuỗi công việc quen thuộc đối với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc đó Bên cạnh đó cũng cần có những hạn mức kinh phí đối với các chuyến đi công tác lãnh đạo.
- Công tác mua sắm trang thiết bị của cơ quan
Phòng Hành chính phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị luôn luôn sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm các văn phòng phẩm cho cơ quan luôn đầy đủ, kịp thời Ngoài ra cũng cần có sự quản lý tránh tình trạng lãng phí không cần thiết.
Công ty cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên tạp vụ yêu cầu phải đòi hỏi sự nhiệt tình với công việc, ý thức tiết kiệm cho cơ quan.
3.2.3 Giải pháp về công tác tổ chức phòng họp
