Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Trung cấp). Sau khi học xong môn học này, sinh viên có thể soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ,... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý định quản lý có hiệu lực hiệu cần phải sử dụng hình thức văn quản lý khác Văn quản lý quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo ngành Kế toán doanh nghiệp thay cho tập giảng Giáo trình trước Các tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chun mơn trường Nội dung giáo trình gồm: sau: Chương 1: Những quy định chung văn Chương 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn Chương 3: Văn quy phạm pháp luật Chương 4: Văn hành Chương 5: Văn hợp đồng Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang Page MỤC LỤC VĂN BẢN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Khái niệm, đặc điểm văn bản(VB) 1.1 Khái niệm 1.2 Đặc điểm Văn quản lý nhà nước 2.1 Khái niệm 2.2 Đặc điểm Phân loại văn 3.1 Theo hiệu lực pháp lý 3.2 Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010 3.3 Theo nội dung 3.4 Theo nguồn gốc văn 3.5 Theo phạm vi sử dụng Chức văn 4.1 Chức thông tin 4.2 Chức pháp lý 4.3 Chức quản lý điều hành 4.4 Chức văn hoá xã hội 10 4.5 Chức thống kê 10 4.6 Chức sử liệu 10 Yêu cầu hình thức nội dung văn 10 5.1 Yêu cầu hình thức 10 5.2 Yêu cầu nội dung 11 5.3 Yêu cầu thời gian 12 5.4 Yêu cầu ngôn ngữ văn phong 12 Vai trò, ý nghĩa việc soạn thảo văn 12 6.1 Vai trò 12 6.2 Ý nghĩa việc soạn thảo văn 13 Quy trình soạn thảo văn 13 CHƯƠNG THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN 15 1.Thể thức văn 15 1.1 Khái niệm thể thức văn 15 1.2 Các thành phần thể thức văn 15 1.3 Tác dụng thể thức văn 16 Kỹ thuật trình bày văn 16 2.1 Phơng chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề đánh số trang văn 16 2.2 Các thành phần thể thức văn 17 CHƯƠNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 35 Khái niệm đặc trưng văn quy phạm pháp luật (QPPL) 35 1.1 Khái niệm 35 1.2 Đặc điểm 35 Ý nghĩa tầm quan trọng văn QPPL 36 2.1 Văn sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 36 2.2 Văn phương tiện truyền đạt định quản lý, điều hành hoạt động 36 2.3 Văn phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động máy lãnh đạo 36 Page 2.4 Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 37 Yêu cầu nội dung, hình thức văn QPPL 37 3.1 Những yêu cầu nội dung 37 3.2 Những yêu cầu hình thức 37 Các hình thức văn QPPL 38 4.1 Một số văn QPPL phủ 38 4.2 Các văn pháp quy Thủ tướng Chính phủ 38 4.3 Các văn pháp quy thủ trưởng quan thuộc Chính phủ 38 4.4 Các văn pháp quy liên ngành 39 4.5 Các văn pháp quy quyền cấp địa phương 39 4.6 Các văn Quốc hội ban hành 40 Phương pháp soạn thảo văn pháp quy 40 5.1 Nghị 40 5.2 Quyết định 43 5.3 Chỉ thị 47 5.4 Thông tư 48 CHƯƠNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 50 Khái niệm đặc điểm văn hành 50 1.1 Khái niệm 50 1.2 Đặc điểm 50 Các hình thức văn hành 51 Phương pháp soạn thảo số văn hành thông dụng 52 3.1 Công văn 52 3.2 Thông Báo 58 3.3 Tờ Trình 63 3.4 Báo cáo 65 3.5 Biên 70 Thực hành 75 Kiểm tra 76 CHƯƠNG VĂN BẢN HỢP ĐỒNG 77 Văn hợp đồng kinh tế 77 1.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT) 77 1.2 Cơ cấu HĐKT 81 1.3 Phụ lục hợp đồng văn bổ sung hợp đồng 82 1.4 Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ văn phạm văn HĐKT 84 Hợp đồng lao động 85 2.1: Khái niệm đặc điểm hợp đồng lao động (HĐLĐ) 85 2.2 Nguyên tắc giao kết HĐLĐ 86 2.3 Quy định thực HĐLĐ 87 2.4 Quy định chấm dứt HĐLĐ 88 Thực hành 89 Kiểm tra 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 Page GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã môn học: MH17 Thời gian thực môn học: 45 giờ; (Lý thuyết: 27giờ; Thực hành, thảo luận, tập: 15 giờ; Kiểm tra: giờ) Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Là mơn học sở nghề kế tốn doanh nghiệp, bố trí giảng dạy đồng thời với mơn sở nghề - Tính chất: Soạn thảo văn môn học bắt buộc giúp học sinh sau tốt nghiệp soạn thảo loại văn liên quan đến nghề như: cơng văn, tờ trình, biên nghiệm thu, tốn cơng trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ Mục tiêu môn học: - Kiến thức: + Phân biệt loại văn bản: văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn hợp đồng + Xác định hình thức,nội dung quy trình soạn thảo văn + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức học soạn thảo số văn quy phạm pháp luật, văn hành thơng dụng văn hợp đồng - Kỹ năng: + Phân loại loại văn + Thực phương pháp, kỹ thuật soạn thảo loại văn thơng dụng: cơng văn, tờ trình, lập biên nghiệm thu, tốn cơng trình, thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ khác - Năng lực tự chủ trách nhiệm: + Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn + Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động,sáng tạo, trung thực,niềm nở gần gũi với người Page CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã chương: MH17.01 Mục tiêu học: - Đánh giá vai trò,chức văn hệ thống văn thiếu quản lý nhà nước phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội - Xác định hình thức nội dung,quy trình soạn thảo văn - Phân loại thống văn theo nội dung, hình thức, chức khác văn - Thực số thể thức văn theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn Nội dung chính: Khái niệm, đặc điểm văn (VB) 1.1 Khái niệm Văn hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ký hiệu hay ngôn ngữ định (ngôn ngữ ghi lại dạng chữ chữ viết) Với cách hiểu rộng vậy, văn cịn gọi vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu chữ viết) - Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm dùng để cơng văn giấy tờ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp + Công văn dùng để văn quan, xí nghiệp ban hành theo thể thức định (tức phải tuân theo quy định định hình thức nội dung văn bản): Quốc hiệu, quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ kí, dấu quan… + Giấy tờ văn hình thành quan, xí nghiệp khơng phải cơng văn (tức khơng theo thể thức chung) như: đơn từ cá nhân, loại sổ sách… - Nghĩa chung nhất: Page Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thơng tin ngơn ngữ hay kí hiệu định Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội quản lý nhà nước mà văn có nội dung hình thức khác 1.2 Đặc điểm Văn có đặc điểm sau: - Văn phải thể ngơn ngữ viết thơng qua hệ thống kí hiệu, kí tự định - Ngơn ngữ viết, kí hiệu, kí tự phải thể chất liệu chuyên môn định (vật liệu ghi tin) - Thể ý chí chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận - Văn có nội dung hình thức khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực đời sống xã hội mà phản ánh Văn quản lý nhà nước 2.1 Khái niệm Văn quản lí Nhà nước loại văn hình thành hoạt động quản lí chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa 2.2 Đặc điểm - Chủ thể ban hành : Các quan quản lí Nhà nước Văn quản lý Nhà nước văn luật, luật, văn khác quan hệ thống tổ chức máy Nhà nước (Bộ máy nhà nước cộng hoà XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; chủ tịch nước; Chính phủ; quan trung ương phủ; Tồ án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Nhà nước giao - Cơ chế ban hành: Văn quản lí Nhà nước ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định Phân loại văn 3.1 Theo hiệu lực pháp lý a Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục trình tự luật định, có quy tắc xử chung, nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Page Gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Nghị liên tịch, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch Ví dụ: Hiến pháp nước Cộng Hịa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013 ( Quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015) b Văn cá biệt Văn cá biệt văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định, đưa quy tắc xử riêng một nhóm đối tượng nhằm giải công việc cụ thể, phù hợp với chức quyền hạn Gồm : Quyết định cá biệt, thị cá biệt, điều lệ, quy chế, quy định Ví dụ: Quyết định Bộ trưởng Bộ nông nghiệp & Phát triển nông thôn việc khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích cao cơng tác thi đua năm học 2015-2016 c Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường loại văn mang thông tin, điều hành, thực thi văn quy phạm pháp luật, dùng để giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan tổ chức Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thơng báo, báo cáo, cơng văn, tờ trình, giấy mời, biên bản… Ví dụ: Thông báo tuyển dụng viên chức năm 2016 trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô d Văn chuyên ngành Văn chuyên ngành văn thể chun mơn nghiệp vụ mang tính chất đặc thù ngành lĩnh vực công tác