Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đang thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế (TMQT) gia tăng, đặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập WTO, dẫn đến sự tăng trưởng về số lượng và chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Việc cắt giảm hàng rào thuế quan và phi thuế quan đã mở rộng quan hệ hợp tác và giao thương của Việt Nam với các quốc gia khác Đàm phán là một khâu quan trọng trong TMQT, giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng và đảm bảo hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn gặp khó khăn trong hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng, điều này đòi hỏi sự chú ý nâng cao khả năng và hiệu quả trong lĩnh vực này.
Công ty TNHH Quốc Minh là một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Hà Nội và miền Bắc Việt Nam, chuyên cung cấp thảm và vật liệu trang trí nội thất chất lượng.
Công ty chúng tôi chuyên nhập khẩu thảm, vật liệu trải sàn, mành, rèm và giấy dán tường từ các quốc gia như Bỉ, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Indonesia và Thái Lan.
Công ty TNHH Quốc Minh hiện đang kinh doanh hoàn toàn bằng sản phẩm nhập khẩu, vì vậy, việc đàm phán với các đối tác nước ngoài là rất quan trọng, ảnh hưởng đến thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh Qua thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công ty cũng đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu, bao gồm các vấn đề liên quan đến nhân sự và giá cả Chính vì lý do đó, tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh”.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Từ năm 2010 đến 2012, tại trường Đại học Thương Mại, chưa có luận văn nào nghiên cứu về việc hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thảm và vật liệu trang trí nội thất cho công ty TNHH Quốc Minh Một số luận văn khác tại trường có liên quan đến lĩnh vực này nhưng chưa đi sâu vào chủ đề cụ thể.
- Tường Hương Giang, năm 2010, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nhựa đường tại công ty TNHH nhựa đường Petrolimex.
Nguyễn Thị Hương, vào năm 2010, đã quản lý quy trình đàm phán nhằm ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc cho công ty TNHH Hàn Việt.
Dương Thị Thanh Hải đã hoàn thiện quy trình đàm phán thành công vào năm 2011 để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu cho Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông.
Vào năm 2012, Phạm Thị Miền đã quản trị quy trình đàm phán thành công để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore cho công ty TNHH Nam Dao Hà Nội.
Vào năm 2012, Tạ Thành Nam đã quản lý quy trình giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu phụ gia từ thị trường Pháp cho Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex.
Khóa luận của em hoàn toàn khác biệt so với các luận văn, khóa luận trước đây tại trường Đại học Thương Mại Sản phẩm mà em nghiên cứu là thảm và vật liệu trang trí nội thất, và công ty em thực tập, TNHH Quốc Minh, cũng khác hẳn với các đề tài trước.
Mục đích nghiên cứu
Khóa luận này giúp củng cố kiến thức về đàm phán trong thương mại quốc tế (TMQT) và quy trình đàm phán đã được học Nội dung được minh họa thông qua việc nghiên cứu thực tế hoạt động nhập khẩu thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh.
Dựa trên lý thuyết và tình hình thực tế của công ty TNHH Quốc Minh, khóa luận đề xuất các giải pháp chính nhằm cải thiện quy trình đàm phán trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu thảm và vật liệu trang trí nội thất.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu: sơ cấp
Quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch chi tiết, tổ chức thực hiện đàm phán một cách hiệu quả và tiến hành kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau mỗi lần đàm phán Việc quan sát thực tế quy trình này giúp tối ưu hóa các chiến lược thương thảo, nâng cao hiệu quả hợp tác và đảm bảo chất lượng sản phẩm nhập khẩu.
Từ năm 2010 đến năm 2012, chúng tôi đã thu thập dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp từ phòng tài chính – kế toán và phòng kinh doanh, bao gồm các bảng báo cáo tài chính, số liệu về cơ cấu nhập khẩu và báo cáo thường niên trong cùng giai đoạn.
Phương pháp tổng hợp dữ liệu
- Phương pháp thống kê: Liệt kê và đưa vào bảng phân tích dữ liệu thu được của doanh nghiệp thông qua phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh.
- Phương pháp phân tích: Dựa vào các yêu tố ngoại cảnh tác động đến doanh nghiệp đưa ra những suy luận thực tiễn.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm bốn chương, bên cạnh các phần như lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt và tài liệu tham khảo.
- Chương 1: Tổng quan về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu.
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Chương 3 trình bày thực trạng quy trình đàm phán trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh Quy trình này bao gồm các bước quan trọng như xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, thương thảo điều khoản hợp đồng và ký kết Việc thực hiện quy trình đàm phán hiệu quả không chỉ giúp công ty đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian giao hàng Hơn nữa, việc nắm vững quy trình này là yếu tố then chốt để công ty nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Chương 4 trình bày định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn giúp công ty mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng sản phẩm Các giải pháp đề xuất bao gồm cải thiện kỹ năng đàm phán, xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững, và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp đồng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Tổng quan về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
2.1.1 Khái niệm về đàm phán
Khái niệm về đàm phán:
Theo Joseph Burnes, đàm phán là quá trình thảo luận giữa hai hoặc nhiều bên nhằm đạt được thỏa thuận về các vấn đề gây trở ngại cho họ Mục tiêu của đàm phán là tìm ra giải pháp chung mà không bên nào có đủ quyền lực hoặc không muốn sử dụng quyền lực để giải quyết những vấn đề này.
Mục đích của đàm phán là tìm ra các giải pháp nhằm giải quyết các mâu thuẫn còn tồn tại giữa các bên tham gia đàm phán.
Khái niệm về đàm phán thương mại quốc tế:
Theo sách hướng dẫn dành cho nhân viên mãi vụ của không quân Mỹ, đàm phán thương mại quốc tế được xem là một nghệ thuật nhằm đạt được sự hiểu biết chung Quá trình này dựa trên việc mặc cả các yếu tố thiết yếu của hợp đồng như giao hàng, quy cách phẩm chất, giá cả và các điều khoản khác.
Đàm phán thương mại quốc tế là quá trình thảo luận giữa các bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và giải quyết những quan điểm bất đồng để đạt được một hợp đồng thương mại.
