Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới hai mục tiêu cơ bản:
Thứ nhất, đánh giá thực trạng công tác văn thư - lưu trữ của Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam;
Thứ hai, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ ở Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận của lưu trữ học: là cơ sở để tổng hợp toàn bộ lý luận về công tác lưu trữ trên cơ sở các quy định có tính quy phạm pháp luật về hoạt động của ngành lưu trữ.
- Phương pháp khảo sát thực tế: để khảo sát, quan sát thực tế hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam sau đó tiến hành so sánh với cơ sở lý luận.
Kết cấu của đề tài
Chương I: Lý luận chung về công tác văn thư - lưu trữ.
Chương II: Tình hình hoạt động và thực trạng về công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam.
Chương III: Giải pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu - trữ tại Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
Lý luận chung về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội các đơn vị vũ trang nhân dân giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư
Nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến thường xuyên người, nhiều bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, hồ sơ, mệnh lệnh hành chính
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các bộ phận, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Vị trí của công tác văn thư
1.2.1 Vị trí của công tác văn thư Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Yêu cầu của công tác văn thư
- Đảm bảo độ chính xác cao:
+ Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý.
+ Dẫn chứng hoặc trích yếu ở văn bản phải hoàn toàn chính xác.
+ Số liệu phải đầy đủ rõ ràng.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố thể thức do nhà nước quy định.
+ Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban hành.
+ Ngoài ra, tính chính xác còn phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ trong đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản được thể hiện trong việc thực hiện đúng các quy định của Nhà nước.
+ Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan mang nhiều nội dung có liên quan đến những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vậy trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.
Nội dung của công tác văn thư
- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
- Thảo đề cương văn bản.
- Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản.
- Đánh máy, in sao văn bản.
- Ký, đóng dấu và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đi.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Những nhiệp vụ cơ bản của công tác văn thư
1.5.1 Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Trình tự các bước giải quyết văn bản đi.
- Kiểm tra thể thức văn bản đi.
- Tổ chức văn bản đi.
- Sắp xếp và quản lý văn bản.
1.5.2 Quản lý văn bản đến
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
* Nguyên tắc nhận văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư để làm thủ tục đăng ký, vào sổ hoặc máy tính để quản lý thống nhất.
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng chính xác và giữ bí mật
- Văn bản đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó phân phối cho cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
* Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước sau:
- Nhận hồ sơ và phân loại văn bản
- Đăng ký văn bản đến.
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến.
- Gi i quy t và theo dõi gi i quy t văn b n đ n.ải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến ết và theo dõi giải quyết văn bản đến ải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến ết và theo dõi giải quyết văn bản đến ải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến ết và theo dõi giải quyết văn bản đến.
1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản văn bản nội bộ và văn bản mật
1.5.3.1 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ
Các văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức ban hành trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn giấy tờ công tác Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng từng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận.
1.5.3.2 Tổ chức quản lý văn bản văn bản mật
Văn bản mật là văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận Theo quy định thì văn bản mật của cơ quan nhà nước được chia thành 03 cấp độ mật:
- Tuyệt mật ký hiệu chữ :A”.
- Tối mật ký hiệu chữ “B”.
1.5.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước.
Trong các cơ quan thường có hai loại con dấu là:
- Dấu cơ quan (có quốc huy hoặc không có quốc huy).
Ngoài hai loại dấu nói trên thì cơ quan còn có thể sử dụng các loại dấu như: dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ và tên của người có thẩm quyền trong cơ quan.
Việc đóng dấu vào văn bản phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau.
- Phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản trước khi đóng dấu, chỉ đóng dấu những văn bản đúng thể thức, có chữ ký của người có thẩm quyền
- Cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, không được để người khác làm thay.
- Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Dấu mờ thì phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ.
1.5.4.2 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu trong cơ quan tổ chức phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về công tác văn thư giữ và dấu đóng tại cơ quan, tổ chức Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu Vì vậy cần thực hiện các quy định sau:
- Không giao dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Không đem dấu về nhà hoặc đi công tác
- Mỗi cơ quan đơn vị sử dụng thống nhất một con dấu.
- Dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho cơ quan quản lý dấu theo quy định.
- Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức.
- Chỉ được đóng dấu những văn bản, giấy tờ sau khi đó có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu khống chỉ.
