Đang tải... (xem toàn văn)
Hoàn thiện quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty Thép VN
Trang 1Mục lục
Mục lục 1
Lời mở đầu 2
Chơng I : cơ sở lý luận về quy trình xây dựng và ban hànhvăn bản quản lý doanh nghiệp 3
I Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp 3
1 Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp 3
2 Chức năng của văn bản 6
3 Các yêu cầu và thể thức của văn bản 8
4 Văn phong 12
5 Ngôn ngữ 12
II Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 13
1 ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý 13
2 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 13
Chơng II : thực trạng về quy trình xây dựng và ban hànhvăn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam 15
I Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty 15
1 Quá trình hình thành và phát triển 15
2 Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty 16
3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành 17
4 Cơ chế hoạt động (những quy định chung) 22
II Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 23
1 Hoạt động của văn phòng Tổng công ty hiện nay 23
2 Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Tổng công ty 23
3 Thực trạng quy trình xây dựng và ban hành văn bản 24
Chơng III : Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xâydựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty thép Việt Nam .29
I Nhận xét về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 29
1 Ưu điểm 29
2 Hạn chế 29
II Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng và ban hành văn bản .30 1 Đội ngũ chuyên viên soạn thảo văn bản 31
2 Kỹ thuật soạn thảo văn bản 31
3 Quy trình ban hành văn bản 33
Kết luận 34
Tài liệu tham khảo 35
Trang 2Lời mở đầu
Sau khi tốt nghiệp các trờng đại học và cao đẳng phần lớn các sinh viên đợc nhận vào làm việc ở các doanh nghiệp Nhà nớc, tổ chức xã hội nói chung cũng nh Tổng công ty Thép Việt Nam nói riêng Họ sẽ trở thành những công viên chức Hoạt động của họ đòi hỏi phải hiểu biết nhiều về văn bản nh: phải xử lý, soạn thảo văn bản để trực tiếp hoặc giúp thủ trởng cơ quan của mình giải quyết các công việc Chất lợng làm việc của các công viên chức phụ thuộc vào nhiều khâu Trong đó khâu soạn thảo văn bản có một ý nghĩa rất lớn, đồng thời cũng là hoạt động khó khăn nhất.
Vì vậy, văn bản và cách xây dựng - ban hành văn bản rất quan trọng trong đời sống xã hội Nó giúp cho các cơ quan Nhà nớc, các tổ chức xã hội, các cá nhân giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác các yêu cầu của mình Nhng trong các chơng trình đào tạo của ta hiện nay, quy trình xây dựng và ban hành văn bản cha đợc quan tâm đúng mức Hiện nay, quy trình này vẫn còn cha có sự thống nhất và là một vấn đề lớn nên làm cho nhiều công viên chức mới bắt tay vào nghề, cũng nh một số công viên chức làm việc lâu năm bối rối.
Nâng cao chất lợng xây dựng và ban hành văn bản là một nhu cầu đòi hỏi trong cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, nên em đã mạnh dạn chọn đề tài
Hoàn thiện một b
“Hoàn thiện một b ớc quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng caohiệu quả kinh doanh ở Tổng công ty Thép Việt Nam” để viết luận văn.
Kết cấu luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận, toàn bộ nội dung luận văn tốt nghiệp của em đợc chia thành 3 chơng:
Chơng I: Cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản quản lýdoanh nghiệp.
Chơng II: Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành vănbản ở Tổng công ty Thép Việt Nam
Chơng III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựngvà ban hành văn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam
Vì đây đề tài của em là một vấn đề mới, trình độ bản thân còn hạn chế và thời gian thực tập không nhiều nên trong quá trình em viết còn có nhiều thiếu sót, em mong nhận đợc sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo để đề tài đợc hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!Chơng I
cơ sở lý luận về quy trình xây dựng và ban hành văn bảnquản lý doanh nghiệp
Trang 3I Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp1 Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp 1.1 Khái niệm văn bản
Văn bản là phơng tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định trên một chất liệu nhất định Với cách hiểu rộng nh vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin đợc ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.