Đàm phán là một khoa học và nghệ thuật, đòi hỏi kỹ năng giao dịch thuần thục, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết phục Nó cũng liên quan đến việc sử dụng các tiểu xảo đàm phán và sự khôn khéo trong thỏa hiệp lợi ích, nhằm thống nhất giữa các bên đối lập Mục tiêu cuối cùng là giải quyết các bất đồng và ký kết hợp đồng mua bán có lợi cho tất cả các bên.
2.1.2 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế
Trong đàm phán thương mại quốc tế, ít nhất hai bên tham gia phải có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau Điều này tạo điều kiện cho việc trao đổi và thương thảo giữa các bên, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác kinh tế toàn cầu.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự khác biệt về quốc tịch và ngôn ngữ giữa các bên tham gia có thể gây ra khó khăn trong việc tiếp nhận và truyền đạt thông tin Điều này dễ dẫn đến hiểu lầm và sơ hở, từ đó tạo ra rủi ro trong kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự khác biệt về thể chế chính trị giữa các bên tham gia có thể dẫn đến những quan điểm, lập trường và tư tưởng khác nhau, cùng với việc đề cao tính dân tộc Những khác biệt này thường khiến các bên khó hòa hợp, tạo ra ít thiện cảm và dễ dẫn đến tình trạng phòng thủ lẫn nhau, từ đó gây ra xung đột trong quá trình đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, sự giao thoa giữa các hệ thống pháp luật khác nhau dẫn đến việc cùng một hiện tượng có thể được giải thích và kết luận theo nhiều cách khác nhau Điều này ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện hợp đồng sau này, tạo ra những rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự giao thoa giữa các nền văn hóa và phong tục tập quán khác nhau ảnh hưởng đến tính cách, phong cách ứng xử và thái độ của các bên tham gia Điều này dẫn đến sự khác biệt trong kỹ thuật, chiến thuật và quy trình ra quyết định trong đàm phán Do đó, việc nghiên cứu và phát triển các đối sách thích ứng là cần thiết để đạt được thành công trong các cuộc thương thảo.
2.1.3 Những nguyên tắc của đàm phán trong thương mại quốc tế
Chỉ nên tiến hành đàm phán khi có sự xuất hiện của vùng thỏa thuận, nơi mà kết quả đạt được từ các bên đều có thể chấp nhận và có sự chồng chéo lẫn nhau.
Đàm phán hiệu quả cần đảm bảo lợi ích cho tất cả các bên tham gia, vì đây là quá trình thỏa hiệp giữa các quan điểm đối lập Người đàm phán phải tìm ra các phương án có lợi cho cả hai bên, từ đó phát hiện quyền lợi chung và các vùng thỏa thuận Việc này giúp dễ dàng thuyết phục đối tác và nâng cao hiệu quả của quá trình đàm phán.
Đàm phán hiệu quả là sự kết hợp hoàn hảo giữa tính khoa học và tính nghệ thuật Quá trình này đòi hỏi nghiên cứu, phân tích và lập kế hoạch chặt chẽ, đồng thời cần linh hoạt trong cách ứng xử và sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo để nâng cao nghệ thuật đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, việc tập trung vào quyền lợi thay vì lập trường cá nhân là rất quan trọng Nhiều người tham gia thường dễ bị chi phối bởi cảm xúc và giữ vững quan điểm riêng, dẫn đến việc thiếu khách quan trong thương lượng Vì vậy, cần phải tách biệt cảm xúc khỏi vấn đề đàm phán và hướng tới quyền lợi của tất cả các bên liên quan để đạt được kết quả tốt nhất.
Chúng tôi cam kết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan và công bằng, không bị ảnh hưởng bởi lập trường của bất kỳ bên nào Các tiêu chuẩn này bao gồm các tiêu chuẩn quốc tế, giá cả trên sàn giao dịch, cũng như tập quán thương mại quốc tế và trong ngành hàng cụ thể.
2.1.4 Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế
Đàm phán trực tiếp là hình thức mà các bên gặp gỡ trực tiếp để trao đổi thông tin, giúp giảm thiểu hiểu lầm và tăng tốc độ ký kết hợp đồng Phương pháp này đặc biệt quan trọng khi thương thảo các hợp đồng có giá trị lớn, hàng hóa phức tạp hoặc trong những giao dịch lần đầu tiên giữa các bên.
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế
2.2.1 Lập kế hoạch đàm phán 2.2.1.1 Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán
Người lập kế hoạch cần phân tích tổng quan về thị trường toàn cầu, bao gồm các đặc điểm và văn hóa của đối tác cũng như doanh nghiệp liên quan, nhằm hiểu rõ những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán Việc xác định điểm mạnh, điểm yếu, cùng với các thuận lợi và khó khăn sẽ là cơ sở quan trọng để xác lập mục đích và mục tiêu cho cuộc đàm phán.
2.2.1.2 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Xác định mục đích đàm phán có tác dụng định hướng và là đích hướng tới của hoạt động đàm phán
Sau khi xác định mục đích, cần thiết lập các mục tiêu đàm phán, bao gồm cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng nội dung khác nhau trong quá trình đàm phán.
2.2.1.3 Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm: kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và chương trình đàm phán.
Lập kế hoạch chiến lược cần xác định tư duy chiến lược rõ ràng, cùng với các biện pháp và kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Để lập kế hoạch nhân sự hiệu quả, cần xác định rõ những nhà đàm phán của đối tác và những người tham gia vào quá trình đàm phán Việc này giúp xây dựng một kế hoạch đàm phán chặt chẽ và có chiến lược.
Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đến kiểm tra, rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
2.2.1.4 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch
Việc kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch là cần thiết, bởi vì trong thực tế có nhiều thông tin và tình huống phát sinh mà người lập kế hoạch không thể dự đoán trước.
2.2.2 Tổ chức đàm phán 2.2.2.1 Chuẩn bị đàm phán a Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán
- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại
Thông tin cần thiết được phân loại thành hai nhóm: thông tin cung cấp định kỳ cho các nhà đàm phán và thông tin cụ thể cho từng cuộc đàm phán Nhóm thông tin này bao gồm các dữ liệu chung về thị trường, thông tin liên quan đến hàng hóa, cũng như thông tin tổng quát về đối tác và đoàn đàm phán của họ.