định Gồm: Quy định, định, công văn, hóa đơn, séc, văn bằng, chứng Ví dụ: Văn ngoại giao: Công hàm, hiệp định, hiệp ước… Văn tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo toán… Văn tư pháp: Cáo trạng, định khởi tố, án văn… 3.2 Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010 - “Bản gốc” dự thảo cuối người có thẩm quyền duyệt Page - “Bản chính” Bản văn bản" hồn chỉnh nội dung thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị - “Bản sao” nguyên từ có giá trị cấp có thẩm quyền xác nhận 3.3 Theo nội dung - Văn kinh tế: thị trường chứng khoán, đất đai… - Văn ngoại giao - Văn kỹ thuật: xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn… 3.4 Theo nguồn gốc văn - Văn đi: Văn mà quan đơn vị ban hành gửi đi, quan khác đối tượng tiếp nhận - Văn đến: Gồm văn đơn vị quan khác ban hành gửi tới - Văn lưu hành nội bộ: Văn ban hành sử dụng quan khơng gửi đi, khơng có giá trị ngồi quan 3.5 Theo phạm vi sử dụng - Văn mang tính chất mật: Sử dụng phạm vi hẹp, có nội dung bí mật nhà nước, quan kinh tế, trị, quốc phịng… mức độ: mật tuyệt mật - Văn sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho đối tượng tiếp nhận Chức văn 4.1 Chức thông tin Văn sản sinh trước hết nhu cầu giao tiếp, chức thơng tin có tất loại văn Đây chức nói đến đầu tiên, trước chức quan trọng thơng qua chức chức khác thể Thông tin chứa văn quản lí Nhà nước khác với dạng thơng tin khác: Nó thơng tin mang tính thống, bền vững độ xác cao, hướng người đến hành động Nhà nước đặt Chức thông tin văn thể qua mặt sau: + Ghi lại thông tin quản lý; + Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi đến nơi khác hệ thông quản lý hay từ quan đến cá nhân; + Giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; Page + Giúp quan đánh giá thông tin thu qua hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng văn thể dạng : Thông tin khứ; thông tin hành; thông tin dự báo Thông tin văn phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, xác, kịp thời 4.2 Chức pháp lý Chức có văn Quản lí Nhà nước, điều phản ánh nội dung văn Quản lí Nhà nước (đặc biệt văn Quy phạm pháp luật); chứa đựng quy phạm, quy định, tiêu chuẩn, chế độ sách Tất điều làm sở cho quan Nhà nước thực thi công vụ Chức pháp lí văn cho phép trật tự pháp lí cơng dân làm tất mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu quyền nghĩa vụ công dân Mặt khác chức làm sở để tổ chức máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ quan máy Có thể hiểu cách ngắn gọn chức pháp lí văn là: - Nó làm cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm quan Nhà nước vấn đề xã hội mà quan Nhà nước với tư cách chủ thể quản lí lĩnh vực - Nó sở pháp lí để cơng dân thực quyền nghĩa vụ Chức thể phương diện đây: - Ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ mặt luật pháp tồn xã hội - Là sở pháp lý cho hoạt động quan, tổ chức, đoàn thể… - Là sản phẩm vận dụng quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN quản lý xã hội, phản ánh trình giải nhiệm vụ phương diện pháp lý theo quy định pháp luật hành 4.3 Chức quản lý điều hành Đây chức có văn sản sinh môi trường quản lí Chức quản lí văn thể việc chúng tham gia vào tất giai đoạn q trình quản lí Quản lí trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, quyêt định, tổ chức thực định, kiểm tra đánh giá Trong tất khâu nói khâu cần có tham gia văn Trong hoạt động quản lí xã hội đại định quản lí phải thể văn Như văn công cụ đầy hiệu lực q trình quản lí Page - Thế chấp tài sản việc bên (gọi bên chấp) dùng tài sản thuộc sở hữu để bảo đảm thực nghĩa vụ theo hợp đồng bên (gọi bên nhận chấp) khơng chuyển giao tài sản cho bên nhận chấp Việc chấp tài sản phải lập thành văn bản, lập thành văn riêng ghi hợp đồng Trong trường hợp pháp luật có quy định văn thay phải công chứng, chứng thực đăng ký - Đặt cọc việc bên giao cho bên khoản tiền kim khí quí, đá quý vật có giá trị khác (gọi tài sản đặt cọc) thời hạn để bảo đảm giao kết thực hợp đồng Việc đặt cọc phải lập thành văn - Ký cược việc bên thuê tài sản động sản giao cho bên cho thuê khoản tiền kim khí quí, đá q vật có giá trị khác (gọi tài sản ký cược) thời hạn để bảo đảm việc trả lại tài sản thuê - Ký quỹ việc bên có nghĩa vụ gửi khoản tiền kim khí q, đá q giấy tờ có giá khác vào tài khoản phong toả ngân hàng để bảo đảm việc thực nghĩa vụ theo hợp đồng - Bảo