VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Khái niệm chung về văn bản Error! Bookmark not defined Khái niệm văn bản
Giao tiếp giữa con người có thể thực hiện qua nhiều phương tiện khác nhau, trong đó ngôn ngữ đóng vai trò quan trọng nhất Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ diễn ra dưới hai hình thức chính: giao tiếp bằng ngôn ngữ nói và giao tiếp bằng ngôn ngữ viết Sản phẩm của giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn, trong khi sản phẩm của giao tiếp bằng chữ viết được gọi là văn bản.
Văn bản được hiểu là sản phẩm và phương tiện của giao tiếp ngôn ngữ viết, thường bao gồm các câu có nội dung trọn vẹn và hình thức hoàn chỉnh Nó thể hiện tính chặt chẽ và hướng đến một mục tiêu giao tiếp cụ thể.
Văn bản, theo nghĩa hẹp, chỉ công văn, giấy tờ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, và có thể được chế tạo từ nhiều chất liệu như đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa, giấy, và đĩa CD Sự ra đời của văn bản bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố trong giao tiếp, bao gồm mục đích, hoàn cảnh, nhân vật, cách thức và phương tiện giao tiếp Văn bản có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng nhìn chung có thể chia thành hai nhóm lớn: văn bản có tính chất quyền lực nhà nước và văn bản không mang tính chất quyền lực nhà nước.
Văn bản mang tính quyền lực Nhà nước, hay còn gọi là văn bản quản lý Nhà nước, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của bộ máy Nhà nước Qua việc ban hành và thực hiện các văn bản này, các cơ quan Nhà nước thực hiện chức năng và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật, đồng thời phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo bộ máy Nhà nước hoạt động hiệu quả, nhịp nhàng và đồng bộ Những văn bản này cũng giúp điều chỉnh các quan hệ xã hội và điều tiết các quá trình xã hội theo các mục tiêu đã được xác định.
Văn bản không mang tính quyền lực Nhà nước là nhóm văn bản phong phú, được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Những văn bản này đa dạng về nội dung, hình thức, và chủ thể ban hành, cũng như cách thức soạn thảo Điểm chung của chúng là không được ban hành nhân danh Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là những tài liệu chứa đựng quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền và quy trình nhất định Những văn bản này có vai trò điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ của Nhà nước, cũng như mối quan hệ giữa các cơ quan Nhà nước với tổ chức và công dân.
1.2 Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước (2)
Trong quản lý Nhà nước, văn bản đóng vai trò là phương tiện thông tin chính, kết nối các cơ quan Nhà nước với nhau và với tổ chức, công dân, cũng như các yếu tố nước ngoài Nó là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng thể chế hành chính Nhà nước, đảm bảo sự giao tiếp hiệu quả và minh bạch trong các giao dịch.
Văn bản quản lý Nhà nước là công cụ quan trọng để áp dụng các chuẩn mực pháp lý trong quản lý Nhà nước, và việc xây dựng chúng cần được coi là phần thiết yếu trong hoạt động này Các văn bản này không chỉ thể hiện tính pháp lý mà còn có sự đa dạng trong cách thức thể hiện Một số văn bản chỉ có tính chất thông tin quản lý thông thường, trong khi những văn bản khác lại có tính cƣỡng chế thực hiện, thể hiện vai trò và chức năng khác nhau trong hệ thống quản lý Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là các quyết định và thông tin quản lý được thể hiện bằng văn bản, do các cơ quan Nhà nước ban hành theo quy định về thẩm quyền, trình tự và thủ tục nhất định Những văn bản này được Nhà nước đảm bảo thi hành thông qua các biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý giữa các cơ quan Nhà nước với nhau cũng như với tổ chức và công dân.