- Xác định nguồn thu thập thông tin
Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các tổ chức quốc tế như WTO và ITC, các tổ chức khu vực như EU và ASEAN, cũng như từ sách báo thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại, bộ thương mại, đối tác, ngân hàng và ghi chép nội bộ của chính doanh nghiệp.
- Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin
Phân tích và xử lý thông tin bao gồm việc tập hợp, phân tích, hệ thống hóa, so sánh, lập luận và rút ra kết luận cụ thể Để đạt được hiệu quả cao trong đàm phán, việc chuẩn bị nội dung là vô cùng quan trọng.
Sơ đồ 2.1 Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán (Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn, quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, nhà xuất bản
Xác định những nội dung cần đàm phán
Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm phán
Lựa chọn những phương án có thể nhân nhượng
Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác
Xác định trình tự đàm phán của mỗi nội dung
Khi tiến hành đàm phán hợp đồng, cần xác định rõ những nội dung quan trọng như định nghĩa các thuật ngữ, tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, vận tải, bảo hiểm, cũng như các điều khoản về thưởng và phạt.
Khi lựa chọn phương án đàm phán, cần xem xét đặc điểm của thị trường nội địa, thị trường quốc tế và tình hình đối tác cũng như doanh nghiệp Các nhà đàm phán sẽ thực hiện theo các bước cụ thể để đưa ra quyết định phù hợp cho hoạt động kinh doanh cần đàm phán.
Bước đầu tiên trong quá trình đàm phán là xác định các phương án khả thi cho từng tiểu mục nội dung, nhằm phát triển các biện pháp ứng phó riêng biệt Điều này giúp người đàm phán chủ động hơn, kiểm soát chương trình và lựa chọn được phương án tối ưu nhất.
Bước 2: Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác, không thể nhân nhượng để có các biện pháp chiến lược đàm phán cho thích hợp.
Bước 3: Lựa chọn các phương án có thể chấp nhận được để trao đổi với đối tác chấp nhận những đề nghị của mình.
Bước 4: Đánh hệ số quan trọng cho từng phương án đàm phán.
Để đảm bảo quá trình đàm phán hiệu quả, cần xác định trình tự các nội dung một cách logic, ưu tiên đàm phán các vấn đề quan trọng và thiết yếu trước Điều này giúp tránh bỏ sót, trùng lặp hay chồng chéo trong các nội dung đàm phán Ngoài ra, việc chuẩn bị nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được kết quả tốt nhất.
Khi lựa chọn đoàn đàm phán, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như nội dung cuộc đàm phán, đặc điểm của đoàn đàm phán, văn hóa của đối tác, mục tiêu của cuộc đàm phán, cũng như ngân sách và chi phí liên quan.
Tiêu chí lựa chọn thành viên đoàn đàm phán bao gồm phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao, khả năng nhận diện và xử lý vấn đề, cùng với khả năng thuyết phục đối tác Ngoài ra, họ cần chịu được áp lực, kiểm soát tình huống, làm việc độc lập, và thể hiện sự sáng tạo, linh hoạt trong mọi tình huống.
Khi lựa chọn đoàn đàm phán, cần chú trọng đến uy tín và khả năng ra quyết định chính xác trong mọi tình huống Đoàn cần có khả năng tập hợp các quan điểm khác nhau, thể hiện khí chất nền nã, năng động và có tài phân biệt giữa thật và giả Họ cũng cần biết dừng đúng lúc và tận dụng sức mạnh tập thể để đạt được kết quả tốt nhất.
THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI THẤT TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH
Giới thiệu khái quát công ty TNHH Quốc Minh
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Quốc Minh
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUỐC MINH
- Tên giao dịch: QUOC MINH Company
- Tên viết tắt: QUOC MINH CO.,ltd
- Giám đốc công ty: Bà Phạm Thị Kim Chung.
- Trụ sở: 109 B1 Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hà Nội.
- Văn phòng: P402, 30 Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Tại chi nhánh ngân hàng Citi bank Hà Nội.
Công ty TNHH Quốc Minh, được thành lập vào ngày 01 tháng 09 năm 1994, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 041765 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Với vốn điều lệ 1,4 tỷ đồng, công ty có tư cách pháp nhân và do Bà Phạm Thị Kim Chung làm giám đốc đại diện Trụ sở công ty tọa lạc tại 109B1 Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hà Nội, có mã số thuế và con dấu riêng, hoạt động theo quy định của pháp luật nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
Kể từ năm 2004, công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh sang lĩnh vực trang thiết bị công nghiệp và viễn thông, bao gồm truyền hình và Internet Nhờ vào sự phát triển này, công ty đã nhận được nhiều lời mời tham gia đấu thầu cho các dự án lớn liên quan đến cung cấp và lắp đặt thiết bị.
Năm 2007, Quốc Minh đã nâng vốn điều lệ lên 18 tỷ đồng, khẳng định vị thế là doanh nghiệp quy mô vừa với tiềm năng kinh tế mạnh mẽ, từ đó cải thiện sức cạnh tranh trên thị trường.
Sau 18 năm hoạt động và phát triển, công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường, trở thành doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực thảm và vật liệu trang trí nội thất tại Hà Nội và miền Bắc Việt Nam Công ty cũng đã xây dựng được mối quan hệ đối tác đáng tin cậy với nhiều doanh nghiệp lớn.
Công ty tổ chức theo mô hình công ty TNHH, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến:
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Quốc Minh
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Giám đốc là người giữ vai trò lãnh đạo cao nhất trong công ty, nắm quyền hành chính và chỉ đạo toàn bộ các hoạt động của tổ chức Họ có quyền quyết định về mọi mặt, đảm bảo sự phát triển và vận hành hiệu quả của công ty.
Phó giám đốc có vai trò hỗ trợ giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự Vị trí này có quyền ra lệnh cho các bộ phận thuộc quyền quản lý, thiết lập mối quan hệ chỉ huy và phục tùng trong tổ chức.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường và nhu cầu khách hàng, từ đó xây dựng các kế hoạch kinh doanh hiệu quả Nhiệm vụ chính của phòng là thiết lập và duy trì mối quan hệ kinh tế chặt chẽ giữa các nhà cung cấp và khách hàng, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
- Phòng kỹ thuật: có trách nhiệm tổ chức, vận chuyển, lắp đặt, bảo hành các công trình trải thảm hay trang trí nội thất.
