Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nhân sự và công tác tuyển dụng tại công ty tnhh mtv g a minh long phát văn phòng tổng đại lý quận 6a dai ichi life việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: Lê Ngọc Trâm Anh CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Giải Pháp Hoàn Thiện Hoạt Động Quản Trị Nhân Sự Và Công Tác Tuyển Dụng Tại Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát – Văn Phòng Tổng Đại Lý Quận 6A Dai–Ichi Life Việt Nam Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: Lê Ngọc Trâm Anh MSSV: 1954092003 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Giải Pháp Hoàn Thiện Hoạt Động Quản Trị Nhân Sự Và Công Tác Tuyển Dụng Tại Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát – Văn Phòng Tổng Đại Lý Quận 6A Dai–Ichi Life Việt Nam Ngành: Quản trị nhân Giảng viên hướng dẫn: Trương Ngọc Anh Vũ Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập LỜI CẢM ƠN Trong năm vừa qua, sau tiếp thu kiến thức từ Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh chuyên ngành quản trị nhân lực, em có hội vận dụng kiến thức học vào q trình thực tập vị trí thực tập sinh nhân Công ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát – Văn Phòng Tổng Đại Lý Quận 6A Dai–ichi Life Việt Nam Đầu tiên, em xin gửi lời cám ơn đến quý thầy cô ngành quản trị kinh doanh, thầy cô chuyên ngành quản trị nhân lực, đặc biệt người giảng viên hướng dẫn em tập vừa – Thầy Trương Ngọc Anh Vũ , tận tình dẫn, chỉnh sửa , hỗ trợ em để hồn thành báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn đến quý Công ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát hướng dẫn, tạo hội cho em thử sức, vận dụng kiến thức học vào công việc thực tế Em xin gửi lời cảm ơn đến anh Mai Quang Trung, phụ trách quản lý em suốt thời gian thực tập vừa qua SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh i GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  Tp.Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Ký tên đóng dấu SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh ii GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bảo hiểm Nhân thọ Dai-ichi – Thông tin Dai-ichi Life Việt Nam, “Sứ Mệnh Dai-ichi Life Việt Nam!”, https://baohiemnhanthodaiichi.com.vn/thong-tin-daiichi-life-viet-nam/, ngày 09/07/2018 Dai-ichi Life Việt Nam, “Dai-ichi Life Việt Nam chào mừng 15 năm thành lập”, https://dai-ichi-life.com.vn/hoat-dong-kinh-doanh/dai-ichi-life-viet-nam- chao-mung-15-nam-thanh-lap/305/2738/, ngày 20/01/2022 Dai-ichi Life Việt Nam, “Giới thiệu – Hội đồng thành viên”, https://dai-ichilife.com.vn/vi-VN/hoi-dong-thanh-vien/304/, Linh Lan, “Dai-ichi Life Việt Nam mắt dự án 'Kết nối triệu yêu thương Hạnh phúc cho người'”, https://tuoitre.vn/dai-ichi-life-viet-nam-ra-mat-duan-ket-noi-trieu-yeu-thuong-hanh-phuc-cho-moi-nguoi20221007174424323.htm, ngày 07/10/2022 Ngơ Việt Phương - Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh, Thư viện tài liệu – thông báo nội bộ, “Quy định Tuyển dụng Cấp quyền Tư vấn sản phẩm”, ngày 01/07/2022 “Báo cáo thực tập công ty Dai-ichi Life”, https://baocaothuctap.net/baocao-thuc-tap-tai-cong-ty-dai-ichi-life/ Lê Thị Quyên Nguyễn Thị Lan, “Hoa hồng đại lý bảo hiểm gì? Tỷ lệ hoa hồng bảo hiểm nhân thọ?”, https://thebank.vn/blog/12837-hoa-hong-dai-lybao-hiem-la-gi-ty-le-hoa-hong-bao-hiem-nhan-tho.html, ngày 09/05/2022 SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh