Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản

UBND TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ -CĐCĐ ngày / / 2022 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 i MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN iii LỜI GIỚI THIỆU iv CHƢƠNG 1: VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC Khái niệm chung văn Error! Bookmark not defined 1.1 Khái niệm văn 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.3 Khái niệm văn quản lý hành nhà nước .4 1.4 Khái niệm văn pháp luật văn quản lý thông thường Chức văn quản lý Nhà nước .6 2.1 Chức thông tin 2.2 Chức quản lý 2.3 Chức pháp lý 2.4 Chức văn hóa - xã hội 10 2.5 Chức thống kê số chức khác 11 Tình hình chung công tác văn quan Nhà nước 12 3.1 Quy định Nhà nước ta công tác văn bản: 13 3.2 Thực trạng công tác văn quan Nhà nước .13 Phân loại văn quản lý nhà nƣớc 13 4.1 Văn quy phạm pháp luật 13 4.2 Văn hành cá biệt 17 4.3 Văn hành thơng thường 18 CHƢƠNG 2: THỂ THỨC VĂN BẢN 22 Khái niệm thể thức văn .23 1.1 Yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn 23 1.2 Yêu cầu nội dung văn 24 1.3 Yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn 28 Các thành phần thể thức văn 29 2.1 Thiết lập trình bày thể thức văn 29 2.2 Yêu cầu văn phong ngôn ngữ văn 38 2.3 Cách sử dụng luận chứng soạn thảo văn 48 2.4 Cách sử dụng cụm từ khóa 49 2.5 Dùng từ ngữ xưng hô văn công vụ 50 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN 53 Quy trình xây dựng ban hành văn Error! Bookmark not defined ii 1.1 Đối với văn Quy phạm pháp luật Error! Bookmark not defined 1.2.Đối với văn Hành 54 2.Phƣơng pháp soạn thảo số văn Hành thơng dụng 56 2.1.Cách soạn thảo Công văn 56 2.2.Cách soạn thảo Tờ trình 60 2.3.Cách soạn thảo Thông báo 63 2.4 Cách soạn thảo Báo cáo 66 2.5 Cách soạn thảo Biên 71 2.6 Cách soạn thảo Hợp đồng 74 2.7 Cách soạn thảo Quyết định 81 2.8 Cách soạn thảo Công điện 85 CHƢƠNG 4: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 87 1.Quản lý văn đến 87 1.1.Nguyên tắc quản lý văn đến 87 1.2.Quy trình tiếp nhận xử lý văn đến 88 2.Quản lý văn 89 2.1 Nguyên tắc quản lý văn 89 2.2 Quy trình xử lý văn 89 2.3 Lập hồ sơ nộp lưu trữ hồ sơ 91 2.4 Nộp lưu trữ hồ sơ 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC CÁC BIỂU MẪU PHỤ LỤC GỢI Ý TRẢ LỜI CÂU HỎI ƠN TẬP iii TUN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Văn quản lý Nhà nƣớc kỹ thuật soạn thảo văn bản” đƣợc biên soạn dựa khung Chƣơng trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ Cao đẳng Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy thức cho giảng viên làm tài liệu học tập thức cho ngƣời học ngành, nghề Quản trị văn phòng trƣờng Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình “Văn quản lý Nhà nƣớc kỹ thuật soạn thảo văn bản” chúng tơi biên soạn có tham khảo “Văn quản lí Nhà nƣớc kĩ thuật soạn thảo văn bản” tác giả Lê Văn In (Chủ biên) nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm iv LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Văn quản lý Nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn giáo trình biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ Cao đẳng Đây học phần thuộc khối kiến thức chuyên ngành, cung cấp cho người học kiến thức, kỹ bản, cần thiết yêu cầu nội dung văn quản lý Nhà nước ; yêu cầu thể thức văn bản; cách soạn thảo số văn hành thơng thường Giáo trình cấu trúc chương: Chương Văn phân loại văn quản lý Nhà nước Chương Thể thức văn Chương Phương pháp soạn thảo văn Chương Quản lý văn quan Nhà nước Mỗi chương trình bày theo cấu trúc: mục tiêu; nội dung; câu hỏi ôn tập; tập thực hành Để hoàn thành