Giám đốc Phó giám đốc
Phòng nghiên cứu và phát triển
Phòng tài chính kế toán
Phòng nghiên cứu và phát triển chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường và phân tích thông tin mới nhất về khách hàng cũng như tình hình kinh tế Phòng này cung cấp tư vấn cho giám đốc công ty về xu hướng phát triển kinh tế và những cơ hội kinh doanh mới, giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các thay đổi trong thị trường.
- Phòng kho: chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, kiểm tra hàng hóa của công ty.
3.1.3 Tài chính của công ty
Bảng 3.1 Tài sản và nguồn vốn của công ty 2010-2012 (Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty TNHH Quốc Minh 2010-2012) Đơn vị: VNĐ
Qua bảng số liệu trên ta thấy công ty luôn đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ.
Năm 2011, tổng tài sản tăng 2.837.408.960 đồng so với năm 2010 tương đương với 7,27% Trong đó, tài sản lưu động tăng 2.084.676.981 đồng tương đương với 6,78%.
Tổng nguồn vốn tăng 2.837.408.960 đồng so với năm 2010 tương đương với 7,27%.
Năm 2012, tổng tài sản tăng 3.477.382.230 đồng so với năm 2011 tương đương với 8,2% Trong đó, tài sản lưu động tăng 349.137.295 đồng tương đương với 4,03%.
Tổng nguồn vốn tăng tăng 3.477.382.230 đồng so với năm 2011 tương đương với 8,2%
Khái quát hoạt động nhập khẩu của công ty
3.2.1 Các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu
Nhựa PVC trải sàn : PVC Hàn Quốc, PVC Thái Lan, PVC Malaysia, PVC tấm Hàn Quốc.
1.Nợ phải trả 8.786.354.194 10.002.101.104 13.159.042.332 2.Vốn chủ sở hữu 27.412.812.981 29.034.475.031 29.354.916.033
- Thảm Indonesia: thảm Florence, thảm New Tango, thảm Avalon, thảm Dante, thảm Patriot, thảm Mecano, thảm Mega Sisal, thảm Jawal, thảm MP.
- Thảm Bỉ: thảm Deco, thảm Triline, thảm Spirit, thảm Bonanza.
- Thảm Mỹ: thảm Synergy, thảm Salibury, thảm Firework.
- Thảm Trung Quốc: thảm SA450, thảm Tuntex T12, thảm xù 1 màu K, thảm xù
1 màu C, thảm Venice, thảm Flying A, thảm Flying B, thảm Danmark, thảm Tuntex 932.
- Thảm mỹ thuật: mỹ thuật Trung Quốc, mỹ thuật Indonesia, mỹ thuật cầu thang.
Rèm: rèm chống nắng, rèm chống côn trùng, rèm cuốn, rèm gỗ,…….
Giấy dán tường: xuất xứ từ Thái Lan, Mỹ, Hàn Quốc.
Nhựa PVC trải sàn Giấy dán tường Rèm
Biểu đồ 3.1 Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo mặt hàng (Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty TNHH Quốc Minh 2010-2012)
Trong cơ cấu hàng nhập khẩu của công ty, thảm trải sàn chiếm tỷ trọng cao nhất, đạt trên 40% tổng giá trị hàng nhập khẩu từ 2010 đến 2012 do nhu cầu trong nước tăng Mặc dù nhóm hàng nhựa PVC trải sàn có xu hướng giảm, giá trị hàng nhập khẩu của công ty vẫn tăng đều qua các năm.
3.2.3 Thị trường nhập khẩu chính
Công ty nhập khẩu chủ yếu từ các thị trường: Hàn Quốc, Thái Lan, Trung Quốc, Bỉ, Hoa Kỳ……
Hàn Quốc Trung Quốc Thái Lan Bỉ
Biểu đồ 3.2 Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo thị trường (Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty TNHH Quốc Minh 2010-2012)
Theo biểu đồ, Bỉ và Hàn Quốc là hai thị trường nhập khẩu lớn nhất của công ty TNHH Quốc Minh, chiếm tỷ trọng cao trong các năm 2010, 2011 và 2012 Ngoài ra, công ty cũng đang nỗ lực mở rộng sang các thị trường mới như Hoa.
Công ty đã nỗ lực đa dạng hóa sản phẩm của mình bằng cách gia tăng tỷ trọng hàng hóa nhập khẩu từ các thị trường như Kỳ, Indonesia và Malaysia Cụ thể, giá trị hàng hóa nhập khẩu từ các thị trường ngoài Hàn Quốc, Trung Quốc, Thái Lan và Bỉ đã tăng mạnh theo từng năm, từ 595,7 nghìn USD (chiếm 10,2%) vào năm 2010, lên 1.021,9 nghìn USD (15,6%) vào năm 2011, và đạt 2.019 nghìn USD (21,3%) vào năm 2012, chiếm tỷ lệ ngày càng cao trong tổng giá trị hàng nhập khẩu.
Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh
3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán
Xu hướng làm đẹp và làm mới không gian sống đang thu hút sự chú ý của nhiều người, với trang trí nội thất là lựa chọn phổ biến Thị trường hiện nay cung cấp đa dạng sản phẩm trang trí với nhiều màu sắc, chất liệu và kiểu dáng khác nhau từ các nhà phân phối trong và ngoài nước Để đối phó với sự cạnh tranh khốc liệt, công ty TNHH Quốc Minh không chỉ duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác cũ mà còn tích cực tìm kiếm nhà cung cấp mới, đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu với giá cả ưu đãi và sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Công ty TNHH Quốc Minh nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch đàm phán và luôn xây dựng các kế hoạch chi tiết cho từng cuộc đàm phán, bao gồm chiến lược, nhân sự và chương trình làm việc.
Khi đàm phán với đối tác quốc tế, công ty thường áp dụng chiến lược đàm phán mềm dẻo (75%) và hợp tác (20%), trong khi chiến lược cứng rắn được sử dụng ít hơn Tùy thuộc vào mối quan hệ và mục tiêu của cả hai bên, công ty sẽ lựa chọn chiến lược phù hợp cho từng cuộc đàm phán.
