+ Quốc hiệu và tiêu ngữ + Tên cơ quan ban hành + Số và ký hiệu
+ Địa danh, ngày tháng năm + Tên loại văn bản: Tờ trình + Trích yếu nội dung.
- Phần triển khai:
+ Đặt vấn đề: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
+ Nội dung tờ trình: Nêu tóm tắt nơi dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, khơng phân tích chung chung, với các luận cứ kèm theo tài liệu có thơng tin trung thực, có độ tin cậy cao. Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xung quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện pháp khắc phục cần phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị. Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý…
+ Kết thúc Tờ trình: Nêu những kiến nghị đề cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới đã nêu để sớm được triển khai thực hiện. Có thể nêu một vài phương án để cấp trên duyệt, nhằm khi cần có thể chuyển đổi phương án. Kiến nghị phải xác đáng.
- Phần kết:
+ Thẩm quyền ký và con dấu hợp pháp;
Mẫu tờ trình
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CƠ QUAN BAN HÀNH
––––––––– Số: /TTr-CQBH Số: /TTr-CQBH
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––
Địa danh, ngày tháng năm 20...
T Ờ T R Ì N H Về việc ............................. Về việc ............................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ....................................................................................................................................../. Nơi nhận: - ...............; - ................; - Lưu: VT, ...(10). A.XX(11).
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ(9)
(Chữ ký, dấu)
Bài tập
1) Tình huống 1:
Công ty TNHH Đại Dương chuyên về thiết kế phần mềm quản trị cho các công ty khác. Cơng ty có trụ sở chính tại khu cơng viên phần mềm Quang Trung với hơn 500 nhân viên.
Hiện tại, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Đại Dương quy định về thời gian làm việc cụ thể như sau:
Buổi sáng: 7h00 đến 11h00 Buổi chiều: 13h00 đến 17h00.
Thời gian làm việc như trên gây ra một số khó khăn cho nhân viên cũng như việc sử dụng có hiệu quả quỹ thời gian làm việc vì một số lý do như sau:
- Đa phần nhân viên ở xa cơng ty nên việc có mặt ở cơng ty lúc 7h00 là thật sự khó khăn.
- Các khách hàng thường đến liên hệ công tác, giao dịch từ 8h00. - Thời gian nghỉ trưa kéo dài đến 2 giờ đồng hồ là không cần thiết.
- Nhân viên có nguyện vọng thời gian bắt đầu ngày làm việc trễ hơn và kết thúc sớm hơn.
Trưởng Phịng Hành chính nhận thấy những bất cập trên nên yêu cầu một chuyên viên soạn thảo Tờ trình đề nghị Giám đốc công ty điều chỉnh thời giờ làm việc. Với tư cách là chun viên của Phịng Hành chính, em hãy soạn thảo Tờ trình có thể thức và nội dung phù hợp để giải quyết tình huống trên.
2) Tình huống 2:
Cơng ty cổ phần Du lịch Ban Mai chuyên tổ chức các tour du lịch cho khách nước ngoài tham quan, nghỉ dưỡng tại Nha Trang, Phan Thiết và Đà Lạt.
Những năm gần đây, Đảo ngọc Phú Quốc được Chính phủ và chính quyền tỉnh Kiên Giang quan tâm đầu tư rất lớn về hạ tầng như: sân bay, cảng biển, đường sá. Các nhà đầu tư cũng đổ về đây xây dựng nhiều khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi, nghỉ dưỡng đẳng cấp. Cùng với cảnh đẹp tuyệt vời, du lịch Phú Quốc phát triển mạnh mẽ.
Nhận thấy tiềm năng to lớn đó, Giám đốc cơng ty cổ phần Du lịch Ban Mai đã cử Trưởng phòng Kinh doanh ra Phú Quốc để khảo sát và xây dựng kế hoạch thành lập chi nhánh tại đây.
Sau khi đi khảo sát thị trường, Trưởng phòng đã báo cáo và được Giám đốc nhất trí về việc thành lập chi nhánh tại Phú Quốc.
Tuy nhiên, thủ tục thành lập chi nhánh cần có sự phê duyệt của Hội đồng quản trị của công ty.
Em hãy tham mưu giúp Giám đốc cơng ty soạn thảo Tờ trình gửi Hội đồng quản trị để xin ý kiến về việc thành lập chi nhánh tại Phú Quốc.
1.3. Kỹ thuật soạn thảo Thông báo 1.3.1. Khái niệm 1.3.1. Khái niệm
Thông báo là một loại văn bản dùng để thông tin một nội dung về một hội nghị hay một thông tin về các hoạt động quản lý cho các chủ thể có liên quan biết thông tin về một kết quả của hoạt động, truyền đạt kịp thời các quy định của cơ quan có thẩm quyền.
1.3.2. Phân loại
Dựa mục đích và nội dung, có thể chia Thơng báo thành các loại sau: - Thơng báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị - Thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp
- Thông báo về nhiệm vụ được giao - Thông báo về thông tin, hoạt động - Thông báo kết luận cuộc họp
1.3.3. Yêu cầu
Thông báo phải được viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, kịp thời, chính xác và đủ lượng thơng tin cần thiết.
1.3.4. Bố cục của một thông báo - Phần mở đầu: - Phần mở đầu:
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ + Tên cơ quan ban hành + Số và ký hiệu
+ Địa danh, ngày tháng năm + Tên loại văn bản: Thơng báo + Trích yếu nội dung