Theo nghĩa hẹp, văn bản còn đợc hiểu là những tài liệu giấy tờ đợc sử dụng trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội và các cơ quan Nhà nớc ghi nhận mục đích, hành vi hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau.
1.2 Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, các văn bản dùng trong việc quản lý doanh nghiệp cha có nên các doanh nghiệp vẫn áp dụng các văn bản quản lý của Nhà nớc để điều hành doanh nghiệp của mình Vì vậy, khái niệm văn bản quản lý trong doanh nghiệp và văn bản quản lý Nhà nớc giống nhau: Là sản phẩm và phơng tiện hoạt động của giao tiếp, văn bản ngày càng đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của con ngời Đặc biệt trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, trong giao dịch giữa các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nớc với nhau, cơ quan doanh nghiệp với các tổ chức, công dân Hơn thế nữa, văn bản là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành chính của doanh nghiệp
1.3 Phân loại văn bản
Văn bản đợc phân loại theo các tiêu chí khác nhau tuỳ theo mục đích và nội dung phân loại Việc phân loại theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn hình thức văn bản quản lý Nhà nớc bao gồm các loại sau đây:
1.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống các văn bản đợc ban hành theo thẩm quyền của hệ thống các cơ quan Nhà nớc và hình thức văn bản theo luật định
Theo quy định Luật ban hành văn bản quản lý Nhà nớc (1996) và các văn bản hớng dẫn thi hành Luật này văn bản quản lý Nhà nớc là “Hoàn thiện một bnhững văn bản do cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hớng xã hội chủ nghĩa” và tạo thành một hệ thống bao gồm:
a Văn bản luật
Trang 4- Hiến pháp (bao gồm: hiến pháp và các luật định về bổ sung hay sửa đổi hiến pháp): văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề cơ bản nhất của Nhà nớc nh: hình thức và bản chất của Nhà nớc; chế độ chính trị, chế độ kinh tế, chế độ văn hoá và xã hội; quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân; hệ thống tổ chức; nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan Nhà nớc Hiến pháp là bộ Luật cơ bản của Nhà nớc, là cơ sở căn cứ để hình thành một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh.
- Luật, bộ luật: Văn bản quản lý pháp luật do Quốc hội ban hành nhằm cụ thể hoá hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nớc.
b Văn bản dới luật mang tính chất luật
- Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban thờng vụ Quốc hội Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thờng vụ Quốc hội ban hành để ghi lại và chuyển đạt những kết luận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ tr-ơng, chính sách, kế hoạch, biện pháp.
- Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dới luật, sau luật do uỷ ban thờng vụ Quốc hội ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội quan trọng tơng đối ổn định nhng cha có luật điều chỉnh.
- Lệnh của Chủ tịch nớc: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo luật định.
- Quyết định của Chủ tịch nớc: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch nớc ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật định.
c Văn bản dới luật lập quy
- Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án Nhân dân tối cao, Hội đồng Nhân dân các cấp.
- Nghị định của Chính phủ
- Quyết định của Thủ tớng Chính phủ, Viện trởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trởng, thủ trởng cơ quan ngang bộ, thủ trởng cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân dân các cấp.
- Chỉ thị của Thủ tớng Chính phủ, Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trởng, thủ trởng cơ quan ngang bộ, thủ trởng cơ quan thuộc chính phủ, UBND các cấp
Trang 5- Thông t của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trởng, Thủ tớng cơ quan ngang bộ, thủ trởng cơ quan thuộc Chính Phủ, Uỷ Ban liên tịch giữa các cơ quan Nhà nớc tổ chức chính trị - xã hội.
1.3.2 Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức Nhà nớc có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đa ra quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tợng cụ thể, đợc chỉ định rõ.
