3.4.1. Thành cơng đạt được
Trong những năm gần đây, nhìn chung hoạt động nhập khẩu của cơng ty TNHH Quốc Minh đang diễn ra khá sn sẻ. Cơng ty đã và đang từng bước hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của mình, đạt được một số thành cơng nhất định:
- Cơng tác nghiên cứu, tìm hiểu thơng tin đối tác và tình hình thị trường được cơng ty quan tâm nhiều hơn.
- Công ty cũng đã sử dụng linh hoạt hơn các hình thức giao dịch đàm phán, phù hợp với điều kiện của công ty, tiết kiệm chi phí tối đa.
- Cơng ty đã xác định được mục tiêu cần đàm phán thông qua việc xác định tầm quan trọng của các vấn đề trong đàm phán, trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết trước đó.
- Nội dung đàm phán của công ty cũng được chuẩn bị khá tốt với những nội dung cần thiết của một hợp đồng nhập khẩu như: tên, số lượng, giá cả hàng hóa, điều kiện thanh tốn, thời gian, địa điểm giao hàng, thưởng phạt, khiếu nại…
- Về nhân sự tham gia cuộc đàm phán, cơng ty đã có sự lựa chọn khá tốt. Các thành viên trong đoàn đều là những người có kinh nghiệm, am hiểu thị trường, có chuyên mơn vững vàng, trình độ và kỹ năng đàm phán cũng khơng ngừng được nâng cao.
- Trong q trình đàm phán, cơng ty đã củng cố được mối quan hệ với đối tác cũ và tạo dựng thêm được nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác mới, tạo được uy tín đối với họ.
- Bên cạnh đó, trong đàm phán, các thành viên trong đoàn cũng vận dụng khá tốt các kỹ năng cần thiết để đưa ra ý kiên thuyết phục đối tác.
- Sau khi kết thúc đàm phán, công ty cũng đã tiến hành đánh giá kết quả đạt được và rút ra bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán sau này.
3.4.2. Tồn tại và nguyên nhân
3.4.2.1. Tồn tại
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu với các đối tác nước ngồi, nhưng vẫn cịn nhiều vấn đề tồn tại mà cơng ty TNHH Quốc Minh cần quan tâm và tìm ra giải pháp khắc phục. Cụ thể:
- Trong khâu lập kế hoạch đàm phán, công ty mới chỉ quan tâm đến việc xác định mục tiêu, mục đích cũng như chiến lược đàm phán của mình, mà chưa thực sự quan tâm tới mục đích, mục tiêu và chiến lược đàm phán của đối tác.
- Việc chuẩn bị thơng tin cũng cịn nhiều thiếu sót do hạn chế về kinh phí, cơng ty mới chỉ tập trung thu thập, phân tích các thơng tin về hàng hóa, ít tập trung vào đối tác. Doanh nghiệp chưa chủ động về nguồn thông tin, nhiều khi phải thông qua các nhà môi giới.
- Về nhân sự, các chuyên viên đàm phán của cơng ty đều có kỹ năng và kinh nghiệm khá tốt. Nhưng do công ty chưa chú trọng nhiều đến vai trò của chuyên viên pháp lý và phiên dịch viên, nên nhiều khi các thành viên trong đoàn đàm phán sẽ phải đảm nhiệm nhiều công việc một lúc, làm giảm hiệu quả của cuộc đàm phán.
- Sau mỗi cuộc đàm phán, cơng ty đều có những cuộc họp nhỏ để đánh giá, rút kinh nghiệm, nhưng các cuộc họp này thường diễn ra nhanh chóng, khơng hình thành văn bản, vẫn có sự lặp lại cho lần tiếp theo, nên chưa thực sự mang lại hiệu quả cao.
3.4.2.2. Nguyên nhân của tồn tại
Nguyên nhân chủ quan
- Do sự hạn chế về quy mơ và nguồn vốn, kinh phí dành cho cơng tác giao dịch đàm phán của công ty TNHH Quốc Minh không nhiều, chưa thật sự hợp lý với yêu cầu thực tiễn, nên việc thu thập, tìm kiếm thơng tin gặp nhiều khó khăn, hiệu quả đạt được chưa cao. Hiện nay cơng ty mới chỉ tập trung tìm hiểu các thơng tin về sản phẩm, cịn thơng tin về đối tác chủ yếu có được thơng qua các nhà mơi giới và các đối tác cũ.
- Việc thiếu nhân sự tham gia các cuộc đàm phán cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công tác giao dịch đàm phán của cơng ty. Tất cả đồn đàm phán của cơng ty đều phải do giám đốc trực tiếp dẫn dắt, tồn cơng ty mới chỉ có 6 người có kinh nghiệm và khả năng tham gia công tác đàm phán với tất cả các đối tác của công ty.
Nguyên nhân khách quan
- Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới những tồn tại trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty là do sự khác biệt về văn hóa cũng như phong tục tập quán giữa Việt Nam với các đối tác nước ngoài, gây sự hiệu lầm và vướng mắc giữa hai bên khi tiến hành đàm phán.
- Sự khác biệt về hệ thống pháp luật cũng gây khơng ít khó khăn cho cơng ty. Các đối tác nước ngồi thường cho rằng luật pháp Việt Nam chưa bám sát thực tiễn kinh doanh quốc tế, nên thường áp đặt luật của họ vào trong hợp đồng, gây ra nhiều bất lợi cho cơng ty.
- Sự suy thối của nền kinh tế thế giới trong những năm gần đây, sự cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt trên thị trường cũng gây khơng ít khó khăn cho các doanh nghiệp nói chung và cơng ty TNHH Quốc Minh nói riêng trong việc tìm kiếm, lựa chọn đối tác và đàm phán để ký kết hợp đồng.
Trên đây là một số những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của cơng ty TNHH Quốc Minh. Việc tìm ra những giải pháp hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng có vai trị vơ cùng quan trọng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt đơng nhập khẩu nói riêng và hiệu quả kinh doanh của cơng ty nói chung.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI THẤT TẠI CƠNG TY TNHH QUỐC MINH.
4.