2.1 .3Sơ đồ cấu trúc tổ chức
2.3 Kết luận thực trạng cơng tác kiểm sốt của công ty
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Hạn chế:
- Hoạt động kiểm sốt nhân viên khơng tế nhị, tới 55 % nhân viên được hỏi cho biết họ cảm thấy không thỏa mái khi bị cấp trên kiểm sốt, 25% thấy bình thường, 10% cảm thấy rất ngột ngạt, chỉ có 10% là thoải mái.
- Quản lý chưa chú trọng tới phản ứng, tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, những người nhân viên là đối tượng chịu sự kiểm sốt hàng ngày có đơi lúc khơng cảm thấy hài lịng, khó chịu vì áp lực cịn cao, ép doanh thu nhân viên khơng hợp lý gây bất bình nhưng lương nhận được lại không cao như mong đợi, cho dù lương nhân viên kinh doanh của Phòng KD viễn thông & CNTT trung bình khoảng hơn 10 triệu/người, quản lý khoảng 24 triệu so với ngành nghề khác là nhiều nhưng với những chi phí đi tiếp khách phải bỏ tiền túi, tiền điện thoại hàng tháng, lịch tình đi cơng tác dày đặc thì như vậy là chưa đủ. Vì vậy dẫn đến tình trạng nhiều nhân viên làm việc thời gian ngắn sau đó bỏ việc, hoặc một số nhân viên hiện tại khơng hài lịng và khơng có ý định gắn bó lâu dài với cơng ty.
- Mặc dù đã tiến hành kiểm sốt định kỳ và kiểm sốt đột xuất nhưng khơng phải lúc nào cũng kiểm tra được. Sếp đi vắng là anh chị em trong phịng rất dễ đi ra ngồi có việc riêng vơ tội vạ, trong phịng làm việc có lúc chỉ cịn 1, 2 người một số người khác có thể đi ra ngồi qua trưa quá thời gian quy định chưa về và những lúc như vậy không phải lúc nào cũng bị bắt gặp được.
- Ngồi ra việc kiểm sốt đối với hoạt động mua và bán chưa sát sao, như việc kiểm sốt hàng hóa cần mua của phịng Vât tư thương mại chưa tốt, nhiều lúc khơng có nguyên liệu sản xuất cho nhà máy làm đình trệ dây truyền sản xuất. Đối với bán hàng chưa kiểm soát tốt các hợp đồng mua bán mà đã ký, hợp đồng cịn thiếu gửi đi phía bên kia khơng tiếp nhận ký kết, hay gửi yêu cầu sản xuất bị nhầm, không thường xuyên cập nhật xem xét lịch sản xuất cũng như hàng hóa nhập kho của doanh nghiệp, hàng đã về đầy kho nhưng quên không xuất đi bán hay xuất bán nhầm hàng hóa làm cho cơng ty chịu nhiều tổn thất thiệt hại cả về doanh thu lẫn uy tín với khách hàng
- Tiếp theo là vấn đề các nhà quản trị cả cấp cao và cấp thấp khi đánh giá chỉ dựa vào các báo cáo gửi lên là chính chứ chưa thực sự đi sâu đi sát vào điều tra thực tế, như xuống tận phân xưởng vào tận khu sản xuất xem dây truyền sản xuất vận hành ra sao, hay hỏi thăm cụ thể nhân viên làm việc tại xưởng về cơng việc đang làm tại đây có những hạn chế nào cản trở cơng việc để từ đó có được cái nhìn đa chiều hơn về vấn đề
- Hay việc kiểm sốt đơi lúc chưa đạt hiệu quả cao lắm đối với tất cả nhân viên, kiểm tra có phát hiện lỗi sai nhưng lại cả nể cùng nhân viên công ty, có quen biết nhau, mang năng tư tưởng “chỗ quen biết ai lại làm thế” rồi cho qua một cách nhẹ nhàng, chỉ nhắc nhở xng, hoặc vấn đề nào nhỏ thì tự nhắc nhở nhau mà không báo cáo nên cấp, trên chính điều này làm cho hiệu quả kiểm sốt khơng đạt ở mức cao nhất được. Hoặc có trường hợp quản lý khơng kiểm sốt chỉ ký khơng đọc kỹ lại mà tin tưởng nhân viên cho nhân viên gửi đến khách hàng rồi phát hiện ra nhiều lỗi sai, điều khoản hợp đồng không giống với yêu cầu khi đàm phán, thiếu giấy tờ chứng nhận các loại,…
- Hiện tại công ty đang bỏ ngỏ vấn đề kiểm soát hàng khách gửi đến bảo hành tại cơng ty, thực tế thì hàng này được gửi chuyển phát trực tiếp cho nhân viên bán sản phẩm đó nên kiểm sốt là rất khó, thế nên có sản phẩm gửi từ vài tháng trước nhưng nhân viên còn chưa mở hộp ra, hay thấy sản phẩm này hiện hết hàng mà lại địi đổi thì vứt qua một bên với lý do khơng có hàng đổi trả khi nào khách gọi giục hãng lo.
Nguyên nhân:
- Thứ nhất có thể là do lãnh đạo chưa quan tâm đến cảm xúc của nhân viên, nhiều khi việc thông báo kết quả kiểm sốt khơng tế nhị cơng khai phê bình quá gắt gao nhân viên rất dễ tạo ra cảm giác khơng thỏa mái nơi người lao động; hoặc có thể lý do đến từ chính nhân viên khi mà mơi trường làm việc trước đây vốn khơng phải chịu kiểm sốt như vậy nên gây ác cảm, cụ thể như việc quẹt thẻ lúc đến lúc ra về nhân viên không quen rồi lại bị phạt khi khơng thực hiện đúng khơng tính ngày công đi làm hoặc nhiều biện pháp khác mà điều này làm bản thân người nhân viên đó tự khơng thấy thoải mái.
- Thứ hai, do người chịu trách nhiệm kiểm sốt đã khơng làm trịn trách nhiệm của mình.
- Thứ ba, do việc chấp hành kỷ cương trong tổ chức lao động của doanh nghiệp còn chưa cao nên mới dẫn đến tình trạng khơng chấp hành nghiêm,thực hiện đúng hoặc có thể người lãnh đạo chưa thực sự có cái uy nghiêm để nhân viên cấp dưới phải nể phục làm theo.
- Tiếp theo, nguyên nhân có thể là từ ý thức của người lao động, khơng có ý thức xây dựng một tổ chức có kỷ luật, khơng có ý thức chấp hành đúng kỷ cương kỷ luật mới dẫn đến tình trạng vi phạm này.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ GIẢI QUYẾT VIỆC HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VIỄN THƠNG ĐIỆN TỬ
VINACAP