lãnh việc người thứ ba (gọi bên bảo lãnh) cam kết với bên có quyền (gọi bên nhận bảo lãnh) thực nghĩa vụ thay cho bên có nghĩa vụ (gọi bên bảo lãnh), đến thời hạn mà bên bảo lãnh không thực thực không nghĩa vụ Các bên thoả thuận việc bên bảo lãnh phải thực nghĩa vụ bên bảo lãnh khơng có khả thực nghĩa vụ Việc bảo lãnh phải lập thành văn bản, lập thành văn riêng ghi hợp đồng Trong trường hợp pháp luật có quy định văn bảo lãnh phải cơng chứng, chứng thực - Tín chấp việc Tổ chức trị - xã hội pháp luật cho phép bảo đảm (bằng tín chấp) cho cá nhân, hộ gia đình nghèo vay khoản tiền ngân hàng tổ chức tín dụng khác để sản xuất, kinh doanh, làm dịch vụ Việc cho vay có bảo đảm tín chấp phải lập thành văn có ghi rõ số tiền vay, mục đích vay, thời hạn vay, lãi suất, quyền, nghĩa vụ trách nhiệm người vay, ngân hàng, tổ chức tín dụng cho vay tổ chức bảo đảm 1.1.7 Những HĐKT trái pháp luật a HĐKT vơ hiệu hóa tồn bộ: - Nội dung HĐKT vi phạm pháp luật - Các bên tham gia không đảo bảo tư cách chủ thể - Người đại diện ký hợp đồng không thẩm quyền b HĐKT bị vơ hiệu hóa phần - Chỉ vơ hiệu hóa điều khoản trái pháp luật Page 80 - Còn điều khoản khác có hiệu lực thực ràng quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế hoạch 1.2 Cơ cấu HĐKT 1.2.1 Phần mở đầu Phần mở đầu phần Hợp đồng Tùy thuộc vào loại hợp đồng mà bên soạn thảo hợp đồng cho phù hợp Phần mở đầu có nội dung sau: - Quốc hiệu; - Số ký hiệu hợp đồng; - Tên hợp đồng; - Những xác lập hợp đồng; - Địa điểm, thời điểm ký hợp đồng 1.2.2 Phần thông tin chủ thể hợp đồng - Tên chủ thể ký kết hợp đồng: Cần ghi tên giấy phép thành lập hợp pháp chủ thể, người đại diện theo pháp luật chủ thể người đại diện theo ủy quyền - Địa chủ thể hợp đồng: Địa chủ thể hợp đồng địa trụ sở pháp nhân Ghi rõ số nhà, đường phố, xóm ấp, phường xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố - Điện thoại, telex, Fax: Trong kinh tế thị trường, việc thông tin nhanh chóng điều kiện giúp bên kinh doanh thuận tiện Việc ghi điện thoại, telex, Fax giúp bên trao đổi thơng tin nhanh chóng hơn, giảm bớt chi phí lại, trừ trường hợp cần thiết - Người đại diện ký kết hợp đồng: Đây nội dung quan trọng hợp đồng kinh tế Nó liên quan đến tính hiệu lực hợp đồng người phải người có thẩm quyền ký kết hợp đồng kinh tế - thương mại Pháp luật hành quy định bên cần đại diện hợp pháp ký kết hợp đồng Đó người đại diện theo pháp luật đại diện theo ủy quyền Trong trường hợp người ủy quyền ký kết hợp đồng phải ghi rõ thời gian ủy quyền, chức vụ người ký giấy ủy quyền, số giấy ủy quyền 1.2.3 Nội dung hợp đồng Kinh tế - Thương mại Nội dung hợp đồng Kinh tế thương mại tổng hợp quyền nghĩa vụ bên chủ thể hợp đồng Thơng thường có điều khoản: - Điều khoản thường lệ: Page 81 Là điều khoản mà nội dung quy định văn quy phạm pháp luật Những nội dung bên đưa vào hợp đồng nhằm khẳng định lại tăng tầm quan trọng cụ thể hóa khơng trái quy định pháp luật Đối với điều khoản thường lệ, cần lưu ý quy định phạt vi phạm hợp đồng theo quy định pháp luật Dân Thương mại, bên áp dụng phạt vi phạm hợp đồng hợp đồng có điều khoản thỏa thuận vấn đề - Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản hợp đồng nên bắt buộc bên phải thỏa thuận ghi vào văn hợp đồng Phần nội dung hợp đồng bao gồm: + Đối tượng hợp đồng; + Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng sản phẩm, hàng hóa yêu cầu kỹ thuật công việc; + Giá cả; bảo hành; điều kiện nghiệm thu, giao nhận; phương thức toán; trách nhiệm vi phạm hợp đồng; chuyển nhượng hợp đồng; giải tranh chấp; biện pháp bảo đảm thực hợp đồng Các điều khoản khác liên quan trực tiếp đến đặc điểm loại hợp đồng kinh tế điều khoản chủ yếu loại hợp đồng - Điều khoản tùy nghi: Là điều khoản bên tự thỏa thuận với chưa có quy định pháp luật có quy định pháp luật bên chưa phép tận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế bên mà không trái với pháp luật 1.2.4 Phần ký kết hợp đồng - Số lượng hợp đồng cần ký kết: Căn vào nhu cầu bên ký kết hợp đồng mà thỏa thuận số lượng hợp đồng cho phù hợp Điều quan trọng hợp đồng phải đảm bảo nội dung giống có giá trị pháp lý - Chữ ký bên: Mỗi bên cần người ký vào Hợp đồng, người đại diện hợp pháp bên ghi phần “thông tin chủ thể hợp đồng” - Đóng dấu bên: Thông thường hợp đồng ký kết bên có dấu đóng lên chữ ký đại diện ký kết hợp đồng Dấu đơn vị đóng