giáo trình, nhóm biên soạn chân thành cảm ơn đến chủ biên tài liệu tham khảo; cảm ơn góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum; cảm ơn góp ý từ đồng nghiệp Kon Tum, ngày tháng năm 2022 Biên soạn Chủ biên: Lê Thùy Ánh Tiết GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MƠN HỌC: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 61063001 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học - Vị trí Mơn học Văn quản lý Nhà nƣớc kỹ thuật soạn thảo văn đƣợc bố trí kỳ III khóa học; trang bị cho ngƣời học kiến thức quan trọng, cần thiết khái niệm văn bản, phân loại loại văn bản, thể thức văn bản; đồng thời thực hành tốt kỹ thuật soạn thảo văn phục vụ hoạt động quan - Tính chất Là mơn học chuyên ngành có ý nghĩa nâng cao kỹ chuyên môn nghề nghiệp ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ Cao đẳng; mơn học kết hợp lý thuyết thực hành, thảo luận - Ý nghĩa vai trị mơn học Mơn học Văn quản lý Nhà nƣớc kỹ thuật soạn thảo văn có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Quản trị văn phịng Mục tiêu mơn học Về kiến thức - Trình bày đƣợc yêu cầu soạn thảo văn - Nhận diện, phân biệt đƣợc loại văn - Phân tích đƣợc thể thức kỹ thuật trình bày văn - Vận dụng đƣợc phong cách đặc trƣng ngôn ngữ văn bản, nội dung văn vào trình soạn thảo loại văn hành thơng dụng Về kỹ - Rèn kỹ sử dụng phong cách ngơn ngữ hành - Xây dựng đƣợc nội dung loại văn hành đảm bảo yêu cầu văn - Thực thành thạo kỹ soạn thảo loại văn bản: Tờ trình, Báo cáo, Thơng báo, Biên bản, Cơng văn, Hợp đồng, Quyết định, - Nâng cao số kỹ năng: Hợp tác, chia sẻ, giải vấn đề … Về lực tự chủ trách nhiệm - Lắng nghe giảng viên hƣớng dẫn, truyền đạt; chấp hành tốt nhiệm vụ đƣợc giao giáng viên mơn - Có ý thức học hỏi, có khả phát huy hiểu biết mơn học, góp phần hình thành thái độ, ý thức trách nhiệm xã hội - nghề nghiệp tích cực - Có lực tự định hƣớng, tự học tập, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, thích nghi với mơi trƣờng làm việc khác NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC Mã chƣơng: 61063001-01 GIỚI THIỆU Văn không gắn liền với hoạt động cơng, viên chức, mà cịn liên quan đến tất công dân khác đời sống cùa họ phải tiếp xúc với quan, tổ chức để giải vấn đề có liên quan đến quyền lợi trách nhiệm Đối với máy Nhà nƣớc, văn quản lý Nhà nƣớc thực chất định quản lý Nhà nƣớc quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định mang tính quyền lực đơn phƣơng Văn quản lý Nhà nƣớc phƣơng tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình quản lý Nhà nƣớc MỤC TIÊU - Trình bày đƣợc khái niệm văn văn quản lý Nhà nƣớc - Phân tích đƣợc chức văn quản lý Nhà nƣớc - Ngƣời học có ý thức tổng hợp nội dung văn quản lý Nhà nƣớc phục vụ cho học tập nghề nghiệp sau - Tham gia tích cực vào hoạt động học tập NỘI DUNG Khái niệm chung văn (1) 1.1 Khái niệm văn Giao tiếp đƣợc ngƣời thực nhiều phƣơng tiện khác Trong đó, ngôn ngữ phƣơng tiện giao tiếp quan trọng Hoạt động giao tiếp ngơn ngữ diễn dƣới hình thức giao tiếp ngơn ngữ viết hình thức giao tiếp ngơn ngữ nói Sản phẩm q trình giao tiếp ngơn ngữ nói đƣợc gọi diễn ngơn, cịn sản phẩm q trình giao tiếp chữ viết văn Theo nghĩa rộng: Văn vừa sản phẩm, vừa phƣơng tiện hoạt động giao tiếp ngôn ngữ dạng viết, thƣờng tập hợp câu, có tính trọn vẹn nội dung, tính hồn chỉnh hình thức, có tính chặt chẽ hƣớng tới mục tiêu giao tiếp định Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm công văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Văn đƣợc chế tạo nhiều chất liệu: Đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD Sự đời văn nói chung bị chi phối nhiều