Giáo trình soạn thảo văn bản Quản trị kinh doanh

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC - GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG TP Hồ Chí Minh, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung hay doanh nghiệp, phịng ban chun mơn nói riêng, để thực hoạt động quản trị, điều hành trao đổi thông tin bên liên quan hay cấp quản trị có nhiều cách thức thực khác Để truyền tải thông tin quản trị hay đạo, điều hành, cấp quản trị tổ chức họp, trao đổi trực tiếp, gọi điện thoại… hay văn Thực tế, hoạt động tất quan, đơn vị nay, có hoạt động doanh nghiệp, việc sử dụng văn để giải công việc việc phổ biến cần thiết Có thể nói khơng có doanh nghiệp hoạt động mà không nảy sinh nhu cầu cần phải ban hành văn Như vậy, việc ban hành văn để giải công việc hoạt động doanh nghiệp nhu cầu mang tính tất yếu Nhằm giúp người học chuẩn bị đầy đủ kiến thức kỹ cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu cơng việc việc học Soạn thảo văn cần thiết Giáo trình soạn thảo văn biên soạn nhằm trang bị cho người học kiến thức, kỹ năng, lực tự chủ trách nhiệm việc soạn thảo văn để giải cơng việc Để đạt mục tiêu đó, giáo trình Soạn thảo văn gồm nội dung sau: thứ nhất, Khái quát chung văn bản; thứ hai, yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn bản; thứ ba, kỹ thuật soạn thảo văn Nội dung giáo trình tập trung vào việc giúp người học trang bị kỹ soạn thảo hai nhóm văn quan trọng, thường sử dụng hoạt động doanh nghiệp văn hành thư từ giao dịch thương mại Việc học tập, nghiên cứu khơng ngừng khơng có giới hạn Vì vậy, nghiên cứu soạn thảo văn không nên giới hạn thời lượng học phần nội dung giáo trình Việc người học tiếp tục nghiên cứu, thường xuyên thực hành chủ động đọc tài liệu khác có liên quan để bổ sung thêm kiến thức điều đáng hoan nghênh Tác giả chân thành cảm ơn ý kiến đóng góp Q thầy Hội đồng thẩm định để hồn thành giáo trình Tác giả trân trọng ý kiến đóng góp đồng nghiệp người học để giáo trình ngày hoàn thiện ThS Huỳnh Song Toàn MỤC LỤC Nội dung Trang bìa Tuyên bố quyền Lời giới thiệu Mục lục Giáo trình mơn học Chương Khái quát chung văn Một số khái niệm 1.1 Văn 1.2 Văn quản lý 1.3 Văn hành 1.4 Thư từ giao dịch thương mại Hệ thống văn quy phạm pháp luật 2.1 Hệ thống văn quy phạm pháp luật trung ương 2.2 Hệ thống văn quy phạm pháp luật địa phương Một số loại văn hành thư từ giao dịch thương mại 3.1 Một số loại văn hành 3.2 Một số loại thư từ giao dịch thương mại Chương Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn Yêu cầu thể thức Quy trình soạn thảo văn Phong cách ngơn ngữ hành Chương Kỹ thuật soạn thảo văn Kỹ thuật soạn thảo văn hành 1.1 Kỹ thuận soạn thảo Cơng văn 1.2 Kỹ thuận soạn thảo Tờ trình 1.3 Kỹ thuận soạn thảo Thông báo 1.4 Kỹ thuận soạn thảo Quyết định 1.5 Kỹ thuận soạn thảo Kế hoạch 1.6 Kỹ thuận soạn thảo Báo cáo Kỹ thuận soạn thảo thư từ giao dịch thương mại 2.1 Bố cục thư từ giao dịch thương mại 2.2 Một số quy tắc viết thư từ giao dịch thương mại 2.3 Cách viết nội dung số loại thư từ giao dịch thương