Soạn thảo văn bản

BÀI KHÁI QUÁT CHƯNG VÈ VĂN BẢN MỤC TIÊU ■ ■ ■ Sau học xong HSSV có khả năng: kiến thức: Hiểu trình bày khái niệm: văn bản, văn quản lý Hiểu trình bày khái niệm văn quy phạm pháp luật, văn hành thơng thường kỹ năng: Phân biệt văn văn quản lý Phân biệt văn quy phạm pháp luật, văn hành thơng thường thái độ: Nhận thức tầm quan trọng văn giải công việc Nhận thức tầm quan trọng việc lựa chọn loại văn phù họp cho trường họp 1 Một số khái niệm a) Văn bản: Văn phương tiện hoạt động giao tiếp để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủ thể đến chủ thể khác, nhằm thoả mãn yêu cầu mục đích định b) Văn quản lý: Văn quản lý định quản lý để truyền đạt mệnh lệnh thông tin cần thiết đến đối tượng quản lý, chủ thể quản lý ban hành nhằm điều chỉnh mối quan hệ trình quản lý c) Văn quy phạm pháp luật: Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật, có quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, Nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội d) Văn hành thơng thường Văn hành văn mang tính thơng tin quy phạm nhằm thực thi văn quan cấp trên, giải tác nghiệp cụ thể hoạt động quản lý thông tin, báo cáo phản ánh tình hình lên cấp đạo, hướng dẫn, đơn đốc, kiểm tra cấp dưới, trao đổi giao dịch, liên hệ công việc thuộc nội quan, đon vị Ví dụ : Cơng văn, Thơng báo, Báo cáo, Hệ thống văn quy phạm pháp luật: Theo Luật Ban hành văn Quy phạm pháp luật 2015, gồm: Hiến pháp Bộ luật, luật (sau gọi chung luật), nghị Quốc hội Pháp lệnh, nghị ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị liên tịch ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Lệnh, định Chủ tịch nước Nghị định Chính phủ; nghị liên tịch Chính phủ với Đoàn Chủ tịch ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Quyết định Thủ tướng Chính phủ Nghị Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao Thơng tư Chánh án Tịa án nhân dân tối cao; thơng tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; thơng tư liên tịch Chánh án Tịa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; định Tổng Kiểm toán nhà nước Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp tỉnh) 10 Quyết định ủy ban nhân dân cấp tỉnh 11 Văn quy phạm pháp luật quyền địa phương đơn vị hành - kinh tế đặc biệt 12 Nghị Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp huyện) 13 Quyết định ủy ban nhân dân cấp huyện 14 Nghị Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã) 15 Quyết định ủy ban nhân dân cấp xã Các loại văn hành chính: a) Cơng văn hành Là hình thức văn sử dụng phổ biến quan nhà nước, tổ chức xã hội dùng để thông tin, trao đổi, giao dịch ; để đề nghị trả lời yêu cầu, chất vấn ; để đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn thi hành cơng việc có kế hoạch định v.v Công văn gồm nhiều loại : công văn hướng dẫn, nhắc nhở ; công văn trao đổi, giao dịch ; công văn đề nghị, yêu cầu ; cơng văn trả lời, giải thích v.v b) Tờ trình Là văn dùng để đề xuất với quan quản lý cấp phê chuẩn xét duyệt văn pháp luật, chủ trương hoạt động, phương án công tác, luận chứng kỹ thuật, sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức Tờ trình thường ban hành có yêu cầu mệnh lệnh cấp thường kèm theo văn khác có nội dung mà đề cập tới c) Thơng báo Là văn dùng để thông tin nội dung kết hoạt động quan, đơn vị truyền đạt định, văn pháp luật đến đối tượng có liên quan để biết để thi hành Thơng báo có loại mang tính chất phổ biến rộng rãi ; có loại mang tính chất mật, nội bộ, có giới hạn phạm vi đối tượng định d) Quyết định Là văn hành làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ đối tượng liên quan Quyết định thường ban hành để tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, bổ nhiệm; thành lập quan, đơn vị, hội đồng; ban hành nội quy, quy định, quy chế hoạt động quan, đơn vị e) Ke hoạch Là hình thức văn dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu chí, biện pháp tiến hành nhiệm vụ công tác, lĩnh vực hoạt động thời gian định Có kế hoạch định kỳ : kế hoạch hàng tháng, kế hoạch hàng năm; có kế hoạch đột xuất tuỳ theo cơng việc Ke hoạch ban hành kèm theo văn f) Báo cáo Là loại văn dùng để tổng hợp thông tin phạm vi hoạt động tác nghiệp theo chủ đề yêu cầu định trước nhằm phục vụ cho mục đích tổng kết, sơ kết, đánh giá, công nhận kết làm để đề văn pháp luật Báo cáo thường bao gồm loạ: báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ ; báo cáo đột xuất; báo cáo chuyên đề ; báo cáo trước họp, hội nghị, đại hội g Biên Là văn ghi chép chỗ tồn thơng tin việc diễn vừa xảy liên quan đến hoạt động quản lý, giao dịch, đến hoạt động khác đời sống xã hội, làm pháp lý cho văn Biên phân thành loại : biên ghi nhận kiện pháp lý ; biên bàn giao, tiêp nhận ; biên họp, hội nghị ; biên ghi nhận giao dịch thoả thuận v.v BÀI YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN MỤC TIÊU: ■ ■ ■ Sau học xong HSSV có khả năng: kiến thức: Hiểu trình bày yêu cầu thể thức Hiểu trình bày quy trình soạn thảo văn Hiểu trình bày phong cách ngơn ngữ hành kỹ năng: Soạn thảo văn thể thức Xây dựng quy trình soạn thảo văn phù họp Sử dụng từ ngữ phù hợp soạn thảo văn thái độ: Nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn kỹ thuật, đáp ứng yêu cầu thể thức phong cách ngôn ngữ 2.1 Yêu cầu thể thức a) Khái niệm: Thể thức văn phận cấu thành nên văn yếu tố thơng tin cần thể văn nhằm đảm bảo cho văn có thống nhất, có giá trị pháp lý, có tính văn hóa tạo điều kiện cho việc sử dụng, quản lý văn dễ dàng, thuận lợi b) Các thành phần thể thức văn kỹ thuật trình bày: - Phần mớ đầu văn bản: + Quốc hiệu Viết cùng, bên phải văn CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hàng viết chữ in hoa Hàng viết hoa chữ đầu từ Độc, Tự, Hạnh (Phía có gạch ngang với dịng tiêu ngữ) + Tên quan ban hành văn Viết ngang hàng quốc hiệu, góc trái văn (1/3 trang giấy theo chiều ngang cho tên quan, 2/3 cho quốc hiệu) Tên quan phải viết định thành lập quan, không viết tắt Đối với văn quan : Quốc hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Hội đồng nhân dân cấp Chính phủ, Bộ ghi tên quan ban hành Đối với văn quan có lệ thuộc vào quan hành Nhà nước cấp quan chun mơn phía tên quan ban hành phải ghi tên quan chúng trực thuộc quan cấp viết chữ in hoa (lợt), tên quan ban hành văn viết chữ in hoa (đậm) dịng (Phía có nét gạch ngang dài 2/3 dịng cuối cùng) Ví dụ : ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ THƯƠNG MẠI + Địa danh thời gian ban hành văn Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan, tổ chức đóng trụ sở * Địa danh ghi văn quan, tổ chức trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tên thành phố thuộc tỉnh nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Công nghiệp, Công ty Điện lực thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội); Hà Nội; Văn Viện hải dương học thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Nha Trang * Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ương; tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội + Đối với tỉnh: tên thị xã, thành phố thuộc tỉnh huyện nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Hạ Long; ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Đà Lạt * Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn ủy ban nhân dân quận (thành phố Hồ Chí Minh) phòng, ban thuộc quận: Quận 1; ủy ban nhân dân quận Gò vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phịng, ban