- Lệnh: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo luật định nhằm đa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dới.
- Quyết định: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo luật định nhằm đa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dới.
- Chỉ thị: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo Luật định, có tính đặc thù nhằm đa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dới có quan hệ trực tiếp về tổ chức với chủ thể ban hành.
- Điều lệ, quy chế, quy định: văn bản trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về hoạt động của một tổ chức, cơ quan nhất định Có thể ban hành kèm theo một văn bản khác nh quyết định, song cũng có thể ban hành một cách độc lập.
1.3.3 Văn bản hành chính thông thờng
Văn bản hành chính thông thờng dùng để chuyền đạt thông tin nh: công bố hoặc thông báo về một chủ trơng, quyết định hay nội dung và kết qủa hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nớc với tổ chức và công dân Văn bản hành chính thông thờng không đa ra các quyết định quản lý, do đó không dùng để thay thế cho văn bản quản lý Nhà nớc hoặc văn bản cá biệt Đây là một hệ thống cơ bản đa dạng và phức tạp (ví dụ: công văn, thông báo, tờ trình ).
1.3.4 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan Nhà nớc nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan
Trang 6nói trên, không đợc tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã đợc mẫu hoá.
- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực nh tài chính, t pháp, ngoại giao - Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực nh xây dựng, kiến trúc
2 Chức năng của văn bản 2.1 Chức năng thông tin
Chức năng thông tin của mọi văn bản, nó tạo nên giá trị thực tế của văn bản Văn bản chứa đựng và chuyển tải từ đối tợng này sang đối tợng khác nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin của mọi đối tợng.
Các hình thức ghi tên và truyền tin hiện nay phong phú Tuy thế, nhng trong hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, văn bản vẫn là phơng tiện chủ yếu
2.2 Chức năng quản lý
Chức năng phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp.
Chức năng này xuất hiện khi văn bản đợc sử dụng để thu thập thông tin, ban hành tổ chức thực hiện các quyết định quản lý Các bộ phận quản lý khi sử dụng các văn bản để điều hành công việc là dựa trên chức năng quản lý của chúng.
2.3 Chức năng pháp lý
Chức năng này quan trọng, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các tổ chức cá nhân khi hoạt động cho doanh nghiệp và thực hiện các nội quy của doanh nghiệp đề ra.
Chức năng này đợc thể hiện qua những việc sau: ghi lại các quy phạm pháp luật và các về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội; là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các doanh nghiệp; là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành Ban hành văn bản theo hớng này, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thực hiện mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ xã hội, bảo vệ quyền lợi chính đáng của ngời lao động.
Về phơng diện pháp lý, văn bản và hệ thống văn bản quản lý có tác dụng rất quan trọng trong việc xác định quan hệ pháp lý giữa ngời lãnh đạo và ngời - vị lãnh đạo trong doanh nghiệp.
2.4 Chức năng văn hoá
Trang 7Chức năng này tạo nền nếp sinh hoạt, học tập, lao động của mọi ngời cùng hoạt động trong doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp phát triển.
Văn bản góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi ngời, mọi lớp ngời về truyền thống của doanh nghiệp, gơng lao động sáng tạo, lề lối quản lý trong từng thời kỳ Văn bản đợc hình thành với chất lợng cao xem nh biểu mẫu văn hoá có ý nghĩa đối với đời sống con ngời
2.5 Các chức năng khác
Ngoài các chức năng cơ bản trên, văn bản còn có những chức năng khác nh: chức năng thống kê, kinh tế
3 Các yêu cầu và thể thức của văn bản 3.1 Những yêu cầu của văn bản
Là phơng tiện, công cụ để lãnh đạo điều khiển quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý trong một doanh nghiệp Vì vậy, văn bản phải đáp ứng các yêu cầu sau:
3.1.1 Tính mục đích
Các loại văn bản về quản lý phải thể hiện đợc tính mục tiêu, giới hạn của nó Phải trả lời đợc các câu hỏi nh: Văn bản này làm ra để làm gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Văn bản có thống nhất với các văn bản khác hay không?