- Mực dấu thống nhất màu đỏ theo quy định.
- Con dấu đang sử dụng bị mũn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại và nộp con dấu cũ.
- Không dùng vật cứng, nhọn để lấy bụi trên con dấu.
- Sử dụng con dấu xong phải treo dấu lên giá và dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ được khoá cẩn thận.
1.5.5 Lập hồ sơ lưu trữ
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.
Công tác lưu trữ
1.6.1 Khái niệm công tác lưu trữ
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cả văn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị-xã hội và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá được đưa vào trong các kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người.
1.6.2 Ý nghĩa công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ còn phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần, nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ lịch sử Nó là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam
Là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá xã hội ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung.
Chức năng của công tác lưu trữ có các chức năng sau:
- Tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức, sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội.
1.6.3 Nội dung của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ đó là: phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu bổ xung vào các kho lưu trữ, thống kê kiểm tra tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài kiệu, giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ.
Xây dựng hệ thống lý lưu trữ khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ Do đó công tác nghiên cứu khoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ.
Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương, có sự chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ.
1.6.4 Tính chất của công tác lưu trữ
Tính cơ mật: Đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ thủ tục chặt chẽ, đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài sản lưu trữ.
Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, có giá trị đối với đời sống chính trị xã hội của đất nước Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả lượng thông tin ấy, cần có các khâu nghiệp vụ như: phân loại,xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống.
Tính chất nghiệp vụ: công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội của từng ngành cụ thể Nó phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động của ngành đó
1.6.5 Những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ
1.6.5.1 Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung nhằm tổ chức khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu.
Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong các kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn.
1.6.5.2 Xác định giá trị tài liệu liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phông, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học
1.6.5.3 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Nguyên tắc chính trị: Là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan luôn phản ánh quyền lợi của một giai cấp nhất định.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IT VILAS VIỆT NAM
Khái quát chung về Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam .16 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần IT
- Tên Công ty: Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam.
- Tên viết tắt: Vilas Vietnam.
- Trụ sở chính: Số 24 Kiều Phụng, Phường Hoà Xuân, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.
- Đến Tháng 7/2020 văn phòng được thay đổi về Số 168 - 170 Xô Viết Nghệ Tĩnh - Quận Hải Châu - Thành phố Đà Nẵng.
- Tháng 4/2023 công ty đã có trụ sở mới được tại đặt ở số 216 - 220 Trần Hưng Đạo - Sơn Trà - Thành phố Đà Nẵng.
Công ty Cổ phần IT Vilas được thành lập vào năm 2015 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0402046935 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Đà Nẵng Vilas Vietnam sở hữu hệ sinh thái trải dài từ Bắc chí Nam và đã có những bứt phá mạnh mẽ Hơn 50 dự án chính là con số, một thành tựu nằm ngoài kế hoạch mà Công ty đã định ra trong 5 năm đầu phát triển
Từ một ''cậu bé mới lớn'', Vilas Vietnam hiện đang sở hữu đội ngũ 150 nhân viên Khát vọng “Nâng tầm thương hiệu Việt” thôi thúc Công ty luôn luôn phát triển đội ngũ nhân sự về cả số lượng và chất lượng trong tương lai Mỗi một nhân viên được trao dồi, đào tạo về kỹ năng, đều là mảnh ghép xây dựng nên thương hiệu Vilas Việt Nam vững mạnh
Với tầm nhìn chiến lược phát triển dài hạn, Vilas Vietnam hiện có 5 chi nhánh tại 5 tỉnh thành lớn: Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Nam, Hà Nội.
Vilas Việt Nam có một số lĩnh vực nổi bật: Marketing, Bất động sản & Xây dựng, Công nghệ thông tin & Truyền thông Ngoài ra, Vilas Việt Nam cũng ngày càng mở rộng, đa dạng hơn ở các mảng: Truyền thông Giải trí, Giải pháp Online cho doanh nghiệp, Kinh doanh Online, Đào tạo kinh doanh Online.
Trong tương lai gần, Vilas Việt Nam sẽ phát triển và mở rộng về:
Về lĩnh vực hoạt động:
- Tư vấn giải pháp doanh nghiệp.
- Thiết kế xây dựng dân dụng
- Cung ứng giải pháp Online cho Doanh nghiệp.
- Xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu doanh nghiệp.
- Tư vấn Bất động sản & xây dựng.