Đoàn đàm phán của công ty do giám đốc dẫn dắt và số lượng nhân viên tham gia thay đổi tùy theo từng cuộc đàm phán Đối với các đối tác cũ như Ecolife (Hàn Quốc) và NKC International Trading Company Limited (Trung Quốc), đoàn chỉ gồm giám đốc, trưởng phòng nghiên cứu và phát triển, cùng phiên dịch viên nếu cần Trong khi đó, với các đối tác lần đầu hợp tác, đoàn đàm phán sẽ có thêm trưởng phòng hoặc phó phòng kỹ thuật.
Hàng năm, công ty đầu tư một số vốn lớn cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài Vì vậy, việc xây dựng chương trình đàm phán trở thành ưu tiên hàng đầu Các nhà quản trị sẽ thiết kế một chương trình làm việc hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí tối đa và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng.
Công ty TNHH Quốc Minh thực hiện quy trình đàm phán theo 4 bước: chuẩn bị, tiến hành, kết thúc và kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Đàm phán chủ yếu được thực hiện qua email, điện thoại và hình thức trực tiếp.
3.3.2.1 Chẩn bị đàm phán a Chuẩn bị thông tin đàm phán Đây là khâu quan trọng mà công ty luôn chú trọng thực hiện trước khi tiến hành đàm phán Nếu đàm phán với đối tác cũ, công ty TNHH Quốc Minh chỉ cần chuẩn bị các thông tin về nhu cầu sản phẩm của khách hàng trong nước, chất lượng, giá cả sản phẩm trên thị trường hiện nay và chất lượng, mức giá mà các nhà cung cấp khác đưa ra Nếu đàm phán với đối tác mới, việc chuẩn bị thông tin được tiến hành chu đáo hơn, đặc biệt là thông tin về tài chính, vị thế, kinh nghiệm, uy tín trên thương trường, điểm mạnh, điểm yếu cũng như các thông tin về đoàn đàm phán của họ: thành phần đoàn đàm phán, phong cách đàm phán, mục tiêu, chiến lược thường sử dụng,
Trên thị trường hiện nay, giá vật liệu xây dựng và vật liệu trang trí nội thất thường xuyên biến động, chủ yếu theo xu hướng tăng Công ty TNHH Quốc Minh luôn chủ động cập nhật và phân tích những biến động giá cả trên thị trường trong và ngoài nước, từ đó dự báo xu hướng tương lai Điều này giúp công ty cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho mỗi cuộc đàm phán.
Thảm và vật liệu trang trí nội thất đang ngày càng được ưa chuộng tại Việt Nam, nơi người tiêu dùng có gu thẩm mỹ đặc sắc, chú trọng đến màu sắc và họa tiết Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty không ngừng nghiên cứu thị hiếu và tìm kiếm các sản phẩm phù hợp với yêu cầu về mẫu mã và màu sắc.
Trước mỗi cuộc đàm phán, thông tin được chuẩn bị cẩn thận bởi trưởng phòng nghiên cứu và phát triển, phối hợp với phòng kinh doanh dưới sự hướng dẫn của giám đốc Các nguồn thông tin chủ yếu bao gồm sách báo, tạp chí chuyên ngành, Internet, tổ chức chuyên ngành quốc tế, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, đối tác nước ngoài, và ghi chép nội bộ của công ty.
Sản phẩm của công ty được nhập khẩu từ nhiều quốc gia như Bỉ, Hàn Quốc, Trung Quốc, mỗi nơi mang đến phong cách thiết kế nội thất riêng biệt Các sản phẩm trang trí từ phương Đông, đặc biệt là Hàn Quốc và Trung Quốc, nổi bật với màu sắc và họa tiết trang trí ấm cúng, tạo cảm giác gần gũi Trong khi đó, sản phẩm từ phương Tây như Mỹ và Bỉ lại thể hiện sự sang trọng, tiện nghi và hiện đại Tuy nhiên, do sự đa dạng về kiểu dáng và chất lượng của từng nhà cung cấp, việc thu thập thông tin gặp nhiều khó khăn Với nguồn kinh phí hạn chế, công ty chủ yếu dựa vào thông tin từ các nhà môi giới hoặc trang web của đối tác để chuẩn bị cho nội dung đàm phán.
Công ty TNHH Quốc Minh luôn chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung đàm phán Đối với các đối tác lâu năm, nội dung chỉ tập trung vào những vấn đề cơ bản như loại hàng hóa, số lượng, giá cả và thời gian giao hàng, dựa trên các hợp đồng trước đó Trong khi đó, khi làm việc với các đối tác mới, công ty sẽ chuẩn bị chi tiết hơn về tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá cả, bao bì, điều kiện thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, bảo hành, bảo hiểm, cũng như các quy định liên quan đến thưởng, phạt, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp.
Công ty chú trọng đến chất lượng sản phẩm bằng cách đàm phán các điều khoản đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế Đối với mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất, việc chuẩn bị tài liệu kỹ thuật chi tiết là cần thiết để đảm bảo quy cách phẩm chất Một số chỉ tiêu kỹ thuật quan trọng của sản phẩm thảm bao gồm màu sắc tươi sáng, độ đàn hồi tốt, sự mềm mại và dễ chịu, khả năng chịu mài mòn, độ sáng cao, cùng với khả năng bảo ôn và cách nhiệt hiệu quả Ngoài ra, nội dung về giá cả cũng được chuẩn bị kỹ lưỡng và ưu tiên đàm phán trước dựa trên các phân tích thị trường đã thực hiện.
Trong quá trình thanh toán, công ty TNHH Quốc Minh chuẩn bị nội dung về phương thức thanh toán và các chứng từ liên quan Giám đốc công ty đóng vai trò trưởng đoàn và quyết định nhân sự cho đoàn đàm phán, bao gồm trưởng phòng nghiên cứu và phát triển, trưởng phòng kinh doanh, cùng một số nhân viên có năng lực để học hỏi từ các cuộc đàm phán thực tế Các thành viên trong đoàn đều thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Trung và hiểu biết về luật pháp quốc tế, giúp công ty tiết kiệm chi phí phiên dịch khi đàm phán ở các thị trường sử dụng những ngôn ngữ này Tuy nhiên, nếu đàm phán diễn ra ở các thị trường như Thái Lan, Hàn Quốc hay Bỉ, công ty sẽ cần thuê phiên dịch viên Cuối cùng, việc chuẩn bị chương trình làm việc cũng là một phần quan trọng trong quá trình đàm phán.
