2.2.4 .Ứng dụng tin học trong quản lý dự trữ hàng hóa
2.3. Kết luận chung về thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại cơng ty CPSX-
2.3.2. Những hạn chế trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại cơng ty CPSX-
CPSX-XNK bao bì(Packexim).
-Cơng tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
+Phân bố quy mô các kho chưa hợp lý thực tế quy mơ kho chính và phụ tương đương nhau trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính ln cao hơn nhiều so với kho phụ, quản lý kho chưa chặt chẽ và khoa học…
+Cơng ty cũng khơng có kho chun biệt cho NVL nhập khẩu nên đối với hầu hết các loại NVL nhập khẩu thường khơng có hợp đồng vận chuyển đến tận nơi như hợp đồng mua NVL trong nước nên với NVL loại này công ty thường xuyên phải th kho ngồi với chi phí cao để chờ hồn tất thủ tục và tiến hành cấp phát đến từng XN thành viên. Rõ ràng đây là một hạn chế cần sớm khắc phục để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty.
+Với phương án bố trí mỗi kho là một thủ kho chịu trách nhiệm hoàn toàn về bảo quản, cấp phát và kiểm kê NVL trong kho sẽ tạo áp lực quá lớn cho thủ kho, trong khi các chế độ khuyến khích vật chất tinh thần cho đối tượng này chưa thực sự được chú trọng.
Nguyên nhân:
+ Phân bố quy mô các kho chưa hợp lý là vì: do ban lãnh đạo cơng ty đã khơng
tính tốn kĩ lưỡng về diện tích cần có của mỗi kho cho phù hợp nên dẫn đến kế hoạch xây dựng kho chính và kho phụ có diện tích tương đương, khơng hợp lý, tương ứng với mục đích sử dụng.
+ Khơng có kho chun biệt cho NVL nhập khẩu là vì: thứ nhất để xây dựng kho
NVL nhập khẩu chuyên biệt của công ty để không phải th kho bên ngồi, thì địi hỏi cơng ty phải chấp nhận bỏ ra một khoản kinh phí lớn, kèm chi phí duy trì hoạt động của kho( th thêm nhân lực, sắm thêm kệ , giá, máy móc thiết bị vận chuyển,…),
trong khi cơng ty vừa phải duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của 3 XN nên khơng đủ tài chính để xây dựng thêm một kho chuyên biệt.
+ Mỗi kho là chỉ có một thủ kho, là vì mỗi XN đều gồm 2 kho là kho chính và
kho phụ, nên tổng cộng mỗi XN cơng ty đã cân nhắc bố trí vị trí 2 thủ kho, mặc dù thủ kho ở mỗi kho là rất vất vả và áp lực đặc biệt là thủ kho ở kho chính, nhưng nếu cơng ty phải bỏ ra một khoản nữa để thuê thêm thủ kho cho mỗi XN nếu mỗi XN thuê thêm một thủ kho hỗ trợ thêm ở các kho chính vậy là cơng ty phải thuê thêm 3 thủ kho nữa, chi phí phải bỏ ra cho mỗi tháng để trả lương cho mỗi thủ kho chính hiện tại là 10 triệu/tháng nếu thuê thêm 3 thủ kho nữa cho mỗi XN thì hàng tháng cơng ty phải tiêu tốn thêm 30 triệu/ tháng, trong khi cơng ty cịn nhiều khoản cần thiết phải chi và đầu tư hơn nên việc thuê thêm thủ kho là không hợp lý, chưa thực sự cần thiết.
Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Các trang thiết bị với cơng nghệ của cơng ty vẫn ít và chủ yếu vẫn thủ công, dựa vào sức người lao động trực tiếp của con người.
+Trang thiết bị bảo quản: mỗi kho hiện tại chỉ được lắp 2 cái điều hịa,1 quạt thơng gió, 2 máy hút bụi ngồi ra cị một số thiết bị bảo quản khác nhưng nhìn chung vẫn hơi ít chưa đủ để duy trì vệ sinh sạch sẽ và độ thơng thống để bảo vệ hàng hóa.
+Trang thiết bị vận chuyển của cơng ty: vẫn thủ công hiện tại dụng cụ vận chuyển của công ty đa phần là xe đẩy, mỗi xưởng chỉ được trang bị 2 xe nâng nên vẫn đa phần sử dụng sức người, còn phương tiện vận tải để vận chuyển NVL cơng ty vẫn phải đi th ngồi.