thuộc quận: Gị vấp * Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn ủy ban nhân dân thị trấn Củ Chi (huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh): Củ Chi - Thời gian: Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số trước Ví dụ: Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 1995 + Số ký hiệu : Phần ghi tên quan ban hành văn giúp việc vào sổ, tìm kiếm cơng văn dễ dàng > số văn bán : Được đánh theo thứ tự từ bắt đầu vào ngày đầu năm theo loại văn Tuỳ theo số lượng văn quan ban hành có cách đánh số riêng : * Đánh số tồng hợp : Áp dụng tất văn ban hành năm, không phân biệt loại văn Văn đánh theo thứ tự kết thúc vào ngày cuối tháng 12 (31 - 12) Sau năm lại bắt đầu sổ ghi thứ tự từ số 01 Việc đánh số phù họp với quan ban hành văn với số lượng ít, giúp quan nắm số lượng bảo quản văn dễ dàng * Đánh so theo tên loại văn : Áp dụng với quan ban hành nhiêu loại văn năm Vì phải đánh sơ theo loại việc để tiện theo dõi tổng họp * Đánh sổ theo hình thức văn : Các văn mang tên gọi đánh số chung theo năm > ký hiệu văn bàn : - Ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn kết hợp với chữ viết tắt tên quan, đơn vị ban hành văn Ký hiệu trình bày liền với số văn Ví dụ: Số: 15/QĐ-BTC QĐ : Chữ viết tắt định BTC : Chữ viết tắt tài Số ký hiệu ghi bên tên quan ban hành + Noi nhận văn : Yếu tố có hai cách trình bày : - Nếu cơng văn (văn khơng có tên gọi) nơi nhận ghi Kính gửi (Nếu gửi từ hai đơn vị trở lên Đồng kính gửí) yếu tố địa danh ngày tháng - Nếu văn có tên gọi thị, định thị yếu tố ghi cuối văn sau trình bày hết nội dung, lệch góc trái Trường hợp ghi : Nơi nhận ghi tên đơn vị cá nhân nhận với số lượng văn cần + Tên loại văn trích yếu nội dung : Trừ cơng văn loại văn khơng có tên gọi xác định, tất văn khác phải ghi tên loại văn vào giữa, bên địa danh ngày tháng Tên loại văn viết in hoa, đậm Ví dụ: THƠNG BÁO việc: Mở lớp bồi dưỡng cán cơng đồn sở Trích yếu nội dung thường câu văn ngắn gọn, khái quát, cho người đọc thấy nội dunh chủ yếu mà văn đề cập tới Neu cơng văn trích yếu nội dung ghi góc trái văn , bên yếu tố số ký hiệu - Nội dung văn Đây yếu tố chủ yếu văn bản, trình bày bên phần tên loại trích yếu nội dung, vấn đề trình bày phần nội dung phải ngắn gọn, đủ ý, diễn đạt dễ hiểu xác Tuỳ loại văn mà nội dung văn chia thành : phần, chương, mục, điều, khoản viết với dạng văn xuôi (văn hành chánh thông thường) Nếu viết dạng văn xi có chương, mục nêu đủ kiện, số liệu tình hình, mệnh lệnh chế tài văn - Phần cuối văn + Chữ kỷ người có thẩm quyền: Chữ ký yếu tố thông tin nhằm đảm bảo cho văn có tính hợp pháp, có hiệu lực pháp lý; thể trách nhiệm người ký văn vấn đề mà văn đề cập tới Việc ký văn phải tuân theo quy tắc định: - Văn đề cập tới vấn đề quan trọng phải thủ trưởng phó thủ trưởng quan trực tiếp ký - Cơng văn hành trao đổi giao dịch, văn lưu hành nội thủ trưởng quan ủy quyền cho cán phụ trách cấp ký - Người có thẩm quyền ký vào văn phải ghi rõ họ tên, quyền hạn, chức vụ - Tuỳ theo tính chất vị trí loại văn mà người ký thủ trưởng (ký trực tiếp), phó thủ trưởng (ký thay), ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền ký thay mặt Ký thay mặt (TM.): Đối với quan làm việc theo chế độ tập thể như: ủy ban, Hội đồng, Ban chấp hành, Ban thường vụ Ký thay (KT.) : áp dụng cấp phó cấp trưởng ủy quyền thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Ký Quyền (Q.) : áp dụng trường họp thủ trưởng vắng mặt thời gian dài, số cấp phó định giữ chức quyền việc thành lập chưa có cán đủ tiêu chuẩn giao cho cán giữ chức quyền thời gian Lưu ý: Cả trường hợp phải định quan cấp trực tiếp Ký thừa lệnh (TL.) : người đứng đầu quan, tổ chức giao cho chánh văn phịng, trưởng