II. Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty
3.Thực trạng quy trình xây dựng và ban hành văn bản
Tổng công ty Thép Việt Nam là một tập đoàn kinh doanh lớn, một doanh nghiệp lớn của Nhà nớc và có nhiều đơn vị thành viên (14 đơn vị thàmh viên và 14 đơn vị liên doanh) nên việc quản lý, điều hành rất phức tạp. Hàng năm, Tổng công ty Thép Việt Nam ban hành gần 5000 văn bản (nhận văn bản đến khoảng 2500 và gửi văn bản đi khoảng 2000 văn bản). Trong đó:
- Quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty đợc ban hành hơn 500 văn bản/năm.
- Quyết định của Tổng giám đốc Tổng công ty đợc ban hành gần 1.000 văn bản/ năm (ví dụ: Quyết định bổ nhiệm cán bộ, Quyết định cử cán bộ đi học, Quyết định nâng bậc lơng...).
- Thông báo, báo cáo và các loại công văn khác của Tổng công ty đợc ban hành hơn 1000 văn bản/năm (ví dụ: Thông báo về việc giới thiệu chữ ký của Tổng giám đốc mới của Tổng công ty, báo cáo về sơ kết hoạt động hàng quý của Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty...).
- Và hàng loạt các văn bản khác của Tổng công ty về việc quản lý quyết định nội bộ trong:
+ Lĩnh vực đầu t + Lĩnh vực kế hoạch
+ Lĩnh vực tổ chức bộ máy + Lĩnh vực kinh doanh + Lĩnh vực tài chính...
Điều này cho thấy, văn bản là một trong những phơng tiện quan trọng để giúp Tổng công ty quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của mình một cách có hiệu quả, theo đúng chủ trơng, chính sách của Đảng, Tổng công ty Thép Việt Nam và pháp luật của Nhà nớc, phục vụ mục tiêu kinh doanh sinh lợi của Tổng công ty ngày càng phát triển.
3.1. Quy trình các bớc xây dựng văn bản
- Bớc 1: Khi có đề xuất văn bản thì ban soạn thảo hoặc chuyên viên soạn thảo (gọi chung là ban soạn thảo) sẽ bản dự thảo sau khi đã xác định đợc nội dung, mục đích, yêu cầu của loại văn bản định soạn thảo.
- Bớc 2: Khi bản soạn thảo dự thảo thì ban soạn thảo sẽ tiến hành sửa chữa bản dự thảo xem đã đúng với các yêu cầu về việc lựa chọn tên loại, thể thức, nội dung của…
Tổng công ty đề ra đã đúng hay cha và đánh máy thành văn bản.
- Bớc 3: Văn bản đợc đa đến ngời thẩm quyền, trách nhiệm ban hành văn bản để trình duyệt lại xem đã đạt yều cầu hay cha, nếu cần thì có thể chỉnh lý lại và đánh máy lại lần nữa.
- Bớc 4: Sau khi văn bản đợc hoàn tất thì ngời có thẩm quyền ban hành xem xét kỹ, kiểm tra lại thể thức và nội dung văn bản đạt yêu cầu rồi thì sẽ ký và đóng dấu.
Sơ đồ quy trình xây dựng văn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam
3.2. Thủ tục ban hành văn bản
3.2.1.Thủ tục soạn thảo
Chuyên viên soạn thảo hoặc ban soạn thảo đợc bầu ra sẽ tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo sau khi đã thu thập, xử lý các thông tin cần thiết (bằng cách lấy ý kiến tham gia xây dựng) cho việc soạn thảo văn bản và biên tập, tổ chức đánh máy văn bản dự thảo và văn bản sẽ đợc thẩm định.
3.2.2. Thủ tục trình ký
Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua.
Chương trình xây dựng hoặc từ yêu cầu thực tiễn Chuẩn bị soạn thảo cần xác định: - Mục đích văn bản
- Nội dung văn bản - Thể loại văn bản - Lựa chọn thông tin. Soạn thảo văn bản: - Lập đề cư ơng - Soạn thảo - Kiểm tra và sửa chữa bản thảo -Đánh máy. Duyệt và kiểm tra lại lần cuối. Ban soạn thảo hoặc
chuyên viên soạn thảo
Ký và ban hành văn bản. Nguời có thẩm quyền ban hành
Gửi và lưu trữ vào phòng văn thư Lãnh đạo
Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ: - Tờ trình dự thảo văn bản;
- Bản dự thảo;
- Bản tập hợp ý kiến tham gia;
- Các văn bản, giấy tờ có liên quan (nếu có).
Văn bản phải có chữ ký tắt của chánh hoặc phó chánh văn phòng vào văn bản trình ký.
3.2.3. Thủ tục ký duyệt văn bản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Văn phòng giúp cấp trên (Thủ trởng) xem xét trớc các yêu cầu và nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trớc khi thủ trởng ký.
Ngời ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký, trách nhiệm đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức của văn bản, do đó trớc khi ký họ thực hiện 2 yêu cầu: xem xét kỹ nội dung và mặt thể thức rồi mới ký.
3.2.4. Thủ tục ban hành văn bản
Văn bản đợc ban hành, ngời chịu trách nhiệm phải ký từng văn bản. Nếu có nhiều văn bản (từ 50 văn bản trở nên) thì ngời ký văn bản đợc phép đóng dấu chữ ký để đảm bảo chữ ký giống nhau, đề phòng trờng hợp ký quá nhiều dẫn đến chữ ký không còn chính xác nữa. Trong mọi trờng hợp, văn bản của Tổng công ty phải đợc ký hay đóng dấu chữ ký trớc rồi mới đợc đóng dấu của Tổng công ty.
3.2.5. Thủ tục sao văn bản
Văn bản sau khi đợc ký và đóng dấu thì văn phòng sao thành nhiều bản vừa đủ số lợng theo yêu cầu và quy định của cấp trên có thẩm quyền.
Khi sao y văn bản trong Tổng công ty thì sẽ giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký của ngời sao và đóng dấu của Tổng công ty.
Văn bản sau khi đợc ký ban hành sẽ phải đợc làm thủ tục gửi đi kịp thời và lu trữ tại văn th theo quy định của Tổng công ty:
- Tất cả các văn bản đều phải đợc qua văn th của Tổng công ty để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất;
- Khi nhận đợc văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của nhân viên văn th;
- Văn bản phải đợc chuyển qua thủ trởng của Tổng công ty, chánh văn phòng hoặc trởng phòng hành chính trớc khi phân phối cho cá nhân giải quyết;
- Văn bản sau khi giải quyết xong phải đợc lập hồ sơ và lu trữ theo đúng quy định của Tổng công ty.
Chơng III
Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty thép Việt Nam