mại Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Tài liệu tham khảo Trang 6 6 7 7 8 11 11 16 18 21 21 21 34 37 41 45 49 53 53 53 53 58 59 61 62 63 67 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã môn học: DCC10016 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: + Mơn học Soạn thảo văn thuộc Học phần tự chọn - Tính chất: + Giáo trình soạn thảo văn biên soạn nhằm giúp người học có kiến thức văn văn quản lý, cụ thể trang bị cho người học kiến thức, kỹ soạn thảo hai loại văn phổ biến hoạt động doanh nghiệp văn hành thư từ giao dịch thương mại; giúp người học vận dụng sáng tạo kiến thức soạn thảo văn học để xử lý công việc hoạt động sản xuất kinh doanh - Ý nghĩa vai trị mơn học: + Mơn học Soạn thảo văn có vai trị quan trọng, góp phần trang bị kiến thức, kỹ năng, lực tự chủ chịu trách nhiệm cho người học việc sử dụng văn để giải công việc Cùng với mơn học khác chương trình giúp người học có kiến thức tồn diện, đáp ứng u cầu công việc sau tốt nghiệp Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: + Trình bày khái niệm loại văn bản; hệ thống văn quy phạm pháp luật + Trình bày yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn + Phân biệt loại văn hành chính; thư từ giao dịch thương mại - Về kỹ năng: + Soạn thảo văn hành thơng thường mục đích, u cầu đáp ứng yêu cầu giải công việc + Soạn thảo văn thư từ giao dịch thương mại mục đích, yêu cầu đáp ứng yêu cầu giải công việc - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Ý thức thức tầm quan trọng công tác soạn thảo văn công việc thể thức có nội dung phù hợp + Năng lực soạn thảo văn phù hợp với tình phát sinh cơng việc CHƢƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN Giới thiệu Chương cung cấp cho người học số khái niệm văn bản, văn quản lý; hệ thống văn quy phạm pháp luật; phân biệt văn hành thư từ giao dịch thương mại áp dụng loại văn để xử lý tình cho phù hợp Mục tiêu Hiểu trình bày khái niệm: văn bản, văn quản lý Hiểu trình bày khái niệm văn hành chính, thư từ giao dịch thương mại Áp dụng xác loại văn hành thư từ giao dịch thương mại phù hợp với tình Nhận thức tầm quan trọng văn giải công việc Nhận thức tầm quan trọng việc lựa chọn loại văn phù hợp cho trường hợp Một số khái niệm 1.1 Văn Văn phương tiện hoạt động giao tiếp để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủ thể đến chủ thể khác, nhằm thoả mãn yêu cầu mục đích định 1.2 Văn quản lý Văn quản lý loại văn bản, định quản lý để truyền đạt mệnh lệnh thông tin cần thiết đến đối tượng quản lý, chủ thể quản lý ban hành nhằm điều chỉnh mối quan hệ trình quản lý 1.3 Văn hành Văn hành văn vản quản lý nhằm thực thi văn quan cấp trên, giải tác nghiệp cụ thể hoạt động quản lý thông tin, báo cáo phản ánh tình hình lên cấp đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới, trao đổi giao dịch, liên hệ công việc thuộc nội quan, đơn vị Ví dụ: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Quyết định… 1.4 Thƣ từ giao dịch thƣơng mại: Thư từ giao dịch thương mại loại văn quan, đơn vị ban hành nhằm trao đổi, giải