Mỗi đối tác đều có phong cách và chiến lược đàm phán riêng, dẫn đến sự khác biệt trong chương trình làm việc của công ty Đối với các đối tác cũ, quá trình đàm phán thường diễn ra nhanh chóng nhằm tiết kiệm thời gian cho cả hai bên Ngược lại, với các đối tác mới, công ty thường kéo dài chương trình làm việc để hiểu rõ hơn về đối tác và có đủ thời gian xem xét các điều khoản hợp đồng.
Đánh giá tổng quát về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh
Trong những năm gần đây, hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minh đã diễn ra thuận lợi Công ty đang nỗ lực hoàn thiện quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu, đạt được những thành công đáng kể.
- Công tác nghiên cứu, tìm hiểu thông tin đối tác và tình hình thị trường được công ty quan tâm nhiều hơn.
Công ty đã linh hoạt áp dụng nhiều hình thức giao dịch đàm phán khác nhau, phù hợp với điều kiện cụ thể của mình, nhằm tối ưu hóa chi phí.
Công ty đã xác định rõ mục tiêu đàm phán bằng cách đánh giá tầm quan trọng của các vấn đề liên quan, dựa trên các hợp đồng đã ký kết trước đó.
Công ty đã chuẩn bị nội dung đàm phán một cách kỹ lưỡng, bao gồm các yếu tố quan trọng của hợp đồng nhập khẩu như tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, cũng như các điều khoản về thưởng phạt và khiếu nại.
Công ty đã lựa chọn một đội ngũ nhân sự tham gia đàm phán rất chất lượng, bao gồm những thành viên giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về thị trường Họ không chỉ có chuyên môn vững vàng mà còn liên tục nâng cao trình độ và kỹ năng đàm phán của mình.
Trong quá trình đàm phán, công ty không chỉ củng cố mối quan hệ với đối tác cũ mà còn thiết lập nhiều mối quan hệ kinh doanh bền vững với các đối tác mới, từ đó nâng cao uy tín của mình trong ngành.
- Bên cạnh đó, trong đàm phán, các thành viên trong đoàn cũng vận dụng khá tốt các kỹ năng cần thiết để đưa ra ý kiên thuyết phục đối tác.
Sau khi hoàn tất đàm phán, công ty đã tiến hành đánh giá kết quả đạt được và rút ra những bài học kinh nghiệm quý giá cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
3.4.2 Tồn tại và nguyên nhân 3.4.2.1 Tồn tại
Mặc dù công ty TNHH Quốc Minh đã đạt được nhiều thành tựu trong đàm phán hợp đồng nhập khẩu với các đối tác quốc tế, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề cần giải quyết để cải thiện quy trình này.
Trong quá trình lập kế hoạch đàm phán, công ty thường chỉ tập trung vào việc xác định mục tiêu, mục đích và chiến lược của riêng mình, mà chưa chú trọng đến mục đích, mục tiêu và chiến lược đàm phán của đối tác.
Việc chuẩn bị thông tin của công ty còn nhiều hạn chế do thiếu kinh phí, dẫn đến việc chỉ tập trung vào thu thập và phân tích thông tin về hàng hóa mà ít chú trọng đến đối tác Doanh nghiệp chưa chủ động trong việc tìm kiếm nguồn thông tin, thường phải dựa vào các nhà môi giới để có được dữ liệu cần thiết.
Các chuyên viên đàm phán của công ty có kỹ năng và kinh nghiệm tốt, nhưng việc chưa chú trọng đến vai trò của chuyên viên pháp lý và phiên dịch viên đã dẫn đến tình trạng các thành viên trong đoàn đàm phán phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc, từ đó làm giảm hiệu quả của cuộc đàm phán.
Sau mỗi cuộc đàm phán, công ty tổ chức các cuộc họp nhỏ để đánh giá và rút kinh nghiệm Tuy nhiên, những cuộc họp này thường diễn ra nhanh chóng, không có văn bản ghi chép, dẫn đến việc lặp lại những vấn đề cũ trong các lần họp sau Do đó, hiệu quả của các cuộc họp chưa được tối ưu hóa.
3.4.2.2 Nguyên nhân của tồn tại
Do hạn chế về quy mô và nguồn vốn, công ty TNHH Quốc Minh gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin cho công tác giao dịch đàm phán Kinh phí dành cho hoạt động này chưa đủ và chưa hợp lý với thực tế, dẫn đến hiệu quả chưa cao Hiện tại, công ty chủ yếu tìm hiểu thông tin về sản phẩm, trong khi thông tin về đối tác chủ yếu được lấy từ các nhà môi giới và đối tác cũ.
Thiếu hụt nhân sự trong các cuộc đàm phán ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả giao dịch của công ty Tất cả các đoàn đàm phán đều phải do giám đốc dẫn dắt, trong khi toàn công ty chỉ có 6 người có kinh nghiệm và khả năng tham gia vào công tác này với các đối tác.
Một trong những nguyên nhân chủ yếu gây ra những khó khăn trong quá trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu của công ty là sự khác biệt về văn hóa và phong tục tập quán giữa Việt Nam và các đối tác nước ngoài Điều này dẫn đến sự hiểu lầm và những vướng mắc trong quá trình thương thảo giữa hai bên.
- Sự khác biệt về hệ thống pháp luật cũng gây không ít khó khăn cho công ty.
Định hướng phát triển quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới
4.1.1 Định hướng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới
Mục tiêu cho hoạt động nhập khẩu sản phẩm của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới:
Tăng cường tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp thảm và vật liệu trang trí nội thất từ các thị trường quốc tế, đảm bảo chất lượng, mẫu mã đa dạng và giá cả hợp lý, phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty và nhu cầu của khách hàng trong nước.
Nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên là yếu tố quan trọng để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực đàm phán Đồng thời, việc cải thiện vị thế của công ty trên bàn đàm phán với các đối tác sẽ giúp đạt được nhiều quyền lợi hơn.
