Hoàn thiện và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội

Hoàn thiện và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ mà chi nhánh Hà Nội đảm nhận 6

1.2.2 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty TNHH Phát Minh - chi nhánh HàNội 8

1.3 Khái quát về hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh chi nhánh Hà Nội trong những năm gần đây 10

-CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ BÁN DẪNVÀ ĐO LƯỜNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIỆN CƠ PHÁT MINH – CHINHÁNH HÀ NỘI 13

2.1 Tình hình nhập khẩu thiết bị bán dẫn và đo lường tại công ty TNHH điệncơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội 13

2.1.1 Đặc điểm của sản phẩm nhập khẩu 13

2.1.2 Quy mô các sản phẩm nhập khẩu 15

2.1.3 Cơ cấu các sản phẩm nhập khẩu 18

2.1.4 Thị trường nhập khẩu các sản phẩm trên 19

2.1.5 Nguồn thông tin thị trường và quá trình hình thành hợp đồng nhập khẩucủa công ty TNHH diện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội 23

2.1.6 Phương thức nhập khẩu mà công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chinhánh Hà Nội đã áp dụng thời gian qua 27

2.1.7 Công tác đàm phán và ký kết hợp đồng của công ty TNHH điện cơ Phát

Minh - chi nhánh Hà Nội 29

2.1.7.1 Công tác đàm phán 29

2.1.7.2 Khâu ký kết hợp đồng giữa công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chinhánh Hà Nội với các đối tác 30

2.1.7.3 Giai đoạn hoàn tất các thủ tục nhập khẩu 30

2.1.7.4 Giai đoạn thực hiện hợp đồng tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh chi nhánh Hà Nội 31

-2.2 Đánh giá hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chinhánh Hà Nội trong những năm gần đây 33

2.2.1 Những thành công 33

2.2.1.1 Doanh thu của chi nhánh Hà Nội qua các năm không ngừng tăng 33

2.2.1.2 Hoạt động nhập khẩu không ngừng hoàn thiện và mang lại hiệu quảcao hơn 34

2.2.2 Những hạn chế 35

2.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế trên 37

2.2.3.1 Những nguyên nhân chủ quan 37

2.2.3.1 Những nguyên nhân khách quan 38

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO HOẠT ĐỘNGNHẬP KHẨU THIẾT BỊ BÁN DẪN VÀ ĐO LƯỜNG CHO CÔNG TY TNHHĐIỆN CƠ PHÁT MINH- CHI NHÁNH HÀ NỘI 40

3.1 Mục tiêu và định hướng về hoạt nhập khẩu của công ty TNHH điện cơ PhátMinh -chi nhánh Hà Nội 40

3.1.1 Mục tiêu phát triển của chi nhánh trong thời gian tới 40

3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chinhánh Hà Nội 41

3.2 Cơ hội và thách thức đối với hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH điệncơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội 42

3.2.1 Cơ hội 42

3.2.1.1 Về thị trường nhập khẩu các loại linh kiện, thiết bị, máy móc 42

3.2.1.2 Thủ tục hành chính và cơ sở hạ tầng ngày một được cải thiện tốt hơn.433.2.1.3 Thị trường tiêu thụ nội địa 44

3.2.2 Thách thức 44

3.2.2.1 Nguồn nhân lực chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu 44

3.2.2.2 Thách thức từ môi trường cạnh tranh 44

3.3 Định hướng các giải pháp giúp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu thiết bị bándẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội 45

3.3.1 Giải pháp từ phía công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà nội 45

3.3.1.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả chỉ đạo của bộ máy tổ chức và trình độnghiệp vụ của cán bộ, nhân viên trong chi nhánh Hà Nội 45

3.3.1.2 Công tác nghiên cứu thị trường 46

3.3.1.3 Hoàn thiện quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng 49

3.3.1.4 Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội503.3.2 Giải pháp hỗ trợ từ phía Chính phủ 54

3.3.2.1 Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan quản lý của Nhà nước 54

3.3.2.2 Hoàn thiện, thống nhất hệ thống văn bản pháp luật liên quan tới hoạtđộng nhập khẩu 55

3.3.2.3 Kiến nghị giải pháp về công tác hải quan 56

3.3.2.4 Kiến nghị về chính sách thuế nhập khẩu của Nhà nước 56

3.3.2.5 Có chính sách tỷ giá hối đoái hợp lý 57

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

DANH MỤC CÁC BẢNG SỐ LIỆU VÀ BIỂU ĐỒ

22

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ĐIỆN CƠPHÁT MINH - CHI NHÁNH HÀ NỘI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH điện cơ PhátMinh – chi nhánh Hà Nội

Trụ sở giao dịch chính của công ty tại:

Công ty TNHH điện cơ Phát Minh

Tầng 2, tòa nhà Thái Huy, số 307/4 đường Nguyễn Văn Trỗi, quận TânBình, thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: +84-8-844 5985Fax: +84-8-844 5987

Email:info@pwm.com.vnWebsite: www.phatminhelectric.com

Địa chỉ văn phòng Hà Nội:

Số 1412, tòa nhà 17T10, khu đô thị Trung Hòa – Nhân Chính, quận CầuGiấy, Hà Nội

Điện thoại: +84-4-281 1365Fax: +84-4-281 1367

Email: Hanoi@pwm.com.vn

Công ty trách nhiệm hữu hạn điện cơ Phát Minh là một doanh nghiệp tưnhân hoạt động kinh doanh các sản phẩm điện cơ được nhập khẩu chủ yếu từNhật Bản và một số nước công nghiệp phát triển trên thế giới sau đó khi về tớiViệt Nam sẽ lắp ráp hoàn chỉnh thành hệ thống, dây chuyền sản xuất rồi bán chocác công ty, các nhà máy có nhu cầu về các sản phẩm dựa trên mục tiêu kinhdoanh mà công ty đề ra Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tàikhoản tại ngân hàng trong và ngoài nước, sử dụng con dấu riêng phù hợp vớiquy định Ngay ngày đầu thành lập: 20/3/2001 Công ty đã đặt văn phòng tạiThành phố Hồ Chí Minh, theo quyết định số: 0102001929 Với tên ban đầu củacông ty là Công ty TNHH thiết bị bán dẫn và đo lường Phát Minh Đến ngày15/5/2006 với nhiều lý do nên tên công ty được đổi thành Công ty TNHH điệncơ Phát Minh Và năm 2004, do nhu cầu mở rộng kinh doanh, phát triển thịtrường, công ty đã thành lập văn phòng tại Đồng Nai, Hà Nội Chi nhánh Hà Nộilà một đơn vị kinh doanh độc lập, tự hạch toán lỗ - lãi, dưới sự chỉ đạo và hỗ trợcủa công ty TNHH điện cơ Phát Minh Được thành lập ngày 17/6/2004 theo giấyđăng ký kinh doanh số 0112028284, chi nhánh cũng chuyên nhập khẩu và cungcấp các loại thiết bị bán dẫn và đo lường, chủ yếu phục vụ cho khối công nghiệp.Tuy không phải là trụ sở chính nhưng chi nhánh Hà Nội đóng vai trò rất quantrọng và là một trong những thế mạnh của công ty Phát Minh, vì thế chi nhánhHà Nội luôn được đánh giá cao trong chiến lược xây dựng và phát triển lớnmạnh của công ty Bởi vậy, sau đây sẽ chỉ đề cập tới hoạt động của chi nhánh HàNội Ngay từ khi thành lập tới nay chi nhánh Hà Nội luôn là đơn vị phân phốiđộc quyền trên toàn quốc cho sản phẩm của hai tập đoàn sản xuất hàng đầu NhậtBản và thế giới là YASKAWA ELICTRIC và TDK-LAMBDA đồng thời côngty cũng nhập khẩu nhiều sản phẩm khác từ một số nước có nền công nghiệp phát