tình phát sinh hoạt động kinh doanh thương mại quan, đơn vị với Ví dụ: Thư chúc mừng, thư chào hàng, thư cảm ơn, thư khiếu nại… Hệ thống văn quy phạm pháp luật 2.1 Hệ thống văn quy phạm pháp luật trung ƣơng - Hiến pháp; luật, luật (sau gọi chung luật), nghị Quốc hội; - Pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Lệnh, định Chủ tịch nước; - Nghị định Chính phủ; nghị liên tịch Chính phủ với Đồn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Quyết định Thủ tướng Chính phủ; - Nghị Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao; - Thơng tư Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; thông tư liên tịch Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; định Tổng Kiểm toán nhà nước 2.2 Hệ thống văn quy phạm pháp luật địa phƣơng - Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp tỉnh); - Quyết định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; - Văn quy phạm pháp luật quyền địa phương đơn vị hành kinh tế đặc biệt; - Nghị Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp huyện); - Quyết định Ủy ban nhân dân cấp huyện; - Nghị Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã); - Quyết định Ủy ban nhân dân cấp xã Một số loại văn hành thƣ từ giao dịch thƣơng mại 3.1 Một số loại văn hành - Cơng văn hành Là hình thức văn sử dụng phổ biến quan nhà nước, tổ chức xã hội dùng để thông tin, trao đổi, giao dịch; để đề nghị trả lời yêu cầu, chất vấn; để đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn thi hành cơng việc có kế hoạch định… Cơng văn gồm nhiều loại: công văn hướng dẫn, nhắc nhở; công văn trao đổi, giao dịch; công văn đề nghị, u cầu; cơng văn trả lời, giải thích… - Tờ trình Là văn dùng để đề xuất với quan quản lý cấp phê chuẩn xét duyệt văn pháp luật, chủ trương hoạt động, phương án công tác, luận chứng kỹ thuật, sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức… Tờ trình thường ban hành có u cầu mệnh lệnh cấp thường kèm theo văn khác có nội dung mà đề cập tới - Thông báo Là văn dùng để thông tin nội dung kết hoạt động quan, đơn vị truyền đạt định, văn pháp luật đến đối tượng có liên quan để biết để thi hành Thơng báo có loại mang tính chất phổ biến rộng rãi; có loại mang tính chất mật, nội bộ, có giới hạn phạm vi đối tượng định - Quyết định Là văn hành làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ đối tượng liên quan Quyết định thường ban hành để tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, bổ nhiệm; thành lập quan, đơn vị, hội đồng; ban hành nội quy, quy định, quy chế hoạt động quan, đơn vị - Kế hoạch Là hình thức văn dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu chí, biện pháp tiến hành nhiệm vụ cơng tác, lĩnh vực hoạt động thời gian định Có kế hoạch định kỳ như: kế hoạch hàng tháng, kế hoạch hàng năm; có kế hoạch đột xuất tuỳ theo cơng việc Kế hoạch ban hành kèm theo văn khác - Báo cáo Là loại văn dùng để tổng hợp thông tin phạm vi hoạt động tác nghiệp theo chủ đề yêu cầu định trước nhằm phục vụ cho mục đích tổng kết, sơ kết, đánh giá, công nhận kết làm để đề