Tính cấp thiết của đề tài
Từ cuối thế kỷ XX đến nay, trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu ngày càng mạnh mẽ, hoạt động kiểm soát trở thành công cụ quan trọng giúp các nhà quản trị giám sát nhân viên và các hoạt động kinh doanh Kiểm soát giúp các nhà hoạch định đánh giá mức độ thực hiện các quyết định và tính khả thi của mục tiêu đã đề ra Nó có vai trò lớn trong việc quản lý từ cấp cao đến cấp thấp, đo lường hiệu quả công việc của nhân viên và tạo động lực cho người lao động Qua kiểm soát, các nhà quản trị có thể duy trì hoạt động hiệu quả, phát hiện sai sót và điều chỉnh quyết định kịp thời Hệ thống thông tin từ hoạt động kiểm soát cung cấp căn cứ quan trọng để hoạch định mục tiêu trong tương lai.
Công ty Cổ phần Viễn thông Điện tử VINACAP chuyên sản xuất và kinh doanh thiết bị viễn thông như cáp quang, dây điện thoại, và điện thoại AVIO, đồng thời sản xuất sản phẩm từ sữa và hoa quả Trong bối cảnh thị trường viễn thông cạnh tranh khốc liệt, việc kiểm soát hoạt động công ty là rất quan trọng để đảm bảo theo đúng định hướng của lãnh đạo Mặc dù công ty đã ban hành nhiều chính sách và quy định chi tiết cho nhân viên, như quy định về chi phí tiếp khách, hạn mức tiền điện thoại và đồng phục, nhưng việc thực hiện các quy định này thường không duy trì được lâu dài, dẫn đến tình trạng lỏng lẻo trong kiểm soát như việc không mặc đồng phục hay không chấm công hàng ngày.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Viễn thông Điện tử VINACAP, tôi nhận thấy tầm quan trọng của công tác kiểm soát và những khó khăn mà công ty đang đối mặt Chính vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp với tiêu đề “Hoàn thiện công tác kiểm soát tại Công ty Cổ phần Viễn thông Điện tử VINACAP”.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, em nhận thấy rằng đã có rất nhiều công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài như sau:
Phạm Duy Hợi (2005), Hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty thương mại
Bài viết tập trung vào việc kiểm soát toàn diện các hoạt động của công ty, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động kinh doanh Tác giả đưa ra những nhận định khái quát về tình hình kiểm soát hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp cụ thể để hoàn thiện công tác kiểm soát trên mọi phương diện Những đề xuất này không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Mai Tuấn Quang (2007), Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát tại xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì Hapro, Luận văn tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại.
Tác giả nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát tại xí nghiệp trong hoạt động xuất khẩu may mặc ra thị trường quốc tế, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả kiểm soát hoạt động xuất khẩu của xí nghiệp.
Nguyễn Xuân Thái (2007) trong luận văn tốt nghiệp tại Trường Đại học Thương Mại đã phân tích lý thuyết về kiểm soát trong quản lý doanh nghiệp và thực trạng công tác kiểm soát tại Công ty TNHH nội thất Thành Phát Tác giả chỉ ra những vấn đề còn tồn tại trong công tác này và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát bán hàng nội thất.
Hoàng Thị Liên (2010), Hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH Phú
Phương, trong luận văn tốt nghiệp tại Trường Đại học Thương Mại, đã trình bày cái nhìn tổng quan về vấn đề kiểm soát tại công ty TNHH Phú Phương Tác giả đã đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát tại công ty này.
Trần Thị Thu Trang (2014) trong luận văn tốt nghiệp tại Trường Đại học Thương Mại đã nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác kiểm soát tại các doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần may Nam Hà Bài viết hệ thống hóa lý thuyết về hoạt động kiểm soát và phân tích thực trạng công tác kiểm soát tại công ty trong giai đoạn 2011-2013 Dựa trên phân tích này, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty cổ phần may Nam Hà.
Nguyễn Thị Phương Lan và Lê Thị Lan Hương (2014) trong bài viết "Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp: Một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu" đăng trên Tạp chí quản lý kinh tế đã trình bày các khái niệm về kiểm soát và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống kiểm soát hiệu quả Tác giả cũng chỉ ra những vấn đề tồn tại trong hệ thống hiện tại, đề xuất các biện pháp khắc phục và nêu ra những lĩnh vực cần nghiên cứu thêm để nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Viễn thông Điện tử VINACAP tại 25/5 Láng Hạ - Thành Công – Ba Đình – Hà Nội, em được biết trong 3 năm 2012,
2013, 2014 không có công trình nghiên cứu nào về hoàn thiện công tác kiểm soát của công ty.
Công ty hoạt động đa ngành, chuyên sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực viễn thông và các sản phẩm điện Các sản phẩm của công ty bao gồm dây cáp treo, cáp quang, cáp mỏ hầm lò, dây điện thoại, bộ thu kết nối mạng và điện thoại thương hiệu AVIO.
Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm từ sữa và hoa quả, đồng thời hợp tác với các hãng nước ngoài để nhập khẩu máy lọc nước tinh khiết độc quyền Tuy nhiên, nhà máy sản xuất lại cách xa văn phòng giao dịch, dẫn đến việc các hợp đồng thương mại phát sinh nhiều vấn đề cần kiểm soát chặt chẽ Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót mà còn tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên ở cả bộ phận văn phòng lẫn nhà máy.
Kết luận, bài viết đã hệ thống hóa các lý luận cơ bản và phân tích thực trạng công tác kiểm soát tại doanh nghiệp, đồng thời đưa ra những giải pháp hiệu quả Dựa trên những thành công và bài học từ các nghiên cứu trước, tôi quyết định tìm hiểu đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát tại Công ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP”.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài hướng tới 3 mục tiêu chính sau đây:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát trong doanh nghiệp là nền tảng khoa học quan trọng cho việc phân tích và đánh giá thực trạng, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát trong các doanh nghiệp.
Phân tích thực trạng công tác kiểm soát của Công ty Cổ phần Viễn thông Điện tử VINACAP là cần thiết để đánh giá những thành công và hạn chế trong hoạt động kiểm soát Quá trình này bao gồm nghiên cứu, tìm hiểu, điều tra và khảo sát, nhằm tổng hợp thông tin thực tế Kết quả từ phân tích sẽ là cơ sở để đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả công tác kiểm soát trong công ty.
Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại Công ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã áp dụng phương pháp quan sát để ghi nhận các hoạt động, tài liệu, sản phẩm và môi trường làm việc Qua việc quan sát trực tiếp, em hiểu rõ hơn về cách thức làm việc của nhân viên và các quy trình diễn ra trong công ty.
- Phương pháp điều tra trắc nghiệm: các nhà quản trị và nhân viên tại nhà máy và nhân viên văn phòng của công ty
Phiếu điều tra gồm 14 câu hỏi, trong đó có 6 câu dành cho cả nhà quản trị và nhân viên, 4 câu riêng cho nhà quản trị và 4 câu cho nhân viên Mỗi câu hỏi cung cấp nhiều phương án trả lời khác nhau, giúp người tham gia khảo sát đưa ra nhận xét chính xác về thực trạng kiểm soát tại công ty.
+ Đối tượng điều tra: nhà quản trị (10 phiếu) và nhân viên (20 phiếu) công ty VINACAP
+ Số phiếu phát ra: 30 phiếu+ Số phiếu thu về: 30 phiếu+ Nội dung điều tra: được cung cấp đầy đủ trên mẫu phiếu điều tra tại phần phụ lục.
Để điều tra và nghiên cứu đề tài của công ty, tôi đã thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm báo cáo tài chính hợp nhất hàng năm và báo cáo thường niên của công ty Tôi cũng tìm hiểu các hoạt động kiểm soát của công ty thông qua phòng tổ chức hành chính, tham khảo luận văn tại thư viện trường Đại học Thương Mại, và nghiên cứu các bài viết trên internet liên quan đến kiểm soát, diễn đàn, giáo trình, ấn phẩm và tạp chí về quản lý kinh tế.
Phương pháp phân tích dữ liệu
Tiến hành xử lý những dữ liệu thứ cấp bằng: Phương pháp phân tích thống kê và Phương pháp so sánh.
Phương pháp phân tích thống kê là quá trình thu thập và phân tích dữ liệu, giúp tổng hợp thông tin theo các nhóm dựa trên những tiêu chí khác nhau.
Phương pháp so sánh là kỹ thuật phân tích thông tin sơ cấp và thứ cấp để rút ra kết luận từ sự chênh lệch giữa các số liệu Bằng cách đánh giá những khác biệt này, chúng ta có thể đưa ra nhận định về việc cải thiện công tác kiểm soát tại công ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP.