Tính mục đích của văn bản quản lý phải quán triệt đầy đủ chủ trơng, chính sách và các văn bản pháp quy của Nhà nớc hay trong doanh nghiệp, đồng thời phải phán ánh một cách đúng đắn và đầy đủ những lợi ích và nguyện vọng của doanh nghiệp, cán bộ, công nhân trong doanh nghiệp Văn bản ban hành trái với pháp luật, với văn bản của cấp trên sẽ bị huỷ bỏ hay đình chỉ thực hiện.
3.1.2 Tính khoa học
Văn bản về quản lý bao giờ cũng phải chứa đựng tính khoa học, nó thể hiện ở chỗ văn bản phải có đủ thông tin cần thiết chính xác, rõ ràng.
Văn bản phải có đủ lợng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết Các sự kiện, các số liệu phải chính xác, khách quan, kịp thời, nếu thận trọng phải ghi rõ ngày tháng thu nhập số liệu ở phần ghi chú Nội dung các mệnh lệnh, các ý t ởng phải hiện rõ ràng, rành mạch, không làm cho ngời đọc hiểu theo nhiều nghĩa
3.1.3 Tính khả thi
Trang 8Đây là một yêu cầu quan trọng Văn bản yêu cầu đợc thực hiện phải phù hợp với yêu cầu, năng lực, khả năng vật chất, hợp lý về tổ chức với ngời thi hành Đó là vấn đề cốt lõi để xác lập trách nhiệm của họ trong các vấn đề cụ thể
3.1.4.Tính đại chúng
Văn bản viết phải dễ hiểu, ai đọc cũng hiểu, trình độ nào đọc cũng hiểu - tức là mọi ngời đọc văn bản chỉ có thể hiểu theo một cách nh nhau Văn bản phải có nội dung thiết thực, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm tính phổ cập, phổ biến, ngắn gọn, có sức thuyết phục.
3.1.5 Tính quy phạm
Văn bản có nhiệm vụ chủ yếu là truyền đạt ý nhà quản lý tới các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp, hay tới từng cá nhân trong doanh nghiệp ý chí đó thờng là mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán, hớng dẫn buộc các chủ thể phải thi hành Văn bản pháp quy phải quán triệt tính quy phạm, nó có thể bao gồm 3 phần: quy định, giả định và chế tài Văn bản có cấu tạo nội dung theo từng quy phạm thì mới dễ hớng dẫn, dễ thực hiện, dễ nhớ, dễ hiểu và dễ thể hiện đợc tính nghiêm túc, chặt chẽ của văn bản.
3.2 Thể thức của văn bản
Văn bản quản lý hành chính Nhà nớc phải đợc xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức Thể thức của văn bản là những yếu tố nội dung và hình thức đã đợc thể chế hoá Các yếu tố thể thức tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể đợc bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản Cơ cấu văn bản đợc hiểu là bố cục các phần, các ý, và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chính thể thống nhất của văn bản.
Về tổng thể, văn bản có bố cục các yếu tố thể thức sau đây: 3.2.1 Tiêu đề (quốc hiệu và tiêu ngữ)
- Thể hiện thể chế chính trị (chính thể) và mục tiêu của đất nớc;
- Tên cơ quan ban hành văn bản, nếu không có cơ quan cấp trên thì để tên cơ quan ban hành văn bản ngang với Quốc hiệu;
- Đặt phía trái trang đầu (ngang với Quốc hiệu);
- Khi có cơ quan cấp trên thì tác giả phải đề tên cơ quan cấp trên rồi đến cơ quan sinh sản ra văn bản ở dới Tên cơ quan cấp trên in bằng chữ thờng, tên cơ quan sinh sản ra văn bản in bằng chữ in hoa.