1.3 Khái niệm văn bản quản lý hành chính Nhà nước (3, 4)
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một phần quan trọng trong tổng thể văn bản quản lý Nhà nước, bao gồm các tài liệu do các cơ quan Nhà nước, chủ yếu là các cơ quan hành chính, ban hành để đưa ra quyết định và truyền tải thông tin trong quá trình chấp hành và điều hành Các văn bản như luật, văn bản dưới luật, hay các tài liệu thuộc thẩm quyền tư pháp như cáo trạng và bản án không được coi là văn bản quản lý hành chính Nhà nước Trong giáo trình này, để đơn giản hóa, văn bản quản lý hành chính Nhà nước sẽ được gọi tắt là văn bản.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là các tài liệu chứa quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền và quy trình nhất định Những văn bản này nhằm điều chỉnh mối quan hệ giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, cũng như giữa các cơ quan Nhà nước với tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý Nhà nước bao gồm các quyết định và thông tin liên quan đến việc quản lý Nhà nước Những văn bản này được ban hành bởi các cơ quan quản lý Nhà nước theo thẩm quyền mà Nhà nước đã quy định.
Về mặt quy trình ban hành: Văn bản quản lý Nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định;
Văn bản quản lý Nhà nước được ban hành với mục đích điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính giữa các cơ quan Nhà nước, cũng như giữa các cơ quan này với tổ chức và công dân.
1.4 Khái niệm văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường (1)
Văn bản pháp luật là hệ thống các quy phạm pháp luật điều chỉnh mối quan hệ xã hội, được xác định rõ ràng về thẩm quyền, nội dung, hình thức và quy trình ban hành Tuy nhiên, thực tế có nhiều văn bản không phải là quy phạm pháp luật về mặt hình thức nhưng vẫn chứa đựng các quy định pháp luật, tạo thành một phần của văn bản pháp luật tổng thể Các văn bản này, cùng với văn bản quy phạm pháp luật, được gọi là văn bản quản lý quy phạm Cần phân biệt văn bản pháp luật với những văn bản không chứa quy phạm pháp luật, như các quyết định hành chính hoặc tư pháp cá biệt và các văn bản hành chính thông thường, được gọi chung là văn bản quản lý thông thường.
Chức năng của văn bản quản lý Nhà nước
Thông tin là chức năng cơ bản của mọi loại văn bản, bao gồm cả văn bản quản lý Nhà nước Những thông tin này là nguồn tài sản quý giá của đất nước, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội Chúng cũng là yếu tố quyết định trong việc xây dựng các chủ trương, chính sách và quyết định hành chính nhằm giải quyết các vấn đề nội bộ của Nhà nước, cũng như bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm ba loại với những nét đặc thù riêng của mình:
Thông tin quá khứ đề cập đến những dữ liệu liên quan đến các sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý Những thông tin này giúp hiểu rõ hơn về hiệu quả và kết quả của các quyết định đã được đưa ra trước đây.
Thông tin hiện hành đề cập đến những sự kiện và hoạt động diễn ra hàng ngày trong các cơ quan của hệ thống quản lý Nhà nước.
Thông tin dự báo trong văn bản cung cấp các dữ liệu kế hoạch tương lai và dự báo chiến lược, giúp bộ máy quản lý định hướng hoạt động hiệu quả.
Việc phân loại thông tin có thể được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau dựa trên tính chất, nội dung và mục tiêu công việc Thông tin có thể được chia thành các lĩnh vực quản lý như thông tin chính trị, thông tin kinh tế, và thông tin văn hóa-xã hội Ngoài ra, phân loại cũng có thể dựa trên thẩm quyền tạo lập thông tin, bao gồm thông tin từ trên xuống, từ dưới lên, thông tin ngang cấp và thông tin nội bộ Trong mỗi loại thông tin, còn có thể có các phân loại nhỏ hơn, ví dụ như thông tin kinh tế trong quản lý sản xuất kinh doanh có thể được chia thành thông tin thống kê, thông tin kế toán và thông tin nghiệp vụ kỹ thuật.
Hoạt động thông tin trong quản lý Nhà nước là quá trình liên tục giữa người quản lý và người bị quản lý, nhằm trao đổi và cân bằng nhận thức về thực tiễn xã hội Quản lý nhà nước phụ thuộc vào sự liên tục của thông tin, với phản hồi từ các chủ thể tiếp nhận đóng vai trò quyết định trong hiệu quả quản lý Bản chất của quản lý nhà nước là quản lý xã hội thông qua chuỗi quyết định dựa trên thông tin về hoạt động sản xuất Do đó, việc thực hiện quản lý hành chính nhà nước hiệu quả cần có các mệnh lệnh được xây dựng từ quá trình thu thập, xử lý và truyền đổi thông tin.