Kết cấu đề tài
Ngoài các phần tóm tắt, lời cảm ơn, danh mục, bảng biểu, hình vẽ, mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài được cấu trúc thành các phần chính để đảm bảo tính logic và mạch lạc.
Chương I trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp, nhấn mạnh vai trò và tầm quan trọng của kiểm soát trong quản lý hiệu quả Chương II phân tích thực trạng công tác kiểm soát tại Công ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP, đánh giá những điểm mạnh và yếu trong quy trình kiểm soát hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại Công ty viễn thông điện tử VINACAP
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP
Khái niệm có liên quan
1.1.1 Khái niệm quản trị và các chức năng của quản trị
Quản trị là một khái niệm phổ biến trong nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội, nhưng việc hiểu rõ và chính xác bản chất của nó không phải là điều đơn giản.
Có khá nhiều các quan điểm, cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “quản trị”.
Quản trị là quá trình tác động có tổ chức của người quản trị lên đối tượng quản trị, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra trong bối cảnh môi trường biến động.
Quản trị kinh doanh là quá trình hoạt động với con người nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức trong một môi trường luôn biến đổi Trong quá trình này, việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực hạn chế là rất quan trọng.
- Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích
(đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác (Quản trị DNTM, GS TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống kê 2004).
Quản trị là quá trình phối hợp các hoạt động của nhiều người nhằm đạt được kết quả mà cá nhân không thể tự mình thực hiện.
J.Gibson – NXB Thống kê 2001), trong đó trọng tâm của khái niệm này đề cập đến việc cá nhân làm việc theo nhóm nhờ đó có thể phát huy hiệu quả cao nhất để nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đề ra. Đối với bài luận văn lần này, em xin dựa theo khái niệm về quản trị học sau để làm cơ sở cho các phân tích của mình: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức”.
Quản trị là hoạt động của một hoặc nhiều người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu Sự phối hợp này được thực hiện thông qua các chức năng như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nguồn lực trong tổ chức Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, cần sử dụng hiệu quả nhân tài và vật lực nhằm đạt được mục tiêu một cách tối ưu.
Các chức năng của quản trị:
Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong quản lý, đóng vai trò nền tảng cho các chức năng khác Quá trình này bao gồm việc xác định mục tiêu cụ thể, cùng với các phương pháp và phương tiện cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.
Hoạch định là một quá trình, một trọng tâm, một hành động về tương lai.
Tổ chức trong doanh nghiệp là quá trình xác lập mô hình và phân công nhiệm vụ cho từng cấp bậc và nhân viên Nó bao gồm việc ủy quyền cho các cấp quản lý và nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả Tổ chức tạo ra khuôn mẫu và thiết lập mối quan hệ giữa các công việc, bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp.
Lãnh đạo là quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp, nhằm tối đa hóa hiệu suất công việc và tạo động lực cho tổ chức Hoạt động lãnh đạo bao gồm việc ra chỉ thị, huấn luyện, duy trì kỷ luật, cũng như tạo ảnh hưởng tích cực và hứng thú cho nhân viên Điều này khuyến khích sự hợp tác trong môi trường làm việc, đồng thời thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin hiệu quả.
Kiểm soát là quá trình thiết lập tiêu chuẩn và đo lường kết quả đạt được, cũng như thực hiện các hành động cần thiết khi kết quả không đạt mục tiêu đề ra Việc này bao gồm đánh giá hiệu quả quản trị, xem xét chính sách và giao tiếp nhân sự, cũng như kiểm tra các báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh và doanh thu.
Khái niệm về kiểm soát đã tiến hóa theo thời gian, phản ánh sự thay đổi trong môi trường và điều kiện hoạt động của tổ chức Ban đầu, kiểm soát được coi là công cụ hỗ trợ cho kiểm toán viên trong việc lập kế hoạch kiểm toán hiệu quả Khi khoa học quản trị kinh doanh phát triển, kiểm soát trở thành yếu tố chủ chốt trong hệ thống quản trị, dẫn đến nhiều nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát trong tổ chức Hiện nay, kiểm soát không còn được xem là một hệ thống khép kín, mà là một hệ thống mở, chịu tác động từ cả các thành viên trong tổ chức lẫn môi trường xung quanh.
Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị kinh doanh, bên cạnh hoạch định, tổ chức và lãnh đạo Nội dung và yêu cầu của hoạt động kiểm soát phụ thuộc vào góc độ và lĩnh vực kinh doanh cụ thể, đòi hỏi việc sử dụng các tiêu chuẩn, phương pháp và công cụ phù hợp Thuật ngữ "kiểm soát" không có định nghĩa duy nhất, mà có thể được hiểu khác nhau tùy theo từng góc nhìn.
Theo John C Aplin (1988), kiểm soát là hoạt động đánh giá và điều chỉnh những sai lệch so với tiêu chuẩn Trong khi đó, Jones và Geofge (2003) định nghĩa kiểm soát là quá trình mà nhà quản lý giám sát và điều phối hiệu quả cũng như hiệu lực của tổ chức và các thành viên, nhằm đảm bảo thực hiện các hoạt động đạt được mục tiêu của tổ chức.
H.Fayol trong kinh doanh kiểm soát được cho là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nhiệp và mọi bộ phận của doanh nhiệp để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành Trong báo cáo của Hiệp hội các tổ chức tài trợ (COSO) có tựa đề “Kiểm soát – Khuôn khổ hợp nhất” được công bố vào lần đầu tiên năm 1992 đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát như sau: Kiểm soát là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo thích hợp nhằm thực thiện ba mục tiêu: Độ tin cậy của báo cáo; Tuân thủ các luật lệ và quy định;
Kiểm soát là một chức năng quản trị quan trọng, bao gồm quá trình xác định thành quả thực tế và so sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập Qua đó, kiểm soát giúp phát hiện sai lệch và nguyên nhân của chúng, đồng thời đề ra biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
Các nội dung lý thuyết cơ bản về công tác kiểm soát
1.2.2 Các nguyên tắc kiểm soát
Để đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả trong kiểm soát, các hoạt động cần được thiết kế dựa trên chiến lược và kế hoạch đã được xây dựng Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cao, khi họ phải chú ý nhiều hơn đến tính chiến lược nhằm phục vụ và hướng đến việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Đảm bảo hiệu quả trong công tác kiểm soát là điều cần thiết, mặc dù lý thuyết có vẻ đơn giản nhưng thực tế lại khó thực hiện Nhiều nhà quản trị dành nhiều thời gian và công sức cho việc kiểm tra, nhưng kết quả thu được từ công tác kiểm soát thường không tương xứng với nỗ lực bỏ ra.
Để đảm bảo hiệu quả trong kiểm soát, cần xác định rõ mục đích, thời điểm và khu vực kiểm soát phù hợp Việc kiểm soát không đúng thời gian hoặc phạm vi quá rộng có thể dẫn đến lãng phí thời gian và công sức của tổ chức.
Công khai, chính xác và khách quan là yếu tố quan trọng trong kiểm soát Nếu kiểm soát không khách quan và bị ảnh hưởng bởi định kiến, các nhà quản trị sẽ không thể đưa ra những nhận xét và đánh giá đúng đắn về các đối tượng kiểm soát, dẫn đến kết quả sai lệch Hệ quả của việc này có thể gây tổn thất nghiêm trọng cho tổ chức Do đó, kết quả kiểm soát cần được công khai để các bên liên quan nắm bắt thông tin một cách rõ ràng.
Quá trình kiểm soát cần linh hoạt và đa dạng để đảm bảo hiệu quả trong quản trị Việc điều chỉnh thời gian, phạm vi và nội dung kiểm soát là cần thiết, nhằm phát huy tối đa tác dụng của các hoạt động điều chỉnh.
1.2.3 Các loại kiểm soát 1.2.3.1 Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm soát:
Kiểm soát trước (tiền kiểm) là quá trình kiểm soát diễn ra trước khi công việc bắt đầu, nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể phát sinh và cản trở việc thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Loại kiểm soát này nhằm ngăn ngừa sai lệch về chất lượng và số lượng nguồn lực trong tổ chức Người thực hiện kiểm soát luôn nỗ lực dự đoán tiến trình kết quả, từ đó có thể điều chỉnh các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả trước khi quá muộn.
Kiểm soát trong là quá trình giám sát và điều chỉnh diễn ra trong suốt quá trình làm việc, nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo mọi hoạt động đều hướng đến mục tiêu đã đề ra Hoạt động này chủ yếu được thực hiện thông qua các biện pháp giám sát của nhà quản trị.