trùm lên phần chữ ký 1.3 Phụ lục hợp đồng văn bổ sung hợp đồng 1.3.1 Văn phụ lục HĐKT Page 82 Việc lập văn phụ lục hợp đồng áp dụng trường hợp bên chủ thể hợp đồng cần chi tiết cụ thể hóa điều khoản hợp đơng mà hợp đồng không nên ghi chi tiết, cụ thể hợp đồng Nguyên tắc chung phụ lục hợp đồng ký kết thời điểm với hợp đồng nội dung phụ lục không trái với hợp đồng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Địa danh, ngày … tháng… năm… PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ Số - Căn theo HĐKT số ký ngày…….tháng…….năm - Căn nhu cầu thực tế bên Chúng gồm có: BÊN TH/MUA/SỬ DỤNG DỊCH VỤ (Bên A): CƠNG TY Đại diện: Chức vụ: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Mã số thuế: Số tài khoản: BÊN CHO THUÊ/BÁN/CUNG CẤP DỊCH VỤ (Bên B): CÔNG TY Đại diện: Chức vụ: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Page 83 Mã số thuế: Số tài khoản: Sau xem xét, thỏa thuân hai bên đến thống ký Phụ lục hợp đồng dịch vụ số ………… hợp đồng ký số , ngày…, tháng…năm…cụ thể sau: Điều khoản chung: 5.1 Quyền nghĩa vụ bên quy định hợp đồng số: 5.2 Phụ lục hợp đồng lập thành bản, có nội dung & giá trị pháp lý nhau, bên giữ 5.3 Phụ lục phần tách rời HĐDV số có giá trị kể từ ngày ký… ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC 1.3.2 Biên bổ sung HĐKT Trong trình thực hợp đồng, bên thỏa thuận xác lập văn bổ sung điều khoản hợp đồng ký kết như: thay đổi, bổ sung nội dung điều khoản hợp đồng thực cho phù hợp với điều kiện thực tế bên Văn điều chỉnh hợp đồng phận hợp đồng có giá trị pháp lý hợp đồng 1.4 Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ văn phạm văn HĐKT Hiện nay, khơng có quy định thức ngôn ngữ hợp đồng Ngoại trừ số văn như: Khoản 2, Điều 14 Luật chuyển giao công nghệ: Ngôn ngữ hợp đồng chuyển giao công nghệ bên thoả thuận; trường hợp cần giao dịch Việt Nam phải có hợp đồng tiếng Việt Hợp đồng tiếng Việt tiếng nước ngồi có giá trị Page 84 Khoản 3, Điều 11 Nghị định 48/2010/NĐ-CP: Trường hợp hợp đồng xây dựng có tham gia phía nước ngồi ngôn ngữ sử dụng tiếng Việt tiếng Anh Khi hợp đồng xây dựng ký kết hai ngơn ngữ bên phải thỏa thuận ngơn ngữ sử dụng trình giao dịch hợp đồng thứ tự ưu tiên sử dụng ngôn ngữ để giải tranh chấp hợp đồng xây dựng (nếu có) Tuy nhiên, yêu cầu quan thuế việc dịch hợp đồng sang tiếng Việt hoàn toàn thỏa đáng, dựa theo Khoản 4, Điều Thông tư số28/2011/TT-BTC: "Ngôn ngữ sử dụng hồ sơ thuế tiếng Việt Tài liệu tiếng nước phải dịch tiếng Việt" Tuy nhiên, dịch hoàn tồn thực cơng ty, có đóng dấu y chịu hồn tồn trách nhiệm trước pháp luật Trường hợp văn có độ dài 20 trang giấy A4 người nộp thuế có văn giải trình đề nghị cần dịch điều khoản nội dung có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế Người dịch phải tự chịu trách nhiệm nội dung dịch, nhiên, người dịch phải thỏa mãn điều kiện định quan có thẩm quyền chứng thực dịch cho họ Tất nhiên, phía quan thuế yêu cầu dịch phải chứng thực để đảm bảo tính khách quan khơng phải xác nhận doanh nghiệp - Ngôn ngữ sử dụng HĐKT phải ngôn ngữ tiếng Việt sáng, không dùng ký hiệu đặc biệt, thừa chữ, từ ngữ phải đơn chiều, xác, khơng dùng từ ngữ địa phương, cục - Trong văn HĐKT ký kết với người nước ngồi phải có hai ngơn ngữ, tiếng Việt ngôn ngữ khác tiếng Anh Hợp đồng lao động 2.1: Khái niệm đặc điểm hợp đồng lao động (HĐLĐ) Luật pháp quy định quyền nghĩa vụ người lao động người sử dụng lao động, tiêu chuẩn lao động, nguyên tắc sử dụng quản lý lao động Để quy định trách nhiệm bên quan hệ lao động người sử dụng lao động người lao động, luật lao động quy định phải ký kết hợp đồng lao động 2.1.1 Khái niệm Hợp đồng lao động thỏa thuận người lao động người sử dụng lao động việc làm có trả cơng, điều kiện lao động, quyền nghĩa vụ bên quan hệ lao động Hợp đồng lao động thể quan hệ có tính chất luật pháp người sử dụng lao động người lao động thỏa thuận sở luật pháp quy định Hợp đồng lao động bảo vệ lợi ích người lao động, đảm bảo tính cơng bằng, bình đẳng quan hệ lao động hai bên Page 85 2.1.2 Đặc điểm - Hợp đồng lao động phải thỏa thuận sở luật pháp đạo đức xã hội - Hợp đồng lao động phải dựa sở văn quy định thể chế sách sử dụng lao động người sử dụng lao động Vì thỏa thuận với người lao động, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động biết quy định để họ hiểu biết chấp thuận 2.2 Nguyên tắc giao kết