Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hành chính văn phòng tại công ty cổ phần đào tạo sm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN ĐÀ NẴNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG  - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO SM GVHD : TRƯƠNG HOÀNG HOA DUYÊN SVTH : ĐINH VIỆT HOÀNG MSSV : 25213009458 LỚP : K25 QHV Đà Nẵng, tháng năm 2023 GVHD: Trương Hoàng Hoa Duyênng Hoàng Hoa Duyên TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN ĐÀ NẴNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG  - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO SM GVHD : TRƯƠNG HOÀNG HOA DUYÊN SVTH : ĐINH VIỆT HOÀNG MSSV : 25213009458 LỚP : K25 QHV SVTH: Đinh Việt Hoàngt Hoàng GVHD: Trương Hoàng Hoa Duyênng Hoàng Hoa Duyên Đà Nẵng, tháng năm 2023 MỤC LỤ LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT 10 DANH MỤC HÌNH 12 DANH MỤC BẢNG 15 DANH MỤC SƠ ĐỒ 18 PHẦN MỞ ĐẦU 19 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 19 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 20 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 21 Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI 21 KẾT CẤU ĐỀ TÀI 21 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VỀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 22 1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 22 1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG .22 1.1.2 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 23 1.2.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG .23 1.2.1 KHÁI NIỆM VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 23 1.2.2 VỊ TRÍ CỦA CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG .24 1.2.3 VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 24 1.2.4 CHỨC NĂNG CỦA CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 25 1.2.4.1 Hoạch định cơng việc Hành Văn phịng 25 1.2.4.2 Tổ chức công việc Hành Văn phịng .26 1.2.4.3 Lãnh đạo cơng việc Hành Văn phịng .26 SVTH: Đinh Việt Hoàngt Hoàng GVHD: Trương Hồng Hoa Dunng Hồng Hoa Dun 1.2.4.4 Kiểm sốt cơng việc Hành Văn phịng 26 1.2.4.5 Hậu cần cơng việc Hành Văn phịng .26 1.2.5 NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 27 1.2.5.1 Cơng tác hành 27 1.2.5.2 Quản lý sở vật chất .27 1.2.5.3 Công tác phục vụ .27 1.2.6 SỰ CẦN THIẾT CỦA CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 27 1.2.7 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG .28 1.2.7.1 Yếu tố văn hóa 28 1.2.7.2 Yếu tố người .28 1.2.7.3 Yếu tố tổ chức 28 1.3 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 29 1.3.1 LẬP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 29 1.3.1.1 Xác định mục đích, yêu cầu 29 1.3.1.2 Xác định nội dung công việc .29 1.3.1.3 Xác định người thực công việc 29 1.3.1.4 Xác định thời gian thực .29 1.3.1.5 Xác định địa điểm thực công việc .30 1.3.1.6 Xác định phương pháp thực công việc 30 1.3.1.7 Xác định phương pháp kiểm soát 30 1.3.1.8 Xác định phương pháp kiểm tra 30 1.3.1.9 Xác định nguồn lực 30 1.3.2 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 31 1.3.3 KIỂM TRA CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 33 1.3.3.1 Phân loại kiểm tra 33 1.3.3.2 Phương pháp kiểm tra .33 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO SM 34 SVTH: Đinh Việt Hoàngt Hoàng GVHD: Trương Hoàng Hoa Duyênng Hồng Hoa Dun 2.