Lời nói đầu Nhà quản lý mà chức năng cơ bản là hoạch định, ra quyết định, tổ chức, điều hành và kiểm soát, không thể thiếu được công cụ hữu hiệu là hệ thống văn bản. Trong thực tế, nhận thức đúng, hiểu thấu và viết chuẩn một loại văn bản nào đó cần nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, chúng tôi muốn đưa ra bài giảng này nhằm hướng dẫn soạn thỏa cụ thể một số loại văn bản cho sinh viên, người quản lý với mục đích nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác quản lý và kinh doanh của các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế xã hội; bài giảng này cũng không chỉ đơn thuần là các bản sao chép mẫu văn bản mà còn là sự phân tích văn bản để tìm ra cái bản chất, chức năng cơ bản của hệ thống văn bản xuyên suốt cơ chế quản lý và hệ thống phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nhà nước. Soạn thảo văn bản, một công việc dễ bị chê nhiều hơn khen, bởi một lẽ không phải lời nói gió bay mà là giấy trắng mực đen, và để khỏi mũi tên đã bắn ra rồi, sao còn thu lại được, người soạn thảo văn bản cần tích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức, hơn nữa cần cập nhật văn bản theo sát chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Với những yêu cầu trên, chúng tôi rất mong bài giảng này, sinh viên kinh tế, các nhà quản lý kinh tế và bạn đọc có quan tâm tới văn bản tìm thấy những điều cần thiết cho mình.
Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn Lời nói đầu Nhà quản lý mà chức hoạch định, định, tổ chức, điều hành kiểm sốt, khơng thể thiếu cơng cụ hữu hiệu hệ thống văn Trong thực tế, nhận thức đúng, hiểu thấu viết chuẩn loại văn cần nhiều thời gian cơng sức Vì vậy, chúng tơi muốn đưa giảng nhằm hướng dẫn soạn thỏa cụ thể số loại văn cho sinh viên, người quản lý với mục đích nâng cao chất lượng hiệu hoạt động công tác quản lý kinh doanh quan Nhà nước, doanh nghiệp tổ chức kinh tế -xã hội; giảng không đơn chép mẫu văn mà cịn phân tích văn để tìm chất, chức hệ thống văn xuyên suốt chế quản lý hệ thống phân cấp quản lý cấu tổ chức máy quản lý Nhà nước Soạn thảo văn bản, công việc dễ bị chê nhiều khen, lẽ khơng phải "lời nói gió bay " mà "giấy trắng mực đen", để khỏi "mũi tên bắn rồi, thu lại được", người soạn thảo văn cần tích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi nâng cao kiến thức, cần cập nhật văn theo sát chủ trương đường lối, sách Đảng Nhà nước Với yêu cầu trên, mong giảng này, sinh viên kinh tế, nhà quản lý kinh tế bạn đọc có quan tâm tới văn tìm thấy điều cần thiết cho Mục lục CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1 Khái niệm - Từ "Văn bản" theo tiếng Latinh actur có nghĩa hành động Văn thể ý chí quan ban hành văn Văn phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch - Đối với máy Nhà nước, văn quản lý Nhà nước thực chất định quản lý Nhà nước quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định mang tính quyền lực đơn phương Văn quản lý Nhà nước phương tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào qua trình quản lý Nhà nước 1.2 Chức vai trò văn 1.2.1 Chức thông tin - Đây chức chung loại văn Văn chứa đựng chuyền tải thông tin từ đối tượng sang đối tượng khác Văn quản lý Nhà nước chứa đựng thông tin Nhà nước( phương hướng, kế hoạch phát triển, sách, Quyết định quản lý ) chủ thể quản lý( quan quản lý Nhà nước) đến đối tượng quản lý ( quan quản lý Nhà nước cấp hay toàn xã hội) Giá trị văn quy định giá trị thơng tin đựng Thơng qua hệ thống văn quan, người ta thu nhận thơng tin phục vụ quản lý như: cho hoạt động q trình Thơng tin chủ trương đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động quan Thông tin phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan, đơn vị Thông tin đối tượng quản lý, biến động Thông tin kết đạt trình quản lý 1.2.2 Chức pháp lý - Chỉ có Nhà nước có quyền lập pháp lập quy Do vậy, văn quản lý Nhà nước đảm bảo thực thi quyền lực Nhà nước Chức pháp lý thể hai phương diện: + Văn sử dụng để ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ luật pháp hình thành trình quản lý hoạt dộng khác + Bản thân văn chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý điều hành công việc quan 1.2.3 Chức quản lý Thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn có vai trị to lớn nhà quản lý Một cán quản lý, người đứng đầu hệ thống thường dành lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệ thống văn ( tiếp nhận, phân loại, nghiên cứu, thực soạn văn bản) Điều cho thấy vai trị văn đáng quan tâm - Văn - phương tiện cung cấp thông tin để định Đối