phịng hành trưởng số đơn vị ký thừa lệnh số loại văn Việc ký thừa lệnh phải qui định cụ thề qui chế hoạt động qui chế công tác văn thư quan, tổ chức Ký thừa ủy quyền (TUQ.) :áp dụng trường họp đặc biệt, thủ trưởng quan ủy quyền cho cán phụ trách thủ trưởng quan cấp ký vấn đề mà theo pháp luật thủ trưởng quan phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải qui định văn giới hạn thời gian định Người ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký - Theo qui định nhà nước, quyền hạn, chức vụ thẩm quyền người ký ghi chữ in hoa, đậm, họ tên người ký ghi chữ thường, đậm TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Trần Văn A Quản lý sử dụng dấu Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; Dấu quan yếu tố đảm bảo giá trị hiệu lực pháp lý văn bản; Theo qui định nay, dấu phải đóng chiều, rõ ràng trùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu đóng có chữ ký thức người có thẩm quyền Các quan nhà nước nay, tuỳ theo vị trí, phân biệt bỡi hai loại dấu: dấu trịn có hình quốc huy dấu trịn khơng có hình quốc huy Con dấu quy định mẫu mã kích thước theo tiêu chuẩn nhà nước Việc khắc dấu thay dấu phải phép quan có thẩm quyền Ngồi dấu trịn, quan nhà nước cịn sử dụng dấu mức độ mật, khẩn, văn Sơ ĐỒ TRÌNH BÀỴ VĂN BẢN * Hình thức mẫu văn : (Xem phụ lục thông tư 01/2011/BNV) - Cơng văn hành TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN Cơ QUAN, TƠ CHỨC (2) Số: CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc / (3) .(4) (5) , ngày tháng năm 20 V/v (6) Kính gửi: / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI KÝ(8) - Như trên; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT, (9) A.XX(IO) Họ tên So XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (04) xxxxxxx, Fax: (04) xxxxxxx E-Mail: Website: .(11) Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị phận soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung cơng văn (7) Nội dung cơng văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người kỷ Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v ; trường họp kỷ thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Uỷ ban nhân dân, Ban thường vụ, Hội đồng ; người kỷ cơng văn cấp phó người đứng đầu quan, tơ chức ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký công văn; trường họp khác thực theo hướng dẫn khoản Mục II Thông tư (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (10) Kỷ hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) (11) Địa quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa E-Mail; Website (nếu cần) - Các hình thức văn hành khác ' TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC (2) Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc / (3) .(4) (5) , ngày tháng năm 20 TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) (7) (8) / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI KÝ(9) ; (Chữ ký, dấu) - Họ tên ; Lưu: VT, (10) A.XX(ll) Ghì chú: (*) Mau áp dụng chung đa so hình thức văn hành có ghi tên loại cụ thể thị (cá biệt), thơng báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình v.v (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên loại văn (4) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (5) Địa danh (6) Tên loại văn bản: thị (cá biệt), thông cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình v.v (7) Trích yếu nội dung văn (8) Nội dung văn (9) Ghi quyền hạn, chức vụ người kỷ Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v ; trường hợp kỷ thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Uỷ ban nhân dân, TM Ban thường vụ, TM Hội đồng ); người kỷ văn cấp phó người đứng đầu quan ghi chữ viết tat “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người kỷ văn bản; trường hợp khác thực theo hướng dẫn khoản Mục II Thông tư (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (11) Kỷ hiệu người đánh máy, nhân so lượng phát hành (nếu cần) 1n số lượng biên lập Chữ ký bên giao, bên nhận, quan cấp xác nhận 4) Biên hội nghị công nhân viên chức Phần mở đầu Nêu rõ mục đích hội nghị Nêu rõ thời gian, địa điểm Nêu rõ chủ tọa, thư ký, thành phần tham dự, đại biểu Nêu rõ chương trình nghị Phần nội dung Ghi rõ tên, chức vụ người khai mạc hội nghị, trình bày báo cáo, ghi tóm tắt nội dung báo cáo lưu báo cáo Ghi vấn đề chủ tọa nêu thảo luận, tóm tắt chủ đề, nội dung tham luận Ghi ý kiến phát biểu hội nghị Phần nghị: Ghi xác ý kiến đại biểu xoay quanh vấn đề đưa nghị Ghi rõ số phiếu tán thành, số phiếu không tán thành số phiếu trắng Phần kết thúc Ghi tóm tắt báo cáo tổng kết hội nghị (nếu có) Ghi ý kiến phát biểu đại biểu cấp trên, khách mời Tóm tắt ý kiến phê bình, đóng góp đại biểu vấn đề tổ chức hội nghị Ghi ngày kết thúc hội nghị Thư ký đọc lại biên cho chủ tọa hội nghị nghe PHỤ LỤC I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày* 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) stt 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Tên loại vãn hành Nghị (cá biệt) Quyết định (cá biệt) Chỉ thị (cá biệt) Quy chế Quy định Thông cáo Thông báo Hướng dẫn Chương trình Ke hoạch Phương án Đe án Dự án Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Cơng văn Công điện Bản ghi nhớ Bản cam kết Bản thoả thuận Giấy chứng nhận Giấy uỷ quyền Giấy mời Giấy giới thiệu Giấy nghỉ phép Giấy đường Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Thư công Bản văn Bản y Bản trích Bản lục Chữ viết tắt NQ QĐ CT QC QyĐ TC TB HD CTr KH PA ĐA DA BC BB TTr HĐ CĐ GN CK TTh CN UQ GM GT NP ĐĐ BN PG PC SY TS SL PHỤ LỤC II Sơ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẢN THẺ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm X 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Ghi chú: Ô số 5a 5b 7a, 7b, 7c 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung cơng văn hành Nội dung văn Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax PHỤ LỤC III Sơ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm X 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) 20-25 nm 20-25 mm Ghi chú: A o so 5a, 5b, 5c r Thành phần thể thức Hình thức sao: “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” Tên quan, tổ chức văn Số, ký hiệu Địa danh ngày, tháng, năm Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận NỘI DUNG THAM KHẢO: SOẠN THẢO THƯ TỪ GIAO DỊCH MỤC TIÊU: - Phát biếu, trĩnh bày số quỉ tắc thư - Vận dụng kiến thức học chọn lọc kỹ từ ngữ để lập đề cương cụ thể soạn thảo thư từ giao dịch đạt yêu cầu BÀI 1: SOẠN THẢO THƯ TỪ GIAO DỊCH CĨ TÍNH XÃ HỘI I Một số vấn đề chung Sự địi thư từ: • Thư từ có từ lồi người có chữ viết • Sự giao lưu người rộng thư từ khơng cịn riêng quốc gia, dân tộc • Ở số nước, nhu cầu trao đổi thư từ trở nên quan trọng, cấp bách đạt kết định Kết cấu thư: • Phần mở đầu: > Lời chào > Mục đích thư • Phần nội dung: > Căn vào mục đích thư để xác định ý cần thể > Tuỳ theo loại mục đích khác mà xác định ý thư • Phần kết thúc: > Lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc > Lời chào II Cách trình bày thư: Chọn giấy: • Tránh dùng loại giấy cầu kỳ Nam giới thường dùng loại giấy trắng chất lượng tốt, nữ giới thường dùng loại giấy mầu xanh lơ, xám nhạt • Khổ giấy viết thư 21 X 27 cm Chừa lề, đánh số trang: • Lề chừa vừa phải, tạo khoảng trống thích hợp Nếu hẹp gây ấn tượng khơng tốt với người đọc • Neu thư có nhiều trang phải đánh số trang Mực viết: • Mầu xanh, đen tím • Khơng dùng mực đỏ, xanh lục dễ gây mỏi mắt người đọc III Cách viết số loại thư từ xã giao Thư chúc mừng: • Thư chúc mừng thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho quan, cá nhân nhận tin vui quan, cá nhân • Thư chúc mừng cần ngắn gọn, tình cảm • Nội dung thư chúc mừng bao gồm ý chính: > Nhân danh cá nhân đon vị để chúc mừng > Chúc mừng nhũng điều Thư chia buồn, phân ưu: • Bày tỏ niềm thương tiếc, mong muốn chia xẻ nỗi buồn cá nhân, đơn vị nhận tin buồn cá nhân, đơn vị • Thư chia buồn cần ngắn gọn, tình cảm, chân thành • Nội dung thư chia buồn bao gồm ý chính: > Nhân danh cá nhân đơn vị để chia buồn > Biểu cảm nhận tin buồn > Mong cho cá nhân đơn vị có điều Thư thăm hỏi: • Bày tỏ cảm thông, thương cảm cá nhân đơn vị nhận tin cá nhân đơn vị gặp cố rủi ro • Thư thăm hỏi cần phải ngắn gọn, tình cảm thể hành động thiết thực • Nội dung thư thăm hỏi bao gồm ý chính: > Thể biểu cảm nhận tin không vui > Thăm hỏi chân thành cá nhân, đơn vị bị nạn, thể hành động cụ thể giúp người bị nạn vượt qua khó khăn mát, tổn thất nặng nề > Lời hy vọng cá nhân đơn vị bị nạn sớm khắc phục khó khăn trở ngại để sống, sinh hoạt trở lại bình thường Thư mời dự tiệc: • Bày tỏ lòng mong muốn cá nhân đơn vị đến dự tiệc tổ chức • Thư mời dự tiệc cần ngắn gọn, lịch sự, chân tình • Nội dung thư mời dự tiệc bao gồm ý chính: > Kính mời cá nhân đơn vị nào? > Đến dự lễ tiệc gì? > Lễ tiệc tổ chức đâu? Vào lúc nào? > Lời mong có mặt quan khách Thư từ chối dự lễ, tiệc: • Bày tỏ đáng tiếc nhận lời cá nhân đơn vị nào? Tới dự tiệc gì? • Thư từ chối cần ngắn gọn, lịch sự, tế nhị • Nội dung thư từ chối dự tiệc bao gồm ý chính: > Lời chân thành cảm ơn lời mời dự lễ tiệc > Nêu rõ lý khơng thể tới dự lễ tiệc > Lời chúc cho buổi lễ tiệc thành công tốt đẹp Thư cảm on: • Bày tỏ tơn trọng, q mến nhận giúp đỡ, lời khuyên quà tặng cá nhân đon vị nào? Trong dịp nào? • Thư cảm ơn cần ngắn gọn, lịch sự, chân thành phải viết sau nhận giúp đỡ, lời khuyên, quà tặng • Nội dung thư cảm ơn bao gồm ý chính: > Sự chân thành cảm ơn cá nhân đơn vị nào? việc gì? > Thể biểu cảm giúp đỡ, lời khuyên quà tặng quý nhận > Lời chúc hy vọng mối quan hệ ngày tốt đẹp BÀI 2: SOẠN THẢO THƯ TỪ GIAO DỊCH TRONG THƯONG MẠI I Một số vấn đề chung thư thương mại Cấu trúc thư thương mại: • Tiêu đề: Tên cá nhân tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, thư số người gửi • Ngày tháng : Ghi rõ địa danh, ngày tháng năm • Tên địa thư: Ghi tên địa người nhận đầu thư • Lời chào mở đầu • Nội dung thư: Phần quan trọng thư cần đạt yêu cầu thể mục đích việc viết thư? Những hy vọng cần đạt qua thư? Cách tốt để đạt mục đích nào? • Lời kết thúc: Thể lịch để chấm dứt thư Một số quy tắc viết thư thương mại: • Ngắn gọn, rõ ràng: Thư nên thẳng vào vấn đề, nêu biểu đạt ý cần thảo luận, cần trả lời, cần hành động để đáp ứng mong đợi • Đúng xác: ý đến yếu tố thời gian, số liệu bảng giá • Hồn chỉnh, qn: Thư phải có đầy đủ điều kiện cần thiết, bảo đảm thống ý thư • Lịch sự, nhã nhặn: Nội dung cần thể tôn trọng, hiểu biết lẫn sở có lợi, cần có lời lẽ lịch sự, tế nhị có xung đột gay gắt • Thận trọng: Khơng nên nêu vấn đề, điều mà khơng nắm chắn Một số mẫu trình bày thư từ giao dịch Tên công ty Mầu Địa chỉ: Điện thoại, telex, fax Thư số Địa danh, ngày tháng năm Kính gửi: Địa người nhận thư Thưa Ông, Tên tắt người đánh máy Lời chào cuối thư Họ tên Chữ ký Chức vụ A4 21 cm X 30cm Mau Tên công ty Địa chỉ: Điện thoại fax Thư số Địa danh, ngày tháng năm Kính gửi: Địa người nhận thư Thưa Ông, Tên tắt người đánh máy Lời chào cuối thư Họ tên Chữ ký Chức vụ A4 21 cm X 30cm Mau Tên công ty Địa chỉ: Điện thoại, telex,fax Thư số Địa danh, ngày tháng năm Kính gửi: Địa người nhận thư