- Đào tạo nhân lực Công nghệ thông tin & Truyền thông.
Với đội ngũ nhà sáng lập & vận hành ưu tú, đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm, Vilas Vietnam đã và đang trao gửi đến Quý Đối tác, Khách hàng những sản phẩm chất lượng và dịch vụ chuyên nghiệp nhất.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam.
* Tổng Giám đốc: Về quyền hạn Tổng giám đốc có vị trí quản lý điều hành cao nhất trong doanh nghiệp và chịu trách nhiệm cho thành công chung của doanh nghiệp Tổng giám đốc có thể quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp mà không cần thông qua Hội đồng quản trị Tổng giám đốc có nhiệm vụ quản lý doanh thu, chi phí của công ty, thực hiện giám sát hầu hết các chức năng của một công ty từ tiếp thị bán hàng đến các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
* Phó Tổng Giám đốc: Là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành, thay mặt Giám đốc xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt, thực hiện những công việc được ủy quyền Phó Tổng Giám đốc giúp Tổng Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Tổng Giám đốc Bên cạnh đó, chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận.
* Phòng hành chính nhân sự: Là bộ phận có trách nhiệm công việc liên quan giữa “hành chính” và “nhân sự” Giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của công ty Nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện nhiệm vụ lên kế hoạch, quản lý những hoạt động trong nội bộ công ty, giám sát quá trình làm việc của nhân viên, hỗ trợ vấn đề chính sách, lương thưởng cho nhân viên.
* Phòng kế toán: Là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của các công ty, doanh nghiệp Giống như các phòng ban khác, phòng kế toán cũng đảm nhiệm những công việc đặc thù liên quan chủ yếu đến tài chính của công ty Bộ phận kế toán phụ trách việc lập báo cáo tài chính, duy trì sổ cái, thanh toán hóa đơn, chuẩn bị hóa đơn khách hàng, bảng lương…
* Phòng công nghệ: Có chức năng nghiên cứu, xây dựng định hướng chiến lược, tham mưu, tổ chức triển khai và quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp Đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp hoạt động ổn định, chính xác, từ đó hỗ trợ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị,… của doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả.
* Phòng Marketing: là cầu nối giữa doanh nghiệp và thị trường, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa đặc tính của sản phẩm và nhu cầu sử dụng Thông qua các hoạt động hoạch định, sản xuất, định giá, tiếp thị, phòng Marketing đáp ứng cả nhu cầu của thị trường người tiêu dùng và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Tìm hiểu nhu cầu của thị trường tiêu dùng, Phát triển và mở rộng thị trường, Thực hiện các báo cáo, tổng hợp thông tin và tài liệu về các hoạt động Marketing, sản phẩm, đối thủ, khách hàng… là những công việc mà phòng Marketing thường làm.
2.1.4 Sản phẩm và dịch vụ của Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam
* Về truyền thông và giải trí:
Vilas Việt Nam xây dựng hệ thống kênh ẩm thực mang tên Vilas Kitchen.
Dự án này được xem như “Đứa con tinh thần” của Vilas Việt Nam, mang đến những giây phút giải trí, thoải mái nhất cho người xem với chủ đề ẩm thực. Chuỗi giá trị này được phát triển thông qua các kênh:
Blog ẩm thực Vilas Kitchen với các chuyên mục: Sống khỏe Mỗi ngày, Khám phá, Công thức món mgon, Truyền cảm hứng, Blog Ẩm thực Vilas Kitchen cung cấp cho bạn những kiến thức về ẩm thực, món ăn tốt cho sức khỏe, công thức nấu ăn ngon.
Hình 2.1: Blog ẩm thực Vilas Kitchen.
Kênh Youtube Young Kitchen: chia sẻ công thức nấu ăn, là nơi lưu giữ những khoảnh khắc yên bình bên gian bếp Ở đó, có một người bạn sở hữu gia vị vô cùng đặc biệt trong mỗi món ăn đó là niềm đam mê Đây là nơi chia sẻ,truyền cảm hứng cho tất cả chúng ta sau những giờ học tập, làm việc căng thẳng.
Hình 2.2: Kênh Youtube Young Kitchen.
Kênh Fanpage Young Kitchen là nơi chia sẻ khoảnh khắc bên gian bếp, những món ăn ngon, kiến thức về ẩm thực, truyền cảm hứng cho bạn những ngày chông chênh.
