Luận văn tốt nghiệp Lời mở đầu Trong xu hội nhập ngày nay, trớc đòi hỏi yêu cầu cấp thiết quản lý, để đáp ứng hoà nhËp víi xu thÕ ph¸t triĨn chung cđa nỊn kinh tế khu vực giới đòi hỏi quan doanh nghiệp nớc ta phải có cách thức phát triển riêng cho Điểm chung lớn doanh nghiệp nâng cao nội dung chất lợng công tác quản lý Công tác xây dựng ban hành văn lµ néi dung quan träng vµ cã ý nghÜa lín quản lý Vì vậy, văn công cụ để lÃnh đạo quan Đảng Nhà nớc, tổ chức xà hội, đơn vị vũ trang, c¸c tỉ chøc kinh tÕ, Doanh nghiƯp, tËp thĨ, dùng để đạo thực chức năng, nhiệm vụ Trong hoạt động quản lý văn vừa phơng tiện, vừa sản phẩm trình quản lý đợc dùng để ghi chép truyền đạt thông tin, định quản lý Hiệu lực, hiệu hoạt động quan quản lý Nhà nớc Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phục thuộc lớn vào công tác soạn thảo, lu hành loại văn Có thể nói hoạt động văn nói chung công tác xây dựng & ban hành văn nói riêng có tầm quan trọng tác động đến hiệu hoạt động quản lý Sự thành công hay thất bại doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn hợp lý, linh hoạt hiệu việc xây dựng ban hành văn đợc thể qua việc điều chỉnh hoạt ®éng cđa Tỉng c«ng ty Sau mét thêi gian häc tập khoa hành văn phòng.Trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà nội em đợc phân công thực tập Tổng công ty Mía đờng I Với kiến thức đợc Nhà trờng Khoa trang bị, em nhận thấy rằng: văn công cụ cần thiết quan, nên việc tổ chức xây dựng ban hành văn có ý nghĩa quan trọng để đảm bảo hoạt động ngời lÃnh đạo đợc thực cách tốt Vì lý trên, em đà định chọn đề tài: Hoàn thiện công tác Xây dựng ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I Để làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp Với đợc học bớc đầu nghiên cứu, tìm hiểu công tác xây dựng ban hành văn Tổng Công ty Mía đờng I, nhiều vấn đề xúc, tồn công tác xây dựng ban hành văn đợc cộm văn Nguyễn Thị Thuỷ Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp phòng Tổng công ty mục đích để em chọn, nghiên cứu làm đề tài Với mong muốn đóng góp nhằm nâng cao hiệu công tác văn Tổng công ty, em mạnh dạn đa số giải pháp kiến nghị để hoàn thiện công tác phần thực trạng em nêu Kết cấu Luận văn gồm phần: Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn đợc chia làm ba chơng: Chơng I: "Những vấn đề công tác xây dựng ban hành văn bản" Chơng II: "Thực trạng công tác xây dựng ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I" Chơng III: "Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I" Nguyễn Thị Thuỷ Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp chơng I vấn đề công tác xây dựng ban hành văn I Một số vấn đề văn Khái niệm văn Văn phơng tiện để ghi truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định nh công văn, giấy tờ, tài liệu đợc hình thành hoạt động quản lý lÃnh đạo doanh nghiệp Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể đời sống xà hội quản lý Nhà nớc mà văn có hình thức nội dung khác nhau.Văn phơng tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý hay thông tin cần thiết trình quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh cđa doanh nghiƯp vµ thĨ hiƯn ý trÝ, mƯnh lƯnh giám đốc việc điều hành quản lý doanh nghiệp Chức văn Để giúp cho công tác xây dựng ban hành văn theo quy trình cán xây dựng văn phải đảm bảo chức sau: 2.1 Chức thông tin văn Thông tin văn việc ghi lại thông tin quản lý, truyền đạt thông tin qua lại hệ thống quản lý nhằm giúp quan thu nhận thông tin cần thiết đánh giá thông tin, tạo nên giá trị thực tế văn bản, giá trị thông tin chứa văn lệ thuộc vào tính xác, mức độ đầy đủ không lặp lại thông tin mà văn mang lại trình quản lý Bên cạnh đó, hình thức ghi tin truyền tin phong phú, hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, hình thức ghi truyền tin văn phơng tiện chủ yếu Tuỳ theo tính chất, qui mô hoạt động doanh nghiệp, nhà quản lý cần