5 .Phương pháp nghiên cứu
6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích ,đánh giá công tác tổ chức dự trữ tại công ty CPSX-XNK bao bì
2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Hiện nay công ty chia làm 3 xí nghiệp: xí nghiệp in , xí nghiệp nhựa và xí nghiệp sóng với tổng cộng tất cả 6 kho dự trữ với công suất dự trữ là 300 tấn/kho. Mỗi xí nghiệp gồm 2 kho: kho chính và kho phụ.
-Kho chính: dự trữ nguyên vật liệu chính và thành phẩm.
-Kho phụ: dự trữ nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi và công cụ
dụng cụ thay thế.
Để xác định nhu cầu kho bãi, công ty sử dụng kết hợp 2 phương pháp đó là phương pháp kinh nghiệm và phương pháp tính theo trọng tải. Cụ thể công ty đã căn cứ dựa trên định mức dự trữ tối đa, định mức dự trữ bình quân đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, để xác định nhu cầu kho bãi.
Có thể thấy, kho bãi của cơng ty đã có sự phân chia từng xí nghiệp, từng khu vực dự trữ riêng biệt, khoa học. Tuy nhiên thực tế do quy mơ kho chính và kho phụ tương
đương nhau trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính ln cao hơn nhiều so với kho phụ nên kho chính thường ở trong tình trạng thiếu diện tích cịn kho phụ thì ngược lại. Điều này đã phát sinh ra hiện tượng gửi hàng từ kho chính sang kho phụ nên đã làm gây nên một số tác động không tốt đến công tác dự trữ cấp phát nguyên vật liệu như tình trạng lộn xộn, thất thốt ngun vật liệu, hàng hóa nhiều khi làm gián đoạn cả quá trình sản xuất. Như vậy một trong những nhiệm vụ của cán bộ quản trị nguyên vật liệu,hàng hóa là cải thiện hệ thống kho tàng nhằm khắc phục những nhược điểm hiện nay.
Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Cơng ty được chia làm 3 xí nghiệp mỗi xí nghiệp có kho riêng và được đặt ngay gần xí nghiệp, ngay bên cạnh nhà máy, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa ngun vật liệu phục vụ cho q trình sản xuất.
Cơng ty có đủ các trang thiết bị bảo quản đơn giản như các kệ, giá đỡ,… khoảng cách giữa các kệ, giá kệ với nền kho đủ rộng để đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và sắp xếp, dỡ hàng hóa , nguyên vật liệu.
-Thiết bị bảo quản: điều hịa, quạt thơng gió, nhiệt kế, ẩm kế,… -Dụng cụ vận chuyển: xe đẩy , xe nâng,..
-Dụng cụ vệ sinh: máy hút bụi,.
-Trang thiết bị, tài sản phục vụ quản lý dự trữ của mỗi xí nghiệp riêng biệt gồm có: 2bàn , 2 ghế, 2 chiếc máy tính để bàn và 1 máy photocopy.
-Có đủ các trang thiết bị, các bàn hướng dẫn cần thiết cho cơng tác phịng chống cháy nổ như: hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động, hoặc các bình khí chữa cháy.
Qua đây có thể thấy trang thiết bị nhà kho tại công ty đảm bảo cho việc thực hiện các nghiệp vụ kho nhưng về cơ bản vẫn cịn khá thủ cơng, chưa có các trang thiết bị với công nghệ mới giúp tăng năng suất, giảm sức lao động trực tiếp của con người. Công ty nên cải tiến và đầu tư hơn nữa các trang thiết bị hiện đại để nâng cao hiệu quả công tác kho.
2.2.2. Thực trạng cơng tác theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật
Tổ chức quản lý dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật nhằm gìn giữ hàng hóa về giá trị và giá trị sử dụng, tránh thất thốt và hư hỏng hàng hóa. Mặt khác, tổ chức quản lý dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật cịn giúp cho việc sắp xếp, xuất nhập khẩu hàng hóa trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hóa.