Hình 2.3: Kênh Fanpage Young Kitchen.
* Về kinh doanh trực tuyến:
Vilas Việt Nam cho ra đời Vilas Mart, hoạt động như một kênh thương mại điện tử đầy tiềm năng Vilas Mart cung cấp các dịch vụ đa dạng:
- Hàng hóa, đồ gia dụng thông minh
- Tư vấn kiến trúc nhà bếp…
* Về đào tạo kinh doanh trực tuyến:
Thực trạng về công tác tổ chức văn thư - lưu trữ tại Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam
phần IT Vilas Việt Nam
2.2.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư - lưu trữ
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu, tôi thấy công tác Văn thư của Công ty là tương đối khoa học và hợp lý, đáp ứng được nhiệm vụ mà Nhà nước giao.Văn phòng Công ty IT Vilas Việt Nam hoạt động có tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mục đích dưới hình thức phục vụ các văn bản hợp đồng, quyết định, thông báo…đảm bảo cơ sở pháp lý theo quy định của Nhà nước.
Hiện tại, phòng Hành chính tại Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam là 2 người Hàng ngày, nhân viên văn thư sẽ thường xuyên check mail của Công ty vào đầu giờ làm việc để xem có những mail quan trọng hay không Tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến, đi sau đó bàn giao lại cho các phòng liên quan Thực hiện công tác soạn thảo, ban hành các văn bản như hợp đồng (thử việc, lao động…), quyết định (thôi việc, khen thưởng…), thông báo (nghỉ lễ, tăng lương…) sau đó đóng dấu, ghi số và lưu trữ văn bản tại tủ hồ sơ của Công ty Theo dõi ngày ký gia hạn hợp đồng, ngày sinh nhật của nhân viên… Ngoài ra, nhân viên văn thư lên bảng liệt kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng Công ty và nếu hỏng hay gặp trục trặc sẽ liên hệ người đến để sửa chữa Chuẩn bị phòng để họp cho Ban lãnh đạo Sắp xếp lại các loại hồ sơ cho đúng vị trí, kiểm tra và cất giữ con dấu, sau đó khóa cửa tủ hồ sơ.
Văn phòng chính chi nhánh Xô Viết Nghệ Tĩnh
Văn phòng chính chi nhánh
Văn phòng chính chi nhánh Đông Dương
Máy in 2 1 5 Điện thoại bàn 2 2 7 Điều hòa 10 6 26
Hệ thống quét mã QR 1 1 3
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)
Bảng 2.3: Bảng thống kê sơ lược về nguồn lực vật chất của Công ty
Cổ phần IT Vilas Việt Nam.
Về trang thiết bị; Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam tại chi nhánh XôViết Nghệ Tĩnh hiện có 2 máy in, 1 máy điện thoại bàn cho phòng Hành chính nhân sự, 1 bàn tiếp khách nhỏ chỉ vừa đủ có khoảng 4 người ngồi, về hình thức lên tài khoảng google drive của Công ty… và một số thiết bị khác Nhìn chung, tra thiết bị phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty là vừa đủ để sử dụng, đôi khi hơi bất tiện vì số lượng văn bản hay nhu cầu in tài liệu của nhân viên tại Công ty là khá cao.
Hình 2.4: Nơi lưu giữ hồ sơ, con dấu tại Công ty Cổ phần IT Vilas Việt
2.2.2 Tình hình nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ
Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam bố trí nhân viên Văn thư có trình độ Đại học, được học các nghiệp vụ về văn thư, có kinh nghiệm trong công tác tại văn phòng Nhân viên văn thư có kinh nghiệm trong nghề và luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao, có tác phong làm việc khoa học
Trong quá trình thực tập tôi thấy Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam không có nhân viên lưu trữ chuyên trách Mà công tác này chỉ là một phần trong công việc của nhân viên, đôi khi một số nhân viên tuy không được đào tạo về công tác văn thư bài bản đều có thể thực hiện công tác này Vì thế, không đảm nhận được chức năng nhiệm vụ của lưu trữ, đáp ứng yêu cầu đổi mới Bởi vì khối lượng công việc nhiều, và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được tăng lên nhất là tài liệu cho nhân viên hay khách hàng như vậy không có cán bộ chuyên môn là điều rất khó khăn trong công tác. Để đáp ứng yêu cầu công tác trong tình hình mới, Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam cần tiếp tục đổi mới, từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả trong công tác phục vụ lãnh đạo Công ty trong công cuộc cải cách hành chính những mặt đã đạt được để phát huy và nêu ra những nhược điểm cần khắc phục, nâng cao hiệu quả hoạt động trong năm tiếp theo.