Văn bản là công cụ quan trọng trong việc tổ chức hoạt động quản lý Nhà nước, giúp các cơ quan và lãnh đạo điều hành hiệu quả bộ máy Nhà nước trên nhiều phạm vi không gian và thời gian Chức năng quản lý của văn bản không chỉ thể hiện vai trò thiết yếu mà còn khẳng định sự cần thiết của nó trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước.
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả Nó là công cụ thiết yếu để các cơ quan quản lý truyền đạt quyết định đến hệ thống bị quản lý, đồng thời là đầu mối theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới, từ đó tổ chức hoạt động quản lý một cách thuận lợi.
Quản lý là một quá trình đa yếu tố, trong đó việc thu thập và xử lý thông tin về đối tượng quản lý, ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định một cách hiệu quả được đặt lên hàng đầu Hoạt động quản lý không chỉ là phương pháp cụ thể mà còn là định hướng cho việc tổ chức và điều hòa các mối quan hệ xã hội Trong mối quan hệ với bộ máy lãnh đạo, quản lý thể hiện sự tổng hợp giữa người lãnh đạo và người thực hiện, cũng như giữa cơ quan quản lý và cơ quan bị quản lý.
Chức năng quản lý của văn bản được xây dựng từ tổ chức và phương tiện, trong đó văn bản đóng vai trò quan trọng đối với hiệu quả quản lý Các loại văn bản như Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Điều lệ và Thông báo thường xuyên được ban hành trong các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước, giúp tổ chức các hoạt động quản lý Nhờ những văn bản này, các cơ quan có thể điều hành công việc trong nhiều phạm vi không gian và thời gian Hơn nữa, văn bản quản lý Nhà nước còn tạo sự ổn định trong công việc, thiết lập các định mức cần thiết, và tránh cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học.
Văn bản được tạo ra nhằm tổ chức công việc và hướng dẫn hoạt động của các cơ quan cấp dưới cần phải đạt hiệu quả để đảm bảo chức năng quản lý Để văn bản của các cơ quan có chức năng quản lý, nó phải đảm bảo khả năng thực thi cho cơ quan nhận Điều này cho thấy rằng chức năng quản lý của văn bản gắn liền với tính thiết thực trong hoạt động của bộ máy quản lý Nếu văn bản không chỉ ra được khả năng thực hiện, thiếu tính khả thi và không hỗ trợ các cơ quan trong việc giải quyết nhiệm vụ cụ thể, thì các cơ quan này sẽ dần mất thói quen tôn trọng văn bản Khi đó, văn bản quản lý Nhà nước sẽ mất đi chức năng quản lý của mình.
Chức năng quản lý văn bản quản lý Nhà nước có thể bao gồm hai loại:
Các văn bản pháp lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý nhà nước Chúng xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của từng cơ quan, đồng thời thiết lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động giữa các cơ quan này Những văn bản này bao gồm nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập cơ quan cấp dưới, điều lệ làm việc, các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt, cùng với các thông tư và công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức.
Các văn bản pháp lý như Quyết định, Chỉ thị, Thông báo và Công văn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động theo thẩm quyền Những văn bản này không chỉ hướng dẫn công việc cho cấp dưới mà còn bao gồm các báo cáo tổng kết công việc, giúp đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý nhà nước.
Nghệ thuật quản lý phát triển từ thực tiễn, trong khi giải quyết công việc một cách khoa học cần dựa vào các quy định chính thức trong văn bản quản lý Nhà nước Cần đảm bảo rằng các quy định này không làm hạn chế sự sáng tạo của người áp dụng, đồng thời tránh tạo ra những sơ hở trong văn bản hay khuyến khích các mối quan hệ không chính thức tiêu cực.