phải phân loại theo cách khác cho hợp lý: VD: phân loại theo thời gian, phân loại theo đối tợng,phân loại theo nguồn Nguyễn Thị Thuỷ Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp 2.2 Chức quản lý Trong trình quản lý, việc su tập thông tin đối tợng quản lý, xử lý thông tin, định tổ chức thực định cho có hiệu Mặt khác, văn gắn liền với tính thiết thực chúng hoạt động máy quản lý Nếu văn không đợc khả để thực hiện, thiếu tính khả thi, không giúp cho quan bị quản lý giải nhiệm vụ cụ thể quan thói quen tôn trọng văn Tuy nhiên, nghệ thuật quản lý nảy sinh thực tiễn, trình giải công việc cách khoa học lại buộc ngời ta quay với quy định thức chứa đựng văn quản lý Nhà nớc 2.3 Chức pháp lý Đây chức văn sử dụng để truyền đạt quy phạm pháp luật định hành chứng pháp lý giải qut c¸c nhiƯm vơ thĨ cđa doanh nghiƯp Trong trờng hợp văn thể thẩm quyền ngời quản lý, trách nhiệm pháp lý ràng buộc khác lÃnh đạo ngời bị lÃnh đạo 2.4 Chức văn hoá - xà hội Rất nhiều văn sản phẩm sáng tạo ngời đợc ghi lại nh t liệu lịch sử quý giá, để giúp cho ngời tìm hiểu truyền thống văn hoá- Lối sống văn hoá- lề lối làm việc thời kỳ Văn thể chất lợng cao theo phát triển xà hội, nhà quản lý đơng thời 2.5 Chức giao tiếp Chức tạo nề nếp sinh hoạt, học tập, lao động ngời hoạt động quan Nó giúp cho quan phát triển, văn hoá biểu đa dạng, tồn sản xuất kinh doanh, quản lý, hoạt động công đoàn, thể thao, Trong giao tiếp nhận thức ng ời, văn góp phần quan trọng việc ghi lại truyền bá cho mäi ngêi vỊ trun thèng cđa c¬ quan, g¬ng lao động sáng tạo, lề lối quản lý thời kỳ Văn đợc hình thành với chất lợng cao xem nh biểu mẫu văn hoá có ý nghĩa ®èi víi ®êi sèng Ngun ThÞ Thủ Líp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp ngời có vai trò quan trọng việc tạo nề nếp làm việc công nghiệp đại quan Vai trò văn Từ chức thấy văn hoạt động quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng sau: Trớc hết việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quan Trong hoạt động quan nhu cầu phục vụ lớn Nó đa dạng, biến đổi đợc xác định phù thuộc vào công việc Mục tiêu phục vụ thông tin quan đảm bảo cho hoạt động phận, đơn vị quan đợc cung cấp đầy đủ thông cần thiết, từ tạo điều kiện cho quan lý thực mục tiêu có hiệu cao quản lý phải dựa vào hệ thống văn Văn quản lý gồm loại thông tin sau: Thông tin chủ chơng, đờng lối Đảng Nhà nớc liên quan tới mục tiêu, phơng hớng hoạt động quan Thực tiễn cho thấy nhiều phơng diện, nhiều tổ chức hoạt động kếm hiệu qủa sai lầm nguồn thông tin không xác không đầy đủ Văn việc truyền đạt định quản lý Thông thờng định hành đợc truyền đạt sau đà đợc thể chế hoá thành văn có tính pháp qui Thực tế cho thấy văn có vai trò thiết yếu việc truyền đạt định quản lý, chúng tạo nên trình truyền đạt nhanh chóng, xác tin cậy Văn công tác kiểm tra ,theo dõi hoạt động máy lÃnh đạo quản lý có hiệu Quá trình triển khai thờng thông qua hệ thống văn bản, điều quan trọng hàng đầu phải xác định hệ thống văn cần phải kiểm tra biện pháp áp dụng để kiểm tra gì? cần phải nhớ văn quan có vai trò nh hoạt động quan.Vì việc lựa chọn văn để kiểm tra phải phù hợp , hữu ích Do cần phải đặc biệt ý đến việc sử dụng hợp lý văn IIỡƠ5G5 5555555555555555 Nguyễn Thị Thuỷ Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp 6bjbj666666666666666666 61 6ỡ 6ỡ 66666K666666666666666) 666666Ô666666666Ô666666666Ô 66666666666666666]66666ũ666666ũ66ũ666666ũ666666Z 666666Z 666666Z 66à66666666666n Nguyễn Thị Thuỷ Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp 777777n Nguyễn Thị Thuỷ Lớp: 4A07 Luận văn tèt nghiƯp 888888n Ngun ThÞ Thủ Líp: 4A07 Ln văn tốt nghiệp 999999n Nguyễn Thị Thuỷ Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp 10108101010Ư Nguyễn Thị Thuỷ 10 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp Những thành đạt đợc sản xuất kinh doanh Tổng Công ty Biểu Báo cáo tài Tổng công ty Mía