Từ khi có quyết định thành lập và công văn chỉ đạo công tác văn thư đến nay, bộ phận văn thư của văn phòng Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam đã không ngừng hoàn thiện và phát triển, đáp ứng những yêu cầu cần thiết phục vụ cho đòi hỏi công việc của các phòng ban trong Công ty Vừa đảm bảo được những bí mật của Công ty, vừa đáp ứng được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của nhân viên trong và ngoài Công ty Để đạt được những kết quả trên phải kể tới sự nổ lực của nhân viên văn thư, với trình độ chuyên môn của bản thân đã không ngừng đưa những kiến thức đã được đào tạo để đáp ứng được các yêu cầu của lãnh đạo đề ra Đồng thời đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng văn thư, đến nay phòng văn thư đã có các trang thiết bị cần thiết như: máy vi tính, máy photo, máy in
Hàng năm Ban lãnh đạo Công ty tiến hành kiểm tra rà soát đối với công tác văn thư Việc kiểm tra đối với việc đăng ký văn bản đi, đến xem số liệu đăng ký có sai lệch với số liệu thực tế không, đồng thời xem văn bản đăng ký có đúng với số đăng ký không, và việc chuyển giao văn bản có kịp thời không Việc kiểm tra giúp Công ty nắm bắt được tình hình tổ chức công tác văn thư tại Công ty có sai lệch hoặc gặp vướng mắc, khó khăn hay không Vì thế đối với bất kỳ cơ quan nào thì công tác kiểm tra theo dõi, kiểm tra đối với công tác văn thư cần phải thực hiện một cách thống nhất, toàn diện, để nâng cao nghiệp vụ một cách hiệu quả nhất.
2.2.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả các cơ quan chính quyền địa phương cũng như các doanh nghiệp tư nhân. Công việc này có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng của hoạt động quản lý Soạn thảo văn bản đã thể hiện đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, đảm bảo tính khoa học tính đại chúng và khả thi Nắm vững được vai trò và vị trí của soạn thảo nên cũng như các cơ quan khác, Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam cũng rất coi trọng công tác này.
Việc soạn thảo văn bản cũng đảm bảo tuân thủ theo các quy trình thống nhất và đầy đủ gồm các bước:
- Xác định mục đích yêu cầu soạn thảo.
- Xác định đúng tên loại văn bản và cách trình bày thể thức văn bản như số, ký hiệu văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin.
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo
- Duyệt bản thảo và hoàn chỉnh bản thảo, trình duyệt củng cố văn bản.Việc nhân in văn bản, đóng dấu đôi lúc được thực hiện khi chưa có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền
Hiện nay phòng, ban nào cũng có máy vi tính vì thế nên người soạn thảo văn bản trực tiếp sửa theo ý kiến chỉ đạo của người duyệt trên máy vi tính Và nhân bản với số lượng yêu cầu giúp cho nhân viên của văn phòng Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam giảm được nhiều thời gian.
Sau đây là một văn bản Thông báo nghỉ Lễ tại Công ty Cổ phần IT VilasViệt Nam
VILAS VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN IT VILAS VIỆT NAM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /TB-VILAS Đà Nẵng, ngày 27 tháng 03 năm 2023
Về việc Lịch nghỉ Lễ 10/03, 30/04, 01/05
Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam thông báo tới toàn thể nhân viên về Lịch nghỉ Lễ Giỗ Tổ Hùng Vương (10/03), Ngày Giải phóng Miền Nam (30/04), Ngày Quốc Tế Lao động (01/05) như sau:
- Thời gian nghỉ: Từ ngày 29/04/2023 đến hết ngày 03/05/2023( do ngày 10/03/2023 và 30/04/2023 trùng vào ngày nghỉ hằng tuần nên được nghỉ bù vào ngày 02/05/2023 và ngày 03/05/2023)
Ban Giám Đốc các công ty chủ động sắp xếp lịch nghỉ phù hợp để tránh ảnh hưởng tới công việc của các Khối
2 Tiền lương trong thời gian nghỉ Lễ
- Nhân viên nghỉ Lễ trong thời gian quy định được hưởng nguyên lương
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)
Hình 2.5: Văn bản thông báo nghỉ lễ của Công ty Cổ phần IT Vilas Việt
Nam. Ở văn bản Thông báo này, Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam đã thực hiện tương đối ổn về cách bày trí Tuy nhiên, Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng cỡ chữ 12 và cách trình bày đúng theo Nghị định chữ từ 13 đến 14 Về phần ngày tháng năm ban hành văn bản; chỉ cần ghi thêm số 0 phía trước các tháng 1, 2 chứ không cần phải thêm số 0 vào các tháng 3, 4,
5 như văn bản trên Cuối câu trong văn bản không có dấu “.” Phần nơi nhận được trình bày bằng cỡ chữ 13, sai với Nghị định là cỡ chữ 12 và phần dưới Nơi nhận không có “;” và “.” Phần Lễ Giỗ Tổ Hùng Vương (10/03), nhân viên văn thư tại Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam không ghi rõ ngày Âm lịch vào có thể gây hiểu lầm.
