Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản phần 1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI • • • KHOA LUẬT Biên soạn: PGS rs NGUYỄN ĐẢNG DUNG ThS VÕ TRÍ HẢO GIÁO TRÌNH K? THUẬT SOẠN THẢO VÀN BÂN ■ ■ • LỶ LUẬN CHUNG VỀ VẢN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VẢN BẢN • VẢN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT • CƠNG VẢN HÀNH CHÍNH • HỢP ĐỔNG DÂN Sự • HỢP ĐỔNG KINH TẾ • VẢN BẢN CỦA CÁC C QUAN Tư PHÁP NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LỜI NÓI ĐẦU Sau tốt nghiệp trườrm đại học cao đẳng, phần lớn sinh viên nhận vào làm việc quan Nhà nước, tổ chức xã hội doanh nghiệp Đó cơng chức, viên chức Hoạt động họ đòi hỏi phải hiểu biết nhiều pháp luật, văn bản: phải xử lý, soạn thảo văn để trực tiếp giúp thủ truờng quan, tổ chức doanh nghiệp giải cóng việc Chất lượng làm việc công chức, viên chức phụ thuộc vào nhiều khâu Trong khâu soạn thảo vãn có ý nghĩa lớn, đồng thời hoạt động khó khăn Văn khơng chi gắn liền với hoạt động công, viên chức, mà cịn liên quan đến tất cơng dân khác đời sống cùa họ phải tiếp xúc với quan, tổ chức đế giải vấn đề có liên quan đến quyền lợi trách nhiệm Vì vậy, văn cách thức soạn thảo văn quan trọng đời sống xã hội Nhưng tiếc ràng, chương trình đào tạo gần đây, vãn bản, soạn thảo văn không đâu coi môn chính, thường mơn phụ, giảng dạy rải rác môn khác với thời lượng khác Sờ dĩ có tượng văn soạn thảo văn có lượng kiến thức rộng Khơng cần có lý luận chung mồi ngành học mà cịn có liên quan đến môn khác lôgic, ngôn n g ữ , chí có kinh nghiệm tích luỹ đời sống xã hội, mà khơng có ngành riêng rẽ đủ sức đúc kết Sự phong phú, phức tạp thiếu hụt làm cho cán bỡ ngỡ làm việc, không chi cơng chức nhận việc, mà cịn công chức làm việc lâu năm, không quen với công việc soạn thảo văn Khắc phục thực trạng nêu trên, môn học với tên gọi “Xây dựng văn pháp luật” với khối lượng tín chi ctã Bộ Giáo dục Đào tạo đưa vào khối kiến thức bàn cùa nhiều chuyên ngành, có chuyên ngành luật học Nhằm mục đích thực tốt chương trình đào tạo cùa chun ngành luật học nâng cao chất lượng soạn thào vàn bồn nhu cầu đòi hỏi cơng cải cách hành quốc gia nay, chúng tơi biên soạn giáo trình này, theo chương trình quy định Bộ Giáo dục Đào tạo Trong q trình biên soạn có vận dụng kiến thức tích luỹ được, tham khảo vấn đề anh Lê Thái Át, Nguyễn Văn Thâm, Phan Mạnh Hân, Lưu Kiếm Thanh, Vũ Hữu Tửu, Trần Anh Minh, Nguyễn Huy Thông Hồ Quang Chính, Hồng Sao Nguyễn Thế Quyền Ngồi phần biên soạn tác giả, giáo trình cịn có phần Phụ lục mẫu văn để bạn đọc tiện tham khảo sử dựng Với vấn đề rộng nêu việc biên soạn sách khịng tránh dược thiếu sót, xin tiếp thụ ý kiến phê bình bạn đọc để lần sau tái bàn dược tốt Tháng năm 2007 NGUYỄN ĐẢNG DUNG CÁC CHU* VIẾT TÁT: CANI) Nhà xuất han Công an nhân dán CTQG Nhà xuất han Chỉnh trị Quốc gia Oil Dại học ĐHQG Đại học Quốc gia GD Nhà xuất Giáo dục H Hà Nội HVHCQG Học viện Hành Quốc gia KiIXH Nhà xuất ban Khoa học Xà hội LĐ Nỉ ì xuất ban Lao động NXB TPHCM Nhà xuất ban Thành phố Hồ Chí Minh TK Nhà xuất TAND Tòa án Nhân dân CHXHCN Cộng hòa xẵ hội nghĩa bàn Thống kc Phần thú' LÝ LUẬN CHUNG VÈ VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN ChưongI V AI T R Ò V À K H Á I N IỆ M V Ă N B Ả N V trò văn dời sống xã hội Trong đời sống xã hội, ngày văn đóng vai trị quan trọng khơng thể tách rời với hoạt động cùa xã hội ngurời- Mọi giao dịch quan Nhà nước, quan sang íơ quan khác, quan nhà nước với tư nhân, quan Nhà nước, tổ chức xã hội nước với cá nhân, tổ chức nước ngoài, cá nhân với cá nhân nhờ văn làm sợi dây liìn lạc Mọi hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hộ, từ lĩnh vực trị, quân đến lĩnh vực khác kinh tế, xã hội, văn hoá, phạm vi quốc tế, nhờ văn bàn làm phurơig tiện thông tin Irước hết quan nhà nước, văn yếu tố ỉbài với yếu tố khác tạo nên quan Nhà nước Thitếuvàn bán khơng có quan nhà nước điều kiệrn Hện đại Piân tích quan nhà nước phương pháp trực quam, nhiều người cho ràng, quan nhà nước quain cùa tổ chức xã hội thường cấu tạo từ thành phần: 11 Vật chất, nhân sự, công vụ Cơ quan nhà nước, quan cùa tổ chức xã hội thường có trụ sở làm việc có dụng cụ, phương tiện cần thiết như: bàn ghế, tù đựng hồ so điện thoại, máy vi tính tạo thành yếu tổ vật chất Sau yếu tố vật chất đến nhân viên phục vụ, người trực tiếp, gián tiếp thực nhiệm vụ thuộc quan Đây yếu tố nhân lực (nhân sự) quan nhà nước, quan tổ chức xã hội Yếu tố thứ ba yếu tố công vụ Các tổ chức nhà nước tổ chức xã hội phải có nhiệm vụ chức rò ràng xã hội thừa nhận Các nhiệm vụ thể qua công việc hàng ngày quan gọi công vụ chứa đựng hồ sơ, tài liệu gọi bàng danh từ tổng quát “công vãn” Như vậy, công vụ chứa đựng nội dung cùa văn bàn (công văn) mội ba yếu tổ bàn lạo nên quan Nhà nước, quan cùa tố chức xã hội Một nhà kiến trúc đồ sộ với đầy đủ vật liệu, trang bị tối tân, có nhiều nhân viên hàng ngày làm việc, khơng có hồ sơ văn (cơng văn), khơng nói tồ nhà quan nhà nước quan tổ chức xã hội Vai trò văn việc cấu tạo nên quan Nhà nước, quan tổ chức xă hội khơng phủ nhận Trong ba yếu tố cấu tạo nên quan nhà nước (cơ quan cơng quyền), yếu tố cơng vụ có tính chất quan trọng cà Nó đưực coi yếu tố tinh thần (linh hồn) quan công quyền Chính văn thức khai sinh quan công quyền Ke từ ngày ký văn thành lập, quan nhà nước thực đưực thành lập phương diện pháp lý Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động quan nhà nước phải đưực 12 quy định băng văn ban Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, việc thuyên chuyên nhân viên, việc ký kết hợp đồng, việc chuyên nhượng, việc gia tăng tài sản quan phải thực bàng văn bàn Yeu tố vật chất cùa quan phá huỷ, thất lạc điều hành hoại động cùa c quan khơng mà ngưng trệ, bị gián đoạn hay chấm dírt Nhân cùa quan, tổ chức bị thay đổi đột ngột thường xuyên, hoạt động quan nhiều có the bị thay đổi, bị chấm dứt ngưng trệ tạm thời Nhưng thất lạc, hay huỷ văn gâv trở ngại cách đáng kể cho hoạt dộng bình thường quan, tố chức Xét bình diện quốc tế, văn giữ vai trò tiêu biểu cho diện cùa quyền, tiêu biểu cho diện cùa quốc gia Chính quyền quốc gia thể qua hoạt động diện máy Nhà nước, cụ thể hoá (lại diện quan nhà nước Vì vậy, nêu, nhu linh hồn quan nhà nước văn bản, linh hồn quyền nhà nước thể khơng hình thức khác, ngồi văn cùa quan nhà nước Văn giữ vai trò chứng tỏ tính liên tục cùa quốc gia Văn bàn inột ban hành có hiệu lực liên tục cho dù quyền (Chính phù) thay đổi Chính phủ cũ bị lật đổ, Chính phủ thành lập để điều khiển máy quyền Tất văn kiện Chính phủ cũ ký kết với nước khác hay tổ chức quốc tế có hiệu lực Chính phù trừ trường hợp thật đặc biệt Chính phù phải chứng minh cho Chính phủ cũ phi nghĩa Tất khế ước Chính phù cũ ký kết với tư nhân, với hãng bn, xí nghiệp, cơng ty, với nhà kinh doanh khác tương tự tiếp tục thi hành đổi với Chính phủ 13 Ví dụ: Mầu văn thư có nội dung chấp thuận Bộ Giáo dục CỘNC; HOÀ XẢ HỘI Cllủ NGHĨA VIỆT NAM Đ tạo Đ ại h ọ c ĨỎ N G HỤP IIÀ NỘI ^^ ,, r/y vỏ vi ệ c mờ lớp Đ ộc lập - Tự d o - Hạnh p h ú c //à nội, ngày thảng ì nảm ì 994 c h ứ c luật K ính gửi: Ò n g G iám đốc T ru n g tâm đào tạo chức tinh Z.H Thưa Ỏ ng giám đốc phúc đáp công văn ông số 24 c v đề ngày 24-11-1994, theo đề nghị ôn g T rư n g Phòng đào tạo, ôn g Chủ nhiệm K hoa Luật, T rường Đại học T ổ n g hợp đông ý m lớp chức đào tạo C nhân Luật học khoá học 1994 - 1998 tinh nhà Mọi chi tiết thủ tục m lớp, đề nghị ông làm việc cụ thể với Phòng ỉ)à o tạo Ban C hủ nhiệm K hoa Luật T rư ờng Đại học Tổng hợp Hà Nội K/T Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Phụ trách đào tạo (kỷ tên) Nơi nhận - Như - Phòng Đào tạo (đề thi hành) - CN Khoa Luật (đề thi hành) - Vụ Tại chức Bộ Giáo dục Đào tạo (đề theo dõi) 191 Kỹ thuật soạn thảo số công văn hành thơng thưịng Cơng văn hành Cơng văn hành khái niệm vừa dùng để chi bao quát tất văn quan hành ban hành, vừa dùng để chi số cơng văn cụ thể khơng có tên gọi riêng Vì khơng có tên gọi riêng nên chúng gọi chung cơng văn Đó tên gọi chung văn quan công quyền Nhà nirớc, kể tổ chức xã hội ban hành để giải công việc liên quan đền quyền lợi chung v ề ngun tắc “cơng văn hành chính” khơng dùng để chi văn chứa đựng quy phạm áp dụng quy phạm Điều quy định rõ Thông tư Bộ trường Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng số 02/BT hướng dẫn việc xây dựng ban hành văn sau; “Công văn hành chỉnh văn bàn giao dịch thức quan mời họp, để xuất trà lời yêu cầu chất van, kiến nghị; đôn đốc, nhắc nhở thi hành công việc có định, có kế hoạch w Cơng văn hành khơng thay văn bàn pháp quy nói mục II đây" (Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chi thị, Thông tư - tác giả) Điều định nghĩa lại quay lại khái niệm văn thư hành chính: Cơng văn hành văn có tính thơng báo khơng tạo lập nên tình trạng hành (khơng chứa quy phịun pháp luật) khơng làm thay đổi tình trạng hành hành (khơng văn áp dụng luật) Hay nói cách khác cơng văn hành khơng có hiệu lực lập pháp, lập quy, hay ban hành mệnh lệnh hành có tính chất cưỡng hành 192 Vì cách thức soạn thảo cơng văn hành đa dạng, điểm chung phân tích phần Phần nội dung công văn phần có ý nghĩa phân biệt cơng văn với cơng văn khác Với nội dung khác có thê phân biệt thành loại công văn sau: - Công văn đề nghị, - Công văn cảm ơn, - Công văn hướng dẫn, - Công văn chối từ, - Công văn đề xuất, - Công văn thăm hỏi, - Cơng văn giải thích Tuỳ loại cơng văn vấn đề cơng văn đề cập mà có cách mở đề, thân đề, hậu đề phù hợp Ví dụ: Công văn phúc đáp, nên mở đầu đoạn; “Phúc công vàn số ” Nếu công văn chối từ nên mờ đầu bàng “Trà lời cơng văn số ”, thân đề phải nêu rõ lý việc dẫn đến từ chối Kết đề phải câu “Mong quý quan thông cảm ” 193 Mầu cơng văn VÃN PHỊNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CH Ủ NGHĨA V IỆT NAM CHÍNH PHỦ Dộc lập - T ự d o - Hạnh phúc số : /VI V /v mời h ọ p (l) Hà Nội, ngày tháng năm Kính gửi: ( 1) B ộ TRƯỞNG CHỦ NHIỆM VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ Nơi nhận: trên, -lưu (1) Nêu rõ quan tên Thủ trưởng quan cần gừi (2) Nội dung công văn tuỳ vấn đề mà sẩp xếp cụ thể - Nếu ỉà công văn trả lời: nêu rõ văn trả lời (công vãn số ngày ) -Nếu nhẳc nhở công tác cần nêu vấn đề công tác cần nhắc -Nếu cơng văn mời họp cần nói nội dung họp vấn đề +Thời gian bao lâu, bát đầu từ khí +Địa điểm họp (3) Ngồi nơi nhận (1) cần gừi cho quan cổ liên quan để biết hoậc báo cáo 194 Mầu cơng văn mời họp VẮN PHỊNG C H ÍN H PHỦ CỘ N G HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc l ậ p - T ự d o - H n h phúc SỐ: V/v mời họp Hà Nội, ngày th n g năm 2007 Kính gửi: (2 ) Thừa lệnh Thù tướng Chính phũ, Văn phịng Chính phú kính mời đồng chí ,tham dự họp vẻ: (4 ) Thời gian: từ ngày tháng năm Địa điểm: Đ ề n g h ị :