Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Tổ chức dự trữ hàng hóa là một chủ đề quan trọng được nhiều doanh nghiệp nghiên cứu hàng năm, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của họ Nhiều công trình nghiên cứu, hội thảo và luận văn tốt nghiệp đã được thực hiện để khám phá vấn đề này Mỗi tác giả mang đến những cách tiếp cận và góc nhìn khác nhau, góp phần tạo ra những thành công nhất định trong lĩnh vực này.
Vũ Thị Minh Phương (2017) trong luận văn "Hoàn thiện công tác quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty cổ phần thép miền Bắc" đã nghiên cứu chi tiết về thực trạng và giải pháp nâng cao quản trị dự trữ Tuy nhiên, do phạm vi nghiên cứu rộng, nhiều vấn đề liên quan đến tổ chức dự trữ chưa được làm rõ.
-Nguyễn Thị Thu Hồng(2012), “ Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ của công ty
Luận văn tốt nghiệp tại trường Đại học Thương Mại mang tên “CP Black & White” nghiên cứu thực trạng quản lý hàng hóa tại công ty CP Black & White, bao gồm cả khía cạnh hiện vật và giá trị Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình tổ chức dự trữ hàng hóa, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa nguồn lực của công ty.
Mặc dù tác giả đã trình bày các phân tích lý thuyết trong nghiên cứu của mình, nhưng nội dung vẫn còn thiếu tính thực tiễn Các giải pháp được đề xuất chủ yếu mang tính lý thuyết và khó áp dụng vào thực tế.
Trương Đức Khôi (2011) trong luận văn tốt nghiệp tại trường Đại học Thương Mại đã nghiên cứu về công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty siêu thị Hà Nội, cung cấp cái nhìn tổng quan về thực trạng quản trị dự trữ và đề xuất các giải pháp cải thiện Tuy nhiên, một điểm hạn chế của đề tài là chưa phân tích rõ ràng ảnh hưởng của công tác tổ chức dự trữ đến hoạt động chung của công ty.
Nguyễn Đức Mạnh (2009) trong luận văn tốt nghiệp tại trường Đại học Thương Mại đã nghiên cứu kế hoạch quản trị dự trữ tại siêu thị điện máy Pico ở Nguyễn Trãi-Hà Nội Đề tài tập trung vào tổ chức triển khai hoạt động dự trữ hàng hóa và đánh giá hiệu quả của nó, đặc biệt là công tác xây dựng mức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp Tác giả đã đưa ra các kiến nghị giúp siêu thị xác định mức dự trữ tối ưu, nhằm đảm bảo hàng hóa phục vụ cho bán hàng và tối ưu hóa chi phí Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ dừng lại ở khía cạnh xác định mức dự trữ và phương pháp xác định mức dự trữ tối ưu, chưa khai thác hết các khía cạnh khác của quản trị dự trữ.
Các nghiên cứu đã làm nổi bật vấn đề "Hoàn thiện công tác dự trữ hàng hóa", mang lại cái nhìn thực tế về hiệu quả kinh doanh Đồng thời, các nghiên cứu cũng đề xuất giải pháp cho doanh nghiệp, giúp họ xác định định hướng phát triển trong tương lai.
Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu chi tiết về từng bộ phận liên quan, nhưng vẫn chưa có đánh giá tổng quát về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên toàn bộ địa bàn tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đang hoạt động.
Nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPXS-XNK bao bì (Packexim)" sẽ tập trung vào việc phân tích lý luận và thực tiễn, nêu bật những thành công mà công ty đã đạt được cũng như các hạn chế còn tồn tại Từ đó, bài viết sẽ đưa ra các kiến nghị và giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả công tác dự trữ hàng hóa tại công ty.
Mục tiêu chung của nghiên cứu là đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim).
Lý luận: hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ trong doanh nghiệp thương mại.
Bài viết này sẽ phân tích thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim), với trọng tâm là công tác tổ chức dự trữ hàng hóa Chúng tôi sẽ tìm hiểu những thách thức và cơ hội mà công ty đang đối mặt, cũng như đánh giá hiệu quả của các chiến lược quản lý kho và phân phối hàng hóa.
Để nâng cao hiệu quả công tác dự trữ tại công ty, cần xác định các điểm mạnh đã đạt được và nguyên nhân gây hạn chế trong tổ chức dự trữ Từ đó, đưa ra những kiến nghị và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình này.
4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-Đối tượng: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim).
Nghiên cứu này tập trung vào việc thu thập dữ liệu thực tế về tình hình hoạt động dự trữ hàng hóa của Công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim) trong một khoảng thời gian cụ thể.
Nghiên cứu này tập trung vào phạm vi không gian tại Công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim), cụ thể là tại cơ sở nhà máy ở xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên.
Nội dung nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức dự trữ trong doanh nghiệp, phân tích những vấn đề hiện tại còn tồn tại và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả công tác dự trữ.
Kết cấu đề tài
Với kết cấu ngoài phần tóm lược, phần mở đầu và kết luận, đề tài có nội dung chính chia thành 3 chương:
- Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công táctổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp.
Chương II tập trung vào việc phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Xuất nhập khẩu Bao bì (Packexim) Nghiên cứu này nhằm làm rõ các quy trình hiện tại, hiệu quả của hệ thống quản lý tồn kho và những thách thức mà công ty đang đối mặt trong việc tối ưu hóa dự trữ hàng hóa Qua đó, đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường.
Chương III trình bày các đề xuất và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức dự trữ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Xuất nhập khẩu Bao bì (Packexim) Những giải pháp này tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý tồn kho, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong việc theo dõi và phân tích dữ liệu dự trữ Mục tiêu là tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm thiểu chi phí lưu kho và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên Thực hiện những đề xuất này sẽ góp phần phát triển bền vững cho Packexim trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng.
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI DOANH NGHIỆP
Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Hàng hóa Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dạng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được.
Hàng hóa bao gồm tất cả các loại động sản, bao gồm cả động sản hình thành trong tương lai, cùng với những vật gắn liền với đất đai.
Hàng hoá, theo Khoản 2 Điều 3 Luật Thương mại 2005, được định nghĩa là tài sản có thể mua, bán và trao đổi trên thị trường, nhằm đáp ứng nhu cầu của con người Hàng hoá bao gồm cả động sản và bất động sản.
Hàng hóa theo Luật giá năm 2013 bao gồm tất cả sản phẩm còn tồn kho tại cơ sở sản xuất, hàng hóa đang vận chuyển, hàng hóa lưu trữ tại doanh nghiệp, cùng với hàng hóa tại các trạm, cửa hàng và quầy hàng Những hàng hóa này có thể được bán ngay lập tức hoặc cần phải qua quá trình chọn lọc, chỉnh lý và bao gói trước khi đưa ra thị trường.
Dự trữ hàng hóa là quá trình lưu trữ hàng hóa và nguyên liệu trong kho của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất cũng như nhu cầu của khách hàng.
1.1.3 Kho bãi dự trữ Kho bãi dự trữ: được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa: là loại kho bãi thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa.
Kho bãi dự trữ là một loại kho thiết yếu cho doanh nghiệp, phục vụ việc lưu trữ hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu bán hàng hàng ngày Các kho này có thể được đặt tại nhà kho, bãi chứa hoặc ngay tại các điểm bán hàng, giúp tối ưu hóa quy trình cung ứng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Kho bãi trung chuyển là kho bãi thiết yếu cho việc vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, thường được đặt tại các nhà ga hoặc bến cảng Nơi đây đóng vai trò quan trọng trong việc nhận hàng hóa từ một phương tiện vận chuyển và chuyển giao sang phương tiện khác, giúp tối ưu hóa quy trình logistics.
(Bộ môn quản trị doanh nghiệp Đại học Thương Mại-Giáo trình quản trị tác sản xuất-Hà Nội, 2016,trang207).
1.1.4 Quản trị dự trữ Quản trị dự trữ: là quá trình doanh nghiệp thiết lập một hệ thống theo dõi các loại hàng hóa dự trữ trong doanh nghiệp và ra quyết định về số lượng, thời gian đặt hàng dự trữ nhằm tối ưu hóa hoạt dộng sản xuất kinh doanh.
(Bộ môn quản trị doanh nghiệp Đại học Thương Mại-Giáo trình quản trị tác sản xuất-Hà Nội, 2016,trang207).
Quản trị dự trữ là tập hợp các hoạt động nhằm xác định nhu cầu, tổ chức và đánh giá công tác dự trữ, đảm bảo đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Vai trò của quản trị dự trữ hàng hóa rất quan trọng đối với sự phát triển và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
(PGS.TS Lê Quân –PGS.TS Hoàng Văn Hải-Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại-Nhà xuất bản thống kê,2010, trang31).
1.1.5 Tổ chức dự trữ hàng hóa
Tổ chức dự trữ hàng hóa bao gồm việc thiết lập hệ thống kho bãi để lưu trữ hàng hóa, đồng thời quản lý hàng hóa cả về mặt vật chất lẫn giá trị.
(PGS.TS Lê Quân –PGS.TS Hoàng Văn Hải-Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại-Nhà xuất bản thống kê,2010, trang32).
1.1.6 Một số khái niệm khác
Quản lý dự trữ hàng hóa là quá trình bảo vệ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, nhằm ngăn chặn thất thoát và hư hỏng trong kho.
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa là việc xây dựng và tổ chức các hoạt động nhằm đảm bảo giá trị sử dụng của hàng hóa được giữ nguyên vẹn.
Kiểm kê hàng hóa: là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoa vào danh mục kiểm kê.
Thẻ kho là công cụ quan trọng trong quản lý dữ liệu dự trữ, bao gồm các thông tin như tên và mô tả hàng hóa, đơn giá mua, điểm đặt hàng bổ sung, lượng hàng dự trữ ban đầu, thời điểm cần đặt mua thêm, số lượng hàng bị hỏng, hàng mua thêm, và số hàng đã bán.
Mã số mã vạch là hình thức thể hiện thông tin dưới dạng có thể nhìn thấy và được máy móc đọc Nó có thể được quét bởi các thiết bị quang học, giúp nâng cao hiệu quả và năng suất trong hoạt động bán hàng.
(PGS.TS Lê Quân –PGS.TS Hoàng Văn Hải-Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại-Nhà xuất bản thống kê,2010, trang234,235).
Các nội dung cơ bản của tổ chức dự trữ hàng hóa
1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại 1.2.1.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Kho bãi là các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết để lưu trữ hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Điều này bao gồm hệ thống nhà kho, sân bãi và trang thiết bị dùng để chứa đựng và bảo quản sản phẩm.
Quản lý kho bãi bao gồm các công việc chủ yếu như xác định nhu cầu về kho bãi, quy hoạch hệ thống kho bãi, đầu tư vào cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị cần thiết cho kho bãi.
Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi bao gồm các loại chính sau:
- Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa: loại kho bãi này thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa.
Kho bãi dự trữ là loại kho chuyên dùng để lưu trữ hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp Kho này có thể bao gồm các nhà kho, bãi lưu trữ hoặc các điểm bán hàng, giúp đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng kịp thời.
Kho bãi trung chuyển là loại kho bãi thiết yếu cho việc vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, thường được đặt tại các nhà ga hoặc bến cảng Chức năng chính của kho bãi này là tiếp nhận hàng hóa từ một phương tiện vận chuyển và chuyển giao chúng sang phương tiện vận chuyển khác, giúp tối ưu hóa quá trình logistics.
Kho bãi doanh nghiệp được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí, bao gồm độ bền như kho kiên cố và kho tạm thời, hình thức sở hữu như kho của doanh nghiệp hoặc kho đi thuê, tính chất chuyên dụng như kho hóa chất, kho đông lạnh và kho độc hại, cùng với quy mô như tổng kho, kho trung bình và kho nhỏ.
Doanh nghiệp xác định nhu cầu kho bãi cần căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của mình Diện tích cần có thường bao gồm:
Diện tích chính của kho được sử dụng để tiếp nhận và xuất hàng hóa, đồng thời thực hiện việc bảo quản và xử lý hàng hóa, bao gồm các hoạt động như đóng gói lại và đánh mã vạch.
Diện tích khác trong doanh nghiệp bao gồm không gian văn phòng kho, khu vực cho bộ phận bảo vệ, chỗ dừng đỗ xe và diện tích cần thiết cho việc lắp đặt cũng như vận hành trang thiết bị Để xác định nhu cầu kho bãi một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau.
Phương pháp kinh nghiệm là phương pháp phổ biến nhất trong việc xác định nhu cầu kho bãi của doanh nghiệp Doanh nghiệp dựa vào định mức dự trữ tối đa và bình quân để xác định diện tích cần thiết cho từng nhóm hàng và ngành hàng Để tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp phân chia diện tích dự trữ cho các khu vực như nghiệp vụ chính và hành chính Dựa trên các nhu cầu diện tích cụ thể, doanh nghiệp sẽ xây dựng phương án tổng thể và thiết kế sơ đồ tổng thể cho kho bãi.
Phương pháp kinh nghiệm thường áp dụng tính toán các diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi…
-Phương pháp tính theo tải trọng:
Diện tích tính theo tải trọng là phương pháp áp dụng cho kho bãi có sức chứa dựa trên tải trọng, thường được sử dụng cho hàng hóa được chất xếp trên giá, kệ hoặc chất đống.