Chức năng quản lý của văn bản quản lý Nhà nước được hình thành từ nhu cầu thực tiễn trong hoạt động quản lý Tuy nhiên, nếu sự khách quan này bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người soạn thảo, sẽ dẫn đến việc làm sai lệch chức năng quản lý của văn bản.
Tình hình chung về công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước
3.1 Quy định của Nhà nước ta về công tác văn bản
Chính Phủ Nghị định 30/2020/NĐ-CPVề công tác văn thƣ Hà Nội 2020 Quy định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản
3.2 Thực trạng công tác văn bản trong các cơ quan Nhà nước 3.2.1 Ưu điểm
Văn bản nêu rõ các chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng và Nhà nước, được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang, cùng với sự tham gia của toàn thể nhân dân.
Văn bản là phương tiện quan trong không thể thiếu trong mọi hoạt động quản lý nhà nước
Văn bản là sợi dây liên hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nước và nhân dân Văn bản ngày càng hoàn thiện hơn về hình thức và nội dung
Các văn bản nhà nước hiện nay còn lộn xộn, tùy tiện, chồng chéo, vừa thừa, vừa thiếu, sai quy định, không đúng thẩm quyền ban hành
Các văn bản hiện nay ban hành không thống nhất cả về hình thức lẫn nội dung, thiếu nhất quán
Tình trạng ban hành văn bản quá nhiều và không cần thiết đang làm giảm hiệu lực quản lý của nhà nước Sự chậm trễ trong việc ban hành các văn bản này gây khó khăn cho các cấp dưới trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Phân loại văn bản quản lý nhà nước
4.1 Văn bản Quy phạm pháp luật
4.1.1 Khái niệm và hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật
Văn bản Quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự luật định, chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Đây là nguồn cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa, phản ánh quá trình sáng tạo pháp luật và thể hiện sự lãnh đạo của Nhà nước đối với xã hội, biến ý chí của nhân dân thành luật.
Có thể hiểu định nghĩa này nhƣ sau:
Văn bản quy phạm pháp luật là tập hợp các quy tắc xử sự chung, quy định những chuẩn mực mà các cơ quan, tổ chức và cá nhân cần tuân thủ khi tham gia vào các quan hệ xã hội mà những quy tắc này điều chỉnh.
- Văn bản Quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định
- Việc ban hành phải tuân theo đúng trình tự và thủ tục đã đƣợc luật pháp quy định
- Mục đích ban hành văn bản Quy phạm pháp luật là điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa
Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật:
- Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội
- Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước
- Nghị định của Chính phủ
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tƣ của Chánh án Toà án nhân dân tối cao
- Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước
- Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ƣơng của tổ chức chính trị - xã hội
Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, cùng với sự phối hợp giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án và Viện trưởng, nhằm tăng cường hiệu quả công tác tư pháp và bảo đảm tính thống nhất trong hoạt động của các cơ quan tư pháp Sự hợp tác này cũng bao gồm các Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, tạo nên một hệ thống pháp luật đồng bộ và hiệu quả.
- Văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân
4.1.2 Vai trò của văn bảnQuy phạm pháp luật
Đảng lãnh đạo nhà nước thông qua các nghị quyết, cụ thể hóa các chủ trương, chính sách mà không trực tiếp tham gia vào quản lý Nhà nước Nhà nước giữ vai trò chủ yếu trong quản lý xã hội, thực hiện ý chí và nguyện vọng của nhân dân, do đó cần tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng Nguyên tắc quản lý Nhà nước hiện nay là dựa trên pháp luật, vì vậy, Nhà nước phải ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để thể chế hóa các đường lối, chủ trương của Đảng.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển xã hội, tùy thuộc vào sự phù hợp với thực tế Nó ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội và điều chỉnh các mối quan hệ trong cộng đồng Do đó, khi ban hành hệ thống văn bản này, cần chú ý đến tính khách quan và khoa học để đảm bảo thực hiện hiệu quả các chính sách của Đảng.