với nhà quản lý, Quyết định Một yêu cầu có tính nguyên tắc định phải xác, kịp thời, có hiệu mà mơi trường biến động khôn lường - Văn chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta hình thành hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc quan cấp phải phục tùng quan cấp trên, quan địa phương phục tùng quan trung ương Xuất pháttừ vai trò rõ nét văn phương tiện truyền đạt mệnh lệnh Để guồng máy nhịp nhàng, văn sử dụng với vai trò khâu nối phận - Văn cho công tác kiểm tra hoạt động máy quản lý Chủ tịch Hồ Chí Minh nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết Nghị thi hành khơng, thi hành có khơng, muốn biết sức làm, làm qua chuyện, có cách kiểm tra" Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng cách có hệ thống văn Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn quy định chức năng, thẩm quyền, văn nghiệp vụ kiểm tra đến văn với tư cách liệu, số liệu làm Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, đạo kiểm tra Sự móc nối khâu chu trình địi hỏi lượng thơng tin phức tạp văn hóa 1.3 Những yêu cầu chung soạn thảo văn * Yêu cầu hình thức văn Nguyên tắc hoạt động Nhà nước ta tập trung thống nhất, hệ thống văn phải sở thống tập trung Về hình thức, văn phải có thống xuyên suốt từ trung ương đến địa phương Hình thức văn phải khn mẫu bắt buộc quan có thẩm quyền nghiên cứu, chọn lọc thống chọn làm mẫu Thể thức văn cách trình bày, ký hiệu phải chuẩn hóa tuyệt đối * Yêu cầu nội dung văn Văn bản, xét giá trị sử dụng phải đáp cầu sau: - Có tính hợp pháp ứng u Một văn quản lý Nhà nước soạn thảo ban hành nguyên tắc sau: + Văn có giá trị pháp lý thấp không trái với văn có giá trị pháp lý cao + Văn quan cấp không trái với văn quan cấp trên, văn địa phương không trái với văn trung ương + Đặc biệt thực tiễn cần lưu ý: văn không vượt thẩm quyền quan hay cá nhân ban hành Ở có hai khía cạnh cần lưu ý: Thức nhất, không vượt thẩm quyền; thứ hai, không lẩn tránh trách nhiệm, tức đáng quan phải ban hành văn để giải cơng việc thối thác lẩn tránh - Có tính hợp lý Vai trị văn rõ ràng Song văn có thực thi, có hiệu lực sống hay khơng phụ thuộc vào chỗ văn có trở thành động lực phát triển hay không Phát triển bền vững phát triển đảm bảo hài hòa lợi ích Nguyên tắc đặt là: lợi ích nhân khơng lớn lợi ích tập thể; lợi ích tập thể không lpns lợi ích toàn xã hội, Nhà nước Một văn ban hành phải nêu rõ: + Nhiệm vụ + Đối tượng + Thời gian + Phương tiện thực Văn quản lý Nhà nước phải bảo đảm tính hệ thống toàn diện Khi soạn thảo, thiết phải đặt văn bối cảnh trị, kinh tế, văn hóa, xã hội; phải vào mục tiêu trước mắt mục tiêu lâu dài; có thích ứng mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt với điều kiện, phương tiện thực Nhà nước quản lý thiết phải tính dến yếu tố tác động mơi trường vào trình thực văn Để đảm bảo tính hệ thống, quán, văn sau phải thống nhất, đồng với văn trước Nếu văn quản lý Nhà nước không đáp ứng yêu cầu dẫn đến hai trường hợp: (1) Văn có tính khả thi khơng cao (2) Văn vô hiệu 1.4 Phân loại văn Hệ thống văn gắn chặt với phân quyền, phân cấp chặt chẽ, khoa học, hình thành phát triển phù hợp với quy luật khách quan thực tiễn đất nước Như vậy, văn phân loại sau: Văn quy phạm pháp luật (Pháp quy) + Văn pháp quy quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành + Văn dược ban hành theo thủ tục, thể thức, trình tự luật định + Văn quy phạm pháp luật có chứa quy tắc xử chung + Văn quy phạm pháp luật sử dụng nhiều lần + Văn quy phạm pháp luật áp dụng với đối tượng hay nhóm đối tượng + Văn quy phạm pháp luật có hiệu lực toàn quốc hay địa phương + Văn quy phạm pháp luật Nhà nước bảo đảm thực Văn quy phạm pháp luật gồm loại sau: - Hiến pháp - Luật, Bộ luật - Nghị - Pháp lệnh - Lệnh Chủ tịch nước - Nghị định - Quyết định - Chỉ thị - Thơng tư Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường loại văn quan có thẩm quyền ban hành khơng có đầy dủ yếu tố văn quy phạm pháp luật, nhằm giải vụ việc cụ thể với đối tượng cụ thể Văn hành thơng thường gồm: - Cơng văn - Thơng báo - Biên - Thông cáo - Công điện Văn cá biệt Văn cá biệt loại văn chứa đựng quy tắc xử riêng, thuộc thẩm quyền quan nhằm giải việc, cá nhân, tổ chức cụ thể phạm vi không gian, thời gian định Văn cá biệt gồm: - Quyết định nâng lương - Quyết định bổ nhiệm - Quyết định điều động - Quyết định khen thưởng, kỷ luật - Quyết định xử phạt vi phạm hành Văn dân Văn dân loại văn giải mối quan hệ cá nhân giao tiếp, sinh hoạt, đời sống kinh tế Các văn dân gồm: - Hợp đồng - Đơn từ - Giấy ủy quyền ===========***============ 10