HĐLĐ 2.2.1 Nội dung chủ yếu hợp đồng lao động Tên địa người sử dụng lao động người đại diện hợp pháp Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa nơi cư chú, số chứng minh nhân dân giấy tờ hợp pháp khác người lao động Công việc địa điểm làm việc Thời hạn hợp đồng lao động Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương khoản bổ sung khác Chế độ nâng bậc, nâng lương Thời gian làm việc, nghỉ ngơi Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động Bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế 10 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ nghề 2.2.2 Hình thức HĐLĐ - Hợp đồng lao động đòi hỏi phải ký kết văn làm thành 02 bản, bên giữ - Luật pháp cho phép ký kết hợp đồng miệng giới hạn cụ thể (hợp đồng tháng) Khi hết hạn, bên tiếp tục thực cần ký kết lại, hợp đồng lao động không cho phép kéo dài thời hạn hợp đồng 2.2.3 Các loại hợp đồng lao động Theo quy định điều 27 Bộ luật Lao động 2005, hợp đồng lao động ký kết dạng sau: - Hợp đồng lao động không xác định thời hạn (hay hợp đồng lao động vĩnh viễn) hợp đồng lao động không quy định thời hạn hợp đồng Hợp đồng sau ký kết có hiệu lực người lao động hưu có định hợp pháp hủy bỏ hợp đồng hợp đồng hết giá trị Page 86 - Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng hợp đồng bên xác định thời gian có giá trị hợp đồng từ 12 tháng đến 36 tháng Sau hết thời hạn, hợp đồng lao động hết giá trị - Hợp đồng lao động theo thời vụ theo công việc định mà thời hạn 12 tháng hợp đồng bên thỏa thuận làm cơng việc cụ thể có thời hạn 12 tháng theo mùa vụ cụ thể Sau hết hạn, hợp đồng hết giá trị thực xong công việc hết thời vụ, hợp đồng hết giá trị Khi hợp đồng lao động hết hạn mà người lao động tiếp tục làm việc thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới; không ký kết hợp đồng lao động mới, hợp đồng giao kết trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn Trường hợp hai bên ký kết hợp đồng lao động hợp đồng xác định thời hạn ký thêm thời hạn, sau người lao động tiếp tục làm việc phải ký kết hợp đồng không xác định thời hạn 2.2.4 Cách thức giao kết hợp đồng: - Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác trung thực - Tự giao kết hợp đồng lao động không trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể trái với đạo đức xã hội 2.3 Quy định thực HĐLĐ Hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày bên giao kết ghi hợp đồng Điều 30 Thực công việc theo hợp đồng lao động Công việc theo hợp đồng lao động phải người lao động giao kết hợp đồng thực Địa điểm làm việc thực theo hợp đồng lao động theo thỏa thuận khác hai bên Theo Mục Chương III Luật số 10/2012/QH13 Quốc hội : Bộ luật lao động thì: Điều 31 Chuyển người lao động làm cơng việc khác so với hợp đồng lao động Khi gặp khó khăn đột xuất thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh, áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, cố điện, nước nhu cầu sản xuất, kinh doanh, người sử dụng lao động quyền tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động, không 60 ngày làm việc cộng dồn năm, trừ trường hợp đồng ý người lao động Khi tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải báo cho người lao động biết trước 03 ngày Page 87 làm việc, thông báo rõ thời hạn làm tạm thời bố trí cơng việc phù hợp với sức khoẻ, giới tính người lao động Người lao động làm công việc theo quy định khoản Điều trả lương theo công việc mới; tiền lương công việc thấp tiền lương cơng việc cũ giữ ngun mức tiền lương cũ thời hạn 30 ngày làm việc Tiền lương theo cơng việc phải 85% mức tiền lương công việc cũ không thấp mức lương tối thiểu vùng Chính phủ quy định Điều 32 Các trường hợp tạm hoãn thực hợp đồng lao động Người lao động làm nghĩa vụ quân Người lao động bị tạm giữ, tạm giam theo quy định pháp luật tố tụng hình Người lao động phải chấp hành định áp dụng biện pháp đưa vào trường giáo dưỡng, đưa vào sở cai nghiện bắt buộc, sở giáo dục bắt buộc Lao động nữ mang thai theo quy định Điều 156 Bộ luật Các trường hợp khác hai bên thoả thuận Điều 33 Nhận lại người lao động hết thời hạn tạm hoãn thực hợp đồng lao động Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn hợp đồng lao động trường hợp quy định Điều 32 Bộ luật này, người lao động phải có mặt nơi làm việc người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác Điều 34 