Trong đó: S là diện tích kho bãi cần có D là định mức dữ trữ theo ngày và s là tải trọng trên m 2
Thông thường doanh nghiệp có thể tính toán cân đối ba định mức diện tích:
S tối thiểu: theo định mức dự trữ tối thiểu
S tối đa: theo định mức dự trữ tối đa
S bình quân: theo định mức dữ trữ bình quân
-Phương pháp tính theo thể tích:
Phương pháp này áp dụng cho những hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn vị m 3
Công thức tính thể tích cần thiết cho một đơn vị sản phẩm được biểu diễn bằng V = D/v, trong đó V là thể tích cần có và v là hệ số thể tích chứa đựng Tương tự như diện tích (S), thể tích (V) có thể được xác định theo các giá trị như V tối đa, V tối thiểu và V bình quân.
Doanh nghiệp thương mại thường xử lý hàng hóa là thành phẩm được bảo quản trong bao bì, vì vậy các thông số như diện tích, tải trọng và thể tích đều phải tuân thủ các tiêu chuẩn rõ ràng.
Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng biệt về hình dáng, kích thước, tính chất cơ lý hóa, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản và thời hạn dự trữ Vì vậy, các doanh nghiệp cần lựa chọn kho dự trữ phù hợp với những đặc tính này để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý hàng hóa.
Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ.
Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiếp lập hệ thống kho bãi.
Các công việc chính bao gồm xác định vị trí kho bãi, quyết định giữa việc đầu tư hoặc thuê kho, xây dựng danh mục đầu tư và triển khai trang thiết bị dự trữ.
- Quyết định địa điểm đặt kho bãi Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Đáp ứng được nhu cầu kho bãi của doanh nghiệp, đầy đủ về diện tích, giao thông, giá cả, bốc xếp thuận lợi.
Chi phí kho bãi tối ưu bao gồm cả chi phí thuê kho và chi phí vận chuyển, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa Bên cạnh đó, thời gian vận chuyển nhanh chóng đảm bảo không làm gián đoạn nhịp độ bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
+ Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh, môi trường.
- Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi.
Doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào kho bãi vì có nhiều công ty chuyên cung cấp dịch vụ logistics và kho bãi Việc thuê kho giúp giảm chi phí cố định, từ đó làm giảm tổng chi phí so với việc tự đầu tư Do đó, doanh nghiệp nên xem xét các phương án thuê kho để đáp ứng nhu cầu của mình một cách hiệu quả nhất.
- Lên danh mục và triển khai đầu tư thiết bị kho bãi:
Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau :
+ Các bục, kệ , giá ,tủ ….dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ + Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng
Những nhân tố ảnh hưởng đến QTDT hàng hóa
1.3.1 Các yếu tố chủ quan
Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc xác định nhu cầu dự trữ Việc xây dựng kế hoạch này giúp doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng thị trường và tối ưu hóa nguồn lực, từ đó đảm bảo cung ứng kịp thời và hiệu quả.
Nhu cầu dự trữ hàng hóa là yếu tố quan trọng để hỗ trợ hoạt động bán hàng hiệu quả Doanh nghiệp cần xác định kế hoạch dự trữ phù hợp với từng loại kế hoạch bán hàng và mua hàng để đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa cần thiết.
Chính sách mua hàng của doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với nhu cầu dự trữ Việc áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm giúp doanh nghiệp duy trì lượng dự trữ ở mức thấp nhất, phù hợp với mô hình dự trữ tối ưu Ngược lại, nếu doanh nghiệp chọn mua hàng theo lô lớn nhằm đầu cơ và tích trữ để tận dụng cơ hội thị trường, lượng hàng dự trữ sẽ tăng lên tương ứng với sự gia tăng giá cả.
Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xác định quy mô, trình độ dự trữ và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi Khi doanh nghiệp có lượng vốn lưu động lớn, họ có khả năng tăng mức dự trữ, từ đó giúp ổn định giá cả đầu vào.
Ngoài ra, với nguồn lực tài chính lớn, doanh nghiệp sẽ gia tăng khả năng dự trữ thông qua đầu tư cơ sở hạ tầng kho bãi.
Một số doanh nghiệp với nguồn lực tài chính mạnh mẽ có khả năng đầu tư vào quy trình sản xuất Do đó, nhu cầu dự trữ của họ bao gồm cả nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm.
Cơ sở hạ tầng kho bãi là yếu tố quyết định trong việc xác định nhu cầu dự trữ hàng hóa, đặc biệt đối với những loại hàng hóa cần cơ sở vật chất chuyên biệt Điều kiện này phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu lưu trữ, bao gồm cả hệ thống cơ sở vật chất hiện có và khả năng thuê ngoài.
Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp phản ánh năng lực của đội ngũ nhân sự và mức độ tin học hóa hệ thống quản trị dự trữ Một doanh nghiệp có trình độ quản lý cung ứng tốt sẽ giúp giảm thiểu lượng hàng dự trữ, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1.3.2 Các yếu tố khách quan
Khả năng cung ứng của thị trường phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu hàng hóa và dịch vụ, đảm bảo thực hiện kế hoạch bán hàng Khi hàng hóa khan hiếm hoặc không đáp ứng yêu cầu về thời gian, chất lượng, giá cả và dịch vụ, doanh nghiệp cần có kế hoạch tăng cường dự trữ để giảm thiểu rủi ro và ngăn chặn gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
Biến động giá cả trên thị trường ảnh hưởng lớn đến quyết định dự trữ của doanh nghiệp Khi giá hàng hóa ổn định, doanh nghiệp không cần tăng mức dự trữ Tuy nhiên, nếu giá có xu hướng tăng, việc gia tăng dự trữ sẽ giúp doanh nghiệp ổn định chi phí đầu vào và bảo vệ lợi nhuận.
Mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến mức dự trữ của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, họ có khả năng giảm thiểu mức dự trữ cần thiết Ngược lại, nếu mối quan hệ không tốt, mức dự trữ sẽ bị hạn chế và rủi ro gián đoạn hàng hóa sẽ gia tăng đáng kể.
Nhà cung cấp có thể cung cấp điều kiện bán chịu cho doanh nghiệp hoặc đưa ra các ưu đãi hấp dẫn khi mua với số lượng lớn, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng dự trữ hàng hóa.
Trong kinh doanh, tính thời vụ là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét, đặc biệt đối với hàng hóa có tính chất này Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng định mức dự trữ thời vụ phù hợp Một số tình huống thời vụ thường gặp bao gồm sự thay đổi nhu cầu theo mùa, lễ hội, hoặc các sự kiện đặc biệt.
Nguồn hàng có tính thời vụ và tiêu dùng ổn định, vì vậy doanh nghiệp thường mua hàng dự trữ để phục vụ cho cả các thời kỳ tiếp theo Do đó, mức dự trữ hàng hóa thường đạt cao nhất trong giai đoạn này.
