Đối với công tác này không chỉ chi nhánh Hà Nội mà hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam rất hay gặp vướng mắc trong khâu này, nhìn chung các doanh nghiệp Việt nam khi đàm phán thường ở thế yếu hơn so với bên nước ngoài. Điều kiện này chỉ có thể hạn chế bớt chứ chưa thể giải quyết thỏa đáng ngay. Thực ra nếu đội ngũ cán bộ, nhân viên trong chi nhánh có sự chuẩn bị kỹ về phương pháp và nghệ thuật đàm phán thì cũng có thể dành được cho mình nhiều lợi thế. Vì thế, chi nhánh có thể thành công hơn trong các cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng nếu công ty thực hiện theo trình tự sau:
*Một là: Giải pháp hoàn thiện khâu chuẩn bị đàm phán
Trong phần chuẩn bị này chi nhánh phải xác định cho mình hoàn cảnh đàm phán, mục tiêu đàm phán và thành phần tham gia đàm phán. Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm về đàm phán và có đầy đủ những kinh nghiệm, hiểu biết về kỹ thuật, thương mại, pháp luật. Ngoài ra họ cũng phải cá nhân nổi trội hơn về khả năng giao tiếp, sự nhanh nhạy trong xử lý tình huống. Và lãnh đạo cũng nên tạo sự thoải mái cho các cá nhân trong đoàn đàm phám về mặt tinh thần, không nên có những sức ép không cần thiết cho họ trước khi bước vào các cuộc đàm phán.
Mục tiêu đàm phán đặt ra trong các cuộc đàm phán là sẽ đem lại cho chi nhánh những lợi thế trong quá trình nhập khẩu sau này. Và thực tế muốn đàm phán thắng lợi thì không bao giờ bắt đầu đàm phán mà không có các phương án lựa chọn, khi chuẩn bị sẵn các phương án lựa chọn khác nhau để khi bước vào đàm phán sẽ làm cho đoàn đàm phán luôn luôn chủ động. Đối phương khi thấy chi nhánh đã có sự chuẩn bị kỹ các phương án như vậy cùng với sự kết hợp hoàn hảo giữa các thành viên trong đoàn nhằm đạt được những mục tiêu đề ra thì họ sẽ dễ phải chấp nhận một trong các phương án chi nhánh đưa ra.
Đối với hoàn cảnh đàm phán, chi nhánh hoàn toàn có thể chủ động chuẩn bị được. Tuy nhiên quan trọng nhất là chi nhánh Hà Nội của công ty Phát Minh phải thăm dò được tình hình hiện nay của đối phương về tình hình tài chính, vị thế của đối phương trên thị trường, sức ép của các đối thủ cạnh tranh khác đối với họ...Để qua đó có thể có những phương án mang lại lợi ích tối đa cho chi
nhánh mình. Chi nhánh cũng có thể thông qua mạng lưới văn phòng đại diện để có những thông tin xác thực hơn về đối tác của mình.
* Hai là: Giải pháp hoàn thiện khâu đàm phán và ký kết
Trong quá trính đàm phán, đối với những vấn đề còn chưa thể thống nhất, đi đến kết luận cuối cùng thì chi nhánh nên có phương án giải quyết từng phần, từng vấn đề. Đoàn đàm phán của chi nhánh không nên vội vàng quyết định vấn đề nếu chưa thật sự rõ về nó vì có thể dẫn đến những thỏa thuận không khai thác được hết lợi thế, hay những thỏa thuận gây ra thiệt hại cho chi nhánh. Tuy nhiên, mọi người trong đoàn đàm phán cũng không nên có thái độ quá cứng rắn, cố bảo vệ những lợi ích đã tính toán từ trước mà nên có những nhượng bộ nhất định.
Khi tiến hành ký kết các hợp đồng, các thành viên trong đoàn đàm phán cũng phải đặc biệt chú ý tới các điều khoản hợp đồng, nhất là hợp đồng với các đối tác mới, bởi đa số các hợp đồng của chi nhánh là được ký kết với các đối tác truyền thống nên thường mang hình thức là chính, nội dung khá sơ sài do hai bên tin tưởng nhau là chính. Vì thế, thời gian tới chi nhánh cần bổ sung và hoàn thiện hơn về các điều khoản trong hợp đồng. Nhất là, hiện nay chi nhánh đã có quan hệ mua bán với nhiều đối tác khác nên càng phải quan tâm hơn nữa đến nội dung và hình thức hợp đồng sao cho các điều khoản chặt chẽ và chính xác hơn, tạo trách nhiệm, nghĩa vụ ràng buộc giữa các bên và tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho những tranh chấp nếu có sau này.