Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ -CĐCĐ ngày / / 2022 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Kỹ thuật soạn thảo văn bản” biên soạn dựa khung Chương trình đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy thức cho giảng viên làm tài liệu học tập thức cho người học ngành, nghề Hành văn phịng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình “Kỹ thuật soạn thảo văn bản” biên soạn có tham khảo “Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản” Nhiều Tác Giả, NXB Đại Học Quốc Gia Hà Nội; 2014” nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn giáo trình biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Đây học phần thuộc khối kiến thức chuyên ngành, cung cấp cho người học kiến thức, kỹ bản, cần thiết yêu cầu nội dung văn bản; yêu cầu thể thức trình bày văn bản; cách soạn thảo số văn hành thơng thường Giáo trình cấu trúc chương: Chương Khái quát văn Chương Những yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn Chương Kỹ thuật soạn thảo văn cá biệt Chương Kỹ thuật soạn thảo văn hành thơng thường Mỗi chương trình bày theo cấu trúc: mục tiêu; nội dung; câu hỏi ôn tập; tập thực hành Để hồn thành giáo trình, nhóm biên soạn chân thành cảm ơn đến chủ biên tài liệu tham khảo; cảm ơn góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum; cảm ơn góp ý từ đồng nghiệp Kon Tum, ngày tháng năm 2022 Chủ biên Nguyễn Thị Bích Ngọc GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MÔN HỌC: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51034100 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học Kỹ thuật soạn thảo văn bố trí kỳ III khóa học; trang bị cho người học kiến thức quan trọng, cần thiết soạn thảo văn bản; đồng thời nhận biết loại văn kỹ thuật soạn thảo văn phục vụ ngành, nghề Hành văn phịng - Tính chất: Là mơn học chun ngành có ý nghĩa nâng cao kỹ chuyên môn nghề nghiệp ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp; môn học kết hợp lý thuyết thực hành, thảo luận - Ý nghĩa vai trò môn học: Môn học Kỹ thuật soạn thảo văn có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu mơn học: Về kiến thức: - Trình bày yêu cầu soạn thảo văn hành thơng thường - Nhận diện, phân biệt loại văn - Giải thích thể thức kỹ thuật trình bày văn - Vận dụng phong cách đặc trưng ngôn ngữ văn bản, nội dung văn vào trình soạn thảo loại văn hành chính, văn cá biệt Về kỹ năng: - Thực thành thạo phong cách ngôn ngữ hành - Xây dựng nội dung loại văn hành đảm bảo yêu cầu văn - Thực thành thạo kỹ soạn thảo loại văn bản: tờ trình, báo cáo, thơng báo, biên bản, công văn, hợp đồng, định - Nâng cao số kỹ năng: hợp tác, chia sẻ, giải vấn đề … Về lực tự chủ trách nhiệm: - Lắng nghe giảng viên hướng dẫn, truyền đạt; chấp hành tốt nhiệm vụ giao giáng viên mơn - Có ý thức học hỏi, có khả phát huy hiểu biết mơn học, góp phần hình thành thái độ, ý thức trách nhiệm xã hội - nghề nghiệp tích cực - Có lực tự định hướng, tự học tập, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, thích nghi với mơi trường làm việc khác NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN Mã chương: 51034100 – 01 GIỚI THIỆU Hiện hầu hết quan, công sở, việc trao đổi thông tin, định, hướng dẫn, theo dõi, đạo sản xuất kinh doanh thực thông qua văn giấy tờ Vì vậy, văn cách thức soạn thảo văn quan trọng đời sống xã hội Ở chương 1, tác giả giới thiệu khái quát văn khái niệm, vai trò, chức năng, phân loại để người học có nhìn tổng quan văn hành nhà nước MỤC TIÊU Sau học chương này, người học có khả năng: - Trình bày kiến thức lý luận văn bản, vai trò chức văn đời sống - Nhận diện, phân biệt loại văn hành - Có lực tiếp thu, lĩnh hội kiến thức, giải tập theo yêu cầu giảng viên NỘI DUNG Khái niệm văn Văn phương tiện để ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu ngơn ngữ định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác Văn quản lý phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành hoạt động quản lý Vì có chức thông tin, pháp lý, quản lý điều hành chức mặt văn hóa, xã hội, giáo dục Đồng thời văn quản lý thể tính pháp lý, tính mệnh lệnh, huy, tính thống hình thức nội dung loại phản ánh kết hoạt động quản lý lĩnh vực (1) Như vậy, văn quản lý nhà nước văn chủ thể quản lý nhà nước ban hành theo hình thức thủ tục pháp luật quy định để thể nhằm áp đặt ý chí Nhà nước, truyền đạt thơng tin hay ghi nhận kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý máy nhà nước Vai trò văn đời sống xã hội Văn quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước Trong đời sống xã hội, ngày văn đóng vai trị quan trọng khơng thể tách rời với hoạt động xã hội người Mọi hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, từ lĩnh vực trị, quân đến lĩnh vực khác kinh tế, xã hội, văn hóa… nhờ văn làm