nhân tố q trình giao tiếp nhƣ: Mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phƣơng tiện giao tiếp Sự phân loại văn dựa vào nhiều tiêu chí khác Nhìn chung hình dung hai nhóm văn lớn đƣợc phân theo tính chất quyền lực nhà nƣớc khơng mang tính chất quyền lực Nhà nƣớc nhƣ sau: - Văn mang tính quyền lực Nhà nƣớc (văn quản lý Nhà nƣớc): Đây nhóm văn có vai trị to lớn hoạt động máy Nhà nƣớc Bằng việc ban hành thực văn quản lý Nhà nƣớc, quan Nhà nƣớc thực chức năng, nhiệm vụ đƣợc pháp luật quy định, phối hợp, hỗ trợ lẫn hoạt động giúp cho máy Nhà nƣớc vận hành nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu cao, đồng thời điều chỉnh quan hệ xã hội, điều tiết q trình xã hội theo mục đích định trƣớc - Văn khơng mang tính quyền lực Nhà nƣớc: Đây nhóm văn lớn, đƣợc sử dụng lĩnh vực đời sống xã hội Các văn đa dạng nội dung, hình thức, chủ thể ban hành cách thức soạn thảo Đặc điểm chung văn khơng mang tính quyền lực Nhà nƣớc ban hành chúng chủ thể không nhân danh Nhà nƣớc Văn quản lý Nhà nƣớc đƣợc hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội Nhà nƣớc quan Nhà nƣớc với tổ chức công dân 1.2 Khái niệm văn quản lý Nhà nước (2) Trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc, giao dịch quan Nhà nƣớc với nhau, quan Nhà nƣớc với tổ chức, cơng dân, với yếu tố nƣớc ngồi, v.v Văn phƣơng tiện thông tin bản, sợi dây liên lạc chính, yếu tố quan trọng để kiến tạo thể chế hành Nhà nƣớc Có thể thấy, văn quản lý Nhà nƣớc phƣơng tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình quản lý Nhà nƣớc Xây dựng văn quản lý Nhà nƣớc, đó, cần đƣợc xem phận hữu hoạt động quản lý Nhà nƣớc biểu quan trọng hoạt động Các văn quản lý Nhà nƣớc ln ln có tính pháp lý chung Tuy nhiên biểu tính chất pháp lý văn khơng giống Có văn mang tính thơng tin quản lý thơng thƣờng, có văn lại mang tính cƣỡng chế thực Văn quản lý Nhà nƣớc định thông tin quản lý thành văn (đƣợc văn hoá) quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội Nhà nƣớc quan Nhà nƣớc với tổ chức công dân 1.3 Khái niệm văn quản lý hành Nhà nước (3, 4) Trong khái niệm tổng quan nêu văn quản lý Nhà nƣớc, khái niệm văn quản lý hành Nhà nƣớc nội dung cấu thành, nhƣ văn quản lý hành Nhà nƣớc phận văn quản lý nhà nƣớc, bao gồm văn quan Nhà nƣớc (mà chủ yếu quan hành Nhà nƣớc) dùng để đƣa định chuyển tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành Các văn đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn luật, văn dƣới luật mang tính chất luật) thuộc thẩm quyền tƣ pháp (cáo trạng, án, v.v ) khơng phải văn quản lý hành Nhà nƣớc Trong giáo trình để thuận tiện trình bày văn quản lý hành Nhà nƣớc đƣợc gọi tắt văn Văn quản lý hành Nhà nƣớc đƣợc hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành Nhà nƣớc quan Nhà nƣớc với quan Nhà nƣớc với tổ chức công dân Và nhƣ vậy, mặt nội dung văn bản: Văn quản lý Nhà nƣớc chứa đựng định thông tin quản lý Nhà nƣớc; Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn quản lý nhà nƣớc quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền đƣợc Nhà nƣớc quy định; Về mặt quy trình ban hành: Văn quản lý Nhà nƣớc đƣợc ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức định; Về mặt mục đích: Văn quản lý Nhà nƣớc đƣợc ban hành nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành Nhà nƣớc quan Nhà nƣớc với quan Nhà nƣớc với tổ chức công dân 1.4 Khái niệm văn pháp luật văn quản lý thông thường (1) Văn đƣa quy phạm pháp luật để điều chỉnh mối quan hệ xã hội Đó hệ thống văn đƣợc xác định quy định chặt chẽ thẩm quyền, nội dung, hình thức quy trình ban hành Theo luật định văn quy phạm pháp luật Tuy nhiên, thực