iii GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập MỤC LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO iii MỤC LỤC iv DANH MỤC v CHƯƠNG 1: LỜI MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài: 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: 1.3 Phạm vi nghiên cứu: 1.4 Phương pháp nghiên cứu: 1.5 Vị trí thực tập: 1.6 Kết cấu báo cáo: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV G.A MINH LONG PHÁT 2.1 Tổng quan doanh nghiệp 2.1.1 Giới thiệu Công ty BHNT Dai-ichi Việt Nam (Dai-ichi Life Việt Nam) 2.1.2 Giới thiệu Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát 2.2 Thực trạng quản trị nhân công tác tuyển dụng công ty 13 2.2.1 Tình hình nhân cơng ty 13 2.2.2 Công tác quản trị nhân 15 2.2.3 Quy trình tuyển dụng 18 2.2.4 Quản lý hồ sơ nhân viên 29 2.3 Phân tích ưu điểm nhược điểm quản lý nhân công tác tuyển dụng 29 2.3.1 Ưu điểm quản lý nhân công tác tuyển dụng 29 2.3.2 Nhược điểm quản lý nhân công tác tuyển dụng 30 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV G.A MINH LONG PHÁT – VĂN PHÒNG TỔNG ĐẠI LÝ QUẬN 6A DAI –ICHI LIFE VIETNAM 31 3.1 Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nhân công tác tuyển dụng doanh nghiệp 31 CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 33 SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh iv GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập DANH MỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Logo Cơng ty BHNT Dai-ichi Việt Nam (Dai-ichi Life Việt Nam) Hình 2.2: Sơ đồ khối cấu máy tổ chức quản lý Công ty BHNT Dai-ichi Việt Nam (Dai-ichi Life Việt Nam) Hình 2.3: Sơ đồ cấu tổ chức phịng ban Cơng Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát 12 Hình 2.4: Sơ đồ cấu tổ chức PKD Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát 13 Hình 2.5: Số lượng nhân PKD (thống kê đến quý IV/2022) (Đơn vị:Người) 13 Hình 2.6: Thống kê cấu lao động theo giới tính 14 Hình 2.7: Thống kê cấu lao động theo độ tuổi 15 Hình 2.8: Tỷ lệ hoa hồng BHNT áp dụng sản phẩm Bộ Tài quy định 17 Hình 2.9: Thơng báo nội cập nhật quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn tuyển dụng 23 Hình 2.10: Giao diện file Excel hỗ trợ hẹn lịch vấn ‘‘Lịch hẹn vấn 2022” 26 Hình 2.11: Mẫu email “THƯ MỜI PHỎNG VẤN” 27 Hình 2.12: Mẫu email “THƯ MỜI NHẬN VIỆC” 28 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Hình thức tính lương Phịng kinh doanh 410 15 Bảng 2.2: Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân quý IV/2022 24 Bảng 2.3: Kịch sơ vấn ứng viên 26 SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh v GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một Thành Viên PKD Phòng kinh doanh KD Kinh doanh CV Curriculum Vitae JD Job Description TTS Thực tập sinh NV Nhân viên SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh vi GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập CHƯƠNG 1: LỜI MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài: Trải qua khó khăn sau đại dịch với kinh tế không ngừng phát triển, nguồn lao động Việt Nam nói chung nguồn nhân lực doanh nghiệp nói riêng gặp nhiều biến động Sự thay đổi chiến lược kinh doanh, hướng doanh nghiệp dẫn đến khó khăn thách thức việc hoạch định lại nguồn lực, xây dựng lại cấu tổ chức, thay đổi tính chất, u cầu cơng việc Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đặc thù cơng việc lại có chun mơn hóa thấp, xem nhẹ việc