mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của cơng ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới
4.1.1. Định hướng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới
Mục tiêu cho hoạt động nhập khẩu sản phẩm của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới:
- Tăng cường tìm kiếm, lựa chọn các nhà cung cấp mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất từ các thị trường nước ngồi có chất lượng, mẫu mã, giá cả phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty và nhu cầu của khách hàng trong nước.
- Nâng cao năng lực, kỹ năng của nhân viên để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nguồn nhân lực đàm phán, đồng thời tích cực nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán với các đối tác để có thể đạt được nhiều quyền lợi hơn.
- Tiếp tục củng cố mối quan hệ làm ăn lâu năm với các đối tác cũ và tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp mới nhằm tìm kiếm các sản phẩm, mẫu mã mới và giảm thiểu sự phụ thuộc nguồn cung ứng vào một số nhà cung cấp nhất định.
4.1.2. Quan điểm hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của cơng ty TNHH Quốc Minh.
Hoạt động đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minh là vơ cùng quan trọng, vì tất cả sản phẩm mà công ty đang kinh doanh đều được nhập khẩu từ các thị trường nước ngoài. Đàm phán hiệu quả sẽ giúp công ty ký kết được những hợp đồng tốt, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu. Do đó, thực hiện tốt quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu, từ khâu lập kế hoạch, tiến hành đàm phán cho đến khâu kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sẽ phần nào giúp công ty TNHH Quốc Minh đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Lập kế hoạch phải tiến hành sau khi phân tích tình thế của mơi trường đàm phán. Các kế hoạch phải chi thiết cụ thể trong từng khâu và phải đảm bảo tính hợp lý cho từng điều kiện cụ thể.
- Mở rộng kênh thu thập thông tin, đảm bảo thu thập đây đủ các thông tin về sản phẩm, về cung cầu thị trường, đặc biệt là thông tin về đối tác, giúp cơng ty tiến gần đến kết quả nhanh chóng hơn.
- Tổ chức đàm phán: phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả, cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời và đảm bảo độ tin cậy cho cuộc đàm phán. Các thành viên trong đồn đàm phán phải có kinh nghiệm, năng lực đàm phán, phản ứng linh hoạt, khéo léo trước những tình huống phát sinh, có khả năng thuyết phục đối tác, đảm bảo các lợi ích của cơng ty, phân rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong đoàn.
- Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm: sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá các kết quả đạt được một cách khách quan, thẳng thắn nhìn nhận những tồn tại và nguyên nhân thất bại của cuộc đàm phán để từ đó rút ra được bài học kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán tiếp theo.
4.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại cơng ty TNHH Quốc Minh
4.2.1. Nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán phải phù hợp hơn với mục đích, mục tiêu của mỗi cuộc đàm phán. Thực tế cho thấy việc nghiên cứu nhu cầu thị trường của công ty TNHH Quốc Minh cịn rất yếu. Hàng năm, cơng ty vẫn bỏ lỡ một số cơ hội đàm phán vì khơng dự báo, lường trước được hết những rủi ro có thể xảy ra. Cơng ty hầu như chỉ căn cứ vào một số thông tin biến động lớn về nhu cầu như xu hướng sử dụng giấy dán tường, sau đó lấy thực tế bán năm trước cộng với số dự đoán tăng để lập kế hoạch nhập khẩu. Do đó hàng nhập về có thể khơng đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, thậm chí có thể dư thừa, gây ứ đọng vốn, thua lỗ cho công ty.
Để giảm thiểu rủi ro trên, công ty TNHH Quốc Minh cần xác định rõ thị trường cần những mặt hàng gì? Các yêu cầu về chất lượng, màu sắc, kiểu dáng, họa tiết trang trí của khách hàng trong nước? Mức giá mà người tiêu dùng có thể chấp nhận được? Các xu hướng biến động giá, biện động nhu cầu? Tăng hay giảm bao nhiêu?........
Việc lập kế hoạch về số lượng hàng nhập có thể căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ vào các đối thủ cạnh tranh, hay căn cứ vào năng lực của công ty (vốn),….
Kế hoạch đàm phán phải căn cứ vào mục tiêu cụ thể cần đạt được trong mỗi cuộc đàm phán. Do đó cơng ty phải xác định rõ mục đích, mục tiêu cần đạt được, rồi sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, những mục tiêu quan trọng phải được đàm phán trước, rồi mới đến các mục tiêu ít quan trọng hơn. Dựa vào kế hoạch giao dịch đàm phán, cơng ty có thể xác định rõ các vấn đề cần đàm phán và xử lý một cách linh hoạt nếu tình huống đàm phán thay đổi. Đồng thời công ty cũng cần đưa ra các dự báo về mức độ nhượng bộ của đối tác, đòi hỏi của đối tác,… để chủ động hơn trong đàm phán.
Kế hoạch đàm phán của công ty phải được chuẩn bị cả về nội dung và hình thức, từ chiến lược, địa điểm, thời gian cho đến nhân lực tham gia đàm phán. Kế hoạch phải cụ thể và đảm bảo tính khả thi.