tế xây dựng ban hành văn nƣớc ta có văn văn quy phạm pháp luật mặt hình thức, song lại có nội dung chứa đựng quy phạm pháp luật Những văn với văn quy phạm pháp luật đích Bên A bên B đồng ý hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp hậu pháp lý việc giao kết hợp đồng Bên A bên B đồng ý thực theo điều khoản hợp đồng khơng nêu thêm điều kiện khác Hợp đồng đƣợc lập thành … bản, gồm … trang, có giá trị pháp lý nhƣ đƣợc giao cho bên A … bản, bên B … bản./ BÊN B BÊN A (Chữ ký, họ tên đóng dấu (nếu có)) (Chữ ký, họ tên đóng dấu (nếu có)) 10 PHỤ LỤC GỢI Ý TRẢ LỜI CÂU HỎI ƠN TẬP CHƢƠNG Câu hỏi Trình bày khái niệm văn quản lý Nhà nƣớc phân tích chức văn quản lý Nhà nƣớc Văn quản lý hành Nhà nƣớc đƣợc hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành Nhà nƣớc quan Nhà nƣớc với quan Nhà nƣớc với tổ chức công dân Văn quản lý nhà nƣớc có năm chức chính, chức pháp lý quản lý đặc trưng - Chức pháp lý Bất kỳ văn đời dựa sở quy phạm pháp luật để áp dụng vào thực tế đời sống xã hội nhằm điều chỉnh quan hệ tồn phát sinh Do vậy, văn công cụ thể chi phối mang tính quyền lực Nhà nƣớc hoạt động quan quản lý hành Đây pháp lý thể ràng buộc trách nhiệm chủ thể tham gia quan hệ xã hội tiến hành thực nghĩa vụ theo quy định pháp luật - Chức quản lý Tất bƣớc quy trình quản lý từ định đến tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát cần đến văn Chức quản lý văn thể chỗ Hợp thức hoá hoạt động quan sở ban hành văn cách kịp thời nhằm chấn chỉnh tổ chức thực nhiệm vụ sau có đầy đủ thơng tin tình hình thực tế - Chức thơng tin Chức thông tin văn thể qua nội dung sau: thu thập thông tin, ghi lại truyền đạt thông tin cần thiết, kiểm tra & đánh giá độ xác thơng tin hoạt động quản lý, điều hành giao dịch quan 11 Đây chức tổng quát quan trọng văn nói chung Ngày nay, có nhiều phƣơng tiện đại giúp cho việc truyền đạt thơng tin cách nhanh chóng nhƣng phải có văn kèm theo để làm chứng gốc nhƣ chữ ký ngƣời có thẩm quyền, dấu quan… - Chức văn hóa Văn sản phẩm sáng tạo ngƣời nên thể đặc trƣng nếp sống văn hóa địa phƣơng ghi chép lại nét văn hóa qua giai đoạn lịch sử khác Câu hỏi Nêu khái niệm thẩm quyền ban hành loại văn Quy phạm pháp luật 1.1 Khái niệm hệ thống văn Quy phạm pháp luật Văn Quy phạm pháp luật “văn quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa” Đó nguồn pháp luật xã hội chủ nghĩa, sản phẩm trình sáng tạo pháp luật, hình thức lãnh đạo Nhà nƣớc xã hội nhằm biến ý chí nhân dân thành luật - Có thể hiểu định nghĩa nhƣ sau: + Văn Quy phạm pháp luật chứa đựng quy tắc xử chung, tức quy định mang tính chuẩn mực mà quan tổ chức, cá nhân phải tuân theo tham gia quan hệ xã hội đƣợc quy tắc điều chỉnh + Văn Quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nƣớc định + Việc ban hành phải tuân theo trình tự thủ tục đƣợc luật pháp quy định + Mục đích ban hành văn Quy phạm pháp luật điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa 1.2 Hệ thống văn Quy phạm pháp luật - Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội - Pháp lệnh, nghị Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội 12 - Lệnh, định Chủ tịch nƣớc - Nghị định Chính phủ - Quyết định Thủ tƣớng Chính phủ - Nghị Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tƣ Chánh án Tồ án nhân dân tối cao - Thơng tƣ Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao - Thông tƣ Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan ngang - Quyết định Tổng Kiểm toán Nhà nƣớc - Nghị liên tịch Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ƣơng tổ chức trị - xã hội - Thơng tƣ liên tịch Chánh án Tồ án nhân dân tối cao với Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan ngang - Văn Quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Câu hỏi Nêu khái niệm chức loại văn Hành thơng thƣờng Văn hành thơng thƣờng dùng để chuyển đạt thông tin hoạt động quản lý Nhà nƣớc nhƣ: Công bố thông báo chủ trƣơng, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thơng tin giao dịch thức quan, tổ chức với Nhà nƣớc với tổ chức cơng dân Văn hành thông thƣờng không đƣa định quản lý, khơng đƣợc dùng để thay cho văn quy phạm pháp luật văn cá biệt Đây hệ thống đa dạng phức tạp, bao gồm loại văn sau: - Văn hành văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực văn quy phạm pháp luật khác dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan, tổ chức Hệ thống loại văn đa dạng phức tạp, phân thành loại chính: 13 + Văn khơng có tên loại: Cơng văn văn dùng để giao dịch công việc quan đoàn thể Đối với loại văn đầu văn khơng thể tên loại văn Đây cách để phân biệt cơng văn với loại văn hành khác Ví dụ: Công văn đôn đốc, nhắc nhở, trả lời, công văn mời họp, cơng văn giải thích, u cầu, cơng văn kiến nghị, công văn chất vấn… + Văn có tên loại: Thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, hợp đồng, loại giấy (giấy đƣờng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Những văn loại thƣờng thể loại tên gọi cụ thể - Báo cáo loại văn hành đƣợc dùng để trình bày cho rõ tình hình hay việc Ví dụ nhƣ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị; - Thông báo loại văn hành đƣợc dùng để báo cho ngƣời biết tình hình hoạt động, thông tin, tin tức liên quan tới đơn vị văn bản; Ví dụ nhƣ : Thơng báo nộp phạt hành chính, Thơng báo xử phạt hành chính… - Biên loại văn hành đƣợc dùng để ghi chép lại xảy tình trạng việc để làm chứng sau Ví dụ nhƣ: Biên hội nghị, Biên nghiệm thu, Biên hợp đồng, Biên bàn giao - Tờ trình văn quan cấp dƣới gửi lên cấp trình bày chủ trƣơng, sách, đề án cơng tác, định mức, tiêu chuẩn, sửa đổi, bổ sung chế độ, sách… đề nghị cấp phê duyệt - Giấy giới thiệu văn dùng để cấp cho cán bộ, công chức, liên hệ công tác hay giao dịch nói chung nhằm thực nhiệm vụ đƣợc giao gải công việc cần thiết thân cán bộ, cơng chức - Giấy đƣờng văn dùng để cấp cho cán bộ, công chức cơng tác Giấy có giá trị để tính phụ cấp đƣờng, khơng có giá trị giới thiệu - Giấy mời họp văn dùng để mời quan, tổ chức, cá nhân đến dự họp, hội nghị, thảo luận, … vấn đề có liên quan - Phiếu gửi văn dùng để chuyển tài liệu, công văn, công điện tới quan cần chuyển đến 14 - Giấy nghỉ phép văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép gặp trƣờng hợp nghỉ phép nơi xa thay giấy đƣờng thời gian nghỉ phép, làm toán giấy đƣờng theo chế độ Nhà nƣớc Bài tập thực hành Thực hành phân loại văn quản lý Nhà nƣớc - Văn Quy phạm pháp luật: Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Pháp lệnh, Lệnh, Quyết định, Nghị định, Thông tƣ, Nghị liên tịch, Thông tƣ liên tịch - Văn Hành chính: Cơng văn, Thơng báo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Đề án, Chƣơng trình, Kế hoạch, Hợp đồng, loại giấy (giấy đƣờng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) - Văn Cá biệt: Quyết định cá biệt Bài tập thực hành Thực hành phân loại phân tích chức loại văn hành thông thƣờng -Công văn văn dùng để giao dịch cơng việc quan đồn thể Đối với loại văn đầu văn tên loại văn Đây cách để phân biệt công văn với loại văn hành khác Ví dụ: Cơng văn đơn đốc, nhắc nhở, trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, u cầu, cơng văn kiến nghị, cơng văn chất vấn… - Báo cáo loại văn hành đƣợc dùng để trình bày cho rõ tình hình hay việc Ví dụ nhƣ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị; - Thông