+ Nguồn hàng thời vụ, tiêu dùng thời vụ Mức dự trữ là cao nhất nhưng trong thời gian ngắn.
+ Nguồn hàng ổn định, tiêu dùng thời vụ Mức dự trữ gia tăng dần và đạt cao nhất vào thời điểm bắt đầu vào thời vụ riêng.
-Các nhân tố khác: Các nhân tố có thể bao gồm các yếu tố thuộc về môi trường vĩ mô như biến động công nghệ, luật pháp, thuế quan,…
Khi công nghệ thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp cần giảm lượng hàng tồn kho để tránh lạc hậu Ngược lại, trong bối cảnh công nghệ ổn định, doanh nghiệp có thể nhập khẩu số lượng lớn hàng hóa nhằm tận dụng các ưu đãi về giá.
Biến động pháp luật, như cấm hoặc khuyến khích kinh doanh và xuất nhập khẩu, có tác động trực tiếp đến mức dự trữ hàng hóa Thay đổi về thuế và rào cản kỹ thuật cũng ảnh hưởng đến khả năng cung ứng và giá thành sản phẩm, từ đó tác động đến nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP SX-XNK BAO BÌ( PACKEXIM)
Tổng quan về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì Packexim, được thành lập vào ngày 24 tháng 12 năm 1973, có nguồn gốc từ một doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Thương mại, hiện nay là Bộ Công thương Vào ngày 19 tháng 11 năm 2004, công ty đã chuyển đổi từ hình thức doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần.
Tên thường gọi: Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì (Packexim).
PCKEXIM là tên giao dịch của công ty, có văn phòng tọa lạc tại số 49, ngõ 15 đường An Dương Vương, phường Phú Thượng, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Nhà máy của công ty được đặt tại xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên.
Sau gần 40 năm hoạt động, Packexim chuyên sản xuất bao bì giấy và nhựa phục vụ xuất khẩu và tiêu dùng nội địa Thương hiệu Packexim đã trở thành lựa chọn tin cậy cho khách hàng trong và ngoài nước.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
Công ty chuyên sản xuất thùng carton sóng chất lượng cao, phục vụ đựng các sản phẩm như tivi, tủ lạnh và mì chính của Miwon Chúng tôi cung cấp đa dạng bao bì, bao gồm carton duplex in và không in, bao bì nhựa đơn và phức hợp, đai nẹp nhựa, băng keo cuộn, cùng các loại giấy làm bao bì cho nhu cầu đóng gói hàng xuất khẩu và tiêu dùng nội địa.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước.
Công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim) hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp của Nhà Nước Việt Nam, tuân thủ các quy định pháp luật và điều lệ tổ chức Công ty cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về phí và thuế theo quy định hiện hành.
Hàng năm, công ty tổ chức các lớp đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên và tay nghề cho công nhân Công ty cam kết chế độ đãi ngộ tốt, tham gia đầy đủ bảo hiểm lao động, cùng với mức lương hợp lý Ngoài ra, công ty còn có trách nhiệm chi trả đầy đủ cổ tức và đảm bảo quyền lợi cho cổ đông.
Công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim) cam kết mang đến sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng với giá cả hợp lý và thời gian giao hàng đúng hẹn.
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim).
Khối sản xuất Khối văn phòng
Phòng Môi TrườngPHÓ GIÁM ĐỐC
-Bộ máy quản lý hoạt động của công ty được bố trí theo chức năng.
Nhiệm vụ được phân định rõ ràng giúp tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa ngành nghề, từ đó phát huy sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng Điều này không chỉ giảm chi phí mà còn rút ngắn thời gian đào tạo, nâng cao hiệu quả công việc.
Nhược điểm của mô hình này là chỉ có cấp quản lý cao nhất chịu trách nhiệm về hiệu quả cuối cùng của toàn công ty, điều này dẫn đến khó khăn trong việc phối hợp giữa các chức năng khác nhau.
Chúng tôi chuyên cung cấp và sản xuất đa dạng các loại bao bì như carton sóng, carton duplex (có in và không in), bao bì nhựa đơn và phức hợp, đai nẹp nhựa, băng keo cuộn, cùng với các loại giấy làm bao bì phục vụ cho việc đóng gói hàng xuất khẩu và tiêu dùng nội địa.
Công ty đang tích cực mở rộng các lĩnh vực hoạt động của mình, bao gồm tư vấn đầu tư, lập và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, cũng như kinh doanh bất động sản.
2.1.5 Tình hình sử dụng lao động 2.1.5.1 Số lượng, chất lượng lao động của công ty
Bảng 2.1: Bảng số lượng và chất lượng lao động tại Công ty
CP SX-XNK bao bì ( Packexim).
Sau đại học 5 1,35 5 1,41 7 2,1 Đại học 72 19,46 75 21,13 78 23,28
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Nhận xét- Nhìn vào bảng số liệu thống kê ta thấy:
Trong giai đoạn từ 2016 đến 2018, tổng số lượng nhân viên của công ty đã giảm từ 370 xuống còn 335 người Sự sụt giảm này đặc biệt rõ rệt ở các trình độ như cao đẳng, trung cấp và các trình độ khác.
Số lượng lao động có trình độ đại học và sau đại học tăng chậm trong giai đoạn 2016-2018, với mức tăng 0,75% cho trình độ sau đại học và 3,82% cho trình độ đại học.
=>Nhìn chung chất lượng lao động của công ty đang dần cải thiện, và có xu hướng tăng.
2.1.5.2 Cơ cấu lao động của công ty
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty CP SX-XNK bao bì ( Packexim).
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Nhận xét- Nhìn vào bảng số liệu thống kê ta thấy:
-Nhìn chung tổng số lao động của công ty giảm dần.
+ Xét theo giới tính thì số lao động nam cao số hơn lao động nữ, năm 2016 cao hơn 4,44%; năm 2018 cao hơn 12,24%.
+Xét theo độ tuổi thì số lao động từ trên 25 tuổi có xu hướng giảm dần qua các năm,với độ tuổi trên 35 tuổi giảm 6,01% (2016-2018).
Công ty đang hướng tới việc trẻ hóa cơ cấu lao động, nhằm tạo ra một đội ngũ nhân viên trẻ có khả năng tiếp thu nhanh chóng các tiến bộ khoa học công nghệ Sự trẻ hóa này sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty thông qua việc áp dụng máy móc và dây chuyền sản xuất tiên tiến.
2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP SX-XNK bao bì(Packexim) những năm gần đây
Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
CP X-XNK bao bì ( Packexim).
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu từ hoạt động tài chính
Chi phí tài chính 9.519.855.517 11.206.675.662 15.672.850.198 1,18 1,39 Chi phí bán hàng 3.881.563.268 4.141.523.353 6.054.374.934 1,07 1,46 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Lợi nhuận trước thuế 8.057.770.703 9.666.329.626 11.987.654.198 1,2 1,24 Lợi nhuận sau thuế 6.285.061.148 7.733.063.701 9.350.370.275 1,23
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Nhận xét- Nhìn vào bảng thống kê ta thấy:
-Qua các năm công ty có tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận đều tăng.
Công ty đang mở rộng hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu qua các năm với mục tiêu doanh thu tăng 30%-40% mỗi năm Tuy nhiên, việc mở rộng này yêu cầu đầu tư nhiều hơn, dẫn đến sự gia tăng chi phí hoạt động và tổng chi phí của công ty.
+Xét theo tỷ lệ tăng doanh thu của năm 2015-2016 cao hơn so với năm 2016-
+Xét theo tỷ lệ tăng chi phí của năm 2015-2016 cao hơn so với năm 2016-2017 là 0,14%.
+Xét theo tỷ lệ tăng lợi nhuận của năm 2015-2016 cao hơn so với năm 2016-
Phân tích ,đánh giá công tác tổ chức dự trữ tại công ty CP SX-XNK bao bì (Packexim)
2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Hiện nay, công ty được tổ chức thành 3 xí nghiệp: xí nghiệp in, xí nghiệp nhựa và xí nghiệp sóng Tổng cộng có 6 kho dự trữ, mỗi kho có công suất 300 tấn Mỗi xí nghiệp bao gồm 2 kho: kho chính và kho phụ.
-Kho chính: dự trữ nguyên vật liệu chính và thành phẩm.
Kho phụ là nơi dự trữ nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi và công cụ dụng cụ thay thế Để xác định nhu cầu kho bãi, công ty áp dụng kết hợp hai phương pháp: phương pháp kinh nghiệm và phương pháp tính theo trọng tải Cụ thể, công ty dựa vào định mức dự trữ tối đa và định mức dự trữ bình quân nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục.
Kho bãi của công ty được phân chia khoa học theo từng xí nghiệp và khu vực dự trữ riêng biệt Tuy nhiên, do quy mô kho chính và kho phụ tương đương, trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính luôn cao hơn, dẫn đến tình trạng thiếu diện tích tại kho chính và thừa tại kho phụ Hệ quả là hàng hóa thường xuyên được chuyển từ kho chính sang kho phụ, gây ra sự lộn xộn và thất thoát nguyên vật liệu, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình cấp phát và sản xuất.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của cán bộ quản trị nguyên vật liệu và hàng hóa là cải thiện hệ thống kho tàng để khắc phục những nhược điểm hiện tại.
Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Công ty được tổ chức thành ba xí nghiệp, mỗi xí nghiệp có kho riêng đặt gần bên cạnh nhà máy Điều này tạo thuận lợi cho việc vận chuyển nguyên vật liệu và hàng hóa, phục vụ hiệu quả cho quá trình sản xuất.
Công ty trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản như kệ và giá đỡ, với khoảng cách giữa các kệ và nền kho được thiết kế rộng rãi Điều này đảm bảo thuận lợi cho việc vệ sinh kho, kiểm tra, sắp xếp và dỡ hàng hóa cũng như nguyên vật liệu.
-Thiết bị bảo quản: điều hòa, quạt thông gió, nhiệt kế, ẩm kế,…
-Dụng cụ vận chuyển: xe đẩy , xe nâng,
-Dụng cụ vệ sinh: máy hút bụi,.
-Trang thiết bị, tài sản phục vụ quản lý dự trữ của mỗi xí nghiệp riêng biệt gồm có: 2bàn , 2 ghế, 2 chiếc máy tính để bàn và 1 máy photocopy.
Để đảm bảo công tác phòng chống cháy nổ hiệu quả, cần trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động và bình khí chữa cháy.
Trang thiết bị nhà kho tại công ty hiện tại chủ yếu vẫn mang tính thủ công, chưa được trang bị công nghệ mới Điều này ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, vì chưa có các thiết bị hiện đại giúp tăng năng suất và giảm bớt sức lao động của con người.
Công ty nên cải tiến và đầu tư hơn nữa các trang thiết bị hiện đại để nâng cao hiệu quả công tác kho.
2.2.2 Thực trạng công tác theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật
Tổ chức quản lý dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật rất quan trọng để bảo vệ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, đồng thời ngăn chặn thất thoát và hư hỏng Việc này cũng giúp sắp xếp và quản lý xuất nhập khẩu hàng hóa trong kho một cách hiệu quả, cho phép các nhà quản trị nắm bắt số lượng từng loại hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định chính xác về cung ứng hàng hóa.
Hoạt động quản lý dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim) có những đặc thù riêng của một công ty sản xuất, nhưng vẫn bao gồm bốn nhóm công việc chính.
-Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho -Tổ chức theo dõi, bảo quản hàng hóa -Tổ chức giao xuất hàng hóa
-Tổ chức kiểm kê hàng hóa
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
Công ty thực hiện quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho một cách cẩn thận, bắt đầu từ việc chuẩn bị kho cho đến khi hàng hóa được nhập kho Để nhập một đơn hàng mới, công ty sẽ tính toán diện tích cần thiết, sau đó tiến hành dọn dẹp và vệ sinh kho, chuẩn bị các gian hàng và kệ đầy đủ Tùy thuộc vào kích thước hàng hóa và khoảng cách vận chuyển trong kho, công ty sẽ sắp xếp phương tiện vận chuyển phù hợp, như xe đẩy hoặc xe nâng, nhằm đảm bảo quá trình nhập hàng diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Bên cạnh đó, công ty cũng giao công việc đầy đủ cho đội ngũ nhân lực có trách nhiệm nhập hàng vào kho.
Hàng hóa nhập khẩu, đặc biệt là nguyên vật liệu (NVL), thường không được chuyển trực tiếp về kho của các xí nghiệp sau khi giao hàng tại cảng, vì chúng thường phục vụ cho nhu cầu sản xuất lâu dài Do đó, cần có thời gian để phân phối nguyên vật liệu đúng theo yêu cầu của từng xí nghiệp Các công ty thường thuê kho ngoài để bảo quản và tiếp nhận NVL nhập khẩu Cán bộ phòng xuất nhập khẩu (XNK) phải chịu trách nhiệm về lượng nguyên vật liệu nhập khẩu, đồng thời xây dựng mối quan hệ lâu dài với các kho hàng chất lượng bên ngoài, thực hiện các thủ tục kiểm tra và giao nhận với khối lượng chứng từ lớn hơn so với việc mua nguyên vật liệu trong nước.
Hàng hóa là nguyên vật liệu (NVL) nhập kho từ nhà cung cấp trong nước phải xuất trình hợp đồng và chứng từ hợp lệ cho bộ phận bảo vệ kiểm tra Sau khi được xác nhận và ghi vào sổ, hàng hóa mới được phép giao vào kho.
