Soạn thảo văn bản là một việc làm quan trọng trong những khâu công tác hành chính của các cơ quan Nhà nớc. Văn bản có chất lợng tốt hay xấu đều có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả công tác của doanh nghiệp. Do đó, việc soạn thảo văn bản phải đợc tiến hành một cách thận trọng và tỉ mỷ. Tổng công ty cần phải xem xét công tác này nh một công tác khoa học thực thụ, không thể làm đại khái, thiếu trách nhiệm. Muốn đảm bảo công tác soạn thảo văn bản có hiệu quả thì theo em cần phải thực hiện những công việc sau:
1. Đội ngũ chuyên viên soạn thảo văn bản
Đào tạo thêm về chuyên môn nghiệp vụ cho chuyên viên soạn thảo bằng cách mở thêm các lớp học chuyên sâu về văn bản để qua đó họ có thể nắm đợc những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản, sự thành thạo cần thiết về chuyên môn. Thành thạo tốc ký và đánh máy vi tính của chuyên viên soạn thảo: tốc ký 180 vần/phút, đánh máy 300 ký tự/phút.
Chuyên viên soạn thảo văn bản phải có kinh nghiệm thực tiễn về công tác quản lý, có các nguồn thông tin đầy đủ về tình hình lĩnh vực quản lý, chủ trơng, chính sách của cấp trên, điều này giúp cho họ soạn thảo văn bản một cách có hiệu quả cao trong hoạt động quản lý doanh nghiệp của mình.
Phải có năng lực bút pháp làm tiền đề cho các giai đoạn soạn thảo văn bản. Đây là yếu tố thiết yếu nhất của ngời biên soạn, soạn thảo văn bản.
Phải có thái độ khách quan, trung thực để nắm bắt và phản ánh đúng ý đồ của ngời lãnh đạo để soạn thảo văn bản, giải thích văn bản với nội dung biểu quyết của tập thể hoặc là mệnh lệnh của thủ trởng.
Nâng cao khả năng nắm bắt và xử lý các văn bản một cách tốt nhất khi văn bản không đạt yêu cầu.
Chuyên viên phải nắm rõ nội dung khi soạn thảo văn bản: nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng đợc nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không mâu thuẫn với các văn bản khác khi giải quyết các công việc của Tổng công ty.
2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Việc phân ra các bớc soạn thảo chỉ là tơng đối phụ thuộc vào tính chất của công việc của Tổng công ty, nội dung của văn bản quan trọng, phức tạp hay đơn giản để phân ra các bớc thích hợp, làm sao công việc đợc xử lý nhanh chóng, tránh quá nhiều tầng nấc làm chậm việc, nhng việc truyền đạt quyết định quản lý qua văn bản nh thế nào không thể đơn giản hoá theo một con đờng quen thuộc. ở đây, không cần chú ý đến
phạm vi gửi văn bản sao cho thích hợp mà cần phải xem xét đầy đủ các mối quan hệ trong quản lý để đảm bảo cho các văn bản đợc sự tiếp nhận đúng đắn, tự giác.
Việc ban hành văn bản phải đợc tiến hành trớc thời hạn có hiệu lực của văn bản một khoảng thời gian phù hợp để có thể tổ chức, tuyên truyền, phổ biến, hớng dẫn các chủ thể cách thức thực hiện những quy định và mệnh lệnh trong văn bản.
Tại văn phòng, khi banh hành văn bản nhân viên có nhiệm vụ phát hành kịp thời và đúng quy định nh: ghi số, ghi ngày ban hành, đóng dấu... đây là công cụ thiết thực để theo dõi việc thực hiện văn bản.
Để giúp cho việc nghiên cứu và sử dụng văn bản đợc thuận lợi ngời soạn thảo văn bản cần phân loại chúng một cách hợp lý. Phân loại văn bản còn giúp cho khi soạn thảo có thể xác định chính xác mục tiêu biên soạn phù hợp (ví dụ: rất dễ nhận thấy rằng nếu không phân biệt đợc thông t với chỉ thị, quyết định với thông báo sẽ khó đạt đợc chất lợng cao và quá trình sử dụng mỗi loại văn bản nói trên cũng không thể thuận lợi).
Để tránh tình trạng văn bản dài mà thông tin trong đó lại ít và để tránh lãng phí các nguồn lực nh sức ngời hay nguyên liệu, ngời soạn thảo có thể sử dụng những câu trừu tợng, tổng hợp hoá để diễn tả vấn đề theo lối tổng quát. Cũng có thể khi viết phải viết câu văn cụ thể nhằm cho ngời đọc chú ý đối tợng, vấn đề, sự việc cần nhấn mạnh (ví dụ: trong Dự án hay trong Đề nghị).
Khi soạn thảo văn bản cần chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính nhất quán của pháp luật. Nếu sửa đổi hoặc bãi bỏ những quy định của văn bản trớc thì cần ghi rõ điều khoản văn bản cần sửa đổi hoặc bãi bỏ; tránh ghi chung chung gây khó khăn cho ngời thi hành.
Việc tổ chức soạn thảo văn bản, đặc biệt là những văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp (Nghị định, Điều lệ, Quy chế, Tờ trình, Đề án) lãnh đạo Tổng công ty cần bố trí cán bộ có kiến thức cơ bản về quản lý Nhà nớc, pháp luật để soạn thảo. Quy trình soạn thảo văn bản cần có sự tham gia của cán bộ chuyên môn pháp luật và trớc khi
trình ký, cán bộ này phải thẩm tra và chịu trách nhiệm về nội dung pháp lý và hình thức văn bản trớc lãnh đạo của mình.