Chúng tôi tiếp tục duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh lâu dài với các đối tác cũ, đồng thời tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp mới để đa dạng hóa sản phẩm và mẫu mã, nhằm giảm thiểu sự phụ thuộc vào một số nhà cung cấp nhất định.
4.1.2 Quan điểm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của công ty TNHH Quốc Minh
Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Quốc Minh rất quan trọng, vì tất cả sản phẩm đều được nhập khẩu từ nước ngoài Đàm phán hiệu quả không chỉ giúp công ty ký kết hợp đồng tốt mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu Do đó, việc thực hiện quy trình đàm phán một cách bài bản, từ lập kế hoạch đến kiểm tra và đánh giá, sẽ hỗ trợ công ty đạt được các mục tiêu đề ra.
Lập kế hoạch đàm phán cần được thực hiện sau khi phân tích kỹ lưỡng tình hình môi trường Các kế hoạch cần chi tiết và cụ thể cho từng giai đoạn, đồng thời phải đảm bảo tính hợp lý phù hợp với các điều kiện cụ thể.
Mở rộng kênh thu thập thông tin là cần thiết để đảm bảo công ty có đủ dữ liệu về sản phẩm, cung cầu thị trường và đặc biệt là thông tin về đối tác Việc này sẽ giúp công ty tiến gần hơn đến kết quả nhanh chóng.
Tổ chức đàm phán hiệu quả đòi hỏi việc thu thập và xử lý thông tin chính xác, kịp thời và đáng tin cậy Các thành viên trong đoàn đàm phán cần có kinh nghiệm và năng lực, phản ứng linh hoạt với các tình huống phát sinh, cùng khả năng thuyết phục đối tác để bảo vệ lợi ích của công ty Đồng thời, việc phân rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình đàm phán.
Sau mỗi cuộc đàm phán, việc kiểm tra và đánh giá kết quả là rất quan trọng Cần nhìn nhận một cách khách quan những thành công và tồn tại, đồng thời xác định nguyên nhân của những thất bại Từ đó, rút ra bài học kinh nghiệm quý giá cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty
4.2.1 Nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán cần phải phù hợp với mục tiêu của mỗi cuộc thương thảo Công ty TNHH Quốc Minh hiện đang gặp khó khăn trong việc nghiên cứu nhu cầu thị trường, dẫn đến việc bỏ lỡ nhiều cơ hội đàm phán do không lường trước được rủi ro Công ty thường chỉ dựa vào thông tin về xu hướng tiêu dùng như giấy dán tường và thực tế bán hàng năm trước để lập kế hoạch nhập khẩu, gây ra tình trạng hàng hóa không đáp ứng đủ nhu cầu hoặc thừa thãi, dẫn đến ứ đọng vốn và thua lỗ Để giảm thiểu rủi ro, công ty cần xác định rõ nhu cầu thị trường, yêu cầu về chất lượng, màu sắc, kiểu dáng của khách hàng và mức giá mà người tiêu dùng chấp nhận.
Các xu hướng biến động giá, biện động nhu cầu? Tăng hay giảm bao nhiêu?
Lập kế hoạch số lượng hàng nhập cần dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, phân tích đối thủ cạnh tranh và xem xét năng lực tài chính của công ty.
Kế hoạch đàm phán cần dựa trên mục tiêu cụ thể của từng cuộc đàm phán, vì vậy công ty phải xác định rõ mục đích và sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự ưu tiên Những mục tiêu quan trọng nên được đàm phán trước, sau đó mới đến các mục tiêu ít quan trọng hơn Dựa vào kế hoạch này, công ty có thể xác định các vấn đề cần thảo luận và linh hoạt điều chỉnh khi tình huống thay đổi Đồng thời, công ty cũng cần dự đoán mức độ nhượng bộ và yêu cầu của đối tác để có thể chủ động hơn trong quá trình đàm phán.
Kế hoạch đàm phán của công ty cần được chuẩn bị kỹ lưỡng về cả nội dung lẫn hình thức, bao gồm chiến lược, địa điểm, thời gian và nhân lực tham gia Để đạt hiệu quả, kế hoạch phải cụ thể và đảm bảo tính khả thi.
4.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho quy trình đàm phán
Hệ thống thông tin có vai trò quyết định đến chất lượng của mỗi cuộc đàm phán.
Công ty cần đầu tư nhiều hơn vào việc nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường cũng như đối tác đàm phán Để đạt được hiệu quả cao, cần phân bổ ngân sách hợp lý cho việc này và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên phụ trách.
Công ty cần hiểu rõ thông tin về đối tác, bao gồm tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh và năng lực tài chính Bên cạnh đó, việc tìm hiểu mục đích và nhu cầu hợp tác của đối tác, cũng như mức độ cần thiết của sự hợp tác đối với họ, là rất quan trọng.
Để đạt được hiệu quả cao trong đàm phán, chúng ta cần hiểu rõ đối tác mà mình sẽ thương thảo, bao gồm thái độ chính trị và phong cách đàm phán của họ Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến đặc điểm văn hóa của đoàn đàm phán sẽ giúp chúng ta chủ động hơn trong quá trình này, đồng thời thể hiện thái độ hợp tác của công ty.
Công ty nên mở rộng các nguồn thu thập thông tin từ sách báo, tạp chí chuyên ngành về vật liệu trang trí, và các số liệu thống kê từ ngân hàng, Bộ Thương mại Việc không chủ quan trong việc tìm hiểu thông tin về các đối tác, kể cả những đối tác cũ, là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi trong đàm phán Thông tin cũ có thể không còn phù hợp, do đó, cần cập nhật để đảm bảo hiệu quả trong giao dịch.
Sau khi thu thập thông tin, cần kiểm tra tính hợp lý và sự phù hợp của nó với các điều kiện đàm phán cụ thể trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào.
Việc xử lý, lưu trữ thông tin phải khoa học để có thể kiểm soát và thuận tiện cho những lần sử dụng sau này.
4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách cụ thể, chi tiết
Trước khi bắt đầu đàm phán, công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung cần thảo luận Mỗi nội dung đàm phán nên được xác định rõ ràng về phương án, trình tự thực hiện và các giải pháp để xử lý những tình huống phát sinh.