Người lao động làm việc không trọn thời gian Người lao động làm việc khơng trọn thời gian người lao động có thời gian làm việc ngắn so với thời gian làm việc bình thường theo ngày theo tuần quy định pháp luật lao động, thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể ngành quy định người sử dụng lao động Người lao động thoả thuận với người sử dụng lao động làm việc không trọn thời gian giao kết hợp đồng lao động Người lao động làm việc không trọn thời gian hưởng lương, quyền nghĩa vụ người lao động làm việc trọn thời gian, quyền bình đẳng hội, không bị phân biệt đối xử, bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động 2.4 Quy định chấm dứt HĐLĐ Điều 36 Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định khoản Điều 192 Bộ luật Page 88 Đã hồn thành cơng việc theo hợp đồng lao động Hai bên thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động Người lao động đủ điều kiện thời gian đóng bảo hiểm xã hội tuổi hưởng lương hưu theo quy định Điều 187 Bộ luật Người lao động bị kết án tù giam, tử hình bị cấm làm cơng việc ghi hợp đồng lao động theo án, định có hiệu lực pháp luật Toà án Người lao động chết, bị Toà án tuyên bố lực hành vi dân sự, tích chết Người sử dụng lao động cá nhân chết, bị Toà án tuyên bố lực hành vi dân sự, tích chết; người sử dụng lao động cá nhân chấm dứt hoạt động Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải theo quy định khoản Điều 125 Bộ luật Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định Điều 37 Bộ luật 10 Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định Điều 38 Bộ luật này; người sử dụng lao động cho người lao động việc thay đổi cấu, cơng nghệ lý kinh tế sáp nhật, hợp nhất, chia tách doanh nghiệp, hợp tác xã Điều 37 Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động người lao động Điều 38 Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động người sử dụng lao động … Mục Chương III Luật số 10/2012/QH13 Quốc hội : Bộ luật lao động Thực hành - Giới thiệu,tham khảo mẫu số văn loại hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động - Giảng viên hướng dẫn chi tiết thể thức, bố cục, nội dung loai hợp đồng gắn với phần lý thuyết học - Sinh viên thực hành soạn thảo3 văn hợp đồng : + Hợp đồng mua bán hàng hoá + Hợp đồng vận chuyển hàng hoá + Hợp đồng lao động xác định thời gian Page 89 I Kỹ thuật soạn thảo 1) Phần mở đầu: - Quốc hiệu - Tên loại hợp đồng - Số ký hiệu hợp đồng 2) Phần thông tin chủ thể (gồm người sử dụng lao động người lao động) - Tên địa người sử dụng lao động người đại diện hợp pháp; - Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa nơi cư trú, số chứng minh nhân dân giấy tờ hợp pháp khác người lao động; 3) Phần nội dung hợp đồng lao động: + Điều khoản việc làm: điều khoản cần ý nội dung sau: - Những quy định loại hợp đồng - Những quy định thời hạn hợp đồng - Những quy định chức vụ, cương vị đảm nhận - Những quy định công việc phải làm + Điều khoản thời gian làm việc: phải ghi rõ ngày hay phần ngày, có quy định cụ thể khoảng thời gian làm việc ngày phải ghi đầy đủ, cho phép sử dụng thời gian linh hoạt phải ghi cụ thể thời gian linh hoạt đó, có huy động theo thêm (ngồi giờ) phải nêu rõ + Điều khoản điều kiện lao động: phải ghi cụ thể mức điều kiện lao động: bình thường, độc hại, đặc biệt Nếu điều kiện nặng nhọc, độc hại, đặc biệt phải xác định mức phụ cấp người lao động hưởng + Điều khoản quyền lợi người lao động: phải ghi rõ mức tiền lương tiền công; loại phụ cấp hưởng; loại thưởng; phúc lợi xã hội hưởng; chế độ bảo hiểm; trang bị bảo hộ lao động cấp phát; ngày nghỉ lễ, phép… + Điều khoản nghĩa vụ người lao động: cần phải quy định rõ ràng người lao động có nghĩa vụ tuân thủ quy định đơn vị luật pháp, sách nhà nước Nếu thực theo luật pháp quy định đơn vị phải ghi rõ theo điều văn + Điều khoản quyền hạn người lao động: cần phải quy định rõ quyền theo quy định pháp luật đơn vị Page 90 + Điều khoản nghĩ vụ người sử dụng lao động: cần xác định cụ thể theo văn nào, điều Nếu có thỏa ước lao động tập thể xác định theo thỏa ước lao động tập thể + Điều khoản quyền hạn người sử dụng lao động: cần xác định rõ theo quy định pháp luật, quy chế pháp quy đơn vị hay văn phải dẫn cụ thể (ví dụ: điều chuyển người lao động, kỷ luật, tạm ngưng việc….) + Điều khoản thỏa thuận khác: hai bên xác định cần ghi cách cụ thể