triển nhất trên thế giới Khi về Việt Nam chi nhánh sẽ thiết kế và lắp đặt các hệthống tự động, hệ thống hoạt động đồng bộ nhiều biến tần và các dự án về nguồnđiện theo yêu cầu khách hàng Vì thế các sản phẩm chi nhánh Hà Nội cung cấplà:

- Cần trục – Thang máy- Dây chuyền sản xuất giấy- Máy dệt

- Băng tải: dùng để di chuyển hàng hóa trong dây chuyền sản xuất

Với những sản phẩm mình cung cấp chi nhánh luôn đảm bảo đáp ứng cácnhu cầu của khách hàng về các máy móc, thiết bị bán dẫn, thiết bị đo lường phụcvụ cho sản xuất công nghiệp một cách nhanh nhất, chất lượng với giá cả hợp lýnhất, cùng các dịch vụ sau bán hàng chu đáo toàn diện Bởi không chỉ có kinhdoanh mà chi nhánh còn nhận bảo trì, sửa chữa, kiểm tra, các loại máy móc, cácthiết bị đo lường, biến tần, bộ nguồn của tất cả các nhãn hiệu trên thế giới; đồngthời nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng, vận hành tốt sản phẩm cho phù hợp vớiđiều kiện ở Việt Nam và đảm bảo mục tiêu kinh doanh, mục tiêu phát triển.

Chi nhánh Hà Nội luôn chú trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực Bởitrình độ của cán bộ, nhân viên luôn luôn đóng vai trò quan trọng cho sự pháttriển lớn mạnh của chi nhánh nói riêng và toàn công ty nói chung Thế nên đểđược làm việc tại đây, tuyển dụng cho mọi vị trí làm việc đều rất gắt gao, kỹlưỡng, mọi người đều phải được đào tạo tại các trường đại học chính quy trongvà ngoài nước Đồng thời luôn có chương trình bồi dưỡng kiến thức chuyên môncho cán bộ, nhân viên với sự hợp tác, hỗ trợ đắc lực của nhiều chuyên gia, cánbộ khoa học kỹ thuật có trình độ cao, giàu kinh nghiệm của Nhật Bản, Đức, Ý…Nhằm mở rộng hợp tác, nâng cao hiệu quả kinh doanh, thống nhất thực hiện các

biện pháp hữu hiệu để hoàn thiện công tác nhập khẩu thiết bị của công ty như:tổ chức nguồn hàng nhập khẩu có nhiều triển vọng và mang lại nhiều lợi nhuậncho công ty và chi nhánh, định giá mua bán trên cơ sở căn cứ vào thị trường, thuthập thông tin, tham gia triển lãm hội chợ

1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty TNHHPhát Minh - chi nhánh Hà Nội

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ mà chi nhánh Hà Nội đảm nhận

Chi nhánh Hà Nội cũng có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạt động như mộtcông ty độc lập Thế nên, chức năng và nhiệm vụ mà chi nhánh đảm nhận cũngnhư những chức năng, nhiệm vụ của công ty.

Chức năng hoạt động kinh doanh: thông qua các hoạt động của mình,

công ty công ty liên kết, hợp tác, mua – bán với các đối tác, bạn hàng trong vàngoài nước trong khuôn khổ pháp luật Việt Nam quy định nhằm có được nhữngnguồn hàng là hệ thống các thiết bị bán dẫn, thiết bị đo lường nhằm đáp ứng nhucầu tiêu dùng, sử dụng các hệ thống thiết bị trên tại khu vực miền Bắc

Những nhiệm vụ mà chi nhánh Hà Nội đảm nhận:

- Chi nhánh phải đảm bảo xây dựng và thực hiện các mục tiêu, các kếhoạch dài hạn, ngắn hạn về kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu trên toàn địaphận miền Bắc để thực hiện mục tiêu và nội dung hoạt động của chi nhánh nóiriêng và công ty nói chung.

- Xây dựng và đề ra các phương án về nhập khẩu, về bán hàng về dịch vụsau bán hàng theo mục tiêu, kế hoạch của chi nhánh đã đề ra, đồng thời phù hợpvới mục tiêu của công ty.

- Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của chi nhánh và sự hỗtrợ của công ty, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanhđể bảo toàn và phát triển vốn.

- Tổ chức nghiên cứu nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên trong chinhánh, đẩy mạnh áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, tăng cường tìm hiểu, khảosát thị trường nhằm cung cấp được những sản phẩm chất lượng tốt, đáp ứng

được thị hiếu khách hàng, giá cả phù hợp nhưng vẫn đảm bảo mục tiêu lợinhuận.

- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về hoạt động kinhdoanh nhập khẩu: thực hiện chính sách về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, nguồnlực, hạch toán kinh tế, nguồn hàng nhập khẩu, thủ tục hải quan, thực hiện đúngcam kết đã ký kết hợp đồng với các bạn hàng, nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước

- Thực hiện đầy đủ chức năng và nhiệm vụ đã cam kết, đã ký với các tổchức kinh tế trong và ngoài nước.

- Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên tại chi nhánh Đồng thờichăm lo tới đời sống của họ nhằm đảm bảo duy trì và phát huy hiệu quả làm việccủa họ.

Và những quyền hạn của chi nhánh:

- Kinh doanh theo mục đích thành lập của chi nhánh và theo ngành nghềmà công ty đã đăng ký kinh doanh.

- Chủ động trong kinh doanh, phát triển và tìm kiếm các bạn hàng trong kýkết hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài cho các sản phẩm linh kiện, máy móc.

- Quản lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, nhân lực Đượcphép huy động các nguồn vốn khác theo quy định pháp luật hiện hành để thựchiện mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Chi nhánh được tiếp thị, quảng cáo các sản phẩm trên toàn miền Bắc,tham gia triển lãm, hội chợ, và hội thảo của các tổ chức kinh tế trong, ngoàinước.

- Được quyền chủ động tổ chức, điều chỉnh bộ máy quản lý, mạng lướinhân viên trong toàn chi nhánh cho phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ nhằm đạtđược hiệu quả cao Đồng thời được quản lý và sử dụng đội ngũ nhân viên, nhưngvẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ quyền lợi của họ.