Khi NVL vào đến kho của XN trước khi chuyển hàng vào kho cần tiến hành kiểm nghiệm theo mẫu biên bản kiểm nghiệm của công ty.
Sau kiểm tra NVL xong , sẽ tiến hành thủ tục nhập kho:
Khi nhận nguyên vật liệu (NVL) đạt yêu cầu và đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng, cần lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho phải được lập thành hai liên và có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người giao hàng và người lập phiếu.
Liên 1: Lưu tại phòng ban lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào trong thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
Khi nhận được nguyên vật liệu không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng, cần lập thêm một liên kèm theo các chứng từ liên quan và gửi cho nhà cung cấp để chờ giải quyết.
Kết luận chung về thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-
ty CPSX-XNK bao bì(Packexim).
2.3.1 Những thành công trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim)
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên kho hàng chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và có trách nhiệm trong việc quản lý hàng hóa.
Công ty duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác và nhà cung cấp trong và ngoài nước như Nhà máy giấy Việt Trì, Nhà máy giấy Sông Lam, Công ty giấy Anh Quân, Công ty Hanson, Công ty Jampoo Đài Loan, và Công ty Mitsubishi Nhật Bản, giúp cải thiện tình trạng khan hiếm nguyên vật liệu và giảm chi phí lưu kho hàng hóa.
Công ty đã thực hiện quy trình quản lý dự trữ hiệu quả thông qua việc lập đầy đủ các chứng từ cần thiết cho các cá nhân và bộ phận liên quan Hệ thống chứng từ của công ty được đánh giá là đầy đủ, giúp đơn giản hóa và rút ngắn quy trình quản lý nguyên vật liệu (NVL) Việc kiểm kê và cấp phát NVL kịp thời đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
Hệ thống kho của công ty hoạt động hiệu quả, với cơ sở vật chất luôn trong tình trạng tốt Công tác cấp phát nguyên vật liệu (NVL) diễn ra kịp thời, tỷ lệ hao hụt và NVL hỏng trong quá trình bảo quản rất thấp, mặc dù khối lượng công việc đôi khi khá lớn.
Công ty áp dụng chính sách khuyến khích việc trao đổi thông tin thường xuyên giữa bộ phận sản xuất và bộ phận cung ứng, nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp giữa việc sử dụng và cấp phát nguyên vật liệu.
2.3.2 Những hạn chế trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim)
-Công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Phân bố quy mô các kho chưa hợp lý, với quy mô kho chính và kho phụ tương đương nhau, trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính luôn cao hơn nhiều so với kho phụ Điều này cho thấy việc quản lý kho chưa được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học.
Công ty hiện không có kho chuyên biệt cho nguyên vật liệu (NVL) nhập khẩu, dẫn đến việc thiếu hợp đồng vận chuyển tận nơi như với NVL nội địa Do đó, công ty thường phải thuê kho ngoài với chi phí cao để lưu trữ NVL trong thời gian hoàn tất thủ tục, trước khi phân phối đến các xí nghiệp thành viên Đây là một hạn chế cần được khắc phục sớm để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Việc giao trách nhiệm hoàn toàn cho mỗi thủ kho trong việc bảo quản, cấp phát và kiểm kê nguyên vật liệu sẽ tạo ra áp lực lớn cho họ Trong khi đó, các chế độ khuyến khích về vật chất và tinh thần cho nhóm đối tượng này vẫn chưa được chú trọng đúng mức.
Việc phân bố quy mô các kho chưa hợp lý xuất phát từ sự thiếu sót trong việc tính toán diện tích cần thiết cho từng kho của ban lãnh đạo công ty Điều này dẫn đến kế hoạch xây dựng kho chính và kho phụ có diện tích tương đương, không phù hợp với mục đích sử dụng thực tế.
+ Không có kho chuyên biệt cho NVL nhập khẩu là vì: thứ nhất để xây dựng kho
Để không phải thuê kho bên ngoài, công ty NVL nhập khẩu chuyên biệt cần đầu tư một khoản kinh phí lớn cho việc xây dựng kho, bao gồm chi phí duy trì hoạt động như thuê nhân lực, mua sắm kệ, giá và thiết bị vận chuyển Điều này đặt ra thách thức cho công ty trong việc vừa duy trì vừa phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh.
XN nên không đủ tài chính để xây dựng thêm một kho chuyên biệt.
Mỗi xưởng (XN) chỉ có một thủ kho do mỗi xưởng bao gồm hai kho: kho chính và kho phụ Mặc dù công việc của thủ kho, đặc biệt là ở kho chính, rất vất vả và áp lực, nhưng việc thuê thêm thủ kho cho mỗi xưởng là không hợp lý Nếu công ty quyết định thuê thêm một thủ kho hỗ trợ cho kho chính của mỗi xưởng, tổng chi phí hàng tháng sẽ tăng thêm 30 triệu đồng, trong khi công ty còn nhiều khoản chi và đầu tư cần thiết khác Do đó, việc bổ sung thủ kho hiện tại chưa thực sự cần thiết.
Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Các trang thiết bị với công nghệ của công ty vẫn ít và chủ yếu vẫn thủ công, dựa vào sức người lao động trực tiếp của con người.
Mỗi kho hiện tại chỉ được trang bị 2 điều hòa, 1 quạt thông gió và 2 máy hút bụi, cùng một số thiết bị bảo quản khác Tuy nhiên, số lượng thiết bị này vẫn còn hạn chế, chưa đủ để đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và thông thoáng, từ đó bảo vệ hàng hóa hiệu quả.
Công ty hiện đang sử dụng thiết bị vận chuyển chủ yếu là thủ công, với đa phần là xe đẩy Mỗi xưởng chỉ được trang bị 2 xe nâng, dẫn đến việc vẫn phải phụ thuộc vào sức người cho quá trình vận chuyển Bên cạnh đó, công ty cũng phải thuê ngoài phương tiện vận tải để di chuyển nguyên vật liệu.
Công ty chưa chú trọng đúng mức đến trang thiết bị bảo quản hệ thống kho bãi, do chủ quan cho rằng nguyên vật liệu và hàng hóa không yêu cầu quy trình bảo quản nghiêm ngặt như thực phẩm hay dược phẩm, dẫn đến việc đầu tư vào thiết bị bảo quản còn hạn chế.
Công ty vẫn sử dụng thiết bị vận chuyển thủ công do chưa có chính sách đầu tư hợp lý cho hệ thống kho bãi Hơn nữa, nguồn tài chính hạn hẹp buộc công ty phải ưu tiên cho những vấn đề cần thiết khác.