Kiểm soát sau (hậu kiểm) là quá trình đánh giá kết quả công việc sau khi hoàn thành, nhằm so sánh với các tiêu chuẩn đã đặt ra Nếu kết quả không đạt yêu cầu, sẽ có các hoạt động điều chỉnh được thực hiện Qua hình thức kiểm soát này, các nhà quản trị có thể xác định rõ thực trạng và rút ra bài học kinh nghiệm, từ đó cải tiến các hoạt động trong tương lai.
1.2.3.2 Phân loại theo tần suất các cuộc kiểm soát:
- Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên và liên tục ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát.
- Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định.
- Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch.
1.2.3.3 Phân loại theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát:
Kiểm soát toàn bộ là quá trình giám sát và đánh giá diễn ra trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, bao gồm các bộ phận, các khâu và các cấp khác nhau Mục tiêu của kiểm soát toàn bộ là để xác định mức độ thực hiện các mục tiêu đề ra một cách tổng quát.
- Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp của doanh nghiệp
- Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức.
1.2.3.4 Phân loại theo đối tượng kiểm soát:
Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật là quá trình đánh giá và giám sát tình hình cơ sở vật chất của tổ chức, bao gồm việc xem xét thực trạng của nhà xưởng, máy móc và thiết bị Việc này giúp xác định hiệu quả hoạt động và đảm bảo rằng các tài sản kỹ thuật được duy trì và sử dụng một cách hợp lý.
Kiểm soát con người là quá trình đánh giá các yếu tố như năng lực, tính cách, kết quả công việc, tinh thần trách nhiệm và mức độ thỏa mãn trong công việc của cá nhân.
- Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức.
- Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nơ …
Quy trình kiểm soát trong tổ chức được minh họa bằng sơ đồ sau đây:
Hình 1.1: Quy trình kiểm soát
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học căn bản) 1.2.4.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát là các chỉ tiêu dùng để đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động Chúng đóng vai trò như những mốc để xác định thành quả đạt được, thường phản ánh mục tiêu hoạch định của doanh nghiệp Các tiêu chuẩn này có thể được thể hiện dưới dạng định tính hoặc định lượng, nhưng thường thì người ta cố gắng lượng hóa chúng trong quá trình xây dựng.
- Các tiêu chuẩn định lượng như:
+ Số lượng sản phẩm, dịch vụ + Chi phí: Bán hàng, quản lý doanh nghiệp … + Giá cả hay lợi nhuận đem về
+ Lượng hàng tồn trong kho+ Khả năng thu hồi công nợ
+ Số giờ làm việc thực tế
- Các tiêu chuẩn định tính như:
+ Ý thức trách nhiệm của các nhân viên + Lòng trung thành với doanh nghiệp + Kỷ luật nơi làm việc
Các tiêu chuẩn định tính thường khó xác định một cách chi tiết bằng số liệu, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát hiệu quả.
Khi xác định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện theo quy tắc sau đây:
- Tiêu chuẩn và mục tiêu
- Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên
- Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp
- Tiêu chuẩn và trách nhiệm
- Sử dụng các tiêu chuẩn định tính
Dựa trên các tiêu chuẩn đã xác định ở bước 1, tiến hành đo lường trước để phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch liên quan đến các mục tiêu đã đặt ra.
- Yêu cầu đối với đo lường kết quả:
+ Hữu ích + Có độ tin cậy cao + Không lạc hậu + Tiết kiệm
- Các phương pháp đo lường kết quả:
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp
1.3.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 1.3.2.1 Quan điểm của nhà quản trị
Quan điểm của đội ngũ lãnh đạo về hoạt động kiểm soát là rất quan trọng, vì chỉ khi nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát, họ mới có thể thực hiện quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả Điều này giúp phát huy ý nghĩa của chức năng kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp và xác định các tiêu chuẩn kiểm soát phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.
1.3.2.2 Nguồn lực của doanh nghiệp
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công trong kinh doanh, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp Sự thành công của hoạt động kiểm soát phụ thuộc vào con người, do đó, việc xây dựng một bộ máy tổ chức kiểm soát mạnh mẽ và đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao là rất cần thiết để hoàn thiện công tác kiểm soát trong mỗi tổ chức.
Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp được thể hiện qua nhiều yếu tố quan trọng như vốn kinh doanh, lượng tiền mặt, khả năng lưu chuyển tiền tệ và thanh khoản Vốn không chỉ quyết định tốc độ tăng trưởng sản lượng mà còn ảnh hưởng lớn đến công tác kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, việc quản lý cơ cấu vốn và khả năng huy động vốn là rất cần thiết để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất và kỹ thuật của doanh nghiệp được thể hiện qua tài sản cố định như máy móc, thiết bị và nhà xưởng Doanh nghiệp có hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ, tiện lợi và hiện đại sẽ dễ dàng và nhanh chóng nắm bắt thông tin, kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn Việc hiểu rõ các yếu tố kỹ thuật giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát trước khi xảy ra vấn đề.
Quy mô hoạt động của doanh nghiệp ảnh hưởng lớn đến công tác kiểm soát Doanh nghiệp lớn, với tiềm lực tài chính mạnh mẽ, có khả năng đầu tư vào hệ thống kiểm soát hiện đại như camera giám sát và hệ thống quản lý ra vào, giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát Ngược lại, doanh nghiệp vừa và nhỏ, mặc dù dễ dàng xây dựng quy trình kiểm soát hơn, nhưng lại gặp khó khăn trong việc đầu tư vào hệ thống hiện đại do nguồn tài chính hạn chế Do đó, việc xây dựng quy trình kiểm soát hợp lý cần cân nhắc đến quy mô và khả năng tài chính của từng doanh nghiệp.
1.3.3 Các nhân tố bên ngoài 1.3.2.1Môi trường vĩ mô
Các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm sự tăng trưởng hay suy thoái kinh tế, tình hình tài chính, tiền tệ, lạm phát, lãi suất, và tỷ giá hối đoái Trong bối cảnh suy thoái kinh tế hiện nay, việc duy trì sự ổn định kinh tế trong và ngoài nước, cùng với thu nhập bình quân được nâng cao, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động buôn bán Đặc biệt, khi hệ thống ngân hàng áp dụng chính sách mở cửa cho vay vốn, doanh nghiệp sẽ có khả năng tiếp cận nguồn vốn dễ dàng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát tài chính.
Nền chính trị ổn định của nước ta, với sự lãnh đạo của một đảng duy nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế của doanh nghiệp Chính phủ luôn đưa ra các quy định và chính sách nhất quán, khuyến khích doanh nghiệp tự do phát triển Hơn nữa, các mối quan hệ hợp tác quốc tế giữa các quốc gia trong khu vực được ký kết, đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và thực hiện công tác quản lý hiệu quả hơn.
Yếu tố văn hóa - xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành bản sắc riêng của mỗi quốc gia, từ đó ảnh hưởng đến thói quen mua sắm của người tiêu dùng Hiểu rõ điều này giúp các công ty điều chỉnh công tác kiểm soát của mình một cách phù hợp và thiết thực hơn, nhằm hòa nhập với bản sắc văn hóa địa phương.
Các doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố văn hóa - xã hội quan trọng như dân số và sự phân bố dân cư, văn hóa lối sống, các chuẩn mực đạo đức, phong tục tập quán và tôn giáo Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức hoạt động và chiến lược kinh doanh của họ.
Nhà cung ứng đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp các yếu tố cần thiết như tài chính, lao động, hàng hóa và nguyên vật liệu Do đó, việc kiểm soát nhà cung ứng là rất quan trọng, bao gồm việc theo dõi số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, tiêu chuẩn sản phẩm, giá cả và thời gian giao hàng Kiểm soát liên tục và kịp thời giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý nguồn hàng, có khả năng đánh giá và loại bỏ các nhà cung cấp không đáp ứng tiêu chí Nếu không thực hiện tốt, doanh nghiệp có thể gặp phải những hậu quả nghiêm trọng như thiệt hại về tài sản, uy tín và thậm chí là mất thị phần hoặc phá sản.
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, quyết định đầu ra và sự sống còn của doanh nghiệp Nhà quản trị cần chú trọng đến khả năng mua sắm, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, cũng như sự tín nhiệm mà họ dành cho thương hiệu Những thông tin này là cơ sở để xây dựng các biện pháp kiểm soát hiệu quả, nhằm tối ưu hóa sự hài lòng của khách hàng và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ.
Đối thủ cạnh tranh là nhóm đối tượng quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng để áp dụng các biện pháp kiểm soát hiệu quả Việc xác định các đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp, cũng như đối thủ hiện tại và tiềm ẩn, giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin một cách chặt chẽ, đảm bảo tính bảo mật trong hoạt động kinh doanh.