4.1.3 Đặc điểm của văn bảnQuy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật mang tính mệnh lệnh và có khả năng bị cưỡng chế thi hành Tất cả các đối tượng có trách nhiệm thực hiện phải tuân thủ, nếu không sẽ bị nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chế, bao gồm xử phạt, bất kể văn bản đó có tính khả thi hay không Điều này cho thấy tính chất một chiều và bắt buộc của các quy định pháp luật.
Văn bản có hiệu lực lâu dài và áp dụng cho nhiều đối tượng khác nhau, điều chỉnh các mối quan hệ xã hội liên quan Chỉ khi có văn bản mới thay thế, hiệu lực của nó mới được thay đổi.
Văn bản quy phạm pháp luật có phạm vi áp dụng rộng, không chỉ giới hạn ở một đối tượng mà tác động đến nhiều nhóm khác nhau Tất cả cá nhân và cơ quan bị ảnh hưởng bởi văn bản đều có trách nhiệm thực hiện theo quy định.
4.1.4 Các loại văn bản Quy phạm pháp luật a) Hiến pháp: Là đạo luật cơ bản của quốc gia Hiến pháp quy định các vấn đề cơ bản về chế độ chính trị, kinh tế, văn hoá-xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ của công dân Hiến pháp quy định các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước b) Luật: Là văn bản dùng để thế chế hoá các quy định của hiến pháp về các vấn đề cơ bản, vấn đề quan trọng thuộc các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, về quốc phòng-an ninh, về nguyên tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, về các mối quan hệ xã hội và hoạt động của công dân c) Pháp lệnh: Là văn bản đƣợc ban hành để quy định các vấn đề về chế độ quản lý nhà nước, về các chính sách, biện pháp quản lý khi chưa ban hành luật d) Lệnh: Là văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch nước dùng để công bố hiến pháp, luật (nghị quyết), của QH; pháp lệnh của UBTVQH thực hiện các quyền về quản lý nhà nước của chủ tịch nước e) Nghị quyết: Để thể hiện kết luận hoặc quyết định đƣợc tập thể thông qua trong một cuộc họp g) Nghị quyết liên tịch: Do nhiều cơ quan phối hợp với nhau ban hành, có thể giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức chính trị-xã hội… để thoả thuận giải quyết công việc h) Nghị định: Thuộc thẩm quyền ban hành của Chính phủ, đƣợc dùng để:
- Quy định chi tiết thi hành các Luật, Đạo luật, Nghị quyết của Quốc hội; Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội
- Dùng để cụ thể hoá việc thi hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của QH; Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội
Sử dụng để thành lập, sáp nhập hoặc giải thể các cơ quan thuộc Chính phủ, đồng thời quy định chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan bộ, ngang bộ và cơ quan thuộc Chính phủ.
- Dùng để thành lập, sáp nhập, giải thể, điều chỉnh địa giới, đơn vị hành chính dưới cấp tỉnh (được Quốc hội uỷ quyền)
Chính phủ sử dụng các loại văn bản như quyết định, chỉ thị và thông tư để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình Quyết định thường được ban hành để quy định chế độ công tác, biện pháp, thể lệ, cũng như các chính sách và vấn đề tổ chức - cán bộ Chỉ thị là văn bản nhằm truyền đạt các biện pháp thực hiện công tác, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chính sách quản lý đối với các cơ quan cấp dưới Thông tư được sử dụng để giải thích và hướng dẫn thực hiện các nghị quyết, nghị định của Chính phủ.
Chính phủ ban hành các quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ Thông tư liên tịch được phát hành khi hai hoặc nhiều Bộ phối hợp với nhau, hoặc giữa một Bộ và một cơ quan cấp trung ương của tổ chức đoàn thể, nhằm giải thích và hướng dẫn các văn bản quy phạm pháp luật từ các cơ quan cấp trên.
4.2 Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là các tài liệu thể hiện quyết định quản lý của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, được xây dựng dựa trên các quy định chung và quyết định quy phạm của cấp trên Mục đích chính của văn bản này là giải quyết các công việc cụ thể, rõ ràng, đồng thời thể hiện các quyết định quản lý một cách hợp pháp và hiệu quả.