đờng năm 2000 2002 TT Tiêu chí Đơn vị Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Vốn Nhà nớc + Dn Nhà nớc + Cty cổ phần + Liên doanh Doanh số + Dn Nhà nớc + Cty cổ phần + Liên doanh Kim ngạch xuất + Cty cổ phần + Liên doanh Lợi nhuận trớc thuế + Dn Nhà nớc + Cty cổ phần + Liên doanh Lợi nhuận sau thuế + Dn Nhà nớc + Cty cổ phần + Liên doanh Nợ khó đòi + Dn Nhà nớc + Liên doanh Lỗ cấp dồn Triệu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång USD USD USD TriÖu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång TriƯu ®ång 193.256,8 142.349,8 50.907,0 526.554,8 439.585,8 86.969,0 (71.341,5 (61.364,5 (9.577,0) (71.341,5) (61.764,5) (9.577,0) 4.979,0 1.012,9 3.967,0 181.822,4 63.990,4 66.925,0 50.907,0 922.512,8 297.788,8 432.304,0 192.420,0 2.958.482,0 554.000,0 2.404.482 (185.627,9 (119.289,9 (20.750) (45.588) (185.627,9) (199.289,9) (20.750,0) (45.588,0) 4.140,8 173,8 3.967,0 183.722,4 65.890,4 66.925,0 50.507,0 1.083.650,1 336.601,0 480.095,0 266.954,0 374.034,0 374.034 (10.554,9) (56.308,9) 38.550 7.204 (10.554,9) (56.308,9) 58.550 7,204 3.860 3,860 (Nguån: Phòng Kế toán Tài chính) Tình hình kinh doanh Tổng công ty bảng số liệu cho thấy kết doanh thu liên tục tăng ngày củng cố, chiếm lĩnh thị trờng lòng tin ngời tiêu dùng Qua bảng báo cáo kết cho thấy năm 2000 lợng đờng Tổng công ty đạt 1000 đến năm 2002 Tổng công ty đà đạo đơn vị thành viên dừng lỗ, bắt đầu làm ăn có lÃi Có đợc thành tích nh Tổng công ty đà không ngừng đổi trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến, đại theo kịp với khu vực Tổng công ty tạo điều kiện nâng cao đời sống cán công nhân viên đa sách nhằm nâng cao hiệu sản xuất tối đa năm tới Có đợc thành tích nh vậy, nhờ phần đóng góp đáng kể công tác văn Bởi , kế hoạch quản lý, chiến lợc kinh doanh Tổng Nguyễn Thị Thuỷ 30 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp công ty Tổng giám đốc khai triển thành văn đa xuống cấp dới thực Nếu văn việc quản lý, điều hành kinh doanh nh giao dịch bất tiện hiệu Văn có mét ý nghÜa to lín Tỉng c«ng ty MÝa đờng I nói riêng tổ chức quan nói chung II Thực trạng công tác xây dựng ban hành văn Tổng Công ty Mía Đờng I Trong năm gần với phát triển kinh tế xà hội, phát triển công nghệ thông tin đà góp phần cho phát triển chung, nâng cao trình độ nhận thức toàn xà hội thành phần kinh tế, đồng thời việc më réng quan hƯ, héi nhËp qc tÕ vµ khu vực dó xu tất yếu thời đại, công tác thông tin truyền đạt truyền đạt thông tin qua phơng tiện, văn quản lý, đạo, giao dịch phơng tiện thiếu Để đáp ứng với tình hình phát triển chung đất nớc, để phục vụ cho công tác lÃnh đạo đạo điều hành hoạt động kinh doanh công ty, công tác xây dựng & ban hành văn Tổng công ty đợc lÃnh đạo trọng quan tâm ngày đợc hoàn thiện cách chặt chẽ công tác năm gần đà góp phần đem lại hiệu thiết thực cho công tác đạo sản xuất kinh doanh Tổng công ty thể kết công tác xây dựng văn sau: Công tác xây dựng văn Dới quy trình xây dựng văn mà Tổng công ty thực hiện: 1.1 Sáng kiến xây dựng văn Tổng công ty Mía đờng quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Nên quy mô rộng lớn công tác quản lý, điều hành sản xuất hầu hết phải có văn đẻ tiện cho việc quản lý Tổng giám đốc Mặc dù vậy, Tổng công ty không quan tâm đến khâu xây dựng văn bản.Ví Dụ, trớc xây dựng văn phải: Đề xuất văn lập kế hoạch xây dựng Từ biết đợc nhu cầu thực tiễn cụ thể phòng ban cần gì? Mà cần phải làm nh nào? cho phù hợp nội dung mà phòng ban đề xuất nhằm mục đích phản ánh nhu cầu quản lý hoạt động quan Hơn nữa, có nh văn khả thi có hiệu thiết thực Nguyễn Thị Thuỷ 31 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp Nhng Tổng công ty việc phòng ban muốn trình cấp văn đề nghị công việc đấy, trởng phòng trực tiếp giao cho nhân viên phòng xây dựng văn sau đa duyệt mà không cần đề xuất lập kế hoạch cụ thể cho văn 1.2 Phân công xây dựng văn Sau