2.2.4 .Ứng dụng tin học trong quản lý dự trữ hàng hóa
3.3. Một số đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại cơng ty CP
3.3.1. Đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
- Kho hàng dự trữ của cơng ty được đặt tại vị trí thuận lợi ngay gần cơng ty, tuy nhiên diện tích kho hàng chưa đủ lớn, mỗi kho chỉ chứa khoảng 300 tấn/kho. Vì thế để đáp ứng nhu cầu dự trữ hàng hóa của cơng ty, thì cơng ty nên xem xét tiến xây dựng kho bổ sung để giành kho này và kho chính cũ để dự trữ riêng NVL chính và thành phẩm. Biện pháp này có thể giải quyết vấn đề thiếu diện tích dự trữ ở kho chính, tiết kiệm chi phí và tách bạch được cơng tác dự trữ bảo quản NVL chính và thành phẩm.
- Trong thời gian 3- 5 năm tới khi công ty định hướng xây dựng cơ sở mới ở Khu công nghiệp Phố nối Hưng n thì cơng ty cũng nên xem xét việc xây dựng thêm luôn một kho chung của tồn cơng ty nhằm khắc phục vấn đề dự trữ NVL nhập khẩu trước khi cấp phát đến từng XN thành viên.
-Cơng ty nên có chính sách khen thưởng, khuyến khích và chế độ lương thưởng hợp lý hơn cho nhân viên kho nói chung và thủ kho nói riêng, để xứng đáng với sức lao động mà họ bỏ ra. Thường xuyên động viên cả về vật chất và tinh thần để tạo thêm động lực làm việc, giúp họ yêu công việc hơn, cố gắng hơn trong công việc.
Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
- Công ty nên xem xét đầu tư và nâng cấp hệ thống trang thiết bị nhà kho đầy đủ, có chất lượng, đảm bảo phục vụ một cách hiệu quả công tác bảo quản, kiểm kê, phục vụ kho tàng và vận chuyển nội bộ.
+Trang thiết bị bảo quản: mỗi nhà kho của mỗi XN với sức chứa 300 tấn/kho cũng khá lớn, để bảo quản tốt hàng hóa, NVL cơng ty nên lắp đặt thêm mỗi kho 2 cái điều hịa và thêm 2 cái quạt thơng gió, nếu được thì nên trang bị thêm hút ẩm để sử dụng vào những khi thời tiết ẩm và nên lắp đặt hệ thống hút bụi thay vì máy hút bụi tại là công ty chuyên sản xuất nên bụi rất nhiều, giúp nhà kho luôn vệ sinh sạch sẽ, thông thống, khơ ráo để giúp bảo quản tốt hơn chất lượng hàng hóa, NVL. Nói chung cơng ty cần nghiên cứu, trang bị những thiết bị phù hợp với diện tích kho, đủ cả vế số lượng, đảm bảo chất lượng để tiết kiệm chi phí và bảo quản tốt chất lượng hàng hóa,
giảm thiểu mất mát, hao hụt và hư hỏng hàng dự trữ. Hoàn thiện, đổi mới trang thiết bị theo hướng cơ giới hóa, tự động hóa.
+Trang thiết bị vận chuyển: cơng ty cần đầu tư thêm phương tiện vận tải, và
công ty nên xem xét mua một số phương tiện vận chuyển như ơ tơ thay vì đi th phương tiện vận chuyển bên ngồi có chi phí cao hơn. Ngồi ra cơng ty cũng nên đầu tư thiết bị xếp dỡ, xe nâng,.. để giảm sức người, tăng công suất của máy móc làm việc, phục vụ tốt hơn cho cơng tác giao hàng, đẩy nhanh tiến độ và hiệu quả công việc.
3.3.2. Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác QTDT về mặt hiện vật
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
+ Cơng ty nên xây dựng thêm chính sách khuyến khích và giao trách nhiệm trao đổi thơng tin giữa bộ phận sản xuất và bộ phận cung ứng một cách thường xuyên đảm bảo phối hợp hiệu quả hơn giữa hai khâu sử dụng và cấp phát NVL, để từ đó có kế hoạch nhập NVL cho phù hợp.