Văn bản hành chính cá biệt là công cụ thể hiện các quyết định quản lý của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Những văn bản này được ban hành dựa trên các quyết định chung và quy phạm từ cơ quan cấp trên hoặc từ chính cơ quan đó, nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể trong quản lý hành chính.
Văn bản hành chính cá biệt là các quyết định quản lý hành chính mang tính pháp luật, được ban hành bởi cơ quan hoặc công chức nhà nước có thẩm quyền, nhằm áp dụng quy tắc xử sự cho một hoặc nhóm đối tượng cụ thể Các hình thức văn bản này bao gồm: lệnh, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, điều lệ, quy chế, quy định, và giấy phép Lệnh, nghị quyết, và quyết định là các văn bản do chủ thể có thẩm quyền ban hành để quản lý cấp dưới, trong khi chỉ thị mang tính đặc thù hơn, áp dụng cho các đơn vị trực thuộc Điều lệ, quy chế, quy định liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, và giấy phép thể hiện sự chấp thuận của cơ quan quản lý nhà nước đối với các yêu cầu của tổ chức hoặc cá nhân trong việc thực hiện các hành vi cần quản lý hành chính.
THỂ THỨC VĂN BẢN
Khái niệm về thể thức văn bản
Theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ, thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản Các thành phần này bao gồm những yếu tố chính áp dụng cho tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Trong công tác văn bản tại các cơ quan, tổ chức, thể thức văn bản được hiểu là sự kết hợp của các thành phần cấu thành văn bản Việc thiết lập và trình bày các thành phần này cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành.
Quan niệm này được ưa chuộng nhờ tính đầy đủ và cụ thể, đồng thời yêu cầu cập nhật thông tin giúp người soạn thảo văn bản dễ dàng đáp ứng các yêu cầu về thể thức trong hệ thống văn bản được xây dựng và ban hành.
1.1 Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản
1.1.1 Yêu cầu văn bản hóa Để đảm bảo văn bản đƣợc ban hành đúng và có chất lƣợng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hóa
Nội dung văn bản cần chuẩn bị phải thiết thực và đáp ứng yêu cầu thực tế, đồng thời phù hợp với luật pháp hiện hành Bên cạnh đó, nội dung này cần được thể hiện trong một văn bản thích hợp, yêu cầu sự lựa chọn cần thiết trong quá trình soạn thảo để đảm bảo chức năng của văn bản được thực hiện hiệu quả.
Yêu cầu này có vẻ đơn giản, nhưng thực tế cho thấy nhiều sai sót xảy ra trong quá trình ban hành do thiếu hiểu biết về yêu cầu này.
Nhiều văn bản pháp luật đã được ban hành trước đây, tuy nhiên vẫn tồn tại nhiều văn bản có sự không tương xứng giữa nội dung và tên gọi theo quy định pháp luật.
1.1.2 Yêu cầu cụ thể của văn bản
Khi soạn thảo văn bản, cần đảm bảo tính cụ thể và chính xác của thông tin Việc sử dụng thông tin chung hoặc sao chép từ các văn bản khác sẽ dẫn đến sự thiếu hiệu quả và biểu hiện của tính quan liêu trong quản lý Những văn bản không chính xác hoặc thiếu cụ thể sẽ không mang lại giá trị thực tiễn cho bất kỳ cơ quan nào.
1.1.3 Yêu cầu đảm bảo về thể thức của văn bản
Để đảm bảo văn bản có hiệu lực pháp lý và thuận tiện trong quản lý, cần chú ý đến việc ban hành đúng thể thức, bao gồm tất cả các thành phần cấu tạo văn bản Thể thức không chỉ đơn thuần là hình thức mà còn liên quan đến giá trị nội dung, ảnh hưởng đến cách thức sử dụng văn bản trong ngắn hạn và dài hạn.
Một văn bản đầy đủ thể thức cần có các thành phần sau: Quốc hiệu, địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành; tên cơ quan và đơn vị soạn thảo; số và ký hiệu văn bản; tên loại văn bản cùng trích yếu nội dung; nội dung chính; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp lệ của cơ quan; và địa điểm gửi văn bản (nơi nhận).