công đoạn đề xuất văn lập kế hoạch việc xây dựng văn dự thảo Các phòng ban xác định lại nội dung, thể thức, thể loại văn để chuẩn bị viết dự thảo văn lần thứ nhất: Phác thảo lại nội dung ban đầu; xây dựng đề cơng chi tiÕt; tham gia ý kiÕn cđa thđ trëng, c¸c chuyên gia; tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; chỉnh lý phác thảo theo nội dung, thể thức công đoạn phận văn phòng th ký Tổng giám đốc có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra đôn đốc Nhng Tổng công ty Mía đờng cha làm tốt khâu cho tất văn mà sử dụng cho văn cá biệt, văn quan trọng khác mà Nếu Tổng công ty quán triệt cho phòng ban đến khâu giúp công tác xây dựng văn đợc nhanh chóng, xác đồng thời làm cho công tác ngày hiệu 1.3 Lấy ý kiến tham gia xây dựng thẩm định dự thảo Hiện nay, Tổng công ty quan tâm đến việc lấy ý kiến tham gia thẩm định nhằm xây dựng văn với tính chất nội dung loại văn đề Việc thẩm định dự thảo văn thông thờng chánh, phó văn phòng thẩm định.Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc Hội đồng quản trị thẩm định văn cá biệt, văn quan trọng khác Ngoài ra, có văn phụ thuộc vào quyền hạn chức vụ cấp Điều giúp cho việc chuẩn bị thông qua ban hành văn đợc thẩm định theo phơng diện nh: Sự cần thiết ban hành văn bản; phù hợp với đờng lối sách Đảng; tính hợp hiến, hợp pháp; tính thống đồng văn hệ thống pháp luật hiên hành với tính khả thi; kỹ thuật soạn thảo văn (từ ngữ, câu chữ, tiêu đề, văn phong, thể thức) đợc chặt chẽ xác Mặc dù, Tổng công ty có trọng đến công tác nhng trình thực nhiều thiếu xót hạn chế khâu lấy ý kiến tham gia xây dựng văn Nguyễn Thị Thuỷ 32 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp Tổng công ty quan tâm đến việc lấy ý kiến cho văn cá biệt văn quan trọng khác văn thông thờng bỏ qua công đoạn Tổng công ty cần quan tâm lấy ý kiến cho tất văn góp phần vào công tác quản lý đợc tốt 1.4 Trình LÃnh đạo xem xét thông qua Tuỳ theo loại văn mà đợc đa tuyến để LÃnh đạo công ty xem xét thông qua Việc trình thông qua văn Tổng công ty đợc chia theo chức vụ quyền hạn, ví dụ nh văn thông thờng trởng, phó phòng xem xét, thông qua Còn văn cá biệt văn quan trọng khác Tổng công ty qua chánh văn phòng chỉnh sửa trình lên cho cấp xem lại thông qua Công đoạn văn phòng Tổng công ty đà làm tơng đối tốt có trách nhiệm nhng thiếu xót hồ sơ trình ký mà đa thẳng văn đến tay lÃnh đạo xem xét 1.5 Nhận xét Ưu điểm: - Nội dung văn tơng đối rõ ràng, hiểu nhầm ngời - Việc xây dựng văn cá biệt đợc kiểm tra, đôn đốc - Chức quyền hạn cấp đợc phân định rõ ràng duyệt loại văn - Văn đợc đa cấp, không vợt tuyến Nhìn chung Tổng công ty Mía đờng I đà thực đầy đủ khâu công tác xây dựng văn theo trách nhiệm, quyền hạn thực nguyên tắc, quy trình Nhà nớc đề Nhợc điểm: - Tổng công ty cha quan tâm khâu sáng kiến lập kế hoạch cho văn Thể thức văn sai nhiều , không ý quan tâm đến tiêu đề gạch chân theo qui định - Văn thông thờng cha đợc coi trọng Nguyễn Thị Thuỷ 33 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp - Văn hồ sơ trình ký đa xem xét, duyệt Công tác ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I ban hành khoảng văn ngày Các văn phòng ban biên soạn có loại văn bản: Các loại văn hành thông thờng có tên loại: Báo cáo, thông báo, biên bản, tờ trình, đề án, vv Ví dụ: Thông báo việc để xe Tổng công ty Các văn cá biệt gồm: Nội qui, Quyết định, Nghị Ví dụ: Quyết định thức cho anh Nguyễn Văn Hùng làm bảo vệ Các loại văn chuyên môn: Tờ khai, hoá đơn, giấy toán, vv Qua nội dung ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I, cho thấy Tổng công ty đà đạt đợc yêu cầu công tác xây dựng ban hành văn Nhng bên cạnh bộc lộ số thiếu xót, hạn chế ban hành qua số trình tự dới đây: 2.1 Đánh máy thực thủ tục văn th Sau văn dự thảo đợc cấp thông qua Văn thức đợc hợp lệ chuẩn bị cho ban hành Từ văn đợc đa xuồng cho văn th kiểm tra lại thể thức, ngôn ngữ chữ ký văn xem sai sót gì, kiểm tra xong văn th cho nhân theo yêu cầu công việc Lúc nhân viên văn th đợc đóng dấu để khẳng định giá trị pháp lý văn Trong đóng dấu văn th thực theo quy định nhà nớc Sau công việc đợc hoàn tất đăng ký vào sổ văn đày đủ, xác, gọn gầng, rõ ràng vào cột cần thiết nh Số, ký hiệu Ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận) Qui trình nh nhng trớc lúc văn th cho nhân không kiểm tra lại thể thức, ngôn ngữ mà nhân đóng dấu Cho nên thể thức văn Tổng công ty sai sót 2.2 Chuyển giao công văn Dựa vào tính chất, nội dung văn mà Tổng công ty cho công bố văn theo luật định Văn th ngời có trách nhiệm giải văn bản, chuyển giao văn cán chịu trách nhiệm phải phân loại văn theo mức độ mật khác nh: Tuyệt mật; Tối mật; Mật để có phơng hớng giải Nguyễn Thị Thuỷ 34 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp nhanh chóng, kịp thời Nhng thực tế văn phòng Tổng Công ty cha thực làm tốt công tác phân loai Cán chịu trách nhiệm giải gửi văn theo tuyến, không vợt cấp phải địa đơn vị đợc nhận - Văn nội Tổng công ty đợc văn th đăng ký vào sổ riêng, có số đăng ký riêng can phòng ban đơn vị trực thuộc nhận văn nọi văn th yêu cầu ký nhận vào sổ chuyển giao văn lu văn giống nh văn khác Tuy nhiên văn quan trọng gửi nội Tổng công ty không kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi phiếu gửi mà việc đà gây khó khăn cho việc giám sát kiểm tra việc thực đơn vị nhận văn số thứ tự đơn vị nhận văn - Khi tất công đoạn đợc hoàn tất văn th xếp lu trữ văn bản: Mỗi văn lu 02 Một để lập hồ sơ theo dõi công việc, đợc lu trữ văn th để tra tìm phục vụ cho lu trữ cần thiết - Khi văn đà đợc hoàn thành lập hồ sơ đa vào lu trữ theo quy định Nhà nớc 2.3.Nhận xét Ưu điểm - Tổng công ty đà đóng dấu theo qui định Nhà nớc - Tổ chức lu trữ văn tốt - Văn nội đợc đăng ký vào sổ riêng - Gải văn tuyến, không vợt cấp Nhợc điểm - Nhân viên không kiểm tra lại văn trớc đem nhân - Các văn mật gửi không kèm theo phiếu gửi ghi số thứ tự - Không trọng đến cách phân loại văn mật Các qui định xây dựng ban hành văn Đối với Tổng công ty Mía đờng I việc xây dựng ban hành văn cha có qui định rõ ràng công việc soạn thảo văn , mà đợc thực thông qua việc đạo chung văn phòng Nguyễn Thị Thuỷ 35 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp Do phòng ban soạn thảo văn cha xác định đợc bớc thống việc soạn thảo Cũng lý mà dẫn đến nhiều sai sót soạn thảo văn Thể thức không thống nhất, thông tin cha xác Văn phòng cha nơi tổ chức quản lý đợc tất hệ thống văn Ví dụ: - việc văn phòng Tổng công ty giao cho phòng khác xây dựng văn thông thờng dẫn đến không thống thể thức, nên văn cha đợc chất lợng Hay văn mật đem gửi không kèm theo phiếu ghi đơn vị nhận số thø tù Qua mét sè vÝ dơ nµy cho thÊy Tổng công ty thực công đoạn không nghiêm túc Ngoài công tác ban hành văn tổng công ty có công tác huỷ bỏ văn Tổng công ty Mía đờng I doanh nghiệp trực thụôc Nhà nớc nhng cha có qui định cụ thể việc huỷ bỏ văn Ví dụ: nh văn định Tổng giám đốc Tổng công ty Mía đờng chức , nhiệm vụ, quyền hạn, vai trò tổ chức máy văn phòng Tổng công ty đà đợc xét duyệt đóng dấu Vì yếu tố mà ban giám đốc huỷ bỏ văn Theo qui định Nhà nớc huỷ bỏ văn không phù hợp nội dung phơng hớng Tổng công ty phải có văn khác thay Nhng Tổng công ty lại không ban hành văn thay kịp thời Điều làm cho tính pháp lý văn hiệu lực gây hiểu nhầm, dẫn đến thực định không xác Tổng công ty cha đa qui chế cụ thể huỷ bỏ văn bản, điều làm cho văn không phù hợp với qui định Nhà nớc Cán làm công tác văn Tổng công ty quan lớn, số lợng văn xây dựng ngày nhiều nhng nhân viên đánh máy không đủ, nên việc xây dựng văn cha đáp ứng kịp thời Các nhân viên đánh máy cha tinh thông nghiệp vụ, cha đợc đào tạo nghiệp vụ chuyên môn nên nhiều sai xót việc xây dựng văn Số cán đơn vị tham gia biên soạn nhiều, ý kiến khác nhau, nên dẫn đến trình bày văn khác chất lợng