4.2.2. Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho quy trình đàm phán
Hệ thống thơng tin có vai trị quyết định đến chất lượng của mỗi cuộc đàm phán. Do đó cơng ty cần nghiên cứu, tìm kiếm, chuẩn bị kỹ hơn nữa thông tin về thị trường và đối tác sẽ đàm phán. Cơng ty cũng cần phải dành một khoản chi phí xứng đáng hơn cho việc thu thập và xử lý thông tin, đồng thời phải nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng của các nhân viên chịu trách nhiệm về công việc này.
Công ty cần nắm vững thông tin của các đối tác, về tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, về phạm vi kinh doanh, năng lực tài chính của đối tác. Ngồi ra cần tìm hiểu rõ hơn về mục đích, nhu cầu hợp tác của họ, mức độ cần thiết của sự hợp tác đối với họ. Phải biết được chúng ta sẽ đàm phán với ai? thái độ chính trị, phong cách đàm phán của họ như thế nào? Từ đó chủ động hơn trong q trình đàm phán. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến đặc điểm văn hóa của đồn đàm phán phía đối tác thì hiệu quả của cuộc đàm phán càng cao vì nó cho thấy thái độ muốn hợp tác của cơng ty với họ.
Công ty nên mở rộng các nguồn thu thập thơng tin như: các sách báo, tạp chí chun ngành về vật liệu trang trí nối thật của nước ngồi, các số liệu thông kê từ ngân hàng, Bộ Thương mại,…. Công ty khơng nên chủ quan khi tìm hiểu thơng tin về các đối tác, cho dù là các đối tác cũ, đã làm ăn lâu năm để có thể bảo vệ quyền lợi của
mình trên bàn đàm phán vì có thể các thơng tin trước đó đã cũ, khơng cịn phù hợp ở thời điểm tiến hành giao dịch đàm phán nữa.
Thông tin sau khi được thu thập cần phải tiến hành kiểm chứng tính hợp lý và phù hợp với từng điều kiện đàm phán cụ thể trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào. Việc xử lý, lưu trữ thông tin phải khoa học để có thể kiểm sốt và thuận tiện cho những lần sử dụng sau này.
4.2.3. Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách cụ thể, chi tiết
Trước khi tiến hành đàm phán, công ty phải chuẩn bị chi tiết các nội dung cần đàm phán. Trong mỗi nội dung đàm phán lại cần phải xác định phương án, trình tự đàm phán và giải pháp xử lý các tình huống phát sinh.
Nội dung đàm phán phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Đầy đủ, chi tiết.
- Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, logic, phải loại trừ các lý lẽ mập mờ, đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.
- Phải đảm bảo kiến thức chun mơn, có chiều sâu về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.
Đối với mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất mà cơng ty đang kinh doanh, nội dung cần được ưu tiên đàm phán đầu tiên là giá và quy cách phẩm chất của sản phẩm. Vì trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, việc đàm phán, ký kết được các hợp đồng nhập khẩu sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã phong phú với mức giá hợp lý sẽ giúp công ty TNHH Quốc Minh nâng cao khả năng cạnh tranh cũng như vị thế của mình trên thị trường. Do đó cơng ty cần chuẩn bị thật chi tiết những nỗi dung đàm phán quan trọng này.
4.2.4. Nâng cao năng lực và hiệu quả tổ chức đồn đàm phán
Đối với cơng ty TNHH Quốc Minh, nguồn nhân lực có vai trị vơ cùng quan trọng, được các cấp quản lý đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng còn thiếu và còn yếu. Hiện nay, số lượng nhân viên có thể đảm nhận cơng tác này chỉ có 6 người, trong đó giám đốc là thành phần chủ chốt, là người có kinh nghiệm lâu năm nhất và ln tham gia các cuộc đàm phán với các đối tác nước ngồi, do đó cơng ty cần bổ sung thêm người có năng lực và chun mơn. Mặt khác, cơng ty cũng nên đầu tư kinh phí đào tạo, nâng cao
trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế cho các nhân viên thơng qua các cuộc hội thảo, các khóa đào tạo ngắn ngày.
Ngồi ra, cơng ty cũng cần phải có chun gia về luật pháp, khơng chỉ am hiểu luật Việt Nam mà còn phải am hiểu luật thương mại quốc tế, cũng như luật của nước đối tác, để hỗ trợ, tư vấn cho các nhà đàm phán của cơng ty trong q trình đàm phán với các đối tác nước ngoài.
Việc lựa chọn thành viên của đoàn đàm phán cần căn cứ vào năng lực, nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ,… Cần có sự phân cơng rõ trách nhiệm cho những người tham gia đàm phán: ai là người đóng vai trị trực tiếp đàm phán, ai chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu,…Cơng ty có thể gắn quyền lợi của nhân viên vào cuộc đàm phán để họ làm việc có trách nhiệm và hết mình hơn. Các thành viên cũng cần phải kết hợp ăn ý, hỗ trợ nhau để tạo ưu thế trên bàn đàm phán.
