Cơng tác ghi sổ, nhập số liệu các đơn hàng cần được máy thực hiện trên máy tính để đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng. Cơng ty cần áp dụng các phần mềm hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán kho.
Công nghệ đang là một yếu tố quan trọng tạo lợi thế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Vì vậy, cơng ty cần tập trung nghiên cứu, ứng dụng các phần mềm liên quan tới công tác quản lý kho hàng. Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều các chương trình
phần mềm do các cơng ty có tiếng trong nước thiết kế như công ty Bravo, công ty Lạc Việt, công ty Vietsoft,..với rất nhiều phân hệ liên quan tới kho hàng cho các doanh nghiệp lựa chọn. Cơng ty cũng có thể tìm hiểu về “phần mềm BS Silver” để quản lý kho. Vì “ phần mềm BS Silver” là phần mềm quản lý kho rất được ưa chuộng hiện nay và đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng , cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho. Kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp... phần mềm còn cung cấp đầy đủ các sổ sách quản l ý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngồi ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng. Phần mềm cho phép chạy qua mạng Lan và Internet, vì vậy nhiều người (có thể hàng trăm người) có thể cùng kết nối chung vào CSDL để làm việc. Phần mềm quản trị người dùng chặt chẽ nhờ cơ chế phân quyền chi tiết theo từng nhóm người truy cập. Nên việc áp dụng phần mềm vào quản lý kho sẽ rất tiện lợi, giúp giảm bớt các sổ sách ghi chép thủ công, kiểm sốt tốt khối lượng hàng hóa, NL tồn kho, tăng hiệu quả trong cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa.
Với phần mềm này chi tiết các thông tin về sản phẩm( chủng loại, đơn vị tính, xuất xứ, khối lượng nhập xuất…)sẽ được nhập và xử lý trên máy tính, nhằm:
- Thay cho việc lưu trữ trên giấy thông qua viết tay của nhân viên, phần mềm máy tính sẽ ghi nhận và lữu trữ chi tiết các thơng tin về hàng hóa như đơn vị tính, tiêu chuẩn chất lượng, nhãn hiệu, nhà sản xuất, xuất xứ hàng hóa, loại hàng, đặc tính kỹ thuật, tính năng, … hỗ trợ tìm kiếm nhanh.
- Hỗ trợ nghiệp vụ xuất nhập kho: thiết kế mẫu phiếu hỗ trợ nhập nhanh chóng, thực hiện in ấn và thiết kế phiếu, cho phép lặp lại số phiếu sau một thời gian nhất định, phân bổ hàng nhập vào vị trí sau khi lập phiếu nhập kho, hiển thị hàng tồn kho khi phân bổ hàng xuất, theo dõi hàng hóa xuất nhập theo từng lô và đơn hàng.
- Hỗ trợ việc kiểm kê xác định hàng tồn kho và đơn giá xuất kho, đo lường chất lượng, tiêu chuẩn hàng hóa.Lên kế hoạch và ghi nhận thông tin kiểm kê kho: phát sinh và ghi nhận thông tin về các đợt kiểm kê hàng hóa, lập phiếu theo dõi hoạt động kiểm kê.
- Lập hệ thống báo cáo phân tích tình hình hàng tồn kho: sổ chi tiết hàng hóa, các báo cáo cân đối hàng hóa theo số lượng hay theo giá trị, các báo cáo về tổng
hợp hàng hóa xuất nhập, các loại bảng phiếu xuất nhập kho, các báo cáo về tình hình sử dụng kho.
3.3.5 . Một số kiến nghị
Qua thời gian thực tập tại Cơng ty CPSX-XNK bao bì(Packexim), dựa trên sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty và thực trạng vấn đề nghiên cứu, tơi có đưa ra một số kiến nghị như sau:.
Kiến nghị đối với nhà nước và các cơ quan chức năng -Hoàn thiện hệ thống pháp luật:
+Hiện nay hệ thống luật thương mại Việt Nam đã có nhiều lần sửa đổi bổ sung
song vẫn cịn nhiều điều chưa hợp lý, gây khó khăn, và trở ngại cho các doanh nghiệp, nhà nước cần phải hoàn thiện hơn nữa về hệ thống pháp luật phù hợp với thông lệ quốc tế để tạo ra một môi trường luật pháp công bằng minh bạch, chặt chẽ, nhưng vẫn tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp khi kinh doanh.