- Được quyền giao dịch, ký kết hợp đồng mua hàng hóa, và những quyềntrong hợp đồng miễn là phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam như:

+ Chi nhánh được quyền chưa thanh toán toàn bộ hoặc một phần tiền hàngnếu như phát hiện thấy hàng nhập khẩu về bị hư hỏng hoặc có một khuyết tật nào

đó và chỉ thanh toán khi nhà xuất khẩu khắc phục những hư hỏng, khuyết tật đó,trừ khi trong hợp đồng có thỏa thuận khác.

+ Chi nhánh có quyền giữ lại toàn bộ hoặc một phần tiền mua hàng nếu cóbằng chứng về việc nhà xuất khẩu lừa gạt hoặc không có khả năng giao hàng.

- Đặc biệt là chi nhánh Hà Nội của công ty điện cơ Phát Minh còn đượcbình đẳng trước pháp luật và hợp tác trong hoạt động thương mại.

1.2.2 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty TNHH Phát Minh - chi nhánh HàNội

Đứng đầu và cũng là đại diện cho chi nhánh là Giám đốc chi nhánh, Giámđốc điều hành toàn chi nhánh Hà Nội theo chế độ một thủ trưởng và chịu tráchnhiệm về mọi hoạt động của chi nhánh trước công ty, trước pháp luật, và toànthể nhân viên của chi nhánh Giám đốc chi nhánh được quyền tổ chức bộ máyquản lý và mạng lưới nhân viên tại chi nhánh mình cho phù hợp với nhiệm vụ vàchức năng mà chi nhánh đảm nhận.

Giám đốc được Phó giám đốc giúp việc, người này có thể do Giám đốc bổnhiệm hoặc cũng có thể do công ty bổ nhiệm.

Tại chi nhánh có một kế toán trưởng, người này chịu sự chỉ đạo trực tiếpcủa Giám đốc chi nhánh, có trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức thực hiện toànbộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh của chi nhánh theo qui định hiện hành của Nhà nước.

Bên cạnh đó, chi nhánh còn có năm phòng ban chính như sau:

- Phòng hành chính có chức năng tham mưu cho Giám đốc về tổ chức

nhân sự, chế độ chính sách đồng thời tổng hợp tình hình chung của chi nhánh,báo cáo thông tin chính xác kịp thời về khâu tổ chức hành chính quản trị giaodịch Quốc tế.

- Phòng kế hoạch có chức năng xây dựng và tổng hợp lại các kế hoạch

hàng năm, nhiều năm về kinh doanh, về nhập khẩu, đồng thời có nhiệm vụ quảnlý tài chính, quản lý bảo toàn và phát triển vốn hoạt động mà chi nhánh có, đồngthời thu thập thông tin về tài sản, vốn, nợ phục vụ công tác quản lý kinh doanhcủa chi nhánh.

- Phòng kinh doanh có chức năng mở rộng kinh doanh, tìm kiếm các tổ

chức, các khách hàng trong nước, tiến hành các hoạt động về công tácMarketing.

- Phòng nhập khẩu: phòng này thực hiện các chức năng kinh tế đối ngoại

theo bản điều lệ hoạt động của công ty nói chung và chi nhánh nói riêng, mà vẫntuân thủ chính sách kinh tế đối ngoại của nhà nước Cụ thể:

+ Phải đề ra, xây dựng các kế hoạch về nhập khẩu các sản phẩm mà chinhánh chuyên doanh, báo cáo lên giám đốc, gửi các kế hoạch này để phòng kếhoạch tổng hợp thành kế hoạch chung của chi nhánh.

+ Nghiên cứu, thông báo trong phạm vi chi nhánh và có thể là cả công tytình hình thị trường thế giới bao gồm luật pháp, tập quán quốc tế, thương nhân,mặt hàng, giá cả, thuê tàu, bảo hiểm, để cho hoạt động của chi nhánh có hiệu quảhơn.

+ Dự kiến và đăng ký các danh mục mặt hàng và số lượng hàng hoá nhậpkhẩu của chi nhánh.

+ Lên phương án đàm phán, ký kết hợp đồng, tính toán hiệu quả của từngchuyến, từng lô hàng dự kiến nhập khẩu

+ Thực hiện các nghiệp vụ về đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng vậntải, bảo hiểm, pháp chế, làm thủ tục nhập khẩu theo quy chế hiện hành của bộthương mại và Nhà nước.

+ Sau mỗi chuyến hàng nhập khẩu kết thúc thì sẽ tiến hành quyết toán, xácđịnh lỗ lãi, thanh lí hợp đồng.

- Phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng: có chức năng tư vấn, hướng dẫn

sau bán hàng; đồng thời có chức năng nghiên cứu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm.

Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức của chi nhánh Hà Nội

1.3 Khái quát về hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH điện cơ PhátMinh - chi nhánh Hà Nội trong những năm gần đây

Theo thống kê và báo cáo hàng năm thì kết quả hoạt động kinh doanh củachi nhánh ngày càng tăng trưởng mạnh, lượng hàng nhập khẩu ngày một tăngcao do lượng khách hàng và nhu cầu khách hàng tăng đáng kể Tuy nhiên, vẫn cónhững lý do làm ảnh hưởng và cản trở đến hoạt động kinh doanh tại chi nhánhnhư: tỷ giá tăng cao, công tác nhập khẩu còn nhiều khó khăn; nhiều hãng, nhiềucông ty cạnh tranh… Để đánh giá được cụ thể hơn ta xem bảng số liệu sau:

Bảng 1.1: Tình hình kinh doanh của chi nhánh từ năm 2006 – 2009

Đơn vị: triệu đồng

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng hànhchính

Phòng kế

hoạch Phòng kinhdoanh

Phòng nhậpkhẩu

Phòng dịch vụ khách

hàng

Năm

Lợi nhuận trước thuế 8 2898 7759 111 11 022

Nguồn: Phòng kế hoạch của chi nhánh Hà NộiTừ bảng số liệu trên ta thấy: trong bốn năm gần đây, hoạt động kinh doanhcủa chi nhánh ổn định và phát triển khá đều, từ năm 2007 đến năm 2009 doanhthu tăng khoảng 10% sau mỗi năm Năm 2009 doanh thu cao gấp 1,2 lần doanhthu năm 2006 và tăng một lượng 22,3% so với doanh thu năm 2006 Nhìn chungmức doanh thu có tăng nhưng đặc biệt năm 2007 mức doanh thu tăng rất ít: có143 triệu đồng tương đương khoảng 0,16% Điều đó thể hiện sự chững lại tronghoạt động kinh doanh nhập khẩu của chi nhánh vào năm này Tuy nhiên tìnhhình đã được khắc phục và cải thiện đáng kể từ năm 2008 đến nay, thể hiện bằngsự tăng trở lại của mức doanh thu vào khoảng 10% của năm trước so với nămsau Doanh thu hàng năm tăng kéo theo tổng chi phí hàng năm cũng tăng thểhiện là năm 2009 chi phí cao gấp 1,2 so với chi phí của năm 2006 Trong đó năm2007 lượng chi phí có giảm đôi chút (343 triệu đồng) do doanh thu tăng chậm.Chính sự tăng lên đều đặn của doanh thu và chi phí kéo theo sự tăng lên đều củalợi nhuận trước thuế tại chi nhánh Nhìn chung năm sau lợi nhuận đều cao hơnnăm trước mức tăng chung là năm 2009 lợi nhuận cao gấp 1,3 lần năm 2006.Chính sách thuế nhập khẩu của Nhà nước cũng khá ổn định nên mức tăng lợinhuận sau thuế của chi nhánh cũng ở mức khoảng 1,3 lần, tăng một lượng tuyệtđối là 610 triệu đồng Hoạt động kinh doanh nhập khẩu linh kiện, máy móc, thiếtbị của chi nhánh đã tạo điều kiện cho sự phát triển của các doanh nghiệp, tổ chứctrong nước Và hàng năm đóng góp cho ngân sách Nhà nước rất nhiều thông qua

các khoản tiền thuế nhập khẩu, thuế thu nhập doanh nghiệp…Như vậy, hoạtđộng kinh doanh nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội đạt hiệu quả khá cao, chinhánh đã có những nỗ lực đáng kể trong việc phát triển lĩnh vực kinh doanh củamình Vì thế, thời gian tới chi nhánh cần tiếp tục phát huy những mặt đã đạtđược, và kịp thời khắc phục những mặt còn yếu kém, những khó khăn chủ quanvà khách quan, để nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của chi nhánh mình.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨUTHIẾT BỊ BÁN DẪN VÀ ĐO LƯỜNG CỦA CÔNG TY TNHHĐIỆN CƠ PHÁT MINH – CHI NHÁNH HÀ NỘI

2.1 Tình hình nhập khẩu thiết bị bán dẫn và đo lường tại công ty TNHHđiện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội

2.1.1 Đặc điểm của sản phẩm nhập khẩu

Đúng với ngành nghề đăng ký kinh doanh của mình nên các sản phẩm màchi nhánh nhập khẩu về là các linh kiện, máy móc, thiết bị sau đó sẽ lắp ráp,hoàn thiện và cung cấp cho các đơn vị, các công ty tại Việt Nam đang có nhu cầuvề loại sản phẩm này Nhưng sản phẩm chủ đạo được chi nhánh chú trọng nhậpkhẩu là các linh kiện của hai công ty YASKAWA và TDK – Lambda Cụ thể đối

với công ty YASKAWA chi nhánh nhập khẩu các linh kiện gồm:

- Biến tần: có các sản phẩm:

+ J7 series inverter drives: sản phẩm này có chức năng tự động tăng mômen động cơ khi mô men tải tăng, giới hạn dòng điện ở tốc độ cao để biến tầnkhông bị quá dòng, có nhiều chế độ hoạt động, thiết kế nhỏ gọn, tiết kiệm khônggian

+ V1000 series inverter drives: người sử dụng có thể lưu thông số cài đặt,dễ dàng can thiệp vào bộ nhớ của biến tần để lập trình cho các ứng dụng chuyêndùng một cách linh hoạt

+ F7 series inverter drives: điều khiển vector dòng điện đạt được các đặctính truyền động mạnh cho các loại máy móc cần mô men quay ở tốc độ thấpnhư các thiết bị nâng hạ; chức năng copy để lưu lại thông số đã cài đặt và ghi lạisang biến tần khác cùng loại, hỗ trợ truyền thông thích hợp với nhiều hệ thốngmạng toàn cầu

+ G7 series inverter drives: sản phẩm này làm giảm rất nhiều dòng rò vànhiễu, thích hợp cho những loại máy cần độ chính xác cao cũng như cần sự phốihợp đồng bộ, màn hình tinh thể lỏng năm dòng hiển thị, dễ dàng xem ý nghĩa cácthông số.

+ L7 series inverter drives: dòng ra định mức cao, trình tự nâng hạ xácđịnh, màn hình điều khiển kỹ thuật số tinh thể lỏng năm dòng với bảy ngôn ngữ,cài đặt và cho biến tần hoạt động nhờ khả năng kết nối máy tính, momen khởiđộng lớn

- Ac servo drives: có các sản phẩm là: servo motors, SGMAH Series,SGMPH Series, SGMGH Series, SGMSH Series, SGMDH Series

- Rô – bốt

Còn với công ty TDK – Lambda thì chi nhánh Hà Nội nhập khẩu:

- Bộ nguồn switching: có rất nhiều sản phẩm như:

+ LCS Series: là bộ nguồn giá rẻ, đáp ứng cho mọi ứng dụng phổ thông+ SWS Series: tất cả các model hợp chuẩn

+ HWS Series: tuân theo các tiêu chuẩn mới của Châu Âu, kích thước nhỏgọn, bộ nguồn đa chức năng, tuổi thọ cao

+ FPS Series: thích hợp cho máy chạy song song hai bộ, có sẵn loại ổghim nằm ở mặt trước

+ DLP Series: tiêu chuẩn châu Âu, Mỹ, Canada, tích hợp sẵn đèn báođộng sụt áp

- Dc-dc converters: có ba sản phẩm chủ yếu là:

+ PP Series: kích thước nhỏ gọn,cách ly ngõ vào và ngõ ra, điện áp ngõ racó thể điều chỉnh

+ PH Series: tiêu chuẩn châu Âu, kích thước nhỏ gọn

+ PH300S/PH600S Series: điện áp ngõ vào dãy rộng, tiêu chuẩn châu Âu,kích thước nhỏ gọn, công suất lớn.

- Bộ lọc nhiễu: đây là sản phẩm có tác dụng làm giảm nhiễu do truyền dẫnvà bức xạ trên đường vào từ bộ nguồn, đồng thời làm giảm xung nhiễu điện ápcao…Các sản phẩm lọc nhiễu mà hãng này cung cấp cho công ty là:

+ MBS series: thiết bị được thiết kế thỏa mãn các tiêu chuẩn của mạch lọcnhiễu điện từ, nhiễu cao tần, sản phẩm được tăng thêm hiệu quả nhờ vỏ bọc kimloại.

+ PBF series: đầu nối đơn giản với thiết kế nhỏ gọn dễ tháo lắp bằng jackghim

+ MC13 series: có thể gắn cố định bằng vít hoặc gắn trên thanh Rail, sảnphẩm được thiết kế an toàn với đầu nối có vỏ bảo vệ, dòng rò thấp

+MX13 series: sản phẩm rất thuận tiện để gắn trong tủ điều khiển vì cókích thước được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn công nghiệp, đồng thời sản phẩm nàydễ dàng lắp đặt và bảo trì, giảm nhiễu xuống mức 40dB

Ngoài ra chi nhánh Hà Nội còn nhập khẩu các sản phẩm khác như:- Braking unit

- Nhập khẩu các sản phẩm điện trở thắng từ Đài Loan.

- Man – Takraf của cộng hòa liên bang Đức: thiết bị nâng hạ, hệ thốngbăng tải dài.

- Schenck Process GmbH, của Đức: các loại cân ô tô, cân băng tải địnhlượng…

2.1.2 Quy mô các sản phẩm nhập khẩu

Chủng loại sản phẩm mà chi nhánh Hà Nội nhập khẩu là khá nhiều vàđược đánh giá là ở mức cao so với các công ty cùng lĩnh vực kinh doanh trêntoàn miền Bắc Nhưng số lượng mỗi sản phẩm nhập khẩu lại không giống nhau,điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và quan trọng nhất là yếu tố nhu cầu kháchhàng Quy mô sản phẩm nhập khẩu năm sau thường cao hơn năm trước và đềudựa vào những số liệu thống kê, phân tích và kế hoạch nhập khẩu của năm trướcnăm thực hiện Bên dưới là bảng số liệu về số lượng sản phẩm nhập khẩu từngnăm của chi nhánh:

Bảng 2.1: Số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh Hà Nộitừ năm 2006 - 2009

Đơn vị: chiếc

NămTên sản phẩm

Nhằm minh họa cho hoạt động nhập khẩu từng loại linh kiện máy móc củachi nhánh năm 2009 ta có biểu đồ sau:

Biểu đồ 2.1: Số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh HàNội năm 2009

Với biểu đồ về số lượng từng loại sản phẩm nhập khẩu năm 2009 đã thểhiện PG card được nhập khẩu nhiều nhất, do đây là sản phẩm có giá cả khá thấptừ Nhật Bản cùng với nhu cầu sử dụng sản phẩm này đang tăng cao, nó còn làmột phần cần thiết và quan trọng trong nhiều loại máy móc, thiết bị Tiếp theo làđến biến trở cũng được nhập khẩu nhiều – số lượng 7800 chiếc Nhìn chung cósáu loại sản phẩm được nhập khẩu nhiều đó là: Bộ nguồn Switchinh, DC-DCconverters, PG card, Peripheral, Điện trở thắng, biến trở Schenck ProcessGmbH là sản phẩm mà chi nhánh nhập khẩu ít nhất do đây là thiết bị chỉ thực sựcần thiết đối với một số doanh nghiệp, một số tổ chức và giá của nó thì cũng khácao Thế nên chi nhánh không chủ trương kinh doanh chủ đạo mặt hàng này.

10002000300040005000600070008000

2.1.3 Cơ cấu các sản phẩm nhập khẩu

Các linh kiện, máy móc mà chi nhánh nhập khẩu có giá rất khác nhau tùytheo từng loại Sau đây sẽ là bảng số liệu về tổng giá trị sản phẩm nhập khẩutrong mấy năm gần đây:

Bảng 2.2: Giá trị từng loại sản phẩm nhập khẩu của chi nhánh Hà Nội từ2006 - 2009

Đơn vị: triệu đồng Năm

Nguồn: Phòng kế hoạch của chi nhánh Hà Nội

Ta dễ dàng thấy được rằng biến tần và bộ nguồn Switchinh là hai mặthàng kinh doanh của yếu của chi nhánh, luôn chiếm khoảng 45% tổng kim ngạchnhập khẩu Tuy nhiên hai loại sản phẩm này chỉ tăng ở một mức nhỏ qua cácnăm do gần đây chi nhánh tăng cường kinh doanh các loại sản phẩm còn lạinhằm làm giảm bớt rủi ro khi chỉ tập trung kinh doanh hai mặt hàng chủ yếutrên Những năm vừa qua chi nhánh Hà Nội đã tăng cường nhập khẩu nhiều dâychuyền, hệ thống máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất của các công ty, tổchức Điều này thể hiện ở số liệu về các sản phẩm Schenck Process GmbH, Man– Takraf…ngày càng tăng cao và chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng kim

ngạch nhập khẩu của chi nhánh (khoảng 30) Do các loại máy móc, hệ thống nàythường có giá trị cao Thể hiện rõ hơn về kim ngạch nhập khẩu các loại thiết bị,máy móc của chi nhánh ta có biểu đồ cho năm 2009 về cơ cấu giá trị từng mặthàng nhập khẩu như sau:

Biểu đồ 2.2: Cơ cấu giá trị sản phẩm nhập khẩu năm 2009 của chi nhánhHà Nội

Cơ cấu sản phẩm nhập khẩu năm 2009

Biến tầnBộ nguồn SwitchinhBộ lọc nhiễuBrakinh unitSchenck Process GmbHMan – TakrafCác loại khác

Từ biểu đồ trên và bảng số liệu ở trên ta có thể thấy được tình hình nhập khẩucủa chi nhánh Hà Nội năm 2009 không có nhiều biến đổi so với cơ cấu giá trịnhập khẩu các mặt hàng này từ các năm trước đó Tỷ trọng giá trị nhập khẩu củacác loại biến tần, bộ nguồn vẫn chiếm tỷ trọng cao – tới 41% tổng giá trị nhậpkhẩu năm 2009 và brakinh unit là sản phẩm có tỷ trọng nhập khẩu ít nhất, chỉ có6%.

2.1.4 Thị trường nhập khẩu các sản phẩm trên

Bởi lý do là nhà phân phối độc quyền trên toàn Việt Nam cho sản phẩmcủa hai tập đoàn sản xuất hàng đầu Nhật Bản và thế giới nên thị trường nhập

khẩu chính của chi nhánh Hà Nội là Nhật Bản Phần lớn vốn kinh doanh tậptrung để nhập khẩu các linh kiện của hai tập đoàn trên Tuy nhiên để hoàn thiệnnhất quá trình kinh doanh nhập khẩu của mình chi nhánh còn tăng cường mởrộng nhập khẩu sang một số thị trường khác trên thế giới như: Đức, Ý, Đài Loan,Chi lê, Mỹ,…Việc thực hiện giao dịch nhập khẩu của chi nhánh với các nướcnày còn giúp tăng thị trường hàng hóa nhập khẩu, từ đó có thể có được nhữngnguồn hàng chất lượng kỹ thuật cao, đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển củakhoa học kỹ thuật, đồng thời còn giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho chinhánh Cụ thể ta có bảng số liệu về giá trị nhập khẩu từ các thị trường như sau:

Bảng 2.3: Thị trường nhập khẩu của công ty TNHH Phát Minh - chi nhánhHà Nội

Nguồn: Phòng kế hoạch tại chi nhánh Hà NộiGiá trị nhập khẩu của công ty TNHH điện cơ Phát Minh tại các thị trườngnói chung khá ổn định, biến động chỉ ở mức nhỏ Ngoài tập trung vào hai thịtrường lớn là Nhật Bản và Đức – hai thị trường giữ thị phần quan trọng trongkim ngạch nhập khẩu thì càng gần đây chi nhánh Hà Nội dần chuyển bớt giá trịnhập khẩu sang các thị trường còn lại, nhằm tìm kiếm được những nguồn cungcấp mới, mang lại hiệu quả kinh doanh cho chi nhánh cao hơn.

