- Kiến nghị, đề nghị cấp có thẩm quyền (nếu có)
Nơi nhận:
- ...............; - ................; - ................;
- Lưu: VT, ...(10). A.XX(11).
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ(9)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
Bài tập
1) Tình huống:
Em là sinh viên năm nhất bậc Cao đẳng ngành Kinh doanh thương mại. Em đã học xong học kỳ 1 và hiện chuẩn bị bước vào học kỳ 2 của năm học.
Em hãy soạn thảo Báo cáo kết quả tình hình học tập học kỳ 1 và đề ra phương hướng học tập cho học kỳ 2.
2) Tình huống:
Cơng ty TNHH Đào tạo Ánh Dương có 20 trung tâm đào tạo tiếng Anh tại các quận của thành phố Hồ Chí Minh.
Cơng ty đã được thành lập hơn 20 năm, có uy tín trong lĩnh vực đạo tạo tiếng Anh. Trong năm 2018, hoạt động kinh doanh của công ty đạt được nhiều kết quả tốt, hoàn thành vượt kế hoạch đã đề ra. Triển vọng về nhu cầu học tiếng Anh tại TP Hồ Chí Minh vẫn tiếp tục tăng mạnh. Công ty dự định mở thêm trung tâm tại các huyện ngoại thành. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, công ty cũng gặp nhiều khó khăn, thách thức khi phải cạnh tranh khốc liệt với nhiều trung tâm đào tạo tiếng Anh khác.
Để đánh giá những kết quả đã đạt được và đề ra phương hướng hoạt động cho năm 2019, hãy giúp công ty soạn thảo Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm 2018.
2. Kỹ thuật soạn thảo thƣ từ giao dịch thƣơng mại 2.1. Bố cục chung của thƣ từ giao dịch thƣơng mại 2.1. Bố cục chung của thƣ từ giao dịch thƣơng mại
Tiêu đề: Tên cá nhân hoặc tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, thư số… của người gửi.
Ngày tháng: Ghi rõ địa danh, ngày tháng năm
Tên và địa chỉ trong thư: Ghi tên và địa chỉ của người nhận ngay ở đầu lá thư Lời chào mở đầu
Nội dung thư: Phần chính và quan trọng của lá thư cần đạt được các yêu cầu thể hiện được mục đích của việc viết thư? Những hy vọng cần đạt được qua lá thư? Cách tốt nhất để đạt được mục đích là như thế nào?
Lời kết thúc: Thể hiện sự lịch sự để chấm dứt một lá thư.
2.2. Một số quy tắc khi viết thƣ từ giao dịch thƣơng mại
Ngắn gọn, rõ ràng: Thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu biểu đạt các ý chính cần thảo luận, cần sự trả lời, cần sự hành động để đáp ứng sự mong đợi
Đúng và chính xác: chú ý đến yếu tố thời gian, số liệu trong bảng giá
Hồn chỉnh, nhất qn: Thư phải có đầy đủ những điều kiện cần thiết, bảo đảm sự thống nhất giữa các ý trong thư
Lịch sự, nhã nhặn: Nội dung cần thể hiện sự tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau trên cơ sở cùng có lợi, cần có lời lẽ lịch sự, tế nhị ngay cả khi đang có xung đột gay gắt Thận trọng: Không nên nêu những vấn đề, những điều mà mình khơng nắm được chắc chắn.
2.3. Cách viết nội dung một số loại thƣ thƣơng mại 2.3.1. Thƣ chúc mừng 2.3.1. Thƣ chúc mừng
Thư chúc mừng là thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho cơ quan, hoặc cá nhân khi nhận được tin vui của cơ quan, cá nhân đó.
Thư chúc mừng cần ngắn gọn, tình cảm.
Nội dung thư chúc mừng bao gồm các ý chính:
+ Nhân danh cá nhân hoặc đơn vị nào để chúc mừng; + Chúc mừng về những điều gì.
2.3.2. Thƣ chào hàng
Giới thiệu về sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ đến với khách hàng
Nội dung chính của thư chào hàng:
+ Tạo ấn tượng bằng câu khẩu hiệu, hình ảnh; + Xác định danh mục sản phẩm thế mạnh; + Giới thiệu kinh nghiệm và năng lực sản xuất;
+ Khách hàng đã có;
+ Phương thức giao và nhận hàng; + Các dịch vụ gia tăng;
+ Địa chỉ liên lạc, liên hệ đặt hàng.