phương tiện thông tin Cơ quan nhà nước quan tổ chức xã hội thường cấu tạo từ ba thành phần: vật chất, nhân công vụ Công vụ chứa đựng nội dung văn ba yêu tố tạo nên quan nhà nước, quan tổ chức xã hội Trong ba yếu tố tạo nên quan nhà nước, yếu tố cơng vụ có tính chất quan trọng Nó coi yếu tố tinh thần quan cơng quyền Chính văn thức khai sinh quan công quyền Kể từ ngày ký văn thành lập, quan nhà nước thật thành lập phương diện pháp lý Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động quan nhà nước phải quy định văn Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, việc thuyên chuyển nhân viên, việc ký kết hợp đồng, việc chuyển nhượng … phải thực văn Yếu tố vật chất quan phá hủy, thất lạc, điều hành hoạt động quan không mà ngưng truệ, bị gián đoạn hay chấm dứt Nhân quan, tổ chức thay đổi đột ngột thường xuyên, hoạt động quan nhiều bị thay đổi, bị chấm dứt Nhưng thất lạc hay hủy văn gây trở ngại cách đáng kể cho hoạt động bình thường quan, tổ chức Văn xuất phát điểm, kết hoạt động người xã hội Văn phương tiện ghi lại thông tin hoạt động xã hội, hoạt động cá nhân Các hình thức ghi truyền đạt thơng tin phong phú đa dạng văn thơng tin thống Xét bình diện quốc tế, văn giữ vai trò tiêu biểu cho diện quyền, tiêu biểu cho diện quốc gia Chính quyền quốc gia thể qua hoạt động diện máy Nhà nước, cụ thể hóa đại diện quan nhà nước Chính quyền nhà nước trọng đến cơng tác soạn thảo văn hành xem biểu tiến xã hội Văn quản lý giữ vai trị chứng tỏ tính liên tục quốc gia Trong lĩnh vực hành chính, văn yếu tố hợp thức hóa hành vi quyền Khơng có văn bản, hành vi quyền, khơng có giá trị mặt pháp lý Văn chứng chứng minh diện hành vi quan nhà nước Tóm lại, văn chứng chứng tỏ liên tục quan nhà nước, liên tục quyền nhà nước đồng thời văn phương tiện quan trọng hợp thức hành vi quan nhà nước Văn hình thức, phương tiện ghi nhận, hay thức hóa hành vi nhà nước Văn quản lý hành yếu tố hợp thức hóa hành vi quyền Văn khơng sử dụng hoạt động quan nhà nước, đồn thể xã hội, mà cịn sử dụng hoạt động cá nhân Sự phân công, phân nhiệm nhân viên quan ghi nhận văn gọi quy chế, hay nội quy quan Văn vừa quy định trách nhiệm, quyền hạn cho cá nhân đồng thời chứng hành vi cá nhân Trong đời sống đại, người ngày có liên quan mật thiết với sinh hoạt kinh doanh Văn chứng chứng minh liên kết đó, đồng thời phương tiện hợp thức hóa hành vi ký kết cá nhân với cá nhân, cá nhân với công ty, công ty với công ty, công ty với quan nhà nước nước Chức văn 3.1 Truyền đạt thông tin chức quan trọng văn Thông tin sở xuất phát hành động, thông tin diễn tả quy cách hành động, cuối thông tin ghi kết hành động Văn phương tiện giao dịch thức quan với quan, chinh quyền nhà nước với chinh quyền nhà nước khác, phạm vi nội quan, từ quan nhà nước bên với tư nhân, hay với đoàn thể xã hội.(1) Ngoài văn có nhiều phương tiện thơng tin khác điện thoại, báo chí, vơ tuyến truyền hình … Mặc dù phương tiện có ưu điểm nhanh, gọn, thuận tiện hơn, khơng phải phương tiện thức, đóng vai trị phụ trợ cho văn phải hợp thức hóa văn kèm phải lấy văn làm gốc Chức thông tin văn không đơn lượng thông tin chuyển tải từ chỗ đến chỗ kia, từ sở đến sở khác, mà lượng thông tin chỗ dựa, sở cho hoạt động xã hội, hoạt động người Tóm lại, văn ln ln phương tiện thơng tin thức quan nhà nước, tổ chức xã hội cá nhân 3.2 Chức quản lý Văn phương tiện ghi nhận quy phạm pháp luật nhà nước ban hành để điều chỉnh quan hệ xã hội Văn chứa đựng quy phạm làm sở pháp lý cho hoạt động quan nhà nước, đoàn thể xã hội, cá nhân Văn phương tiện ghi nhận kết vận dụng quy phạm pháp luật vào thực tiễn quản lý nhà nước, quản lý xã hội Văn phương tiện thông tin để quan nhà nước quản lý, nhà nước tổ chức điều hành nắm tinh hình kết thực định quản lý Các quan nhà nước quản lý thường ban hành quy định để đáp ứng yêu cầu quản lý xã hội Vì nội dung văn phản ánh mặt khác đời sống xã hội Văn đóng vai trị quan trọng việc góp phần điều chỉnh, kìm hãm thúc đẩy phát triển quan hệ xã hội (2) 3.3 Chức pháp lý Một số văn hình thành để quy định điều phép không phép cộng đồng xã hội, nhằm trì, điều chỉnh xã hội phát triển theo đung định hướng nhà nước Văn sử dụng để ghi lại truyền đạt quy phạm pháp luật, định hành chính, chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý nhà nước Tùy thuộc vào nội dung tính chất pháp lý văn cụ thể, văn có tác dụng quan trọng việc xác lập mối quan hệ quan, tổ chức thuộc máy quản lý nhà nước, hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm chủ thể tạo lập đối tượng tiếp nhận văn bản.