Định hướng và giải pháp nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cổ phần đào tạo SM
MỤC LỤC
Mục tiêu nghiên cứu
- nghiờn cứu làm rừ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác Hành chính Văn phòng. - Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng hoàn thiện công tác quản trị Hành chính Văn phòng Công ty SM.
Phương pháp nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác Quản trị Hành chính Văn phòng tại doanh nghiệp.
Kết cấu đề tài
Thực trạng công tác quản trị Hành chính Văn phòng của Công ty 1 Kế hoạch Hành chính Văn phòng của Công ty
Quyền hạn: Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng Hành chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong công ty, các đơn vị trực thuộc công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và các lĩnh vực khác mà lãnh đạo công ty phân công. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ của công ty khi đến giải quyết công việc trên cơ cở đảm bảo đúng nguyên tắc và theo quy định của pháp luật, không ngừng học tập để khai thác tốt hệ thống công nghệ thông tin - truyền thông hỗ trợ giải quyết công việc được giao, nâng cao trình độ tiếng Anh để có thể sử dụng được trong giao tiếp và trong công việc. Hiện nay phòng Hành chính có 4 người, trong đó có 1 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về toàn bộ công tác của phòng, các bộ phận của phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được trưởng phòng giao.
Bộ phận văn thư được bố trí ngay trong phòng Hành chính của công ty, ngay tại tầng 1 sảnh chính lối ra vào của cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến, trao đổi thông tin giữa cơ quan với các đơn khác một cách nhanh chóng, kịp thời và thuận lợi. Cán bộ của phòng phải chuẩn bị báo cáo kết quả công tác trong tháng để trình bày trong cuộc họp khi có yêu cầu, chuẩn bị ý kiến phát biểu, kiến nghị, đề xuất để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của phòng và lĩnh vực mình phụ trách. Về công tác Kiểm tra công việc tác vụ/tác nghiệp là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan xem có đúng tiêu chuẩn, thủ tục không.
Khoả sát tình hình công tác Quản trị Hành chính Văn phòng 1 Mục tiêu khảo sát
Mục tiêu của kiểm tra là đảm bảo xem việc thực hiện các hoạt động có theo một kế hoạch định sẵn, phối hợp hoạt động để công việc được ăn khớp, giảm thiểu các trở ngại, lãng phí qua hành động thiếu hiệu quả hay không. Hiện nay công ty SM vẫn còn đang thực hiện công tác kiểm tra tra hành chính một cách đơn sơ, chưa đưa việc kiểm tra lên hệ thống mà còn bằng thủ công. Phương pháp phỏng vấn là cách thu thập thông tin thông qua cách thức hỏi – trả lời giữa người phỏng vấn và người cung cấp thông tin theo một bảng hỏi được chuẩn bị từ trước, người phỏng vấn sẽ nêu các câu hỏi cho đối tượng cần khải sát, sau đó sẽ ghi nhận câu trả lời vào phiếu điều tra.
CT2 Độ hiệu quả từ hệ thống quản lý hành chính văn phòng của công ty CT3 Độ hiệu quả của quy trình vận hành của công tác hành chính văn phòng. CT5 Mức độ thuận tiện trong việc ban hành văn bản tại công ty Bảng 2.8 : Thang đo công tác hành chính văn phòng 2.3.4.5 Thành phần thang đo nguồn lực của công ty. Tôi là sinh viên khoa quản trị kinh doanh trường Đại học Duy Tân Đà Nẵng, hiện tôi đang nghiên cứu đề tài:” Hoàn thiện công tác Quản trị Hành chính Văn phòng tại Công ty Cổ phần Đào tạo SM”.
Định hướng tương lai
Kết quả khảo sát
Dựa vào bảng số liệu trên cho thấy tất cả nhân viên tại Công ty SM hầu hết là nhân viên, viên chức với số lượng là 12 người chiếm tỉ lệ 87%. Dựa vào bảng số liệu trên cho thấy tất cả nhân viên tại Công ty SM đều là cao đẳng, đại học với số lượng là 15 người chiếm tỉ lệ 100%, còn lại các trình độ học vấn khác là 0%. Dựa vào bảng số liệu trên cho thấy tất cả người phỏng vấn tại Công ty SM đều là nhân viên với số lượng là 15 người chiếm tỉ lệ 100%, còn lại các chức vụ khác là 0%.