báo loại văn hành đƣợc dùng để báo cho ngƣời biết tình hình hoạt động, thơng tin, tin tức liên quan tới đơn vị văn bản; Ví dụ nhƣ : Thơng báo nộp phạt hành chính, Thơng báo xử phạt hành chính… - Biên loại văn hành đƣợc dùng để ghi chép lại xảy tình trạng việc để làm chứng sau Ví dụ nhƣ: Biên hội nghị, Biên nghiệm thu, Biên hợp đồng, Biên bàn giao - Tờ trình văn quan cấp dƣới gửi lên cấp trình bày chủ trƣơng, sách, đề án công tác, định mức, tiêu chuẩn, sửa đổi, bổ sung chế độ, sách… đề nghị cấp phê duyệt - Giấy giới thiệu văn dùng để cấp cho cán bộ, công chức, liên hệ cơng tác hay giao dịch nói chung nhằm thực nhiệm vụ đƣợc giao gải công việc cần thiết thân cán bộ, công chức 15 - Giấy đƣờng văn dùng để cấp cho cán bộ, công chức cơng tác Giấy có giá trị để tính phụ cấp đƣờng, khơng có giá trị giới thiệu - Giấy mời họp văn dùng để mời quan, tổ chức, cá nhân đến dự họp, hội nghị, thảo luận, … vấn đề có liên quan - Phiếu gửi văn dùng để chuyển tài liệu, công văn, công điện tới quan cần chuyển đến - Giấy nghỉ phép văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép gặp trƣờng hợp nghỉ phép nơi xa thay giấy đƣờng thời gian nghỉ phép, làm toán giấy đƣờng theo chế độ Nhà nƣớc Bài thực hành Thực hành phân loại hệ thống văn Quy phạm pháp luật - Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội - Pháp lệnh, nghị Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội - Lệnh, định Chủ tịch nƣớc - Nghị định Chính phủ - Quyết định Thủ tƣớng Chính phủ - Nghị Hội đồng Thẩm phán Tồ án nhân dân tối cao, Thơng tƣ Chánh án Tồ án nhân dân tối cao - Thơng tƣ Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao - Thông tƣ Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan ngang - Quyết định Tổng Kiểm toán Nhà nƣớc - Nghị liên tịch Uỷ ban thƣờng vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ƣơng tổ chức trị - xã hội - Thơng tƣ liên tịch Chánh án Tồ án nhân dân tối cao với Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan ngang - Văn Quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân CHƢƠNG 16 Câu hỏi Trình bày yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo văn Quy định chung: Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm) Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 Định lề trang: Cách mép mép dƣới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 -35 mm, cách mép phải 15- 20 mm Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen Cỡ chữ kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho yếu tố thể thức Vị trí trình bày thành phần thể thức: đƣợc thực theo Mục IV, Phần I, Phụ lục Số trang văn bản: Đƣợc đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đƣợc đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ (Tổng hợp điểm Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơng tác văn thư) Câu hỏi Trình bày yêu cầu nội dung văn - Tính xác rõ ràng: văn viết ngƣời hiểu cách rõ ràng, xác nhƣ nội dung văn muốn truyền đạt - Tính phổ thơng, đại chúng: văn viết ngôn ngữ dễ hiếu , từ ngữ phổ thông, cách diễn đạt đơn giản, yếu tố nƣớc ngồi đƣợc Việt hố tối ƣu, viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học - Tính khách quan, phi cá tính: nội dung văn phải đƣợc trình bày trực tiếp, khơng thiên vị loại văn tiếng nói quyền lực nhà nƣớc, khơng phải tiếng nói riêng cá nhân văn giao cho cá nhân soạn thảo Là ngƣời phát ngôn thay cho quan, tổ chức công quyền , cá nhân không đƣợc tự ý đƣa quan điểm riêng vào nội dung văn mà phải nhân danh quan trình bày ý chí nhà nƣớc, lãnh đạo Chính cách hành văn biểu cảm thể tình cảm quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong pháp luật hành 17 Tính khách quan phi cá tính làm cho văn có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với luận xác làm cho văn có tính thuyết phục cao Đat hiệu công tác quản lý nhà nƣớc - Tính trang trọng, lịch sự: Lời văn trang trọng thể tôn trọng chủ tểh thi hành, làm tăng uy tín tập thể, cá nhân ban hành văn - Tính khn mẫu: văn phải trình bày khn mẫu thể thức quy định Tính khn mẫu bảo đảm cho thống nhất, tính khoa học tính văn hố cơng văn, giấy tờ Câu hỏi Nêu khái niệm thể thức văn thành phần văn Theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư, thể thức văn hành bao gồm thành phần chính: a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký ngƣời có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lƣu hành c) Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 18 Câu hỏi Nêu yêu cầu văn phong ngôn ngữ văn Phong cách ngôn ngữ văn Việc sử dụng ngôn ngữ phần quan trọng yếu tố cấu thành chất lƣợng văn quản lý hành nhà nƣớc Soạn thảo văn quản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngôn ngữ cần đƣợc xem giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt Sự lựa chọn sử dụng phƣơng tiện ngôn ngữ phù hợp, phụ thuộc vào yếu tố ngồi ngơn ngữ nhƣ hồn cảnh giao tiếp, đề tài mục đích giao tiếp, nhân vật tham dự giao tiếp… Do đó, hiểu phong cách ngơn ngữ khuôn mẫu hoạt động ngôn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn sử dụng ngơn ngữ có tính chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, việc xây dựng lớp văn tiêu biểu Đặc trưng ngôn ngữ văn Ngôn ngữ văn quản lý nhà nƣớc phải đảm bảo phản ánh nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ vấn đề, không để ngƣời đọc, ngƣời nghe không hiểu hiểu nhầm, hiểu sai Do đó, ngơn ngữ văn quản lý Nhà nƣớc có đặc điểm sau: - Tính xác, rõ ràng - Tính phổ thơng đại chúng - Tính khn mẫu - Tính khách quan - Tính trang trọng, lịch Đặc điểm ngôn ngữ văn hành - Từ ngữ - Câu - Đoạn văn - Văn 19 Bài tập thực hành Thiết lập thể thức cấu trúc văn hành thông thƣờng Ngƣời học vận dụng kiến thức lý thuyết để thiết lập đƣợc cấu trúc văn hành thơng thƣờng trình bày trƣớc tập thể lớp sản phẩm Giảng viên theo dõi, góp ý, chỉnh sửa hoàn thiện Bài tập thực hành Thực hành áp dụng cách sử dụng luận chứng soạn thảo văn Ngƣời học vận dụng kiến thức lý thuyết để thiết lập đƣợc cấu trúc văn hành thơng thƣờng trình bày trƣớc tập thể lớp sản phẩm Giảng viên theo dõi, góp ý, chỉnh sửa hồn thiện Bài tập thực hành Thực hành áp dụng cụm từ khóa soạn thảo văn Ngƣời học vận dụng kiến thức lý thuyết để thiết lập đƣợc cấu trúc văn hành thơng thƣờng trình bày trƣớc tập thể lớp sản phẩm Giảng viên theo dõi, góp ý, chỉnh sửa hồn thiện CHƢƠNG Câu hỏi Trình bày quy trình soạn thảo ban hành văn Quy phạm pháp luật (Quy định Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13 Quốc Hội ban hành năm 2015) Bƣớc 1: Soạn thảo Bƣớc 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Bƣớc 3: Thẩm định dự thảo Bƣớc 4: Xem xét thông qua Bƣớc 5: Công bố Bƣớc 6: Gửi lƣu trữ Câu hỏi Trình bày quy trình soạn thảo ban hành văn Hành Bƣớc 1: Xác định tính chất vấn đề cần văn 20 Bƣớc 2: Chuẩn bị tƣ liệu Bƣớc 3: Dự thảo văn Bƣớc 4: Duyệt thảo Bƣớc 5: Trình ký ban hành Câu hỏi So sánh văn hành thông thƣờng, văn quy phạm pháp luật, văn cá biệt Điểm giống nhau: - Đƣợc xác lập ngơn ngữ viết nhằm đảm bảo trình bày đầy đủ, mạch lạc tồn ý chí chủ thể ban hành vấn đề phát sinh quản lý nhà nƣớc, giúp cho đối tƣợng thi hành biết, hiểu thực hiện, đồng thời giúp chuyển tải, lƣu trữ, khai thác thông tin phục vụ quản lý nhà nƣớc nhanh chóng tiện lợi - Chủ thể: Đƣợc ban hành chủ thể có thẩm quyền - Nội dung thể ý chí chủ thể ban hành nhằm đạt đƣợc mục tiêu quản lý - Hình thức: pháp luật quy định - Thủ tục ban hành: đƣợc ban hành theo thủ tục pháp luật quy định; - Là văn đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực Điểm khác VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƢỜNG Về thẩm quyền Cũng giống nhƣ văn cá biệt, trình tự thủ tục ban hành văn hành thơng thƣờng khơng đƣợc quy định văn pháp luật riêng mà đƣợc quy định nhiều văn bản.