+Chính sách về thuế như : thuế nhập khẩu, thuế doanh nghiệp,… nhà nước phải
có quy định rõ ràng minh bạch đối với từng loại mặt hàng, các phụ lục thuế nhập khẩu cũng phải ghi rõ ràng những mặt hàng chịu thuế và những mặt hàng không chịu thuế. Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động XNK của doanh nghiệp.
+Đối với thủ tục nhập khẩu NVL qua cảng biển thì chỉ mỗi thủ tục qua hải quan
rườm rà cũng đủ để cản trở quá trình giao nhận hàng nhanh chóng giữa người mua và người nhận hàng, vì thế đề nghị nhà nước thực hiện sửa đổi thủ tục kê khai hải quan sao cho vừa đủ thủ tục để kiểm soát hàng nhập lậu, trốn thuế, nhưng phải xóa bớt các thủ tục khơng cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động XNK đạt hiệu quả hơn.
-Nâng cao cơ sở hạ tầng kĩ thuật:
Hệ thống giao thông vận tải, địa điểm giao dịch,…đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Các sơ sở hạ tầng kỹ thuật cơng cộng thì doanh nghiệp khơng tự làm được vì vậy cần sự quan tâm của cơ quan chức năng quy hoạch xây dựng để phục vụ cho doanh nghiệp mà còn phục vụ cho nhân dân, phục vụ cho sự phát triển kinh tế đất nước.
- Công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim) là một doanh nghiệp cổ phần nhà nước
chịu sự quản lý trực tiếp của bộ thương mại, hàng năm được giao các chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, lợi nhuận, các khoản trích khấu hao, tiền lương cơng nhân, tuy nhiên
theo đánh giá của cán bộ của cơng ty thì các chỉ tiêu này chưa thực sự phù hợp với năng lực sản xuất và tình hình kinh doanh của cơng ty.
Vì vậy kiến nghị lên bộ thương mại về vấn đề giao kế hoạch cho công ty là trước khi giao kế hoạch, người thực hiện nhiệm vụ này phải trực tiếp khảo sát các nguồn lực của Packexim và phân tích tình hình kinh doanh kỳ trước một cách khách quan và kỹ càng tránh làm theo kiểu thủ tục bắt buộc như trước nay vẫn làm. Trong trường hợp muốn giao chỉ tiêu vượt mức cho cơng ty thì bộ thương mại phải có chính sách hỗ trợ về vốn, NVL … có như vậy mới tạo được động lực phấn đấu hồn thành mục tiêu.
-Đối với chính quyền xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên thì xin đưa ra đề nghị nâng cấp hệ thống điện, đường nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất và vận chuyển của công ty được hiệu quả và dễ dàng hơn, thực hiện quản lý chặt chẽ hơn các cơng dân của xã để tránh tình trạng phá hoại, ăn cắp của công( tài sản của công ty). Do hệ thống đường giao thông ở khu vực quyền xã Tân Quang đã xuống cấp trầm trọng nên gây ảnh hưởng lớn đến công tác vận chuyển của cơng ty, gây khó khăn cho về q trình vận chuyển của cơng ty và đối tác.
Vì vậy xin đưa ra đề nghị nâng cấp hệ thống giao thơng để khắc phục tình trạng trên. Năng lượng điện mà cơng ty CPSX-XNK bao bì(Packexim) sử dụng là lưới điện thành phố với sự quản lý trực tiếp của chính quyền xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên nên kiến nghị nâng cấp sơ sở hạ tầng lưới điện cơ sở để khắc phục tình trạng thỉnh thoảng mất điện làm gián đoạn hoạt động sản xuất của công ty.
Kiến nghị về công tác tổ chức dự trữ tại công ty.