quản trị nhân tổ chức Nhiều doanh nghiệp để tối thiểu hóa chi phí sử dụng nguồn lực, tận dụng tối đa người quản lý đưa định xây dựng cấu “Một người quản lý nhiều công việc không chuyên môn” Việc chưa trọng vào công tác tuyển dụng, đồng thời chưa thiết lập phận nhân sự, khiến cho hiệu suất công việc chưa cao, công việc chưa triển khai triệt để, nguồn ứng viên không dồi dào, công tác nhân diễn rời rạc, khơng liên kết,… Cùng với đó, nhiều nhân viên trẻ lại khơng muốn xây dựng lịng trung thành với công ty, khiến cho việc phân bổ nguồn lực gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến nguồn tuyển dụng nội công ty Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát, chuyên hoạt động lĩnh vực BHNT, chi nhánh Công ty BHNT Dai-ichi Việt Nam, sở hữu nguồn lao động lên đến 100 người, gặp phải số vấn đề nêu Từ vấn đề nêu trên, tác giả báo cáo định chọn đề tài “Giải Pháp Hoàn Thiện Hoạt Động Quản Trị Nhân Sự Và Công Tác Tuyển Dụng Tại Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát – Văn Phòng Tổng Đại Lý Quận 6A Dai –Ichi Life Việt Nam” 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu, thu thập thông tin dựa hoạt động thực tế diễn doanh nghiệp, hiểu rõ cấu tổ chức, cách thức vận hành, văn hóa doanh nghiệp Tham gia trực tiếp vào quy trình tuyển dụng, thực hoạt động quản SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập trị nhân sự dẫn người quản lý từ đưa giải pháp tận dụng tốt ưu điểm khắc phục điểm hạn chế 1.3 Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu PKD 410 ông Mai Quang Trung làm trưởng phòng, trực thuộc Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát - Văn phòng Tổng Đại lý Quận 6A Dai –Ichi Life Việt Nam 1.4 - Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thực nghiệm: Tham gia trực tiếp vào công việc, quan sát, ghi chép phân tích kết cơng việc, tự đánh giá đúc kết sau kết thúc công việc giao - Thu thập báo cáo, thống kê số liệu từ Trưởng PKD 410 – ông Mai Quang Trung 1.5 Vị trí thực tập: Thực tập sinh tuyển dụng, trợ lý nhân sự, xử lý lưu trữ liệu ứng viên, tiếp nhận lưu trữ hồ sơ nhân viên mới, lọc CV gọi điện sơ vấn cho ứng viên, quản lý, tính cơng nhân viên PKD 410 1.6 Kết cấu báo cáo: Bài báo cáo kết cấu gồm chương Chương 1: Lời mở đầu Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị nhân công tác tuyển dụng Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát - Văn phòng Tổng Đại lý Quận 6A Dai –Ichi Life Việt Nam Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nhân công tác tuyển dụng công ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát – Văn phòng tổng đại lý Quận 6A Dai –Ichi Life Việt Nam Chương 4: Kết luận SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 21 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 22 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập Hình 2.9: Thơng báo nội cập nhật quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn tuyển dụng (Nguồn: Thư viện tài liệu, lưu hành nội bộ) b) Quy trình tuyển dụng - Nhu cầu, chiến lược tuyển dụng, cách thức tìm nguồn ứng viên PKD khác Trưởng phòng KD xác định lượng cầu nhân lực phịng mình, đảm nhiệm xây dựng mô tả công việc, yêu cầu cơng việc, sau đăng tin tuyển dụng Khi có nhu cầu tuyển dụng, trưởng phịng sử dụng chung tài khoản TopCV hay Career Builder đăng tuyển dụng cho phịng mình, thơng tin cần trao đổi quy trình thực qua email chung hr.minhlongphat@gmail.com - Trong quý IV năm 2022, website TopCV công ty đăng tin tuyển dụng vị trí quản lý KD, nhân viên văn phịng, tư vấn viên KD, thực tập sinh KD,… SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 23 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập Vị trí Thời gian Số lượng TTS Kinh doanh 7/9/2022 – 7/1/2023 NV tư vấn / NV văn phòng 7/9/2022 – 7/12/2022 10 TTS Nhân / Trợ lý nhân 7/9/2022 – 7/1/2023 (Fulltime/Parttime) (ngưng tuyển) Quản lý KD 7/9/2022 – 7/12/2022 Bảng 2.2: Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân quý IV/2022 (Nguồn: Trưởng PKD 410 – Ông Mai Quang Trung) - Lượng CV thống kê vào đầu buổi làm, với ứng viên ứng tuyển tảng tuyển dụng TopCV hay Career Builder tiếp nhận CV từ trang web, lại CV bên ngồi khơng thơng qua tảng, người quen giới thiệu tiếp nhận qua email hr.minhlongphat@gmail.com Chuyên viên nhân tiến hành lọc hồ sơ dựa yêu cầu công việc, CV đạt yêu cầu nhập liệu thông tin từ CV lên file Excel cập nhật Google Drive cơng ty sau tiến hành gọi điện sơ vấn - Gọi điện sơ vấn cho ứng viên, dựa kịch sơ vấn nhận từ người quản lý, chuyên viên xác nhận thông tin CV năm sinh, nơi , cấp, Tiếp tục khai thác thông tin khác, giới thiệu ngắn gọn doanh nghiệp, thời gian làm việc, tính chất cơng việc, mơi trường làm việc SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 24 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập KỊCH BẢN SƠ VẤN ỨNG VIÊN Giới thiệu: Alo Em có phải … không ? (Xưng hô: Ứng viên sinh sau 1995 gọi em xưng chị, ứng viên sinh trước 1995 gọi anh/chị xưng em) - Chị liên hệ với em từ Công Ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát – Văn Phòng Tổng Đại Lý Quận 6A Dai –Ichi Life Vietnam Chị có nhận CV em với vị trí ứng tuyển … - Chị gọi điện để trao đổi với em vài thông tin trươc set up lịch vấn Hiện em có tiện nghe máy không ? Xác nhận thông tin (kiểm tra thông tin CV, thông tin chưa đầy đủ khai thác) - Năm sinh: Chị thấy sinh năm … em tốt nghiệp chưa (nếu 2001)? Thời gian dự kiến tốt nghiệp ?(nếu sinh viên nhận vào vị trí thực tập sinh) - Địa điểm: Hiện sinh sống Thành phố Hồ Chí Minh khơng em ? Văn phịng cơng ty Hồng Hà, Tân Bình, có xa/tiện đường với em khơng ? - Học vấn: Mình có theo học trường Đại học/Cao đẳng không em ? Em sinh viên năm thứ ? Ngành ? - Chứng chỉ: Khơng biết em có chứng đại lý bảo hiểm Bộ Tài cấp chưa ? (nếu có hỏi cịn thời hạn hay khơng, chứng không thời hạn năm – chưa phổ biến sơ cho ứng viên kì thi cấp chứng đại lý bảo hiểm) - Kinh nghiệm: Em có kinh nghiệm kinh doanh bảo hiểm chưa ? Em làm công việc sale hay telesale chưa ? Thời gian training: Trước trở thành nhân viên thức, em trải qua buổi training với bên chị, buổi tiếng, ca sáng sáng đến 12 trưa, vào buổi chiều 14 đến 17 giờ, ngày làm việc Tiếp theo, bên chị đăng kí cho em học khóa học online ứng dụng nội bộ, hồn thành kiểm tra online tham gia buổi học trực tiếp với buổi học ngày tham dự kì thi cấp chứng đại lý bảo hiểm Khơng biết em có gặp vấn đề với buổi training không ? Thời gian làm việc: Với nhân viên Full time, tính theo ngày cơng làm việc, đủ ngày tuần, ca sáng sáng đến 12 trưa, vào buổi chiều 14 đến 17 Với nhân viên Part time, đảm bảo làm đủ buổi tuần, ngày buổi sángchiều, em muốn ứng tuyển vào thời gian ? Ứng viên không đáp ứng yêu cầu trên, không muốn tham gia training,… TỪ CHỐI, không hẹn vấn Đạt đủ điều kiện – HẸN PHỎNG VẤN SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 