Dựa vào số liệu trên trong tổng số 15 người phỏng vẫn thì thu nhập dưới 6 triệu thì không có ai với tỉ lệ 0%. Dựa vào bảng số liệu trên ta có thể nhìn thấy thang đo lãnh đạo và cấp trên cho thấy được đánh giá khá tốt, chỉ có LĐ 1 là đánh giá trung bình khác với trung bình là 26.67% tương đương 4 phiếu còn khác có tỉ lệ 73.33% tương đương 11 phiếu. CT2 với tỉ lệ đánh giá trung bình là 20% tương đương 3 phiếu đánh giá đối với đánh giá khá là 80% tượng đương 12 phiếu đánh giá.
Đánh giá thực trạng công tác quản trị Hành chính Văn phòng Công ty SM
Công ty đã làm tốt được vấn đề tạo moi trường làm việc cho nhân viên, làm cho nhân viên thoải mái dẫn đến năng suất làm việc cao hơn. Đối với công ty phòng hành chính phải bảo quản trang thiết bị của công ty một cách tối ưu nhất không làm mất hoạt hư hỏng. Dẫn đến quá trình làm việc của công ty còn gặp nhiều khó khăn, chậm tiến độ và còn gặp nhiều sai sót trong quá trình ban hành và sắp xếp văn bản.
Đối với công ty bộ máy hành chính là nơi cực kỳ quan trọng, nơi tiếp quản nhận chỉ thị từ cấp trên và triển khai cho các phòng ban khác. Đối mỗi công ty trang thiết bị là thứ tất yếu trong quá trình hoạt động, nhờ những trang thiết bị đó sẽ giúp cho công việc nhẹ nhàng và tiến độ làm việc sẽ nhanh hơn. Hiện nay thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã tiếp cận với công nghệ hiện đại giúp quá trình hoạt động và điều hành dễ dàng hơn.
Phương hướng, nhiệm vụ, hoạt động và phấn đấu của Phòng Hành chính SM
PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG TẠI CễNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO SM. - Bảo vệ tài sản của công ty và tài sản của người lao động trong địa phận công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của lãnh đạo công ty.
- Phấn đấu toàn bộ đội ngũ cán bộ nhân viên trong Phòng phải tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên, các chuyên viên phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ, sức khỏe và được cấp chứng chỉ chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định. - Phát huy những thành tích đã đạt được, Phòng Hành chính phấn đấu trở thành đơn vị vững mạnh hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Xây dựng đội ngũ nhân viên, nhân viên có trình độ chuyên môn và tính chuyên nghiệp cao, tâm huyết với nghề, phục vụ tốt công tác được giao.
Các giải pháp để nâng cao công tác quản trị Hành chính Văn phòng tại Công ty SM
Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp nhân viên văn phòng có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các nhân viên trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động của công ty, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo tính khả thi. Trưởng Phòng Hành chính nên giao cho một nhân viên trong phòng chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuỗi công việc quen thuộc đối với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc đó. - Phòng Hành chính phải trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, tài liệu, giá để hồ sơ và hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự dễ tìm thấy, Phòng Hành chính nên trình ý kiến ban lãnh đạo công ty xin được bố trí một phòng đọc riêng để nhận viên trong công ty mượn tài liệu, tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất.
Để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số biện pháp trên, Phòng Hành chính công ty SM thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay không, nếu không đúng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Từ thực trạng vấn đề, khóa luận đã đưa ra các giải pháp như các giải pháp về công tác tham mưu và tổng hợp, giải pháp về công tác hậu cần, giải pháp về công tác tổ chức phọng họp, giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ, giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nhân viên, giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin và công tác lưu trữ, giải pháp về văn phòng làm việc. Các giải pháp này khi thực hiện tốt sẽ góp một phần nào nâng cao chất lượng và hoàn thiện hơn công tác Quản trị Hành chinh Văn phòng tại công ty SM, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng của công ty trong xu hướng phát triển chung của nền kinh tế đất nước.