Thưa ông, Lời chào cuối thư Họ tên Chữ ký Chức vụ Tên tắt người đánh máy A4 21 cm X 30cm II Cách viết số loại thư thưong mại Thư cảm on: • Bày tỏ hân hoan, vui mừng nhớ on có may kinh doanh • Các trường hợp cần viết thư cám on: > Cám ơn khách hàng đơn đặt hàng > Cám ơn khách hàng đon đặt hàng đặc biệt lớn công việc làm ăn thường xuyên > Cám ơn khách hàng toán khoản tiền lớn sau mua hàng > Cám ơn cá nhân cung cấp thông tin giúp việc có hội cho hoạt động kinh doanh • Nội dung thư cám ơn: > Lời cám ơn điều > Bày tỏ cảm nghĩ > Hy vọng có nhiều dịp mở rộng mối quan hệ việc làm ăn > Lời hứa cho mối quan hệ ngày trở nên tốt đẹp Thư thăm hỏi: • Thể quan tâm lo lắng bạn hàng sản xuất, kinh doanh nghe tin họ gặp tai nạn rủi ro, điều không may mắn hoạt động sản xuất kinh doanh sống hàng ngày • Các trường hợp cần viết thư thăm hỏi: Bạn hàng gặp tai nạn rủi ro kinh doanh, làm ăn thua lỗ, bị lừa đảo • Thư thăm hỏi cần viết ngắn gọn, chân thành thể cảm thơng sâu sắc • Nội dung thư thăm hỏi bao gồm ý chính: > Sự cảm thông sâu sắc nhận tin không vui bạn hàng gặp cố rủi ro > Thể biểu cảm nhận tin không vui > Thể hành động cụ thể giúp đồng nghiệp lúc khó khăn > Mong cho họ sớm khắc phục hậu quả, khôi phục hoạt động sản xuất, kinh doanh trở lại bình thường Thư hỏi giá: • Là thư người mua muốn biết giá hàng hố mà cần mua • Thư hỏi giá cần viết rõ ràng, xác, đơn giản, thể thông tin tổng quát mẫu hàng, bảng giá cần thiết, lời chào giá, bảng ước tính • Nội dung thư hỏi giá cần nêu câu hỏi mà ta muốn hỏi hàng hoá, giá cả? Thư phúc đáp: • Là thư người bán phúc đáp cho thư hỏi giá người mua • Thư phúc đáp cần thể ngắn gọn, lịch • Trong trường họp người bán hàng nhận thư hỏi giá khơng có hàng để bán, phải viết thư phúc đáp • Nội dung thư phúc đáp bao gồm ý chính: > Thế tiếc khơng có hàng hố để bán cho người mua? A íì > Lời hy vọng người mua quan tâm đến việc mua loại hàng hoá khác mà đơn vị có? Lời hứa đáp ứng tốt nhu cầu người mua thời gian tới? > Đối với khách quen thể vui mừng lại tiếp tục nhận thư hỏi giá mặt hàng > Đối với khách hàng chưa quen, trả lời cho họ biết hân hạnh nhận thư hỏi giá hy vọng mối liên hệ làm ăn thân hữu lâu dài sau Thư báo giá: • Thư báo giá (chào giá) thư nhà sản xuất, nhà cung cấp hàng hoá cho khách hàng biết giá loại hàng hoá loại dịch vụ mà khách hàng cần • Thư báo giá lời hứa, khơng có giá trị pháp lý • Người bán báo giá sau khơng bán, người mua khơng có quyền kiện người bán • Trong thực tế để giữ uy tín, người bán thường giữ lời hứa nội dung thư báo giá • Nội dung thư báo giá bao gồm ý chính: > Lời cảm ơn thư hỏi giá > Cho biết chi tiết giá, chiết khấu thể thức toán > Nêu rõ giá gồm (đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm) > Cam kết liên quan đến ngày giao hàng > Thời gian hiệu lực thư báo giá > Hy vọng thư báo giá chấp thuận Thư đặt hàng: • Là thư khách hàng viết cho nhà sản xuất, nhà cung cấp đặt mua hàng hoá mà u cầu • Thư đặt hàng cần xác, rõ ràng để tránh gặp trở ngại sau • Tính chất pháp lý thư đặt hàng: Thay cho đơn đặt hàng, thư đặt hàng có giá trị pháp lý hai bên có thoả thuận, chấp nhận thư đặt hàng • Trách nhiệm người mua: Nhận hàng mua phù họp với quy cách thư đặt hàng, trả tiền hàng giao trừ có thoả thuận khác Kiểm tra hàng • Trách nhiệm người bán: Giao hàng theo nội dung thư đặt hàng, giao thời hạn, bảo đảm mặt chất lượng hàng hoá Nếu hàng hố bị khuyết tật người mua u cầu giảm giá, đổi hàng khác bỏ đơn đặt hàng, khiếu nại thiệt hại • Nội dung thư đặt hàng: > Nêu đầy đủ mô tả chi tiết hàng hoá muốn đặt mua, số lượng, giá cả, số thứ tự, số sêri mẫu hàng > Nêu yêu cầu có liên quan đến ngày giao hàng, phương thức vận chuyển cước phí vận chuyển trả trước