Hoạt động quản lý dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật của cơng ty CPSX-XNK bao bì (Packexim) sẽ mang đặc trưng riêng của một công ty sản xuất, nhưng vẫn bao gồm bốn nhóm cơng việc chính:
-Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho -Tổ chức theo dõi, bảo quản hàng hóa -Tổ chức giao xuất hàng hóa
-Tổ chức kiểm kê hàng hóa
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
Cơng tác tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho của cơng ty được tiến hành kể từ khi chuẩn bị kho để nhập hàng đến khi hàng đã nhập vào kho, đều được công ty tiến hành một cách rất kĩ càng. Cụ thể các công việc như sau:
Để chuẩn bị nhập một đơn hàng mới cơng ty sẽ tính tốn xem diện tích cần là bao nhiêu. Sau đó tiến hành dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ, chuẩn bị gian, kệ đầy đủ,… Tùy theo kích thước của hàng cũng như khoảng cách vận chuyển trong kho mà công ty sắp xếp phương tiện cho phù hợp, đó có thể là xe đẩy, xe nâng hoặc phối hợp giữa chúng. Bên cạnh đó, cơng ty cũng giao cơng việc đầy đủ cho đội ngũ nhân lực có trách nhiệm nhập hàng vào kho.
-Đối với hàng hóa là NVL nhập khẩu sau khi giao hàng ở cảng thường không trực tiếp về kho của các xí nghiệp bởi vì hàng nhập khẩu thường sử dụng cho nhu cầu sản xuất trong thời gian dài, hơn nữa phải có thời gian để phân phối nguyên vật liệu đúng nhu cầu đến từng xí nghiệp. Cơng ty thường liên hệ th kho ngoài để bảo quản và tiếp nhận nguyên vật liệu nhập khẩu. Cán bộ phòng XNK phải trực tiếp chịu trách nhiệm với lượng nguyên vật liệu mình nhập khẩu, mỗi người phải góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số kho hàng chất lượng tốt ở ngồi cơng ty và tiến hành các thủ tục kiểm tra, giao nhận qua nhiều khâu với số lượng chứng từ lớn hơn việc mua nguyên vật liệu mua trong nước.
-Đối với hàng hóa là NVL nhập kho trực tiếp từ nhà cung ứng trong nước thì NVL về đến cơng ty trước tiên phải xuất trình hợp đồng, chứng từ hợp lệ để bộ phận bảo vệ kiểm tra, vào sổ rồi mới được phép vào giao hàng.
Khi NVL vào đến kho của XN trước khi chuyển hàng vào kho cần tiến hành kiểm nghiệm theo mẫu biên bản kiểm nghiệm của công ty.
Sau kiểm tra NVL xong , sẽ tiến hành thủ tục nhập kho:
+Với NVL đạt yêu cầu, đúng thỏa thuận đã ký trong hợp đồng thì tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 2 liên và đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người giao hàng và người lập phiếu.
Liên 1: Lưu tại phòng ban lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào trong thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho kế tốn ghi vào sổ kế tốn.
+Với NVL nhập khơng đúng thỏa thuận đã ký trong hợp đồng thì lập thêm một liên, kèm chứng từ liên quan gửi cho nhà cung ứng chờ giải quyết .
Lưu ý: Trong khi giao hàng đến tận XN, xe hàng phải tuân thủ các quy định về
an tồn chung như: khơng được nổ máy trong kho, nơi chứa nhiều chất gây cháy, khi đỗ xe phải hướng đầu xe ra ngồi,…
-Đối với hàng hóa là thành phẩm khi nhập vào kho để chờ sản xuất xong đơn hàng rồi xuất đi, cũng phải có hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu báo lơ, để dễ dàng theo dõi hàng hóa thành phẩm nhập vào kho cho đến khi đủ số lượng đơn hàng.
Nhìn chung cơng tác tổ chức giao nhận hàng hóa của cơng ty thực hiện khá bài bản, thủ tục kiểm tra, tiếp nhận, bảo quản rõ ràng, phù hợp nên công ty đã giảm được đáng kể lượng mất mát, hư hỏng hàng hóa, ngun vật liệu trong q trình lưu kho.
Tuy nhiên cơng tác chuẩn bị có phần chưa được nhanh chóng, kịp thời và kĩ lưỡng. Hàng hóa đơi khi chưa có chỗ chất xếp thường được để chồng chất lên nhau. Sổ sách chứng từ nhập tại kho của công ty chủ yếu viết tay và quản lý trên file máy tính nhưng chưa áp dụng phần mềm quản lý kho, chưa sử dụng thẻ kho điện tử trong việc ghi chép và quản lý tình hình nhập xuất hàng hóa.
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa.
