1. Thư chúc mừng:
• Thư chúc mừng là thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho cơ quan, hoặc cá nhân khi nhận được tin vui của cơ quan, cá nhân đó.
• Thư chúc mừng cần ngắn gọn, tình cảm.
• Nội dung thư chúc mừng bao gồm các ý chính:
> Nhân danh cá nhân hoặc đon vị nào để chúc mừng. > Chúc mừng về nhũng điều gì.
• Bày tỏ niềm thương tiếc, sự mong muốn chia xẻ nỗi buồn của cá nhân, đơn vị khi nhận được tin buồn của cá nhân, đơn vị đó.
• Thư chia buồn cần ngắn gọn, tình cảm, chân thành. • Nội dung thư chia buồn bao gồm những ý chính:
> Nhân danh cá nhân hoặc đơn vị nào để chia buồn. > Biểu cảm khi nhận được tin buồn đó.
> Mong cho cá nhân và đơn vị đó có những điều gì.
3. Thư thăm hỏi:
• Bày tỏ sự cảm thông, sự thương cảm đối với cá nhân hoặc đơn vị khi nhận được tin cá nhân hoặc đơn vị đó gặp những sự cố rủi ro.
• Thư thăm hỏi cần phải ngắn gọn, tình cảm và thể hiện hành động thiết thực. • Nội dung thư thăm hỏi bao gồm các ý chính:
> Thể hiện biểu cảm của mình khi nhận được tin không vui.
> Thăm hỏi chân thành đối với cá nhân, đơn vị bị nạn, thể hiện hành động cụ thể của mình giúp người bị nạn vượt qua khó khăn mất mát, tổn thất nặng nề.
> Lời hy vọng cá nhân hoặc đơn vị bị nạn sớm khắc phục khó khăn trở ngại để cuộc sống, sinh hoạt trở lại bình thường.
4. Thư mời dự tiệc:
• Bày tỏ lòng mong muốn một cá nhân hoặc đơn vị đến dự tiệc do mình tổ chức nhân dịp gì.
• Thư mời dự tiệc cần ngắn gọn, lịch sự, chân tình. • Nội dung thư mời dự tiệc bao gồm những ý chính:
> Kính mời cá nhân hoặc đơn vị nào? > Đến dự lễ tiệc nhân dịp gì?
> Lễ tiệc được tổ chức tại đâu? Vào lúc nào? > Lời mong sự có mặt của quan khách.
5. Thư từ chối dự lễ, tiệc:
• Bày tỏ sự đáng tiếc khơng thể nhận lời của cá nhân hoặc đơn vị nào? Tới dự tiệc nhân dịp gì?
• Thư từ chối cần ngắn gọn, lịch sự, tế nhị.
• Nội dung thư từ chối dự tiệc bao gồm các ý chính: > Lời chân thành cảm ơn lời mời dự lễ tiệc. > Nêu rõ lý do vì sao khơng thể tới dự lễ tiệc.
> Lời chúc cho buổi lễ tiệc được thành cơng tốt đẹp.
6. Thư cảm on:
• Bày tỏ sự tơn trọng, q mến của mình khi nhận được sự giúp đỡ, lời khuyên hoặc quà tặng của cá nhân hoặc đon vị nào? Trong dịp nào?
• Thư cảm ơn cần ngắn gọn, lịch sự, chân thành và phải viết ngay sau khi nhận được sự giúp đỡ, lời khuyên, quà tặng ...
• Nội dung thư cảm ơn bao gồm các ý chính:
> Sự chân thành cảm ơn cá nhân hoặc đơn vị nào? về việc gì?
> Thể hiện biểu cảm của mình về sự giúp đỡ, lời khuyên hoặc quà tặng quý giá mà mình đã nhận được.
BÀI 2: SOẠN THẢO THƯ TỪ GIAO DỊCH TRONG THƯONG MẠII. Một số vấn đề chung về thư thương mại. I. Một số vấn đề chung về thư thương mại.
1. Cấu trúc của thư thương mại:
• Tiêu đề: Tên cá nhân hoặc tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, thư số ... của người gửi.
• Ngày tháng : Ghi rõ địa danh, ngày tháng năm.
• Tên và địa chỉ trong thư: Ghi tên và địa chỉ của người nhận ngay ở đầu lá thư • Lời chào mở đầu
• Nội dung thư: Phần chính và quan trọng của lá thư cần đạt được các yêu cầu thể hiện được mục đích của việc viết thư? Những hy vọng cần đạt được qua lá thư? Cách tốt nhất để đạt được mục đích là như thế nào?
• Lời kết thúc: Thể hiện sự lịch sự để chấm dứt một lá thư.
2. Một số quy tắc khi viết thư thương mại:
• Ngắn gọn, rõ ràng: Thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu biểu đạt các ý chính cần thảo luận, cần sự trả lời, cần sự hành động để đáp ứng sự mong đợi.
• Đúng và chính xác: chú ý đến yếu tố thời gian, số liệu trong bảng giá.
• Hồn chỉnh, nhất qn: Thư phải có đầy đủ những điều kiện cần thiết, bảo đảm sự thống nhất giữa các ý trong thư.
• Lịch sự, nhã nhặn: Nội dung cần thể hiện sự tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau trên cơ sở cùng có lợi, cần có lời lẽ lịch sự, tế nhị ngay cả khi đang có xung đột gay gắt. • Thận trọng: Khơng nên nêu những vấn đề, những điều mà mình khơng nắm
được chắc chắn.
3. Một số mẫu trình bày thư từ giao dịch.
Tên công ty
Mầu 1
Tên tắt người đánh máy
Địa chỉ:
Điện thoại, telex, fax Thư số.......
Địa danh, ngày ... tháng ... năm... Kính gửi:.....................
Địa chỉ người nhận thư Thưa Ơng,
Lời chào cuối thư Họ và tên
Chữ ký Chức vụ
Mau 2
Tên công ty Địa danh, ngày ... tháng ... năm...
Địa chỉ: Điện thoại fax
Thư số.......
Kính gửi:...................... Địa chỉ người nhận thư
Thưa Ơng,
Tên tắt người đánh máy
Lời chào cuối thư Họ và tên
Chữ ký Chức vụ
A4 21 cm X 30cm
Mau 3 Tên công ty Địa danh, ngày ... tháng ... năm... Địa chỉ:
Điện thoại, telex,fax Thư số.......
Kính gửi:...................... Địa chỉ người nhận thư Thưa ơng,
Lời chào cuối thư Họ và tên
Chữ ký Chức vụ
Tên tắt người đánh máy
A4 21 cm X 30cm