+Cơng ty nên xây dựng mới quy trình giao nhận hàng hóa đầy đủ, phù hợp và khoa học, cắt giảm các thủ tục rườm ràm không cần thiết.
+Để kho của cơng ty hoạt động có hiệu quả, cơng ty nên lập kế hoạch phân công công việc rõ ràng, đúng người đúng việc, và phân đều công việc cho từng nhân viên kho thực hiện, tránh tình trạng phân cơng cơng việc khơng rõ ràng, khơng cơng bằng, người q nhiều việc nhưng có người lại ít việc, làm giảm hiệu quả cơng việc. Ngồi ra cần xây dựng đội kiểm tra, kiểm soát chuyên trách nhằm kiểm tra, kiểm sốt q trình thực hiện tại kho.
+ Trong thời gian tới công ty nên mua thêm“phần mềm BS Silver” để quản lý kho, cho tất cả các nhà kho ở các XN của công ty, để tăng hiệu quả quản lý, thay vì sử dụng ghi chép rồi nhập vào máy tính thủ cơng như hiện nay. Vì “ phần mềm BS
Silver” là phần mềm quản lý kho rất được ưa chuộng hiện nay và đã được nhiều
doanh nghiệp áp dụng , cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho. Kiểm sốt sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp... phần mềm còn cung cấp đầy đủ các sổ sách quản l ý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngồi ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng.Phần mềm cho phép chạy qua mạng Lan và Internet, vì vậy nhiều người (có thể hàng trăm
người) có thể cùng kết nối chung vào CSDL để làm việc. Phần mềm quản trị người dùng chặt chẽ nhờ cơ chế phân quyền chi tiết theo từng nhóm người truy cập. Nên việc áp dụng phần mềm vào quản lý kho sẽ rất tiện lợi, giúp giảm bớt các sổ sách ghi chép thủ cơng, kiểm sốt tốt khối lượng hàng hóa, NL tồn kho, tăng hiệu quả trong cơng tác tổ chức dự trữ hàng hóa.
Ngồi ra để cơng tác dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật hồn thiện cơng ty cần chú trọng một số vấn đề sau:
+Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp đối với nhà cung cấp: để cơng tác dự trữ hàng
hóa về mặt hiện vật hồn thiện, đặc biệt trong quá trình tiếp nhận hàng tại kho, quy trình kiểm nhập, kiểm tra đơn hàng đơn giản hơn để tiết kiệm chi phí, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng hàng hóa, cơng ty cần tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng. Ngoài ra, khi xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng giúp giá cả đầu vào của hàng hóa ổn định, giúp cho cơng tác dự trữ hàng hóa về mặt giá trị được thuận lợi hơn.
+Phân định từng công việc cho từng người: để mỗi người sẽ chịu trách nhiệm cho cơng việc của mình, tránh chậm chễ, đùn đẩy trách nhiệm trong công việc.
3.3.3. Đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác QTDT hàng hóa về mặt giá trị
Cơng tác QTDT hàng hóa về mặt giá trị của cơng ty hiện đang diễn ra một cách khá chặt chẽ và hợp lý, nên công ty chỉ cần làm tốt phương pháp tính theo giá mua thực tế mà cơng ty đã lựa chọn là được.Tuy nhiên trong q trình hoạch tốn, cơng ty cần ghi chép đầy đủ, cẩn thận, rõ ràng giúp nắm bắt được số lượng hàng trong kho, có biện pháp quản lý hàng dự trữ về mặt giá trị tốt hơn, biết được NVL nào tốt, được dùng để sản xuất nhiều hơn đáp ứng theo yêu cầu đơn đặt hàng của đối tác và cần đặt mua thêm, mua thêm với số lượng bao nhiêu, giúp cơng ty có các biện pháp quản lý dự trữ về mặt giá trị tốt hơn.