Nội dung đàm phán phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các sự kiện và lý lẽ trong bài viết cần được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc và logic Cần tránh những lý lẽ mập mờ, đa nghĩa cũng như các bằng chứng sai lầm và thiếu tính thuyết phục.
Để nâng cao khả năng cạnh tranh và vị thế trên thị trường, công ty TNHH Quốc Minh cần đảm bảo kiến thức chuyên môn sâu về nghiệp vụ và đáng tin cậy Trong bối cảnh thị trường nội thất ngày càng cạnh tranh, việc ưu tiên đàm phán giá cả và quy cách phẩm chất sản phẩm thảm và vật liệu trang trí nội thất là rất quan trọng Công ty cần chuẩn bị chi tiết cho những nội dung đàm phán này nhằm ký kết các hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chất lượng cao với mẫu mã phong phú và mức giá hợp lý.
4.2.4 Nâng cao năng lực và hiệu quả tổ chức đoàn đàm phán Đối với công ty TNHH Quốc Minh, nguồn nhân lực có vai trò vô cùng quan trọng, được các cấp quản lý đặc biệt quan tâm Tuy nhiên, nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng còn thiếu và còn yếu Hiện nay, số lượng nhân viên có thể đảm nhận công tác này chỉ có 6 người, trong đó giám đốc là thành phần chủ chốt, là người có kinh nghiệm lâu năm nhất và luôn tham gia các cuộc đàm phán với các đối tác nước ngoài, do đó công ty cần bổ sung thêm người có năng lực và chuyên môn Mặt khác, công ty cũng nên đầu tư kinh phí đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế cho các nhân viên thông qua các cuộc hội thảo, các khóa đào tạo ngắn ngày.
Công ty cần có chuyên gia pháp lý có kiến thức sâu về luật Việt Nam, luật thương mại quốc tế và luật của các nước đối tác Điều này sẽ giúp hỗ trợ và tư vấn cho các nhà đàm phán trong quá trình thương thảo với đối tác nước ngoài.
Việc lựa chọn thành viên cho đoàn đàm phán cần dựa trên năng lực, nghiệp vụ và trình độ ngoại ngữ Cần phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên, xác định ai sẽ trực tiếp tham gia đàm phán, ai ghi chép và cung cấp tài liệu Để tăng cường trách nhiệm, công ty có thể gắn quyền lợi của nhân viên vào cuộc đàm phán Sự kết hợp ăn ý và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên là yếu tố quan trọng để tạo lợi thế trên bàn đàm phán.
Một số kiến nghị với Chính phủ và các bộ ngành có liên quan 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Để hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu với các đối tác nước ngoài, công ty TNHH Quốc Minh cần nỗ lực không ngừng Bên cạnh đó, Chính phủ và các bộ ngành liên quan cũng cần thiết lập các chủ trương và chính sách phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này.
Việt Nam đang nỗ lực củng cố mối quan hệ hợp tác quốc tế thông qua các diễn đàn kinh tế Á Âu và các thỏa thuận hợp tác kinh tế song phương, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các công ty TNHH, phát triển và mở rộng thị trường.
Quốc Minh nói riêng có thể thiết lập mối quan hệ làm ăn tốt đẹp và lâu dài với các đối tác nước ngoài
Nâng cao vai trò của cơ quan ngoại giao là cần thiết, kết hợp chặt chẽ với các bộ, ban ngành để hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam trong việc tìm kiếm thông tin về thị trường và đối tác nước ngoài Đồng thời, cần cập nhật và cung cấp kịp thời, chính xác những thay đổi về luật pháp và phong tục tập quán, nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trên thị trường quốc tế.
Xây dựng một môi trường pháp lý minh bạch và rõ ràng là cần thiết để thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu Cần hoàn thiện các thể chế kinh tế sao cho phù hợp với hệ thống pháp luật thương mại quốc tế, đồng thời đảm bảo tính tương thích với thể chế xã hội của Việt Nam.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động nhập khẩu, bao gồm thủ tục nhập khẩu và thủ tục hải quan, là cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp Mặc dù Việt Nam đã cải cách quy trình này thông qua ứng dụng công nghệ thông tin, nhưng việc áp dụng vẫn chưa đồng bộ, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong thương mại quốc tế.
Các viện nghiên cứu kinh tế nên hợp tác với các nhà xuất bản để dịch và xuất bản tài liệu về đàm phán quốc tế từ các chuyên gia nổi tiếng, cung cấp nguồn tham khảo cho nhà đàm phán Việt Nam Đồng thời, cần tổ chức thường xuyên các hội thảo và tọa đàm nghiên cứu khoa học về giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa, nhằm nâng cao chuyên môn và nghiệp vụ cho doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại quốc tế.
Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp trong đào tạo nguồn nhân lực cho thương mại quốc tế, đặc biệt là trong hoạt động đàm phán Việc đưa đàm phán thương mại quốc tế vào chương trình giảng dạy chính thức tại các trường đại học kinh tế ở Việt Nam là rất cần thiết, nhằm trang bị kiến thức cho các thương nhân tương lai ngay từ khi còn là sinh viên.
1 PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010) – Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế
- Nhà xuất bản chính trị - hành chính.
2 PGS.TS Vũ Hữu Tửu (2007) – Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Nhà xuất bản giáo dục.
3 Tô Xuân Dân, Đỗ Thu Hương, Đỗ Đức Bình, Mai Thế Cường, Bùi Huy Nhượng
(1998) – Đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế - Nhà xuất bản Thống kê
4 Đoàn Thị Hồng Vân (2006) – Đàm phán trong kinh doanh quốc tế - Nhà xuất bản Thống kê.
5 Dương Thị Thanh Hải (2011) – Luận văn tốt nghiệp – “Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu tại công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đông”.
6 Tạ Thành Nam (2012) – Khóa luận tốt nghiệp – “ Quản trị quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu phụ gia từ thị trường Pháp của công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex”.
7 Công ty TNHH Quốc Minh (2010 – 2012) – Báo cáo tài chính.
8 Công ty TNHH Quốc Minh (2010 – 2012) – Báo cáo theo dõi hợp đồng nhập khẩu.
9 Http://www.moit.gov.vn – Website của Bộ Công Thương Việt Nam.
10 Http://www.quocminhgroup.com – Website của công ty TNHH Quốc Minh.