25 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập Hẹn vấn: Nếu khơng có vấn đề chị hẹn lịch vấn cho em Lúc … Ngày … Em tới văn phịng cơng ty tầng 3, tịa nhà Aloha 68 đường Hồng Hà, phường Tân Bình tham gia buổi vấn với anh Trung - trưởng phòng KD không ? Trước em nhớ in CV cá nhân để tiện cho việc trao đổi Chị gửi cho em email “THƯ MỜI PHỎNG VẤN” qua tài khoản mail … (xác nhận tài khoản Gmail ứng viên) không em ? Nếu khơng thấy email em vui lịng kiểm tra spam mail giúp chị nhé! Cám ơn chào em Bảng 2.3: Kịch sơ vấn ứng viên (Nguồn: Trưởng PKD 410 – Ông Mai Quang Trung) - Trên Google Drive cơng ty có file Excel “Lịch hẹn vấn 2022” để tránh tình trạng hẹn trùng lịch (chỉ có phịng dùng cho việc vấn), lúc sơ vấn chuyên viên tuyển dụng kiểm tra hẹn vào ngày cịn trống Hình 2.10: Giao diện file Excel hỗ trợ hẹn lịch vấn ‘‘Lịch hẹn vấn 2022” - Sau xác nhận buổi vấn, chuyên viên tuyển dụng cần cập nhật thông tin ứng viên vấn họ tên, số điện thoại, email file Excel “Lịch hẹn vấn 2022”, tơ đậm thơng tin để trưởng phịng KD tiến hành gửi thư mời vấn qua email Với ứng viên gửi thư mời, SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 26 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập trưởng phòng KD gạch ngang bỏ tô đậm để nhận biết gửi thư mời hay chưa Hình 2.11: Mẫu email “THƯ MỜI PHỎNG VẤN” (Nguồn: Trưởng PKD 410 – Ông Mai Quang Trung) - Buổi vấn thực trưởng phòng KD, trường hợp bận việc đột xuất tham dự cử trưởng nhóm KD đến vấn, thời gian khoảng 5-10’ Trước buổi vấn, ứng viên yêu cầu mang theo CV cá nhân để dễ dàng việc trao đổi hai bên Người tuyển dụng mở đầu việc giới thiệu thân, vị trí cơng tác u cầu ứng viên giới thiệu sơ lược mình, điểm mạnh, điểm yếu SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 27 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập - Ứng viên hẹn thơng báo kết qua email vịng 3-5 ngày,với ứng viên đạt yêu cầu gửi mail “THƯ MỜI NHẬN VIỆC” hẹn ngày làm vào hôm sau thứ hai tuần sau “THƯ MỜI PHỎNG VẤN” “THƯ MỜI NHẬN VIỆC” người quản lý soạn thảo giao cho trợ lý nhân soạn thảo mail dựa mẫu mail có sẵn sau gửi cho ứng viên Hình 2.12: Mẫu email “THƯ MỜI NHẬN VIỆC”(Nguồn: Trưởng PKD 410 – Ông Mai Quang Trung) SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 28 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập 2.2.4 Quản lý hồ sơ nhân viên - Nhân viên nhận việc yêu cầu nộp hồ sơ gồm sổ hộ khẩu, giấy sơ yếu lí lịch, chứng đại lý bảo hiểm (nếu có, cịn thời hạn), cước cơng dân, cấp học vấn “Đơn xin tạm trú” (nếu có) Mọi giấy tờ phải hợp lệ, đóng dấu giáp lai chứng thực từ quyền địa phương - Trợ lý nhân tiếp nhận hồ sơ nhân viên, kiểm tra kĩ lưỡng, cập nhật thông tin lên hệ thống chung – Excel Google Drive, hồ sơ đầy đủ, hợp lệ đưa vào bìa hồ sơ, hồ sơ khơng hợp lệ, thiếu sót lưu ý lại Định kì tuần lần, trợ lý nhân rà sốt lại thơng tin trang Excel, liên hệ với nhân viên để yêu cầu bổ sung giấy tờ cịn thiếu 2.3 Phân tích ưu điểm nhược điểm quản lý nhân công tác tuyển dụng 2.3.1 Ưu điểm quản lý nhân công tác tuyển dụng - Trong giai đoạn hội nhập, công tác đào tạo nhân viên thử việc, thực tập sinh trọng Người phụ trách quản lý buổi training theo sát, kèm cặp, hướng dẫn nghiệp vụ bản, giải đáp thắc mắc lắng nghe nhân viên Điều giúp cho người nhân viên tránh bị bỡ ngỡ, khơng theo kịp tiến độ phịng ban Việc giới thiệu văn hóa doanh nghiệp, mơi trường làm việc giúp người nhân viên