4.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết
4.2.1. Nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán phải phù hợp hơn với mục đích, mục tiêu của mỗi cuộc đàm phán. Thực tế cho thấy việc nghiên cứu nhu cầu thị trường của công ty TNHH Quốc Minh cịn rất yếu. Hàng năm, cơng ty vẫn bỏ lỡ một số cơ hội đàm phán vì khơng dự báo, lường trước được hết những rủi ro có thể xảy ra. Cơng ty hầu như chỉ căn cứ vào một số thông tin biến động lớn về nhu cầu như xu hướng sử dụng giấy dán tường, sau đó lấy thực tế bán năm trước cộng với số dự đốn tăng để lập kế hoạch nhập khẩu. Do đó hàng nhập về có thể khơng đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, thậm chí có thể dư thừa, gây ứ đọng vốn, thua lỗ cho công ty.
Để giảm thiểu rủi ro trên, công ty TNHH Quốc Minh cần xác định rõ thị trường cần những mặt hàng gì? Các yêu cầu về chất lượng, màu sắc, kiểu dáng, họa tiết trang trí của khách hàng trong nước? Mức giá mà người tiêu dùng có thể chấp nhận được? Các xu hướng biến động giá, biện động nhu cầu? Tăng hay giảm bao nhiêu?........
Việc lập kế hoạch về số lượng hàng nhập có thể căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ vào các đối thủ cạnh tranh, hay căn cứ vào năng lực của công ty (vốn),….
Kế hoạch đàm phán phải căn cứ vào mục tiêu cụ thể cần đạt được trong mỗi cuộc đàm phán. Do đó cơng ty phải xác định rõ mục đích, mục tiêu cần đạt được, rồi sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, những mục tiêu quan trọng phải được đàm phán trước, rồi mới đến các mục tiêu ít quan trọng hơn. Dựa vào kế hoạch giao dịch đàm phán, cơng ty có thể xác định rõ các vấn đề cần đàm phán và xử lý một cách linh hoạt nếu tình huống đàm phán thay đổi. Đồng thời công ty cũng cần đưa ra các dự báo về mức độ nhượng bộ của đối tác, đòi hỏi của đối tác,… để chủ động hơn trong đàm phán.
Kế hoạch đàm phán của công ty phải được chuẩn bị cả về nội dung và hình thức, từ chiến lược, địa điểm, thời gian cho đến nhân lực tham gia đàm phán. Kế hoạch phải cụ thể và đảm bảo tính khả thi.