Ngun nhân:
+Cơng ty không quá chú trọng đến trang thiết bị bảo quản hệ thống kho bãi, chủ quan vì cho rằng NVL, hàng hóa của cơng ty khơng địi hỏi cao về quy trình bảo quản như thực phẩm, dược phẩm,.. nên thiết bị bảo quản được đầu tư ít.
+Trang thiết bị vận chuyển của cơng ty vẫn thủ cơng là vì cơng ty chưa có chính sách đầu tư hệ thống kho bãi hợp lý, xác đáng, khoa học và vì nguồn tài chính của cơng ty cịn hạn hẹp nên phải ưu tiên đầu tư vấn đề khác cần thiết hơn.
-Công tác theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
+Cơng tác chuẩn bị có phần chưa được nhanh chóng, kịp thời và kĩ lưỡng. Hàng hóa đơi khi chưa có chỗ chất xếp thường được để chồng chất lên nhau.
+Quá trình giao xuất hàng hóa tuy đã được thực hiện theo đúng quy trình, tuy nhiên thì các cơng đoạn thực hiện khá rắc rối, nhiều việc chồng chéo, lặp lại gây mất thời gian. Ngoài ra các công việc chưa được phân định rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên.
+Sổ sách chứng từ nhập tại kho của công ty chủ yếu viết tay và quản lý trên file máy tính nhưng chưa áp dụng phần mềm quản lý kho, chưa sử dụng thẻ kho điện tử trong việc ghi chép và quản lý tình hình nhập xuất hàng hóa.
Ngun nhân:
+ Cơng tác chuẩn bị làm chưa tốt là do đội ngũ quản lý chưa hoàn thành tốt
nhiệm vụ của mình, chưa có kế hoạch tiếp nhận hàng hóa khoa học, có tính ì cao, khơng có ý tự giác cao, tính phối hợp hoạt động giữa các thành viên cịn rất kém.
+Quy trình giao xuất hàng hóa rườm rà, vẫn cịn nhiều thủ tục khơng cần thiết, và kế hoạch phân công công việc không rõ ràng.
+ Chưa sử dụng thẻ kho điện tử trong việc ghi chép và quản lý tình hình nhập
xuất hàng hóa vì cơng ty được thành lập từ rất sớm từ 1973, nên ngay từ đầu hoạt động, sổ sách công ty chủ yếu viết tay, sau này mới có thêm máy tính để hỗ trợ việc quản lý, giảm bớt việc ghi chép, vì là một công ty lâu năm nên việc tiếp nhận khoa học tiên tiến để áp dụng vào hoạt động của cơng ty là cịn khá chậm và vẫn cịn thủ cơng, lạc hậu, vẫn hoạt động theo cách mà từ trước đến nay cơng ty vẫn làm, suy nghĩ cổ hủ, khó tiếp nhận cái mới, và chịu đổi mới bản thân.
-Ngoài ra còn một số hạn chế khác
+Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa: nhiều khi thủ kho đã bỏ qua một số nguyên tắc cần thiết như ngun tắc hàng hóa, NVL ln phải xếp trên kệ, nguyên tắc kiểm kê đầy đủ,.. nên vẫn gây tình trạng hàng hóa,NVL thiếu , giảm chất lượng,..
Nguyên nhân: Do nhiều khi số lượng hàng hóa, NVL nhập xuất liên tục nên nhiều khi thủ kho đã bỏ qua một số nguyên tắc cần thiết, để giảm bớt thủ tục rườm rà, đẩy nhanh tiến độ công việc.
+Hệ thống kho bãi của công ty không gần các bến cảng và phải vận chuyển nội địa với sự tham gia của nhiều loại phương tiện nên cịn mất nhiều chi phí cho vận chuyển, thuê kho bãi,…Điều này làm tăng chi phí sản xuất, ảnh hưởng đến sự cạnh tranh trong bán, phân phối thành phẩm.
+ Ảnh hưởng của thời tiết( mưa, gió, bão, lụt,…) gây khó khăn cho cơng tác bảo
CHƯƠNG III
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY CP SX-XNK BAO BÌ
(PACKEXIM).