Hàng hóa ở mỗi kho được sắp xếp, bảo quản ở từng khu chuyên biệt, được ghi kí hiệu, mã hiệu riêng cho từng loại tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm kê và xuất nhập phục vụ sản xuất. Nguyên vật liệu sau khi được tiếp nhận vào kho sẽ tùy chủng loại, kích cỡ, số lượng, chất lượng, cường độ sử dụng mà được thủ kho xếp vào vị trí quy định của nó.
- Đối với XN carton, ngun vật liệu chính( là các loại giấy) được sắp xếp theo chủng loại và kích cỡ, ưu tiên các loại giấy với kích cỡ được sử dụng với cường độ lớn nhất ở vị trí gần cửa kho để thuận tiện cho việc vận chuyển sang xưởng sản xuất. Cũng
với nguyên tắc như thế với các phụ liệu, công cụ dụng cụ thay thế và của XN in và XN nhựa. Hàng hóa và Nguyên vật liệu của công ty thường dễ bảo quản nên khơng cần bố trí các khu đặc biệt như khu kín, khu lạnh,…cơng ty chỉ mua các thiết bị bảo quản đơn giản như các kệ, giá đỡ,..kết hợp với dọn dẹp vệ sinh kho hàng ngày và hệ thống ánh sáng, thơng gió phù hợp đã đảm bảo điều kiện bảo quản tốt cho nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu của công ty.
Thủ kho thường xuyên phải kiểm tra tình hình hàng hóa, NVL trong kho cả về số lượng và chất lương, tuân thủ các nguyên tắc bảo quản nhằm đảm bảo tỷ lệ hao hụt nằm trong quy định.
Nhìn chung cơng tác bảo quản hàng hóa tại kho của mỗi XN đều thực hiện khá tốt. Tuy nhiên do số lượng nguyên vật liệu lớn, nhập khẩu liên tục nên nhiều khi thủ kho đã bỏ qua một số nguyên tắc cần thiết như nguyên tắc hàng hóa, NVL ln phải xếp trên kệ, nguyên tắc kiểm kê đầy đủ,.. nên vẫn gây tình trạng hàng hóa,NVL thiếu , giảm chất lượng,..
Tổ chức giao xuất hàng hóa
Giao hàng là một công việc quan trọng, quyết định tới kế hoạch sản xuất kinh doanh, là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ bán hàng hoặc điều động hàng hóa qua kho.
Cơng ty CPSX-XNK bao bì ( Packexim) có cơng tác tổ chức giao xuất hàng hóa khá chặt chẽ. Các XN thành viên của công ty thực hiện theo nguyên tắc xuất NVL, hàng hóa theo lệnh và được gọi là lệnh xuất kho.
+Đối với công tác xuất NVL: thông thường cuối mỗi ngày các tổ trưởng phụ trách sản xuất tại mỗi máy sẽ kiểm tra lượng NVL, còn lại trên máy rồi báo lại cho quản đốc. Thường thì NVL khơng được xuất hàng ngày mà mỗi lần xuất NVL nằm trên các máy thường đủ cho cả tuần sản xuất. Quản đốc chịu trách nhiệm theo dõi NVL còn lại trên các máy và kế hoạch sản xuất theo thời gian cho đến khi có nhu cầu nhập NVL cho đợt sản xuất mới thì trực tiếp đề nghị lên giám đốc XN, giám đốc XN phê duyệt yêu cầu đồng thời phát lệnh xuất kho xuống thủ kho.
+Đối với cơng tác xuất hàng hóa là thành phẩm, cũng cần có lệnh xuất kho của giám đốc xí nghiệp đưa xuống, kế tốn kho mới tiến hành lập phiếu xuất kho sau đó chuyển xuống thủ kho thì thủ kho mới được tiến hành xuất kho hàng hóa cho đối tác theo hợp đồng đã kí kết trước đó.
Ngay sau khi nhận được lệnh xuất kho thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu và cũng với 3 liên như phiếu nhập kho và phản ánh sự thay đổi NVL, hàng hóa.
Liên 1: lưu tại phòng ban lập phiếu.
Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào trong thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho kế toán
ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: giao tới cho người nhận hàng.
Điều đặc biệt mà cơng ty làm được đó chính là cơng ty khơng chỉ chú trọng quy trình nhập kho, mà cơng ty cũng rất chú trọng đến quy trình xuất kho đều được thực hiện một cách bài bản và theo đúng quy trình, hạn chế sai sót ở mức thấp nhất để tạo niềm tin, sự tin cậy đối với đối tác và khách hàng quen thuộc.
Quy trình xuất kho gồm:
+Bước 1: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa với hóa đơn.