Trong năm 2009, tỷ trọng nhập khẩu linh kiện, thiết bị bán dẫn và đolường tại các thị trường của chi nhánh thể hiện qua biểu đồ tỷ trọng giá trị nhậpkhẩu từ các thị trường như sau:

Biểu đồ 2.3: Cơ cấu giá trị nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường từ các thịtrường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội

Tỷ trọng giá trị nhập khẩu từ các thị trường

Nhật BảnĐứcÝĐài LoanCác nước khác

Như vậy ta thấy chi nhánh Hà Nội nói riêng và công ty điện cơ Phát Minhnói chung ngay từ khi thành lập đến nay đã luôn có thế mạnh về nhập khẩu, làđối tác có uy tín của nhiều tập đoàn, công ty thuộc nhiều quốc gia trên thế giới.Có tạo được mối quan hệ mua bán linh kiện từ các nước phát triển như vậy chinhánh mới có thể tiếp thu được kỹ thuật, công nghệ hiện đại, và đảm bảo pháttriển bền vững.

- Đầu tiên là thị trường Nhật Bản: đây là thị trường nhập khẩu quan trọngnhất của chi nhánh, chiếm tới 45% - 50% tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu Nhậtlà quốc gia có nền khoa học công nghệ tiên tiến nhất thế giới, vì người Nhật luônáp dụng triệt để những thành tựu tiến bộ của các cuộc cách mạng khoa học kỹthuật, luôn nắm bắt được nhu cầu và thị hiếu của thị trường Các sản phẩm củaNhật Bản cũng đã khẳng định được uy tín, thương hiệu mạnh trên thị trườngquốc tế Mục đích thành lập và phương hướng hoạt động của chi nhánh là dựa

trên mối quan hệ xuất nhập khẩu với các tập đoàn về điện cơ, máy móc, linh kiệncủa Nhật Bản

- Tiếp theo là thị trường Đức: Đức là thị trường mà chi nhánh có nhiềuquan hệ thương mại từ lâu Đây đồng thời là thị trường trọng điểm về các loạimáy móc, động cơ, thiết bị hàng đầu thế giới Nhóm hàng nhập khẩu từ Đứccũng chiếm một tỷ trọng đáng kể - khoảng 21% - 25% trong tổng giá trị hàngnhập khẩu hàng năm của chi nhánh Hà Nội và chủ yếu là các dây chuyền, hệthống tự động.

- Thị trường mới nổi như Trung Quốc: một nền kinh tế đang vươn lênmạnh mẽ, dần khẳng định vị trí đứng đầu thế giới với nhịp độ tăng trưởng kinh tếkhá cao trong những năm vừa qua, Trung Quốc là một thị trường tiềm năng vớivô số chủng loại về các loại linh kiện thế nên Chi nhánh chủ yếu nhập khẩu từTrung Quốc các loại linh kiện như: biến trở, các con chip điện tử, PG card, cápnối…và chiếm khoảng 2% - 5% trong tổng giá trị nhập khẩu hàng năm Với thịtrường này công ty lợi dụng được ưu thế về địa lý, vận chuyển tương đối rẻ vàthuận lợi Bên cạch đó, hàng hoá nhập khẩu từ Trung Quốc rất mạnh về cạnhtranh giá cả, điều này phù hợp với đại bộ phận công ty nhỏ, lượng vốn chưanhiều ở nước ta.

- Thị trường Hàn Quốc: Là một trong các con rồng Châu Á, một đất nướccó nền kinh tế cực kỳ phát triển, áp dụng mạnh mẽ những tựu khoa học kỹ thuậtvào đời sống Ngay từ khi thành lập, chi nhánh Hà Nội đã tăng cường mở rộngquan hệ mua – bán, trao đổi với cường quốc này Thế nên, Hàn Quốc nhanhchóng trở thành đối tác nhập khẩu các thiết bị, máy cắt, máy dệt, thang máy, máybơm nước, thiết bị điện…Tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu từ Hàn Quốc luôn đạtmức cao, cụ thể trong năm 2009 đạt 7.920 triệu đồng tương đương 8% tổng kimngạch nhập khẩu của chi nhánh.

- Thị trường Pháp: chi nhánh Hà Nội và nhiều công ty, tập đoàn tại Phápđã ký kết các hợp đồng nhập khẩu các dây chuyền, thiết bị như: băng tải, cầntrục, thang máy, Các chuyên gia của Pháp cũng tận tình hướng dẫn các kỹ sưViệt Nam trong việc điều hành và vận hành các loại thiết bị này Tuy nhiên giátrị nhập khẩu các sản phẩm từ Pháp chưa nhiều tại chi nhánh.

- Đài Loan là thị trường có rất nhiều công ty hàng đầu thế giới về sản xuấtlinh kiện điện tử, đặc biệt là Foxconn Chi nhánh đã có quan hệ nhập khẩu vớitập đoàn này khá lâu và với cả một số tập đoàn khác nữa Hàng năm tỷ trọngnhập khẩu máy móc, linh kiện như: điện trở thắng, bộ lọc nhiễu, máy dệt… từĐài Loan khá cao, chiếm khoảng 1% - 5% tổng giá trị nhập khẩu của chi nhánh.

- Và thị trường Mỹ là một thị trường rất triển vọng về khoa học kỹ thuật,thế nên nếu phát triển được các mối quan hệ nhập khẩu với cường quốc này sẽthuận lợi rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh Tuy nhiên kimngạch nhập khẩu từ Mỹ chưa cao nhưng đó là dấu hiệu khả quan trọng trong việctiếp cận và thâm nhập thị trường Mỹ, tạo điều kiện tăng cường mối quan hệthương mại trong tương lai.

2.1.5 Nguồn thông tin thị trường và quá trình hình thành hợp đồng nhậpkhẩu của công ty TNHH diện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội

Với khách hàng là hai tập đoàn sản xuất YASKAWA ELECTRIC vàTDK-LAMBDA thì chi nhánh sẽ tiến hành đặt mua hàng dựa trên các kế hoạch;sự thống kê, điều tra và dự đoán nhu cầu thị trường về các mặt hàng này Sau khinhận được hồi âm từ phía nhà xuất khẩu, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồngtheo các mẫu đã hình thành và thống nhất từ trước giữa hai bên.