3.2.2 Số ký hiệu
Trang 9- Đặt dới tên cơ quan ban hành;
3.2.3 Thời gian, địa danh ban hành văn bản: đặt dới Quốc hiệu 3.2.4 Tên gọi và trích yếu văn bản
- Đối với văn bản có tên gọi (Luật, Nghị định ) bao giờ cũng viết tên văn bản liền với trích yếu;
- Vị trí đặt dới địa danh và thời gian;
- Riêng đối với công văn thì ta có một dòng trích đặt dới số và ký hiệu (trích yếu phải ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung của công văn).
3.2.5 Dấu mật - khẩn
- Dấu khẩn có 3 mức: khẩn, thợng khẩn và hoả tốc - Dấu mật có 3 mức độ mật: mật, tối mật và tuyệt mật 3.2.6 Mẫu trình bày nội dung
- Theo tiêu chuẩn Nhà nớc TCVN - 5700 - 1992;
- Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản Nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích, chính xác và đầy đủ;
- Nội dung văn bản phải đợc viết dới tên loại trích yếu, tuỳ từng hình thức văn bản mà có cách trình bày khác nhau.
3.2.7 Chữ ký
- Bên dới chức danh, dới chữ ký là họ tên ngời ký;
- Không đợc ký một văn bản rồi tự ý phô tô ra hàng trăm bản, đóng dấu gửi đi; - Ngời ký văn bản phải có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm và nội dung văn bản mình ký;
- Việc ký văn bản phải đợc quy định rõ trong chế độ công tác văn th của doanh nghiệp, đợc thực hiện hết sức nghiêm túc, không thể có sự linh động, linh hoạt ngoài quy định.
3.2.8 Con dấu
- Mỗi doanh nghiệp có thể có 2 con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng Những văn bản lấy nghĩa doanh nghiệp ban hành thì phải đóng dấu doanh nghiệp Những văn bản lấy nghĩa văn phòng ban hành thì phải đóng dấu văn phòng.
Trang 10- Nhân viên văn th phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không đợc cho ngời khác mợn, khi đi vắng phải bàn giao cho ngời khác đợc thủ trởng chỉ thị Con dấu phải giao cho văn th lu trữ;
- Con dấu phải đợc giữ gìn cẩn thận, bảo vệ nghiêm ngặt, không đợc mang về nhà, theo ngời đi công tác Ngời ký văn bản và ngời giữ đóng dấu không thể là một ngời;
- Việc khắc dấu mới và thu hồi con dấu phải theo quy định của Bộ Công an, mực đóng dấu phải đúng loại quy định là mực màu đỏ quốc kỳ;
- Vị trí đóng dấu: đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng kiểu chữ khắc trên dấu.
3.2.9 Nơi nhận
- Là thành phần chỉ rõ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm thi hành văn bản;
- Đối với văn bản có tên loại cụ thể (Quyết định, Chỉ thị ) thì nơi nhận ghi ở góc trái, phía dới, tờ cuối cùng của văn bản (mục “Hoàn thiện một bnơi nhận” đối với các tổ chức cá nhân để báo cáo, phối hợp thực hiện, để lu.);
- Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác;
- Nếu là công văn thờng thì có hàng chữ “Hoàn thiện một bKính gửi” đơn vị nhận văn bản ngay dới địa danh và ngày tháng năm.
4 Văn phong
Văn phong phải thích hợp, điều đó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các văn bản vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp Ngoài ra còn có thành phần khác nh trạng ngữ, định ngữ
Thể văn pháp luật (văn phong hành chính) là thể văn nghiêm túc, dứt khoát, khác với thể văn nghị luận, tả cảnh Văn viết trong văn bản pháp lý phải rất gọn nhng rõ ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi ngời hiểu và không hiểu khác nhau, phải đúng ngữ pháp làm cho nội dung đợc mạch lạc, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tránh dài dòng, sáo rỗng Ngoài ra văn bản phải có tính đại chúng, tính dân tộc và có sức truyền cảm.
