2.1 .3Sơ đồ cấu trúc tổ chức
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Năm 2013, tuy doanh thu bị giảm 41,87% nhưng giá vốn hàng bán giảm sâu hơn tới 44,04% (do giá cả nguyên liệu đầu vào cùng với giá hàng mua ngồi đã bình ổn), song song với việc cơng ty thực hiện nhiều biện pháp cắt giảm chi phí nên các khoản phải chi đã giảm mạnh: CP tài chính giảm 40,84%; CP bán hàng giảm 30,33%; CP QLDN giảm 22,78%, nhờ vậy mà cuối năm cơng ty đã có lợi nhuận. Cho đến năm 2014 nhìn vào bảng 2.1 kết quả hoạt động kinh doanh thì năm nay cơng ty bán được nhiều hàng hơn, doanh thu đã tăng lên nhiều 35,72% chính là nhờ các chính sách bán hàng cơng ty thực hiện đã phát huy tác dụng và dần dần cho thấy hiệu quả tuy nhiên thì giá vốn so vs năm 2013 cũng tăng lên theo một trong những nguyên nhân chi là chi phí đầu vào sản xuất sản phẩm tăng (đồng, băng nhôm, nhựa,…) sản phẩm mua về bán lại bị ép giá cao dẫn đến giá vốn do phịng tài chính-kế tốn cung cấp ngày càng cao, các hợp đồng mua bán được công ty đẩy lên kịch giá trần do Tập đoàn VNPT quy định rồi nhưng vẫn ko đem về nhiều lợi nhuận nhất có thể. Nhận định chung, trong hai năm gần đây cơng ty đã có lãi khơng những thế mà cịn khơng ngừng phát triển điều này thể hiện qua tổng doanh thu tăng lên một lượng đáng kể mặc cho kinh tế vẫn chưa ổn định cịn suy thối nhưng với tình hình như giờ thì cơng ty đã có những bước chuyển mình rất tốt, có được điều đó nhờ vào việc cơng ty đã mở rộng phạm vi bán hàng của mình hơn trước, dần dần có được lịng tin từ các khách hàng lên doanh thu rất ổn định. Tuy nhiên tình hình tài chính của cơng ty lại khơng tốt cho lắm, lượng tiền mặt tại công ty khơng nhiều, thực tế thường xun đi vay tín dụng của các ngân hàng để thanh toán các khoản nợ từ nhà cung cấp.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
(Đơn vị: Đồng)
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch
2013/2012 2014/2013 Số tiền % Số tiền % DTBH&CCDV 1.861.907.260.551 1.082.487.844.228 1.468.863.245.179 (779.579.416.323) -41,87 386.375.400.951 35,72 Giá vốn hàng bán 1.846.480.701.344 1.033.235.094.312 1.416.235.935.427 (813.245.607.022) -44,04 383.000.841.115 37,07 LN gộp 15.426.559.207 49.252.749.916 52.627.309.752 33.826.190.709 219,27 3.374.559.836 6,85 DT tài chính 983.145.234 247.090.756 438.115.527 (736.054.478) -74,87 191.024.771 77,31 CP tài chính 22.774.495.549 13.474.350.129 20.153.314.248 (9.300.145.420) -40,84 6.678.964.119 49,57 Chi phí BH 32.365.313.953 22.550.278.597 21.258.781.745 (9.815.035.356) -30,33 (1.291.496.852) -5,73 Chí phí QLDN 7.404.875.892 5.718.115.182 6.104.179.512 (1.686.760.710) -22,78 386.064.330 7,56 LN thuần (46.134.980.953) 7.757.141.764 5.549.150.774 53.892.122.717 116,8 (2.207.990.990) -28,46 LN sau thuế (39.189.117.624) 7.706.639.029 4.994.235.679 46.895.756.653 119,7 (2.712.403.350) -28,19 (Nguồn: Phịng Tài chính- Kế tốn)
2.2 Thực trạng cơng tác kiểm sốt tại công ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP
2.2.1 Thực trạng thực hiện các nguyên tắc kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt của cơng ty từ trước đến nay đã thực hiện tương đối nghiêm túc theo các nguyên tắc của công tác kiểm sốt. Trong q trình mà các nhà quản trị thực hiện cơng tác kiểm sốt của mình hầu hết được dựa trên các chiến lược kế hoạch đã vạch ra, đều dược thiết kế theo những hoạt động của tổ chức, nhất là đối với các nhà quản trị cấp cao tại cơng ty, như Phó Tổng giám đốc chuyên phụ trách nhà xưởng thì dựa theo số lượng đã đề ra trong kế hoạch sản xuất đầu năm để từ đó mà đánh giá các hoạt động của nhà xưởng như: chi phí, khấu hao, sửa chữa hỏng hóc (nếu có), hay ngồi ra cịn việc hồn thành tốt hay chưa các u cầu sản xuất của bộ phận bán hàng, hàng nhập kho có sai sót, hàng gửi đi bán cho khách có nhầm hay khơng, … Dựa theo những kế hoạch hay chỉ tiêu có sẵn mà nhà quản trị rất dễ dàng thực hiện tốt công tác quản trị của mình. Chính nhờ thực hiện tương tối tốt nguyên tắc “Đảm bảo
tính chiến lược và hiệu quả” mà nhờ vậy việc thực hiện nguyên tắc “Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng” được thuận lợi hơn, nhà quản trị tại công ty thường đánh giá
được đúng đối tượng được kiểm sốt, thời gian, chi phí có liên quan .
“Linh hoạt và độ đa dạng hợp lý” cũng được thực hiện tốt, dù trong q trình kiểm sốt, quản lý mỗi bộ phận thường đưa ra những quy định cụ thể, riêng rẽ như tại Phịng kinh doanh viễn thơng và CNTT giờ làm việc bắt đầu lúc 8h chứ không phải là 8h30 như quy định của công ty, kèm theo những quy định này là mức phạt dành cho nhân viên nếu vi phạm điều này giúp ích rất nhiều cho hoạt động bán hàng của phịng, vì phịng hàng ngày bán ra rất nhiều loại mặt hàng cho cơng ty, có rất nhiều giao dịch trong ngày đến làm việc sớm hơn bình thường giúp cho nhân viên có những chuẩn bị tốt nhất cho hoạt động giao dịch trong ngày; nhưng khơng phải khơng có sự linh hoạt ở đây, những nhân viên nữ có con nhỏ thường được đến muộn hơn một vài lần, nhân viên có thể đến sớm hơn quy định nếu muốn về sớm khi vướng việc. Nhờ tạo ra sự linh hoạt này mà việc kiểm soát của Giám đốc bán hàng thuận tiện hơn vừa đảm bảo được hiệu quả cơng việc như ý muốn vừa tạo khơng khí thoải mái cho đội ngũ nhân viên.
Tuy nhiên, có lúc việc thực hiện các ngun tắc kiểm sốt của cơng ty chưa tốt lắm, như thực hiện nguyên tắc công khai kết quả kiểm soát. Theo kết quả điều tra nhân viên tại bảng 4 (chi tiết tại phụ lục 02) cho thấy, có 80% nhân viên được hỏi cho
biết được thông báo kết quả, 15% thỉnh thoảng được thông báo, 5% cho rằng không được biết kết quả. Nguyên nhân có thể cho là, các nhà quản lý sau khi tiến hành kiểm tra kiểm sốt xong đã khơng báo lại kết quả cho nhân viên; thể hiện đã xem nhẹ vấn đề này biểu hiện thông qua kết quả điều tra các nhà quản trị tại bảng 3(chi tiết tại phụ lục 02), 60% thấy rằng việc thông báo kết quả là cần thiết nhưng 20% cho là không cần thiết. Ngồi ra, ngun nhân có thể là một số nhân viên chưa thực sự quan tâm tới vấn đề kiểm soát nên lúc biết lúc khơng.