Còn những khách hàng không phải là hai tập đoàn trên thì trước hết chinhánh sẽ tiến hành thu thập thông tin, tìm hiểu kỹ về đối tác Cụ thể với các bướcsau:

- Nghiên cứu thị trường để xác định nhập khẩu mặt hàng đó của đơn vịnào thì tốt nhất: linh kiện máy móc là loại hàng hóa khá đặc biệt, có những thôngsố, tiêu chuẩn và những điều kiện về nhập khẩu nhất định, nhưng nói chung nóđều tuân theo các quy tắc của thị trường như: quy luật cung cầu, quy luật giácả…Và muốn hoạt động kinh doanh của mình mang lại lợi nhuận cao thì chinhánh Hà Nội của công ty điện cơ Phát Minh phải nghiên cứu kỹ lưỡng nhữngđặc điểm này Nhờ có được ưu thế là một chi nhánh của công ty lớn, có kinhnghiệm hoạt động từ nhiều năm nay nên chi nhánh đã được kế thừa và phát huytất cả những lợi thế đó – áp dụng triệt để vào khâu nghiên cứu thị trường, tìm

hiểu đối tác để có thể tiếp cận đến những mặt hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng caovà mang lại nhiều lợi nhuận Sau đây là một số đặc điểm chính của thị trườnglinh kiện, máy móc mà chi nhánh luôn chú ý:

+ Cung cầu hàng hoá trong ngắn hạn thay đổi chậm, không nhạy bén linhhoạt như những hàng hoá khác.

+ Thời kỳ mua bán, chuyển giao, lắp đặt thường khá dài.

+ Hiệu quả kinh tế của thiết bị, máy móc phải trải qua một thời gian dàimới khẳng định được hết.

Tại thị trường Việt Nam hiện nay, do Nhà nước đã tạo nhiều cơ chế thuậnlợi cho sự hình thành và phát triển của các doanh nghiệp tư nhân Đặc biệt làmấy năm trở lại đây, số lượng doanh nghiệp tư nhân mọc lên đáng kể Điều nàylàm cho nhu cầu về máy móc, thiết bị bán dẫn và đo lường ngày một tăng caonhư các sản phẩm: thiết bị nâng hạ, cần trục, thang máy, máy đóng gói, băng tải,…Và điều quan trọng đó là Việt Nam là nước có nền kinh tế đang phát triển, cácngành công ngiệp, xây dựng vẫn còn chiếm tỷ trọng rất lớn nên đã làm cho nhucầu về các sản phẩm mà chi nhánh kinh doanh là cao và rất có tiềm năng.

Vậy nhiệm vụ và đường lối kinh doanh của chi nhánh là sẽ nhập mặt hàng này ởnước nào, đơn vị nào, nhập với số lượng bao nhiêu thì mang lại hiệu quả tối ưu.Cụ thể chi nhánh luôn đặt ra mục tiêu, chiến lược cụ thể như sau:

+ Quyết tâm duy trì, giữ vững và phát triển thị trường nhập khẩu truyềnthống trong những năm hoạt động vừa qua của chi nhánh Thực tế chi nhánh đãthiết lập được mối quan hệ truyền thống gắn bó với nhiều tập đoàn, công ty trênnhiều nước khác nhau như: Nhật Bản, Trung Quốc, Đài Loan, Đức…Theo thốngkê hàng năm của chi nhánh thì doanh số nhập khẩu từ các nước này chiếm từ70% - 90% doanh số nhập khẩu của chi nhánh Tiếp xúc với các khách hàng nàychi nhánh gặp ít rủi ro hơn do đã có quan hệ làm ăn lâu dài.

+ Xác định các mặt hàng chủ lực để tập trung tìm nguồn cung sản phẩm.Lúc nào chi nhánh cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánhnhững thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyểnhàng hoá Tuy nhiên, tiêu chí hàm lượng kỹ thuật cao, hiện đại, chất lượng củalinh kiện, máy móc được đặt lên hàng đầu.

+ Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, chi nhánh cũng cómột đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, ưu điểm nổitrội giữa sản phẩm của chi nhánh với các loại sản phẩm tương tự đến các doanhnghiệp, các tổ chức, các hội chợ.

Như vậy chi nhánh đã rất chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường, để từ đócó những quyết định sáng suốt để đi đến ký kết các hợp đồng nhập khẩu có hiệuquả.

- Lập phương án kinh doanh nhập khẩu: để có được phương án kinh doanhnhập khẩu tốt chi nhánh Hà Nội thấy rằng có đầu ra, hệ thống khách hàng muasản phẩm của mình cũng phải thật lớn mạnh, tức là có những khách hàng cóquan hệ tốt với công ty, tiếp xúc được với các khách hàng tiềm năng, giá cả phùhợp, chất lượng, uy tín chi nhánh và công ty được khẳng định Đồng thời, bộphận đánh giá, dự báo thị trường cũng phải đưa ra được những nhận định xácđáng, những dự báo chính xác Và chi nhánh đã vạch ra từng bước trong việc lậpphương án kinh doanh của mình như sau:

+ Hàng năm tiến hành tổng hợp, phân tích kết quả thực hiện để đánh giávà xác định rõ nhu cầu cho từng loại sản phẩm một cách cụ thể

+ Từ những kết quả phân tích ở trên sẽ tiến hành lên kế hoạch nhập khẩu,thông thường chi nhánh dự định sẽ nhập khẩu tăng từ 10% - 15% so với cùng kỳnăm trước

+ Tiếp tục chia kế hoạch cho cả năm ra từng thời kỳ có thể là tháng hoặcquý để có những kế hoạch, chiến lược cụ thể, phù hợp hơn Đồng thời có sự phâncông cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệmthu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra ưu khuyếttrong quá trình thực hiện

+ Trong phương án kinh doanh nhập khẩu của mình, chi nhánh luôn bámsát thị trường truyền thống đồng thời thường xuyên tìm cách mở rộng thị trườngmục tiêu

+ Trong phương án luôn có các phương án dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạtđể giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra

Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác Chi

nhánh Hà Nội cũng xác định cho dù phương án có khả thi thì đó cũng mới chỉmới là kế hoạch còn trong quá trình thực thi nó luôn chịu tác động bởi nhiều yếutố bất ngờ thế nên luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, khi thực sựhoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có được hiệu quả Và quá trìnhthực hiện đó luôn có sự tập trung theo dõi, lãnh đạo của Giám đốc cùng với sựhỗ trợ của tất cả các phòng ban để cho phòng xuất nhập khẩu hoạt động tốt nhấtcũng là mang lại hiệu quả cho công ty cao nhất có thể.

- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng hoặc có thể là đàm phán trực tiếp: vớithông tin thị trường và kế hoạch có được, chi nhánh sẽ lựa chọn một số nhà cungcấp có khả năng Sau đó tiến hành gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp này.Mục đích của gửi thư hỏi giá là tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất Trong hỏigiá, chi nhánh đưa ra các điều khoản như: tên hàng, thông số kỹ thuật, số lượng,nhãn mác, cần thiết phải đạt các tiêu chuẩn gì, hình thức thanh toán, hình thứcgiao hàng…Khi nhận được hồi âm từ nhà xuất khẩu, nếu chi nhánh đồng ý vớicác điều khoản nhà xuất khẩu đưa ra thì sẽ tiến tới đặt hàng bằng hai cách:

+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trongbáo giá tới nhà xuất khẩu Nhà xuất khẩu sẽ gửi một thông báo xác nhận bán,thông báo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá.

+ Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơbản như đã được thoả thuận trước đó, và có thể đưa thêm một số điều khoản nữavào, tuỳ từng thương vụ Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu được thực hiện quathư tín, fax Hoặc có thể nhà xuất khẩu và đại diện chi nhánh, công ty sẽ trực tiếpgặp gỡ nhau để ký kết khi đây là lần đầu tiên thiết lập quan hệ mua bán.

Nếu chi nhánh vẫn chưa thoả mãn với thông báo giá của người xuất khẩuthì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấpkhác Nhưng đối với các mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên thì chi nhánhsẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung củabản báo giá, điều kiện thanh toán, hay điều kiện giao hàng Khi hai bên đềuthống nhất sẽ đi tới thực hiện ký kết hợp đồng.

Hợp đồng thường được lập bằng tiếng Anh, có đầy đủ chữ ký của hai bên và cácđiều khoản mà hai bên đã thống nhất.

2.1.6 Phương thức nhập khẩu mà công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chinhánh Hà Nội đã áp dụng thời gian qua

Để đáp ứng được công việc kinh doanh của mình, chi nhánh Hà Nội phảitiến hành hoàn thiện các thủ tục để nhập khẩu các loại linh kiện, máy móc, thiếtbị đã đặt mua từ nước ngoài Đối với từng thời kỳ, từng đối tượng khách hàng,từng loại sản phẩm cụ thể mà phương thức nhập khẩu của chi nhánh lại khácnhau sao cho phù hợp, đúng quy chế của Nhà nước Việt Nam về nhập khẩu đồngthời mang lại hiệu quả cao Biện pháp nhập khẩu chủ yếu mà chi nhánh thườngáp dụng đó là nhập khẩu trực tiếp, hàng năm giá trị hàng nhập khẩu trực tiếpchiếm khoảng 85% tổng kim ngạch nhập khẩu Còn lại là nhập khẩu ủy tháchoặc công ty Phát Minh trong thành phố Hồ Chí Minh sẽ nhập khẩu rồi chuyểnra chi nhánh Hà Nội bằng đường thủy Trong phương pháp nhập khẩu của mìnhchi nhánh xác định để hoạt động có hiệu quả thì cần các yếu tố cơ bản sau:

- Trước hết chi nhánh đã đề ra được kế hoạch kinh doanh một cách toàndiện nghĩa là xác định được kế hoạch bán ra từng tháng, từng quý và cả năm,thông thường lấy số liệu cùng kỳ năm trước cộng với mức tăng 10% đến 15% đểlập kế hoạch Sau khi trừ đi tồn kho là có số về hàng chi nhánh có nhu cầu nhập.

- Từ kế hoạch này lại được cụ thể hoá ra giá trị, chủng loại, mặt hàng vềtránh tồn kho lâu, ảnh hưởng đến vòng quay vốn và lợi nhuận.

- Sau khi có được thông tin đầy đủ về kế hoạch, số lượng hàng nhập, đồngthời tiến hành kế hoạch về vốn xem nguồn tự có, nguồn vay (trong đó vay bằngngoại tệ bao nhiêu, tiền Việt nam bao nhiêu) Tất cả sự tính toán đến dựa vào chỉtiêu kế hoạch lợi nhuận định kỳ.

- Bước sau cùng của việc nhập khẩu sẽ là tìm lựa chọn khách hàng để kýkết các hợp đồng nhập khẩu, theo các nội dung yêu cầu và hàng hoá chất lượng,giá cả, điều kiện thanh toán, khiếu nại, trọng tài đúng với quy chế hiện hành.

- Hình thức nhập khẩu uỷ thác: Đây là phương thức nhập khẩu chiếm phầnnhỏ trong kim ngạch nhập khẩu của chi nhánh Với phương thức nhập khẩu này,chi nhánh sẽ xem xét khả năng pháp lý của đơn vị đề nghị nhập, khả năng tiềnvốn của họ cũng như bản chất hoạt động kinh doanh của đơn vị đó xem họ cógây cản trở cho chi nhánh hay không nên chi nhánh chỉ đóng vai trò trung gian

để tiến hành các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị từ các nước khác vàoViệt nam Nói cách khác chi nhánh tiến hành nhập khẩu các hệ thống thiết bịtheo yêu cầu của những tổ chức, công ty khác, các chủ đầu tư có nhu cầu về cácsản phẩm đó.

Trong nghiệp vụ này, chi nhánh được bên uỷ thác cung cấp vốn để tiếnhành nhập khẩu nhưng chi nhánh phải chịu các chi phí phát sinh trong quá trìnhtiến hành nhập khẩu như chi phí liên lạc với các bên, chi phí cho nghiên cứu thịtrường, chi cho các cuộc đàm phán Vì vậy, chi nhánh phải thống nhất với bênuỷ thác về các khoản chi phí phát sinh này Ngoài ra chi nhánh chỉ việc xem xétcác tài liệu do khách hàng đưa đến cụ thể là xem xét các yêu cầu của khách hàngvề hàng hoá thiết bị mà công ty sẽ phải nhập khẩu cho họ, sau đó tư vấn, tìmkiếm nguồn hàng đáp ứng được những yêu cầu đó với giá cả, điều kiện bảo hành,hỗ trợ kỹ thuật có lợi nhất Sau khi hoàn thành hợp đồng, chi nhánh sẽ đượchưởng một khoản phí được gọi là phí uỷ thác.

Đối với phương thức kinh doanh này, chi nhánh sẽ phải ký kết hai loại hợpđồng là hợp đồng uỷ thác (hợp đồng kinh tế hay hợp đồng nội) với bên uỷ thácvà hợp đồng mua bán hệ thống thiết bị (hợp đồng ngoại) với bên bán.

Trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác, nhiệm vụ của chi nhánh chỉ là nhậpkhẩu thiết bị đảm bảo đúng yêu cầu của chủ đầu tư, chi nhánh hoàn toàn khôngphải lo đầu ra cho hệ thống máy móc, thiết bị được nhập khẩu về vì thế kinhdoanh theo phương thức này là khá an toàn Tuy nhiên, lợi nhuận thu được lạithấp.

Như vậy, hình thức nhập khẩu trực tiếp đã khá quen thuộc với chi nhánhvà hình thức nhập khẩu ủy thác chiếm rất ít, do thông tin và kinh nghiệm của chinhánh chưa nhiều, nhưng nếu làm tốt được hình thức nhập khẩu này sẽ mang lạihiệu quả kinh tế khá cao cho chi nhánh như: giảm giá lưu thông, giúp chi nhánhcó thêm thu nhập; có thời gian để có và thực hiện được một hợp đồng nhập khẩutrực tiếp là tương đối lâu, do đó chi nhánh có thể tiến hành nhập khẩu uỷ thác đểtạo thêm công ăn việc làm Bên cạnh đó nhờ hoạt động này chi nhánh sẽ duy trìđược các bạn hàng cũ, tiếp cận được những đối tác mới, có được những kinh