2.3.3. Thƣ cảm ơn
Bày tỏ sự hân hoan, vui mừng và sự nhớ ơn của mình khi có được những cơ may trong kinh doanh.
Các trường hợp cần viết thư cảm ơn:
+ Cảm ơn một khách hàng mới về đơn đặt hàng đầu tiên;
+ Cảm ơn khách hàng về một đơn đặt hàng đặc biệt lớn hoặc về công việc làm ăn thường xuyên;
+ Cảm ơn khách hàng đã thanh toán ngay một khoản tiền lớn sau khi mua hàng;
+ Cảm ơn cá nhân đã cung cấp thông tin hoặc giúp một việc gì đó có cơ hội cho hoạt động kinh doanh;
Nội dung của thư cảm ơn:
+ Lời cảm ơn vì điều gì;
+ Bày tỏ sự cảm nghĩ của mình;
+ Hy vọng có nhiều dịp mở rộng mối quan hệ trong việc làm ăn; + Lời hứa cho mối quan hệ ngày càng trở nên tốt đẹp hơn.
2.3.4. Thƣ khiếu nại
Là thể hiện sự phàn nàn, khơng hài lịng về hàng hố đặt mua khơng đảm bảo u cầu, chất lượng.
Nội dung của thư khiếu nại bao gồm các ý chính:
+ Khởi đầu thư nêu sự đáng tiếc phải khiếu nại;
+ Nêu ngày tháng của thư đặt hàng, ngày tháng giao hàng, tên hàng hoá khiếu nại;
+ Nêu lý do khiến khơng hài lịng và yêu cầu được giải thích, đề nghị biện pháp giải quyết.
Một số quy tắc khi viết thư khiếu nại:
+ Khiếu nại ngay khi phát hiện những điều khơng hài lịng, sự trì hỗn sẽ làm giá trị luận cứ đưa ra, gây khó khăn cho nhà cung cấp trong việc truy tìm nguyên nhân;
+ Nên cho rằng nhà cung cấp sẽ giải quyết thoả đáng vấn đề khiếu nại được nêu ra;
+ Tránh dùng những lời lẽ thơ bạo, vì chúng có thể gây tác dụng xấu và làm cho nhà cung cấp không muốn giải quyết.
2.3.5. Một số loại thƣ từ giao dịch thƣơng mại khác - Thƣ đặt hàng: - Thƣ đặt hàng:
+ Là thư của khách hàng viết cho nhà sản xuất, nhà cung cấp đặt mua hàng hố mà mình u cầu;
+ Thư đặt hàng cần chính xác, rõ ràng để tránh gặp trở ngại sau này;
+ Tính chất pháp lý của thư đặt hàng: Thay cho đơn đặt hàng, thư đặt hàng chỉ có giá trị pháp lý khi hai bên đã có sự thoả thuận, chấp nhận thư đặt hàng;
+ Trách nhiệm của người mua: Nhận hàng đã mua nếu phù hợp với quy cách trong thư đặt hàng, trả tiền khi hàng được giao trừ khi có thoả thuận khác. Kiểm tra hàng;
+ Trách nhiệm của người bán: Giao đúng hàng theo đúng nội dung thư đặt hàng, giao đúng thời hạn, bảo đảm về mặt chất lượng hàng hoá. Nếu hàng hoá bị khuyết tật người mua có thể yêu cầu giảm giá, đổi hàng khác hoặc bỏ đơn đặt hàng, hoặc khiếu nại các thiệt hại.
* Nội dung thư đặt hàng:
+ Nêu đầy đủ và mô tả chi tiết hàng hoá muốn đặt mua, số lượng, giá cả, số thứ tự, số sêri trong mẫu hàng…;
+ Nêu những yêu cầu có liên quan đến ngày giao hàng, phương thức vận chuyển và cước phí vận chuyển trả trước hoặc trả sau;
+ Xác định phương thức thanh toán dựa trên sự đồng ý qua đàm phán sơ khởi ban đầu.