văn không đợc đồng Nguyễn Thị Thuỷ 36 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp Hơn nữa, Tổng công ty cha có qui định chung cho xây dựng ban hành văn bản, LÃnh đạo cha quan tâm mức đến công tác văn nên bị ảnh hởng đến chất lợng việc xây dựng quản lý văn bản, nh nhận thức cán có liên quan cha mức văn Nếu Tổng công ty coi ngời định tất muốn nâng cao chất lợng công tác văn cần phải ý đến vấn đề trớc tiên nhận xét công tác xây dựng ban hành văn 5.1 Ưu điểm Tổng công ty Mía đòng đà làm tốt khâu giao việc xây dựng văn theo nghiệp vụ cho phòng ban Với kiểu phân công nh giúp cho phòng hành nhân bớt phần khối lợng công việc nội dung văn đợc sát với lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành đáp ứng đợc công tác quản lý Tổng công ty Tổng giám đốc đà trực tiếp quản lý công tác soạn thảo ban hành văn thông qua phòng ban phòng hành Điều chứng tỏ lÃnh đạo đà đánh giá cao vai trò văn công việc quản lý Tổng công ty đà lựa chọn đợc tên loại văn để ban hành cho phù hợp với nội dung quản lý + Về thể thức, nôi dung văn bản: Tổng công ty Mía đờng ban hành số lợng lớn văn bản, phần nói lên văn đóng vai trò to lớn công tác quản lý điều hành, xong văn trái pháp luật, việc truyền đạt định, thông báo, qui chế, vv Tổng công ty tới phòng, ban đ ợc thể đầy đủ, xác , kịp thời,đúng qui chế đáp ứng đợc yêu cầu công việc thực tế, công việc quản lý điều hành lÃnh đạo Việc sử dụng ngôn ngữ hành văn chuyên môn, nghiệp vụ đà đợc nâng lên cách rõ rệt, qua bớc duyệt trình ký văn đà đợc trọng, chỉnh sửa đảm bảo từ ngữ chuyên môn, với văn phong hành Việc đạo văn Tổng công ty đến đơn vị trực thuộc ,đà đem lại hiệu rõ ràng việc đảm bảo chấp hành chủ trơng định hớng sản xuất kinh doanh Đối với Tổng công ty quan có Nguyễn Thị Thuỷ 37 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp thẩm quyền riêng,vì việc qui định phân cấp cụ thể cần thiết để đảm bảo luật, việc phân định quyền hạn chức vụ ngời ký văn b¶n, nh thđ trëng ký trùc tiÕp hay ủ qun cho cấp phó,việc phân cấp uỷ quyền ký thừa lệnh thủ trởng đợc qui định cách cụ thể Nội dung văn tơng đối rõ ràng, hiểu lầm ngời, việc, vấn đề cần giải đợc nêu đầy đủ có tính thuyết phục cao Thể thức văn đà đảm bảo xây dựng đủ phần : Phần mở đầu; Phần triển khai; Phần kết thúc Cũng phải nói thêm công tác văn th quản lý dấu Tổng công ty đợc kiện toàn ,nâng cao rõ rệt.Vấn đề ký, đóng dấu sử dụng dấu đà đợc lÃnh đạo Tổng công ty nghiên cứu tình hình thực tế tổ chức thực nghiêm túc theo qui định.Có thể nói công tác văn th quản lý hồ sơ, tài liệu đà góp phần tích cực cho công tác xây dựng ban hành văn Tổng công ty 5.2 Nhợc điểm : Việc giao cho phòng ban tự xây dựng văn đà làm ảnh hởng phần đến chất lợng công việc xây dựng, đến thống tổ chức quản lý văn bản, làm giảm hiệu công việc thể qua số vấn đề lớn sau: Tổng công ty cha có qui định chung cho việc soạn thảo văn ban hành văn Do soạn thảo văn phòng ban đà không thống theo thể thức định - Thể thức văn bản: cha đợc thống theo qui định Nhà nớc Cách trình bày văn lộn xộn qua việc nhận xét văn đợc kèm theo đây, nêu số thiếu xót thể thức văn Ngôn ngữ dùng văn cha xác , rõ ràng, sai nhiều lỗi tả Cách trình bày văn cha đảm bảo kỹ thuật soạn thảo - Thủ tục ký văn : ngời ký văn cha xác định rõ thẩm quyền không ý hết yêu cầu để ban hành văn - Qui chế ban hành văn : Nhà nớc đà có nhiều qui định ban hành văn nhng Tổng công ty cha có qui định cụ thể qui trình ban Nguyễn Thị Thuỷ 38 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp hành văn riêng cuả Để giúp cho ngời thực thi công việc có sở pháp lý thực đầy đủ công việc theo qui định - Cán làm công tác xây dựng văn bản: cha đợc đào tạo theo chuyên môn nghiệp vụ, phần ảnh hởng tới việc quản lý ban hành văn Tổng công ty Những ngời xây dựng phòng ban cha có trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn Do xây dựng văn sai xót 5.3 Nguyên