văn pháp luật Báo cáo thường bao gồm loại: báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ; báo cáo đột xuất; báo cáo chuyên đề; báo cáo trước họp, hội nghị, đại hội - Biên Là văn ghi chép chỗ tồn thơng tin việc diễn vừa xảy liên quan đến hoạt động quản lý, giao dịch, đến hoạt động khác đời sống xã hội, làm pháp lý cho văn Biên phân thành loại: biên ghi nhận kiện pháp lý; biên bàn giao, tiếp nhận; biên họp, hội nghị; biên ghi nhận giao dịch thoả thuận… 3.2 Một số loại thƣ từ giao dịch thƣơng mại - Thƣ chúc mừng Thư chúc mừng thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho quan, cá nhân nhận tin vui quan, cá nhân - Thƣ chào hàng Thư chào hàng thư giới thiệu sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ doanh nghiệp đến với khách hàng - Thƣ cảm ơn Thư cảm ơn thư bày tỏ tôn trọng, quý mến, biết ơn nhận giúp đỡ, lời khuyên quà tặng cá nhân tổ chức - Thƣ khiếu nại Thư khiếu nại thư thể phàn nàn, khơng hài lịng sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ bên cung cấp đưa yêu cầu, đề nghị để bên cung cấp khắc phục BÀI TẬP 1/ Có người nhận định “Quốc hội quan quyền lực nhà nước cao nhất, Quốc hội có quyền ban hành tất loại văn quy phạm pháp luật để điều chỉnh quan hệ xã hội” Theo em nhận định hay sai? Tại sao? 2/ Anh Nguyễn Văn Bình chun viên Phịng Kinh doanh cơng ty cổ phần Bình Minh Anh Bình cơng tác cơng ty cổ phần Bình Minh năm Anh Bình có nguyện vọng nâng lương Theo em, anh Bình nên viết văn gửi cấp để trình bày nguyện vọng Văn có phải văn quản lý khơng? Tại sao? 3/ Tình Cơng ty TNHH Thương mại Ban Mai hoạt động kinh doanh lĩnh vực thương mại điện tử, cấu cơng ty có Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc phòng chuyên môn với 100 cán bộ, nhân viên Hiện tại, tiến độ thực kế hoạch kinh doanh công ty TNHH Thương mại Ban Mai chậm, đạt 70% so với tiêu kế hoạch Giám đốc công ty sốt ruột u cầu Phịng Hành tham mưu soạn thảo Thông báo để đốc thúc phận liên quan, đặc biệt Phòng Kinh doanh Theo em, soạn thảo Thông báo để xử lý tình có phù hợp khơng? Nếu khơng dùng loại văn nào? Tại sao? 10 + Khách hàng có; + Phương thức giao nhận hàng; + Các dịch vụ gia tăng; + Địa liên lạc, liên hệ đặt hàng 2.3.3 Thƣ cảm ơn Bày tỏ hân hoan, vui mừng nhớ ơn có may kinh doanh Các trường hợp cần viết thư cảm ơn: + Cảm ơn khách hàng đơn đặt hàng đầu tiên; + Cảm ơn khách hàng đơn đặt hàng đặc biệt lớn công việc làm ăn thường xuyên; + Cảm ơn khách hàng toán khoản tiền lớn sau mua hàng; + Cảm ơn cá nhân cung cấp thông tin giúp việc có hội cho hoạt động kinh doanh; Nội dung thư cảm ơn: + Lời cảm ơn điều gì; + Bày tỏ cảm nghĩ mình; + Hy vọng có nhiều dịp mở rộng mối quan hệ việc làm ăn; + Lời hứa cho mối quan hệ ngày trở nên tốt đẹp 2.3.4 Thƣ khiếu nại Là thể phàn nàn, khơng hài lịng hàng hố đặt mua khơng đảm bảo u cầu, chất lượng Nội dung thư khiếu nại bao gồm ý chính: + Khởi đầu thư nêu đáng tiếc phải khiếu nại; + Nêu ngày tháng thư đặt hàng, ngày tháng giao hàng, tên hàng hoá khiếu nại; + Nêu lý khiến khơng hài lịng u cầu giải thích, đề nghị