2.2.2 Các loại hình kiểm sốt được thực hiện tại cơng ty
Tại công ty Vinacap, việc tổ chức kiểm tra kiểm sốt thơng qua hai loại hình là kiểm soát định kỳ và kiểm soát đột xuất.
Kiểm soát định kỳ áp dụng đối với các dự án, phương án, chương trình cụ thể
đã vạch sẵn từ trước đó và đến thời điểm cụ thể theo tháng, hoặc theo từng giai đoạn thực hiện dự án mà nhà quản lý sẽ tiến hành kiểm tra, thời điểm kiểm tra được thông báo trước cho nhân viên được biết để đến thời điểm sẽ trình lên nhà quản lý các sổ sách chứng từ, các loại báo cáo kết quả đã đạt được trong thời gian qua, nhằm mục đích giúp nhà quản trị quản lý sát sao được công việc hiện giờ nhân viên đang làm cũng như có những thay đổi điều chỉnh kịp thời từ việc bổ sung nhân sự, tài chính, kỹ thuật,.. đến ra quyết định tạm ngưng tạm dừng; hay giúp đơn đốc thúc nhân viên sớm hồn thành nhiệm vụ của mình khơng lơ là.
Cứ theo định kỳ hàng tháng, Ban kiểm sốt của cơng ty sẽ tiến hành xem xét, kiểm tra sổ sách, giấy tờ, các báo cáo, lịch trình làm việc, kết quả kinh doanh tổng hợp tất cả các phịng, tài chính của cơng ty, lượng hàng tồn trong kho, lượng xuất nhập, báo cáo chất lượng hàng sản xuất của cơng ty, phân tích hiệu quả hiệu suất cơng việc của nhân viên. Ở mức kiểm sốt định kỳ thấp hơn như tại các phịng kinh doanh của cơng ty, định kỳ cuối tháng admin của phịng đệ trình một loạt các báo cáo như doanh thu trong tháng, báo cáo thu hồi cơng nợ trong tháng ( khách hàng cịn nợ bao nhiêu tiền hàng) các báo cáo này thì chi tiết tới từng mỗi nhân viên trong phòng, giúp giám đốc bán hàng biết rõ được cụ thể năng suất của nhân viên, số tiền hàng khách nợ tương ứng để đốc thúc thu hồi nợ hay khen thưởng nhân viên có thành tích xuất sắc cũng như kiểm sốt được nhân viên làm việc kém hiệu quả hơn, làm cho hiệu quả của việc kiểm soát được rõ ràng cụ thể, tránh trường hợp đánh giá sai. Hay tại bộ phận kho thường nộp các báo cáo hàng tồn kho, hàng yêu cầu sản xuất, số lượng hàng đã sản suất cho
các dự án của cơng ty tương ứng với mỗi phịng ban cụ thể cho trưởng bộ phận kho, rồi báo cáo tới Phó Tổng giám đốc (Ơng Ngơ Hữu Tâm) từ đó báo cáo với ban kiểm sốt để có được cái nhìn chung nhất về tình hình hoạt động hiện tại cơng ty để có thể đưa ra các quyết định, phương án cụ thể hợp lý nhất. Được thể hiện thông qua số liệu thu thập được tại bảng 4 (chi tiết tại phụ lục 02) như sau: 70% nhân viên có biết các cuộc kiểm tra kiểm sốt của cơng ty, 20% thỉnh thoảng được biết, 10% khơng được biết, ngun nhân có thể là do ngồi kiểm sốt định kỳ như đã định ra cơng ty cịn sử dụng thêm kiểm sốt đột xuất dẫn đến một số trường hợp không biết về kiểm soát là điều dễ hiểu. Nhận định chung, việc sử dụng loại hình kiểm sốt liên tục áp dụng cho tất cả các đối tượng vấn đề trong công ty đã được thực hiện tương đối tốt, cung cấp được nhiều thơng tin hữu ích cho các nhà quản trị cũng như ban kiểm sốt, thơng tin được cập nhật liên tục tới nhà quản trị đã giúp ích rất nhiều cho việc quản lý; tuy nhiên đối với việc kiểm sốt định kỳ tại mỗi phịng ban nên thực hiện đình kỳ 1 tuần/lần sẽ giúp quản lý nhân viên được sát sao hơn nữa.