Cơ quan quản lý nhà nước bao gồm các nguồn cung cấp vốn, cơ quan thông tin đại chúng và các cơ quan hữu quan như thuế, quản lý thị trường, công an, UBND Ngoài ra, các tổ chức xã hội như hội bảo vệ người tiêu dùng và tổ chức bảo vệ môi trường cũng thuộc nhóm này Những cơ quan và tổ chức này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của công ty, vì vậy các nhà quản trị cần chú trọng kiểm soát thông tin và nắm bắt kịp thời ý kiến dư luận, đồng thời tìm kiếm sự ủng hộ từ các tổ chức này.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐIỆN TƯ VINACAP
Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Viễn thông Điện tử VNACAP
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẨN VIỄN THÔNG ĐIỆN TỬ VINACAP
- Tên giao dịch quốc tế: Vinacap telecom electronics join stock Company
- Tên viết tắt: VINACAP_ JSC
- VPHN: 25/5 Láng Hạ – Ba Đình – Hà Nô ̣i
- Nhà máy: Dốc Vân – Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nô ̣i
- Vốn điều lê ̣: 156.000.000.000 đồng; tương đương 15.600.000 cổ phần; mệnh giá một cổ phần là 10.000 đồng.
Công ty Cổ phần Viễn thông Điện tử Vinacap, tiền thân là công ty liên doanh Vinadaesung, có lịch sử gắn liền với sự phát triển của Vinadaesung từ năm 1993 Liên doanh này được thành lập bởi VNPT với 44,8% vốn và Daesung – Korea với 55,2% vốn, chuyên sản xuất cáp thông tin lõi đồng và mạng viễn thông.
Vào ngày 1/7/2007, Công ty Vinadaesung đã công bố quyết định chấm dứt hoạt động do hết hạn liên doanh VNPT cùng với Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã thành lập Công ty Cổ phần Cáp và Vật liệu mạng - Vinacap.
- Ngày 02/11/2010, Công ty cổ phần Cáp và Vâ ̣t liê ̣u mạng – Vinacap đổi tên thành Công ty Cổ phần Viễn thông Điê ̣n tử Vinacap (Vinacap).
- Năm 1993: Dây truyền đầu tiên đi vào hoạt đô ̣ng với công nghê ̣ CCP
- Năm 1996: Dây truyền thứ 2 công nghê ̣ F/S đi vào hoạt đô ̣ng
- Năm 2008: Dây truyền cáp quang, dây cáp điê ̣n đi vào hoạt đô ̣ng
- Năm 2009: Tiếp tục mở rô ̣ng dây truyền sản xuất dây và cáp điê ̣n, thiết bị điê ̣n dân dụng.
- Năm 2010: Là nhà phân phối đô ̣c quyền sản phẩm máy tính xách tay 3G, điê ̣n thoại di đô ̣ng,…
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty có chức năng tổ chức sản xuất và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đồng thời thực hiện các chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của nhà nước.
Thực hiện theo đúng quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc ký kết các hợp đồng lao động
- Nhiệm vụ của Công ty:
Công ty cam kết xây dựng và thực hiện hiệu quả kế hoạch sản xuất kinh doanh, với mục tiêu tăng trưởng bền vững hàng năm Chúng tôi cũng chú trọng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, đảm bảo nộp đúng hạn các khoản thuế thu nhập doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả quản lý lao động, công ty cần thực hiện tốt chính sách cán bộ và tiền lương, đảm bảo công bằng trong thu nhập Bên cạnh đó, việc bồi dưỡng nghiệp vụ và tay nghề cho cán bộ công nhân viên là rất quan trọng Đồng thời, cần chú trọng công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội và bảo vệ môi trường, cũng như thực hiện nghiêm túc các cam kết trong hợp đồng kinh tế.
2.1.3Sơ đồ cấu trúc tổ chức
Sau nhiều năm hoạt động, Công ty Cổ phần Viễn thông Điện tử VINACAP đã củng cố bộ máy tổ chức quản lý về cả chất lượng lẫn số lượng Ban lãnh đạo công ty gồm những cá nhân giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị kinh doanh và viễn thông, trong khi đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, trẻ trung và sáng tạo Tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh đều được giám sát chặt chẽ bởi Ban Tổng giám đốc, do Ông Ngô Hồng Quân đứng đầu, người có quyền điều hành cao nhất và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
TGĐ là: Ông Trần Xuân Thái, Ông Ngô Hữu Tâm và Ông Phạm Văn Ninh
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
(Nguồn: Phòng Tổ chức- Tổng hợp) 2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của công ty
Chúng tôi chuyên sản xuất và kinh doanh đa dạng các loại dây cáp, bao gồm dây điện từ và các hệ thống cáp viễn thông, cáp thông tin, cáp điện, cáp công nghiệp cùng với phụ tùng và phụ kiện cáp chất lượng cao.
- Sản xuất kinh doanh các loại vâ ̣t tư, vâ ̣t liê ̣u, phụ kiê ̣n và các thiết bị đầu nối mạng viễn thông, mạng điê ̣n lực hay mạng chuyên ngành khác.
- Sản xuất các sản phẩm điê ̣n dân dụng, thiết bị điện chiếu sáng.
- Mua bán, đại lý phân phối các nguyên vâ ̣t liê ̣u, sản phẩm và dịch vụ sản xuất kinh doanh, bán lẻ đồ điê ̣n gia dụng.
- Cho thuê các máy móc thiết bị ngành viễn thông, điê ̣n, điê ̣n tử và tin học.
Công ty chuyên xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, sản phẩm cáp và vật liệu điện phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Chúng tôi cung cấp đa dạng các mặt hàng phục vụ nhu cầu của thị trường công nghiệp và dân dụng.
- Nghiên cứu, sản xuất, lắp đă ̣t, bảo dưỡng, hỗ trợ vâ ̣n hành các công trình viễn thông, điê ̣n, điê ̣n tử và tin học.
- Chuyển giao công nghê ̣ kỹ thuâ ̣t viễn thông, điê ̣n, điê ̣n tử và tin học.
- Sản xuất linh kiê ̣n điê ̣n tử, bán buôn thiết bị và linh kiê ̣n điê ̣n tử, viễn thông.
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, sửa chữa thiết bị liên lạc.
Ngành sản xuất thực phẩm đa dạng bao gồm trà thảo dược, thực phẩm chế biến sẵn, đồ ăn dinh dưỡng và sữa Ngoài ra, còn có sản xuất các sản phẩm cô đặc và nhân tạo, nước cốt, nước ép, cùng với các sản phẩm từ trứng và albumin trứng.
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Năm 2013, mặc dù doanh thu giảm 41,87%, nhưng giá vốn hàng bán lại giảm mạnh hơn, tới 44,04%, nhờ sự ổn định của giá nguyên liệu và hàng mua ngoài Công ty cũng thực hiện nhiều biện pháp cắt giảm chi phí, dẫn đến các khoản chi tài chính giảm 40,84% và chi phí bán hàng giảm 30,33%.
CP QLDN giảm 22,78%, nhờ vậy mà cuối năm công ty đã có lợi nhuận Cho đến năm
Năm 2014, công ty đã ghi nhận sự gia tăng doanh thu lên 35,72% nhờ vào các chính sách bán hàng hiệu quả Tuy nhiên, giá vốn cũng tăng do chi phí đầu vào sản xuất như đồng, băng nhôm và nhựa tăng cao, cùng với việc giá mua bán bị ép lên mức trần theo quy định của Tập đoàn VNPT Mặc dù lợi nhuận không cao, công ty vẫn có lãi và phát triển bền vững trong bối cảnh kinh tế khó khăn Sự mở rộng trong phạm vi bán hàng và xây dựng lòng tin từ khách hàng đã giúp doanh thu ổn định và tăng trưởng đáng kể.
Tình hình tài chính của công ty đang gặp khó khăn, với lượng tiền mặt hạn chế Công ty thường xuyên phải vay tín dụng từ các ngân hàng để thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Đơn vị: Đồng)
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch
DTBH&CCDV 1.861.907.260.551 1.082.487.844.228 1.468.863.245.179 (779.579.416.323) -41,87 386.375.400.951 35,72 Giá vốn hàng bán 1.846.480.701.344 1.033.235.094.312 1.416.235.935.427 (813.245.607.022) -44,04 383.000.841.115 37,07
CP tài chính 22.774.495.549 13.474.350.129 20.153.314.248 (9.300.145.420) -40,84 6.678.964.119 49,57 Chi phí BH 32.365.313.953 22.550.278.597 21.258.781.745 (9.815.035.356) -30,33 (1.291.496.852) -5,73 Chí phí QLDN 7.404.875.892 5.718.115.182 6.104.179.512 (1.686.760.710) -22,78 386.064.330 7,56
(Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán)
Thực trạng công tác kiểm soát tại công ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP
2.2.1 Thực trạng thực hiện các nguyên tắc kiểm soát
Hoạt động kiểm soát của công ty đã được thực hiện nghiêm túc theo các nguyên tắc kiểm soát, với các nhà quản trị dựa vào chiến lược kế hoạch đã vạch ra Đặc biệt, các nhà quản trị cấp cao, như Phó Tổng giám đốc phụ trách nhà xưởng, sử dụng các chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất đầu năm để đánh giá các hoạt động như chi phí, khấu hao và sửa chữa Việc hoàn thành yêu cầu sản xuất của bộ phận bán hàng và kiểm tra hàng hóa cũng được thực hiện cẩn thận Nhờ vào các kế hoạch có sẵn, nhà quản trị dễ dàng quản lý hiệu quả hơn, đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả, đồng thời thực hiện nguyên tắc “Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng” một cách thuận lợi.