+ Nâng cao trình độ quản lý, chun mơn cho các cán bộ nhân viên phụ trách
công tác tổ chức dự trữ bằng cách: tổ chức thường xuyên các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ giao nhận, bảo quản dự trữ hàng hóa nhằm phù hợp với tình hình thực tế cũng như phù hợp với trang thiết bị tại kho và nhằm đảm bảo tương xứng giữa trình độ của nhân viên và trang thiết bị kho. Tổ chức kiểm tra trình độ của các cán bộ, nhân viên kho chọn những người có năng lực đi học các khóa huấn luyện, nâng cao trình độ, học hỏi kinh nghiệm và tiếp thu khoa học kỹ thuật mới về áp dụng tại kho hàng của công ty.
+ Cần tăng cường máy móc trang thiết bị hệ thống kho bãi nhằm đảm bảo an ninh kho bãi, chất lượng NVL, hàng hóa dự trữ.
+Hệ thống trang thiết bị ở công ty tuy khá đầy đủ nhưng công ty cũng nên xem xét thay đổi theo công nghệ mới giúp giảm bớt các cơng đoạn khơng cần thiết, cơ giới hóa các quy trình, đầu tư thêm các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa.
+Ứng dụng cơng nghệ tin học, các phần mềm quản lý dự trữ vào trong công tác tổ chức dự trữ.
KẾT LUẬN
Thông qua các số liệu sản xuất kinh doanh và cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại cơng ty CPSX-XNK bao bì(Packexim), có thể thấy cơng ty đã và đang dần khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường trong nước và nước ngồi. Cơng ty tuy khơng phải là một doanh nghiệp thương mại có sản phẩm riêng biệt mang thương hiệu của mình nên khó được người tiêu dùng biết đến hơn, nhưng công ty lại là sản xuất những sản phẩm bao bì quen thuộc cho những doanh nghiệp quen thuộc (cơng ty TNHH Miwon Việt Nam , công ty Nicotex, công ty Đông dược Phúc Hưng, công ty dệt Vĩnh Phúc, công ty Pacific) với những đồ dùng quen thuộc hàng ngày của người tiêu dùng như: sản xuất những sản phẩm liên quan đến thùng carton sóng đựng các sản phẩm như: tivi, tủ lạnh, thùng đựng sản phẩm mì chính của cơng ty Miwon, thùng đựng sản phẩm may mặc...Nên cơng ty ngày càng xây dựng được hình ảnh tốt đối vơi đối tác và khách hàng .
Ngoài ra, cơng tác tổ chức và dự trữ hàng hóa của cơng ty đã và đang thực hiện khá tốt, tiết kiệm được khơng ít chi phí cũng như mang lại sự ổn định về doanh thu cho công ty. Tuy nhiên, quá trình trên vẫn cịn những điểm tồn tại cần phải khắc phục. Những tồn tại đó gây tốn kém chi phí cho cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa của cơng ty. Vấn đề đặt ra là phải tìm ra biện pháp phù hợp để khắc phục những mặt cịn hạn chế của cơng ty.
Vì vậy, hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa là vấn đề thiết thực và có ý nghĩa quan trọng đối với cơng ty CPSX-XNK bao bì ( Packexim) để thực hiện mục tiêu phát triển và mở rộng quy mô sản xuất cũng như xuất nhập khẩu ra thị trường trong nước và nước ngoài.
1. PGS.TS Lê Qn –PGS.TS Hồng Văn Hải-Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại-Nhà xuất bản thống kê,2010.
2. Vũ Thị Minh Phương(2017) –“ Hồn thiện cơng tác quản trị dự trữ hàng hóa tại cơng ty cổ phần thép miền Bắc”, luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại.
3. Nguyễn Thị Thu Hồng(2012), “ Hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ của công ty CP Black & White”, luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại.
4. Trương Đức Khơi(2011), “ Hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại cơng ty siêu thị Hà Nội”, luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại.
5. Nguyễn Đức Mạnh(2009), “ Một số biện pháp quản trị dự trữ tại siêu thị điện máy Pico tại Nguyễn Trãi-Hà Nội”, luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại.
6. Báo cáo kết quả kinh doanh của cơng ty CPSX-XNK bao bì( Packexim) trong 3 năm gần đây 2015-2017.
7. Báo cáo tài chính của cơng ty CPSX-XNK bao bì( Packexim) trong 3 năm gần đây 2015-2017.
Đơn vị: Mẫu số 05- VT
Địa chỉ: Theo TT số 2000/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Thời điểm kiểm kê…giờ…ngày…tháng…năm….