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY 34 2.1.1 LỊCH SỬ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 34 2.1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 36 2.1.3 TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CÁC YẾU TỐ NGUỒN LỰC TẠI CƠNG TY 38 2.1.3.1Tình hình sử dụng sở vật chất .38 2.1.3.2 Tình hình sử dụng nguồn nhân lực 39 2.1.3.3 Tình hình kinh doanh Công ty 40 2.1.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2020-2022 .41 2.1.5 GIỚI THIỆU VỀ BẢNG GIÁ CÁC KHÓA HỌC ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY .48 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY .49 2.2.1 KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY 49 2.2.2 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY 50 2.2.3 THỰC CÔNG TY TRANG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA SM .51 2.2.3.1 Khái qt phịng hành cơng ty SM .51 2.2.3.2 Công tác Hành Văn phịng 52 2.2.3.3 Thủ tục soạn thoả văn bản, duyệt trình ký văn 59 2.2.3.4 Tổ chức phòng họp 61 2.2.4 KIỂM TRA CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠNG TY SM 62 2.2.4.1 Kiểm tra hành 62 2.2.4.2 Kiểm tra công việc tác vụ/tác nghiệp 62 2.3 KHOẢ SÁT TÌNH HÌNH CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 62 2.3.1 MỤC TIÊU KHẢO SÁT .62 2.3.1.1 Mục tiêu chung 62 2.3.1.2 Mục tiêu cụ thể 62 2.3.2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI KHẢO SÁT .63 2.3.3 PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT .63 SVTH: Đinh Việt Hoàngt Hoàng GVHD: Trương Hoàng Hoa Duyênng Hoàng Hoa Duyên 2.3.3.1 Phương pháp 63 2.3.3.2 Lý chọn phương pháp 63 2.3.4 XÂY DỤNG THANG ĐO .63 2.3.4.1 Thành phần thang đo lãnh đạo cấp 63 2.3.4.2 Thành phần thang đo môi trường làm việc .64 2.3.4.3 Thành phần thang đo phần thưởng công nhận 64 2.3.4.4 Thành phần thang đo cơng tác hành văn phịng 65 2.3.4.5 Thành phần thang đo nguồn lực công ty .65 2.3.4.6 Thành phần thang đo định hướng tương lai 66 2.3.5 BẢNG KHẢO SÁT 67 2.3.6 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 70 2.3.6.1 Phân tích thống kê mơ tả 70 2.3.6.2 Phân tích thang đo .75 2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠNG TY SM 82 2.4.1 NHỮNG MẶT TỐT .82 2.4.1.1 Tổ chức nhân viên, phân công công việc 82 2.4.1.2 Cơng tác Hành Văn phịng 83 2.4.2 NHỮNG MẶT HẠN CHẾ .83 2.4.2.1 Tổ chức nhân viên, phân công công việc 83 2.4.2.2 Công tác Hành Văn phịng 84 CHƯƠNG PHƯƠNG PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO SM 86 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ, HOẠT ĐỘNG VÀ PHẤN ĐẤU CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH SM 86 3.1.1 NHIỆM VỤ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH 86 3.1.1.1 Cơng tác nhiệm vụ văn phịng 86 3.1.1.2 Cơng tác an tồn lao động, chống cháy nổ 86 3.1.1.3 Công tác bảo vệ 87 SVTH: Đinh Việt Hoàngt Hoàng GVHD: Trương Hoàng Hoa Duyênng Hoàng Hoa Duyên 3.1.1.4 Công tác phục vụ .87 3.1.1.5 Thực công việc khác 87 3.1.2 PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG VÀ PHẤN ĐẤU CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH SM .87 3.2 CÁC PHỊNG TẠI GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN CƠNG TY SM 88 3.2.1 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP 88 3.2.1.1 Cơ sở giải pháp công tác tham mưu .88 3.2.1.2 Nội dung giải pháp 88 3.2.2 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN 89 3.2.2.1 Cơ sở giải pháp công tác hậu cần 89 3.2.2.2 