“Linh hoạt và độ đa dạng hợp lý” được thực hiện hiệu quả trong quản lý, với quy định giờ làm việc tại Phòng kinh doanh viễn thông và CNTT bắt đầu lúc 8h, thay vì 8h30 như quy định chung Điều này giúp tối ưu hóa hoạt động bán hàng nhờ vào việc nhân viên có thời gian chuẩn bị tốt hơn cho các giao dịch Tuy nhiên, sự linh hoạt vẫn được duy trì, như việc nhân viên nữ có con nhỏ được phép đến muộn và nhân viên có thể đến sớm hơn để về sớm khi cần Nhờ đó, Giám đốc bán hàng có thể kiểm soát hiệu quả công việc đồng thời tạo không khí thoải mái cho đội ngũ nhân viên.
Mặc dù công ty đã áp dụng các nguyên tắc kiểm soát, nhưng việc thực hiện còn chưa hiệu quả, đặc biệt là trong việc công khai kết quả kiểm soát Theo khảo sát, 80% nhân viên cho biết họ được thông báo về kết quả kiểm soát, trong khi 15% thỉnh thoảng nhận thông báo và 5% không hề biết gì Nguyên nhân có thể do các nhà quản lý không báo cáo kết quả kiểm tra cho nhân viên, cho thấy sự xem nhẹ vấn đề này, điều này cũng được thể hiện qua kết quả khảo sát các nhà quản trị.
60% nhân viên cho rằng việc thông báo kết quả là cần thiết, trong khi 20% lại cho rằng điều này không quan trọng Nguyên nhân có thể do một số nhân viên chưa thực sự quan tâm đến vấn đề kiểm soát, dẫn đến việc họ không thường xuyên cập nhật thông tin.
2.2.2 Các loại hình kiểm soát được thực hiện tại công ty
Tại công ty Vinacap, việc tổ chức kiểm tra kiểm soát thông qua hai loại hình là kiểm soát định kỳ và kiểm soát đột xuất
Kiểm soát định kỳ là một quy trình quan trọng đối với các dự án và chương trình đã được lập kế hoạch trước, diễn ra theo tháng hoặc theo từng giai đoạn cụ thể Nhà quản lý sẽ thông báo trước thời điểm kiểm tra để nhân viên chuẩn bị các sổ sách, chứng từ và báo cáo kết quả Mục đích của việc này là giúp quản lý theo dõi sát sao công việc của nhân viên, từ đó thực hiện các điều chỉnh kịp thời về nhân sự, tài chính, và kỹ thuật, cũng như thúc đẩy nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Hàng tháng, Ban kiểm soát của công ty tiến hành kiểm tra sổ sách, báo cáo, lịch trình làm việc, kết quả kinh doanh và tài chính, cùng với việc phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên Tại các phòng kinh doanh, vào cuối tháng, admin nộp báo cáo chi tiết về doanh thu và công nợ của từng nhân viên, giúp giám đốc bán hàng theo dõi năng suất và quản lý công nợ hiệu quả Bộ phận kho cũng cung cấp báo cáo hàng tồn kho và sản xuất cho trưởng bộ phận, từ đó báo cáo lên Phó Tổng giám đốc để có cái nhìn tổng quan về hoạt động công ty Theo khảo sát, 70% nhân viên biết về các cuộc kiểm tra kiểm soát, trong khi 20% thỉnh thoảng biết và 10% không biết Việc áp dụng kiểm soát liên tục đã mang lại nhiều thông tin hữu ích cho quản lý, nhưng nên thực hiện kiểm soát định kỳ mỗi tuần để quản lý nhân viên hiệu quả hơn.
Kiểm soát đột xuất: Theo số liệu thu thập được tại bảng 4 (chi tiết tại phụ lục
Theo khảo sát, 40% nhân viên cho biết họ thường xuyên bị kiểm tra đột xuất, trong khi 10% thỉnh thoảng bị kiểm soát và 50% không thấy bị kiểm tra Việc kiểm soát này thường áp dụng cho các phòng ban có năng suất kém hoặc những bộ phận quan trọng cần giám sát thường xuyên Đặc biệt, vào thời điểm gần Tết âm lịch, khi nhiều lãnh đạo bận họp hoặc đi biếu quà cho khách hàng, nhân viên dễ lơ là công việc Họ có thể đến muộn, về sớm hoặc không duy trì thói quen ăn trưa tại công ty, dẫn đến việc các giám đốc bộ phận thường xuyên gọi điện kiểm tra tình hình làm việc và tiến độ thực hiện hợp đồng Ngoài ra, lãnh đạo cấp cao cũng thường xuyên xuống nhà xưởng để kiểm tra hoạt động sản xuất và triệu tập cuộc họp khẩn cấp với nhân viên để báo cáo tình hình.
Công ty đã thực hiện kiểm tra đột xuất một cách hiệu quả, giúp giám đốc bán hàng nắm bắt được tình hình của Phòng kinh doanh viễn thông.
Công ty CNTT luôn đạt hiệu quả công việc cao và mang lại doanh thu lớn, nhưng khi lãnh đạo vắng mặt, nhân viên thường có xu hướng chểnh mảng, dẫn đến tình trạng công việc bị ùn tắc Để khắc phục điều này, Phó Tổng giám đốc thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc khi giám đốc phòng không có mặt, từ đó thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực hơn Hơn nữa, việc Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc đột xuất kiểm tra kho cũng đã cải thiện tình hình, khi mà nhân viên lao động chân tay thường tranh thủ nói chuyện phiếm Mặc dù không thể kiểm soát hoàn toàn mọi hoạt động trong công ty, nhưng các biện pháp này đã góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tại Vinacap.
2.2.3 Thực trạng thực hiện quy trình kiểm soát 2.2.3.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Trong quá trình kiểm soát, công ty chú trọng xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên và quản lý hoạt động so với mục tiêu đề ra Hiện nay, công ty đã thiết lập nhiều tiêu chuẩn với quy định rõ ràng, dựa trên phân tích và đánh giá từ ban lãnh đạo, ban kiểm soát và các nhà quản trị.
Tiêu chuẩn chung của công ty liên quan đến nhiều vấn đề cụ thể như số giờ lao động, mẫu mã và chất lượng sản phẩm dây cáp điện, cùng với quy trình đóng gói và giấy tờ Công ty quy định rõ ràng về đánh giá chất lượng sản phẩm, thời gian làm việc (bắt đầu lúc 8h30 sáng và kết thúc lúc 6h tối), chế độ làm thêm giờ, nghỉ phép, nghỉ ốm, và quyền lợi của nhân viên Hướng dẫn về trật tự công ty, bao gồm đồng phục và thái độ làm việc, cũng được đề cập để tránh sai phạm Ngoài ra, công ty còn chú trọng đến an toàn lao động, vệ sinh lao động, và công tác phòng cháy chữa cháy, cùng với kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đã được áp dụng để kiểm soát chấm công và ra vào cổng bằng vân tay.
Tiêu chuẩn về chi phí trong công ty được quy định chặt chẽ nhằm tối ưu hóa nguồn lực tài chính Các chỉ thị tiết kiệm được ban hành, trong đó có quy định cụ thể về việc sử dụng điện thoại, ví dụ như mỗi phòng không được chi vượt quá 500.000đ cho tiền điện thoại bàn, nếu vi phạm sẽ bị trừ vào lương lãnh đạo Ngoài ra, quy định sử dụng xe ô tô công vụ chủ yếu phục vụ cho lãnh đạo đi họp, thăm nhà xưởng, tiếp khách, hoặc vận chuyển hàng hóa giữa nhà máy và văn phòng Công ty cũng chú trọng đến việc quản lý chi phí công tác và tiếp khách, nhằm cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
Tiêu chuẩn về vốn bao gồm khả năng thu hồi công nợ, thanh toán hàng chậm, hàng tồn kho của từng phòng ban, và báo cáo hàng gửi trả do lỗi hoặc hỏng hóc Hầu hết các công ty hiện nay áp dụng những tiêu chuẩn này để kiểm soát chi tiết hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Theo kết quả khảo sát, 73,33% người tham gia cho biết họ sử dụng báo cáo tài chính, 53,33% cần báo cáo thu hồi công nợ phải thu phải trả, và 50% cho rằng báo cáo hàng tồn kho là cần thiết Ngoài ra, 43,33% cho biết công ty vẫn sử dụng biên bản kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất để kiểm soát Chỉ có dưới 10% người được hỏi sử dụng thư khiếu nại của khách hàng về sản phẩm dịch vụ để đánh giá.