Văn bản phải có sự lôgic về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. Trong văn bản cần triển khai những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Nh vậy, vừa tránh đợc tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các văn bản. Nội dung và các ý tởng phải rõ ràng, không để ngời đọc hiểu nhiều cách khác nhau.
Chuyên viên soạn thảo văn bản cần phải chú ý đến thể thức của văn bản, vì nó đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và đợc sử dụng thuận lợi trớc mắt cũng nh lâu dài trong hoạt động quản lý của Tổng công ty. Không những thế, nó còn mang tính nội dung liên quan đến giá trị thông tin của văn bản. Nếu sai về thể thức văn bản thì sẽ làm cho giá trị của văn bản bị hạ thấp, việc sử dụng chúng sẽ gặp nhiều khó khăn vì văn bản thiếu độ tin cậy cần thiết.
Cần tăng cờng mối quan hệ giữa các phòng chức năng trong Tổng công ty cũng nh giữa Tổng công ty với các đơn vị thành viên để thông tin đa vào văn bản đợc truyền đạt nhanh nhất và chính xác nhất.
3. Quy trình ban hành văn bản
Ngời soạn thảo văn bản cần thực hiện đầy đủ các bớc trình và ký văn bản để ngời ký văn bản nắm đợc nội dung, cơ sở khoa học của việc ra văn bản cụ thể, đây là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quy trình ban hành văn bản.
Khi trình ký văn bản để xét duyệt và đề nghị ký ban hành cần có hồ sơ trình ký kèm theo. Ngời ký văn bản là ngời phải chịu trách nhiệm về hình thức và nội dung của văn bản cho nên trớc khi ký cần có sự kiểm tra toàn diện để hạn chế những rắc rối có thể xảy ra cho ngời ký cũng nh với ngời thực hiện.
Nếu văn bản ban hành không đúng thẩm quyền hay có nội dung không thích hợp, cần phải bãi bỏ hoặc sửa đổi. Cán bộ phòng pháp chế cần đệ trình cho ngời có đủ thẩm quyền để xem xét.
Kết luận
Soạn thảo văn bản là một việc làm quan trọng trong những khâu công tác hành chính của các cơ quan Nhà nớc nói chung và trong Tổng công ty Thép Việt Nam nói riêng. Văn bản có chất lợng tốt hay xấu đều có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu Vuả công tác của Tổng công ty. Do đó, việc xây dựng và ban hành văn bản phải đợc tiến hành một cách thận trọng và tỷ mỷ, Tổng công ty cần phải xem xét công tác này nh một công tác khoa học thực thụ và không thể làm đại khái.
Hoạt động quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất là yêu cầu cấp thiết đối với một doanh nghiệp nh Tổng công ty Thép Việt Nam - một tập đoàn kinh doanh lớn của Việt Nam rất quan trọng. Một trong những khâu quan trọng giúp cho việc quản lý có hiệu quả của Tổng công ty chính là quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Xu hớng chung trong giai đoạn hiện nay là ngày càng nâng cao kỹ năng nghiệp vụ này nhằm đảm bảo yêu cầu về mặt tiến độ trong việc thi hành các văn bản đợc ban hành ra để tránh gây mất nhiều thời gian đi vào hiệu lực của văn bản.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các doanh nghiệp đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết để giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp theo đúng chủ trơng, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nớc, phục vụ mục tiêu kinh doanh sinh lợi của doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Do đó các kiến nghị trong báo cáo thực tập của em đều xoay quanh các vấn đề nâng cao kỹ năng xây dựng và ban hành văn bản trong Tổng công ty Thép Việt Nam một cách căn bản trên nguyên tắc chú trọng sự thống nhất về thể thức và các bớc ban hành của văn bản trên quan điểm, trong t duy trớc khi đề cập đến biện pháp cụ thể. Đó cũng chính là phơng hớng mà ngời soạn thảo văn bản cần hớng tới để có những đóng góp thiết thực cho hoạt động quản lý của Tổng công ty.
Tài liệu tham khảo
1. Hớng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính - TS. Lu Kiếm Thanh - NXB Thống kê - 1999.
2. Hành chính doanh nghiệp: Tạo lập và vận hành - TS. Đinh Văn Tiến - NXB Chính trị Quốc gia - 1998.
3. Những vấn đề cải cách hành chính - TS. Đinh Văn Tiến, TS. Lơng Minh Việt - NXB Thống kê - 1997.
4. Cải cách hành chính doanh nghiệp - TS. Vũ Huy Từ, TS. Đinh Văn Tiến, TS. Trần Đình Huỳnh, TS. Lơng Minh Việt - NXB Giáo dục - 1997.
5. Giáo trình về quản lý Nhà nớc và hành chính doanh nghiệp - TS. Tạ Hữu ánh -NXB Chính trị Quốc gia - 1997.
6. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nớc - TS. Nguyễn Văn Thâm - NXB Chính trị Quốc gia - 1997.
7. Hớng dẫn soạn thảo văn bản pháp quy, hành chính, t pháp, hợp đồng - TS. Hồ Quang, TS. Nguyễn Huy - NXB Thống kê - 1999.
8. Hớng dẫn soạn thảo văn bản - Trần Hà - NXB Trẻ - 1996.
9. Kỹ thuật soạn thảo văn bản trong quản lý và kinh doanh - NXB Lao động - 1997. 10. Giáo trình Hành chính doanh nghiệp - Trờng ĐH Quản lý và Kinh doanh Hà Nội -
2000.
11. Văn bản quản lý Nhà nớc và công tác văn th lu trữ trong các cơ quan Nhà nớc - Học viện Hành chính Quốc Gia - 2000.