4.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết
4.2.4. Nâng cao năng lực và hiệu quả tổ chức đoàn đàm phán
Đối với công ty TNHH Quốc Minh, nguồn nhân lực có vai trị vơ cùng quan trọng, được các cấp quản lý đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng còn thiếu và còn yếu. Hiện nay, số lượng nhân viên có thể đảm nhận cơng tác này chỉ có 6 người, trong đó giám đốc là thành phần chủ chốt, là người có kinh nghiệm lâu năm nhất và luôn tham gia các cuộc đàm phán với các đối tác nước ngồi, do đó cơng ty cần bổ sung thêm người có năng lực và chun mơn. Mặt khác, cơng ty cũng nên đầu tư kinh phí đào tạo, nâng cao
trình độ nghiệp vụ, chun mơn cũng như kinh nghiệm thực tế cho các nhân viên thông qua các cuộc hội thảo, các khóa đào tạo ngắn ngày.
Ngồi ra, cơng ty cũng cần phải có chun gia về luật pháp, khơng chỉ am hiểu luật Việt Nam mà còn phải am hiểu luật thương mại quốc tế, cũng như luật của nước đối tác, để hỗ trợ, tư vấn cho các nhà đàm phán của cơng ty trong q trình đàm phán với các đối tác nước ngoài.
Việc lựa chọn thành viên của đoàn đàm phán cần căn cứ vào năng lực, nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ,… Cần có sự phân cơng rõ trách nhiệm cho những người tham gia đàm phán: ai là người đóng vai trị trực tiếp đàm phán, ai chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu,…Cơng ty có thể gắn quyền lợi của nhân viên vào cuộc đàm phán để họ làm việc có trách nhiệm và hết mình hơn. Các thành viên cũng cần phải kết hợp ăn ý, hỗ trợ nhau để tạo ưu thế trên bàn đàm phán.
Khi tiến hành đàm phán, nhân viên đàm phán của công ty cần phải tiếp cận đối tác một cách tự nhiên, thể hiện sự hiểu biết, quan tâm của mình đến đối tác nhằm tạo khơng khí thoải mái dễ chịu khi hai bên làm quen, gây ấn tượng tốt đẹp với đối tác. Trong quá trình thương lượng cần cố gắng giữ quyền kiểm sốt nội dung, tạo thế chủ động cho cơng ty. Đồng thời, khi đàm phán, các nhân viên trong đồn cần giữ hịa khí, tránh căng thẳng, gây mâu thuẫn khơng đáng có giữa hai bên.