Ngoài các tiêu chuẩn định lượng, công ty còn áp dụng các tiêu chuẩn định tính để đánh giá nhân viên, bao gồm ý thức tổ chức kỷ luật, kỹ năng tổ chức công việc, và khả năng giao tiếp với khách hàng Việc nhân viên nắm vững kiến thức về sản phẩm là rất quan trọng, đặc biệt trong ngành kinh doanh đa dạng như công ty, nơi có nhiều loại sản phẩm kỹ thuật phức tạp như cáp điện và dây điện Hiểu rõ về sản phẩm không chỉ giúp quá trình bán hàng diễn ra suôn sẻ mà còn tạo niềm tin cho khách hàng Ví dụ, cáp mỏ hầm lò khác với cáp treo thông thường, và các loại dây điện cũng có sự phân loại rõ ràng như dây có dầu, dây không có dầu, hay dây chống tia sét, đáp ứng các yêu cầu cụ thể của khách hàng.
Kết luận thực trạng công tác kiểm soát của công ty
Công ty đã thành lập ban chuyên môn để kiểm soát các hoạt động, thể hiện sự nhận thức rõ ràng của ban lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác kiểm soát Kết quả điều tra cho thấy 100% lãnh đạo cho rằng việc hoàn thiện kiểm soát là cần thiết, với 50% dành nhiều thời gian và 30% dành rất nhiều thời gian cho công tác này Hiện tại, công ty đã xây dựng quy trình kiểm soát toàn diện theo tiêu chuẩn ISO 9001-2001, với quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm hiện đại Các nội dung kiểm tra được thực hiện đầy đủ, rõ ràng trong việc phân định quyền hạn của từng cấp bậc quản trị Công tác đo lường cũng được thực hiện tốt, mang lại kết quả tích cực, và hoạt động điều chỉnh được tiến hành kịp thời, phù hợp với tình hình sau khi nhận được kết quả kiểm soát.
Khi được hỏi về việc đánh giá công tác kiểm soát hiện nay (bảng 1) có đến 80% cho rằng ở mức khá, 20% đánh giá tốt
Mặc dù kinh tế chưa hồi phục và thị trường tiêu dùng bão hòa với nhiều đối thủ cạnh tranh, Công ty vẫn duy trì hiệu quả kiểm soát, dẫn đến doanh thu khởi sắc Công ty không chỉ tập trung kiểm soát thị trường chủ đạo và viễn thông khu vực Bắc và Trung, mà còn tích cực mở rộng sang thị trường viễn thông miền Nam.
Hoạt động kiểm soát tại các cơ sở vật chất kỹ thuật được thực hiện thường xuyên và định kỳ, đảm bảo rằng máy móc và trang thiết bị hỏng hóc được kiểm tra, bảo dưỡng, và đầu tư cho việc thay mới hoặc sửa chữa kịp thời.
Hoạt động kiểm soát bán hàng nhằm quản lý chặt chẽ tình hình bán hàng, thu tiền, công nợ và tuân thủ các chính sách bán hàng, đảm bảo hiệu quả và an toàn để tránh mất mát tài sản của công ty Để thực hiện đúng quy định của Bộ Tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam, công ty đã xây dựng quy trình bán hàng – thu tiền cho các sản phẩm Viễn thông và Công nghệ thông tin với 11 bước cụ thể, giúp nhân viên thực hiện dễ dàng và quản lý thuận tiện hơn.
Công tác nhân sự của công ty được chú trọng với quy trình tuyển dụng rõ ràng và hợp lý, giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập Các khóa đào tạo và phát triển nhân lực được tổ chức thường xuyên, cung cấp kiến thức thực tiễn, từ đó nâng cao chuyên môn và sự tự tin cho nhân viên.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Hoạt động kiểm soát nhân viên có thể gây ra sự không thoải mái, khi có tới 55% nhân viên cho biết họ cảm thấy khó chịu khi bị cấp trên theo dõi Chỉ 25% cảm thấy bình thường, trong khi 10% cảm thấy rất ngột ngạt và chỉ 10% là thoải mái với sự giám sát này.
Quản lý chưa chú trọng đến phản ứng và nguyện vọng của nhân viên, dẫn đến tình trạng không hài lòng và áp lực công việc cao Mặc dù lương trung bình của nhân viên kinh doanh trong Phòng KD viễn thông & CNTT khoảng 10 triệu đồng và quản lý khoảng 24 triệu đồng, nhưng với chi phí tiếp khách, tiền điện thoại và lịch công tác dày đặc, thu nhập không đáp ứng được kỳ vọng Điều này khiến nhiều nhân viên nghỉ việc sớm và những người còn lại cũng không có ý định gắn bó lâu dài với công ty.
Mặc dù đã thực hiện kiểm soát định kỳ và đột xuất, việc giám sát nhân viên vẫn gặp khó khăn khi sếp vắng mặt Trong những lúc này, nhân viên dễ dàng rời khỏi văn phòng để giải quyết việc riêng, khiến cho việc kiểm tra trở nên khó khăn Thậm chí, có những thời điểm chỉ còn lại 1-2 người trong phòng làm việc, trong khi những người khác có thể rời đi quá giờ quy định mà không bị phát hiện.
Việc kiểm soát hoạt động mua bán trong doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, đặc biệt là trong việc quản lý hàng hóa cần mua từ phòng Vật tư thương mại, dẫn đến tình trạng thiếu nguyên liệu sản xuất, làm đình trệ dây chuyền sản xuất Bên cạnh đó, việc kiểm soát các hợp đồng mua bán đã ký chưa chặt chẽ, nhiều hợp đồng không được gửi đi hoặc gửi nhầm, cùng với việc không thường xuyên cập nhật lịch sản xuất và hàng hóa nhập kho, đã gây ra tình trạng hàng hóa tồn kho nhưng không được xuất bán kịp thời Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm giảm uy tín của công ty đối với khách hàng.
Các nhà quản trị, từ cấp cao đến cấp thấp, thường chỉ dựa vào các báo cáo gửi lên mà không thực sự điều tra thực tế Họ cần phải xuống tận phân xưởng và khu sản xuất để quan sát quy trình vận hành của dây chuyền sản xuất Bên cạnh đó, việc hỏi thăm nhân viên làm việc tại xưởng về những hạn chế trong công việc sẽ giúp họ có cái nhìn đa chiều hơn về vấn đề.
Việc kiểm soát trong công ty chưa đạt hiệu quả cao do mối quan hệ quen biết giữa nhân viên và quản lý, dẫn đến tình trạng bỏ qua lỗi sai chỉ vì ngại phê bình Nhiều khi, các vấn đề nhỏ chỉ được nhắc nhở qua loa mà không được báo cáo lên cấp trên, làm giảm hiệu quả kiểm soát Hơn nữa, một số quản lý chỉ ký duyệt mà không kiểm tra kỹ lưỡng, tin tưởng nhân viên gửi tài liệu cho khách hàng, kết quả là phát hiện nhiều lỗi sai trong hợp đồng và thiếu sót giấy tờ cần thiết.
Công ty hiện đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa gửi đến bảo hành, khi mà sản phẩm được chuyển phát trực tiếp cho nhân viên bán hàng Điều này dẫn đến tình trạng một số sản phẩm gửi từ vài tháng trước vẫn chưa được mở hộp, trong khi khách hàng yêu cầu đổi sản phẩm hết hàng mà không được giải quyết, với lý do không có hàng để đổi trả.
Lãnh đạo có thể chưa chú trọng đến cảm xúc của nhân viên, dẫn đến việc thông báo kết quả kiểm soát một cách không tế nhị, gây ra sự khó chịu cho người lao động Đồng thời, nhân viên cũng có thể cảm thấy không thoải mái do môi trường làm việc trước đây không yêu cầu kiểm soát như hiện tại, như việc quẹt thẻ khi ra vào và bị phạt nếu không thực hiện đúng, khiến họ cảm thấy áp lực và không thoải mái.
- Thứ hai, do người chịu trách nhiệm kiểm soát đã không làm tròn trách nhiệm của mình.