Một văn bản nội bộ khác do Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam ban hành:
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự)
Hình 2.6: Văn bản nội bộ của Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam. Ở văn bản nội bộ này, Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam cũng mắc một số lỗi tương tự về phần ngày tháng năm ban hành văn bản; chỉ cần ghi thêm số 0 phía trước các tháng 1, 2 chứ không cần phải thêm số 0 vào tháng 8 như văn bản trên Cuối câu trong văn bản không có dấu “.” Cách trình bày không đúng theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như không có Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” hay Tiêu ngữ
“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”…
2.2.5 Công tác quản lý văn bản đến và văn bản đi
2.2.5.1 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả những công văn và giấy tờ mà cơ quan khác gửi đến. Văn bản từ các cơ quan khác gửi đến Công ty được bộ phận văn thư của Công ty
Cổ phần IT Vilas Việt Nam tiếp nhận
Đánh giá thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam
* Về công tác văn thư:
Qua quá trình thực tập tại Công ty tôi nhận thấy công tác văn thư tại Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam đã đáp ứng được tương đối đầy đủ các yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Từ bố trí địa điểm đến bố trí thiết bị trong văn phòng, đến việc nhân viên văn thư có ý thức cao về trách nhiệm của mình, tận tâm với công việc. Đa số các nhân viên tại Công ty đều hài lòng về cách thức làm việc của nhân viên văn thư, và nhân viên văn thư cũng được hỗ trợ trong công việc.
Công tác lập hồ sơ tài liệu cũng được thực hiện đầy đủ và chính xác Từ việc sắp xếp phân loại, ghi tiêu đề và thời hạn bảo quản hồ sơ đến biên mục bên trong và bên ngoài
* Về công tác lưu trữ:
Hiện nay việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ của Văn phòng Công ty cổ phần IT Vilas Việt Nam được thực hiện tương đối tốt, chất lượng lưu trữ đang từng bước được nâng cao và hoàn thiện Hàng năm đều thực hiện thu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ trong kho Tổ chức phân loại, thống kê phân loại hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp
Nơi bày trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu được để phù hợp, gọn gàng, thường xuyên được nhân viên văn thư sắp xếp.
Tài liệu sau khi được phân loại được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp theo từng loại.
Phông lưu trữ được bố trí đảm bảo cho việc bảo quản cất giữ tài liệu, đi lại.
* Về công tác văn thư:
Việc chỉ đạo công tác văn thư chưa được rõ ràng cụ thể Các công văn gửi đến đôi khi không được chuyển giao kịp thời đến người có trách nhiệm giải quyết Vẫn còn tồn tại tình trạng bóc phong bì không dùng kéo theo quy định mà dùng tay để bóc bì gây ảnh hưởng đến văn bản có thể bị rách trong khi bóc và có những văn bản không được chuyển giao ngay ngày hôm đó.
Do nhân viên văn thư hạn chế (Phòng hành chính chỉ có 2 người) mà số lượng văn bản hàng ngày lại nhiều nên đôi khi việc vào sổ văn bản và đóng dấu chưa thực hiện tốt như: văn thư vẫn để cho những bộ phận khác đóng dấu, vào sổ văn bản như vậy sẽ dẫn đến là có những văn bản dấu đóng còn bị mờ, không ngay ngắn.