dễ hịa nhập, khơng mắc phải sai lầm, đồn kết, hịa đồng với nhóm nhân viên cơng tác - Khóa học chuẩn bị cho kì thi cấp chứng đại lý bảo hiểm tổ chức bản, buổi học trực tiếp thực nghiêm túc, chỉnh chu, giáo viên hướng dẫn tận tình, giảng dạy kiến thức ngành bản, phổ biến quy chế thi đồng thời cho học viên tiếp xúc làm quen với mẫu thi Bên cạnh đó, phận đào tạo hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho học viên ứng dụng học trực tuyến, cung cấp tài liệu cho việc học, tổ chức thi thử ứng dụng - Việc quản lý hồ sơ thực chặt chẽ phòng ban, tránh việc nhầm lẫn nhập liệu thông tin, hẹn trùng lịch vấn, hỗ trợ việc SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 29 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập gửi email trao đổi công việc, tạo nên liên kết hiệu công việc người trưởng phòng chuyên viên nhân 2.3.2 Nhược điểm quản lý nhân công tác tuyển dụng - Lực lượng nhân PKD 410 ít, lại nhân viên làm việc lâu năm Lượng nhân viên nhận việc ba tháng gần hầu hết đến từ đợt thực tập, nhân viên, thực tập sinh bán thời gian khơng có ý định gắn bó lâu dài Điều lâu dài ảnh hưởng đến nguồn tuyển dụng nội cơng ty - Ngun nhân nhu cầu bổ sung lực lượng nhân mới, trẻ tuổi khơng cao chưa đẩy mạnh cơng tác tuyển dụng Nguồn tuyển dụng bên ngồi khơng đa dạng, cịn ‘eo hẹp’, khơng có cộng tác viên tìm nguồn chưa có chun viên tuyển dụng thức, khiến cho tin tuyển dụng không phổ biến rộng rãi, khó tiếp cận đến nhiều nguồn ứng viên - Toàn hoạt động quản trị nhân thực người trưởng phòng KD phòng ban đó, điều cho thấy chưa có chun mơn hóa cấu tổ chức doanh nghiệp - Các hoạt động quản trị nhân thực độc lập, khơng có đồng phịng ban, ngun nhân đến từ việc trước cơng ty khơng có phận chun viên nhân chung, trưởng phịng phải tự đảm nhận cơng việc - Chưa có thiết bị, ứng dụng hỗ trợ chấm công hợp lý, việc quản lý ngày công làm việc thực thủ công Chỉ có nhân viên thử việc, thực tập sinh áp dụng hình thức tính lương theo ngày cơng làm việc, doanh nghiệp chưa trọng vào hoạt động chấm công SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 30 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV G.A MINH LONG PHÁT – VĂN PHÒNG TỔNG ĐẠI LÝ QUẬN 6A DAI –ICHI LIFE VIETNAM 3.1 Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nhân công tác tuyển dụng doanh nghiệp - Cần cấu lại tổ chức việc chun mơn hóa phịng ban, phân bổ nguồn lực vào vị trí, chuyên mơn cá nhân, tập thể tránh tình trạng cá nhân đảm nhận nhiều công việc Đồng thời thống phịng ban cơng tác tuyển dụng, hoạt động quản lý nhân sự, công việc nêu tập trung giao lại cho chuyên viên phận nhân - Xây dựng phận nhân sự, có chuyên viên tuyển dụng thức, đảm nhiệm tồn quy trình tuyển dụng quản lý hồ sơ liệu nhân viên Tại phòng KD, người trưởng phòng tự hoạch định nguồn nhân lực phòng ban, đánh giá lượng cầu nhân lực, trao đổi với chuyên viên tuyển dụng, đưa ý kiến, đề xuất, từ đưa định số lượng cần tuyển, yêu cầu công việc, mô tả công việc - Trong việc quản lý liệu hồ sơ nhân viên, tính cơng, ngày nghỉ phép, chấm sai phạm quy định làm,… cần có thêm vị trí nhân phận, gồm 1-2 chuyên viên đảm nhận công việc tùy vào khối lượng công việc, trường hợp nhu cầu nhân doanh nghiệp chưa cao, cần chuyên viên đảm nhận vị trí tuyển dụng quản lý nhân - Thực chuyển đổi số, sử dụng phần mềm ERP hỗ trợ cho công việc mảng nhân sự, quản lý hồ sơ dễ dàng, thuận tiện công việc quản lý thời gian làm