Việc chấp hành kỷ cương trong tổ chức lao động của doanh nghiệp chưa cao, dẫn đến tình trạng nhân viên không tuân thủ nghiêm túc Điều này có thể xuất phát từ việc lãnh đạo chưa xây dựng được uy tín và sự tôn trọng cần thiết để nhân viên cấp dưới tuân theo chỉ đạo.
Nguyên nhân của tình trạng vi phạm kỷ luật trong tổ chức có thể xuất phát từ ý thức của người lao động Khi họ thiếu ý thức xây dựng một tổ chức có kỷ luật và không tuân thủ đúng các quy định, điều này sẽ dẫn đến những vi phạm nghiêm trọng.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ GIẢI QUYẾT VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐIỆN TỬ VINACAP
Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới
Trong bối cảnh chính sách mở cửa và nhiều cơ hội kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp cần nỗ lực cải tiến dịch vụ và chất lượng sản phẩm Trước tình hình này, công ty cổ phần viễn thông điện tử Vinacap đã xác định các mục tiêu và chiến lược phát triển cho thời gian tới.
3.1.1 Mục tiêu phát triển của công ty cổ phần viễn thông điện tử Vinacap
Sau nhiều năm hoạt động và phát triển, công ty đã đạt được nhiều thành công đáng kể, bao gồm hiệu quả kinh doanh tốt nhất trong các công ty con của VNPT và nằm trong top 5 đơn vị kinh doanh xuất sắc của tập đoàn Nexans Công ty cũng đã nhận được nhiều bằng khen từ Đảng và nhà nước Trong năm tới, công ty tiếp tục thực hiện các mục tiêu phát triển mới.
Công ty dự kiến sẽ tăng doanh thu lên 20% so với năm 2014, trong đó sản phẩm dây cáp đồng và sản phẩm Zo Zo đều đạt mức tăng trưởng 20% so với cùng kỳ năm trước.
Thị trường hiện tại đang tập trung vào việc củng cố mối quan hệ bền vững với ngành viễn thông tại các tỉnh phía Bắc và miền Trung Đồng thời, công ty đang từng bước thâm nhập vào thị trường viễn thông miền Nam để đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng Ngoài ra, công ty cũng mở rộng danh mục khách hàng bằng cách tìm kiếm các công ty bán buôn và bán lẻ thiết bị điện, cáp, cùng với các sản phẩm khác của mình.
Sản phẩm cáp quang được phát triển với mục tiêu nâng cao chất lượng và tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng Đồng thời, máy lọc nước Ryo sẽ được đưa ra thị trường một cách thuận lợi, nhằm gia tăng nhận thức và sự chấp nhận từ người tiêu dùng Ngoài ra, chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu khẩu vị và cải tiến chất lượng cho sản phẩm Zo Zo, sản phẩm sấy từ hoa quả nhiệt đới, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
*Về nhân lực: Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực
Chúng tôi đang nỗ lực cải tiến dây chuyền sản xuất nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất lên 150% so với hiện tại Mục tiêu này không chỉ giúp tăng cường doanh số bán hàng cho sản phẩm của chúng tôi mà còn hạn chế việc thực hiện các hợp đồng thương mại.
Dựa trên thực tế kinh doanh hiện tại và nghiên cứu thị trường trong nước cũng như quốc tế, Công ty cổ phần viễn thông điện tử Vinacap đã lên kế hoạch triển khai các chiến lược nhằm đạt được các mục tiêu lãnh đạo đề ra trong thời gian tới.
Công ty đang nỗ lực mở rộng hoạt động kinh doanh và thị trường tiêu thụ cả trong nước và quốc tế, hiện tại chỉ có Trung Quốc và Lào là thị trường nước ngoài Trong thời gian tới, công ty sẽ tập trung vào các hợp đồng đang thương thảo để tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng sản xuất Đồng thời, công ty sẽ triển khai chiến lược tích hợp nhằm tăng cường quyền kiểm soát đối với nhà cung ứng, vì các nhà cung ứng hiện tại đang tốn kém, không đủ tin cậy và không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
Công ty đang triển khai chiến lược đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Hiện tại, một số yêu cầu của khách hàng không được công ty thực hiện hoặc không có khả năng đáp ứng, dẫn đến việc phải giới thiệu khách hàng đến bên khác, điều này thật đáng tiếc Trong thời gian tới, công ty sẽ nỗ lực khắc phục vấn đề này để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Vinacap đang triển khai chiến lược thâm nhập thị trường cho sản phẩm máy lọc nước Rio từ Hàn Quốc, với mục tiêu nâng cao nhận thức của khách hàng về sự tiện lợi và tiêu chuẩn chất lượng nước Sản phẩm nổi bật với tính năng tiết kiệm nước, không phát sinh nước thải, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về nước sạch trong bối cảnh ô nhiễm nguồn nước hiện nay Công ty đang xây dựng một chiến lược marketing cụ thể để nhanh chóng đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng, tạo dựng lòng tin và sự tin cậy từ khách hàng.
Công ty sẽ áp dụng chiến lược phát triển thị trường cho các sản phẩm cáp và dây điện thoại tại khu vực miền Nam, nơi công ty chưa chiếm được nhiều thị phần Để nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường từ đối thủ cạnh tranh, công ty dự kiến triển khai các chính sách Marketing hiệu quả, giá cả hợp lý và sản phẩm chất lượng, đồng thời tận dụng các kênh phân phối mới đáng tin cậy.
Quan điểm hoàn thiện công tác kiểm soát
Để nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát tại công ty cổ phần viễn thông điện tử Vinacap, có nhiều quan điểm được đề xuất Trong bài viết này, tôi sẽ tập trung vào ba quan điểm chính nhằm cải thiện quy trình kiểm soát của công ty.
Một là, hoàn thiện công tác kiểm soát phải gắn liền với việc nâng cao nhận thức đúng đắn của nhà quản lý và nhân viên
Hoàn thiện kiểm soát trong doanh nghiệp là điều cần thiết, nhưng nhiều nhà quản trị và nhân viên chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát Quan điểm và phương thức quản lý của lãnh đạo cấp cao ảnh hưởng lớn đến hoạt động kiểm soát của công ty, trong khi kinh nghiệm của đội ngũ kiểm soát cũng đóng vai trò quan trọng Do đó, việc nâng cao nhận thức về kiểm soát là bước đầu tiên để xây dựng chính sách và vận hành hệ thống hiệu quả Nhân viên cần hiểu lý do cần thiết của hệ thống kiểm soát và tuân thủ các tiêu chuẩn để tránh những suy nghĩ cá nhân hay tinh thần làm việc không chuyên nghiệp, điều này sẽ giúp đạt được các mục tiêu đề ra.
Hai là, hoàn thiện công tác kiểm soát có nghĩa là hoàn thiện quy trình kiểm soát sao cho phù hợp nhất với đặc điểm của công ty
Mỗi doanh nghiệp sở hữu một môi trường kinh doanh độc đáo, vì vậy việc nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ liên quan đến công ty trở thành một yếu tố được đặc biệt chú trọng.
Công ty không chỉ sản xuất mà còn tham gia vào các hoạt động thương mại, tạo ra tiêu chuẩn riêng biệt để dễ dàng kiểm soát Việc chú trọng đến những đặc thù riêng của công ty giúp nâng cao lợi thế cạnh tranh và hỗ trợ nhân viên trong việc nắm bắt công việc, đồng thời giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm tra và kiểm soát hơn.
Quy trình kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc, từ việc xác định tiêu chuẩn kiểm soát, đo lường kết quả đến việc điều chỉnh Các nguyên tắc kiểm soát phải được tuân thủ ngay từ đầu và duy trì liên tục để đảm bảo hiệu quả.
Ba là, hoàn thiện công tác kiểm soát gắn liền với tăng cường kỷ luật lao động
Tăng cường kỷ luật lao động là vấn đề quan trọng mà các công ty thường gặp phải Việc thực hiện tốt kỷ luật lao động giúp công ty hoạt động một cách chuyên nghiệp và đoàn kết, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát Ngược lại, nếu không thực hiện tốt, công ty có thể bị ảnh hưởng xấu đến hình ảnh trong mắt khách hàng và nhà đầu tư, đồng thời làm giảm năng suất lao động Kỷ luật lao động không chỉ thể hiện ý thức xây dựng công ty mà còn thể hiện sự tôn trọng của nhân viên đối với nơi làm việc Điều này lý giải tại sao các công ty Nhật Bản, cả trong nước và quốc tế, luôn đạt hiệu suất công việc cao, nhờ vào ý thức chấp hành của người lao động.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát với công ty
Một là, nâng cao nhận thức và có những quan điểm đúng đắn từ những nhà quản lý về công tác kiểm soát
Kiểm soát là một chức năng thiết yếu trong quản trị, cần duy trì liên tục trong mọi giai đoạn quản lý Điều này đặc biệt quan trọng khi môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp luôn thay đổi, ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch và mục tiêu của công ty.