-Công tác theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP SX-XNK BAO BÌ (PACKEXIM)
Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới
Trong vòng 3-5 năm tới, công ty sẽ mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách xây dựng cơ sở mới tại khu công nghiệp Phố Nối, Hưng Yên Cơ sở mới này sẽ có công suất lớn hơn so với hiện tại và sẽ được quy hoạch lại để tối ưu hóa quy trình sản xuất và kho bãi.
Công ty đặt mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận từ 10-15% trong giai đoạn 2018-2023, dựa trên kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động từ năm 2015 đến 2017.
Mục tiêu của công ty là không chỉ duy trì sự hiện diện tại các thị trường hiện tại mà còn mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm sang các tỉnh thành lân cận và hướng tới thị trường quốc tế.
-Mục tiêu vị thế cạnh tranh: trong 5 năm tới công ty sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh so với các đối thủ khác.
Mục tiêu xã hội của chúng tôi bao gồm giải quyết vấn đề việc làm, nâng cao thu nhập cho cán bộ nhân viên, tham gia tích cực vào các hoạt động từ thiện, bảo vệ môi trường và khuyến khích học tập.
-Một số mục tiêu khác:
Công ty đang nỗ lực mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình với tầm nhìn phát triển rõ ràng, bao gồm tư vấn đầu tư, lập và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, cũng như kinh doanh bất động sản.
+Nâng cấp cơ sở vật chất, máy móc thiết bị cho các xí nghiệp.
Để xây dựng phương án sản xuất tối ưu, cần quản lý khoa học việc sử dụng nguyên vật liệu (NVL) và thu hồi phế liệu một cách thường xuyên Đồng thời, tận dụng triệt để năng lực của con người và các nguồn lực vật chất là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất.
Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 14.000 giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng và uy tín, tạo dựng niềm tin với các đối tác và khách hàng.
Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng với giá cả hợp lý và thời gian giao hàng đúng hẹn.
+ Đảm bảo lợi ích của mỗi cổ đông và bảo vệ quyền lợi của người lao động là mục tiêu của công ty.
+ Cải tiến liên tục và phòng ngừa ô nhiễm.
Quan điểm giải quyết các vấn đề về công tác tổ chức dự trữ hàng hóa
3.2.1 Quan điểm giải quyết của công ty
Công tác tổ chức dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp Nhằm nâng cao hiệu quả này, công ty đã và đang đầu tư cũng như triển khai các biện pháp để hoàn thiện quy trình dự trữ hàng hóa.
Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho người lao động là rất quan trọng, nhằm tạo ra một môi trường làm việc an toàn và thân thiện Điều này không chỉ khuyến khích người lao động nâng cao năng suất làm việc mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Củng cố và mở rộng quan hệ với các khách hàng truyền thống.
Quy hoạch và tổ chức lại hệ thống kho hàng một cách hợp lý và khoa học giúp giảm chi phí dự trữ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa liên tục và hiệu quả.
-Nâng cấp hệ thống kho hàng và máy móc thiết bị tại các xí nghiệp thành viên.
Cần nâng cấp và hoàn thiện trang thiết bị cùng phương tiện kỹ thuật hiện đại để cải thiện công tác bảo quản và dự trữ hàng hóa Đồng thời, đầu tư vào đổi mới công nghệ và ứng dụng phần mềm máy tính sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc kiểm kê và quản lý hàng dự trữ.
3.2.2 Quan điểm giải quyết của cá nhân -Công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Quy hoạch hệ thống kho tàng hợp lý và khoa học giúp giảm chi phí lưu kho, tối ưu hóa quy trình bốc dỡ hàng hóa, tiết kiệm diện tích mặt bằng và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm kê hàng hóa diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.
Công ty cần xây dựng một kho nguyên vật liệu (NVL) chung để phục vụ cho ba xí nghiệp thành viên đang hoạt động mạnh mẽ và có xu hướng mở rộng sản xuất kinh doanh Với nhu cầu nhập khẩu NVL ngày càng lớn, việc đầu tư vào kho NVL chung là rất quan trọng để đáp ứng kịp thời và hiệu quả cho các hoạt động của công ty.
+ Mỗi kho có một thủ kho, thì gánh nặng công việc sẽ lớn hơn, áp lực hơn.
Mặc dù công việc trong kho có thể gặp áp lực, nhưng nếu mỗi nhân viên, đặc biệt là thủ kho, nỗ lực hơn, họ vẫn có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Để nhân viên duy trì niềm yêu thích và nỗ lực trong công việc, công ty cần thường xuyên chú trọng đến việc động viên cả về vật chất lẫn tinh thần Việc này không chỉ tạo động lực làm việc mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Đầu tư vào trang thiết bị và công nghệ kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng hàng dự trữ và tiến độ thực hiện các nghiệp vụ kho Việc cải tiến kỹ thuật không chỉ giúp khắc phục sự cố bất thường mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình lưu kho Do đó, các công ty cần chú trọng hơn nữa vào việc nâng cấp trang thiết bị và kỹ thuật để tối ưu hóa hiệu quả quản trị hàng dự trữ.
-Công tác theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật
Việc tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình bảo quản hàng hóa và nguyên vật liệu Khâu chuẩn bị để nhận hàng và sắp xếp hàng hóa khoa học, gọn gàng không chỉ giúp giảm thiểu tình trạng hư hỏng mà còn nâng cao chất lượng nguyên vật liệu.
Việc sử dụng phần mềm quản lý kho trong bối cảnh công nghiệp hóa hiện đại hóa hiện nay là cực kỳ cần thiết Phần mềm này không chỉ giúp giảm thiểu công việc ghi chép sổ sách mà còn đơn giản hóa các quy trình liên quan đến kho, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho cho doanh nghiệp.
-Quan điểm giải quyết một số hạn chế khác
Thủ kho tại mỗi xí nghiệp cần thực hiện nhiều nhiệm vụ, nhưng không được bỏ qua các nguyên tắc quan trọng như việc xếp nguyên vật liệu (NVL) lên kệ và kiểm kê đầy đủ Việc tuân thủ các nguyên tắc này rất cần thiết để tránh hư hỏng hàng hóa và NVL, từ đó đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra không bị ảnh hưởng.
Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý dự trữ là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng công tác quản trị hàng dự trữ Việc nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên và tay nghề của lao động là cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc Hơn nữa, tổ chức và bố trí lực lượng lao động hợp lý trong kho sẽ giúp tăng năng suất lao động và cải thiện hiệu quả công việc.