Thủ kho sẽ căn cứ vào hóa đơn mua hàng của đối tác sau đó sẽ kiểm tra các thơng tin về hàng hóa ( tên hàng, số lượng , số lơ,…) và tiến hành cho xuất kho.
+Bước 2: Kiểm nhận
Đại diện bên mua sẽ tiến hành kiểm tra lại về thơng tin hàng hóa (tên hàng, số lượng, số lơ, chất lượng, ngày sản xuất, ..)
Nếu hàng hóa khơng đạt chất lượng thì chuyển vào khu biệt trữ chờ xử lý cịn nếu hàng hóa đạt chất lượng thì xuất kho theo hóa đơn.
+Bước 3: Hồn tất các thủ tục để xuất kho
Với những hàng hóa đáp ứng yêu cầu, thủ kho tiến hành xuất hàng theo từng khoản một và đánh dấu vào hóa đơn để tránh sai sót.
Tiếp theo, thủ kho ký vào hóa đơn, phiếu xuất kho. Sau khi xuất hàng , thủ kho trừ vào thẻ kho đúng hàng hóa, đúng số lượng và cuối cùng lưu lại giấy tờ để tránh các trường hợp phát sinh sau này.
Để thực hiện tốt quá trình giao xuất đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cũng như việc giao xuất được tiến hành nhanh, gọn và an tồn thì cơng ty qn triệt việc giao xuất hàng theo nguyên tắc sau:
-Công ty xuất kho hàng hóa, NVL theo nguyên tắc FIFO- Nhập trước, xuất trước tránh để hàng hóa, NVL trong thời gian bảo quản quá dài, hạn chế việc hao hụt hàng hóa, NVL.
+Đối với NVL dễ bảo quản( ví dụ: giấy krap, bản in, màng nhựa,..) thì có thể xuất NVL ở vị trí thuận tiện nhất.
+Duy chỉ có đối với một số NVL khó bảo quản hơn là phải tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc nhập trước, xuất trước như: các loại mực in, film in,…
+Đối với hàng hóa là thành phẩm sau khi sản xuất được lưu kho để chờ xuất kho cho đơn hàng sắp tới, nếu đơn hàng ít thì hàng hóa sẽ được giao 1 lần với 1 lần xuất kho, đối với đơn hàng lớn, giao nhiều lần thì được áp dụng triệt để theo phương pháp này.
Cơng tác tổ chức giao xuất của công ty được thực hiện khá tốt, theo đúng quy trình, từng cơng việc và các giai đoạn khác nhau trong q trình giao xuất hàng hóa được phân cơng cho từng người chịu trách nhiệm khác nhau, giúp đảm bảo công việc được thực hiện một cách khoa học và nhanh chóng nhất.
Tổ chức kiểm kê hàng hóa
Kiểm kê hàng hóa là q trình kiểm điểm và ghi chép tồn bộ dữ liệu hàng hóa vào danh mục kiểm kê. Việc kiểm kê hàng hóa giúp cho cơng ty có thể đếm được số lượng hàng hóa dự trữ, so sánh số liệu ghi trên sổ sách, chứng từ để có thể chủ động trong cơng tác dự trữ hàng.
Hàng tháng các thủ kho, phịng KCS, kế tốn XN cùng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, cách bố trí hàng hóa, ngun vật liệu trong kho và tại xưởng, tiến hành so sánh giữa số thực kiểm kê và số liệu quản lý theo sổ sách chứng từ xuất nhập vật tư, thẻ kho rồi phản ánh vào bảng thanh quyết tốn hàng hóa, NVL phát hiện sai lệch và nguyên nhân nhằm tìm biện pháp khắc phục, nhằm đảm bảo cho hệ thống kho tàng hoạt động hiệu quả, theo dõi tình hình sử dụng và bảo quản NVL đảm bảo NVL sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm chi phí NVL, tăng hiệu quả sản xuất, giảm tỷ lệ phế phẩm,….ngày càng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế kiểm kê NVL, hàng hóa thường cho thấy tỷ lệ sai lệch giữa thực tế và sổ sách là nằm trong định mức cho phép(<0,005%) cho thấy công tác quản trị kho hàng của công ty đạt hiệu quả tương đối cao
Qua việc kiểm kê, so sánh hàng hóa, NVL tại kho và lượng nhập xuất NVL cụ thể thủ kho sẽ thường xuyên báo cáo tình hình sử dụng NVL của XN mình cho cán bộ