Kiểm soát đột xuất: Theo số liệu thu thập được tại bảng 4 (chi tiết tại phụ lục
02), có tới 40% số nhân viên được hỏi cho biết họ bị kiểm tra đột xuất, 10% thỉnh thoảng có bị kiểm sốt, 50% khơng thấy bị kiểm sốt đột xuất; có thể hiểu việc kiểm soát này tại cơng ty thường áp dụng cho những phịng ban có năng suất hiệu quả cơng việc kém hơn hoặc các bộ phận quan trọng phải được kiểm soát thường xuyên mới đạt hiệu quả cao. Kiểm sốt đột xuất tại cơng ty thường được áp dụng với phịng ban có năng suất kém hơn hoặc vào một thời điểm mà nhà quản trị xem xét thấy hợp lý như: vào thời điểm gần tết âm lịch, hầu như giám đốc các bộ phận, Tổng giám đốc cùng Phó Tổng giám đốc hay đi họp trên Tổng Công ty cụ thể là tại Tập đoàn VNPT hay đi biếu quà tết khách hàng thời gian này nhân viên công ty thường lơ là cơng việc khơng có lãnh đạo phịng việc đến muộn về sớm hay xảy ra, giữa giờ làm việc hay đi ra ngồi hoặc việc duy trì ăn cơm tại cơng ty khơng được đều đặn như trước, nhân viên hay đi ra ngồi ăn hơn dẫn đến khơng đảm bảo thời gian làm việc đi ăn sớm và về muộn quá giờ quy định nghỉ trưa,… Vì thế mà các giám đốc bộ phận thường đột xuất gọi điện thoại về kiểm tra nhân viên trong phịng, hay kiểm tra tình hình thực hiện công việc như hợp đồng với các bên đã thỏa thuận thì làm hợp đồng gửi đối tác hay chưa; các báo cáo đến thời gian nộp đã nộp hay chưa,…. Hoặc các lãnh đạo cấp cao thỉnh thoảng đi xuống nhà xưởng kiểm tra tiến độ hoạt động sản xuất, nhân viên có chăm chỉ làm
việc hay khơng, hoặc đơn giản đột xuất giám đốc phụ trách triệu tập nhân viên dưới quyền mình và mở cuộc họp kín; có thể lãnh đạo nhà xưởng sản xuất sẽ bị gọi lên họp kèm theo báo cáo tình hình sản xuất …
Việc tiến hành kiểm tra đột xuất như vậy được công ty thực hiện tương đối tốt, kết quả là thực tế đã giúp giám đốc bán hàng biết được Phịng kinh doanh viễn thơng &CNTT ln có hiệu quả cơng viêc tốt, đem về nhiều doanh thu nhất cho công ty nhưng khi vắng sếp trong phịng thì nhân viên rất chểnh mảng, cơng việc bị ứ đọng ùn tắc chính vì thế mà khi giám đốc phịng vắng mặt thì Phó Tổng giám đốc phụ trách phòng thường xuyên đi xuống kiểm tra tiến độ cơng việc, từ đó mà nhân viên phịng tích cực làm hơn. Hay việc đột xuất xuống nhà kho cũng đem lại hiệu quả đáng kinh ngạc, thường các nhân viên lao động chân tay tại kho rất hay tranh thủ ngồi tán gẫu nói chuyên phiếm với nhau nhưng sau nhiều lần Tổng Giám đốc hay Phó Tổng giám đốc đột ngột đi xuống mà khơng báo thì tình hình như trên đã cải thiện rõ rệt, tuy nhiên nói có thể kiểm sốt được hết các hoạt động của cơng ty thì khơng thể mà việc đưa ra cách kiểm sốt này đã giúp phần nào trong cơng tác quản trị tại công ty Vinacap được tiến hành thuận lợi và hiệu quả hơn.
