2.1 .3Sơ đồ cấu trúc tổ chức
3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt với cơng ty
Một là, nâng cao nhận thức và có những quan điểm đúng đắn từ những nhà quản lý về công tác kiểm soát
Kiểm soát là chức năng quan trọng của quản trị, cần được thực hiện duy trì trong mọi giai đoạn của quá trình quản lý mặc cho những thay đổi liên tục của môi trường bên trong và bên ngồi doanh nghiệp có ảnh hưởng tới việc thực hiện kế hoạch, mục tiêu của công ty.
Tại Công ty cổ phần viễn thơng điện tử Vinacap đã thành lập ban kiểm sốt đảm nhiệm hoạt động kiểm sốt của tồn cơng ty, cũng như đưa ra các tiêu chuẩn kiểm soát nhưng việc thực hiện vẫn chưa đạt được hiệu quả cao nhất có thể, chính vì thế mà nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ quản lý cho nhà quản trị là điều hết sức cần thiết giúp cho nhà quản trị có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm soát, bản thân sẽ tự giác thực hiện tốt các nguyên tắc trong kiểm sốt, các nội dung quy trình thực hiện để hoạt động kiểm sốt được tốt hơn. Có thể kể đến một số giải pháp nâng cao năng lực quản lý như sau:
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá cán bộ lãnh đạo, quản lý, giám đốc với những tiêu chí được cụ thể hóa về kiến thức kỹ năng tố chất.
- Hồn thiện quy trình đánh giá cán bộ lãnh đạo quản lý, giám đốc; công tác đào tạo bồi dưỡng quy hoạch nhân sự được quan tâm, như thứ nhất nguồn cán bộ sự bị đủ tiêu chuẩn, được đào tạo cơ bản, đã qua rèn luyện thử thách, thứ hai xây dựng nguồn đảm bảo yêu cầu chuyển tiếp vững chắc giữa các thế hệ cán bộ trong từng thời kỳ.
- Tăng cường công tác giáo dục rèn luyện, nâng cao phẩm chất đạo đức, chính trị; phát huy vai trị của các loại hình tổ chức.
- Cử cán bộ sang các nước phát triển để học hỏi kinh nghiệm đặc biệt ở các doanh nghiệp có hệ thống kiểm sốt tiên tiến hiện đại.
Hoặc cần có kế hoạch đào tạo nhân lực phù hợp căn cứ vào yêu cầu của từng bộ phận cụ thể và tình hình hoạt động của cơng ty. Đối với các nhân viên phụ trách kiểm soát cần tổ chức tập huấn phổ biến các chính sách văn bản mới của nhà nước có liên quan, quy định quy chế của cơng ty căn cứ vào đây làm đúng nghiệp vụ của mình, tổ chức các khóa học ngắn hạn nhằm bồi dưỡng nâng cao tay nghề và bổ sung kiến thức nghiệp vụ, quản lý. Bên cạnh đó chính sách tuyển dụng nhân lực kỹ càng ngay từ đầu vào hay phổ biến quy định trong thời gian thử việc tại công ty là rất cần thiết, nó tạo tiền đề quan trọng cho đội ngũ nhân lực sau này.
Hai là, hồn thiện quy trình kiểm sốt của công ty
Về việc xây dựng thêm các tiêu chuẩn kiểm sốt để hệ thống có thể đầy đủ và chính xác hơn. Thực tế có 30% đánh giá tiêu chuẩn này chưa chính xác lắm vì vậy mà cơng ty nhất thiết phải hồn thiện các tiêu chuẩn này, ngồi các tiêu chuẩn hiện tại có ra thì cần bổ sung thêm các tiêu chuẩn định lượng nhiều hơn nữa, cần xem xét nhiều hơn trong cả quá trình mà nhân viên làm việc họ có nỗ lực hay khơng, đơi khi kết quả cuối cùng không được đánh giá cao cho lắm nhưng xét đến cả quá trình tinh thần làm việc, ý thức trách nhiệm để suy xét trước khi đưa ra quyết định hoặc có thể nhân viên đó tinh thần làm việc khơng tốt nhưng lại luôn may mắn không bị kiểm tra kiểm soát đến điều này rất dễ gây ức chế cho nhân viên làm việc cùng, làm dở nhưng sếp khơng biết nên suốt ngày được khen. Có đơi lúc cũng cần có sự mềm dẹo linh hoạt trong việc xử lý, nhiều khi quy định là quy định đấy nhưng cũng phải có trường hợp ngoại lệ cho nhân viên.