Những điều khoản tùy nghi phải dựa sở quy định luật pháp hành (ví dụ: khốn vật rẻ tiền mau hỏng làm hỏng đền bù, dụng cụ làm việc trường hợp cụ thể, trợ cấp ốm đau…) 4) Phần hiệu lực hợp đồng: - Thời gian có hiệu lực hợp đồng - Số lượng hợp đồng - Chữ ký người sử dụng lao động người lao động III) THAM KHẢO MẪU HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Số: …… – HĐLĐ Chúng tơi: Một bên là: Ơng (bà): ……………………………………………… Sinh năm: ……………………… Quốc tịch: …… Chức vụ: ……………………………………………… Đại diện doanh nghiệp: ……………………………… Một bên là: Page 91 Ông (bà): ………………………………………………… Sinh năm: ……………………… Quốc tịch: ………… Trình độ văn hóa: ……………………………………… Nghề nghiệp: …………………………………………… Nơi cấp trú: ……………………………………………… Giấy chứng minh nhân dân (hoặc sổ lao động) số: ……… Cùng thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động gồm điều khoản đây: Điều 1: Ông (bà): ……………………………………… Sẽ làm việc cho: ……………………………………… Theo hình thức (ghi rõ loại đồng khơng xác định thời hạn, hợp đồng có thời hạn xác định hay hợp đồng theo mùa vụ, hay công việc) Tại địa điểm: (Kể phạm vi dự kiến có di chuyển): ……………… Phương tiện lại làm việc (từ nơi đến doanh nghiệp ngược lại doanh nghiệp đảm nhiệm hay cá nhân tự lo liệu): ………………………………………… Chức vụ, cương vị đảm nhiệm: …………………………………………… Mức lương (ghi số chữ, loại tiền): ……………………………… Phụ cấp gồm có: ……………………………………………………………… Điều 2: Ơng (bà): ……………………………………………………… Sẽ làm việc theo chế độ thời gian (bình thường, đặc biệt):…………………… Số ngày nghỉ hưởng lương hàng năm gồm: ……………………………… Được cấp phát vật dụng cần thiết để làm việc như: ………………… Và phải chịu trách nhiệm (hay không chịu trách nhiệm) việc giữ gìn, bảo quản tài sản để: + Mất + Hư hỏng Trang bị bảo hộ làm việc gồm: …………………………………………… Điều 3: Ông (bà): ……………………………………………………… Chịu điều hành trực tiếp cơng việc Ơng (bà)…………………… (ghi rõ chức vụ người quản lý) Ngoài cần thiết làm theo thị Ông (bà): ………………………… Page 92 Điều 4: Ơng (bà): ……………………………………………………… Có nghĩa vụ: …………………………………………………… Điều 5: Ơng (bà): …………………………………………………………… Có quyền: ………………………………………… Đề nghị thỏa thuận lại toàn nội dung nêu hợp đồng (thông qua người quản lý trực tiếp, đại diện công nhân hay đại diện tổ chức cơng đồn, trực tiếp với giám đốc) Được hưởng (các phúc lợi) gồm: …………………………………………… Và hưởng nâng lương, bồi dưỡng theo chế độ: ……………………………………………………………………… Chấm dứt hợp đồng lao động khi: …………………………………… Nhưng phải báo cho doanh nghiệp biết trước thời hạn là: ……………… Nếu không tuân theo thời hạn báo trước, ông (bà) (bị yêu cầu bồi thường, cắt giảm tiền thưởng: ………………………………………………………… Điều 6: Doanh nghiệp:……………………………………………… Có nghĩa vụ: ……………………………………………………………… Và có quyền: ……………………………………………………… Điều 7: Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ………………… ngày ……………… Điều 8: Hợp đồng làm thành hai (02): - Một Ông (bà) ……………………………………… giữ - Một lưu giữ doanh nghiệp Lập tại: …………………………………………………… Ngày … tháng … năm …… GIÁM ĐỐC (Ký tên) (Ký tên, đóng dấu) Kiểm tra Page 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Nhập mơn cơng tác văn thư” – Tác giả PGS Vương Đình Quyền (2007) Nghị định 09/2010/NĐ – CP ban hành ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 Luật số 10/2012/QH13 Quốc hội : BỘ LUẬT LAO ĐỘNG Mẫu soạn thảo văn - NXB Lao động - 2007 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cơng báo ( năm 2013, 2014, 2015, 2016) Thông tư Số: 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 10.Các trang mạng : http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban?class_i d=1&mode=detail&document_id=163542 http://www.archives.gov.vn/Pages/Home%20page.aspx 11 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Page 94 ... lý văn diễn nhanh chóng dễ dàng Quy trình soạn thảo văn Bước 1: Thảo văn - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo - Thu thập thông tin chuẩn bị soạn thảo - Soạn thảo văn. .. trình soạn thảo văn - Phân loại thống văn theo nội dung, hình thức, chức khác văn - Thực số thể thức văn theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 570 0-1 992 - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình... Theo nội dung - Văn kinh tế: thị trường chứng khoán, đất đai… - Văn ngoại giao - Văn kỹ thuật: xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn? ?? 3.4 Theo nguồn gốc văn - Văn đi: Văn mà quan đơn