Đây là khâu thường gặp nhiều rắc rối mà lý do có cả từ phía chi nhánh và từ phía Nhà nước. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, sai sót thường xảy ra trong lúc làm việc với Hải quan. Bởi vì có nhiều thủ tục phức tạp, cộng với việc doanh nghiệp phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn có thể xảy ra. Vì thế, cán bộ, nhân viên tại chi nhánh cần thiết phải am hiểu sâu sắc các văn bản pháp lý về thuế, các văn bản của Tổng cục hải quan, đồng thời phải yêu cầu cán bộ chịu trách nhiệm về sự chính xác của tờ khai Hải quan. Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hàng hóa và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một tờ khai Hải
quan cho Phòng kế hoạch tài chính giữ để phòng kế hoạch tài phối hợp và theo dõi kịp thời việc nộp thuế và thanh toán các khoản với Hải quan.
Đối với công tác giao nhận và vận chuyển, chi nhánh nên có kế hoạch giao nhận, vận chuyển từ trước dựa trên hợp đồng ủy thác cũng như đơn hàng của bạn hàng (qua hợp đồng ủy thác hoặc đơn hàng để biết được trách nhiệm trong giao nhận, vận chuyển của chi nhánh đến đâu). Từ đó chi nhánh thiết lập kế hoạch giao nhận, vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và cắt giảm những khoản trung gian không cần thiết.
Đối với công tác thanh toán, chi nhánh phải nắm vững thời hạn thanh toán cũng như tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước đồng thời phải tích cực đôn đốc khách hàng trong nước thanh toán đúng hạn. Về phương thức thanh toán ngoại, chủ yếu chi nhánh thực hiện phương thức thanh toán bằng L/C, phương thức này dù chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi các bên nhưng nó có quá nhiều bước, thủ tục lại rất phức tạp…Thế nên chi nhánh cần có một số thay đổi trong các điều kiện của phương thức thanh toán bằng L/C. Chẳng hạn như khi sử dụng hình thức chuyển tiền, đặt cọc có giá trị lớn, chi nhánh có thể yêu cầu Ngân hàng bảo lãnh cho số tiền đặt cọc đó để trách những rủi ro có thể gặp phải trong kinh doanh.
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của chi nhánh là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của chi nhánh Hà Nội đối với khách hàng. Để hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh cần làm tốt các công việc sau đây:
- Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng được một hệ thống giám sát để biết được những công việc nào cần làm trước, những vấn đề nào cần giải quyết, và vào thời gian nào.
+ Trước hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và các chứng từ: việc chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ hành chính liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng phải được tiến hành khẩn trương, nhanh chóng như giấy phép nhập khẩu…Yêu cầu nhà cung
cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ giao hàng, nhanh chóng làm các thủ tục thanh toán. Yêu cầu người xuất khẩu thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá, thời gian vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định.
+ Tổ chức một đội ngũ có chuyên môn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, đưa hàng về nhập kho. Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng hóa là hết sức quan trọng, đây là giai đoạn thường làm phát sinh nhiều vấn đề có liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ hàng hóa đối với người xuất khẩu, người nhập khẩu và các cơ quan chức năng của nhà nước. Chậm chễ trong việc tiếp nhận hàng hóa có thể sẽ phát sinh chi phí lưu kho bãi và gây tác hại xấu cho chất lượng hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa không tốt sẽ gây ra những thiệt hại đáng kể cho chi nhánh, làm mất uy tín của chi nhánh đối với bạn hàng. Vì vậy phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại Quốc tế lại vừa phải có kiến thức cơ bản máy móc, thiết bị, linh kiện. Đồng thời phải theo dõi, đôn đốc họ đi nhận hàng kịp thời.
+ Kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát, điều hành hợp đồng nhập khẩu. Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. Giữa các phòng ban phải thường xuyên trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xây dựng quan hệ đối tác, việc quản lý hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng chi nhánh thực sự nhận được hàng như đã ký kết theo các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Như vậy để đảm bảo được hàng hóa như theo yêu cầu của chi nhánh thì chi nhánh phải xây dựng được một phương pháp quản lý hợp đồng sao cho vừa giám sát theo dõi được công việc phải làm của cả phía người xuất khẩu lẫn chi nhánh, kịp thời đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các công việc đó, đồng thời lại phải sử lý, giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi của chi nhánh và giữ được quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng.
Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm sẽ gây tâm lý tin
tưởng cho khách hàng khi quyết định mua sản phẩm của chi nhánh, tăng lượng sản phẩm kinh doanh cho chi nhánh và mọi việc sẽ đồng thời được giải quyết thuận lợi, tốt đẹp hơn.
Muốn giữ khách hàng lâu dài, đồng thời mở rộng thêm đối tác mới, chi nhánh cần có sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thì càng tạo được ấn tượng tốt bấy nhiêu, đặc biệt là đối với những khách hàng quốc tế lần đầu tiên tiếp xúc với đại diện của chi nhánh.
- Giải quyết các tranh chấp. Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra sự tốn kém về thời gian tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu linh kiện, hệ thống máy móc, thiết bị thường có giá trị lớn nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”.
Đồng thời trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết thuận lợi.
- Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu. Sau khi thực hiện xong hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành phân tích và đánh giá lại hợp đồng đã thực hiện. Việc phân tích phải được thực hiện trên cả hai phương diện là phương diện kỹ thuật và phương diện kinh tế. Về phương diện kỹ thuật: phân tích cần tập trung vào những vấn đề như phương pháp ký kết hợp đồng, hướng đàm phán, kỹ thuật soạn thảo hợp đồng và trình tự thực hiện hợp đồng đã
hợp lý chưa. Về phương diện kinh tế, phân tích chi phí phải bỏ ra để ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu so với lợi nhuận đạt được, hiệu quả của đồng vốn bỏ ra.
Từ việc phân tích trên giúp chi nhánh đánh giá được một cách tổng thể hiệu quả của hợp đồng đã thực hiện. Rút ra những bài học kinh nghiệm để xây dựng và thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu sau này.