Tính khách quan của văn bản quản lý, thể hiện nội dung hay sự việc đợc nói đến với lối trình bày trực tiếp, không thiên vị hay cảm xúc cá nhân Văn phong phải
Trang 11có tính khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ, đợc sử dụng với cách
- Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tợng thi hành là nhà chuyên môn (nếu trong văn bản hành chính rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích.);
- Khi sử dụng tên các tổ chức quốc tế thông dụng thì viết tên chữ tiếng Việt và để dấu ngoặc đơn tên viết tắt tiếng nớc ngoài.
II Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 1 ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý
Văn bản vừa là phơng tiện vừa là công cụ quản lý của doanh nghiệp, một công cụ quan trọng để thực thi quyền lãnh đạo của giám đốc, là sợi dây liên hệ giữa các bộ phận quản lý trong một doanh nghiệp
Văn bản chứa đựng tính quy phạm pháp lý, thẩm quyền và hiệu lực thi hành Văn bản là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản lý.
Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp có hiệu lực và hiệu quả.
2 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
2.1 Soạn thảo
- Lập chơng trình xây dựng dự thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản quy phạm pháp luật, một số loại văn bản cá biệt nhất định.)
- Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo;
- Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo; - Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo.
Trang 122.2 Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Có thể thực hiện bằng cách tổ chức cuộc hội thảo, lấy ý kiến tham gia trực tiếp.
- Đây không phải bớc bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi văn bản
2.3 Thẩm định dự thảo
Cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo văn bản theo luật định hoặc tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản trên các phơng diện sau đây:
- Sự cần thiết ban hành văn bản;
- Sự phù hợp của hình thức văn bản với vấn đề cần đợc giải quyết; - Đối tợng, phạm vi điều chỉnh của văn bản;
- Tính hợp hiến - pháp, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật;
Văn bản không thuộc mục bí mật doanh nghiệp tuỳ theo tính chất và nội dung phải đợc công bố, yết thị và đa trên các phơng tiện thông tin trong doanh nghiệp.
2.6 Gửi và lu trữ văn bản
Văn bản sau khi đợc ký và ban hành phải đợc làm thủ tục gửi đi kịp thời và lu trữ theo quy định
Trang 13Thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng: “Hoàn thiện một bsắp xếp lại các liên hiệp xí nghiệp, Tổng công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng”, ngày 07-03-1994, Thủ tớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 91/TTg về thí điểm thành lập Tập đoàn kinh doanh.
Tổng công ty Thép Việt Nam đợc thành lập theo Quyết định số 344/TTg, ngày 04-07-1994 của Thủ tớng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng công ty Thép và Tổng công ty kim khí thuộc Bộ Công nghiệp Thực hiện chủ trơng của Đảng và Nhà nớc về tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nớc, đặc biệt là Tổng công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế, ngày 29-04-1995, Thủ tớng Chính phủ ký Quyết định số 25/TTg thành lập lại Tổng cônsg ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nớc - Tổng công ty 91.
Tổng công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại: VIETNAM STEEL CORPORATION Tên viết tắt:VSC Địa chỉ: 91 Láng Hạ.
Tổng công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh, hoạt động theo luật Doanh nghiệp Nhà nớc, Điều lệ Tổ chức và hoạt động đợc Chính phủ phê duyệt tại Nghị định số 03/CP, ngày 25-01-1996 và Giấy phép đăng ký kinh doanh số 109621 ngày 25-02-1996 do Bộ Kế hoạch và đầu t cấp Tổng công ty Thép Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nớc đợc Thủ tớng Chính phủ xếp hạng đặc biệt.