việc, chức E-Recruitment nâng cao hoạt động tuyển dụng - Cần mở rộng phạm vi tuyển dụng bên ngồi hình thức: SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 31 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập + Liên kết với trường đại học, cao đẳng, tổ chức chương trình hướng nghiệp, giới thiệu việc làm trường Liên hệ với đoàn trường, khoa, trung tâm hướng nghiệp - tư vấn việc làm trường để đăng tuyển dụng trang Facebook, website cổng thông tin giới thiệu việc làm quản lý nhà trường, gửi email giới thiệu đến sinh viên có nhu cầu tìm việc + Tuyển dụng 1-2 cộng tác viên tìm nguồn nhanh nhẹn, linh hoạt, tận dụng tốt tảng xã hội để gia tăng khả tiếp cận nguồn ứng viên, mở rộng phạm vi ứng viên bên ngoài, đa dạng, nhiều lựa chọn Xây dựng chiến lược tuyển dụng, tiếp cận nguồn ứng viên trẻ tuổi, sinh viên nhóm Facebook giới thiệu việc làm Đào tạo cộng tác viên sử dụng thành thạo chức đăng bài, lọc CV, thống kê website TopCV, Career Builders,…Để tuyển người lao động lớn tuổi, trung niên cho vị trí nhân viên bảo vệ, nhân viên lao cơng cần thay đổi hình thức phát tờ rơi, đăng ứng dụng Chotot, đăng báo điện tử báo giấy, nhờ người quen giới thiệu,… + Lập văn JD chỉnh chu, đầy đủ mục giới thiệu vị trí cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu công việc, quyền lợi hưởng phương thức liên hệ, nhằm gửi cho ứng viên tham khảo cần thiết - Nếu chưa thể ứng dụng phần mềm ERP nhân cho việc tính cơng, cần lập phần mềm, ứng dụng nội hỗ trợ chấm công, sử dụng máy chấm cơng đặt trước văn phịng, điều giúp thuận tiện xác cho người quản lý SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 32 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN Trở thành thực tập sinh nhân ba tháng vừa qua Công ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát – Văn Phòng Tổng Đại Lý Quận 6A Dai –Ichi Life Việt Nam, thực công việc người chuyên viên nhân sự, áp dụng kiến thức chuyên ngành vào công việc thực tế việc tuyển dụng hay hỗ trợ cơng tác đào tạo, sinh viên kết luận rằng: - Thứ nhất, với quy mô không 100 lao động với việc công ty vào hoạt động năm, Công ty TNHH MTV G.A Minh Long Phát doanh nghiệp vừa nhỏ (doanh nghiệp SME), chiến lược phát triển công ty năm đầu đẩy mạnh công tác kinh doanh, bán hàng, chưa trọng đầu tư vào mảng khác nhân hay marketing Tuy nhiên, so sánh hai sơ đồ cấu tổ chức công ty mẹ - Công ty BHNT Dai-ichi Việt Nam công ty Minh Long Phát, ta nhận thấy tương đồng hai cơng ty khơng có phịng ban nhân sự, văn hóa cấu tập đoàn Dai-ichi Vietnam định đầu tư mạnh mẽ vào kinh doanh xây dựng thương hiệu mà bỏ qua hoạt động nhân Hoạt động quản trị nhân góp phần quan trọng máy vận hành doanh nghiệp, cầu nối gắn kết chặt chẽ người lao động ban lãnh đạo, phù hợp với loại hình doanh nghiệp, dù vừa nhỏ hay tầm cỡ Tùy theo mức chi phí doanh nghiệp bỏ nhu cầu tại, cần xây dựng phận nhân tuyển chuyên viên nhân đảm nhiệm việc quản lý liệu hồ sơ, thực công tác tuyển dụng hỗ trợ cho chuyên viên đào tạo - Thứ hai, với tầm nhìn người nhân sự, giúp ban lãnh đạo hoạch định hiệu nguồn lực doanh nghiệp, dự báo nhu cầu lao động, giải thiếu hụt lao động Với công ty SME, để đứng vững thị trường, phải nhận áp lực lớn từ đối thủ cạnh tranh, mơi trường hay yếu tố bên cịn yếu ớt, năm đầu thành lập thường không xây dựng kế hoạch nhân dài hạn Điều dẫn đến việc công tác hoạch định nguồn lực diễn đơn sơ, không hồn thiện Tại cơng ty Minh Long Phát, cơng