Tại Công ty cổ phần viễn thông điện tử Vinacap, ban kiểm soát đã được thành lập để quản lý hoạt động kiểm soát toàn công ty và thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát Tuy nhiên, hiệu quả thực hiện vẫn chưa đạt mức tối ưu Do đó, việc nâng cao trình độ chuyên môn cho các nhà quản trị là rất cần thiết, giúp họ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm soát và tự giác thực hiện các nguyên tắc cũng như quy trình liên quan Một số giải pháp để cải thiện năng lực quản lý bao gồm đào tạo chuyên sâu, cập nhật kiến thức mới và áp dụng công nghệ vào quy trình kiểm soát.
Để nâng cao hiệu quả lãnh đạo và quản lý, cần xây dựng các tiêu chí đánh giá cán bộ lãnh đạo, quản lý và giám đốc Những tiêu chí này phải được cụ thể hóa, tập trung vào kiến thức, kỹ năng và tố chất cần thiết cho từng vị trí Việc xác định rõ ràng các tiêu chí sẽ giúp đảm bảo sự phù hợp và phát triển bền vững trong công tác lãnh đạo.
Quy trình đánh giá cán bộ lãnh đạo và giám đốc cần được hoàn thiện, đồng thời công tác đào tạo và bồi dưỡng nhân sự cũng phải được chú trọng Đầu tiên, nguồn cán bộ phải đảm bảo đủ tiêu chuẩn, được đào tạo cơ bản và đã trải qua rèn luyện thực tiễn Thứ hai, cần xây dựng nguồn nhân lực để đảm bảo sự chuyển tiếp vững chắc giữa các thế hệ cán bộ trong từng giai đoạn.
- Tăng cường công tác giáo dục rèn luyện, nâng cao phẩm chất đạo đức, chính trị; phát huy vai trò của các loại hình tổ chức.
- Cử cán bộ sang các nước phát triển để học hỏi kinh nghiệm đặc biệt ở các doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát tiên tiến hiện đại.
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty, cần xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực phù hợp với yêu cầu từng bộ phận Đối với nhân viên kiểm soát, việc tổ chức tập huấn về các chính sách và quy định mới là cần thiết để họ thực hiện đúng nghiệp vụ Ngoài ra, các khóa học ngắn hạn nhằm nâng cao tay nghề và bổ sung kiến thức cũng rất quan trọng Chính sách tuyển dụng kỹ càng ngay từ đầu vào và việc phổ biến quy định trong thời gian thử việc sẽ tạo nền tảng vững chắc cho đội ngũ nhân lực trong tương lai.
Hai là, hoàn thiện quy trình kiểm soát của công ty
Cần xây dựng thêm các tiêu chuẩn kiểm soát để hệ thống trở nên đầy đủ và chính xác hơn, vì hiện tại có đến 30% đánh giá chưa chính xác Công ty cần hoàn thiện các tiêu chuẩn này bằng cách bổ sung thêm các tiêu chuẩn định lượng và xem xét quá trình làm việc của nhân viên, không chỉ dựa vào kết quả cuối cùng Đôi khi, một nhân viên có thể không đạt kết quả cao nhưng lại có tinh thần làm việc tốt, trong khi người khác có thể gặp may mắn nhưng không nỗ lực Điều này có thể gây ức chế cho đồng nghiệp Do đó, cần có sự linh hoạt trong việc áp dụng quy định, đồng thời xem xét các trường hợp ngoại lệ để đảm bảo công bằng cho nhân viên.
Để đạt được kết quả tốt trong hoạt động, việc đổi mới phương pháp và cách thức làm việc là rất quan trọng Sự chú trọng đến vấn đề này có thể mang lại hiệu quả bất ngờ.
Hoạt động điều chỉnh trong quản trị cần được thực hiện nhanh chóng để tránh mất cơ hội quý giá Mặc dù sự cẩn trọng trong kinh doanh là cần thiết, nhưng đôi khi sự chần chừ có thể khiến các nhà quản trị bỏ lỡ những quyết định quan trọng Văn hóa kinh doanh ở miền Bắc thường chậm chạp hơn so với miền Nam, nơi mà các doanh nghiệp sẵn sàng mạo hiểm và quyết định nhanh chóng, dẫn đến sự phát triển kinh tế mạnh mẽ hơn.
Để thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty, việc thực hiện kỷ luật lao động cần được đẩy mạnh Kỷ luật lao động không chỉ là sự chấp hành các quy định làm việc mà còn là yếu tố quyết định nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị Khi nhân viên tự giác tuân thủ kỷ luật, tinh thần đoàn kết và hợp tác trong công ty sẽ được phát huy, tạo điều kiện cho sự phát triển đồng bộ và chuyên nghiệp như các quốc gia tiên tiến.
Tại công ty, nhiều quy định về giờ giấc làm việc, thời gian nghỉ trưa, nghỉ phép, đồng phục và chấm công đã được ban hành Tuy nhiên, những quy định này chỉ được thực hiện nghiêm túc trong giai đoạn đầu, sau đó nhiều nhân viên vi phạm mà không bị xử lý đúng mức Các vấn đề như đi làm muộn, nghỉ trưa quá thời gian quy định, không mặc đồng phục và việc chấm công lỏng lẻo đã trở thành thực trạng hiện nay.
Để công ty hoạt động hiệu quả và có trật tự, cần thiết lập kỷ cương kỷ luật cho nhân viên, xây dựng hệ thống rõ ràng về trách nhiệm và nghĩa vụ, cũng như quy định hình thức xử phạt khi vi phạm Việc thông báo và tuyên truyền rộng rãi các quy định này giúp mọi nhân viên nhận thức rõ trách nhiệm của mình Đồng thời, công ty nên thường xuyên cập nhật và bổ sung các quy định mới cho phù hợp Bên cạnh việc thực hiện nghiêm kỷ luật lao động, ban lãnh đạo cũng cần có chính sách đãi ngộ hợp lý và khen thưởng kịp thời, đồng thời quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên để họ cống hiến hết mình cho mục tiêu phát triển chung của công ty.
Bốn là, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động của công ty
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đóng vai trò thiết yếu trong mọi hoạt động, đặc biệt là đối với các công ty đa ngành như Vinacap Do đó, việc triển khai một hệ thống quản lý tích hợp trên mạng nội bộ là rất cần thiết, giúp theo dõi và quản lý nguyên vật liệu, tình trạng hàng hóa, và lượng nhập xuất trong kho Phần mềm này không chỉ hỗ trợ phòng Vật tư thương mại trong việc kiểm soát hàng hóa bán ra hàng ngày mà còn cung cấp thông tin kịp thời cho nhân viên bán hàng về tình trạng hợp đồng Ngoài ra, hệ thống còn giúp quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch sản xuất, theo dõi khách hàng và kiểm soát nhân lực một cách hiệu quả Thông báo nội bộ được cập nhật nhanh chóng, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin mà không tốn kém thời gian và chi phí in ấn.
Công ty cần nắm rõ tình trạng hàng hóa trong kho để phục vụ khách hàng hiệu quả, thay vì phải gọi điện hỏi nhân viên kho, nhân viên có thể dễ dàng đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra Hệ thống cũng giúp quản lý dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp, từ đó xác định nhanh chóng các khách hàng VIP Ngoài ra, việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng hơn khi có thể theo dõi ai đi làm muộn hay ai về sớm, thông tin được cập nhật một cách công khai và chính xác.
Cuối cùng là, Công ty cần có kế hoạch kiểm soát hoạt động sau bán
Vấn đề chăm sóc khách hàng sau bán hàng, bao gồm đổi trả sản phẩm và bảo hành, chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến nhiều sản phẩm yêu cầu bảo hành bị chậm trễ trong việc xử lý Bộ phận bảo hành chỉ tiếp nhận sản phẩm khi có sự can thiệp của nhân viên bán hàng, khiến nhiều sản phẩm phải chờ đợi lâu để được sửa chữa Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của công ty mà còn có thể khiến khách hàng rời bỏ Do đó, việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát và cải thiện quy trình bảo hành là cấp thiết để nâng cao hình ảnh công ty trong mắt khách hàng.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang phục hồi, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức và cơ hội Để phát triển bền vững, việc nắm bắt cơ hội và chủ động ứng phó với thách thức là rất quan trọng Công ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực cung cấp dây cáp điện Để nâng cao sức mạnh cạnh tranh, công tác kiểm soát cần được chú trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