Khi tiến hành đàm phán, nhân viên đàm phán của công ty cần phải tiếp cận đối tác một cách tự nhiên, thể hiện sự hiểu biết, quan tâm của mình đến đối tác nhằm tạo khơng khí thoải mái dễ chịu khi hai bên làm quen, gây ấn tượng tốt đẹp với đối tác. Trong quá trình thương lượng cần cố gắng giữ quyền kiểm soát nội dung, tạo thế chủ động cho công ty. Đồng thời, khi đàm phán, các nhân viên trong đoàn cần giữ hịa khí, tránh căng thẳng, gây mâu thuẫn khơng đáng có giữa hai bên.
4.2.5. Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán
Từ trước tới nay, vị thế của công ty trên bàn đàm phán thường thấp hơn các đối tác nước ngồi, thậm chí cả với Trung Quốc. Các cuộc đàm phán của công ty chủ yếu diễn ra ở quốc gia của đối tác. Do đó cơng ty vẫn phải nhượng bộ đối tác ở một số điều khoản nhất định. Để khắc phục tình trạng này, cơng ty TNHH Quốc Minh cần phải nâng cao hơn nữa cả thế và lực của mình trên bàn đàm phán. Khơng chỉ nâng cao trình độ, kỹ năng cho các đàm phán viên thơng qua các khóa đào tạo trực tiếp và gián tiếp, cơng ty cịn phải nâng cao năng lực tài chính của mình, mở rộng mạng lưới thơng tin và thể hiện được tầm quan trọng của công ty trong hợp đồng.
4.2.6. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác
Sau khi kết thúc cuộc đàm phán, dù có thành cơng hay khơng, cơng ty cũng nên tỏ ra thiện chí với đối tác. Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp sẽ giúp công ty thu thập
được những thông tin về họ và có thể thiết lập mối quan hệ làm ăn với họ khi phù hợp, hoặc thiết lập mối quan hệ làm ăn với một bên thứ ba mà đối tác làm trung gian.
4.2.7. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộcđàm phán đàm phán
Để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của q trình đàm phán, cơng ty cần thực hiện tốt khâu kiểm tra, giám sát ở mọi thời điểm, từ khi lập kế hoạch cho đến khi kết thúc cuộc đàm phán. Qua đó có thể kịp thời phát hiện và sửa chữa các thiếu sót và tồn tại trong quy trình đàm phán của cơng ty.
Công ty cần phải xem xét lại tồn bộ q trình, tìm ra những bước đã thực hiện hiệu quả, bước nào còn thiếu, bước nào bổ sung,….; xem xét lại những lợi ích cơng ty đã đạt được, lợi ích nào phải nhượng bộ đối tác, nó có ảnh hưởng gì đến kết quả đàm phán,….Từ đó cơng ty có thể khái qt được những thành cơng và hạn chế, rút ra được bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau.
Ngoài ra, sau mỗi cuộc đàm phán, công ty nên thường xuyên tổ chức các cuộc họp hơn nhằm đánh giá một cách khách quan, trung thực những kết quả đạt được, thẳng thắn nhìn nhận sai lầm, thiếu sót để rút ra những kinh nghiệm quý báu cho các giao dịch đàm phán sau này. Nội dung, kết quả những cuộc họp này cần ghi lại, lưu trữ bằng văn bản, những kinh nghiệm, bài học, điểm chú ý được xác định sẽ cung cấp thông tin cho công ty trong lần đàm phán tiếp theo với đối tác. Những thơng tin đó được cung cấp nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị để cùng thời gian đó chuẩn bị những thơng tin cần thiết khác phục vụ đàm phán.
Có thể dùng thang điểm đánh giá mang tính khách quan vào bảng sau:
Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết quả quá trình giao dịch đàm phán
STT Chỉ tiêu Hệ số quan trọng Giá trị Mức độ đạt được Hạn chế và nguyên nhân Biện pháp điều chỉnh 1 Lập kế hoạch - Chiến lược - Nhân sự - Chương trình 2 Chuẩn bị đàm phán - Thơng tin - Nội dung - Nhân sự - Chương trình 3 Tiến hành đàm phán - Tiếp cận
- Trao đổi thông tin - Thuyết phục - Nhượng bộ - Thỏa thuận
4.3. Một số kiến nghị với Chính phủ và các bộ ngành có liên quan
Để hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu với các đối tác nước ngoài, bên cạnh những nỗ lực của chính bản thân cơng ty TNHH Quốc Minh, Chính phủ và các bộ ngành liên quan cũng cần phải có các chủ trương, chính sách phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi nhất định:
- Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa Việt Nam với các nước trên thế giới thông qua các diễn đàn kinh tế Á Âu hay thỏa thuận hợp tác kinh tế song phương với nhiều nước trên thế giới để các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và cơng ty TNHH
Quốc Minh nói riêng có thể thiết lập mối quan hệ làm ăn tốt đẹp và lâu dài với các đối tác nước ngồi.
- Nâng cao vai trị của cơ quan ngoại giao, kết hợp với các bộ, ban ngành