nhân tồn tại: Về phía Tổng công ty cha trọng đến viƯc båi dìng, n©ng cao nhËn thøc vỊ ý nghÜa tầm quan trọng nh nghiệp vụ kĩ thuật công tác xây dựng ban hành văn cho cán đơn vị trực thuộc Một số cán đơn vị trực thuộc cha nhận thức đợc nghĩa tầm quan trọng công tác xây dựng văn bản, đơn giản hoá việc, cha coi trọng loại thông tin thức trình chấp hành thực việc đạo cấp tổ chức thực quan Cấc công việc diễn gấp gáp, cán thực không đủ thời gian nghiên cứu kĩ để xây dựng văn thuộc thẩm quyền đợc giải Cán xây dựng văn cha đợc tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ công tác này, đạo xây dựng văn chØ b»ng kinh nghiƯm, cã lóc kÕt hỵp chanh thđ đề cập vấn đề cần giải vào chung văn CHơng III số Giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lợng công tác xây dựng văn Tổng công ty Mía đờng I Nguyễn Thị Thuỷ 39 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp Xây dựng văn định quản lý hớng dẫn công việc chủ yếu hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu cao cho LÃnh đạo Tổng công ty phụ trách đơn vị thành viên, việc nâng cao chất lợng công tác soạn thảo văn việc làm cần thiết thờng xuyên đợc trọng, phải coi công việc quan trọng góp phần vào thành công doanh nghiệp Trong phạm vi thực tập công việc quan em xin mạnh dạn đợc nêu số giải pháp công tác xây dựng ban hành văn Tổng công ty nh sau: Quy chế xây dựng ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I cần ban hành quy chế xây dựng ban hành văn toàn quan, để đảm bảo thống hiệu thực thi công việc tốt Trên sở quy chế cán bộ, công nhân viên ngành làm chức năng, thẩm quyền để đa công tác văn vào nề nếp Quy chế phải dựa theo quy định nhà nớc yêu cầu tực tiễn Tổng công ty Theo nh yêu cầu nội dung quy chế phải có: + Các bớc cần có thực xây dựng văn bản, xác định mục tiêu, tính chất loại văn + Xác định đợc tên loại văn + Các nguồn thông tin có liên quan xử lý thông tin văn + Xây dựng đề cơng văn + Thể thức văn + Soát lại duyệt văn + Tổ chức lu trữ sổ sách cần có để theo dõi văn Với quy chế nh chắn dần đa công tác văn Tổng công ty Mía đờng có chất lợng cao Thể thức văn Để thực việc ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I theo quy định, với chuyên môn nghiệp vụ thống đợc tất phòng ban, để phòng ban xây dựng soạn thảo văn khỏi mắc phải sai lầm Nguyễn Thị Thuỷ 40 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp không đáng có để nâng cao giá trị văn Tổng công ty đa Thiết nghĩ Tổng công ty đa mẫu văn chung cho Tổng công ty đơn vị thành viên thực nhằm mục đích thống văn toàn Tổng công ty Cán làm văn Tổng công ty Mía đờng I hàng ngày phải làm việc với nhiều loại văn bản, giấy tờ Hơn cán đóng vai trò định việc quản lý văn Vì vậy, Tổng công ty cần quan tâm nhiều đến đào tạo bồi dỡng cán công nhân viên có hiểu biết văn Tổng công ty đà nâng cao vai trò trởng phòng việc giúp cho Tổng giám đốc quản lý thống văn Tổng công ty cần xác định vai trò tổng hợp, đầu mối việc xây dựng, ban hành, quản lý văn phòng hành nhân sự, trởng phòng cần có trách nhiệm nhiều Các văn đơn vị soạn cần thông qua trởng đơn vị để xem xét chuyên môn, sau tập trung trởng phòng để kiểm tra hoàn chỉnh thủ tục pháp lý, thể thức, hình thức trớc trình Tổng giám đốc Từ đó, Tổng công ty có kế hoạch bồi dỡng tổ chức khoá học ngắn ngày xây dựng văn cho cán bộ, nhân viên làm phòng ban có liên quan đến văn Sau ®ã t theo nhiƯm vơ cã thĨ cư c¸c trëng phòng (trớc hết trởng hành ) nhân viên đánh máy học khoá bồi dỡng chuyên hành văn phòng hay văn Học viện Hành Quốc gia Làm đợc nh vai trò giúp việc trởng phòng đợc nâng cao chất lợng văn Tổng công ty đợc tuyển dụng Xây dựng văn - Tổng công ty cần quán triệt khâu xây dựng văn nhằm cao chất lợng văn ngày tốt nội dung,thể thức - Tổng công ty nên xem tất văn quan trọng không phân biệt văn thông thờng văn khác để giúp cho hệ thống văn Tổng công ty đợc hoàn chỉnh - Các văn Tổng