tác SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 33 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập hoạch định nguồn nhân lực, việc xác định thừa hay thiếu nhân sự, cấu lao động phòng ban đảm nhận dựa khối lượng công việc tham gia đánh giá phận nhân Sở hữu chuyên viên nhân hỗ trợ hiệu việc xây dựng chiến lược nhân dài hạn, thu thập cấu lao động từ phịng ban, thực hoạch định có khoa học, dựa yếu tố công nghệ, nhu cầu sản phẩm dịch vụ, quy mơ vốn Bên cạnh cịn giải tình trạng thiếu hụt nhân hay cắt giảm nhân sự, cải thiện đầu vào nguồn lao động cách phân tích cơng việc, lựa chọn ứng viên phù hợp, chất lượng cao Với phúc lợi, lương thưởng hành công ty Minh Long Phát, phần lớn nhân viên hài lòng với cống hiến cho công việc, nhiên không tránh khỏi tình trạng nhân viên nghỉ việc đột xuất, công việc bị bỏ dở Nếu tháng lượng nhân viên nghỉ việc nhiều lượng nhân viên nhận việc, dẫn đến tình trạng hiệu suất cơng việc phòng ban suy giảm, nhân viên lại phải đảm đương công việc người nhân viên nghỉ Để giải tình trạng thiếu hụt đột ngột, cần dự phòng nguồn lao động để đáp ứng kịp thời cách cải thiện, nâng cao công tác tuyển dụng, mở rộng nguồn ứng viên - Cuối cùng, công tác tuyển dụng vơ quan trọng, góp phần khơng thể thiếu quản trị nhân lực lực lượng vận hành công ty, bối cảnh công ty Minh Long Phát Chuyên viên tuyển dụng thực chiến lược tuyển dụng đề ra, đáp ứng yêu cầu phòng ban, phân bổ nguồn lực hợp lý, tùy vào khả chi trả cơng ty mà tối thiểu hóa chi phí, lựa chọn phương thức phù hợp khai thác hiệu nguồn ứng viên Tham gia phân tích cơng việc từ lựa chọn ứng viên chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc Để tối ưu việc khai thác nguồn ứng viên, sử dụng cộng tác viên tìm nguồn, góp phần san sẻ khối lượng cơng việc phận - Bên cạnh có điểm mạnh cần phát huy hoạt động đào tạo diễn chuyên nghiệp, người dạy lẫn người học nghiêm SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 34 GVHD: Trương Ngọc Anh Vũ Báo cáo thực tập túc, khơng xuất tình trạng học đối phó hay “dạy cho có”, người học viên không cảm thấy bất mãn hay áp lực Người trực tiếp quản lý, hỗ trợ nhân viên nhận việc tâm lý, không gây sức ép hay giao nhiều việc, tận tình dẫn để người nhân viên hịa nhập dễ dàng bắt kịp tiến độ công việc Các phúc lợi, tổ chức teambuilding hay chương trình du lịch nghỉ dưỡng hàng năm dành cho nhân viên đạt kết cao, vượt tiêu, giúp nâng cao nhận thức gắn bó lâu dài, khiến họ cảm thấy xứng đáng với cống hiến dành cho cơng ty Kết luận, cịn nhiều vấn đề cịn tồn đọng nêu doanh nghiệp bước cải thiện khắc phục, nhận thấy tầm quan trọng hoạt động quản trị nhân sự, đưa giải pháp hoàn thiện, tái cấu tổ chức đặc biệt quan tâm tới công tác tuyển dụng, tìm nguồn SVTH: Lê Ngọc Trâm Anh 35 ... - Văn phòng Tổng Đại lý Quận 6A Dai ? ?Ichi Life Việt Nam Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nhân công tác tuyển dụng công ty TNHH MTV G. A Minh Long Phát – Văn phòng tổng đại lý Quận. .. Hoàn Thiện Hoạt Động Quản Trị Nhân Sự Và Công Tác Tuyển Dụng Tại Công Ty TNHH MTV G. A Minh Long Phát – Văn Phòng Tổng Đại Lý Quận 6A Dai ? ?Ichi Life Việt Nam? ?? 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: Tập trung nghiên... CÔNG TY TNHH MTV G. A MINH LONG PHÁT 2.1 Tổng quan doanh nghiệp 2.1.1 Giới thiệu Công ty BHNT Dai- ichi Việt Nam (Dai- ichi Life Việt Nam) Hình 2.1: Logo Công ty BHNT Dai- ichi Việt Nam (Dai- ichi Life