Trong đo lường kết quả hoạt động tùy từng lúc mà việc đổi mới cách thức cũng
như cách làm đem lại hiệu quả không ngờ tới, cần quan tâm đến vấn đề này.
Hoạt động điều chỉnh cần nhanh chóng kip thời hơn nữa có đơi khi nhà quản trị
đưa ra quyết định khá lâu, hoặc hơi chần chừ do dự mặc dù cẩn trọng trong kinh doanh là cần thiết nhưng có lúc nó sẽ làm mất đi những cơ hội quý giá mà khi quyết nhanh hơn tí nữa thơi là bạn có được nó rồi. Đây là phong cách mà các nhà quản trị không chỉ ở tại công ty mà văn hóa kinh doanh của Miền bắc là như vậy, có thể rõ hơn khi nhìn vào trong doanh nghiệp tại Miền Nam họ quyết nhanh hơn nhiều khi mạo hiểm nhưng có những cái được rất nhiều và hiện nay thì kinh tế của họ rất phát triển.
Ba là đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện kỷ luật lao động
Để quản lý xã hội nhà nước sử dụng pháp luật để bình ổn dân sinh, ổn định kinh tế, khơng lớn lao như thế nhưng trong một cơng ty phải có những ký luật rõ ràng là nền tảng để cơng ty có thể phát triển đi lên. Kỷ luật lao động là sự chấp hành và thực hiện một cách tự nguyện và tự giác các chế độ làm việc tại công ty. Việc chấp hành tốt kỷ luật lao động sẽ làm cho năng suất lao động của nhân viên, công nhân làm việc tăng lên, các máy móc thiết bị được sử dụng hiệu quả hợp lý, tiết kiệm, đúng mục đích. Ngồi ra cịn giúp tồn bộ cơng ty phát huy tinh thần đồn kết hợp tác cùng đi lên, đồng thời rèn luyện tác phong làm việc công nghiệp chuyên nghiệp như các nước phát triển.
Trên thực tế tại công ty đã đưa ra rất nhiều quy định cụ thể giờ giấc đi làm, tan ca, thời gian nghỉ trưa, thông báo bằng văn bản quy định về nghỉ phép, nghỉ ốm thai sản, đồng phục công ty, về việc kiểm sốt chấm cơng thơng qua quẹt thẻ hằng ngày,… rất rất nhiều các quy định tuy nhiên nó chỉ được thực hiện nghiêm chỉnh nhất vào thời gian đầu sau đó dần dần tới hiện nay thì một số quy định nhân viên hay mắc phải nhưng lại không được nhà quản lý chú trọng có hình thức ký luật đúng đắn như: việc đi đến làm muộn rồi về sớm, nghỉ ra ngồi q thời gian trưa quy định, khơng mặc đồng phục công ty với những nhân viên ngồi văn phịng làm việc, chấm cơng hiện giờ gần như khơng làm và kiểm sốt gắt gao như trước nữa
Vì vậy mà để hoạt động cơng ty đi vào nền nếp trật tự thì cơng ty hiện tại phải thiết lập lại nơi nhân viên kỷ cương kỷ luật thật tốt, xây dựng hệ thống cụ thể quy rõ trách nhiệm và nghĩa vụ cũng như cảnh cáo phạt nếu vi phạm, thông báo tuyên truyền phổ biến rộng rãi tới tất cả nhân viên đảm bảo mọi nhân viên đều biết rõ hiệu rõ những quy định này có vậy thơng qua đó mà mỗi người sẽ thấy trách nhiệm và có ý thức chấp hành hơn. Đồng thời thường xuyên thay đổi bổ sung thêm quy định điều lệ mới sao cho hợp lý nhất. Song song đồng thời thực hiện nghiêm kỷ luật lao động, ban lãnh đạo cũng nên có những chính sách đãi ngộ hợp lý, khen thưởng động viên khi cần, quan tâm hơn nữa đến đời sống tinh thần của người lao động, có vậy họ mới hết lịng, bỏ hết cơng sức vì thực hiện mục tiêu chung phát triển công ty.