Tổng công ty có vốn do Nhà nớc cấp, có bộ máy quản lý, điều hành và các đơn vị thành viên, có con dấu theo mẫu quy định của Nhà nớc, tự chịu trách nhiệm tài sản hữu hạn trong phạm vi số vốn do Nhà nớc giao cho quản lý và sử dụng, đợc mở tài khoản đồng Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng trong và ngoài nớc theo quy định của pháp luật.
Tổng công ty Thép Việt Nam chịu sự quản lý Nhà nớc của Chính phủ, trực tiếp là các Bộ Công nghiệp, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu t, Bộ Lao động và thơng binh xã hội và các Bộ, Ngành, cơ quan thuộc Chính phủ do Chính phủ phân cấp quản
Trang 14phố trực thuộc Trung ơng) với t cách là cơ quan quản lý Nhà nớc trên địa bàn lãnh thổ đợc Chính phủ quy định và phân cấp quản lý một số mặt hoạt động của Tổng công ty theo quy định của pháp luật hiện hành.
Hiện nay, Tổng công ty Thép Việt Nam có 14 đơn vị thành viên và 14 liên doanh với nớc ngoài Tổng công ty đợc Nhà nớc giao cho quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ đồng Lao động bình quân 17.500 ngời, doanh thu hơn 7.500 tỷ đồng, sản l-ợng Thép cán đạt 650.000 tấn/năm.
2 Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty
Hiện nay, mục tiêu của Tổng công ty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển mô hình tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở kinh doanh thép làm nền tảng Một trong 17 Tổng công ty Nhà nớc đợc Thủ tớng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng công ty 91 - mô hình tập quán kinh tế lớn của Nhà nớc có Tổng công ty Thép Việt Nam.
Các thị trờng trọng điểm ở Việt Nam mà Tổng công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh rất lớn Tổng công ty sản xuất kinh doanh bao trùm hết các công đoạn từ khai thác nguyên liệu, vật liệu, sản xuất thép cho đến khâu phân phối, tiêu thụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty:
- Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ luyện kim;
- Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm thép;
- Kinh doanh xuất, nhập khẩu thép, vật t thiết bị và các dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim nh nguyên vật liệu đầu vào, các sản phẩm thép, trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật;
- Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây dựng dân dụng;
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật t tổng hợp khác;
- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ công nghệ ngành luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng;
- Đầu t, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nớc và nớc ngoài; - Xuất khẩu lao động.
Trang 15Tổng công ty Thép Việt Nam là một trong những tập đoàn kinh doanh quan trọng của nớc ta nên ngoài phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh mà đ-ợc Nhà nớc giao cho, Tổng công ty còn có một nhiệm vụ quan trọng không kém đó là cân đối sản xuất thép trong nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng thép trong nớc cha sản xuất đợc để bình ổn giá cả thị tr-ờng thép trong nớc, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc giao, tạo việc làm và đảm bảo đời sống lao động cho Tổng công ty.
3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành
Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành Tổng công ty đợc tổ chức theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nớc và Điều lệ Tổng công ty do Chính phủ phê chuẩn.
Tổng công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý, điều hành rất lớn Tổng công ty có 14 đơn vị thành viên đợc phân bố trên mọi miền trong cả nớc nh: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Khánh Hoà, Quảng Ngãi, Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dơng, Biên Hoà và các khu công nghiệp khác.
Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam theo mô hình trực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang đợc áp dụng phổ biến hiện nay Theo cơ cấu này, ngời lãnh đạo doanh nghiệp đợc sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị ra các quyết định, hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dới Ngời lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp Việc truyền lệnh, ra các quyết định chỉ thị theo hớng đã quy định, ngời lãnh đạo ở các bộ phận chức năng (phòng, ban chuyên môn) Tổng công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dới.
Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động trong điều hành công việc và phát huy đợc trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, Tổng công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận, tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều đội ngũ chức năng nhằm nghiên cứu, xây dựng dự án, hớng án chiến lợc hay chơng trình cho từng lĩnh vực cụ thể.