nhánh Hà Nội đã áp dụng thời gian qua
Để đáp ứng được công việc kinh doanh của mình, chi nhánh Hà Nội phải tiến hành hoàn thiện các thủ tục để nhập khẩu các loại linh kiện, máy móc, thiết bị đã đặt mua từ nước ngoài. Đối với từng thời kỳ, từng đối tượng khách hàng, từng loại sản phẩm cụ thể mà phương thức nhập khẩu của chi nhánh lại khác nhau sao cho phù hợp, đúng quy chế của Nhà nước Việt Nam về nhập khẩu đồng thời mang lại hiệu quả cao. Biện pháp nhập khẩu chủ yếu mà chi nhánh thường áp dụng đó là nhập khẩu trực tiếp, hàng năm giá trị hàng nhập khẩu trực tiếp chiếm khoảng 85% tổng kim ngạch nhập khẩu. Còn lại là nhập khẩu ủy thác hoặc công ty Phát Minh trong thành phố Hồ Chí Minh sẽ nhập khẩu rồi chuyển ra chi nhánh Hà Nội bằng đường thủy. Trong phương pháp nhập khẩu của mình chi nhánh xác định để hoạt động có hiệu quả thì cần các yếu tố cơ bản sau:
- Trước hết chi nhánh đã đề ra được kế hoạch kinh doanh một cách toàn diện nghĩa là xác định được kế hoạch bán ra từng tháng, từng quý và cả năm, thông thường lấy số liệu cùng kỳ năm trước cộng với mức tăng 10% đến 15% để lập kế hoạch. Sau khi trừ đi tồn kho là có số về hàng chi nhánh có nhu cầu nhập.
- Từ kế hoạch này lại được cụ thể hoá ra giá trị, chủng loại, mặt hàng về tránh tồn kho lâu, ảnh hưởng đến vòng quay vốn và lợi nhuận.
- Sau khi có được thông tin đầy đủ về kế hoạch, số lượng hàng nhập, đồng thời tiến hành kế hoạch về vốn xem nguồn tự có, nguồn vay (trong đó vay bằng ngoại tệ bao nhiêu, tiền Việt nam bao nhiêu). Tất cả sự tính toán đến dựa vào chỉ tiêu kế hoạch lợi nhuận định kỳ.
- Bước sau cùng của việc nhập khẩu sẽ là tìm lựa chọn khách hàng để ký kết các hợp đồng nhập khẩu, theo các nội dung yêu cầu và hàng hoá chất lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, khiếu nại, trọng tài... đúng với quy chế hiện hành.
- Hình thức nhập khẩu uỷ thác: Đây là phương thức nhập khẩu chiếm phần nhỏ trong kim ngạch nhập khẩu của chi nhánh. Với phương thức nhập khẩu này, chi nhánh sẽ xem xét khả năng pháp lý của đơn vị đề nghị nhập, khả năng tiền vốn của họ cũng như bản chất hoạt động kinh doanh của đơn vị đó xem họ có gây cản trở cho chi nhánh hay không nên chi nhánh chỉ đóng vai trò trung gian
để tiến hành các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị từ các nước khác vào Việt nam. Nói cách khác chi nhánh tiến hành nhập khẩu các hệ thống thiết bị theo yêu cầu của những tổ chức, công ty khác, các chủ đầu tư có nhu cầu về các sản phẩm đó.
Trong nghiệp vụ này, chi nhánh được bên uỷ thác cung cấp vốn để tiến hành nhập khẩu nhưng chi nhánh phải chịu các chi phí phát sinh trong quá trình tiến hành nhập khẩu như chi phí liên lạc với các bên, chi phí cho nghiên cứu thị trường, chi cho các cuộc đàm phán...Vì vậy, chi nhánh phải thống nhất với bên uỷ thác về các khoản chi phí phát sinh này. Ngoài ra chi nhánh chỉ việc xem xét các tài liệu do khách hàng đưa đến cụ thể là xem xét các yêu cầu của khách hàng về hàng hoá thiết bị mà công ty sẽ phải nhập khẩu cho họ, sau đó tư vấn, tìm kiếm nguồn hàng đáp ứng được những yêu cầu đó với giá cả, điều kiện bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật... có lợi nhất. Sau khi hoàn thành hợp đồng, chi nhánh sẽ được hưởng một khoản phí được gọi là phí uỷ thác.
Đối với phương thức kinh doanh này, chi nhánh sẽ phải ký kết hai loại hợp đồng là hợp đồng uỷ thác (hợp đồng kinh tế hay hợp đồng nội) với bên uỷ thác và hợp đồng mua bán hệ thống thiết bị (hợp đồng ngoại) với bên bán.
Trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác, nhiệm vụ của chi nhánh chỉ là nhập khẩu thiết bị đảm bảo đúng yêu cầu của chủ đầu tư, chi nhánh hoàn toàn không phải lo đầu ra cho hệ thống máy móc, thiết bị được nhập khẩu về vì thế kinh doanh theo phương thức này là khá an toàn. Tuy nhiên, lợi nhuận thu được lại thấp.
Như vậy, hình thức nhập khẩu trực tiếp đã khá quen thuộc với chi nhánh và hình thức nhập khẩu ủy thác chiếm rất ít, do thông tin và kinh nghiệm của chi nhánh chưa nhiều, nhưng nếu làm tốt được hình thức nhập khẩu này sẽ mang lại hiệu quả kinh tế khá cao cho chi nhánh như: giảm giá lưu thông, giúp chi nhánh có thêm thu nhập; có thời gian để có và thực hiện được một hợp đồng nhập khẩu trực tiếp là tương đối lâu, do đó chi nhánh có thể tiến hành nhập khẩu uỷ thác để tạo thêm công ăn việc làm. Bên cạnh đó nhờ hoạt động này chi nhánh sẽ duy trì được các bạn hàng cũ, tiếp cận được những đối tác mới, có được những kinh
nghiệm làm ăn mới giúp phần nào cho hoạt động mở rộng kinh doanh nhập khẩu trực tiếp của chi nhánh.