Bốn là, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động của công ty
Hiện nay, công nghệ thơng tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trị quan trọng không thể thiếu trong bất cứ hoạt động được. Đặc biệt đối với công ty kinh doanh quá nhiều mặt hàng như Vinacap, công ty thực sự cần thiết có một hệ thống
quản lý điều hành tất cả các hoạt động trên mạng nội bộ của doanh nghiệp, một hệ thống tích hợp nhiều chức năng một lúc như giúp quản lý lượng nguyên vật liệu đầu, chi tiết cơng dụng tình trạng, vị trí trong kho, hoặc vào thời điểm hiện tại lượng nhập xuất là tồn bao nhiêu, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp thống kê với tình hình sản xuất này thì bao lâu nữa cần có hàng về nhập kho để đảm bảo sản xuất giúp nhân viên Phòng Vật tư thương mại và bộp phận dễ quản lý, kiểm sốt; lượng hàng hóa bán ra mỗi ngày khơng chỉ cung cấp số liệu cho nhà quản lý mà sau khi được cập nhật lên nhân viên bán hàng sẽ xem được hàng trong hợp đồng đã được chuyên đi đúng, đủ, đảm bảo chưa để thông báo với khách, quản lý hàng tồn kho để biết còn lên kế hoạch sản xuất và bán hàng, quản lý theo dõi khách hàng (khách hàng tiềm năng, khách hàng VIP của cơng ty để cs chính sách đãi ngộ hợp lý), hay đơn giản kiểm soát nhân lực của công ty một cách tổng hợp nhất. Các thơng báo chung tồn nhân viên được cập nhật trên mạng thơng tin nội bộ, rất nhanh chóng nhân viên có thể đọc được; khơng sợ tốn kém về thời gian, chi phí mất cơng in ấn phổ biến nhưng khơng phải xong ai cũng biết. Ví như cơng ty thường xuyên cần phải biết trong kho cịn hàng hay khơng để bán cho khách, thay vì hiện tại nhân viên bán hàng mất cơng mất tiền gọi điện cho nhân viên kho hỏi thì có thể đăng nhập vào ngay hệ thống trực tiếp xem; cơ sở dữ liệu về khách hàng nhà cung cấp được sử dụng triệt để lợi ích có thể mang lại, mà chính là quản lý có thể biết được hiện tại những khách hàng VIP của công ty là những đối tượng nào, hay quản lý nhân viên dễ hơn hôm nay ai đi làm muộn, những nhân viên nào hôm qua về sớm được cập nhật nhanh nhất, rất cơng khai và chính xác.
Cuối cùng là, Cơng ty cần có kế hoạch kiểm sốt hoạt động sau bán
Thực tế thì vấn đề này chưa được quan tâm lắm, các hoạt động sau bán như đổi trả hàng khi hàng không đảm bảo yêu cầu bị xước hay đổi loại khác, bảo hành sản phẩm,… Bộ phận bảo hành sản phẩm của công ty chỉ tiếp nhận sản phẩm khi nhân viên bán hàng đưa sản phẩm cần bảo hành và sau đó mới có báo cáo danh sách sản phẩm đã bảo hành nhưng thực tế thì nhiều sản phẩm đã yêu cầu từ rất lâu mới được nhân viên đem đi sửa chữa, có sản phẩm đã gửi tới vài tháng nhưng vẫn chưa đem đi sưa chữa. Chính những điều này có thể ảnh hưởng tới uy tín của cơng ty rất nhiều, cơng ty sẽ có thể mất khách hàng nếu cứ để tình trạng này tiếp tục diễn ra. Cần thiết xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát cho vấn đề và cấp thiết phải giải quyết tình trạng hiện giờ để cải thiện hình ảnh tốt hơn về cơng ty đối với khách hàng.
KẾT LUẬN
Có thể nói trong thời buổi kinh tế thị trường như hiện nay khi mà nền kinh tế mới chỉ đang dần dần hồi phục thì với mỗi doanh nghiệp lại có những thách thức và có những cơ hội khơng nhỏ. Để tồn tại và phát triển bền vững thì địi hỏi mỗi doanh nghiệp phải biết nắm bắt tốt cơ hội với mình chủ động đối phó với những thách thức gặp phải để có thể từng bước khẳng định mình, vị trí của mình trên thị trường bằng việc hoạch định những chiến lược đúng đắn nhất. Trong đó, trong lĩnh vực cung cấp các mặt hàng chủ đạo của công ty như dây cáp điện thì hiện tại cơng ty cổ phần viễn thơng điện tử VINACAP đã có một chỗ đứng nhất định trên thị trường. Để nâng cao được sức mạnh trên thị trường thì cơng tác kiểm sốt đóng vai trị vơ cùng quan trọng, đó là chức năng cuối cùng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Việc mạnh dạn lựa chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt tại cơng ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP” bởi em nhận thấy đây là vấn đề cấp thiết đối với cơng ty và nên được đưa ra phân tích mổ xẻ để giúp cơng ty có thể hồn thiện bộ máy quản lý của mình cũng như phát huy hết năng lực quản trị. Trong thời gian thực tập, sau khi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng của cơng tác kiểm soát nhận thấy được những thành công và tồn tại đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những yếu kém đó làm tiền đề cơ sở đề xuất một số giải pháp để hồn hiện cơng tác kiểm sốt của cơng ty.
