Để chuẩn bị thực hiện hợp đồng, chi nhánh Hà Nội của công ty Phát Minh phải làm thủ tục xin phép nhập khẩu và thuế nhập khẩu. Các văn bản mà chi nhánh sẽ phải trình lên Bộ thương mại bao gồm:
- Đề nghị của chủ đầu tư cho phép nhập khẩu và miễn thuế nhập khẩu nếu có. Văn bản của chi nhánh gửi bộ hồ sơ trình Bộ thương mại cho phép nhập khẩu máy móc thiết bị và miễn thuế nhập khẩu nếu có.
mục gồm: số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, giá trị, thành tiền, tình trạng kỹ thuật.
- Báo cáo tình hình sử dụng vốn đầu tư phân bổ cho máy móc thiết bị trong thực hiện nhập khẩu máy móc thiết bị.
Hoặc nếu chi nhánh muốn được điều chỉnh văn bản đã được giải quyết nhập khẩu máy móc thiết bị thì hồ sơ sẽ gồm:
- Văn bản của doanh nghiệp đề nghị điều chỉnh văn bản nhập khẩu hệ thống máy móc, thiết bị. Trong đó ghi rõ nội dung cần điều chỉnh như: thay đổi bằng máy móc thiết bị khác, điều chỉnh giá trị, số lượng, quy cách, mã ký hiệu…
- Danh mục nhập khẩu máy móc thiết bị, phụ tùng đã điều chỉnh kèm theo danh mục gồm: số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, giá trị, thành tiền, tình trạng kỹ thuật…
2.1.7.4. Giai đoạn thực hiện hợp đồng tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội
Đây là khâu cuối cùng trong qui trình nhập khẩu linh kiện, máy móc, hệ thống thiết bị ở chi nhánh Hà Nội và là khâu quan trọng nhất quyết định sự thành công của một thương vụ. Yêu cầu ở khâu này là đảm bảo làm sao mọi điều khoản trong hợp đồng mà công ty đã ký đều được thực hiện đúng và đủ. Vì thế, trong giai đoạn thực hiện hợp đồng, chi nhánh Hà Nội và đối tác phải thực hiện theo đúng phương án kinh doanh mà họ đã lập ra và đã được phê duyệt. Tuy nhiên, nếu có khó khăn do thị trường biến động mà không thực hiện được như phương án kinh doanh đã lập thì các đơn vị kinh doanh phải báo cáo lại với Giám đốc chi nhánh đồng thời báo cho bên đối tác biết để kịp thời điều chỉnh phương án. Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có những thoả thuận khác với nội dung hợp đồng đã ký thì nhất thiết phải xác nhận chính thức bằng cách phụ thêm hợp đồng.
Tại chi nhánh Hà Nội quá trình thực hiện hợp đồng sẽ gồm những bước là: - Nhận các văn bản gốc cho phép thực hiện việc nhập khẩu, miễn thuế nhập khẩu, phụ thu và thuế giá trị gia tăng nếu có.
- Kiểm tra nội dung bảo lãnh tiền đặt cọc, bảo lãnh thực hiện hợp đồng. - Lập yêu cầu mở L/C (thường là L/C không hủy ngay) theo mẫu của ngân hàng và nội dung hợp đồng đã ký hoặc yêu cầu chuyển tiền đặt cọc thanh toán.
- Kiểm tra lại nội dung L/C do ngân hàng mở và nếu có khác biệt cần báo cho nhân viên ngân hàng biết, sau đó mở lại L/C để sửa cho phù hợp.
- Lập hồ sơ theo dõi hợp đồng (lý lịch, tiến độ giao hàng, tiến độ thanh toán, khối lượng hàng hoá, dịch vụ để thực hiện cụ thể cũng như khối lượng tiền đã thanh toán tương ứng).
- Nắm chắc tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước, luôn đôn đốc, yêu cầu khách hàng trong nước thanh toán đúng hạn nhằm đảm bảo thanh toán ngoại.
- Kiểm tra thông báo gửi hàng, bộ tài liệu gửi hàng phù hợp với L/C và hợp đồng đã dăng ký.
- Nhận lệnh giao hàng, vận đơn gốc và những chứng từ cần thiết khác từ hãng chở hàng.
- Yêu cầu ngân hàng ký nhận vận đơn (nếu cần).
- Mở tờ khai hải quan. Nhân viên làm tờ khai hải quan phải kiểm tra kỹ và chịu trách nhiệm về sự chính xác của mã số hàng hóa, số kiện, trọng lượng hàng, thuế xuất nhập khẩu, phụ thu, thuế giá trị gia tăng. Đông thời xuất trình bộ chứng từ gồm có: hợp đồng ngoại, hợp đồng ủy thác (nếu có), tờ khai hải quan, tờ khai giá trị tính thuế, bảng khai chi tiết lô hàng, lệnh giao hàng, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói chi tiết và các văn bản cho miễn thuế nhập khẩu (nếu có)…
- Kiểm tra lại kết quả và phương pháp tính thuế trên tờ khai hải quan và theo qui định hiện hành của các cơ quan chức năng (luôn cập nhật các văn bản của Nhà Nước về danh mục và thuế quan xuất nhập khẩu).
- Làm thủ tục nhận hàng và cùng cán bộ hải quan tiến hành kiểm hóa. - Khiếu nại, lập hồ sơ khiếu nại nếu hàng hóa bị tổn thất hoặc không đúng với hợp đồng đã ký.
- Nộp thuế nhập khẩu hoặc phí phụ thu và thuế giá trị gia tăng, tùy theo từng trường hợp, tùy từng loại hàng nhập khẩu.
- Tùy từng trường hợp sẽ tiến hành đưa hàng về kho hoặc giao hàng cho khách hàng trong nước cùng hóa đơn bán hàng, thu tiền hàng hoặc phí và yêu cầu khách hàng ký vào biên bản nhận hàng.
- Xin các giấy phép cho phép các chuyên gia của bên xuất khẩu đến Việt Nam làm việc với công trình.
- Cử cán bộ cùng với các chuyên gia đến tận công trình để tiến hành lắp đặt và chạy thử máy móc, hệ thống thiết bị.
- Ký biên bản nghiệm thu với chủ đầu tư (hoặc với cả người bán).
- Ký biên bản quyết toán hoặc thanh lý hợp đồng với khách hàng trong nước.
- Lập quyết toán hợp đồng hoặc từng phần hợp đồng nếu là hệ thống máy móc, thiết bị.