2.2.3 Thực trạng thực hiện quy trình kiểm sốt
2.2.3.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm sốt
Trong q trình thực hiện cơng tác kiểm sốt, cơng ty rất coi trọng đến việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát và từ đây lấy làm căn cứ để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của các nhân viên cũng như kiểm sốt được các hoạt động của cơng ty so với các mục tiêu đã đề ra. Trên thực tế thì cơng ty hiện nay xây dựng rất nhiều tiêu chuẩn và có quy định thành văn bản cụ thể rõ ràng tất cả đều dựa trên những phân tích đánh giá của ban lãnh đạo, ban kiểm sốt, các nhà quản trị trong cơng ty mà xây dựng được những tiêu chuẩn như hiện nay. Cụ thể như sau:
Tiêu chuẩn chung, nhưng tiêu chuẩn này liên quan đến rất nhiều vấn đề cụ
thể như: số giờ lao động cho một sản phẩm, mẫu mã, chất lượng cho các sản phẩm dây cáp điện, mẫu mã bao bì quy trình thủ tục giấy tờ đóng gói; cơng ty đưa ra chi tiết nhưng quy định về đánh giá chất lượng sản phẩm để việc kiểm soát được dễ dàng hơn hay các quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi (thời gian làm việc theo quy định bắt đầu lúc 8h30 sáng và kết thúc lúc 6h tối, làm thêm giờ vào những lúc cao điểm sẽ được tính tăng lương thêm bao nhiêu được quy định rất rõ; nghỉ phép, nghỉ ốm
thai sản, nghỉ việc riêng hưởng ngun lương, nghỉ khơng lương) cũng có các hướng dẫn cụ thể giúp nhân viên biết được quyền hạn và nghĩa vụ của mình; trật tự cơng ty (đồng phục tại văn phịng làm việc và khu xưởng sản xuất được chi tiết rõ để nhân viên nắm được tránh các sai phạm khơng đáng có xảy ra, thái độ và trách nhiệm làm việc); An toàn lao động, vệ sinh lao động, cơng tác phịng cháy chữa cháy; kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, kiểm sốt chấm cơng và ra vào cổng bằng vân tay. Thực chất, các vẫn đề trên đã được công ty đưa vào hết các quyết định, chỉ thị, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008.
Tiêu chuẩn về chi phí: các tiêu chuẩn này thường được công ty quy chuẩn về
tiền tệ. Công ty đề ra một số tiêu chuẩn như: Ra các chỉ thị tiết kiệm giảm thiểu tối đa chi phí, quy đinh về quản lý sử dụng điện thoại (mỗi phòng như phòng bán hàng kinh doanh viễn thơng, kinh doanh điện dân dụng, phịng Vật tư thương mại, phòng Tổ chức tổng hợp, bộ phận kho được quy định như tiền điện thoại bàn không quá 500.000đ, nếu vượt q thì lãnh đạo phịng sẽ bị trừ vào lương của mình, xe ơ tơ cơng vụ được sử dụng ra sao (chủ yếu phục vụ đưa các lãnh đạo đi họp, đi thăm nhà xưởng, đi tiếp khách hoặc có thể vận chuyển hàng từ nhà máy sang văn phòng giao dịch và ngược lại), quy định cơng tác phí và tiếp khách, cắt giảm chi phí củng cố cơng tác quản lý.
Tiêu chuẩn về vốn như các tiêu chuẩn: khả năng thu hồi cơng nợ, thanh tốn
hàng chậm, hàng tồn dưới kho của mỗi phòng ban, báo cáo hàng gửi trả do lỗi, hỏng