Để xây dựng mối quan hệ lâu dài và uy tín với nhà cung ứng, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và chi phí vào việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng đáng tin cậy Việc này không chỉ giúp đảm bảo nguồn hàng ổn định mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm Hơn nữa, mối quan hệ bền vững sẽ giúp quá trình kiểm tra nhập hàng kho diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CP SX-XNK bao bì(Packexim)
3.3.1 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Kho hàng dự trữ của công ty hiện đặt gần trụ sở nhưng diện tích chỉ đủ cho khoảng 300 tấn mỗi kho Để đáp ứng nhu cầu lưu trữ, công ty cần xem xét xây dựng kho bổ sung nhằm tách biệt việc lưu trữ nguyên vật liệu chính và thành phẩm Giải pháp này không chỉ khắc phục tình trạng thiếu diện tích mà còn giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Trong 3-5 năm tới, khi công ty dự định xây dựng cơ sở mới tại Khu công nghiệp Phố Nối, Hưng Yên, cần xem xét việc xây dựng một kho chung cho toàn công ty Điều này sẽ giúp giải quyết vấn đề dự trữ nguyên vật liệu nhập khẩu trước khi phân phối đến từng xưởng thành viên.
Công ty cần thiết lập chính sách khen thưởng và chế độ lương thưởng hợp lý cho nhân viên kho và thủ kho, nhằm công nhận xứng đáng sức lao động của họ Việc thường xuyên động viên cả về vật chất lẫn tinh thần sẽ tạo thêm động lực làm việc, giúp nhân viên yêu thích công việc và nỗ lực hơn trong nhiệm vụ của mình.
Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Công ty cần đầu tư và nâng cấp hệ thống trang thiết bị kho bãi chất lượng, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác bảo quản, kiểm kê và vận chuyển hàng hóa nội bộ.
Để bảo quản hàng hóa và nguyên vật liệu hiệu quả, công ty cần lắp đặt thêm 2 điều hòa và 2 quạt thông gió cho mỗi kho có sức chứa 300 tấn Ngoài ra, việc trang bị hệ thống hút ẩm và hệ thống hút bụi thay vì máy hút bụi sẽ giúp duy trì môi trường kho luôn sạch sẽ, thông thoáng và khô ráo Công ty nên nghiên cứu và trang bị các thiết bị phù hợp với diện tích kho, đảm bảo số lượng và chất lượng để tiết kiệm chi phí, giảm thiểu mất mát, hao hụt và hư hỏng hàng dự trữ Đồng thời, cần hoàn thiện và đổi mới trang thiết bị theo hướng cơ giới hóa, tự động hóa để nâng cao hiệu quả bảo quản.
Công ty cần đầu tư vào trang thiết bị vận chuyển, bao gồm việc mua ô tô thay vì thuê phương tiện bên ngoài với chi phí cao Ngoài ra, việc đầu tư vào thiết bị xếp dỡ và xe nâng sẽ giúp giảm sức lao động, tăng cường công suất máy móc, từ đó nâng cao hiệu quả giao hàng và rút ngắn tiến độ công việc.
3.3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác QTDT về mặt hiện vật
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
Công ty cần thiết lập chính sách khuyến khích giao tiếp thường xuyên giữa bộ phận sản xuất và bộ phận cung ứng Điều này sẽ giúp cải thiện sự phối hợp trong việc sử dụng và cấp phát nguyên vật liệu (NVL), từ đó xây dựng kế hoạch nhập NVL hợp lý và hiệu quả hơn.
+Công ty nên xây dựng mới quy trình giao nhận hàng hóa đầy đủ, phù hợp và khoa học, cắt giảm các thủ tục rườm ràm không cần thiết.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kho của công ty, cần lập kế hoạch phân công công việc rõ ràng và hợp lý, đảm bảo mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ phù hợp với khả năng của họ Việc phân bổ công việc đồng đều sẽ giúp tránh tình trạng một số người quá tải trong khi những người khác lại ít việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung Bên cạnh đó, công ty cũng nên thành lập đội kiểm tra và kiểm soát chuyên trách để giám sát và đảm bảo quá trình thực hiện tại kho diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Trong thời gian tới, công ty nên đầu tư vào phần mềm BS Silver để quản lý kho cho tất cả các nhà kho tại các xí nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Việc sử dụng phần mềm sẽ thay thế phương pháp ghi chép và nhập dữ liệu thủ công hiện tại, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho.
Phần mềm quản lý kho "Silver" đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp hiện nay, cho phép quản lý đa dạng hàng hóa và vật tư tại nhiều kho khác nhau Nó giúp kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị của hàng hóa trong từng kho, bộ phận, vụ việc, cũng như thông tin khách hàng và nhà cung cấp Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các sổ sách quản lý hàng hóa đầy đủ, bao gồm sổ tổng hợp, thẻ kho, và phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn.
Phần mềm quản lý kho của Bộ Tài chính cung cấp nhiều loại biểu đồ giúp nhà quản lý theo dõi biến động nhập xuất hàng hóa theo mục đích sử dụng Với khả năng hoạt động qua mạng LAN và Internet, phần mềm cho phép hàng trăm người cùng kết nối vào cơ sở dữ liệu để làm việc hiệu quả Hệ thống phân quyền chi tiết đảm bảo quản lý người dùng chặt chẽ, từ đó giảm thiểu việc ghi chép thủ công, kiểm soát tốt khối lượng hàng hóa và nguyên liệu tồn kho, nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa.
Ngoài ra để công tác dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật hoàn thiện công ty cần chú trọng một số vấn đề sau:
Để tối ưu hóa công tác dự trữ hàng hóa, công ty cần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp Điều này không chỉ giúp quy trình tiếp nhận hàng tại kho và kiểm tra đơn hàng trở nên đơn giản hơn, mà còn tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa Hơn nữa, mối quan hệ tốt với nhà cung ứng còn giúp ổn định giá cả đầu vào, từ đó tạo thuận lợi cho công tác dự trữ hàng hóa về mặt giá trị.
Phân công rõ ràng từng nhiệm vụ cho từng cá nhân giúp mỗi người chịu trách nhiệm cho công việc của mình, từ đó giảm thiểu tình trạng chậm trễ và tránh việc đùn đẩy trách nhiệm trong quá trình làm việc.
3.3.3 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt giá trị
Công tác quản trị dữ liệu hàng hóa của công ty hiện đang diễn ra một cách chặt chẽ và hợp lý, với phương pháp tính giá mua thực tế được áp dụng hiệu quả Để nâng cao hiệu quả quản lý, công ty cần ghi chép đầy đủ và rõ ràng về số lượng hàng trong kho Việc này giúp công ty quản lý hàng dự trữ về mặt giá trị tốt hơn, xác định được nguyên vật liệu nào có chất lượng tốt và đáp ứng yêu cầu sản xuất Đồng thời, công ty cũng cần có kế hoạch đặt mua thêm nguyên vật liệu với số lượng hợp lý để đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu từ đối tác.
3.3.4.Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác ứng dựng tin học trong QTDT hàng hóa
Việc ghi chép và nhập liệu các đơn hàng cần được thực hiện trên máy tính để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả Do đó, công ty nên áp dụng phần mềm hỗ trợ cho các nghiệp vụ kế toán kho để tối ưu hóa quy trình này.