biện pháp giải Một số quy tắc viết thư khiếu nại: + Khiếu nại phát điều khơng hài lịng, trì hỗn làm giá trị luận đưa ra, gây khó khăn cho nhà cung cấp việc truy tìm nguyên nhân; + Nên cho nhà cung cấp giải thoả đáng vấn đề khiếu nại nêu ra; + Có thể đề biện pháp giải quyết; 54 + Tránh dùng lời lẽ thô bạo, chúng gây tác dụng xấu làm cho nhà cung cấp không muốn giải 2.3.5 Một số loại thƣ từ giao dịch thƣơng mại khác - Thƣ đặt hàng: + Là thư khách hàng viết cho nhà sản xuất, nhà cung cấp đặt mua hàng hố mà u cầu; + Thư đặt hàng cần xác, rõ ràng để tránh gặp trở ngại sau này; + Tính chất pháp lý thư đặt hàng: Thay cho đơn đặt hàng, thư đặt hàng có giá trị pháp lý hai bên có thoả thuận, chấp nhận thư đặt hàng; + Trách nhiệm người mua: Nhận hàng mua phù hợp với quy cách thư đặt hàng, trả tiền hàng giao trừ có thoả thuận khác Kiểm tra hàng; + Trách nhiệm người bán: Giao hàng theo nội dung thư đặt hàng, giao thời hạn, bảo đảm mặt chất lượng hàng hố Nếu hàng hố bị khuyết tật người mua yêu cầu giảm giá, đổi hàng khác bỏ đơn đặt hàng, khiếu nại thiệt hại * Nội dung thư đặt hàng: + Nêu đầy đủ mơ tả chi tiết hàng hố muốn đặt mua, số lượng, giá cả, số thứ tự, số sêri mẫu hàng…; + Nêu yêu cầu có liên quan đến ngày giao hàng, phương thức vận chuyển cước phí vận chuyển trả trước trả sau; + Xác định phương thức toán dựa đồng ý qua đàm phán sơ khởi ban đầu - Thƣ xác nhận đơn đặt hàng: + Bày tỏ niềm hân hoan nhận thư đặt hàng, giới thiệu tóm tắt mặt hàng hoá mà khách lựa chọn, lời cam kết quan tâm đến hàng hoá đặt mua, gợi ý quan tâm khách hàng hoá khác mà có, hy vọng có thêm đơn đặt hàng - Thƣ từ chối đơn đặt hàng: Người bán hàng phải từ chối thư đặt hàng người mua thường trường hợp sau đây: + Không thể thoả mãn với điều kiện người mua; + Uy tín người mua đáng ngờ vực; + Hàng hố khơng có sẵn; Thư từ chối đơn dặt hàng nên viết cẩn thận, với gợi ý liên tục việc làm ăn tương lai Nội dung thư nên có ý chính: Cáo lỗi khơng thể đáp ứng yêu cầu khách, đề nghị mua hàng hoá khác, hy vọng phục vụ khách 55 - Thƣ trả lời khiếu nại: Phải khách quan cho khách hàng đúng, giải khiếu nại phải gửi thư phúc đáp (giải thích vấn đề điều tra sớm gửi thư phúc đáp đầy đủ sau) Nếu phát việc khiếu kiện khơng hợp lý nêu điều kiện bất hợp lý cách lịch sự, thân thiện Nếu lỗi thuộc phải xin lỗi, bày tỏ đáng tiếc hứa giải - Thƣ yêu cầu toán: Là thư đề nghị khách hàng tốn khoản tiền cịn nợ việc mua hàng hóa, dịch vụ Các trường hợp cần thiết phải viết thư yêu cầu toán: + Thanh toán chậm; + Trả chậm thành thói quen; + Khách hàng trả chậm lại khách hàng có vị trí có tầm quan trọng định nhà cung cấp Yêu cầu thư yêu cầu toán: + Luôn tỏ lịch sự, tế nhị; + Ngay trường hợp phải áp dụng biện pháp bắt buộc đe dọa đưa tòa nên đưa đáng tiếc Nội dung thư yêu cầu tốn gồm ý chính: + Nêu câu hỏi số tiền nợ lại chưa toán; + Nêu thiện chí, chờ đợi nhẫn nại nhà cung cấp vấn đề với trở ngại số tiền nợ chưa toán; + Bày tỏ đáng tiếc phải áp dụng biện pháp bắt buộc để số nợ toán; + Hy vọng khách hàng sớm thu xếp toán nợ nần mối