Nội dung giải pháp 90 3.2.3 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHÒNG HỌP 90 3.2.3.1 Cơ sở giải pháp công tác tổ chức phọng họp 90 3.2.3.2 Nội dung giải pháp 91 3.2.4 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 91 3.2.4.1 Cơ sở giải pháp công tác văn thư - lưu trữ .91 3.2.4.2 Nội dung phương pháp .91 3.2.5 GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NHÂN VIÊN 92 3.2.5.1 Cơ sở giải pháp đào tạo, bồi dưỡng nhân vên 92 3.2.5.2 Nội dung giải pháp 93 3.2.6 GIẢI PHÁP VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 94 3.2.6.1 Cơ sở giải pháp ứng dụng Công Nghệ Thông Tin công tác lưu trữ 94 3.2.6.2 Nội dung giải pháp 94 3.2.7 GIẢI PHÁP VỀ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC .96 3.2.7.1 Cơ sở giải pháp văn phòng làm việc 96 3.2.7.2 Nội dung giải pháp 97 SVTH: Đinh Việt Hoàngt Hoàng GVHD: Trương Hoàng Hoa Duyênng Hoàng Hoa Duyên KẾT LUẬN 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO 100 LỜI CẢM ƠNI CẢM ƠNM ƠNN Trong trình thực hồn thành đề tài “Giải pháp hồn thiện cơng tác Quản trị Hành Văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Đào Tạo SM” bên cạnh nỗ lực cố gắng thân cịn có hướng dẫn nhiệt tình giảng viên Khoa Quản trị Kinh doanh Trường Đại học Duy Tân, thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy khóa học giúp tơi học tập, nghiên cứu thực khóa luận Xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn Ths.Trương Hoàng Hoa Duyên hướng dẫn, động viên giúp đỡ q trình nghiên cứu viết khóa luận Những nhận xét, đánh giá Cô, đặc biệt gợi ý hướng giải vấn đề suốt trình nghiên cứu, thực học vơ quý giá không trình viết luận án mà hoạt động nghiên cứu chuyên môn sau Xin chân thành cảm ơn đến Anh/ Chị em đồng nghiệp Công ty Cổ Phần Đầu tạo SM tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu, tìm tịi lấy số liệu khóa luận Cuối cùng, tơi xin chân thành cảm ơn đến gia đình người thân yêu hỗ trợ cho nhiều trình học tập, nghiên cứu thực đề tài khóa luận tốt nghiệp cách hồn chỉnh SVTH: Đinh Việt Hoàngt Hoàng GVHD: Trương Hoàng Hoa Duyênng Hồng Hoa Dun LỜI CẢM ƠNI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan nghiên cứu khóa luận riêng hướng dẫn khoa học giáo viên hướng dẫn Ths.Trương Hoàng Hoa Duyên Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác trích dẫn đầy đủ nguồn gốc Nếu có gian lận tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung luận văn SVTH: Đinh Việt Hồngt Hồng GVHD: Trương Hoàng Hoa Duyênng Hoàng Hoa Duyên DANH MỤC VIẾT TẮTC VIẾT TẮTT TẮTT Th.S Thạc sĩ TT Trung Tâm Tp Thành phố QH Quốc hội LĐ1 Chất lượng văn đạo, điều hành cấp công ty LĐ2 Công tác quản trị cấp cấp LĐ3 Lãnh đạo ghi nhận ý kiến đống góp nhân viên LĐ4 Lãnh đạo cấp quan tâm, động viên nhân viên LĐ5 Công tác quản lý nhân viên MT1 Đánh giá môi trường làm việc công ty MT2 Các xếp hoạt động phịng hành cơng ty MT3 Thái độ làm việc hợp tác với đồng nghiệp sung quanh với PT1 Lương thưởng công ty nhân viên PT2 Chức hoạt động ngoại khóa cho nhân viên từ công ty PT3 Mức độ công khen thưởng công ty CT1 Công tác hậu cần công ty CT2 Độ hiệu từ hệ thống quản lý hành văn phịng cơng ty CT3 Độ hiệu quy trình vận hành cơng tác hành văn phịng cơng ty CT4 Cơng tác bảo quản hồ sơ văn công ty CT5 Mức độ thuận tiện việc ban hành văn cơng ty NL1 Tình hình sử dụng cơng nghệ thông tin công ty NL2 Nguồn lực người cơng ty SVTH: Đinh Việt Hồngt Hồng 10