4.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết
4.2.2. Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho quy trình đàm phán
Hệ thống thơng tin có vai trị quyết định đến chất lượng của mỗi cuộc đàm phán. Do đó cơng ty cần nghiên cứu, tìm kiếm, chuẩn bị kỹ hơn nữa thông tin về thị trường và đối tác sẽ đàm phán. Cơng ty cũng cần phải dành một khoản chi phí xứng đáng hơn cho việc thu thập và xử lý thông tin, đồng thời phải nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng của các nhân viên chịu trách nhiệm về công việc này.
Công ty cần nắm vững thông tin của các đối tác, về tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, về phạm vi kinh doanh, năng lực tài chính của đối tác. Ngồi ra cần tìm hiểu rõ hơn về mục đích, nhu cầu hợp tác của họ, mức độ cần thiết của sự hợp tác đối với họ. Phải biết được chúng ta sẽ đàm phán với ai? thái độ chính trị, phong cách đàm phán của họ như thế nào? Từ đó chủ động hơn trong q trình đàm phán. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến đặc điểm văn hóa của đồn đàm phán phía đối tác thì hiệu quả của cuộc đàm phán càng cao vì nó cho thấy thái độ muốn hợp tác của cơng ty với họ.
Công ty nên mở rộng các nguồn thu thập thông tin như: các sách báo, tạp chí chuyên ngành về vật liệu trang trí nối thật của nước ngồi, các số liệu thông kê từ ngân hàng, Bộ Thương mại,…. Công ty không nên chủ quan khi tìm hiểu thơng tin về các đối tác, cho dù là các đối tác cũ, đã làm ăn lâu năm để có thể bảo vệ quyền lợi của
mình trên bàn đàm phán vì có thể các thơng tin trước đó đã cũ, khơng cịn phù hợp ở thời điểm tiến hành giao dịch đàm phán nữa.
Thông tin sau khi được thu thập cần phải tiến hành kiểm chứng tính hợp lý và phù hợp với từng điều kiện đàm phán cụ thể trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào. Việc xử lý, lưu trữ thông tin phải khoa học để có thể kiểm sốt và thuận tiện cho những lần sử dụng sau này.