+ Thủ tục ban hành đơn giản so QUY PHẠM PHÁP LUẬT CÁ BIỆT Đƣợc quy định cụ thể, chặt chẽ Không đƣợc quy định văn pháp luật riêng mà đƣợc quy định nhiều văn bản.+ Thủ tục ban hành đơn giản nhiều so với thủ tục ban hành văn quy phạm pháp luật 21 QUY PHẠM PHÁP LUẬT CÁ BIỆT Về trình tự thủ tục ban hành Khơng đƣợc quy định văn pháp luật riêng mà đƣợc quy định nhiều văn Thủ tục đơn giản Cụ thể, chặt chẽ Thủ tục lâu Không đƣợc quy định văn pháp luật riêng mà đƣợc quy định nhiều văn Thủ tục ban hành đơn giản nhiều so với thủ tục ban hành văn quy phạm pháp luật Về nội dung Chứa đựng quy tắc chung mang tính pháp lý mệnh lệnh biệt đƣợc ban hành để tổ chức thực văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật Chứa đựng quy tắc xử chung, đặt hành vi ứng xử mang tính khn mẫu; Mệnh lệnh cụ thể, dựa sở quy phạm pháp luật để áp dụng giải công việc phát sinh Đối tƣợng thi hành cụ thể, xác định (có dấu hiệu nhân thân cá nhân, tên gọi, địa tổ chức) Áp dụng nhiều đối tƣợng hay nhóm đối tƣợngThƣờng áp dụng nhiều lầnThƣờng hiệu lực có thời gian dài+ Tác động phạm vi rộng Áp dụng số đối tƣợng định+ Áp dụng lần+ Hiệu lực thời gian ngắn+ Tác động phạm vi hẹp VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƢỜNG với loại cịn lại Về đối tƣợng thi hành Bài tập thực hành Thực hành soạn thảo Công văn 22 Bài tập thực hành Thực hành soạn thảo Báo cáo Bài tập thực hành Thực hành soạn thảo Tờ trình Bài tập thực hành Thực hành soạn thảo Thông báo Bài tập thực hành Thực hành soạn thảo Biên Bài tập thực hành Thực hành soạn thảo Hợp đồng lao động Bài tập thực hành Thực hành soạn thảo Công điện Bài tập thực hành Thực hành soạn thảo Quyết định Ngƣời học vận dụng kiến thức lý thuyết để soạn thảo đƣợc định cá biệt trình bày trƣớc tập thể lớp sản phẩm Giảng viên theo dõi, góp ý, chỉnh sửa hồn thiện CHƢƠNG Câu hỏi Trình bày ngun tắc quản lý quy trình tiếp nhận, xử lý văn đến Gợi ý: Ngƣời học tự tìm hiểu giáo trình Câu hỏi Trình bày nguyên tắc quản lý quy trình xử lý văn Gợi ý: Ngƣời học tự tìm hiểu giáo trình Câu hỏi Nêu khái niệm, tác dụng việc lập hồ sơ Gợi ý: Ngƣời học tự tìm hiểu giáo trình Bài tập thực hành Thực hành tiếp nhận, xử lý văn đến Bài tập thực hành Thực hành xử lý văn Bài tập thực hành Thực hành lập hồ sơ, nộp lƣu trữ hồ sơ vào kho lƣu trữ Ngƣời học vận dụng kiến thức lý thuyết để soạn thảo đƣợc loại văn hành thơng thƣờng trình bày trƣớc tập thể lớp sản phẩm Giảng viên theo dõi, góp ý, chỉnh sửa hồn thiện ... nghề Quản trị văn phòng trƣờng Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình ? ?Văn quản lý Nhà nƣớc kỹ thuật soạn thảo văn bản? ?? biên soạn có tham khảo ? ?Văn quản lí Nhà nƣớc kĩ thuật soạn thảo văn bản? ??... TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình ? ?Văn quản lý Nhà nƣớc kỹ thuật soạn thảo văn bản? ?? đƣợc biên soạn dựa khung Chƣơng trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ Cao đẳng Mục đích giáo trình. .. niệm văn 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.3 Khái niệm văn quản lý hành nhà nước .4 1.4 Khái niệm văn pháp luật văn quản lý thông thường Chức văn quản lý Nhà nước