công ty đa trình ký phải có hồ sơ trình ký cho cấp Nguyễn Thị Thuỷ 41 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp - Khi soạn thảo văn cần ý yêu cầu, định hớng cấp trên, chủ trơng sách ban hành, nhiệm vụ kế hoạch quan đơn vị Ban hành văn - Đảm bảo chức năng, thẩm quyền đợc ban hành văn nhằm đảm bảo chất lợng tính khả thi - Nhân viên văn th Tổng công ty phải kiểm tra lại văn trớc đem nhân nhằm thực quy định ban hành đa chất lợng văn ngày cao - Các văn mật gửi phải kèm theo phiếu gửi ghi số thứ tự đẻ giúp cho việc kiểm tra sau này, thuận lợi trình quản lý quan Ngoài Tổng công ty nên ý tới số vấn đề sau: - Nâng cao trình độ chuyên môn văn bản, trình độ nhận thức trị cung cấp t liệu thông tin cập nhật cho cán xây dựng văn - Sử dụng cán theo ngành nghề chuyên môn đợc đào tạo để phát huy nâng cao hiệu công tác xây dựng văn - Tổng công ty cần đa số văn đợc làm theo mẫu thống Nhà nớc hay Tổng công ty qui định Việc tiêu chuẩn hoá văn đợc thể hình thức nội dung - Khổ giấy thống nhất, thông tin cần phải có, thể thức cách trình bày cụ thể nh loại định, thông báo, giấy giới thiệu, giấy mời cần có thông tin gì, thứ tự sao, thẩm quyền ngời ký - Tổng công ty cần có nơi để tài liệu tốt để đảm bảo cho tài liệu, văn không bị h hỏng mát - Nêu ý nghĩa tầm quan trọng công tác xây dựng văn cán chuyên môn, nghiệp vụ cán phụ trách đơn vị trực thuộc Nguyễn Thị Thuỷ 42 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp Phụ lục Mẫu phiếu trình dự thảo văn Tổng Công ty Mía đờng I cộng hoà xà hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự hạnh phúc (2),ngàythángnăm Phiếu trình Về dự thảo văn Kính gửii:.(3) Tên dự thảo: Cơ quan đơn vị trình: Các văn kèm theo: Tóm tắt nội dung kiến nghị 1- Nội dung ý kiến có liên quan: Giải lÃnh đạo 2- ý kiến chuyên viên sau đà thẫm tra: 3- ý kiến chánh (phó) văn phòng: Họ tên: Nơi nhận: T.L(3) - Nh trên; - Lu:VT; BST Đại diện ban soạn thảo ngời soạn thảo (ký tên,họ tên) Chú giải: (1) Ký hiệu (viết tắt) (2 ) Địa danh (3) LÃnh đạo doanh nghiệp Nguyễn Thị Thuỷ 43 Lớp: 4A07 Luận văn tốt nghiệp mẫu báo cáo thẫm định dự thảo văn Tổng công ty Mía đờng I céng hoµ x· héi chđ nghia viƯt nam sè:…./BC - (1) Độc lập - tự - hạnh phúc (2),ngàythángnăm Báo cáo Về kết thẩm định dự thảo văn Trả lời phiếu yêu cầu số ngàythángnăm Tổng giám đốc (giám đốc).(3) việc thẩm định dự thảo …(4)…chóng t«i cã ý kiÕn nh sau: 1.VỊ mét sè vấn đề chung: a) Sự cần thiết ban hành văn bản; b) Đối tợng, phạm vi điều chỉnh văn bản; c) Sự phù hợp với đờng lối, sách Đảng; d) Tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống đồng văn hệ thống pháp luật hành tính khả thi chúng; e) Sự phù hợp với điều ớc quốc tế mà CHXHCNVN ký kÕt hc tham gia; VỊ mét sè vÊn đề cụ thể: a) Hình thức, tên gọi văn b) Cơ cấu, bố cục văn c) Kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ pháp lý d) Những vấn đề có ý kiến khác phơng án sử lý (nếu có) Trên ý kiến thẩm định dự thảo(4) xin báo cáo Tổng giám đốc (Giám đốc)(3) để xem xét, định T.L tổng đốc giám Nơi nhận: (giám đốc) - Tổng giám đốc (Giám đốc); - Ban soạn thảo; - Lu : VT; TCTĐ Ngời thẩm định (Ký tên, họ tên) giải (1) ký hiệu, (viết tắt) tên doanh nghiệp (2) Địa danh (3) Tên doanh nghiệp (4) Tên dự thảo văn Nguyễn Thị Thủ 44 Líp: 4A07 ... Chơng II: "Thực trạng công tác xây dựng ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I" Chơng III: "Một số gi? ?i pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I" Nguyễn... lý, ? ?i? ??u hành kinh doanh nh giao dịch bất tiện hiệu Văn có ý nghĩa to lớn Tổng công ty Mía đờng I n? ?i riêng tổ chức quan n? ?i chung II Thực trạng công tác xây dựng ban hành văn Tổng Công ty Mía. .. thay đ? ?i định Cơ quan cấp b? ?i bỏ văn quan cấp d? ?i, quan ban hành văn tự văn sửa chữa l? ?i sai chơng II Thực trạng công tác xây dựng ban hành văn Tổng công ty Mía đờng I I Kh? ?i quát trình hình thành