trả sau > Xác định phương thức toán dựa đồng ý qua đàm phán sơ khởi ban đầu Thư xác nhận đơn đặt hàng: Bày tỏ niềm hân hoan nhận thư đặt hàng, giới thiệu tóm tắt mặt hàng hoá mà khách lựa chọn, lời cam kết quan tâm đến hàng hoá đặt mua, gợi ý quan tâm khách hàng hoá khác mà có, hy vọng có thêm đơn đặt hàng Thư từ chối đưn đặt hàng: • Người bán hàng phải từ chối thư đặt hàng người mua thường trường hợp sau đây: > Không thể thoả mãn với điều kiện người mua > Uy tín người mua đáng ngờ vực > Hàng hố khơng có sẵn • Thư từ chối đơn dặt hàng nên viết cẩn thận, với gợi ý liên tục việc làm ăn tương lai • Nội dung thư nên có ý chính: Cáo lỗi đáp ứng yêu cầu khách, đề nghị mua hàng hoá khác, hy vọng phục vụ khách Thư khiếu nại: • Là thể phàn nàn, khơng hài lịng hàng hố đặt mua khơng đảm bảo yêu cầu, chất lượng • Nội dung thư khiếu nại bao gồm ý chính: > Khởi đầu thư nêu đáng tiếc phải khiếu nại, nêu ngày tháng thư đặt hàng, ngày tháng giao hàng, tên hàng hố khiếu nại, nêu lý khiến khơng hài lịng u cầu giải thích, đề nghị biện pháp giải • Một số quy tắc viết thư khiếu nại: > Khiếu nại phát điều khơng hài lịng, trì hỗn làm giá trị luận đưa ra, gây khó khăn cho nhà cung cấp việc truy tìm nguyên nhân > Nên cho nhà cung cấp giải thoả đáng vấn đề khiếu nại nêu > Có thể đề biện pháp giải > Tránh dùng lời lẽ thơ bạo, chúng gây tác dụng xấu làm cho nhà cung cấp khơng muốn giải Giải khiếu nại: • Nhà cung cấp nhận thư khiếu nại phải có thái độ bình tĩnh, phải biết khách hàng có lý khiếu nại từ nào, nhà cung cấp cần phải giải thích rõ giải vụ việc để trì thiện cảm với khách hàng 10 Thư trả lời khiếu nại: • Phải khách quan cho khách hàng đúng, giải khiếu nại phải gửi thư phúc đáp (giải thích vấn đề điều tra sớm gửi thư phúc đáp đầy đủ sau) Nếu phát việc khiếu kiện khơng hợp lý nêu điều kiện bất họp lý cách lịch sự, thân thiện Neu lỗi thuộc phải xin lỗi, bày tỏ đáng tiếc hứa giải ll Thư yêu cầu tốn: • Là thư đề nghị khách hàng tốn khoản tiền cịn nợ việc mua hàng hóa, dịch vụ • Các trường hợp cần thiết phải viết thư yêu cầu toán: > Thanh toán chậm > Lần đầu bị chậm > Trả chậm thành thói quên > Khách hàng trả chậm lại khách hàng có vị trí có tầm quan trọng định nhà cung cấp Ln tỏ lịch sự, tế nhị > Ngay trường hợp phải áp dụng biện pháp bắt buộc đe dọa đưa tòa nên đưa đáng tiếc • Nội dung thư u cầu tốn gồm ý chính: > Nêu câu hỏi số tiền nợ lại chưa toán > Nêu thiện chí, chờ đợi nhẫn nại nhà cung cấp vấn đề với trở ngại số tiền nợ chưa toán > Bày tỏ đáng tiếc phải áp dụng biện pháp bắt buộc để sổ nợ toán > Hy vọng khách hàng sớm thu xếp toán nợ nần mối quan hệ làm ăn tiếp tục trì phát triển Bài tập thực hành: Trình bày thư cảm ơn khách hàng đơn đặt hàng Trình bày thư cảm ơn khách hàng tốn nhận hàng Trình bày thư chúc mừng biết tin khách hàng quen khai trương cửa hàng Trình bày thư hỏi giá loại giấy trắng để in quảng cáo Trình bày thư xác nhận đơn đặt hàng Trình bày thư khiếu nại việc chưa giao hàng Trình bày thư khiếu nại hàng hóa phẩm chất Trình bày thư trả lời khiếu nại hàng hóa phẩm chất Trình bày thư yêu cầu toán 53 ... trình bày quy trình soạn thảo văn Hiểu trình bày phong cách ngơn ngữ hành kỹ năng: Soạn thảo văn thể thức Xây dựng quy trình soạn thảo văn phù họp Sử dụng từ ngữ phù hợp soạn thảo văn thái độ: Nhận... 1) Soạn thảo Công văn nhắc nhở việc chấp hành thời làm việc 2) Soạn thảo Công văn hướng dẫn việc khen thưởng cuối năm 2017 3) Soạn thảo Công văn việc đề nghị gia hạn thời gian tốn 4) Soạn thảo. .. THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG 3.1 Kỹ thuật soạn thảo công văn MỤC TIÊU: Sau học xong HSSV có khả năng: ■ kiến thức: Hiểu trình bày khái niệm, phân loại, yêu cầu soạn thảo