Công văn chuyển đến nhiều khi không đăng ký ngay vào sổ, nên nhiều khi còn có những văn bản bị bỏ sót không đăng ký, hoặc văn bản nhiều lúc còn chưa vào sổ ngay trong ngày mà để dồn lại Số lượng văn bản đến và đi nhiều đôi khi nhân viên văn thư còn gặp nhiều khó khăn trong thực hiện công việc.
Về trang thiết bị, dù Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam tuy đã trang bị 2 máy in phục vụ cho việc in văn bản, tài liệu nhưng vẫn chưa đủ vì số lượng văn bản và tài liệu là khá nhiều nên nhân viên phải đợi hoặc di chuyển đến vị trí phòng ban khác để in nhờ gây tốn thời gian.
Công tác soạn thảo văn bản tại Công ty nhìn chung vẫn còn khá nhiều lỗi về phông chữ, kiểu chữ…Các văn bản nội bộ vẫn chưa đúng với Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Phòng hành chính tại Công ty chỉ có 2 nhân viên vừa làm công việc của mảng hành chính vừa làm công việc của mảng tuyển dụng, nhân sự; không phân chia được số lượng công việc, so với số lượng công việc rất lớn nên đôi khi vẫn còn tình trạng trì trệ công việc
* Về công tác lưu trữ:
Nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác lưu trữ mặc dù đã được nâng cao nhưng vẫn chưa đầy đủ, công tác lưu trữ chưa được quan tâm thường xuyên, chưa được đầu tư đúng mức Nhân viên văn thư kiêm cả nhân sự nên công tác văn thư còn gặp nhiều khó khăn
Tài liệu của Công ty tuy được sắp xếp ngăn nắp những vẫn còn bị lẫn lộn khá nhiều, việc sắp xếp tài liệu chưa chính xác Dẫn đến nhiều tài liệu bị mất, lẫn lộn hoặc không tìm thấy khi cần, tài liệu trùng lặp nhiều; kho lưu trữ hạn hẹp, ẩm và tối điều này gây ảnh hưởng cho việc bảo quản tài liệu.
Việc không có máy scan nên nhân viên phải thực hiện công tác scan văn bản trên ứng dụng của điện thoại cá nhân có thể làm mất an toàn tính bảo mật thông tin của Công ty
Các trang thiết bị để bảo vệ tài liệu lưu trữ còn chưa đáp ứng được yêu cầu như chưa có: máy hút bụi, máy điều hoà Công tác bảo quản hồ sơ xảy ra không thường xuyên, nhiều hồ sơ bị nhăn, rách…
K T LU N CHẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ẬN CHƯƠNG 1 ƯƠNG 1NG 2 Ở chương 2 nội dung chính là thực trạng hoạt động công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam Những kết quả ở chương 2 cho thấy công tác văn thư - lưu trữ của Công ty nhìn chung khá ổn Tuy nhiên nó vẫn tồn tại nhiều hạn chế cần phải khắc phục Cho nên từ các thông tin ở chương 2 sẽ tiến hành đề ra giải pháp để giúp Công ty hoàn thiện hơn về công tác văn thư - lưu trữ.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU - TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IT VILAS VIỆT NAM
Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ
3.1.1 Nâng cao nhận thức về công tác Văn thư - lưu trữ
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ trưởng phòng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ,không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh thầm lặng Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác luôn nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực
Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua.
Văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ.
Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam nên thường xuyên động viên, khích lệ tinh thần của nhân viên văn thư - lưu trữ Coi trọng công tác văn thư - lưu trữ như các công việc khác trong cơ quan, tổ chức Tổ chức các buổi tập huấn, nâng cao kỹ năng về công tác văn thư - lưu trữ cũng như soạn thảo văn bản cho nhân viên Chú trọng hơn vào việc đầu tư nơi lưu trữ hồ sơ, quản lý và bảo quản văn bản hay con dấu cũng như các thiết bị phục vụ cho công tác văn
3.1.2 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của nhân viên văn thư tại Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam
Công tác văn thư - lưu trữ là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, tổ chức; có ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải quyết công việc hàng ngày và chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ; đồng thời, ban hành nhiều văn bản, quyết định quan trọng, tạo cơ sở pháp lý cho việc thiết lập, quản lý và thực hiện hiệu quả công tác này.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức đều có phòng hành chính hay hành chính nhân sự và các nhân viên trong phòng ban này đều là những người có chuyên môn, kinh nghiệm nhưng họ đều thường hay mắc các lỗi nhỏ về công tác văn thư - lưu trữ, coi nhẹ công tác quản lý và bảo quản văn bản Có khá nhiều đơn vị khi phát hành văn bản vẫn còn mắc những lỗi sai cơ bản về cách trình bày văn bản, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ…Ngoài ra, việc thất lạc văn bản, bảo quản văn bản bị hư hỏng, con dấu… cũng thường xuyên xảy ra Nên việc Ban lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn hay cho nhân viên đi học các lớp nâng cao trình độ chuyên môn về công tác văn thư - lưu trữ là thật sự cần thiết và cấp bách
Các Ban lãnh đạo của cơ quan, tổ chức có thể tổ chức một buổi tập huấn nhỏ dành cho nhân viên bằng việc học lại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư - lưu trữ hoặc học về kỹ năng này qua xem các video dạy học trực tuyến về công tác văn thư - lưu trữ trên mạng Internet để nhân viên trong Công ty có thể thuần thục, chuyên nghiệp hơn về công tác này Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo của cơ quan, tổ chức có thể cho nhân viên văn thư - lưu trữ đi học các lớp dạy về công tác văn thư - lưu trữ, ngoài trình độ về chuyên môn, nhân viên còn có thể nâng cao thêm về tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt giúp cho Công ty phát triển hơn.
Hình 3.1: Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-
CP của Chính phủ ngày 05/3/2020
3.1.3 Hoàn thi n công tác so n th o văn b n, ban hành và x lý vănệc tại Công ty ạn năm 2021 giảm xuống 152.495.762 VNĐ (7,59%) so ải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến ải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến ử b nải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến.
Trong quá trình cải cách hành chính tại Công ty Cổ phần IT Vilas Việt Nam cũng đã đạt được những kết quả nhất định song đi liền với nó là những nhược điểm đòi hỏi cần rút kinh nghiệm để tốt hơn.
Cần xây dựng và chuẩn hoá các quy trình soạn thảo và ban hành, xử lý văn bản và phải có quy chế, quy định rõ ràng về công tác này cần đầy đủ: soạn thảo văn bản, nhân bản, ký văn bản, đóng dấu văn bản, cần thực hiện đúng theo các quy định của nhà nước, hướng dẫn của cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
Phòng hành chính tại Công ty khi soạn thảo văn bản cần phải chú ý đến những điểm nhỏ nhưng khá quan trọng như cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày đúng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP vì trong các văn bản ban hành của Công ty vẫn còn bị sai vì những lỗi này ví dụ như khi ban hành quyết định thì sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy đến căn cứ cuối cùng mới sử dụng dấu chấm, Tiêu ngữ
“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng cỡ chữ 12 và cách trình bày đúng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì Tiêu ngữ phải được trình bày bằng cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày các tháng từ tháng 3 đến tháng 9 là 03 đến 09, các văn bản được gửi nội bộ vẫn không trình bày đúng theo cách trình bày một văn bản mà nhà nước quy định… Cần có quy định rõ ràng về cách trình bày các văn bản đúng và thực hiện sát theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP mà nước ta đã ban hành Cho nhân viên văn thư đi tập huấn nhằm nâng cao chuyên môn có như vậy mới đảm bảo đầy đủ tính hiệu lực và tính pháp lý của văn bản khi ban hành cũng như làm cho Công ty trở nên chuyên nghiệp hơn về công tác này
Tình trạng văn bản khi tới phòng văn thư để đăng ký, đóng dấu văn bản để chuyển đi vẫn chưa có chữ ký nháy của người có thẩm quyền, trách nhiệm nên phải khắc phục tình trạng này, nhân viên văn thư tại Công ty không được đóng dấu những văn bản khi chưa có chữ ký của cấp trên, cần tuân thủ các bước theo đúng quy định của nhà nước Cũng cần phải quy định rõ trách nhiệm cho từng người có thẩm quyền để khi ban hành văn bản không bị sai về thẩm quyền ký để có thể quy trách nhiệm cụ thể và chính xác cho từng người
3.1.4 Đ u t thêm trang thi t b cho công tác văn th - l u trần Tổng nguồn vốn: ư ết và theo dõi giải quyết văn bản đến ị đã làm ư ư ữ