I. Thành phần hội đồng kiểm kê
Ông(bà):………………..Chức vụ:………..Đại diện………………….Trưởng ban Ông(bà):………………..Chức vụ:………..Đại diện………………….Ủy viên Ông(bà):………………..Chức vụ:………..Đại diện………………….Ủy viên
II. Nội dung kiểm kê
ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ, … M ã số Đơ n vị tính Đơ n giá Theo sổ kế tốn Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Cịn tốt 100 % Ké m PC Mấ t PC S L T T S L T T S L T T S L T T A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 … Cộn g x x x x x x x x x x
Dưới đây là lệnh xuất kho của công ty được thực hiện trên phần mềm Excel.
CƠNG TY CPSX-XNK BAO BÌ(PACKEXIM) LỆNH XUẤT KHO
Yêu cầu xuất cho:……………………………………………………..
STT Tên NVL- Quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú
Yêu cầu Thực tế 1
2 3
(Nguồn:Phịng kế tốn tài chính)
Ngay sau khi nhận được lệnh xuất kho thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu sau cũng với 3 liên như phiếu nhập kho và phản ánh sự thay đổi NVL.
Liên 1: lưu tại phòng ban lập phiếu.
Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào trong thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho kế
toán ghi vào sổ kế toán.
Dưới đây là phiếu xuất kho của công ty được thực hiện trên phần mềm Excel.
Đơn vị…. Mẫu số: 02-VT
Địa chỉ… Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính
PHIẾU XUẤT KHO Ngày…tháng…năm 2018 Nợ……Số…….
Có…………….
Họ tên người nhận hàng……………………………..Địa chỉ(bộ phận)….....……
Lý do xuất kho…………………………………………........................…………
Xuất tại kho……………………………………………………………….......……
TT Tên,nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư(sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất Cộng Cộng thành tiền(bằng chữ)……………………………………………………...
Xuất kho, Ngày…tháng…năm 2018
Thủ kho Kế toán Người nhận hàng
Dưới đây là mẫu thẻ kho của cơng ty CPSX-XNK bao bì(Packexim): Đơn vị: …. Mẫu số S09-DNN
Địa chỉ:…. (Ban hành theo QĐ số 133/2016/QĐ –BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
THẺ KHO ( SỔ KHO)
Ngày lập thẻ:…………..
Tờ số:……………………..
-Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư:……………………………………………………
-Đơn vị tính:…………………………………………………………………………
-Mã số:……………………………………………………………………………….
STT Ngày tháng Số hiệu chứngtừ Diễn giải Ngàynhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Cộng cuối kỳ x x -Sổ này có….trang, đánh từ trang 01 đến trang…..
-Ngày mở sổ:……………
Ngày ….tháng……năm …..
Thủ kho Kế toán Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
PHIẾU ĐIỀU TRA Xin chào Ơng (bà) !
Tơi là: Lê Thị Thêm, sinh viên khoa Quản trị kinh doanh, trường Đại học Thương Mại. Hiện tôi đang thực hiện nghiên cứu về đề tài: “ Hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại cơng ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì(Packexim)”. Để tìm hiểu sâu hơn về tình hình thực hiện các cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại cơng ty, tơi mong Ơng (bà) dành ít phút thời gian cung cấp 1 số thông tin thực tế tại công ty.
I/ Thơng tin chung.
Xin Ơng (bà) vui lịng cho biết:
Họ và tên : ………………………………………………………………………. Phịng ban: …………………………………………………………………........
II/ Thơng tin cụ thể
1.Theo ông bà những yếu tố nào ảnh hưởng đến việc xác định nhu cầu dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp? Đánh giá mức độ quan trọng của các yếu tố đó( nếu giả định đánh giá độ quan trọng theo thang điểm là mức 1 là quan trọng nhất và giảm dần đến n).
STT Nhân tố ảnh hưởng Cần thiết Độ quan
trọng I. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
1 Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp 2 Chính sách mua hàng của doanh nghiệp
3 Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp 4 Điều kiện cơ sở hạ tần kho bãi
5 Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp
II. Các nhân tố thuộc về thị trường