quan hệ làm ăn tiếp tục trì phát triển 56 Bài tập 1) Tình huống: Công ty TNHH Ban Mai chuyên nhập sản phẩm thức ăn chăn nuôi Công ty TNHH Ánh Sao nhà phân phối thức ăn chăn ni có uy tín hệ thống chi nhánh khắp miền Nam Hai công ty đối tác làm ăn nhiều năm có mối quan hệ tốt đẹp Để mở rộng thị trường, công ty TNHH Ánh Sao hoàn thành xong thủ tục pháp lý việc thành lập chi nhánh Hải Phòng Ngày 10/5/2019 tới đây, công ty TNHH Ánh Sao làm lễ khai trương chi nhánh có thư mời dự khai trương gửi đến đối tác, có công ty TNHH Ban Mai Em giúp Giám đốc công ty TNHH Ban Mai soạn thảo Thư chúc mừng gửi đến cơng ty TNHH Ánh Sao 2) Tình huống: Công ty cổ phần Kinh Bắc chuyên sản xuất bánh kẹo phục vụ thị trường nước xuất Công ty thành lập 20 năm, nhà sản xuất bánh kẹo lớn, có thị phần nước chiếm 20% Năm nay, cơng ty có kế hoạch lớn việc đầu tư nghiên cứu đưa thị trường số loại bánh trung thu mới, đặc biệt trung thu Để thúc đẩy hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm công ty đã xây dựng kế hoạch marketing cụ thể, có đầu tư thích đáng cho chương trình quảng cáo truyền hình Ngồi ra, cơng ty đặc biệt quan tâm đến nhà bán hàng, phân phối khách hàng lớn (cơng ty, xí nghiệp lớn) Hãy giúp công ty cố phần Kinh Bắc soạn thảo Thư chào hàng gửi đến nhà bán hàng, phân phối khách hàng lớn (cơng ty, xí nghiệp lớn) để giới thiệu sản phẩm bánh trung thu 57 PHỤ LỤ C BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Stt 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Tên loại văn hành Nghị (cá biệt) Quyết định (cá biệt) Chỉ thị (cá biệt) Quy chế Quy định Thơng cáo Thơng báo Hướng dẫn Chương trình Kế hoạch Phương án Đề án Dự án Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Cơng văn Cơng điện Bản ghi nhớ Bản cam kết Bản thoả thuận Giấy chứng nhận Giấy uỷ quyền Giấy mời Giấy giới thiệu Giấy nghỉ phép Giấy đường Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Thư công Bản văn Bản y Bản trích Bản lục 58 Chữ viết tắt NQ QĐ CT QC QyĐ TC TB HD CTr KH PA ĐA DA BC BB TTr HĐ CĐ GN CK TTh CN UQ GM GT NP ĐĐ BN PG PC SY TS SL PHỤ LỤ C SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) 20-25 mm 11 5b 5a 9a 10a 10b 12 15-20 mm 30-35 mm 7a 9b 13 7c 7b 14 20-25 mm 59 Ghi chú: Ô số 5a 5b 7a, 7b, 7c 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 : : : : : : : : : : : : : : : : : Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung cơng văn hành Nội dung văn Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 60 PHỤ LỤ C SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) 20-25 mm 30-35 mm 15-20 mm PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƢỢC SAO 5a 5c 5b 20-25 mm Ghi chú: Ô số 5a, 5b, 5c : : : : : : : : Thành phần thể thức Hình thức sao: “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” Tên quan, tổ chức văn Số, ký hiệu Địa danh ngày, tháng, năm Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận 61 PHỤ LỤC MỘT SỐ MẪU TRÌNH BÀY THƢ TỪ GIAO DỊCH THƢƠNG MẠI Tên công ty Mẫu Địa chỉ: Điện thoại, telex, fax Thư số …… Địa danh, ngày … tháng … năm… Kính gửi: …………… Địa người nhận thư Thưa Ông, …………………………………………………… ……………………………………………………… ………………………… Tên tắt người đánh máy Lời chào cuối thư Họ tên Chữ ký Chức vụ A4 21cm x 30cm Mẫu Địa danh, ngày … tháng … năm… Tên công ty Địa chỉ: Điện thoại fax Thư số …… Kính gửi: …………… Địa người nhận thư Thưa Ông, …………………………………………………… ……………………………………………………… ………………………… Tên tắt người đánh máy Lời chào cuối thư Họ tên Chữ ký Chức vụ A4 21cm x 30cm 62 PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN THAM KHẢO -Cơng văn CƠNG TY TNHH HOÀNG SA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: Khánh Hòa, ngày /HS tháng năm 2019 V/v gửi báo cáo định kỳ Kính gửi: Trưởng Phịng chun môn Căn Quyết định số 07/QĐ-HS ngày 05/3/2018 Giám đốc cơng ty TNHH Hồng Sa việc ban hành Quy chế làm việc, Trưởng Phịng chun mơn phải thực báo cáo công việc định kỳ hàng tuần cho Giám đốc Tuy nhiên, thời gian gần Trưởng Phịng chun mơn khơng thực nghiêm túc quy định Điều ảnh hưởng đến công tác tổng hợp thông tin đạo Giám đốc Nay Giám đốc yêu cầu Trưởng Phòng chuyên môn thực số nội dung sau: Chấp hành nghiêm chỉnh việc báo cáo công việc định kỳ hàng tuần cho Giám đốc Từ trở đi, Trưởng Phịng chun mơn khơng thực báo cáo theo quy định bị xem xét kiểm điểm kỷ luật theo quy định công ty Yêu cầu Trưởng Phịng chun mơn thực nghiêm túc theo nội dung công văn Trân trọng Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như trên; - Lưu VT Nguyễn Thị Diệu 63 Quyết định bổ nhiệm CÔNG TY CỔ PHẦN ÁNH DƢƠNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 40/QĐ-AD TP Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 10 năm 2018 QUYẾT ĐỊNH Về việc bổ nhiệm bà Bùi Thị Loan giữ chức vụ Phó Trƣởng phịng Kế tốn GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ÁNH DƢƠNG Căn Quyết định số 15/QĐ-AD ngày 20/5/2016 Hội đồng quản trị công ty cổ phần Ánh Dương việc quy định quyền hạn Ban Giám đốc; Căn Quyết định số 30/QĐ-AD ngày 27/8/2017 công ty cổ phần Ánh Dương việc ban hành Quy chế bổ nhiệm cán bộ; Căn Tờ trình số 37/TTr-PNS ngày 10/10/2018 Phịng Nhân việc đề nghị bổ nhiệm bà Bùi Thị Loan, QUYẾT ĐỊNH: Điều Nay bổ nhiệm bà Bùi Thị Loan-Chun viên Phịng kế tốn-giữ chức vụ Phó Trưởng phịng Kế tốn kể từ ngày 01/11/2018 Điều Chế độ tiền lương phụ cấp chức vụ bà Bùi Thị Loan thực theo Quy định hành công ty Điều Nhiệm vụ, quyền hạn bà Bùi Thị Loan thực theo quy định hành cơng ty Điều Trưởng phịng Kế tốn, Trưởng phịng Nhân bà Bùi Thị Loan chịu trách nhiệm thi hành định Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./ Nơi nhận: - Như điều 4; - Lưu VT GIÁM ĐỐC Nguyễn Ngọc Anh 64 Thư trả lời khách hàng [2] CÔNG TY ĐẠI TÂY DƢƠNG 123 Cách mạng tháng Tám Biên Hịa, Đồng Nai ĐT: 028.1234567 07-03-2019 Cơng ty Đơng Hạ 40 Hai Bà Trưng TP Hồ Chí Minh V/v trả lời Thƣ yêu cầu số 1234 Thưa Quý công ty, Chúng xin chân thành cảm ơn thư yêu cầu số 1234 ngày 06/3/2019 Quý công ty sản phẩm đá granit màu đen màu vàng Chúng hân hạnh chào bán giá cố định đến hết ngày 20/3/2019 đá granit màu đen theo điều khoản đề nghị Quý