Khi xem xét các yếu tố tạo nên văn bản, nhiều người còn cho rằng đây
Thể thức văn bản thường bị coi nhẹ, dẫn đến những hiểu lầm rằng các thiếu sót về mặt hình thức không quan trọng và không ảnh hưởng đến việc soạn thảo Tuy nhiên, nếu thể thức không được đảm bảo, giá trị pháp lý và nhiều giá trị khác của văn bản sẽ bị ảnh hưởng ngay từ đầu.
Việc ban hành và soạn thảo văn bản theo thể thức nhất định là yếu tố cơ bản của kỹ thuật soạn thảo, giúp phân biệt văn bản với các sáng tác văn học hay khoa học khác Yêu cầu này không chỉ xác định nội dung mà còn giúp người đọc và người tìm kiếm văn bản dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ hơn.
1.1.4 Yêu cầu về sử dụng các thuật ngữ và văn phong
Việc soạn thảo văn bản yêu cầu sử dụng thuật ngữ và văn phong phù hợp để đảm bảo tính chính xác trong việc truyền đạt thông tin Nếu không lựa chọn đúng, nội dung văn bản sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực Hơn nữa, việc chọn lựa thuật ngữ và phong cách viết thích hợp không chỉ nâng cao chất lượng văn bản mà còn góp phần tích cực vào sự phát triển ngôn ngữ của đất nước.
1.1.5 Yêu cầu về đích sử dụng
Văn bản cần phải phù hợp với mục đích sử dụng, ví dụ như không sử dụng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại Để đảm bảo điều này, cần phải phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi tiến hành lựa chọn.
Những yêu cầu trên thể hiện rõ nguyên tắc về việc xây dựng và ban hành các văn bản
- Cơ quan ban hành văn bản phải theo đúng thẩm quyền của mình
Tất cả các văn bản do cơ quan nhà nước ở mọi ngành và cấp ban hành đều phải dựa trên Hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản hướng dẫn của cấp trên.
- Hình thức văn bản ban hành theo đúng quy định của pháp luật; từ ngữ, cách viết cũng phải theo đúng từ ngữ cách viết văn bản Nhà nước
1.2 Yêu cầu về nội dung văn bản
C ác thành phần thể thức văn bản
Theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau: Quốc hiệu và Tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, số và ký hiệu của văn bản, địa danh và thời gian ban hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung chính của văn bản, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức, cùng với nơi nhận.
Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2, văn bản có thể bổ sung thêm các yếu tố như phụ lục, dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn, chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành, cùng với địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại và số Fax.
2.1 Thiết lập và trình bày thể thức văn bản Định hướng chung của việc trình bày các yếu tố thể thức là nhằm hướng tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa và đảm bảo yếu tố mỹ quan cho văn bản Vì vậy, cần thực hiện tốt những yêu cầu đặt ra đó là:
- Thiết lập nội bộ các yếu tố theo đúng quy định và phù hợp với các quy tắc hành chính hiện hành;
- Sắp đặt vị trí các yếu tố trên sơ đồ văn bản một cách khoa học;
- Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hợp lý trong khuôn khổ quy định của các văn bản pháp lý
Quy định về kỹ thuật trình bày văn bản không chỉ nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan mà còn hướng đến mục tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa toàn bộ hệ thống văn bản Đây là một phần quan trọng trong chính sách cải cách hành chính mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.
2.1.1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ
Văn bản quản lý Nhà nước bắt đầu bằng Quốc hiệu, tiếp theo là tiêu ngữ Quốc hiệu không chỉ thể hiện tên nước mà còn phản ánh thể chế chính trị, trong khi tiêu ngữ nêu rõ mục tiêu của cách mạng Việt Nam và nguyện vọng của dân tộc.
Yếu tố văn hóa độc đáo không chỉ phản ánh sự khác biệt giữa hệ thống văn bản quản lý Nhà nước và các tổ chức chính trị, mà còn thể hiện vai trò quan trọng của nó trong việc định hình các quy tắc và quy trình quản lý.