(2) Việc nắm vững chức pháp lý văn quản lý nhà nước có ý nghĩa thiết thực Trước hết, văn quản lý nhà nước mang chức pháp lý nên việc xây dựng ban hành văn đòi hỏi phải cẩn thận chuẩn mực, đảm bảo nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan Mọi biểu tùy tiện xây dựng ban hành văn làm cho chứng pháp lý văn bị hạ thấp, ảnh hưởng đến việc điều hành công việc thực tế quan 3.4 Chức sử liệu Thông tin văn quản lý hành nhà nước nguồn sử liệu quý giá nhà nghiên cứu lịch sử để tìm hiểu, đánh giá xã hội sản sinh thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 14 Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 16 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định Điều 19 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 20 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 21 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định Đối với văn điện tử a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thông báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống Điều 22 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến Mẫu Sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 23 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 24 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Mục SAO VĂN BẢN Điều 25 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 26 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định có giá trị pháp lý Điều 27 Thẩm quyền văn Người đứng đầu quan, tổ chức định việc văn quan, tổ chức ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Chương IV LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 28 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định Điều 29 Lập hồ sơ Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Điều 30 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình tốn b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Điều 31 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu phận hành a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức a) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan d) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức Chương V QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Điều 32 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm a) Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải lập biên c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn d) Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Điều 33 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chương VI QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 34 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư Hợp tác quốc tế công tác văn thư Sơ kết, tổng kết công tác văn thư Điều 35 Trách nhiệm quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư Các bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp, doanh nghiệp nhà nước phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm: a) Căn quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực quy định công tác văn thư b) Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền c) Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư d) Bố trí kinh phí để đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý vận hành hiệu Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an tồn dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư g) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương Điều 36 Kinh phí cho cơng tác văn thư Các quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho cơng tác văn thư dự toán ngân sách nhà nước hàng năm Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí thực theo quy định hành Kinh phí cho công tác văn thư sử dụng vào công việc a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ công tác văn thư d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư Chương VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 37 Hiệu lực thi hành Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư hết hiệu lực từ ngày Nghị định có hiệu lực pháp luật Điều 38 Trách nhiệm thi hành Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm triển khai thực kiểm tra việc thi hành Nghị định Các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, người đứng đầu doanh nghiệp nhà nước tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./ TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Xuân Phúc ... người học ngành, nghề Hành văn phịng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình ? ?Kỹ thuật soạn thảo văn bản? ?? biên soạn có tham khảo ? ?Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản? ?? Nhiều Tác Giả, NXB Đại... LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình ? ?Kỹ thuật soạn thảo văn bản? ?? biên soạn dựa khung Chương trình đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Mục đích giáo trình để làm tài liệu... Khái quát văn Chương Những yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn Chương Kỹ thuật soạn thảo văn cá biệt Chương Kỹ thuật soạn thảo văn hành thơng thường Mỗi chương trình bày theo cấu trúc: mục tiêu; nội