của công ty TNHH diện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội
Với khách hàng là hai tập đoàn sản xuất YASKAWA ELECTRIC và TDK-LAMBDA thì chi nhánh sẽ tiến hành đặt mua hàng dựa trên các kế hoạch; sự thống kê, điều tra và dự đoán nhu cầu thị trường về các mặt hàng này. Sau khi nhận được hồi âm từ phía nhà xuất khẩu, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng theo các mẫu đã hình thành và thống nhất từ trước giữa hai bên.
Còn những khách hàng không phải là hai tập đoàn trên thì trước hết chi nhánh sẽ tiến hành thu thập thông tin, tìm hiểu kỹ về đối tác. Cụ thể với các bước sau:
- Nghiên cứu thị trường để xác định nhập khẩu mặt hàng đó của đơn vị nào thì tốt nhất: linh kiện máy móc là loại hàng hóa khá đặc biệt, có những thông số, tiêu chuẩn và những điều kiện về nhập khẩu nhất định, nhưng nói chung nó đều tuân theo các quy tắc của thị trường như: quy luật cung cầu, quy luật giá cả…Và muốn hoạt động kinh doanh của mình mang lại lợi nhuận cao thì chi nhánh Hà Nội của công ty điện cơ Phát Minh phải nghiên cứu kỹ lưỡng những đặc điểm này. Nhờ có được ưu thế là một chi nhánh của công ty lớn, có kinh nghiệm hoạt động từ nhiều năm nay nên chi nhánh đã được kế thừa và phát huy tất cả những lợi thế đó – áp dụng triệt để vào khâu nghiên cứu thị trường, tìm
hiểu đối tác để có thể tiếp cận đến những mặt hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và mang lại nhiều lợi nhuận. Sau đây là một số đặc điểm chính của thị trường linh kiện, máy móc mà chi nhánh luôn chú ý:
+ Cung cầu hàng hoá trong ngắn hạn thay đổi chậm, không nhạy bén linh hoạt như những hàng hoá khác.
+ Thời kỳ mua bán, chuyển giao, lắp đặt... thường khá dài.
+ Hiệu quả kinh tế của thiết bị, máy móc phải trải qua một thời gian dài mới khẳng định được hết.
Tại thị trường Việt Nam hiện nay, do Nhà nước đã tạo nhiều cơ chế thuận lợi cho sự hình thành và phát triển của các doanh nghiệp tư nhân. Đặc biệt là mấy năm trở lại đây, số lượng doanh nghiệp tư nhân mọc lên đáng kể. Điều này làm cho nhu cầu về máy móc, thiết bị bán dẫn và đo lường ngày một tăng cao như các sản phẩm: thiết bị nâng hạ, cần trục, thang máy, máy đóng gói, băng tải, …Và điều quan trọng đó là Việt Nam là nước có nền kinh tế đang phát triển, các ngành công ngiệp, xây dựng vẫn còn chiếm tỷ trọng rất lớn nên đã làm cho nhu cầu về các sản phẩm mà chi nhánh kinh doanh là cao và rất có tiềm năng.
Vậy nhiệm vụ và đường lối kinh doanh của chi nhánh là sẽ nhập mặt hàng này ở nước nào, đơn vị nào, nhập với số lượng bao nhiêu thì mang lại hiệu quả tối ưu. Cụ thể chi nhánh luôn đặt ra mục tiêu, chiến lược cụ thể như sau:
+ Quyết tâm duy trì, giữ vững và phát triển thị trường nhập khẩu truyền thống trong những năm hoạt động vừa qua của chi nhánh. Thực tế chi nhánh đã thiết lập được mối quan hệ truyền thống gắn bó với nhiều tập đoàn, công ty trên nhiều nước khác nhau như: Nhật Bản, Trung Quốc, Đài Loan, Đức…Theo thống kê hàng năm của chi nhánh thì doanh số nhập khẩu từ các nước này chiếm từ 70% - 90% doanh số nhập khẩu của chi nhánh. Tiếp xúc với các khách hàng này chi nhánh gặp ít rủi ro hơn do đã có quan hệ làm ăn lâu dài.
+ Xác định các mặt hàng chủ lực để tập trung tìm nguồn cung sản phẩm. Lúc nào chi nhánh cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá. Tuy nhiên, tiêu chí hàm lượng kỹ thuật cao, hiện đại, chất lượng của linh kiện, máy móc được đặt lên hàng đầu.
+ Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, chi nhánh cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, ưu điểm nổi trội giữa sản phẩm của chi nhánh với các loại sản phẩm tương tự đến các doanh nghiệp, các tổ chức, các hội chợ.
Như vậy chi nhánh đã rất chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường, để từ đó có những quyết định sáng suốt để đi đến ký kết các hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả.
- Lập phương án kinh doanh nhập khẩu: để có được phương án kinh doanh nhập khẩu tốt chi nhánh Hà Nội thấy rằng có đầu ra, hệ thống khách hàng mua sản phẩm của mình cũng phải thật lớn mạnh, tức là có những khách hàng có quan hệ tốt với công ty, tiếp xúc được với các khách hàng tiềm năng, giá cả phù hợp, chất lượng, uy tín chi nhánh và công ty được khẳng định. Đồng thời, bộ phận đánh giá, dự báo thị trường cũng phải đưa ra được những nhận định xác đáng, những dự báo chính xác. Và chi nhánh đã vạch ra từng bước trong việc lập phương án kinh doanh của mình như sau:
+ Hàng năm tiến hành tổng hợp, phân tích kết quả thực hiện để đánh giá và xác định rõ nhu cầu cho từng loại sản phẩm một cách cụ thể
+ Từ những kết quả phân tích ở trên sẽ tiến hành lên kế hoạch nhập khẩu, thông thường chi nhánh dự định sẽ nhập khẩu tăng từ 10% - 15% so với cùng kỳ năm trước .
+ Tiếp tục chia kế hoạch cho cả năm ra từng thời kỳ có thể là tháng hoặc quý để có những kế hoạch, chiến lược cụ thể, phù hợp hơn. Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra ưu khuyết trong quá trình thực hiện .
+ Trong phương án kinh doanh nhập khẩu của mình, chi nhánh luôn bám sát thị trường truyền thống đồng thời thường xuyên tìm cách mở rộng thị trường mục tiêu
+ Trong phương án luôn có các phương án dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra .
nhánh Hà Nội cũng xác định cho dù phương án có khả thi thì đó cũng mới chỉ mới là kế hoạch còn trong quá trình thực thi nó luôn chịu tác động bởi nhiều yếu tố bất ngờ thế nên luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, khi thực sự hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có được hiệu quả. Và quá trình thực hiện đó luôn có sự tập trung theo dõi, lãnh đạo của Giám đốc cùng với sự hỗ trợ của tất cả các phòng ban để cho phòng xuất nhập khẩu hoạt động tốt nhất cũng là mang lại hiệu quả cho công ty cao nhất có thể.
- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng hoặc có thể là đàm phán trực tiếp: với thông tin thị trường và kế hoạch có được, chi nhánh sẽ lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng. Sau đó tiến hành gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi thư hỏi giá là tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất. Trong hỏi giá, chi nhánh đưa ra các điều khoản như: tên hàng, thông số kỹ thuật, số lượng, nhãn mác, cần thiết phải đạt các tiêu chuẩn gì, hình thức thanh toán, hình thức giao hàng…Khi nhận được hồi âm từ nhà xuất khẩu, nếu chi nhánh đồng ý với các điều khoản nhà xuất khẩu đưa ra thì sẽ tiến tới đặt hàng bằng hai cách:
+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà xuất khẩu. Nhà xuất khẩu sẽ gửi một thông báo xác nhận bán, thông báo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá.
+ Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản như đã được thoả thuận trước đó, và có thể đưa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thương vụ. Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu được thực hiện qua thư tín, fax. Hoặc có thể nhà xuất khẩu và đại diện chi nhánh, công ty sẽ trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết khi đây là lần đầu tiên thiết lập quan hệ mua bán.
Nếu chi nhánh vẫn chưa thoả mãn với thông báo giá của người xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhưng đối với các mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên thì chi nhánh sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, điều kiện thanh toán, hay điều kiện giao hàng. Khi hai bên đều thống nhất sẽ đi tới thực hiện ký kết hợp đồng.
Hợp đồng thường được lập bằng tiếng Anh, có đầy đủ chữ ký của hai bên và các điều khoản mà hai bên đã thống nhất.