Vị trí trình bày của yếu tố này là trên cùng, góc phải, trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với tên cơ quan ban hành văn bản
Quốc hiệu đƣợc trình bày ở dòng trên, đƣợc viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 13;
Tiêu ngữ được trình bày ở dòng dưới, sử dụng kiểu chữ thường, đứng, đậm, với cỡ chữ 14 Ba từ trong tiêu ngữ được nối với nhau bằng gạch nối ngắn Dưới cùng của tiêu ngữ có một gạch ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngữ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2.1.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là yếu tố quan trọng, giúp xác định rõ ràng chủ thể phát hành văn bản Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi và thảo luận về các vấn đề liên quan mà văn bản đề cập.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và giám sát công tác xây dựng văn bản Thông tin về chế độ làm việc, thẩm quyền ký, và vị trí của cơ quan trong hệ thống hành chính giúp nâng cao hiệu quả kiểm tra, đối chiếu và xử lý các trường hợp sai phạm.
Lưu ý rằng yếu tố này được quy định trong các văn bản khác nhau, tùy thuộc vào chế độ làm việc của cơ quan, tổ chức ban hành Tuy nhiên, trường hợp ngoại lệ là khi cơ quan ban hành thuộc thẩm quyền chung hoặc các cơ quan chuyên môn đầu ngành trong cả nước, bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cũng như các cơ quan thuộc Quốc hội như Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các ủy ban của Quốc hội.
Trong các văn bản của các cơ quan, yếu tố quan trọng thường bao gồm hai thành phần: tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản và tên cơ quan quản lý cấp trên.
Khi soạn thảo văn bản, cần ghi rõ và chính xác tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản theo đúng tên gọi được ghi trong văn bản thành lập hoặc các văn bản phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động của cơ quan đó.
Vị trí trình bày yếu tố này nhƣ sau: Trên cùng góc trái trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu
- Tên cơ quan ban hành văn bản đƣợc viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 13
Khi trình bày tên cơ quan chủ quản, cần sử dụng kiểu chữ in hoa, đứng nhưng không được đậm Phía dưới tên cơ quan, nên có một gạch ngang nét liền, có độ dài khoảng 1/3 so với dòng trên và được đặt cân đối ở giữa.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2.1.3 Số và ký hiệu văn bản có tên loại (Quyết định, Thông báo, Báo cáo
Số: …… / Tên loại văn bản-Tên cơ quan ban hành văn bản
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /KH-CĐCĐ Kon Tum, ngày tháng năm 20
2.1.4 Địa danh và ngày tháng năm (thời điểm) ban hành văn bản Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở Cách thiết lập yếu tố này đƣợc quy định nhƣ sau: Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức đƣợc thực hiện theo quy định tại Điều 9 của Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV, theo đó, địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó
- Thời điểm ban hành ghi trên văn bản là ngày tháng năm văn bản đƣợc ký ban hành hoặc đƣợc thông qua
- Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng nhỏ hơn 3 thì phải viết thêm số 0 ở đằng trước đề phòng trường hợp giả mạo
- Không đƣợc dùng các dấu gạch ngang(-), dấu chấm (7) hoặc dấu gạch chéo (/) để thay thế cho các từ “ngày, tháng, năm’’
Vị trí của của yếu tố địa danh và thời điểm ban hành là ở bên phải văn bản phía dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ
Lưu ý: một số loại văn bản như Luật, Pháp lệnh hay Biên bản, Hợp đồng…, yếu tố này có thể đƣợc trình bày ở những vị trí khác
- Địa danh và thời điểm ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ thường, nghiêng, cỡ chữ 14 Khi trình bày sau tên địa danh có dấu phẩy (,)
Ví dụ: Kon Tum, ngày … tháng … năm 2022
Tên loại văn bản phản ánh giá trị pháp lý và mục đích sử dụng trong quản lý hành chính Đây là tiêu chí quan trọng để kiểm tra và theo dõi quá trình xây dựng, ban hành văn bản tại các cơ quan, giúp đánh giá và điều chỉnh thẩm quyền, lựa chọn tên loại, kết cấu nội dung và hình thức văn bản.