khách, với mức giá 55USD/m2, giá CIF cảng Cát Lái Việc toán thực Thư tín dụng khơng hủy ngang tốn thường lệ Đối với đá granit vàng A46, chúng tơi lấy làm tiếc hàng kho hết Thay vào đó, chúng tơi xin chào bán sản phẩm A47 với màu sắc, chất lượng tương tự, giá không thay đổi Công ty dành cho Quý khách mức chiết khấu 2% đơn hàng đặt trước ngày 18/3/2019 hy vọng Quý công ty khách hàng hưởng chiết khấu nói Chúng tơi mong nhận đơn hàng Quý công ty thời gian sớm Kính thƣ Nguyễn Thị Mai Danh Giám đốc kinh doanh 65 Thư chào hàng [2] PARADISE TRAVEL 428 Na m K ỳ Khởi Nghĩa, Q.1 , TP H Chí Min h ĐT: (028) 8234567 , Fax: (028)823456 Website: www.paradise-travel.com Email: paradise-travel@gmail.com Ngày 18/3/2019 Ông Bà TRẦN LANG 289 Nguyễn Thái Bình, Q.1 TP Hồ Chí Minh Ông Bà Trần thân mến, MÙA XUÂN SÔI NỔI VỚI GOLF Mùa xuân thời gian bắt đầu mới! Hãy đến thưởng thức thi vô địch Sanddollar Golf Hilton Head Ba ngày xuân sôi với golf, t ennnis thư giãn làm lại sống Quý vị Hãy thưởng thức ba ngày với golf, tennis hai đêm thư giãn khách sạn Sanddollar sang trọng với 750 đô la cho hai người Sân Golf 18 lỗ Sanddollar thử thách tuyệt xác Các chướng ngại vật hồ nước nhỏ làm tăng thêm vẻ đẹp thiên nhiên sân golf vời sân golf thời tiết dễ chịu tháng thiên đường người chơi golf diệu cho bồn hoa Phong cảnh tuyệt làm cho ngày Cùng với tận hưởng sân golf sang tr ọng, Quý vị chơi tennis 12 sân, thư giãn hồ bơi vô cực phịng xơng xơi đẳng cấp khiêu vũ khán phòng sang trọng khách sạn Quý vị thưởng thức nhiều ăn từ cá tươi, mì ý đặc biệt rau trộn tuyệt vời từ đầu bếp xuất sắc Vui lòng đặt phịng cho mùa xn sơi động thư giãn cách gọi theo số (028) 8234567 Chúng có chương trình ưu đãi đặc biệt cho Q khách đặt phòng trước ngày 20/3/2019 coupon cho bữa tối miễn phí nhà hà ng Chào thân ái, Trần Việt Phƣơng Giám đốc Kinh doanh 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ, NXB Tổng hợp TP HCM, 2011 [2] Hà Nam Khánh Giao (chủ biên), Phạm Thị Trúc Ly, Nguyễn Thị Quỳnh Giang, Giáo trình Giao tiếp kinh doanh, NXB Lao động-Xã hội, 2011 [3] Lưu Kiếm Thanh, Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, NXB Giáo dục Đại học quốc gia Hà Nội, 2004 [4] Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, 2010 [5] Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn [6] Vương Thị Kim Thanh, Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn bản, NXB Lao động-Xã hội, 2015 67 68 ... thuật soạn thảo văn Kỹ thuật soạn thảo văn hành 1.1 Kỹ thuận soạn thảo Cơng văn 1.2 Kỹ thuận soạn thảo Tờ trình 1.3 Kỹ thuận soạn thảo Thông báo 1.4 Kỹ thuận soạn thảo Quyết định 1.5 Kỹ thuận soạn. .. tiêu đó, giáo trình Soạn thảo văn gồm nội dung sau: thứ nhất, Khái quát chung văn bản; thứ hai, yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn bản; thứ ba, kỹ thuật soạn thảo văn Nội dung giáo trình tập trung... cách trình bày văn quy định, thơng lệ, nắm quy trình soạn thảo văn Mục tiêu Hiểu trình bày yêu cầu thể thức Hiểu trình bày quy trình soạn thảo văn Hiểu trình bày phong cách ngơn ngữ hành Soạn thảo