Một lần nữa, em xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc đến cơ giáo Trần Thị Hồng Hà, cơ đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ để em có thể hồn thành bài luận văn tốt nghiệp này. Do kinh nghiệm và kiến thức thực tế của bản thân em còn nhiều hạn chế nên bài ln văn khơng thể tránh khỏi những thiết sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ và ý kiến đóng góp của các thầy cơ giáo để em hồn thành đề tài nghiên cứu của mình một cách hồn thiện hơn.
1. Báo cáo tài chính của cơng ty ty cổ phần viễn thơng điện tử VINACAP trong 3 năm 2012, 2013, 2014
2. GS. TS Phạm Vũ Luận (2004), Quản trị Doanh nghiệp Thương mại, NXB Thống kê.
3. James H.Donnelly; J.Gibson (2001), Quản trị học căn bản, NXB Thống kê. 4. Hoàng Thị Liên (2010), Hồn thiện cơng tác kiểm sốt tại cơng ty TNHH
Phú Phương, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Trường Đại học Thương Mại.
5. Nguyễn Thị Phương Lan, Lê Thị Lan Hương (2014), Hệ thống kiểm soát
trong doanh nghiệp: Một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, số 62 tháng 8+9/2014,
Tạp chí quản lý kinh tế.
6. Trần Thị Thu Trang (2014), Hồn thiện cơng tác kiểm sốt tại cơng ty cổ
phần may Nam Hà, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Trường Đại học Thương Mại.
7. Trang web Tailieu.vn 8. Trang web Quantrihoc.vn
SỐT TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG ĐIỆN TỬ VINACAP Khoa: Quản trị doanh nghiệp/ Trường Đại học Thương Mại
Trước tiên, tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo và tồn thể nhân viên trong Cơng ty cổ phần viễn thông điện tử VINACAP đã giúp đỡ tôi trong thời gian thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. Trong quá trình thực tập và tìm hiểu nhận thấy cơng tác kiểm sốt của cơng ty cần được hồn thiện hơn nữa, tơi đã chọn đề tài Hồn thiện cơng tác kiểm sốt tại Cơng ty cổ phần viễn thông điện tử
VINACAP để làm khóa luận tốt nghiệp. Câu trả lời của ông bà là những thông tin vô
cùng quý báu giúp tôi thu thập được các dữ liệu quan trọng cho nghiên cứu này. Kính mong ơng, bà cho biết các thông tin sau:
(Vui lịng đánh dấu √ vào ơ tương ứng mà ơng/bà cho là cần thiết)
PHẦN 1: THƠNG TIN CHUNG
1. Họ và tên: (không bắt buộc ) ............................................................................... 2. Thời gian làm việc tại công ty:
□ Dưới 1 năm □ Từ 1- 3 năm □ Từ 3 - 5 năm □ Trên 5 năm
3. Chức vụ : □ Tổng giám đốc □ Giám đốc, Phó giám đốc □ Trưởng, Phó phịng □ Nhân viên công ty
4. Phịng ban cơng tác: …………………………………………………………. 5. Điện thoại:……………………… E-mail:……………………………………
PHẦN 2: NỘI DUNG ĐIỀU TRA
1. Theo ơng (bà) cơng tác kiểm sốt có vai trị quan trọng như thế nào đối với công ty?
□ Rất quan trọng □ Khá quan trọng □ Bình thường □ Khơng quan trọng lắm □ Không quan trọng
2. Theo ông (bà) đánh giá như thế nào cơng tác kiểm sốt của cơng ty hiện tại? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Yếu □ Kém
3. Theo ông (bà) việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt ở cơng ty hiện nay có cần thiết hay khơng?
□ Bình thường □ Không cần thiết lắm
□ Rất không cần thiết
4. Các công cụ mà công ty hay sử dụng để kiểm sốt các hoạt động là gì? (có thể chọn nhiều phương án)
□ Biên bản kiểm tra □ Thư góp ý
□ Thư khiếu nại
□ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty